Recrutement, nomination et administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi - Politique et procédures

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Recrutement, nomination et administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi – Politique

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : le 8 avril 2020
Date d’entrée en vigueur : le 8 avril 2020
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision : 7 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa accorde une grande importance à la justice, à la transparence et à l’équité dans le recrutement, la nomination et l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi qui relèvent directement du Conseil municipal. Toute question liée à l’emploi, à l’embauche ou à l’administration des contrats doit donc être traitée avec objectivité et impartialité, dans le respect du Code de conduite des membres du Conseil, du Code de conduite du personnel et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), ainsi que des principes de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et de la Politique sur l’accessibilité et la Politique sur l’équité et la diversité de la Ville.

Objet

La Ville d’Ottawa a nommé trois titulaires d’une charge créée par une loi, qui relèvent directement du Conseil municipal, soit :

le vérificateur général, conformément à l’article 223.19 de la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi »);
le directeur municipal, conformément à l’article 229 de la Loi;
le commissaire à l’intégrité, conformément à l’article 223.3 de la Loi. Le commissaire à l’intégrité de la Ville s’acquitte aussi des rôles d’enquêteur pour les réunions, comme prévu par l’article 239.2 de la Loi, et de registrateur, comme prévu par l’article 223.11.

La présente politique vise à assurer que les titulaires nommés possèdent les qualifications nécessaires et que leur contrat de travail est approprié.

Champ d’application

La politique s’applique aux membres du Conseil, au Comité d’embauche, au Comité d’entrevue, à l’agence de recrutement externe et à tout membre du personnel municipal qui prend part aux processus de recrutement, de nomination ou d’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi qui relèvent directement du Conseil municipal.

Exigences de la politique

Les titulaires d’une charge créée par une loi doivent être recrutés et nommés selon le processus juste, transparent et équitable approuvé par le Conseil dans les Procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

La Ville d’Ottawa s’engage à fournir des services de qualité et à constituer à cette fin un effectif compétent et représentatif de sa population diversifiée. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature.

Le favoritisme, les préjugés, les influences indues et la discrimination sont strictement interdits lors du recrutement des titulaires d’une charge créée par une loi. Les acteurs du recrutement et de la nomination ne doivent pas tenter d’influencer le choix des candidats en allant à l’encontre de la présente. Ils ne doivent en aucun cas procurer un avantage à un candidat, par exemple en lui transmettant des informations privilégiées (questions d’entrevue, suggestions de réponses, documents de présentation, renseignements sur d’autres candidats, informations glanées dans les réunions, les conversations, les courriels ou d’autres formes de communications, etc.).

Tous les employés municipaux et les membres du Conseil qui prennent part au processus de recrutement doivent faire preuve d’une grande discrétion avec tous les renseignements confidentiels concernant les activités du Conseil, du Comité d’embauche et du Comité d’entrevue. Le personnel municipal doit respecter les exigences de confidentialité de la LAIMPVP, du Code de conduite du personnel et de tout contrat applicable. Les membres du Conseil doivent quant à eux se soumettre aux exigences de la LAIMPVP et du Code de conduite des membres du Conseil en la matière.

Tous les acteurs du recrutement et de la nomination sont tenus de signer une entente de confidentialité au début du processus, avant qu’ils n’obtiennent de renseignements confidentiels.

Les employés municipaux suivants ou leurs mandataires pourraient être sollicités par le Comité d’embauche dans le cadre du processus de recrutement et donc avoir accès aux renseignements confidentiels connexes et être assujettis aux exigences susmentionnées :

le directeur, Ressources humaines et son ou ses mandataires nommés par écrit;
le greffier municipal et son ou ses mandataires nommés par écrit;
l’avocat général et son ou ses mandataires nommés par écrit;
d’autres membres du personnel, sur approbation du Comité d’embauche ou du Conseil municipal.

Lors du recrutement et de la nomination du commissaire à l’intégrité, le greffier municipal, son adjoint et le vérificateur général pourraient eux aussi avoir accès aux renseignements confidentiels pertinents et être assujettis aux exigences susmentionnées, dans le cadre de leurs fonctions au sein du Comité d’entrevue et de leur tâche de recommandation d’un candidat.

