Programme de financement pour l’infrastructure culturelle (projets mineurs)

Sur cette page

Lignes directrices

Date limite

  • Le mercredi 28 septembre 2022 à 16 h

Les demandes incomplètes ou soumises en retard ne seront pas acceptées.

Cette demande doit être remplie et envoyée via le NOUVEAU portail de demande.

Le formulaire de demande pour ce programme sera disponible le vendredi 26 août 2022.

Contact pour renseignements sur le programme

Infoculture

Objectifs du programme

Le Programme vise à venir en aide aux festivals, aux foires et aux organismes de la Ville d’Ottawa voués aux arts et au patrimoine afin d’améliorer les immobilisations, l’infrastructure et la programmation culturelle de la ville d’Ottawa. Le financement octroyé aux projets vise la réalisation d’études sur les projets d’immobilisations, l’achat d’équipement (fixe ou non fixe), les projets d’aménagement mineurs et la restauration de sites patrimoniaux.

La Ville d’Ottawa consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 7 500 $ chacun.

Aide à la rédaction d’une demande

Des agents de financement culturel peuvent vous aider à préparer votre demande de différentes façons :

  • Discuter de l’admissibilité de vos activités et des exigences du programme, et pour répondre à vos questions sur la demande et le processus d’évaluation.
  • Révision de la version provisoire de votre demande avant la date limite de soumission. Les demandes en cours peuvent être révisées jusqu'au vendredi 16 septembre 2022
  • Partager les commentaires sommaires du comité d’évaluation d’une demande antérieure

Admissibilité

Organismes admissibles

Sont admissibles les organismes culturels locaux, constitué en société, sans but lucratif, dont le mandat vise les arts, le patrimoine, les festivals ou les foires, notamment ceux ayant pour mission de représenter ou de mettre en valeur les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ou les groupes sous-représentés. Les organismes doivent répondre aux critères suivants :

  • œuvrer dans leur discipline actuelle depuis au moins deux (2) ans
  • avoir reçu dans les deux (2) dernières années précédant la demande, du financement de projet ou de fonctionnement de l’Unité du soutien au financement culturel de la Ville d’Ottawa
  • être en règle financièrement
  • avoir leurs bureaux ou une adresse à l’intérieur des limites de la ville d’Ottawa, de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg
  • offrir la majorité de leur programmation et leurs activités dans la ville d’Ottawa, ou sur les territoires de la Première Nation algonquine de Pikwakanagan ou de la Première Nation de Kitigan Zibi Anishinabeg
  • avoir un conseil d’administration actif établi à Ottawa, composé d’au moins 3 membres
  • avoir un conseil d’administration dont au moins 50 % des membres résident dans la région d’Ottawa

Organismes NON admissibles

  • Les organismes affichant un déficit supérieur à 50% de leur revenu de fonctionnement total.
  • Les organismes dont le budget ne comprend pas de sources de revenus autres que la contribution municipale.

Restrictions

  • La Ville d’Ottawa consentira un financement aux projets retenus à raison d’au plus 7 500 $ chacun.
  • La Ville d’Ottawa ne financera pas plus que 90 % des coûts totaux du projet.
  • Un organisme ne peut présenter qu’une demande à la fois dans le cadre du programme.
  • Si le projet est une collaboration de deux organismes ou plus : il faut soumettre une lettre de partenariat qui décrit le projet ainsi que le rôle et les responsabilités de chaque organisme, et qui est signée par un représentant autorisé de chaque organisme.
  • Pour les projets de rénovation et de restauration : l’organisme doit fournir une preuve de propriété ou un contrat de bail.
  • Les candidats doivent soumettre un rapport final avant de présenter une nouvelle demande. Si le rapport final pour un financement antérieur n’a pas été soumis avant la date limite, les demandes subséquentes au titre du programme ne seront pas prises en considération.
  • Les membres du personnel de la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations de la Ville ne peuvent pas occuper de poste clé au sein d’un organisme qui demande du financement culturel à la Ville. Exception : lorsque la participation d’un employé a été approuvée comme fonction associée à son poste.
  • Le personnel de la Ville d’Ottawa est tenu d’agir conformément au Code de conduite des employés de la Ville d’Ottawa et aux lois et règlements applicables. Pour en savoir plus, communiquez avec votre agent de financement culturel.

