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À Propos

À propos de l'Unité du soutien au financement culturel

La Ville d'Ottawa investit dans la culture locale grâce à ses programmes de financement et de prix culturels. Ces programmes soutiennent les organismes culturels à but non lucratif locaux, les artistes professionnels et les travailleurs dans le domaine du patrimoine.

Les programmes de financement cherchent à soutenir les activités artistiques et patrimoniales qui incluent les diverses communautés d'Ottawa, y compris la nation algonquine Anishinabe en sa qualité de nation hôte, les autres personnes appartenant au groupe de Premières Nations, des Inuits, et des Métis, et les personnes dont l'ascendance, les capacités, l'âge, le pays d'origine, la culture, le genre, et l'orientation sexuelle sont variés.

Tous les programmes sont fondés sur des dépôts de candidatures et font appel à un modèle d'évaluation par les pairs lors du processus d'évaluation.

Présentation vidéo de l'Unité du soutien au financement culturel, de ses programmes, services et processus

Pour obtenir une copie du matériel de présentation, veuillez communiquez avec infoculture@ottawa.ca

Unité de la Section du soutien au financement culturel

La Section du soutien au financement culturel (USFC) aide des organismes sans but lucratif indépendants de la région ainsi que des artistes professionnels et des professionnels du patrimoine à présenter des événements et des activités à caractère artistique ou patrimonial qui sont à l’image des différentes communautés d’Ottawa.

La Ville d’Ottawa appuie des activités culturelles qui incluent les diverses communautés d’Ottawa, y compris des personnes dont l’ascendance, les capacités, l’âge, le pays d’origine, la culture, le genre, le revenu, la langue et l’orientation sexuelle sont variés.

La Ville d’Ottawa encourage la soumission de demandes par les membres de Premières Nations, les Inuits et les Métis, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les membres des communautés 2ELGBTQIA.

La ville d’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé de la nation algonquine Anishinabeg. La USFC lui rend hommage en sa qualité de nation hôte.

La USFC s’engage à soutenir les activités culturelles qui répondent aux appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation.

La Ville d’Ottawa reconnait les mêmes droits, statuts et privilèges aux deux groupes de langue officielle. Elle accepte donc les demandes en français et en anglais.

Information à l'intention du demandeur

Priorités de financement

Une fois que le mérite des propositions soumises a été évalué par le comité des pairs, la USFC verra à prioriser les demandes des communautés autochtones et des communautés qui recherchent l'équité :

  • Nation hôte algonquine Anishinabe
  • Premières Nations
  • Inuits
  • Métis
  • 2ELGBTQIA
  • Francophones
  • Immigrants/nouveaux arrivants
  • Personnes vivant dans la pauvreté
  • Personnes racialisées
  • Personnes ayant un handicap visible ou invisible
  • Personnes sourdes
  • Résidents des secteurs ruraux
  • Personnes âgées/aînés
  • Femmes+
  • Jeunes

Catégories de financement

La participation à nos programmes et le passage d’une catégorie à l’autre doivent être approuvés par la USFC.

Financement de projet

Disponible aux individus, aux collectifs et aux organisations sans but lucratif dont les projets sont réalisés dans un délai précis et ne comprennent qu’une seule activité. Le budget des projets doit prévoir d’autres sources de revenus que le financement de la Ville.

Dans les concours récents, les montants attribués aux projets ont rarement dépassé 10 000 $. Les organismes qui ont obtenu du financement dans les dernières années ne sont pas assurés d’en recevoir une autre.

Financement de fonctionnement annuel

Disponible aux organismes constitués en sociétés sans but lucratif, établis depuis au moins deux ans et offrant une programmation régulière à la communauté depuis au moins deux ans. Les organismes doivent être reconnus par leurs pairs et faire preuve de stabilité financière. L’admissibilité est limitée aux organismes qui ont reçu du financement de projet pour au moins deux années consécutives.

Financement de fonctionnement triennal

Disponible aux organismes constitués en sociétés sans but lucratif établis depuis au moins quatre ans. L’admissibilité est limitée aux organismes qui reçoivent présentement du financement de fonctionnement annuel de la USFC, qui sont reconnus par leurs pairs, qui offrent une programmation annuelle à la communauté, qui font preuve de stabilité financière à long terme et qui sont capables de proposer une vision et une planification à long terme.

