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Comités et conseils

Les comités et conseils - recrutement

La Ville profite grandement de l’expertise et du professionnalisme des membres du public des comités et conseils. Les membres du public sont des bénévoles qui participent aux réunions et offrent des conseils à leurs organisations respectives. Le bénévolat est un excellent moyen de participer et de changer les choses.

Le processus de recrutement est fermé. La prochaine campagne de recrutement devrait commencer en automne 2020. Les campagnes de recrutement sont annoncées sur les médias sociaux, dans les journaux et sur cette page Web. Nous publierons de l’information sur la façon de présenter sa candidature lors des campagnes de recrutement.

Si vous souhaitez être avisé de la prochaine campagne de recrutement, veuillez vous inscrire au bulletin « Les comités et conseils – recrutement » à l’aide du formulaire d’abonnement.

Processus de recrutement

Les Services au Conseil municipal et aux comités, qui font partie du Bureau du greffier municipal, sont chargés d’appuyer le recrutement de membres du public aux comités et conseils. Les candidatures sont recueillies et envoyées au jury de sélection de chaque comité et conseil. Les membres de ces jurys font ensuite des recommandations de nomination au Conseil municipal pour approbation. Les jurys de sélection comprennent habituellement des membres du Conseil et un représentant du maire. Pour plus de renseignements sur le processus de recrutement, consultez la Politique de nomination.

De temps à autre, le Conseil peut modifier les exigences d’appartenance et de recrutement, notamment celles de recrutement de membres du public pour :

  1. le Conseil de santé
  2. la Commission de services policiers d’Ottawa
  3. le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa
  4. le Comité de dérogation
  5. la Commission du transport en commun
  6. le Sous-comité du patrimoine bâti
  7. le Comité d’appel en matière de permis et de normes de biens-fonds
  8. le Conseil d’administration du Centre Shaw
  9. l’Office de protection de la nature de la vallée Rideau
  10. la Conservation de la Nation Sud
  11. l’Office de protection de la nature de la vallée de la rivière Mississippi
  12. l’Autorité portuaire de Mohr’s Landing-Quyon
  13. le Comité consultatif sur l’accessibilité
  14. le Comité consultatif sur les arts, la culture, le patrimoine et les loisirs
  15. le Comité consultatif sur la gérance environnementale
  16. le Comité consultatif sur les services en français
  17. le Comité consultatif sur l’aménagement du territoire
  18. le Conseil d’administration de la Société d’aménagement des terrains communautaires d’Ottawa

Pour être admissible à une nomination comme membre du public, vous devez habiter à Ottawa et avoir au moins 18 ans. La composition de ce groupe reflétera, autant que possible, la diversité et la démographie d’Ottawa sur le plan du genre, de la langue officielle, de la représentation géographique, de l’origine ethnique et des handicaps.

Nota : Les employés de la Ville d’Ottawa ne sont pas admissibles aux sièges de membres du public aux comités, conseils et commissions.

Pour plus de détails sur le recrutement de membres de comités et conseils, veuillez envoyer un courriel au comites@ottawa.ca.

Politique de nomination

Politique de nomination – Citoyens membres de comités consultatifs, de conseils, de groupes de travail de la Ville, et de conseils et commissions externes

Approuvé par : Conseil  municipal  
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 5 décembre 2018
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de la révision : 5 décembre 2018

Énoncé de politique

La Politique de nomination régit le processus de recrutement et de sélection de tous les citoyens nommés par le Conseil municipal pour siéger aux divers comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Objet

La politique définit une démarche et un processus justes et équitables pour le recrutement, la sélection et la nomination des citoyens aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Afin d’encourager la participation, la Ville adoptera les principes généraux d’équité, d’accessibilité et d’adaptation pour garantir l’égalité des chances à tous ses citoyens. La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi que des conseils et commissions externes tiendra compte autant que possible de la diversité et de la démographie d’Ottawa en ce qui a trait au sexe, à la langue officielle, à la répartition géographique, à la race et à l’invalidité.

Champ d’application

Les points suivants s’appliquent aux nominations de citoyens par le Conseil municipal aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes pour lesquels la Ville est censée nommer un membre citoyen.