La satisfaction de toutes les exigences d’admissibilité au programme ne garantit pas l’obtention du financement.

Projets admissibles

Le financement pour les projets mineurs est réparti en deux catégories :

  1. Projets d’immobilisations
    1. Achat d’équipement
    2. Rénovation
    3. Restauration
  2. Études*
    1. Étude d’évaluation des besoins
    2. Étude de préfaisabilité
    3. Étude de faisabilité
    4. Étude de financement d’immobilisations

* Nous invitons les demandeurs à rencontrer un agent de financement avant de soumettre leur demande.

Projets NON admissibles

  • Les projets ou achats qui ont été complété avant ou à la date limite
  • Les frais de fonctionnement comme les coûts de location des installations, les salaires et les dépenses publicitaires
  • L’achat d’équipement associé à des activités ou projets ponctuels
  • Les études qui ne sont pas directement liées aux immobilisations, comme les plans d’affaires, les plans de marketing et les plans stratégiques (veuillez consulter les lignes directrices du Programme de financement pour le renforcement des capacités pour ce genre de projet)
  • Les projets financés par le Programme de financement pour les grands projets d’immobilisation ne sont pas admissibles à ce programme.

Grands projets d’immobilisation

Le Programme de financement pour l’infrastructure culturelle comprend une catégorie pour les grands projets d’immobilisation. Cette catégorie est administrée par L’Unité des initiatives et du développement culturels et offre aux organismes admissibles du financement pour des projets dont le budget total estimé dépasse 60 000 $. Pour en savoir plus sur le programme, communiquez avec François Lachapelle.

Activités admissibles

  1. Projets d’immobilisations
    1. Achat d’équipement
      1. équipement fixe (grille d’éclairage, scène, planché de dance, etc.)
      2. équipement non fixe associé aux programmes (consoles de son, spots, ordinateurs, etc.)
      3. équipement associé à une exposition ou à une présentation (gradins, présentoirs, etc.)
      4. achat d’équipement pour faciliter la distanciation physique.
    2. Rénovation
      1. ajout à une installation ou rénovation ou modification d’un immeuble qui améliore l’accès du public où les lieux sont destinés aux représentations, aux répétitions, aux expositions, aux programmes ou à l’administration
      2. Travaux de rénovation ou de modernisation mineurs afin d’adapter les installations aux mesures de distanciation physique
    3. Restauration
      1. restauration d’un immeuble désigné « site patrimonial » en vertu d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement municipal
      2. restauration d’artefacts en lien avec un site patrimonial
  2. Études
    Les études doivent être liées à l’amélioration ou à la construction d’installations et doivent être réalisées par un consultant ou un professionnel externe qui travaille dans la discipline ou le domaine de spécialité de l’étude.
    1. Étude d’analyse des besoins
      1. procure à l’organisme une évaluation professionnelle de ses besoins particuliers dans le cadre du projet proposé (exigences techniques, besoins en électricité, planification architecturale, etc.)
    2. Étude de préfaisabilité
      1. offre au conseil d’administration un premier outil de travail qui permet de définir les capacités de l’organisme et les effets prévus de projets donnés en exposant ses forces et ses faiblesses
    3. Étude de faisabilité
      1. étude relative à la création ou à la construction d’un nouvel immeuble
      2. étude relative à l’amélioration ou à la rénovation d’un immeuble existante
      3. étude relative à la modernisation d’équipements ou de mobilier
    4. Étude de financement d’immobilisations
      1. étude et plan relatif à une importante campagne de financement pour la modernisation ou la construction d’un immeuble

Critères d’évaluation

Les membres du comité d’évaluation se baseront sur les critères d’évaluation suivants pour évaluer votre demande de financement. Les demandes sont soumises à l’examen selon leur mandat, leur taille et leur portée, et les critères énoncés ci-dessous :

Mérite

  • Respect du mandat
  • Buts et objectifs répondant à un besoin critique
  • Leadership qualifié pour la gestion du projet

Incidence

  • Participation de l’ensemble de la communauté
  • Incidence sur la discipline ou la communauté visée
  • Réponse aux besoins des membres et de la communauté

