Programme de financement pour le renforcement des capacités

Date limite :

• Le mercredi 18 septembre 2024 à 16 h

Les demandes incomplètes ou soumises en retard ne seront pas acceptées.

Cette demande doit être remplie et envoyée via le portail en ligne.

Le formulaire de demande pour ce programme sera disponible 2 mois avant la date limite. Les demandeurs sont tenus de soumettre une demande complète avant la date limite. L'Unité du soutien au financement culturel ne sera pas responsable des divergences ou des erreurs de téléchargement dans les informations supplémentaires soumises après la date limite.

Contact pour renseignements sur le programme

Adrija Kličius
Agente de financement culturel

Objectifs du programme

• Aider les organismes artistiques, patrimoniaux, les festivals culturels et les foires locaux à améliorer leurs capacités organisationnelles et à assurer leur viabilité à des moments clés.
• Aider toutes les communautés culturelles à Ottawa pour renforcer leur capacité organisationnelle.

La Ville d’Ottawa consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 15 000 $ chacun.

Aide à la rédaction d’une demande

Des agents de financement culturel peuvent vous aider à préparer votre demande de différentes façons :

• Discuter de l’admissibilité de vos activités et des exigences du programme, et pour répondre à vos questions sur la demande et le processus d’évaluation.
• Révision de la version provisoire de votre demande avant la date limite de soumission. Les demandes en cours peuvent être révisées jusqu'au vendredi 1 septembre 2023.
• Partager les commentaires sommaires du comité d’évaluation d’une demande antérieure.

Informations importantes pour les récipiendaires de financement qui présente une nouvelle demande en 2023 ! 

Vous NE pourrez PAS commencer une nouvelle demande dans le portail si vous avez un rapport en suspens. Votre rapport final doit être soumis via le portail et approuvé par l'Unité du soutien au financement culturel avant de procéder avec une nouvelle demande.

Votre rapport final doit être soumis au plus tard le vendredi 1 septembre 2023 afin qu'il puisse être approuvé par l'Unité du soutien au financement culturel. L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à 2 semaines. Une fois approuvé, vous recevrez un avis automatique. 

Si vous avez des questions sur la présentation de votre rapport, veuillez communiquer avec votre Agente du financement culturel. 

Pour plus d’informations sur les rapports, consultez Rapport sur un financement antérieur - Programme de renforcement des capacités 

Admissibilité

Organismes admissibles 

Sont admissibles les organismes et les collectifs professionels sans but lucratif, dont le mandat vise les arts, le patrimoine, les festivals ou les foires, notamment ceux ayant pour mission de représenter ou de mettre en valeur les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ou les groupes sous-représentés. Les organismes doivent répondre aux critères suivants :

• Desservent leur communauté locale;
• Ils sont établis (bureau / adresse postale) et tiennent la majorité de leurs programmes et activités à l’intérieur des limites d’Ottawa ou sur le territoire de la Première Nation algonquine de Pikwàkanagàn ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg;
• Ils peuvent recevoir des paiements au nom de l’organisme.
• Si vous êtes un organisme constitué en société, vous devez avoir:
  • un conseil d’administration composé d’au moins 3 membres 
  • au moins 50 % des membres de votre conseil d’administration qui résident dans la région d’Ottawa 
• Si vous faite demande en tant que collectif non incorporé, vous devez : 
  • compter au moins 3 membres qui résident à l'intérieur des limites la ville d’Ottawa, de la Première Nation algonquine de Pikwàkanagàn ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg 
  • être composé d’artistes professionnels, de travailleurs du domaine des arts et de la culture, d’agents de liaison communautaire, d’aînés ou de gardiens de la culture reconnus par leurs pairs 
  • avoir au moins 50 % des membres du collectif résidant dans la région d'Ottawa 

Organismes non admissibles

• Organismes à but lucratif;
• Organismes gouvernementaux;
• Organismes dont les activités relèvent d’autres services ou ordres de gouvernement (conseils scolaires, hôpitaux, universités, services sociaux, programmes militaires, associations d’amélioration des affaires, etc.);
• Partis politiques;
• Organismes affichant un excédent accumulé supérieur à 100 % du revenu de fonctionnement total (excluant les immobilisations).