Le fait que le Conseil nomme une personne interne ou externe à un poste intérimaire ou temporaire de titulaire d’une charge créée par une loi n’empêche pas cette personne de présenter sa candidature pour le poste permanent. À noter toutefois que, si un titulaire intérimaire ou temporaire peut prendre part au processus de recrutement, il perd cette possibilité en postulant au poste permanent. Il devra alors se garder d’influencer le processus et se tenir à l’écart de toute activité ayant trait à la sélection d’un candidat.

Responsabilités

Conseil municipal

Fournir les approbations nécessaires au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats, conformément à la présente politique et aux procédures connexes.
Veiller au respect des exigences de la présente politique et des procédures connexes dans toutes les tâches.

Maire

Présider le Comité d’embauche (pour le vérificateur général et le directeur municipal).
Recueillir les commentaires de tous les autres membres du Conseil sur les qualifications recherchées chez un vérificateur général et un directeur municipal.
Veiller au respect des exigences de la présente politique et des procédures connexes dans toutes les tâches.

Membres du Comité d’embauche et du Comité d’entrevue

Remplir les tâches procédurales décrites dans la présente politique et les procédures connexes, conformément aux exigences d’intégrité et de confidentialité des politiques, codes de conduites et règlements applicables.
Veiller au respect des exigences de la présente politique et des procédures connexes dans toutes les tâches.

Employés municipaux

Assister le Conseil municipal et le Comité d’embauche dans leurs tâches de recrutement et de nomination, dans le respect des directives du Conseil, des politiques applicables – y compris la présente et ses procédures connexes –, du Code de conduite du personnel et des lois applicables.
Veiller au respect des exigences de la présente politique et des procédures connexes dans toutes les tâches.

Agence de recrutement externe

Faciliter la recherche d’un cadre, dans les limites des balises approuvées par le Conseil municipal ou le Comité d’embauche, et dans le respect des politiques et des règlements applicables.
Veiller au respect des exigences de la présente politique et des procédures connexes dans toutes les tâches.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal encadre et supervise le recrutement, la nomination et l’administration des contrats pour les postes de vérificateur général et de directeur municipal afin d’assurer la conformité des processus et le respect de la présente. Pour le poste de commissaire à l’intégrité, c’est l’avocat général qui s’acquitte de ces fonctions.

Le non-respect de la politique pourrait entraîner des mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

Les plaintes contre les membres du Conseil relatives à la présente politique seront traitées par le commissaire à l’intégrité, selon les directives établies dans le Code de conduite des membres du Conseil.

Renvois

Procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi
Politique sur l’accessibilité
Politique sur l’équité et la diversité
Code de conduite des membres du Conseil
Code de conduite du personnel

Autorités législatives et administratives

Loi de 2001 sur les municipalités
Loi de 2000 sur les normes d’emploi
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Agence de recrutement externe – Firme ou consultant spécialisé externe sélectionné par le Comité d’embauche ou le Conseil pour faciliter la recherche d’un cadre, dans les limites des balises approuvées par ceux-ci. (External Search Firm)

Comité d’embauche – Personnes sélectionnées par le Conseil pour passer en entrevue les candidats aux postes de vérificateur général et de directeur municipal. (Hiring Panel)

Comité d’entrevue – Comité composé du greffier municipal, de son adjoint et du vérificateur général chargé de passer en entrevue les candidats au poste de commissaire à l’intégrité et de recommander l’un d’entre eux. (Interview Panel)

Titulaire d’une charge créée par une loi – Personnes occupant les postes de vérificateur général, de directeur municipal et de commissaire à l’intégrité, nommées en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et relevant directement du Conseil municipal. (Statutory Officer)

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, communiquer avec la personne suivante :

Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3‑1‑1 (ATS : 613‑580‑2401)

Annexes

Annexe 1 – Procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi

Recrutement, nomination et administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi – Procédures