Méthodes d’attribution des fonds

Principes du système d’évaluation par les pairs

La USFC utilise un modèle d’évaluation par les pairs qui fait appel à des professionnels actifs de la communauté culturelle locale. Ces évaluateurs indépendants sont choisis pour leur expertise reconnue dans les domaines d’activité concernés et représentent la communauté qu’ils évaluent, sans toutefois appartenir à un organisme ou à un groupe particulier. Ils sont au fait d’une grande variété d’activités artistiques, patrimoniales ou culturelles et reconnaissent le caractère diversifié du milieu culturel local.

Lorsqu’elle compose de tels comités, la SSCF tente de sélectionner équitablement des spécialistes de divers contenus, programmes et disciplines et d’assurer une représentation équilibrée des langues officielles, des genres, des secteurs géographiques et des communautés culturelles.

L’évaluation par les pairs est une pratique exemplaire reconnue à l’échelle nationale, crédible dans le milieu artistique, patrimonial et culturel, et approuvée par le Conseil municipal.

Processus de sélection des évaluateurs

Les agents de financement culturel sont responsables de sélectionner les membres des comités d’évaluation par les pairs, cherchent constamment des personnes qualifiées dont le nom pourrait être ajouté à la base de données sur les évaluateurs. Les membres de la communauté culturelle sont d’ailleurs invités à recommander des candidats. Si vous désirez siéger à un tel comité ou recommandez quelqu’un, veuillez nous envoyer un curriculum vitæ par la poste ou par courriel à infoculture@ottawa.ca.

Processus d’évaluation par les pairs

Des comités sont convoqués pour évaluer les demandes en fonction des critères énoncés. Les évaluateurs analysent d’abord les demandes chacun de leur côté avant de se rencontrer pour examiner les documents et le matériel d’appui. Pour chaque demande, le comité établit les priorités de financement et formule ses recommandations. Pour les domaines spécialisés dans lesquels les membres du comité n’ont pas les compétences requises, la sollicitation d’avis d’évaluateurs externes est requise. Tous les résultats sont finaux.

Matériel d'appui

Le matériel d’appui est un élément essentiel de votre demande. Ce matériel joue un rôle important dans l’évaluation, car il donne aux évaluateurs une idée de la valeur de votre travail et les renseigne sur vos activités passées et futures.

Conditions générales

Tous nos programmes de financement inclus des Conditions générales régissant le versement et l’utilisation des fonds alloués par la Ville. Lisez-les attentivement. En signant le formulaire de demande, les demandeurs acceptent de respecter ces conditions.

Allocation du financement

La décision d’octroyer du financement dépend de la recommandation du comité de pairs ainsi que des fonds dont dispose le programme.

Le versement des fonds est conditionnel à l’approbation du budget annuel par le Conseil municipal d’Ottawa.

Le montant alloué ne correspond pas nécessairement à la somme demandée.

La satisfaction de toutes les exigences d’admissibilité au programme ne garantit pas l’obtention du financement.

Conflits d’intérêts

Comme le modèle d’évaluation par les pairs repose sur le choix d’évaluateurs qualifiés et compétents provenant de la communauté artistique, patrimoniale ou culturelle locale, il est possible que ces personnes aient des liens avec des candidats ce qui peut donner lieu à un conflit d’intérêts. En vertu des lignes directrices de la Ville, tout conflit d’intérêts, qu’il soit réel ou perçu, doit être déclaré.

Avant les réunions, les évaluateurs reçoivent un exemplaire de la politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité, avec un formulaire où ils peuvent déclarer d’éventuels conflits d’intérêts. Ils sont tenus de remplir ce formulaire et de le remettre avant la réunion de leur comité. S’ils se trouvent en situation de conflit d’intérêts, ils doivent s’abstenir de discuter de la demande visée.

Un conflit d’intérêts risque de se poser dans les cas où l’évaluateur :

  • est un employé de l’organisme demandeur ou fait partie de son conseil d’administration
  • a un intérêt financier dans la réussite ou l’échec d’un projet
  • a un intérêt particulier pour un projet en sa qualité de conjoint, de cohabitant ou de membre de la famille immédiate d’un candidat
  • a pour une quelconque demande un intérêt personnel qui dépasse celui qu’elle aurait normalement suscité chez les membres de la communauté culturelle concernée
  • n’est pas en mesure d’évaluer objectivement une demande pour toute autre raison.