Efficacité organisationnelle

  • Gestion, planification et évaluation
  • Responsabilité financière et budget réaliste
  • Esprit d’initiative pour la collecte de fonds et revenu diversifié
  • Bonne gouvernance
  • Besoin financier bien articulé

Priorités de financement

À la suite de l’évaluation, par le comité des pairs, du mérite des propositions soumises, l'Unité de financement culturel verra à prioriser les demandes des communautés autochtones et des communautés en quête d’équité. Ces communautés comprennent :

  • la Nation Anishinabe Algonquine
  • les Premières Nations
  • les Inuits
  • les Métis
  • les personnes autochtones, noires et de couleur (PANDC)
  • les personnes ayant un handicap visible ou invisible
  • les personnes incapables de se déplacer
  • les personnes S/sourdes
  • les réfugiés/immigrants/nouveaux arrivants
  • la communauté 2ELGBTQIA
  • les personnes vivant dans la pauvreté
  • les personnes vivant dans les zones rurales
  • les francophones
  • les aînés/personnes âgées
  • les femmes+
  • les jeunes

La Ville d’Ottawa reconnaît que les gens peuvent se définir de nombreuses façons, et que les termes employés à cet égard évoluent constamment. Les gens se décrivent de multiples façons et peuvent changer leur désignation au fil du temps. La Ville utilise donc les termes recommandés par les membres de la communauté lors de différentes consultations.

Processus de demande

Le demandeur doit lire la section Information à l’intention du demandeur et s’y conformer.

Il doit ensuite remplir le formulaire de demande et y joindre tous les documents requis. Les demandes doivent être soumises par le portail en ligne au plus tard à 16 h à la date limite.

Le demandeur doit lire les Conditions générales et s'y conformer.

Pour en savoir plus sur le programme, l’admissibilité de votre organisme et le processus de demande, adressez-vous à votre agent de financement culturel.

La disponibilité des fonds de la Ville d’Ottawa est conditionnelle à l’approbation du budget annuel par le Conseil municipal d’Ottawa.

Si vous n’obtenez pas de financement

Essayez de nouveau ! Si vous n’obtenez pas de financement, nous vous encourageons à présenter une autre demande. Les fonds limités de l’enveloppe budgétaire du programme ne permettent pas d’octroyer du financement à tous les demandeurs, quel que soit leur mérite.

Rapport d’activités pour les récipiendaires de financement

Les candidats ayant obtenu du financement antérieur du Fonds pour l’infrastructure culturel doivent soumettre un rapport final ainsi qu’un budget précisant l’utilisation qu’ils ont fait des fonds.

Si vous faites une nouvelle demande au programme et que vous avez un rapport en attente avec la USFC, votre demande ne sera considérée comme admissible que si le rapport final est soumis en même temps que votre demande et est approuvé par la USFC.

Pour obtenir le formulaire de rapport d’activités, veuillez contacter : infoculture@ottawa.ca

 

Questions de la demande et matériel requis

Avant de commencer

  • Lisez les Lignes directrices du programme et consultez-les en remplissant votre demande.
  • Veuillez-vous assurer que tous les documents suivants sont prêts avant de remplir votre demande dans le portail :
  1. Vos réponses écrites aux questions mentionnées ci-dessous. (Il est plus simple de modifier/corriger ses réponses sur un document Word et copier-coller sur le formulaire en ligne lorsque vous êtes prêts.)
  2. Tous vos documents d’appuis selon la nature de votre projet tel qu’énuméré ci-dessous (2 estimations, bail, schémas, CV du consultant, etc.)
  3. Tous les documents requis incluant : liste des membres du C.A., liste du personnel, copie approuvée du procès-verbal, états financiers approuvés, budget de fonctionnement, budget du projet.
  • Cette demande doit être remplie et envoyée via notre portail Survey Monkey Apply. Les candidats doivent répondre à toutes les questions et ajouter tous les documents requis.

Questions de la demande

Veuillez décrire votre projet et établir sa valeur en répondant aux questions suivantes.

