Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (projets mineurs)

Date limite

• Le mercredi 25 septembre 2024 à 16 h

Les demandes incomplètes ou soumises en retard ne seront pas acceptées.

Cette demande doit être remplie et envoyée via le portail.

Le formulaire de demande pour ce programme sera disponible 2 mois avant la date limite. Les demandeurs sont tenus de soumettre une demande complète avant la date limite. L'Unité du soutien au financement culturel ne sera pas responsable des divergences ou des erreurs de téléchargement dans les informations supplémentaires soumises après la date limite.

Contact pour renseignements sur le programme

Yasmina Proveyer Llopis 
Agente de financement culturel 

Objectifs du programme

Le Programme vise à venir en aide aux festivals, aux foires et aux organismes de la Ville d’Ottawa voués aux arts et au patrimoine afin d’améliorer les immobilisations, l’infrastructure et la programmation culturelle de la ville d’Ottawa. Le financement octroyé aux projets vise la réalisation d’études sur les projets d’immobilisations, l’achat d’équipement (fixe ou non fixe), les projets d’aménagement mineurs et la restauration de sites patrimoniaux.

La Ville d’Ottawa consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 7 500 $ chacun.

Aide à la rédaction d’une demande

Des agents de financement culturel peuvent vous aider à préparer votre demande de différentes façons :

• Discuter de l’admissibilité de vos activités et des exigences du programme, et pour répondre à vos questions sur la demande et le processus d’évaluation.
• Révision de la version provisoire de votre demande avant la date limite de soumission. Les demandes en cours peuvent être révisées jusqu'au vendredi 8 septembre 2023
• Partager les commentaires sommaires du comité d’évaluation d’une demande antérieure

Informations importantes pour les récipiendaires de financement qui présente une nouvelle demande en 2023 ! 

Vous NE pourrez PAS commencer une nouvelle demande dans le portail si vous avez un rapport en suspens. Votre rapport final doit être soumis via le portail et approuvé par L'Unité du soutien au financement culturel avant de procéder avec une nouvelle demande. 

Votre rapport final doit être soumis au plus tard le vendredi 8 septembre 2023 afin qu'il puisse être approuvé par l'Unité du soutien au financement culturel. L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à 2 semaines. Une fois approuvé, vous recevrez un avis automatique. 

Si vous avez des questions sur la présentation de votre rapport, veuillez communiquer avec votre Agente du financement culturel. 

Pour plus d’informations sur les rapports, consultez Rapport sur un financement antérieur - Programme de renforcement des capacités. 

Admissibilité

Organismes admissibles

Sont admissibles les organismes culturels locaux, constitué en société, sans but lucratif, dont le mandat vise les arts, le patrimoine, les festivals ou les foires, notamment ceux ayant pour mission de représenter ou de mettre en valeur les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ou les groupes sous-représentés. Les organismes doivent répondre aux critères suivants :

• œuvrer dans leur discipline actuelle depuis au moins deux (2) ans
• avoir leurs bureaux/adresse officielle à l’intérieur des limites de la ville d’Ottawa, de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg
• offrir la majorité de leur programmation et leurs activités dans la ville d’Ottawa, ou sur les territoires de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg
• avoir un conseil d’administration ou organe dirigeant autochtone actif composé d’au moins 3 membres
• avoir un conseil d’administration dont au moins 50 % des membres résident dans la région d’Ottawa

Organismes NON admissibles

• Un organisme ayant un déficit accumulé supérieur à 25 % des revenus totaux, excluant les immobilisations, et dépassant 5 000 $ est inadmissible au programme 
• Un organisme dont le budget ne comprend pas de sources de revenus autres que la contribution municipale. 
• Organismes à but lucratif 
• Organismes gouvernementaux 
• Organismes dont les activités relèvent d’autres services ou ordres de gouvernement (conseils scolaires, hôpitaux, universités, services sociaux, programmes militaires, associations d’amélioration des affaires, etc.) 
• Partis politiques 

Projets admissibles

Le financement pour les projets mineurs est réparti en deux catégories :

1. Projets d’immobilisations
   1. Achat d’équipement
   2. Rénovation
   3. Restauration
2. Études*
   1. Étude d’évaluation des besoins
   2. Étude de préfaisabilité
   3. Étude de faisabilité
   4. Étude de financement d’immobilisations

* Nous invitons les demandeurs à rencontrer un agent de financement avant de soumettre leur demande.