Confidentialité des renseignements

Les renseignements fournis par le candidat dans la demande ou dans le matériel d’appui peuvent être transmis au personnel de la Ville d’Ottawa et aux évaluateurs. En vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, les renseignements personnels fournis demeurent strictement confidentiels.

Les évaluateurs et les membres du comité sont tenus de considérer comme confidentiels tant le contenu des demandes que les délibérations s’y rapportant. À la fin de la réunion d’évaluation, les membres du comité rendent les copies des demandes et du matériel d’appui pour qu’elles soient déchiquetées.

Aide à la rédaction d’une demande

Des agents de financement culturel peuvent vous aider à préparer votre demande de différentes façons :

  • Rencontres individuelles pour discuter de l’admissibilité de votre projet, des exigences du programme et pour répondre à vos questions sur le dépôt de projet et le processus d’évaluation
  • Révision d'une version provisoire de votre demande au minimum deux semaines avant la date limite de soumission. Vous recevrez les commentaires par téléphone dans un délai d’une semaine
  • Commentaires formulés par le comité d’évaluation au sujet d’une demande antérieure. Pour des raisons de confidentialité, la rétroaction sera présentée qu’au demandeur.

Renseignements supplémentaires pour les demandeurs

Politique sur les groupes vulnérables

Si votre projet vise des personnes issues de groupes vulnérables, veuillez communiquer avec votre agent de financement culturel; dans certains cas, la USFC pourrait avoir besoin de renseignements supplémentaires, par exemple des contrats types ou des formules d’autorisation.

Les organismes sont moralement et légalement tenus, en vertu de leur devoir de diligence, de faire tout ce qui est raisonnable pour assurer le bien-être et la protection de leurs employés et des participants. Les organismes sans but lucratif et les collectifs doivent donc se doter d’une politique sur les groupes vulnérables qui énonce les risques auxquels sont exposées ces personnes et qui décrit les procédures permettant de veiller à leur protection et à la qualité des événements (procédures de sélection des bénévoles et des employés, vérification du casier judiciaire, procédures opérationnelles, etc.).

L’article 6.3 de la Loi sur le casier judiciaire définit une personne vulnérable comme une personne qui, en raison de son âge, d’une déficience ou d’autres circonstances temporaires ou permanentes, a) soit est en position de dépendance par rapport à d’autres personnes, b) soit court un risque d’abus ou d’agression plus élevé que la population en général de la part d’une personne en situation d’autorité ou de confiance vis-à-vis d’elle. Cette définition englobe les enfants, les jeunes, les aînés, les personnes vivant dans la pauvreté, les personnes sans-abri, les personnes ayant une déficience physique, développementale ou affective, un trouble d’ordre social ou une autre forme de déficience, ainsi que les personnes victimes d’un crime ou d’une agression.

Pour en savoir plus sur la vérification du casier judiciaire, veuillez communiquer avec le Service de police d’Ottawa.

Comprendre la loi traitant de violence et de harcèlement au travail

Les organismes ont la responsabilité de se conformer aux lois en vigueur. On peut se renseigner sur la Loi de 2016 sur le Plan d’action contre la violence et le harcèlement sexuels (en soutien aux survivants et en opposition à la violence et au harcèlement sexuels), L.O. 2016, chap. 2 – Projet de loi 132 ici : https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/s16002.

Assurance

Les conditions générales de nos programmes précisent que tout organisme doit souscrire une assurance conforme aux exigences du Service d’assurance de la Ville.

Selon ces exigences, tout organisme doit souscrire une assurance responsabilité civile générale d’un montant minimum de cinq millions de dollars (5 000 000 $) par sinistre, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès ou dommages à la propriété, y compris toute perte d’usage de ladite propriété. Les polices d’assurance responsabilité civile générale doivent désigner la Ville d’Ottawa comme assurée additionnelle.

Résultats du processus de financement culturel

Tous les demandeurs recevront un avis de la USFC. Nous nous efforçons de communiquer les résultats dans les six mois suivant la date limite de dépôt des demandes. Nous ne transmettons pas de résultats par téléphone.

Tous les résultats sont finaux. Aucun réexamen ne peut porter sur l’évaluation de la valeur de vos activités faites par le comité de pairs ni sur le montant du financement recommandé par celui-ci. La USFC n’accorde le droit de réexamen que dans les cas où l’étude des délibérations du comité et de la demande révèle que celles‑ci n’ont pas été évaluées selon les critères et le processus énoncés.

