Comité des finances et des services organisationnels

Mandat

Le Comité des finances et des services organisationnels oriente le renforcement des pratiques financières et administratives, l’établissement des objectifs organisationnels et la prestation de conseils sur les questions de développement économique. Il est responsable des grands dossiers liés aux politiques fiscales et de gestion, notamment l’élaboration du cadre financier et la planification financière municipale, l’encadrement des budgets de fonctionnement et d’immobilisations, l’établissement d’un cadre de présentation des rapports budgétaires, l’examen des rapports d’efficience et d’investissement, l’orientation sur les politiques municipales de mesure du rendement et le maintien de la viabilité financière. En outre, il s’occupe des questions liées aux communications, à la mobilisation du public, aux modes de prestation des services aux clients, aux ressources humaines, aux relations de travail, à l’approvisionnement, à la technologie de l’information, aux services juridiques et au Bureau du greffe municipal, y compris l’accessibilité et les services en français, la gestion des actifs et l’immobilier.

Composition

Le Comité des finances et des services organisationnels est constitué de membres du Conseil municipal nommés par ce dernier, à savoir les présidents de chacun des comités permanents et de la Commission du transport en commun et deux membres sans fonction déterminée. Il est présidé par le maire.

Responsabilités générales

1. Le Comité des finances et des services organisationnels rend compte directement au Conseil en ce qui a trait :
   1. aux dossiers émanant du Bureau du directeur municipal et de toutes les directions générales de la Ville relevant aussi du Comité, notamment ceux :
      1. de la Direction générale des finances et des services organisationnels, sauf les Services du parc automobile;
      2. du Bureau du greffe municipal;
      3. des services et directions concernés de la Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique;
      4. des services et directions concernés de la Direction générale des services sociaux et communautaires;
      5. des services et directions concernés de la Direction générale des services d’infrastructure et d’eau;
      6. des services et directions concernés de la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations.
   2. à toutes les questions générales liées aux politiques fiscales et de gestion qui proviennent d’une direction générale municipale;
   3. à la formulation de recommandations concernant les coefficients fiscaux imposés par la Ville;
   4. aux politiques et aux cadres de présentation des rapports concernant la mesure du rendement et les meilleures pratiques municipales;
   5. à l’établissement et la mise en œuvre du cadre financier de la Ville;
   6. à l’élaboration et au suivi des budgets de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville ainsi qu’à l’établissement du processus de consultation et d’approbation des budgets annuels;
   7. aux comités consultatifs qui relèvent de lui, y compris le Comité consultatif sur l’accessibilité;
   8. aux conseils, organismes et sociétés locaux qu’il a créés et qui sont sous sa direction.
2. Il étudie, à des fins de recommandation au Conseil, les ajustements à apporter aux budgets de fonctionnement et d’immobilisations liés aux questions relevant de son mandat, ainsi que toute question budgétaire municipale ne relevant pas d’un autre comité permanent, sous réserve des pouvoirs et des fonctions budgétaires attribués au chef du Conseil aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités et des règlements d’application connexes, et de tout processus budgétaire approuvé par le Conseil.
3. Il recommande au Conseil un plan stratégique à long terme pour la Ville afin d’orienter les décisions stratégiques du Conseil.
4. Il formule des recommandations au Conseil sur toutes les questions liées à la mise en œuvre des normes prescrites par la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et du Plan d’accessibilité municipal de la Ville d’Ottawa.
5. Il surveille la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme de la Ville et formule des recommandations au Conseil à cet égard, notamment en ce qui concerne les processus de traduction, la prestation des services à la clientèle, la formation linguistique et la désignation des postes.
6. Il s’occupe des questions relatives au développement économique de la Ville d’Ottawa et oriente les Services de développement économique.