Projets NON admissibles

• Les projets ou achats qui ont été complété avant ou à la date limite
• Les frais de fonctionnement comme les coûts de location des installations, les salaires et les dépenses publicitaires
• L’achat d’équipement associé à des activités ou projets ponctuels
• Les études qui ne sont pas directement liées aux immobilisations, comme les plans d’affaires, les plans de marketing et les plans stratégiques (veuillez consulter les lignes directrices du Programme de financement pour le renforcement des capacités pour ce genre de projet)
• Les projets financés par le Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (projets d’immobilisations majeures) ne sont pas admissibles à ce programme.

Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (projets d’immobilisations majeures)  

Le Programme de financement pour l’infrastructure culturelle comprend une catégorie pour les grands projets d’immobilisation. Cette catégorie est administrée par L’Unité des initiatives et du développement culturels et offre aux organismes admissibles du financement pour des projets dont le budget total estimé dépasse 60 000 $. La prochaine date limite pour ce programme est le 15 septembre 2023. Il n’y a pas de formulaire particulier à remplir; vous trouverez ci-joint les lignes directrices expliquant quels renseignements et documents doivent accompagner votre demande. Pour obtenir une copie des lignes directrices ou pour plus de renseignements, communiquez avec Thomas Radford.

Restrictions

• La Ville d’Ottawa consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 7 500 $ chacun.
• La Ville d’Ottawa ne financera pas plus que 90 % des coûts totaux du projet.
• Un organisme ne peut présenter qu’une demande à la fois dans le cadre du programme.
• Si le projet est une collaboration de deux organismes ou plus : il faut soumettre une lettre de partenariat qui décrit le projet ainsi que le rôle et les responsabilités de chaque organisme, et qui est signée par un représentant autorisé de chaque organisme.
• Pour les projets de rénovation et de restauration : l’organisme doit fournir une preuve de propriété ou un contrat de bail.
• Les candidats doivent soumettre un rapport final avant de présenter une nouvelle demande. Si le rapport final pour un financement antérieur n’a pas été soumis avant la date limite, les demandes subséquentes au titre du programme ne seront pas prises en considération.
• Les membres du personnel de la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations de la Ville ne peuvent pas occuper de poste clé au sein d’un organisme qui demande du financement culturel à la Ville. Exception : lorsque la participation d’un employé a été approuvée comme fonction associée à son poste.
• Le personnel de la Ville d’Ottawa est tenu d’agir conformément au Code de conduite des employés de la Ville d’Ottawa et aux lois et règlements applicables. Pour en savoir plus, communiquez avec votre agent de financement culturel.

La satisfaction de toutes les exigences d’admissibilité au programme ne garantit pas l’obtention du financement.

Activités admissibles

1. Projets d’immobilisations
   1. Achat d’équipement
      1. équipement fixe (grille d’éclairage, scène, planché de dance, etc.)
      2. équipement non fixe associé aux programmes (consoles de son, spots, ordinateurs, etc.)
      3. équipement associé à une exposition ou à une présentation (gradins, présentoirs, etc.)
      4. achat d’équipement pour faciliter la distanciation physique.
   2. Rénovation
      1. ajout à une installation ou rénovation ou modification d’un immeuble qui améliore l’accès du public où les lieux sont destinés aux représentations, aux répétitions, aux expositions, aux programmes ou à l’administration
      2. Travaux de rénovation ou de modernisation mineurs afin d’adapter les installations aux mesures de distanciation physique
   3. Restauration
      1. restauration d’un immeuble désigné « site patrimonial » en vertu d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement municipal
      2. restauration d’artefacts en lien avec un site patrimonial
2. Études
   Les études doivent être liées à l’amélioration ou à la construction d’installations et doivent être réalisées par un consultant ou un professionnel externe qui travaille dans la discipline ou le domaine de spécialité de l’étude.
   1. Étude d’analyse des besoins
      1. procure à l’organisme une évaluation professionnelle de ses besoins particuliers dans le cadre du projet proposé (exigences techniques, besoins en électricité, planification architecturale, etc.)
   2. Étude de préfaisabilité
      1. offre au conseil d’administration un premier outil de travail qui permet de définir les capacités de l’organisme et les effets prévus de projets donnés en exposant ses forces et ses faiblesses
   3. Étude de faisabilité
      1. étude relative à la création ou à la construction d’un nouvel immeuble
      2. étude relative à l’amélioration ou à la rénovation d’un immeuble existante
      3. étude relative à la modernisation d’équipements ou de mobilier
   4. Étude de financement d’immobilisations
      1. étude et plan relatif à une importante campagne de financement pour la modernisation ou la construction d’un immeuble