Dans le cas des demandes d’individus, aucune rétroaction sur la valeur artistique du projet ne sera donnée.

Rapport sommaire

Chaque année, la USFCpublie un rapport sommaire de financement culturel sur le site Web de la Ville d’Ottawa la liste des noms des bénéficiaires et des évaluateurs. Ces renseignements ne sont pas dévoilés avant la publication de la liste. Les noms des candidats qui n’ont pas été retenus demeurent confidentiels.

Si votre demande est approuvée

Versement des fonds

Si votre demande est approuvée, vous recevrez un avis de la USFC vous informant du montant alloué ainsi que le document intitulé Conditions générales. Le Service des finances de la Ville vous enverra le paiement par la suite.

Utilisation des fonds

Les fonds reçus doivent servir qu'aux fins énoncées dans la demande initiale. Tout changement relatif à l’étendue et à la nature des activités prévues, et notamment tout changement apporté au budget, au leadership, à la direction ou à la programmation, doit être signalé par écrit à la USFC et être approuvé par celle-ci.

Rapport d’activités

Les récipiendaires doivent présenter un rapport final précisant l’utilisation qu’ils ont fait des fonds. Ce rapport doit être soumis à la USFC et approuvé par cette dernière, soit :

  • à l’achèvement des activités financées;
  • dans les douze mois suivant la réception des fonds; ou
  • au moment de la demande suivante.

Si le rapport requis n’est pas présenté, le demandeur sera considéré comme inadmissible à d’autre financement de la USFC.

Pour obtenir le formulaire de rapport d’activités, veuillez composer le 613-580-2424, poste 29404 ou écrire à infoculture@ottawa.ca.

Reconnaissance du soutien de la Ville

Les récipiendaires de financement sont tenus de reconnaître le soutien de la Ville d’Ottawa, conformément aux dispositions énoncées dans le document Reconnaissance du soutien de la Ville qui leur sera transmis.

Lettre de bienvenue du maire

Si votre organisme souhaite obtenir une lettre de bienvenue du maire afin de l’ajouter au programme ou à la brochure de votre événement, veuillez communiquer avec l’agent des communications de l’Unité des services de soutien au maire, au 613-580-2424, poste 28868.

Si vous n’obtenez pas de financement

Essayez de nouveau! Si vous n’obtenez pas de financement, nous vous encourageons à présenter une autre demande. Puisque l’enveloppe du programme est limitée, nous ne pouvons financer toutes les demandes, quelle que soit leur mérite.

Comment soumettre le matériel d'appui

Les documents de soutien constituent un élément essentiel de votre demande et jouent un rôle crucial dans l’évaluation par le jury. Fournissez des exemples qui se rapportent au projet proposé. 

Vous devez envoyer les documents de soutien via les liens et en aucun cas en pièce jointe à votre envoi par courriel. Vous pouvez nous faire parvenir vos documents de soutien de l’une des trois façons suivantes :

  1. par le biais d’une plateforme de partage de documents comme Google Drive, Onedrive ou DropBox. Créez un dossier pour votre demande, qui comprendra tous les documents de soutien requis : échantillons artistiques, curriculums vitæ, liste des membres du conseil d’administration, données financières et matériel promotionnel. N'oubliez pas de nous autoriser à télécharger et à réviser les fichiers pour que nous puissions les récupérer. Fournissez le lien et la description de vos articles sur les pages des documents de soutien dans la demande.
  2. au moyen d’un service de transfert de fichiers, comme WeTransfer : Si vous ne souhaitez pas téléverser vos documents de soutien sur une plateforme de partage de documents, vous pouvez les envoyer à l’aide de WeTransfer. Créez un dossier pour votre demande sur votre ordinateur. Incluez-y tous les documents de soutien requis, entre autres les échantillons artistiques, les curriculums vitæ, la liste des membres du conseil d’administration, les données financières et le matériel promotionnel. Indiquez comme destinataire infoculture@ottawa.ca. WeTransfer vous permettra de sélectionner ce dossier à partir de votre ordinateur et de nous l’envoyer directement, peu importe sa taille.
  3. Envoi de fichiers audio et vidéo au moyen de liens YouTube, Vimeo, soundcloud, bandcamp, etc. Donnez les liens menant à vos enregistrements audio ou vidéo sur la page « Matériel d’appui » de la demande.

