Avis de non-responsabilité et données financières sur les subventions et les contributions entièrement financées par la Ville

Avis

Les montants présentés dans cette section correspondent aux véritables subventions et contributions accordées par la Ville d'Ottawa en vertu de l'article 107 de la Loi sur les municipalités. Les bénéficiaires indiqués sont les organismes ou les regroupements de ménages ou de personnes ayant reçu des fonds directement de la Ville d'Ottawa, sans que la municipalité obtienne des biens ou services en retour. L'administration des programmes de subvention et de contribution entièrement financés par la Ville est régie par la Politique sur les subventions et les contributions municipales.

Les renseignements indiqués ici peuvent différer de ceux présentés ailleurs sur le site ottawa.ca ou par des comités ou le Conseil pour les raisons suivantes :

• Les attributions de certains programmes sont déclarées une fois celles-ci approuvées
• Les versements finaux aux bénéficiaires peuvent varier. Dans le cadre de certains programmes, les subventions et les contributions municipales sont combinées à d'autres types de financement au moment de la déclaration des activités
• Certains des bénéficiaires présentés sont des commanditaires qui redistribuent les fonds à d'autres organismes, à des ménages ou à des personnes
• Les versements réalisés peuvent être associés à un programme d'une année antérieure et, inversement, les paiements d'un programme peuvent être effectués pendant une année ultérieure
• Les montants négatifs représentent des fonds retournés à la Ville

Les données financières ne comprennent pas les éléments suivants :

• Les achats de services constituant des paiements conditionnels versés pour la prestation, par des organisations non gouvernementales, de services ne faisant pas partie du programme municipal, ou pour lesquels la Ville assure une certaine forme de responsabilité directe.
• Les programmes fédéraux et provinciaux dont les fonds sont versés par l'entremise de la Ville d'Ottawa.
• Biens en nature, services, actifs et subventions fournis par la Ville qui ne sont pas associés à des programmes de financement.

Énoncé de la politique

La Ville d’Ottawa (« la Ville ») entend adopter des méthodes efficaces, uniformes et fondées sur la gestion des risques pour l’élaboration et l’exécution de programmes de subventions et de contributions.

Objectif

La présente politique vise à établir un cadre de gouvernance afin de s’assurer que :

• les contrôles internes appropriés existent pour l’élaboration et l’administration de programmes de subventions et de contributions;
• les fonds ne sont transférés que dans le cadre d’un programme approuvé par le Conseil municipal;
• tous les programmes de subventions et de contributions respectent les priorités du Conseil municipal;
• les fonctions et les attributions sont clairement définies dans l’ensemble de l’organisation pour l’administration des programmes de subventions et de contributions;
• les orientations et les directives sont clairement précisées en ce qui a trait à la mise en place, à la gestion et à la surveillance des programmes de subventions et de contributions;
• les documents complets exacts qui sont saisis et archivés sont déclarés comme des documents municipaux officiels;
• les problèmes systémiques sont décelés et résolus.

Le présent cadre établit un équilibre adéquat entre les contrôles des processus et la souplesse requise pour en assurer la responsabilisation, la transparence, l’impartialité et l’efficacité.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les programmes de subventions et de contributions, qui sont financés en totalité par la Ville, ainsi qu’à tous les employés chargés d’administrer ces programmes.

Les subventions et les contributions sont des paiements faits en vertu de l’article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, sans que la Ville obtienne directement des biens ou des services en retour. Les bénéficiaires de ces subventions et contributions sont les résidents de la ville ou les organismes locaux, et non la Ville elle-même en tant qu’administration municipale. Il est interdit de verser des subventions et des contributions municipales à des sociétés commerciales, conformément à l’article 106 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Les conseils locaux et les organismes municipaux sont des entités distinctes et, par conséquent, ils doivent établir leurs propres politiques en matière de subventions et de contributions. La présente politique ne s’applique pas aux prélèvements annuels des zones d’amélioration commerciale (ZAC); cependant, les programmes de subventions et de contributions administrés par les ZAC locales et financés en totalité par la Ville sont assujettis à la politique.