Exigences de la politique

1. Qualification des membres

1.1 Tous les membres nommés par le Conseil doivent habiter la Ville d’Ottawa et continuer d’y demeurer pendant la durée de leur mandat.
1.2 Tous les membres nommés par le Conseil doivent être âgés d’au moins 18 ans.
1.3 Les employés permanents à temps plein de la Ville d’Ottawa ne peuvent pas faire partie, en qualité de membre citoyen, d’un comité ou d’un conseil pour lesquels la Ville est censée nommer un membre citoyen.

2. Mandat

2.1      La durée du mandat est généralement de deux ou de quatre ans, et le mandat des membres correspondra à celui du Conseil. Les membres peuvent siéger durant la période la plus longue correspondant à deux mandats consécutifs ou à huit années consécutives au sein d’un même comité ou conseil (maximum de huit ans), sous réserve des points 2.2 et 2.5 ci-après.
2.2      Une personne nommée pour une partie de mandat occupe son poste jusqu’à la fin dudit mandat. Cette personne, si elle a été nommée pour un mandat provisoire d’une durée ne dépassant pas un an, peut être admissible à une nouvelle nomination pour deux mandats complets.
2.3       Les membres qui ont accompli deux mandats consécutifs doivent attendre au moins un an avant de pouvoir se représenter en vue d’une nomination au sein d’un même comité ou conseil; ils peuvent cependant présenter leur candidature à un autre comité pendant cette période.
2.4       Les membres qui souhaitent accomplir un mandat supplémentaire doivent présenter à nouveau leur candidature et passer par toutes les étapes du processus de sélection approuvé.
2.5       Les restrictions en matière de limites de mandat ne s’appliquent pas aux offices de conservation. (Rapport ACS2006-CRS-CCB-0005 approuvé par le Conseil le 25 janvier 2006.)
2.6       Les membres citoyens ne peuvent siéger qu’à un seul comité ou conseil à la fois.
2.7      Après l’expiration de leur mandat, les membres continuent de siéger au comité ou conseil jusqu’à ce qu’ils soient renommés ou remplacés (sujet à l’examen de la gouvernance de fin de mandat).
2.8       La durée du mandat et la composition de certains conseils, de certaines commissions ou certaines autorités, ou de certains comités quasi judiciaires externes, ainsi que les qualifications requises pour y siéger, peuvent différer en fonction de ce qui est prescrit par une loi ou par un règlement municipal, qui aurait préséance sur la présente politique.
2.9       Dans le cas des comités consultatifs de la Ville d’Ottawa, pour assumer leurs fonctions et les conserver au sein d’un comité consultatif, chaque membre devra suivre au moins une séance d’orientation et lire et signer le Code de conduite des membres des comités consultatifs.

3. Composition

3.1 La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville, ainsi que des conseils et commissions externes, doit, dans la mesure du possible, atteindre l’équilibre entre un éventail de domaines de compétences techniques et d’autres représentations.
3.2 Dans la mesure du possible, la composition doit refléter la diversité et les caractéristiques démographiques de la Ville d’Ottawa, notamment au chapitre du sexe, de la langue officielle, de la représentation géographique, de la race et de l’invalidité.
3.3 Les nominations devraient être proposées en ne perdant pas de vue l’objectif de la Ville d’Ottawa qui vise à ce que la représentation des femmes dans tous les comités consultatifs atteigne 50 pour cent.

4. Recrutement

4.1 Le recrutement des membres pour doter des postes au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires ainsi que des conseils et commissions externes se fera au début du mandat du Conseil municipal et de nouveau à mi-mandat approximativement..
4.2 Nous adopterons et suivrons les principes d’équité et d’adaptation pour tous les candidats en imposant des échéances pour la réception des candidatures et en appliquant les mêmes critères de sélection et procédures d’entrevue (questionnaire) pour tous les candidats.

4.3       Grand public :

 Le processus de recrutement et de sélection de citoyens comportera des annonces (destinées aux candidats intéressés), placées par le Bureau du greffier municipal et chef du contentieux, dans les journaux communautaires quotidiens ou hebdomadaires, conformément à la politique sur la publicité de la Ville, ainsi que sur le site Web de la Ville. Les annonces seront aussi diffusées dans les centres du service à la clientèle et les bibliothèques. De plus, dans le cas de certains comités, on tentera d’adapter le processus de recrutement en ciblant plus spécifiquement, mais non exclusivement, les groupes particuliers qui pourraient compter des candidats éventuels.