Pour tous les envois :

  • Inscrivez votre nom sur chaque fichier et dossier.  
  • Assurez-vous de fournir une description de ce que nous trouverons sur la page des « Matériel d’appui ».
  • Respectez les limites du programme concernant l’envoi de documents de soutien. Si les documents de soutien fournis dépassent les limites prévues pour la présentation de demandes au programme, les évaluateurs auront pour consigne de limiter leur temps d’examen.
  • Le jury dispose de maximum 7 minutes pour examiner les fichiers audio et vidéo d’une demande. Nous vous invitons donc à sélectionner vos enregistrements en tenant compte de cette exigence.  
  • Formats de fichier acceptés :
    • Fichier texte : PDF
    • Images : .jpg ou .png
    • Fichiers audio : .mp3
    • Fichiers vidéo : .mpeg, .mp4 ou .wmv
  • Tous les fichiers doivent être compatibles avec Windows OS. Les fichiers QuickTime ne sont pas acceptés (.mov ou .aiff).
  • Les envois par la poste ne sont pas acceptés. 
  • Vérifiez la qualité et la lisibilité de tous les documents électroniques.
  • Veuillez noter que la Ville d’Ottawa n’est pas responsable des fichiers sauvegardés sur les plateformes susmentionnées.

Reconnaissance du soutien de la Ville

Les organismes bénéficiaires de financement de la Section du soutien du financement culturel acceptent de reconnaître comme suit le soutien financier[1] de la Ville d’Ottawa pour les activités subventionnées.

Site Web

En plaçant le logo de la Ville d’Ottawa dans la section pertinente du site Web de votre organisme.

Imprimés

En écrivant une reconnaissance au moyen de la formule qui suit :

[Nom] remercie la Ville d’Ottawa de son soutien financier. ou ;

En reproduisant le logo de la Ville d’Ottawa à paraître dans la section des remerciements du :

  • matériel publicitaire (affiches, feuillets, cartes postales);
  • matériel de presse (trousses, communiqués).

De vive voix

En faisant mention verbale du soutien au cours :

  • des présentations au public;
  • des conférences de presse;
  • des discours.

Logo

Vous pouvez obtenir la version numérisée du logo de la Ville auprès de l’Unité de financement culturel par courriel au infoculture@ottawa.ca.

[1] N.B.: Le soutien financier reçu de la Ville d’Ottawa est une subvention municipale et N’EST PAS considéré comme étant une commandite.

Le financement culturel pendant la COVID-19

La Ville d’Ottawa reconnaît que l’actuelle pandémie de COVID-19 présente des difficultés hors du commun pour les communautés culturelles d’Ottawa.

La sécurité et le bien-être de chacun passent avant tout. Nous vous recommandons de consulter le site Web de Santé publique Ottawa pour vous tenir au fait des toutes dernières informations, y compris celles concernant l’isolement volontaire et la prévention de la propagation. Nous vous invitons également à consulter ottawa.ca pour prendre connaissance des dernières nouvelles concernant la COVID-19 à Ottawa, y compris pour vous renseigner sur les installations et les services de la Ville qui sont touchés.

Nous souhaitons vous assurer que nous nous efforçons d’accélérer l’octroi du financement dans la mesure du possible. Nous vous ferons parvenir plus de détails sur les mesures que nous prenons en ce sens tandis que nous adaptons nos processus à un environnement de travail virtuel. Entre-temps, vous trouverez ci-dessous quelques renseignements clés.

Bénéficiaires de financement de fonctionnement

Notre priorité consiste à fournir un financement de fonctionnement stable sans retard. Vous ne serez pas tenus de mettre en place une programmation de remplacement pour les activités qui sont reportées ou annulées en raison de la COVID-19.

Demandeurs de financement pour des projets

Les projets touchés par la COVID-19 peuvent être modifiés ou retardés sans pénalité. Veuillez communiquer avec votre agent de financement culturel pour plus de détails.

En collaboration avec tous les ordres de gouvernement et tous les organismes culturels, nous nous assurerons que la communauté culturelle d’Ottawa pourra accéder à tout financement d’urgence qui pourrait être offert. Nous aviserons nos bénéficiaires si des possibilités d’allégement financier sont annoncées.

Nous vous invitons à communiquer avec nous à infoculture@ottawa.ca si vous avez des questions.