Exemptions à la présente politique

Les paiements versés en vertu de lois ou de règlements autres que la Loi de 2001 sur les municipalités, notamment la Loi sur les offices de protection de la nature et la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, sont exemptés de la présente politique.

Les programmes de subventions qui obtiennent du financement de sources distinctes de la Ville sont également exemptés.

Les biens ou les services en nature sont exemptés de la présente politique.

Les partenariats publics-privés sont régis par la Politique sur les partenariats publics-privés et les procédures en matière de partenariats publics-privés; ils ne sont donc pas assujettis à la présente politique.

Les paiements pour les services visés par le Règlement municipal sur les achats sont exemptés.

Exigences de la politique

Approbation des programmes

Tous les programmes de subventions et de contributions doivent être approuvés par le Conseil. Les subventions et les contributions, qui sont financées en totalité par la Ville, ne peuvent être transférées que dans le cadre d’un programme approuvé par le Conseil. Les programmes de subventions et de contributions permanents doivent être confirmés à chaque nouveau mandat du Conseil.

Conception des programmes

Les programmes de subventions et de contributions doivent être transparents et impartiaux. Les procédures relatives aux subventions et aux contributions présentent les exigences détaillées relativement à l’élaboration et à la surveillance des programmes, ainsi qu’à la présentation de rapports dans le cadre de ceux-ci. La décision à savoir si un programme offre une subvention ou une contribution doit être fondée sur une évaluation des risques associés au programme dans son ensemble, ainsi qu’aux demandeurs et aux bénéficiaires.

Surveillance des programmes

Le financement offert dans le cadre d’un programme de subventions et de contributions ne peut être accordé aux bénéficiaires en l’absence d’un document juridiquement contraignant. Le bénéficiaire doit accepter les modalités de financement pour assurer une surveillance et un suivi uniformes et équitables.

Il incombe aux responsables des programmes de surveiller la conformité des bénéficiaires aux modalités de financement. La nature et la fréquence des communications avec chaque bénéficiaire dépendent des risques associés au bénéficiaire et au programme de subventions et de contributions.

Présentation de rapports dans le cadre des programmes

Les rapports de financement des programmes de subventions et de contributions sont publiés annuellement sur le site Ottawa.ca. Ces rapports comprennent les noms de tous les bénéficiaires et les paiements versés au cours de l’année précédente. Conformément à la Politique sur la reddition de comptes et la transparence, ces rapports permettent au public de voir les subventions et les contributions qui ont été attribuées et les programmes de subventions et de contributions offerts dans l’ensemble de la Ville.

Responsabilités

Conseil municipal

• Approuver et confirmer tous les programmes de subventions et de contributions.
• Examiner et approuver tout changement substantiel apporté aux programmes de subventions et de contributions existants.