7. Il consulte le Comité de l’agriculture et des affaires rurales sur les questions relevant de son mandat qui ont des répercussions sur les résidents et les entreprises des secteurs ruraux d’Ottawa ou présentent un intérêt particulier pour le secteur de l’agriculture et les industries connexes.
8. Il reçoit les rapports du personnel sur l’exercice des pouvoirs délégués ayant trait aux questions relevant de son mandat.
9. Il s’occupe des questions non budgétaires qui ont une incidence sur la municipalité dans son ensemble ou sur plusieurs services, comme les Services en français et l’accessibilité.
10. Il guide et encadre la mise en œuvre des programmes et projets du Bureau du directeur municipal, sauf ceux relevant d’autres comités permanents, ainsi que les activités connexes.
11. Il examine et recommande au Conseil les recommandations présentées par le Comité sur les dénominations commémoratives en ce qui a trait à l’attribution de noms commémoratifs aux installations de la Ville relevant de son mandat (comme les bâtiments administratifs).
12. Il accueille les intervenants du public et tient des audiences publiques comme l’exigent la loi et le Conseil.
13. Il règle toutes les affaires qui touchent aux comités consultatifs relativement aux dossiers qui relèvent de son mandat et qui s’inscrivent dans ses plans stratégiques et ceux de la Ville.
14. Il exerce par délégation le pouvoir de prendre des décisions en application des lois et règlements fédéraux et provinciaux sur les questions relevant de son mandat.
15. Il recommande au Conseil la participation de la Ville d’Ottawa à des programmes fédéraux ou provinciaux de partage des frais, de subvention ou de stimulation de l’emploi en lien avec les questions relevant de son mandat.
16. Il révise son mandat et, au besoin, en recommande la modification au Conseil.
17. Il recommande au Conseil des projets de règlement relevant de sa compétence.
18. Il supervise et contrôle toutes les activités relatives aux documents et dossiers officiels, pièces justificatives et valeurs mobilières de la Ville d’Ottawa qui relèvent de son mandat.
19. Il dirige, au nom du Conseil, toutes les réunions ou audiences publiques requises par la législation provinciale, à l’exception de celles expressément confiées par le Conseil à d’autres comités.
20. Il étudie la possibilité de créer des partenariats publics-privés pour faciliter la prestation de programmes municipaux, puis rend compte de ses conclusions et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
21. Il recommande au Conseil des nominations à des comités, à des conseils et à des commissions externes non prises en charge par le Comité des candidatures qui sont du ressort du Conseil et ne relèvent pas d’un autre comité permanent.
22. Il recommande au Conseil toutes les nominations de membres du Conseil et représentations du Conseil, non prises en charge par le Comité des candidatures, au sein d’organismes comme l’Association française des municipalités de l’Ontario (AFMO), l’association des municipalités de l’Ontario (AMO) et la Fédération canadienne des municipalités (FCM).
23. Il approuve les déplacements des conseillers et leur participation à des congrès annuels, notamment ceux de l’OGRA, de la ROMA, de l’AFMO, de l’AMO et de la FCM, et au besoin, à d’autres congrès ne relevant pas du mandat d’autres comités permanents.
24. Il est chargé de se pencher sur toutes les questions concernant les représentants élus, soit :
    1. l’ensemble des activités des bureaux des conseillers;
    2. les dépenses des conseillers, y compris l’administration de leurs budgets globaux;
    3. l’utilisation que peuvent faire les conseillers des installations et ressources de la Ville dans l’exercice de leurs fonctions;
    4. les questions de personnel, notamment le personnel des bureaux des conseillers et le travail général accompli par les conseillers dans l’exercice de leurs fonctions.
25. Il reçoit et examine les questions associées au Cadre de gestion intégrale des actifs de la Ville et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
26. Il reçoit et examine les questions associées à l’aménagement des espaces intérieurs, aux installations administratives de la Ville et à l’infrastructure qui ne relèvent pas d’un autre comité permanent et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
27. Il assure la liaison avec les autres ordres de gouvernement pour les questions qui sont de son ressort, qui revêtent un intérêt pour la municipalité ou qui ne relèvent pas d’un autre comité permanent.