Projets admissibles 

Les projets de renforcement des capacités admissibles doivent être de nouvelles initiatives organisationnelles axées sur le renforcement :

• de l'engagement et du rayonnement communautaire
• de l’accessibilité 
• de la capacité de levée de fonds
• de la capacité de leadership et de gouvernance
• de la capacité en matière de promotion et de publicité
• de la capacité stratégique et/ou organisationnelle globale

Voici quelques exemples non exhaustifs de projets admissibles :

• Créer un espace et des opportunités pour le partage des connaissances, l'apprentissage et le réseautage qui mènent à l'engagement, aux collaborations et aux partenariats dans la communauté.
• Élaboration et mise en œuvre de stratégies et/ou de politiques en matière d'équité, de diversité et d'inclusion, d'accessibilité, d'antiracisme, etc.
• Conception par un spécialiste d’un plan stratégique pour l’organisme
• Révision d'un plan stratégique actuel afin d'adopter une nouvelle approche, un nouveau modèle de travail, de s'adapter à un changement de direction, de réviser les pratiques de leadership et de gouvernance, de réaligner les priorités et les rôles du conseil d'administration sur la nouvelle orientation organisationnelle, etc.
• S'adapter aux nouvelles technologies, accroître la numérisation et la présence en ligne 
• Développement et conception d'un site web (peut inclure : la documentation et l'archivage des œuvres artistiques/créatives, un système de billetterie en ligne, un portail d'adhésion et d'abonnement, etc.)
• Création d'un plan marketing pour le développement de nouveaux publics

Projets non admissibles

• Projets pour lesquels l’organisme a déjà reçu du financement par l’entremise d’un programme de financement de la Ville
• Projets qui font déjà partie de la programmation mandatée et des opérations régulières d'un organisme
• Projets d’immobilisation ou initiatives de petite ou de grandes envergures, y compris les études de faisabilité reliées aux projets d’immobilisation. (Veuillez consulter les lignes directrices du Programme de financement pour l’infrastructure culturelle pour ces genres de projet.)
• Projets déjà terminés à la date limite de soumission de la demande
• Financement pour réduire un déficit

Restrictions

• La Ville consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 15 000 $ chacun
• La Ville ne financera pas plus de 90 % des coûts totaux du projet; le budget du projet doit comprendre d’autres sources de financement que la contribution de la Ville
• Les organismes ayants accumulé un excédent supérieur à 100 % des revenus totaux (excluant les immobilisations) sont inadmissibles au programme
• Les organismes qui reçoivent du financement de fonctionnement de la Ville d’Ottawa ne peuvent présenter une demande pour des activités qu’ils offrent déjà dans le cadre de leurs programmes ou de leur fonctionnement
• Les organismes ne peuvent présenter qu’UN projet à la fois dans le cadre du programme
• Les organismes ne peuvent recevoir plus d’une allocation de financement pour la même activité
• Les candidats doivent soumettre un rapport final avant de présenter une nouvelle demande. Si le rapport final pour un financement antérieur n’a pas été soumis avant la date limite, les demandes subséquentes au titre du programme ne seront pas prises en considération.
• Les membres du personnel de la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations de la Ville ne peuvent pas occuper de poste clé au sein d’un organisme qui demande du financement culturel à la Ville. Exception : lorsque la participation d’un employé a été approuvée comme fonction associée à son poste.
• Le personnel de la Ville d’Ottawa est tenu d’agir conformément au Code de conduite des employés de la Ville d’Ottawa et aux lois et règlements applicables. Pour en savoir plus, communiquez avec votre agent de financement culturel.

La satisfaction de tous les critères d’admissibilité ne garantit pas l’obtention du financement.

Critères d’évaluation

Les membres du comité d’évaluation se baseront sur les critères d’évaluation suivants pour évaluer votre demande de financement. Les demandes sont soumises à l’examen selon leur mandat, leur taille et leur portée, et les critères énoncés ci-dessous :

Valeur

• Projet reflète clairement les objectifs du programme
• Solidité du leadership de l’organisme, et qualité des ressources humaines (ex. personnel, consultants, spécialistes) impliquées dans le projet.