Critères d’évaluation

Les membres du comité d’évaluation se baseront sur les critères d’évaluation suivants pour évaluer votre demande de financement. Les demandes sont soumises à l’examen selon leur mandat, leur taille et leur portée, et les critères énoncés ci-dessous :

Mérite

• Respect du mandat
• Buts et objectifs répondant à un besoin critique
• Leadership qualifié pour la gestion du projet

Incidence

• Participation de l’ensemble de la communauté
• Incidence sur la discipline ou la communauté visée
• Réponse aux besoins des membres et de la communauté

Efficacité organisationnelle

• Gestion, planification et évaluation
• Responsabilité financière et budget réaliste
• Esprit d’initiative pour la collecte de fonds et revenu diversifié
• Bonne gouvernance
• Besoin financier bien articulé

À la suite de l’évaluation, par le comité des pairs, du mérite des propositions soumises, l'Unité de financement culturel verra à prioriser les demandes des communautés autochtones et des communautés en quête d’équité. Ces communautés comprennent :

• la Nation Anishinabe Algonquine
• les Premières Nations
• les Inuits
• les Métis
• les personnes autochtones, noires et de couleur (PANDC)
• les personnes ayant un handicap visible ou invisible
• les personnes incapables de se déplacer
• les personnes S/sourdes
• les réfugiés/immigrants/nouveaux arrivants
• la communauté 2ELGBTQIA
• les personnes vivant dans la pauvreté
• les personnes vivant dans les zones rurales
• les francophones
• les aînés/personnes âgées
• les femmes+
• les jeunes

La Ville d’Ottawa reconnaît que les gens peuvent se définir de nombreuses façons, et que les termes employés à cet égard évoluent constamment. La Ville utilise donc les termes recommandés par les membres de la communauté lors de différentes consultations.

Le demandeur doit lire la section Information à l’intention du demandeur et s’y conformer. 

Il doit ensuite remplir le formulaire de demande et y joindre tous les documents requis. Les demandes doivent être soumises par le portail en ligne au plus tard à 16 h à la date limite. 

Le demandeur doit lire les Conditions générales et s'y conformer. 

Pour en savoir plus sur le programme, l’admissibilité de votre organisme et le processus de demande, adressez-vous à votre agent de financement culturel. 

La disponibilité des fonds de la Ville d’Ottawa est conditionnelle à l’approbation du budget annuel par le Conseil municipal d’Ottawa. 

Si vous n’obtenez pas de financement 

Essayez de nouveau ! Si vous n’obtenez pas de financement, nous vous encourageons à présenter une autre demande. Les fonds limités de l’enveloppe budgétaire du programme ne permettent pas d’octroyer du financement à tous les demandeurs, quel que soit leur mérite. 

Avant de commencer

• Lisez les Lignes directrices du programme et consultez-les en remplissant votre demande.
• Veuillez-vous assurer que le tout soit prêt avant de remplir votre demande dans le portail :

1. Réponses écrites aux questions mentionnées ci-dessous. (Il est plus simple de modifier/corriger vos réponses dans un document Word et copier-coller dans le formulaire en ligne lorsque vous êtes prêts.)
2. Tous vos documents d’appuis selon la nature de votre projet tel qu’énuméré ci-dessous (2 estimations, bail, schémas, CV du consultant, etc.)
3. Tout le matériel requis ci-dessous.