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : le 8 avril 2020
Date d’entrée en vigueur : le 8 avril 2020
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision : 9 décembre 2020; 7 décembre 2022

Champ d’application

Ces procédures concernent les processus de recrutement, de nomination et d’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et s’appliquent aux membres du Conseil, au Comité d’embauche, au Comité d’entrevue, à l’agence de recrutement externe et aux employés municipaux chargés des tâches décrites dans la Politique relative au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

Description

Article 1 - Vérificateur général

Recruitment and appointment process

Le Conseil municipal étudiera une motion qui prévoit ce qui suit :
1. S’il y a lieu, le titulaire du poste sera remercié.
2. Le cas échéant, le titulaire recevra un avis conforme aux modalités de son contrat de travail ou de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et des règlements d’application.
3. S’il y a lieu, prévoir une entrevue de départ volontaire avec le titulaire, conformément au processus décrit à l’annexe C des présentes procédures;
4. Le maire (président), le président et le vice-président du Comité de la vérification ainsi que les trois membres du Conseil nommés dans la motion visée lanceront le processus et formeront un comité d’embauche chargé d’interviewer les candidats au poste de vérificateur général. Le maire s’occupera de recueillir les commentaires de tous les autres membres du Conseil sur les qualifications recherchées pour ce poste;
5. Le Conseil approuvera le mandat du Comité d’embauche, dont la version provisoire figure à l’annexe A.
6. La Ville pourra faire appel à une agence de recrutement externe figurant sur sa liste des offres à commandes, dans les limites du budget donné, pour assister le Comité d’embauche dans ses recherches d’un nouveau vérificateur général.
7. Le Bureau du greffier municipal fournira le soutien administratif nécessaire au Comité d’embauche.
8. Le Comité d’embauche soumettra à l’approbation du Conseil le candidat recommandé pour le poste de vérificateur général.
Le greffier municipal veillera à ce que tous les membres du Comité d’embauche et du personnel municipal qui pourraient avoir accès à des renseignements confidentiels signent une entente de confidentialité au début du processus d’embauche, avant de se voir confier de tels renseignements.
Le Comité d’embauche pour le poste de vérificateur général est un comité spécial du Conseil. Par conséquent, ses réunions devront se dérouler conformément au Règlement de procédure du Conseil, notamment en ce qui a trait à l’affichage public, aux ordres du jour et aux procès-verbaux. À noter toutefois que, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, certaines réunions risquent fort d’avoir lieu en majeure partie à huis clos, par nécessité et par souci de respect des normes d’emploi et des lois administratives.
S’il y a lieu, le greffier municipal pourra lancer un appel d’offres aux agences de recrutement externes qualifiées figurant sur la liste des offres à commandes de la Ville, au nom du Comité d’embauche et sur la directive du Conseil.
Le Comité d’embauche pour le poste de vérificateur général se réunira notamment pour s’acquitter des tâches suivantes :
1. Approuver le choix d’agence de recrutement externe (dans la mesure où le Conseil a approuvé le recours à une telle agence) et établir un échéancier conforme aux directives du Conseil.
2. Passer en revue la ou les listes de candidats au poste de vérificateur général de la Ville préparées par l’agence de recrutement externe et sélectionner ceux à convoquer en entrevue.
3. Passer les candidats en entrevue, en recommander un et soumettre toute autre suggestion concernant les modalités jugée pertinente par les membres.
Le Comité d’embauche rendra des comptes au Conseil, selon les directives de ce dernier.
Le Conseil étudiera les recommandations du Comité d’embauche, puis confirmera le choix du candidat par une résolution publique définissant les modalités de la nomination et de la délégation de pouvoirs et exécutant le contrat de travail du titulaire, selon les paramètres retenus. Seront aussi établies dans la résolution des exigences redditionnelles quant à l’exécution des pouvoirs délégués.

Administration des contrats

Modalités du processus de nomination – Le Conseil approuvera, par résolution publique, toute modification aux modalités de nomination du vérificateur général (contrat de travail, description de poste, salaire, etc.) préalablement approuvées. La résolution devra faire état de toutes les modifications et de tous les pouvoirs délégués pertinents. Y seront aussi établies des exigences redditionnelles quant à l’exercice des pouvoirs délégués.