  1. Quel est le mandat de votre organisme?
  2. Fournissez un bref historique de votre organisme.
  3. Quels sont les professionnels qui dirigent votre organisme?
  4. Veuillez énumérer le financement d’immobilisations, de fonctionnement ou de projet que vous avez reçues de la Ville d’Ottawa dans les deux (2) dernières années. Indiquez la date, le montant et le but.
  5. Veuillez décrire le projet proposé et indiquez ses liens avec le mandat de votre organisme.
  6. Pourquoi désirez-vous réaliser ce projet à l’heure actuelle? Expliquez de quelle façon il comble une lacune, répond à un besoin ou résout un problème, par exemple.
  7. Indiquez qui dirigera le projet proposé, fournissez une courte biographie et un CV.
  8. Avez-vous un partenaire dans ce projet? Si c’est le cas, incluez une lettre de confirmation de ce partenaire.
  9. En quoi ce projet profitera-t-il à votre organisme, à ses membres ou à la communauté locale en général?
  10. Fournissez un calendrier des activités prévues incluant les échéances, et les dates de début et d’achèvement de ces activités.

Matériels requis

  • Courtes biographies des professionnels qui dirigent votre organisme
  • Curriculum vitaes et courtes biographies des personnes clés responsables/consultants du projet
  • Lettre de confirmation de chaque partneraire, le cas échéant
  • Liste des membres du conseil d'administration
  • Liste des membres du personnel
  • Copie approuvée du procès-verbal de la plus récente réunion du conseil d'administration
  • Budget du projet, dûment rempli
  • Budget de fonctionnement de votre organisme ou CADAC
  • Les plus récents états financiers approuvés
  • Matériels d'appui pertinent à la catégorie de votre projet

Matériels d'appui requis selon le projet par catégorie

ACHAT D’ÉQUIPEMENT

  1. Estimations soumises par deux fournisseurs différents (pour les projets à caractère patrimonial, il est possible de présenter une seule estimation – consultez l’agent de financement culturel avant la date limite).
  2. Pour l’équipement fixe, précisez qui procédera à son installation.
  3. Pour l’équipement non fixe, fournissez une description de l’endroit où l’équipement sera installé ou entreposé.

RÉNOVATION

  1. Dimensions de l’installation en pieds carrés ou en mètres carrés
  2. Contrat de bail ou preuve de propriété. Si vous êtes locataire, veuillez fournir une copie du contrat de bail et une preuve de l’approbation des travaux de rénovation par le propriétaire.
  3. Devis de deux entrepreneurs indépendants
  4. Schémas

RESTAURATION

  1. Dimensions de l’installation en pieds carrés ou en mètres carrés.
  2. Si la propriété ou l’immeuble est désigné « site patrimonial » en vertu d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement municipal, précisez les répercussions possibles de cette désignation sur le projet.
  3. Contrat de bail ou preuve de propriété. Si vous êtes locataire, veuillez fournir une copie de la convention de bail et une preuve de l’approbation des travaux de restauration par le propriétaire.
  4. Devis de deux entrepreneurs distincts, sauf s’il est possible d’établir qu’un seul devis suffit.
  5. Schémas (s’il y a lieu).

ÉTUDE

  1. Nom et curriculum vitae de l’expert-conseil.
  2. Ébauche du cadre de référence.

Coordonnées

Pour obtenir des renseignements particuliers sur votre demande ou pour discuter de votre admissibilité, communiquez avec :

infoculture@ottawa.ca

Pour obtenir des renseignements généraux, problèmes techniques, ou pour obtenir un formulaire de rapport, veuillez écrire à : infoculture@ottawa.ca

Information dépôt direct

Veuillez noter que l’Unité des services financiers de la Ville d’Ottawa adoptera le dépôt direct automatisé pour tous ses paiements, y compris le financement culturel.

Si vous n’avez pas encore inscrit les renseignements bancaires de votre organisation, veuillez compléter le formulaire de dépôt direct. Le fichier PDF s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre requis puis le faire parvenir, en y joignant l’original d’un chèque annulé, ou l’original d’un bordereau de dépôt codé, ou l’original de la lettre de la banque du fournisseur, à l’adresse suivante :

Ville d’Ottawa
Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario) K1P 0B9

Les photocopies ne sont pas acceptées. Les questions peuvent être adressées aux Comptes fournisseurs par téléphone (613-580-2424, poste 21323) ou par courriel (comptesfournisseurs@ottawa.ca).