Responsable de programme

• Veiller à ce que l’élaboration et l’administration des programmes demeurent conformes à la Politique sur les contributions et les subventions et aux procédures connexes.
• S’assurer que tous les programmes de subventions et de contributions sont approuvés par le Conseil.
• Élaborer et évaluer les programmes de subventions et de contributions.
• Travailler en collaboration avec les Services juridiques pour s’assurer que les documents voulus produisent leurs effets pour l’ensemble des subventions et des contributions et décrivent dans leurs grandes lignes les clauses et les conditions du financement, et s’assurer que ces accords sont actualisés dans les cas nécessaires.
• Surveiller la conformité du bénéficiaire aux modalités de financement.
• S’assurer que les accords de financement ou les documents équivalents sont signés par les destinataires avant de débloquer les fonds.
• S’assurer que les employés compétents signent les accords de financement avant de débloquer les fonds.
• Fournir une attestation annuelle (par courriel, selon le modèle ou par d’autres moyens imprimés) au coordonnateur de la conformité des programmes de subventions et de contributions (CCPSC) pour confirmer que les exigences de la Politique sur les subventions et les contributions et les procédures afférentes ont été vérifiées.
• Respecter le processus décrit dans ses grandes lignes dans l’appendice B (Déclaration, par l’employé, des conflits d’intérêts se rapportant aux subventions et aux contributions), dans les cas où l’employé déclare un conflit d’intérêts potentiel ou réel.
• Classer dans le système RMS ou sur le site en ligne SharePoint correspondant l’appendice B (Déclaration, par l’employé, des conflits d’intérêts se rapportant aux subventions et aux contributions) et le document justifiant l’approbation du gestionnaire (niveau décisionnel 5 des RH ou niveau supérieur), qui constitue un document municipal officiel.
• Examiner et approuver les rapports annuels sur les programmes de subventions et de contributions avant leur publication sur le site Ottawa.ca.
• Porter rapidement à la connaissance du coordonnateur de la conformité des programmes de subventions et de contributions les programmes de subventions et de contributions nouveaux ou modifiés.
• Conserver comme documents municipaux officiels tous les documents obligatoires en vertu de cette politique et des procédures se rapportant aux subventions et aux contributions dans un répertoire de documents approuvé (RMS ou SharePoint).

Coordonnateur de la conformité des programmes de subventions et de contributions

• Publier chaque année les noms des bénéficiaires des programmes de subventions et de contributions et le montant des paiements reçus sur le site Ottawa.ca, au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
• Favoriser et faciliter la collaboration entre les directions générales et l’échange de pratiques exemplaires.
• Coordonner l’assemblée annuelle des responsables des programmes de subventions et de contributions pour échanger les règles de l’art dans l’administration des programmes.
• Mener des consultations internes auprès des intervenants afin d’obtenir une rétroaction sur les problèmes qui surviennent et les améliorations à apporter aux processus.
• Traiter avec le responsable des programmes les cas dans lesquels la Politique sur les subventions et les contributions n’est pas respectée.
• Soumettre au directeur général de la Direction générale et au responsable de la Politique tous les cas graves dans lesquels la Politique n’est pas respectée.
• Revoir les aide-mémoires ou les attestations de l’autoévaluation annuelle de la conformité des responsables des programmes afin de savoir si des problèmes de conformité réclament l’attention de la direction.

Finances municipales

• S’assurer que la structure de codage financier de la Ville est utilisée adéquatement et de manière uniforme.
• Offrir de l’aide aux directions générales pour l’examen des données financières.
• Aider les directions générales avec le rapprochement budgétaire et les processus de paiement.
• Coordonner l’examen des données financières pour les directions générales clientes avant leur publication sur le site Ottawa.ca.

Services juridiques

• Travailler en collaboration avec les responsables des programmes afin de s’assurer que tous les programmes de subventions et de contributions ont mis en place les documents appropriés décrivant les modalités de financement.
• Voir à ce que tous les documents contiennent les dispositions appropriées en ce qui a trait à l’assurance, à la vérification, à la protection de la vie privée, à l’accessibilité et à la santé et la sécurité au travail.
• À la demande du responsable des programmes, examiner, parapher et estampiller de la mention « Approuvé pour signature » toutes les ententes formelles de financement dans le cadre de programmes de subventions et de contributions.
• Apporter du soutien aux directions générales et au coordonnateur de la conformité des programmes de subventions et de contributions au besoin.

Supérieur hiérarchique de l’employé

• Dans les cas où l’employé déclare un conflit d’intérêts potentiel ou réel, respecter le processus exposé dans l’appendice B (Déclaration, par l’employé, des conflits d’intérêts se rapportant aux subventions et aux contributions).