Examens du rendement – Le maire et les président et vice-président du Comité de la vérification ont le pouvoir délégué de tenir des réunions confidentielles pour examiner le rendement du vérificateur général en s’appuyant sur un formulaire d’évaluation pondérée rempli par chaque membre du Conseil, conformément au processus décrit à l’annexe B. Ils rendront compte des résultats au Conseil de la façon jugée la plus appropriée par le maire, en consultation avec le greffier municipal.

Les examens du rendement qui ont lieu durant une année électorale doivent s’appuyer sur un formulaire d’évaluation pondéré rempli par des membres du Conseil qui réintègrent leurs fonctions après les élections municipales. Les conseillers nouvellement élus auront l’occasion de fournir leurs commentaires pour la période durant laquelle ils ont siégé, soit du 15 novembre au 31 décembre.

Congés annuels, congés de maladie, rapports de dépenses et autres questions similaires – Le maire a le pouvoir délégué d’examiner les congés annuels et de maladie, et les rapports de dépenses du directeur municipal, ainsi que d’autres questions similaires, aux fins d’approbation.

Article 2 - Directeur municipal

Recrutement et nomination

Le Conseil municipal étudiera une motion qui prévoit ce qui suit :
1. S’il y a lieu, le titulaire du poste sera remercié.
2. Le cas échéant, le titulaire recevra un avis conforme aux modalités de son contrat de travail ou de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et des règlements d’application.
3. S’il y a lieu, prévoir une entrevue de départ volontaire avec le titulaire, conformément au processus décrit à l’annexe C des présentes procédures;
4. Le maire (président) et les membres du Comité des finances et des services organisationnels formeront un comité d’embauche chargé de passer en entrevue les candidats au poste de directeur municipal. Le maire s’occupera de recueillir les commentaires de tous les autres membres du Conseil sur les qualifications recherchées chez un directeur municipal.
5. Le Conseil approuvera le mandat du Comité d’embauche, dont la version provisoire figure à l’annexe A.
6. La Ville pourra faire appel à une agence de recrutement externe figurant sur sa liste des offres à commandes, dans les limites du budget donné, pour assister le Comité d’embauche dans ses recherches d’un nouveau directeur municipal.
7. Le Bureau du greffier municipal fournira le soutien administratif nécessaire au Comité d’embauche.
8. Le Comité d’embauche soumettra à l’approbation du Conseil le candidat recommandé pour le poste de directeur municipal.
Le greffier municipal veillera à ce que tous les membres du Comité d’embauche et du personnel municipal qui pourraient avoir accès à des renseignements confidentiels signent une entente de confidentialité au début du processus d’embauche, avant de se voir confier de tels renseignements.
Le Comité d’embauche pour le poste de directeur municipal est un comité spécial du Conseil. Par conséquent, ses réunions devront se dérouler conformément au Règlement de procédure du Conseil, notamment en ce qui a trait à l’affichage public, aux ordres du jour et aux procès-verbaux. À noter toutefois que, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, certaines réunions risquent fort d’avoir lieu en majeure partie à huis clos, par nécessité et par souci de respect des normes d’emploi et des lois administratives.
S’il y a lieu, le greffier municipal pourra lancer un appel d’offres aux agences de recrutement externes qualifiées figurant sur la liste des offres à commandes de la Ville, au nom du Comité d’embauche et sur la directive du Conseil.
Le Comité d’embauche pour le poste de directeur municipal se réunira notamment pour s’acquitter des tâches suivantes :
1. Approuver le choix d’agence de recrutement externe (dans la mesure où le Conseil a approuvé le recours à une telle agence) et établir un échéancier conforme aux directives du Conseil.
2. Passer en revue la ou les listes de candidats au poste de directeur municipal de la Ville préparées par l’agence de recrutement externe et sélectionner ceux à convoquer en entrevue.
3. Passer les candidats en entrevue, en recommander un et soumettre toute autre suggestion concernant les modalités jugée pertinente par les membres.
Le Comité d’embauche rendra des comptes au Conseil, selon les directives de ce dernier.
Le Conseil étudiera les recommandations du Comité d’embauche, puis confirmera le choix du candidat par une résolution publique définissant les modalités de la nomination et de la délégation de pouvoirs et exécutant le contrat de travail du titulaire, selon les paramètres retenus. Seront aussi établies dans la résolution des exigences redditionnelles à l’exécution des pouvoirs délégués.