Responsabilités particulières

Le Comité des finances et des services organisationnels assume les responsabilités suivantes
 :

Budget

1. Il encadre et élabore les budgets annuels de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville.
2. Il recommande au Conseil un processus budgétaire assorti de consultations publiques et d’un examen approfondi des postes budgétaires qui favorise la transparence et la responsabilisation.
3. Une fois le budget approuvé, sous réserve des pouvoirs et des fonctions budgétaires attribués au chef du Conseil aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités et des règlements d’application connexes, et de tout processus budgétaire approuvé par le Conseil :
   1. il examine et approuve tous les ajustements généraux à apporter aux budgets de fonctionnement et d’immobilisations liés aux questions qui relèvent de son mandat ou ne sont pas traitées par d’autres comités permanents ou conseils locaux;
   2. il détermine, à l’intention du Conseil, tout besoin de financement supplémentaire ou tout ajustement budgétaire à apporter, y compris les réserves qui ne peuvent être constituées à même les fonds de fonctionnement ou d’immobilisations existants.

Planification financière, opérations et durabilité

4. Il examine toutes les questions liées aux politiques portant sur les redevances municipales, aux coefficients fiscaux, à l’administration et aux fonds de réserve, et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
5. Il examine toutes les questions ayant trait au plan financier à long terme de la Ville, au cadre financier et à l’établissement général des principes de viabilité et de gestion financière municipale, et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
6. Il reçoit les rapports d’étape des dépenses de fonctionnement, les rapports d’investissement et les rapports d’efficience et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
7. Il s’occupe de toutes les questions liées aux dépenses, aux recettes et aux investissements généraux et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
8. Il examine les politiques d’investissement et de gestion de la dette et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
9. Il s’occupe de toutes les questions liées aux transactions courantes de la Ville, notamment la paie, le paiement des factures et la perception des sommes dues, la gestion des cartes d’achat et le traitement des droits de permis, et formule des recommandations au Conseil à cet égard.

Achats

10. Il recommande au Conseil l’approbation de contrats ou de bons de commande assortis de conditions jugées appropriées conformément au Règlement sur les approvisionnements.

Communications et développement organisationnel

11. Il fait le suivi des objectifs, stratégies et méthodes de communication de la Ville visant à fournir en temps opportun des renseignements exacts aux résidents et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
12. Il reçoit et examine les rapports sur le niveau de service offert par le Centre d’appels 3-1-1 et les centres du service à la clientèle, et recommande des méthodes d’amélioration au Conseil.
13. Il se charge des questions relatives au site Web ottawa.ca et aux outils de service en ligne et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
14. Il s’assure que tous les services à la clientèle sont clairement structurés, efficaces et accessibles.
15. Il reçoit et examine les rapports portant sur la gestion par la Ville des statistiques de l’état civil, notamment les enregistrements de décès, les licences de mariage et les cérémonies civiles, conformément à la Loi sur les statistiques de l’état civil.
16. Il examine les cadres en matière de politique administrative municipale et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
17. Il repère les chevauchements et les dédoublements de programmes et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
18. Il reçoit et examine toutes les questions associées au Plan global pour l’excellence du service et aux initiatives connexes et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
19. Il reçoit et examine les résultats de sondage auprès des clients et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
20. Il surveille l’établissement et la mise en œuvre du Plan stratégique de la Ville et formule des recommandations au Conseil à cet égard.
21. Il surveille l’établissement et la mise en œuvre des politiques de mesure du rendement et des cadres de présentation de rapports de la Ville et formule des recommandations au Conseil à cet égard.