Gestionnaire du responsable des programmes

Dans l’éventualité où un responsable des programmes déclare un conflit d’intérêts, le gestionnaire de ce responsable est chargé de discuter, le cas échéant, des mesures d’atténuation avec l’employé. Il classe dans le système RMS ou dans le site en ligne SharePoint correspondant les pièces justificatives des décisions et toutes les autres pièces justificatives constituant des documents municipaux officiels.

Employés appelés à intervenir dans l’administration des programmes

• Signaler rapidement à leur gestionnaire ou superviseur et au responsable des programmes tous les conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus afin de déterminer les mesures d’atténuation à prendre, dans les cas nécessaires.
• Prendre connaissance de l’appendice B (Déclaration, par l’employé, des conflits d’intérêts se rapportant aux subventions et aux contributions) et le remplir.

Surveillance/Non-respect

Tous les employés qui collaborent aux programmes de subventions et de contributions ont pour responsabilité de s’assurer de la conformité de ces derniers à la Politique sur les subventions et les contributions et aux procédures connexes. Les responsables des programmes doivent s’assurer que leurs programmes respectent la Politique et les procédures sur les subventions des contributions et déposer à cette fin les attestations annuelles en soumettant l’information pour leur rapport financier. Le CCPSC surveille la conformité à la Politique dans le cadre du processus annuel de dépôt des rapports. Pour les programmes de subventions et de contributions, le CCPSC consulte le responsable des programmes avant de signaler au directeur général les cas potentiels dans lesquels la Politique n’est pas respectée.

Tous les responsables de programmes doivent conserver les pièces justificatives voulues qui constituent des documents municipaux officiels pour l’ensemble des subventions et des contributions. Il faut procéder chaque année à une autoévaluation pour s’assurer que tous les éléments obligatoires de l’approbation, de la conception, de la surveillance et de l’évaluation des programmes sont justifiés et que les documents sont complets et exacts.

L’Aide-mémoire de la conformité des programmes de subventions et de contribution (appendice A des Procédures sur les subventions et les contributions) est un outil qui aide les responsables des programmes à s’assurer que cette politique est respectée.

Pouvoirs législatifs et administratifs

Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, dans sa version modifiée
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56
Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap.11
Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Approvisionnement (Règlement n° 2000-50)

Exigences en matière de tenue de dossiers 

Conformément à la Politique et aux Procédures de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique. 

Définitions

Contributions : Paiements de transfert conditionnels versés à un particulier ou à un organisme qui doivent être pris en compte et vérifiés. Les objectifs de rendement et les exigences en matière de présentation de rapports doivent être précisés dans une entente de financement.

Programmes de subventions ou de contributions : Programmes approuvés par le Conseil municipal et qui offre du financement à des organismes locaux et à des particuliers pour des projets ou des initiatives qui contribuent à la réalisation des priorités du Conseil et à l’atteinte des objectifs des programmes de la Ville. La Ville n’obtient aucun bien ou service directement en retour de paiements de subventions ou de contributions. Les bénéficiaires de ces subventions et contributions sont les résidents de la ville ou les organismes locaux, et non la Ville elle-même en tant qu’organisation.

Responsable de programme : Membre du personnel de la direction générale qui est responsable de l’administration des programmes de subventions et de contributions ou de la supervision des employés chargés de l’administration de ces programmes.

Subventions : Paiements de transfert versés sans condition à un particulier ou à un organisme et qui n’ont pas à être pris en compte ou vérifiés. Les bénéficiaires doivent accepter les modalités de financement et pourraient être tenus de présenter des rapports sur les résultats obtenus aux fins de reddition de compte.

Rapport sur les subventions et les contributions

La Ville d’Ottawa s’engage à financer des programmes de subventions et de contributions. À ce titre, elle soutient plusieurs programmes approuvés par le Conseil, chacun étant administré par l’une des directions générales et conformément à un cadre stratégique bien établi qui assure la transparence et la reddition de compte.