Administration des contrats

Modalités du processus de nomination – Le Conseil approuvera, par résolution publique, toute modification aux modalités de nomination du directeur municipal (contrat de travail, description de poste, salaire, etc.) préalablement approuvées.

La résolution devra faire état de toutes les modifications et de tous les pouvoirs délégués pertinents, dont ceux de demander, de négocier et d’accorder une prolongation du contrat et d’apporter des modifications au mandat, à la rémunération, aux avantages sociaux et à la période de préavis définis dans le contrat. Y seront aussi établies des exigences redditionnelles quant à l’exercice des pouvoirs délégués.

Examens du rendement – Le maire a le pouvoir délégué de tenir des réunions confidentielles pour examiner le rendement du directeur municipal en s’appuyant sur un formulaire d’évaluation pondérée rempli par chaque membre du Conseil, conformément au processus décrit à l’annexe B. Ils rendront compte des résultats au Conseil de la façon jugée la plus appropriée par le maire, en consultation avec le greffier municipal.

Article 3 - Commissaire à l’intégrité

Recrutement et nomination

Le Conseil municipal étudiera une motion qui prévoit ce qui suit :
1. S’il y a lieu, le titulaire du poste sera remercié.
2. Le cas échéant, le titulaire recevra un avis conforme aux modalités de son contrat de travail ou de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et des règlements d’application.
3. S’il y a lieu, prévoir une entrevue de départ volontaire avec le titulaire, conformément au processus décrit à l’annexe C des présentes procédures;
4. Le greffier municipal disposera des pouvoirs délégués d’enclencher les processus de recrutement et de nomination d’un nouveau commissaire à l’intégrité, selon les critères et les principes approuvés par le Conseil (voir le paragraphe 2 ci-dessous), et de négocier des modifications à la rémunération prévue.
5. Le greffier municipal devra rendre des comptes au Conseil sur l’exercice de ses pouvoirs délégués immédiatement après l’exécution du contrat, sous forme d’une note présentant le nouveau commissaire à l’intégrité et les processus de recrutement et de nomination qui ont mené à son embauche.
Les critères et principes suivants régissent le processus d’embauche :

L’indépendance et l’impartialité du commissaire à l’intégrité;
La protection de la confidentialité des activités du commissaire;
La crédibilité du processus d’enquête du commissaire.

Le candidat retenu au poste de commissaire à l’intégrité doit posséder les qualités suivantes :

Expérience dans les domaines municipal, administratif, procédural ou éthique (postes de directeur général, de greffier municipal, d’avocat municipal, etc. ou leur équivalent dans un autre ordre de gouvernement);
Connaissance de l’administration municipale et des dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités relatives à l’imputabilité et à la transparence;
Compréhension du fonctionnement et des politiques du Conseil, y compris le Cadre de responsabilisation de la Ville;
Capacité à fournir des services à temps partiel, selon un horaire flexible et en fonction des besoins, sans interférence d’un autre emploi;
Crédibilité devant le Conseil municipal, le personnel, le public et les médias;
Capacité à traiter les plaintes et à faire enquête dans les deux langues officielles;
Aucun lien particulier ni intérêt direct dans la Ville (relations d’affaires ou rapports financiers).