Dotation et personnel

22. Il recommande au Conseil toute prolongation ou modification du contrat du directeur municipal et du vérificateur général de la Ville, sous réserve des lois, des règlements municipaux et des politiques approuvées par le Conseil.
23. Il recommande au Conseil la fusion, la création ou la suppression de directions générales lorsqu’il juge qu’un remaniement s’impose, sous réserve des lois, des règlements municipaux et des politiques approuvées par le Conseil.
24. Il recommande au Conseil le salaire des cadres, des gestionnaires et des employés non syndiqués.

Biens immobiliers municipaux

Il assume les responsabilités suivantes lorsque la délégation des pouvoirs concernés est levée :

25. Il formule des recommandations au Conseil sur l’acquisition ou l’achat de terrains ou d’immeubles dont la Ville d’Ottawa a besoin, conformément au Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.
26. Il recommande au Conseil l’acquisition de biens, y compris de droits limités sur des biens, tels que servitudes, emprises, hypothèques, locations à bail et permis, lorsque le coût d’acquisition dépasse 500 000 $.
27. Conformément au Règlement municipal sur l’aliénation des biens et à la politique associée, il autorise la vente ou la cession de terrains et fixe le prix à percevoir en contrepartie lorsque le prix de vente ne dépasse pas 500 000 $, et recommande au Conseil des opérations de cession dont le prix dépasse ce dernier montant.

Services juridiques

28. Il reçoit de l’information sur les questions litigieuses touchant la Ville d’Ottawa qui ne relèvent pas d’un autre comité permanent.
29. Il formule des directives à l’intention de l’avocat général dans les affaires litigieuses où la Ville d’Ottawa est une partie avérée ou potentielle lorsque les directives et politiques du Conseil l’autorisent.

Bureau du greffe municipal

30. Il encadre toutes les fonctions du Bureau du greffe municipal, s’occupant notamment des questions relevant du Bureau du protocole, des Services législatifs, des Services en français et Élections municipales, des Services au Conseil municipal et aux comités, et des Services de gouvernance et de soutien aux activités et aux représentants élus, et fait des recommandations au Conseil à cet égard.
31. Il examine les processus législatifs de la Ville, notamment les calendriers des réunions du Conseil et du Comité, le Règlement de procédure et les questions générales de gouvernance, et formule des recommandations à cet égard pour le Conseil.

Relations de travail

32. Le Comité des finances et des services organisationnels (ou un sous-comité nommé par lui) a autorité sur l’examen de toutes les questions associées aux relations de travail et, notamment :
    1. agit comme agent officiel de la Ville d’Ottawa dans toutes les négociations avec les représentants du personnel de la Ville, particulièrement celles ayant trait aux conventions collectives entre la Ville et les syndicats et les associations représentant ses employés (à l’exclusion des syndicats d’OC Transpo), et fait des recommandations au Conseil. Le Comité peut déléguer son pouvoir de négociation, auquel cas il conserve le pouvoir de donner au personnel des directives sur les paramètres de négociation. Aucune entente finale découlant d’une telle délégation de pouvoir ne peut lier la Ville sans l’approbation du Comité et du Conseil;
    2. est informé de la progression des négociations lorsque le personnel s’est fait déléguer le pouvoir de négocier les conventions.

Ressources humaines

33. Le Comité des finances et des services organisationnels (ou un sous-comité nommé par lui) a autorité sur l’examen de toutes les questions associées aux ressources humaines et, notamment :
    1. formule des recommandations au Conseil concernant les plans de ressources humaines et leurs objectifs principaux;
    2. examine les questions relatives aux politiques de la Ville en matière de ressources humaines qui ont une incidence sur l’effectif municipal, notamment la rémunération, la gestion du rendement, la formation et le perfectionnement, le recrutement, la rétention, les départs à la retraite, les initiatives d’équité et de diversité en matière d’emploi, le bien-être ainsi que la santé et la sécurité au travail, et formule des recommandations à cet égard pour le Conseil.