• Cette demande doit être remplie et envoyée via notre portail. Les candidats doivent répondre à toutes les questions et ajouter tous les documents requis.

Questions de la demande

Veuillez décrire votre projet et établir sa valeur en répondant aux questions suivantes.

1. Quel est le mandat de votre organisme?
2. Fournissez un bref historique de votre organisme. (325 mots maximum)
3. Quels sont les professionnels qui dirigent votre organisme?
4. Le cas échéant, veuillez énumérer le financement d’immobilisations, de fonctionnement ou de projet que vous avez reçues de la Ville d’Ottawa dans les deux (2) dernières années. Indiquez la date, le montant et le but.
5. Veuillez décrire le projet proposé et indiquez ses liens avec le mandat de votre organisme. (1000 mots maximum)
6. Pourquoi désirez-vous réaliser ce projet à l’heure actuelle? Expliquez de quelle façon il comble une lacune, répond à un besoin ou résout un problème, par exemple. (325 mots maximum)
7. Indiquez qui dirigera le projet proposé, fournissez une courte biographie et un CV.
8. Avez-vous un partenaire dans ce projet? Si c’est le cas, incluez une lettre de confirmation de ce partenaire.
9. En quoi ce projet profitera-t-il à votre organisme, à ses membres ou à la communauté locale en général? (325 mots maximum)
10. Fournissez un calendrier des activités prévues incluant les échéances, et les dates de début et d’achèvement de ces activités. (325 mots maximum)

Matériel requis

• Courtes biographies des professionnels qui dirigent votre organisme
• Curriculum vitaes et courtes biographies des personnes clés responsables/consultants du projet
• Lettre de confirmation de chaque partneraire, le cas échéant
• Liste des membres du conseil d'administration
• Liste des membres du personnel
• Copie approuvée du procès-verbal de la plus récente réunion du conseil d'administration
• Budget du projet, dûment rempli
• Budget de fonctionnement de votre organisme ou CADAC
• Les plus récents états financiers approuvés
• Matériels d'appui pertinent à la catégorie de votre projet

Veuillez soumettre vos documents au format Excel ou PDF (les fichiers au format ZIP et Numbers ne sont PAS acceptés).

Matériel d'appui supplémentaire requis selon la catégorie de projet 

ACHAT D’ÉQUIPEMENT

1. Estimations soumises par deux fournisseurs différents (pour les projets à caractère patrimonial, il est possible de présenter une seule estimation – consultez l’agent de financement culturel avant la date limite).
2. Pour l’équipement fixe, précisez qui procédera à son installation.
3. Pour l’équipement non fixe, fournissez une description de l’endroit où l’équipement sera installé ou entreposé.

RÉNOVATION

1. Dimensions de l’installation en pieds carrés ou en mètres carrés
2. Contrat de bail ou preuve de propriété. Si vous êtes locataire, veuillez fournir une copie du contrat de bail et une preuve de l’approbation des travaux de rénovation par le propriétaire.
3. Devis de deux entrepreneurs indépendants
4. Schémas

RESTAURATION

1. Dimensions de l’installation en pieds carrés ou en mètres carrés.
2. Si la propriété ou l’immeuble est désigné « site patrimonial » en vertu d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement municipal, précisez les répercussions possibles de cette désignation sur le projet.
3. Contrat de bail ou preuve de propriété. Si vous êtes locataire, veuillez fournir une copie de la convention de bail et une preuve de l’approbation des travaux de restauration par le propriétaire.
4. Devis de deux entrepreneurs distincts, sauf s’il est possible d’établir qu’un seul devis suffit.
5. Schémas (s’il y a lieu).

ÉTUDE

1. Nom et curriculum vitae de l’expert-conseil.
2. Ébauche du cadre de référence.

Rapport 

Tous les récipiendaires doivent soumettre un rapport final détaillant l'utilisation des fonds qui leur ont été accordés. Ce rapport doit être soumis à l'Unité de financement culturel et approuvé par cette dernière : 

• après l'achèvement des activités financées; ou 
• douze (12) mois après la réception des fonds; ou 
• avant la soumission d'une nouvelle demande au programme. 