Incidence

• Répercussions du projet sur le fonctionnement de l’organisme
• Potentiel du projet pour répondre aux besoins actuels et accroître l’efficacité du demandeur
• Contribution du projet à la viabilité à long terme de l’organisme
• Incidence du candidat sur le milieu culturel local dans son ensemble
• Contribue à la participation des communautés qui recherchent l’équité

Viabilité

• Capacité du demandeur de mettre le projet en œuvre
• Capacité du demandeur d’assurer un suivi des résultats du projet
• Plan de travail efficace
• Gestion financière appropriée et élaboration d’un budget réaliste
• Besoin de soutien financier

À la suite de l’évaluation, par le comité des pairs, du mérite des propositions soumises, l'Unité de financement culturel verra à prioriser les demandes des communautés autochtones et des communautés en quête d’équité. Ces communautés comprennent :

• la Nation Anishinabe Algonquine
• les Premières Nations
• les Inuits
• les Métis
• les personnes autochtones, noires et de couleur (PANDC)
• les personnes ayant un handicap visible ou invisible
• les personnes incapables de se déplacer
• les personnes S/sourdes
• les réfugiés/immigrants/nouveaux arrivants
• la communauté 2ELGBTQIA
• les personnes vivant dans la pauvreté
• les personnes vivant dans les zones rurales
• les francophones
• les aînés/personnes âgées
• les femmes+
• les jeunes

La Ville d’Ottawa reconnaît que les gens peuvent se définir de nombreuses façons, et que les termes employés à cet égard évoluent constamment. La Ville utilise donc les termes recommandés par les membres de la communauté lors de différentes consultations.

Le demandeur doit lire la section Information à l’intention du demandeur et s’y conformer.

Il doit ensuite remplir le formulaire de demande et y joindre tous les documents requis. Les demandes doivent être soumises par le portail en ligne au plus tard à 16 h à la date limite.

Le demandeur doit lire les Conditions générales et s'y conformer.

Pour en savoir plus sur le programme, l’admissibilité de votre organisme et le processus de demande, adressez-vous à votre agent de financement culturel.

La disponibilité des fonds de la Ville d’Ottawa est conditionnelle à l’approbation du budget annuel par le Conseil municipal d’Ottawa.

Si vous n’obtenez pas de financement

Essayez de nouveau ! Si vous n’obtenez pas de financement, nous vous encourageons à présenter une autre demande. Les fonds limités de l’enveloppe budgétaire du programme ne permettent pas d’octroyer du financement à tous les demandeurs, quel que soit leur mérite.

Avant de commencer

• Lisez les Lignes directrices du programme et consultez-les en remplissant votre demande.
• Veuillez-vous assurer que le tout soit prêt avant de remplir votre demande dans le portail :

1. Réponses écrites aux questions ci-dessous. (Il est plus simple de modifier/corriger vos réponses dans un document Word et copier-coller dans le formulaire en ligne lorsque vous êtes prêts.)
2. Tous le matériel requis ci-dessous.

• Votre demande doit être remplie et envoyée via notre portail. Les candidats doivent répondre à toutes les questions et ajouter tous les documents requis.

Questions de la demande

1. Le mandat de votre organisme ou collectif.
2. Un bref historique de votre organisme ou collectif. (325 mots maximum)
3. Fournissez une description complète du projet, notamment les objectifs et les résultats souhaités. Remarque : Vous ne pouvez recevoir qu’un seul financement par projet dans le cadre des programmes de financement culturel de la Ville d’Ottawa.(1000 mots maximum)
4. Décrivez votre plan de travail et le calendrier du projet. (275 mots maximum)
5. Quels sont les enjeux et pressions de votre organisme associés au projet? (540 mots maximum)
6. Quel est l'impact à court terme et à long terme du projet sur votre organisme? (325 mots maximum)
7. Comment votre organisme reflète-t-il ou engage-t-il les communautés recherchant l'équité répertoriées dans nos priorités en matière de financement ? De quelle façon garantissez-vous l’accès pour tous? (325 mots maximum)

Matériel requis

• Curriculum vitae ou biographies des personnes clés responsables du projet
• Liste des membres de votre conseil d'administration ou collectif, y compris leur ville de résidence, adresse courriel, numéro de téléphone, leur fonction au sein du conseil ou comité ainsi que leur champ d’expertise. 
• Liste des membres du personnel
• Budget du projet, dûment rempli. Veuillez soumettre votre document au format Excel (les fichiers au format Numbers ne sont PAS acceptés).
• États financiers approuvés
• Matériels d'appui (3 maximum). Ceux-ci peuvent comprendre des soumissions pour des biens et services, des documents de planification stratégique, des images et des exemples de matériel de marketing, etc.