Développement économique

34. Il assume la responsabilité générale du développement économique dans les zones urbaines et suburbaines d’Ottawa, et consulte le Comité de l’agriculture et des affaires rurales sur les questions de transport ayant des répercussions sur les résidents et les entreprises des secteurs ruraux d’Ottawa.
35. Il reçoit des conseils d’acteurs du développement économique, comme Tourisme Ottawa, Investir Ottawa, la Chambre de commerce d’Ottawa, le Regroupement des gens d'affaires, l’Administration de l’aéroport international d’Ottawa, la Coalition des zones d’amélioration commerciale, le Bureau du cinéma d’Ottawa et les établissements d’enseignement postsecondaire, et assure la liaison avec eux.
36. Il assure la liaison avec les autres ordres de gouvernement et le milieu des affaires en ce qui a trait aux questions de développement économique.
37. Il encourage la création d’initiatives appuyant la mise en œuvre de la stratégie de développement économique de la Ville d’Ottawa.

Plans municipaux sur l’équité et la diversité

38. Il surveille la mise en œuvre de la Stratégie sur la condition féminine et l’équité des genres, du Plan d’action de réconciliation de la Ville d’Ottawa, de la Stratégie de lutte contre le racisme et du Plan municipal sur la diversité et l’inclusion, et formule des recommandations au Conseil à cet égard.

Technologie de l’information

39. Il s’occupe des questions liées aux technologies de l’information – et fait des recommandations au Conseil à cet égard – concernant notamment :
    1. les investissements à grande échelle dans les technologies de l’information qui seront utilisées à la Ville;
    2. les politiques et projets liés directement aux technologies de l’information;
    3. les recommandations et directives relatives aux consultations avec les intervenants et aux stratégies d’investissement;
    4. les propositions de projet, y compris les coûts et le rendement du capital investi;
    5. la disponibilité des nouvelles technologies sur le marché et les possibilités d’améliorer les technologies existantes;
    6. l’étude des produits et services de technologie de l’information, notamment des initiatives découlant de la stratégie Ville intelligente, afin d’améliorer l’accès du public aux services municipaux ainsi que la connectivité dans l’ensemble de la ville, et de renforcer l’économie en tirant profit des technologies et des services existants et émergents;
    7. des initiatives de Wi-Fi public.

Projet de train léger

40. Avec l’approbation du Conseil, le Comité des finances et des services organisationnels exerce une surveillance et fait rapport au Conseil pour toutes les questions se rapportant aux étapes 1 et 2 du projet de train léger (sauf celles que le Conseil a confiées à un autre comité permanent, à la Commission du transport en commun et au Sous-comité du train léger), dont l’approvisionnement et l’octroi de contrats.

Rapport hiérarchique

Le Comité des finances et des services organisationnels rend compte au Conseil de l’exercice de ses pouvoirs délégués dans les suites à donner au Conseil.

Approuvé par le Conseil municipal le 22 février 2023

Les ordres du jour, les procès-verbaux et les enregistrements des réunions du Conseil municipal, de ses comités et de certains conseils locaux sont accessibles sur le portail Web pour les ordres du jour et les procès-verbaux de la Ville.

Visitez utiliser le portail Web pour les ordres du jour et les procès-verbaux de la Ville pour en savoir plus.

Sur le portail, vous avez accès aux documents suivants :

• les calendriers des réunions;
• les ordres du jour;
• les procès-verbaux;
• la documentation relative aux réunions;
• les diffusions en direct;
• les enregistrements des réunions tenues à partir du 27 juin 2022.

Les diffusions en direct et les enregistrements des réunions archivés demeurent accessibles sur la chaîne YouTube du Conseil municipal d'Ottawa. De plus amples renseignements sont offerts sous la rubrique  Regarder ou écouter les réunions du Conseil municipal et des comités.

La documentation des réunions de janvier 2001 à juin 2012 est accessible par l’entremise de l’application permettant de consulter les anciens ordres du jour.

Si vous ne trouvez pas un document ou ne parvenez pas à accéder aux liens ci-dessus, vous pouvez à tout moment écrire à comites@ottawa.ca.