L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à deux semaines. Gardez ce délai en tête lorsque vous présentez une nouvelle demande de financement. Sans un rapport final approuvé par l'Unité du soutien au financement culturel, vous ne serez pas admissible à un financement ultérieur.  

Tous les rapports doivent être soumis par l’entremise du portail en ligne. Exception : les rapports en lien avec du financement reçu du Programme d’infrastructure culturelle – projets mineurs avant le cycle 2020. 

Si vous avez besoin de mesures d’accessibilité, écrivez à infoculture@ottawa.ca. 

Rapport d’activités pour les récipiendaires de financement de projet du Programme d’infrastructure culturelle – projets mineurs octroyé avant 2020 

Les récipiendaires de financement du Programme d’infrastructure culturelle – projets mineurs, avant 2020, doivent soumettre un rapport final précisant la façon dont les fonds ont été dépensés en l'envoyant par courriel à infoculture@ottawa.ca(Le lien ouvre l'application de messagerie.). Les demandeurs qui ne fournissent pas de rapport final pour un financement antérieur ne seront PAS admissibles à soumettre une nouvelle demande de financement auprès de la Ville d'Ottawa. 

Votre rapport final doit être soumis avant le vendredi 8 septembre 2023 afin qu'il puisse être approuvé par l'Unité de soutien au financement culturel. L'approbation de votre rapport peut prendre jusqu'à deux semaines.  

Une fois approuvé, vous recevrez une confirmation. Si vous avez des questions concernant le rapport, veuillez contacter votre agent de financement culturel.  

Pour obtenir un formulaire de rapport, veuillez communiquer avec infoculture@ottawa.ca.  

Questions de rapport  

Rapport intérimaire (pour les projets qui ont été retardés ou qui ne sont pas encore achevés)  

1. Fournir une description de l’état actuel du projet. Veuillez fournir l’échéancier et la date prévue d’achèvement du projet. (max. 625 mots)  

2. Fournir une description de tout changement apporté au projet. (max 310 mots)  

3. Budget provisoire du budget  

4. Téléverser les documents justificatifs pertinents.  

Rapport final  

1. Fournir une description détaillée du projet. Veuillez inclure : les défis, les réalisations, les changements apportés au projet, et les résultats à venir. (625 mots maximum) 

2. Veuillez expliquer pourquoi vous estimez que votre projet a été un succès, notamment les avantages du projet pour votre organisme et la collectivité dans laquelle vous œuvrez. * (325 mots maximum) 

3. Fournir un sommaire de la publicité faite pour le projet et de la reconnaissance de la contribution de la Ville dans cette publicité.* (150 mots maximum) 

4. Budget final du projet 

5. Téléverser les documents justificatifs pertinents. (preuve que le projet a eu lieu)  

Téléverser tout autre document pertinent : 

• Rénovations, restaurations et amélioration des installations : esquisses ou plans, factures, contrats de travail, photos des rénovations 

• Achat d’équipement : photos, reçus d’achats 

• Études et plans stratégiques : copie du document final 

Pour obtenir des renseignements particuliers sur votre demande ou pour discuter de votre admissibilité, communiquez avec : 

Adrija Kličius
Agente de financement culturel

Pour obtenir des renseignements généraux, problèmes techniques, ou pour obtenir un formulaire de rapport, veuillez écrire à : infoculture@ottawa.ca

Veuillez noter que l’Unité des services financiers de la Ville d’Ottawa adoptera le dépôt direct automatisé pour tous ses paiements, y compris le financement culturel.

Si vous n’avez pas encore inscrit les renseignements bancaires de votre organisation, veuillez compléter le formulaire de dépôt direct. Le fichier PDF s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre requis puis le faire parvenir, en y joignant l’original d’un chèque annulé, ou l’original d’un bordereau de dépôt codé, ou l’original de la lettre de la banque du fournisseur, à l’adresse suivante :

Ville d’Ottawa
Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario) K1P 0B9

Les photocopies ne sont pas acceptées. Les questions peuvent être adressées aux Comptes fournisseurs par téléphone (613-580-2424, poste 21323) ou par courriel (comptesfournisseurs@ottawa.ca).