Rapport

Tous les récipiendaires doivent soumettre un rapport final détaillant l'utilisation des fonds qui leur ont été accordés.

Ce rapport doit être soumis à l'Unité de financement culturel et approuvé par cette dernière :

• après l'achèvement des activités financées; ou
• douze (12) mois après la réception des fonds; ou
• avant la soumission d'une nouvelle demande au programme.

L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à deux semaines. Gardez ce délai en tête lorsque vous présentez une nouvelle demande de financement. Sans un rapport final approuvé par l'Unité du soutien au financement culturel, vous ne serez pas admissible à un financement ultérieur. 

Tous les rapports doivent être soumis par l’entremise du portail en ligne. Exception : les rapports en lien avec du financement reçu du Programme de renforcement des capacités avant le cycle 2021.

Si vous avez besoin de mesures d’accessibilité, écrivez à infoculture@ottawa.ca.

Rapport pour les récipiendaires de financement de projet du Programme de renforcements des capacités octroyé avant 2021

Les candidats ayant obtenu du financement de la Ville d’Ottawa, avant 2021, doivent soumettre un rapport final précisant la façon dont les fonds ont été dépensés en l'envoyant par courriel à infoculture@ottawa.ca. Les demandeurs qui ne fournissent pas de rapport final pour un financement antérieur ne seront PAS admissibles à soumettre une nouvelle demande de financement auprès de la Ville d'Ottawa.

Votre rapport final doit être soumis avant le vendredi 1er septembre 2023 afin qu'il puisse être approuvé par l'Unité de soutien au financement culturel. L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à deux semaines. 

Une fois approuvé, vous recevrez une confirmation. Si vous avez des questions concernant le rapport, veuillez contacter votre agent de financement culturel. 

Pour obtenir un formulaire de rapport, veuillez communiquer avec infoculture@ottawa.ca. 

Questions de rapport 

Rapport intérimaire (pour les projets qui ont été retardés ou qui ne sont pas encore achevés) 

1. Décrivez l’état actuel du projet. Veuillez fournir l’échéancier et la date prévue d’achèvement du projet. (max. 1250 mots) 
2. Fournir une description de tout changement apporté au projet. (max 625 mots) 
3. Budget provisoire du budget 
4. Téléchargez les documents justificatifs pertinents. 

Rapport final 

1. Fournissez un compte-rendu du projet, y compris les défis, les réalisations, et tous changements apporté au projet (le cas échéant). (max. 1250 mots) 
2. Fournir une description des résultats. (eg, les avantages du projet pour votre organisme et la collectivité dans laquelle vous œuvrez, des preuves tangibles des résultats, l’incidence à long-terme). (max. 500 mots) 
3. Budget final du projet.
4. Télécharger les documents justificatifs pertinents. (preuve que le projet a eu lieu) 

Veuillez noter que l’Unité des services financiers de la Ville d’Ottawa adoptera le dépôt direct automatisé pour tous ses paiements, y compris le financement culturel.

Si vous n’avez pas encore inscrit les renseignements bancaires de votre organisation, veuillez compléter le formulaire de dépôt direct. Le fichier PDF s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre requis puis le faire parvenir, en y joignant l’original d’un chèque annulé, ou l’original d’un bordereau de dépôt codé, ou l’original de la lettre de la banque du fournisseur, à l’adresse suivante :

Ville d’Ottawa
Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario) K1P 0B9

Les photocopies ne sont pas acceptées. Les questions peuvent être adressées aux Comptes fournisseurs par téléphone (613-580-2424, poste 21323) ou par courriel (comptesfournisseurs@ottawa.ca).