Présentation de rapports

Au plus tard le 30 juin de chaque année, sur le site Ottawa.ca, sont publiés les rapports de financement qui font état des paiements versés au cours de l’année précédente dans le cadre des programmes de subventions et de contributions.

Le financement se décline en huit portefeuilles, chacun faisant l’objet d’un rapport distinct:

• Financement des programmes en milieu rural
• Financement des programmes de loisirs
• Autre financement
• Financement de la planification et de l’aménagement
• Financement environnemental
• Financement du développement économique
• Financement culturel
• Financement de l’aide sociale et communautaire

Voici la liste des programmes pour chaque portefeuille pour la période de déclaration des subventions et contributions octroyées en 2023:

2023 Rapport sur les subventions et les contributions 

Rapport sur les subventions et les contributions

La Ville d’Ottawa s’engage à financer des programmes de subventions et de contributions. À ce titre, elle soutient plusieurs programmes approuvés par le Conseil, chacun étant administré par l’une des directions générales et conformément à un cadre stratégique bien établi qui assure la transparence et la reddition de compte.

Présentation de rapports

Au plus tard le 30 juin de chaque année, sur le site Ottawa.ca, sont publiés les rapports de financement qui font état des paiements versés au cours de l’année précédente dans le cadre des programmes de subventions et de contributions.

Le financement se décline en huit portefeuilles, chacun faisant l’objet d’un rapport distinct:

• Financement des programmes en milieu rural
• Financement des programmes de loisirs
• Autre financement
• Financement de la planification et de l’aménagement
• Financement environnemental
• Financement du développement économique
• Financement culturel
• Financement de l’aide sociale et communautaire

Voici la liste des programmes pour chaque portefeuille pour la période de déclaration des subventions et contributions octroyées en 2022:

Rapport sur les subventions et les contributions – 2021

Rapport sur les subventions et les contributions

La Ville d’Ottawa s’engage à financer des programmes de subventions et de contributions. À ce titre, elle soutient plusieurs programmes approuvés par le Conseil, chacun étant administré par l’une des directions générales et conformément à un cadre stratégique bien établi qui assure la transparence et la reddition de compte.

Présentation de rapports

Au plus tard le 30 juin de chaque année, sur le site Ottawa.ca, sont publiés les rapports de financement qui font état des paiements versés au cours de l’année précédente dans le cadre des programmes de subventions et de contributions.

Le financement se décline en huit portefeuilles, chacun faisant l’objet d’un rapport distinct:

• Financement des programmes en milieu rural
• Financement des programmes de loisirs
• Autre financement
• Financement de la planification et de l’aménagement
• Financement environnemental
• Financement du développement économique
• Financement culturel
• Financement de l’aide sociale et communautaire

Voici la liste des programmes pour chaque portefeuille pour la période de déclaration des subventions et contributions octroyées en 2021:

Rapport sur les subventions et les contributions – 2021  

Rapport sur les subventions et les contributions

La Ville d’Ottawa s’engage à financer des programmes de subventions et de contributions. À ce titre, elle soutient plusieurs programmes approuvés par le Conseil, chacun étant administré par l’une des directions générales et conformément à un cadre stratégique bien établi qui assure la transparence et la reddition de compte.

Présentation de rapports

Au plus tard le 30 juin de chaque année, sur le site Ottawa.ca, sont publiés les rapports de financement qui font état des paiements versés au cours de l’année précédente dans le cadre des programmes de subventions et de contributions.

Le financement se décline en huit portefeuilles, chacun faisant l’objet d’un rapport distinct :

• Financement des programmes en milieu rural
• Financement des programmes de loisirs
• Autre financement
• Financement de la planification et de l’aménagement
• Financement environnemental
• Financement du développement économique
• Financement culturel
• Financement de l’aide sociale et communautaire

Voici la liste des programmes pour chaque portefeuille pour la période de déclaration des subventions et contributions octroyées en 2020 :

Rapport sur les subventions et les contributions