4.4  Les annonces pourront comprendre ce qui suit  :

a. La fonction ou un bref énoncé du mandat des organes visés par le processus de recrutement;
b. La fréquence et les dates et heures des réunions, ainsi que toute autre attente relative à la participation des membres, si possible;
c. Les politiques municipales qui guident le processus de sélection ou le fonctionnement du comité;
d. L’estimation du temps que les membres devront consacrer à leurs fonctions;
e. Des renseignements sur la manière de remplir une demande;
f. L’invitation à choisir un comité/conseil d’intérêt ou à prioriser les comités/conseils d’intérêt;
g. La précision qu’on ne peut être nommé qu’à un seul comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou une seule commission, ou qu’à un seul conseil ou une seule commission externe à la fois.

4.5       Candidatures

a. Toutes les candidatures présentées doivent décrire les qualifications, les compétences particulières, les intérêts et les antécédents pertinents au comité. Elles peuvent aussi comporter un énoncé de travail, d’expérience de vie et d’éducation ou un curriculum vitæ.
b. Toutes les candidatures doivent être envoyées au Bureau du greffier municipal et chef du contentieux où elles seront traitées.
c. Le Bureau du greffier municipal et chef du contentieux accusera réception de toutes les candidatures reçues.
d. Une évaluation préalable sera effectuée, et seules les candidatures répondant aux critères établis à la section 1 de la présente seront conservées pour l’étape suivante.
e. Pour être examinée, toute candidature doit être reçue avant la date limite publiée.
f. Les gens sont invités à ne soumettre leur candidature que pour les comités/conseils qui les intéressent, plutôt que pour tous les comités ou plusieurs d’entre eux.
g. Les personnes qui soumettront leur candidature à plusieurs comités/conseils doivent établir un ordre de priorité pour leurs préférences.

4.6       Sélection

a. Au début de chaque nouveau mandat du Conseil municipal, et sur recommandation du Comité des candidatures, le Conseil nommera au moins deux conseillers municipaux à chaque comité de sélection chargé d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil. Au besoin, durant le mandat du Conseil, le comité permanent pertinent ou le Comité des candidatures recommandera au Conseil municipal des candidats aux comités de sélection.
b. Le coordonnateur du comité fournira conseils et assistance au comité de sélection.
c. Les membres de chaque comité de sélection se réuniront pour déterminer les critères de sélection en fonction de l’expertise particulière dont a besoin le comité, le conseil, le conseil ou la commission externes, et de la nécessité que l’organe soit représentatif de la communauté (tel que précisé à la rubrique Composition); ils prépareront les questions à poser à chaque candidat pendant les entrevues, et examineront les candidatures en regard de ces critères afin de déterminer quels candidats seront soumis à une entrevue. Il est recommandé que les comités de sélection tiennent des entrevues pendant l’examen de nouveaux candidats à un comité ou conseil ou de ceux qui posent une nouvelle fois leur candidature. Dans le cas de membres qui font une demande pour un deuxième mandat, le comité de sélection pourrait renoncer à la partie entrevue.
d.Le comité de sélection formulera des recommandations quant aux personnes à nommer et produira une liste de réserve des personnes qui pourraient être nommées en cas de libération d’un poste avant la fin d’un mandat.

                             I.        La liste de réserve sera conservée jusqu’à la prochaine annonce de postes vacants pour ce comité ou conseil en particulier. Le nombre de membres à inscrire à la liste de réserve est déterminé à la discrétion du comité de sélection.

                            II.        Si un siège se libère avant la fin du mandat, le comité de sélection se réunira de nouveau afin de sélectionner un candidat à partir de la liste de réserve tout en veillant à respecter l’équilibre démographique et les compétences du comité dans son ensemble.

e. Le Bureau du greffier municipal et chef du contentieux transmettra les recommandations du comité de sélection au comité permanent pertinent et au Conseil municipal (ou Comité des finances et du développement économique, s’il n’y a pas de comité permanent assigné), sous forme de rapport public.
f. Le Bureau du greffier municipal et chef du contentieux avisera tous les candidats de la situation de leur demande.
g. Si un nombre insuffisant de candidatures est reçu par rapport au nombre de postes à doter, le comité de sélection pourra demander au Bureau du greffier municipal de prolonger la date limite des candidatures ou d’entreprendre un processus de recrutement ciblé (campagne auprès d’organismes précis).

5. Présence

5.1 Le coordinateur du comité/conseil communiquera avec tout membre d’un comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou d’une commission, ou d’un conseil ou d’une commission externes qui a manqué deux réunions ordinaires consécutives du comité afin de confirmer son engagement.
5.2 Si ce membre manque la réunion suivante, sans y avoir été autorisé par une résolution du Comité, son siège sera déclaré vacant et le comité de sélection choisira la prochaine personne qualifiée qui figure sur la liste de réserve de ce comité/conseil sera automatiquement appelée à pourvoir le poste vacant.
5.3 S’il ne reste aucun membre de réserve sur la liste pour doter le poste, alors celui ci restera vacant jusqu’au prochain processus de recrutement. Le processus de recrutement ne sera déclenché à une date autre que celle du recrutement ordinaire que si le nombre de membres siégeant au comité n’est plus que le nombre requis pour obtenir le quorum, plus un membre. Le processus de recrutement peut aussi être déclenché si plusieurs postes doivent être pourvus au sein de plusieurs comités/conseils, et que les coûts et ressources humaines le justifient.
5.4 À des fins de documentation et d’information, le coordonnateur du comité  préparera et enverra au comité permanent concerné un « avis d’information   distribuée antérieurement » indiquant la nomination du candidat de réserve à titre de membre ayant droit de vote.

6. Sous-comités et groupes de travail

6.1   Les comités consultatifs et conseils de la Ville peuvent créer des sous-comités  ou groupes de travail chargés de traiter des aspects particuliers de leur mandat. Ces sous-comités ou groupes de travail peuvent être formés de personnes qui ne sont pas membres du comité/conseil, et ces nominations ne nécessitent pas l’approbation du Conseil municipal. Cependant, ces sous-comités doivent compter parmi leurs membres ayant droit de vote un minimum d’un tiers des membres du comité ou conseil.
6.2       Les sous-comités ne reçoivent qu’un soutien administratif minimal se limitant à la réservation des salles et à l’obtention de matériel, si nécessaire.

7. Exceptions

7.1 La présente politique ne s’applique pas aux conseils constitués en société dont la Ville est l’unique actionnaire (par ex., Ottawa Hydro, Société de logement communautaire d’Ottawa, Société d’aménagement des terrains communautaires d’Ottawa) ni à des conseils où les pouvoirs de faire une nomination ont été délégués au maire (p. ex., l’Administration de l’Aéroport d’Ottawa).
7.2 Certaines dispositions de la présente politique peuvent ne pas s’appliquer lorsqu’il y a conflit avec les exigences stipulées dans la loi, notamment mais sans s’y limiter, la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur les services policiers et la Loi sur les offices de protection de la nature.

Responsabilités

Le Bureau du greffier municipal est responsable de l’administration des nominations aux comités consultatifs, aux conseils et aux groupes de travail ainsi qu’aux conseils, commissions et autorités externes, conformément à la présente politique. Il incombe aux comités de sélection d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil conformément à la présente politique.

Contravention/Non-respect

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à l’intervention, la coordination ou la nomination inadéquate de citoyens au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes. L’application irrégulière de la présente politique peut nuire à l’ouverture, à l’accessibilité et à l’objectivité du processus de nomination de citoyens.

Renvois

Sans objet.

Autorités législatives et administratives

Rapport sur l’examen de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 5 décembre 2018.

Définitions

Sans objet.

Demandes de renseignements

Prière d’adresser toute demande de renseignements au :

Bureau du greffier municipal

Ville d’Ottawa

110, avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario)  K1P 1J1

Tél. : 613-580-2424, poste 28136

Annexes

Sans objet