Le greffier municipal veillera à ce que le personnel municipal et toutes les autres personnes qui pourraient avoir accès à des renseignements confidentiels signent une entente de confidentialité au début du processus d’embauche, avant de se voir confier de tels renseignements.
Le greffier municipal annoncera l’ouverture du poste, et recevra et examinera les demandes en fonction des critères approuvés par le Conseil pour sélectionner les candidats à convoquer en entrevue.
Le greffier municipal, son adjoint et le vérificateur général formeront un comité d’entrevue chargé de passer les candidats en entrevue et d’en recommander un.
La durée du premier mandat du commissaire à l’intégrité sera fixée à un an, avec une possibilité de renouvellement de cinq ans.
Avant de prolonger un contrat, le greffier municipal doit donner officiellement l’occasion aux membres du Conseil de soumettre à leur discrétion et de façon confidentielle leurs commentaires, compliments ou préoccupations concernant le commissaire à l’intégrité.
Le greffier municipal devra rendre des comptes au Conseil sur l’exercice de ses pouvoirs délégués immédiatement après l’exécution du contrat, sous forme d’une note présentant le nouveau commissaire à l’intégrité et les processus de recrutement et de nomination qui ont mené à son embauche.

Administration des contrats

Le greffier municipal disposera des pouvoirs délégués de négocier et d’accorder la prolongation du contrat du commissaire à l’intégrité et le renouvellement de son mandat, dans les limites approuvées par le Conseil, soit la durée maximale du mandat et les modalités contractuelles dans leur version modifiée, y compris la rémunération. Le greffier municipal devra rendre des comptes au Conseil sur l’exercice de ses pouvoirs délégués, sous forme d’une note, immédiatement après la conclusion de toute entente.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal encadre et supervise le recrutement, la nomination et l’administration des contrats pour les postes de vérificateur général et de directeur municipal afin d’assurer la conformité des processus et le respect des présentes. Pour le poste de commissaire à l’intégrité, c’est l’avocat général qui s’acquitte de ces fonctions.

Le non-respect de ces procédures pourrait entraîner des mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

Les plaintes contre les membres du Conseil relatives aux présentes procédures seront traitées par le commissaire à l’intégrité, selon les directives établies dans le Code de conduite des membres du Conseil.

Renvois

Politique relative au recrutement, à nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi
Règlement de procédure
Code de conduite des membres du Conseil

Autorités législatives et administratives

Loi de 2001 sur les municipalités
Loi de 2000 sur les normes d’emploi

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément aux Procédures de gestion des documents, les documents municipaux officiels créés dans le cadre des présentes procédures et des processus connexes doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents (RMS) ou le système interne approuvé pertinent.

Définitions

Comité d’embauche – Personnes sélectionnées par le Conseil pour passer en entrevue les candidats aux postes de vérificateur général et de directeur municipal. (Hiring Panel)

Titulaire d’une charge créée par une loi – Personnes occupant le poste de vérificateur général, de directeur municipal et de commissaire à l’intégrité, nommées en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités et relevant directement du Conseil municipal. (Statutory officier)

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur les présentes procédures, communiquer avec la personne suivante :

Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3‑1‑1 (ATS : 613‑580‑2401)

Annexes

Annexe A – Version provisoire du mandat des comités d’embauche pour les postes de vérificateur général et de directeur municipal
Annexe B – Processus d’examen du rendement
Annexe C – Processus d’entrevue de départ volontaire

ANNEXE A

Version provisoire du mandat des comités d’embauche pour les postes de vérificateur général et de directeur municipal

Mandat

Les comités d’embauche pour les postes de vérificateur général et de directeur municipal (ci-après le « Comité d’embauche ») visent à faciliter le processus de recrutement de titulaires d’une charge créée par une loi en recommandant des candidats au Conseil municipal, conformément à la politique et aux procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et aux directives du Conseil.

Composition

Comme approuvé par le Conseil municipal, le Comité d’embauche se composera de membres du Conseil. Le maire assumera la présidence, conformément aux dispositions de la Politique relative au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

Responsabilités générales

Fonction du Comité d’embauche :

Faciliter les processus de recrutement et de nomination, conformément à la politique et aux procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et aux directives du Conseil.

Responsabilités particulières

Approuver le choix d’agence de recrutement externe (dans la mesure où le Conseil a approuvé le recours à une telle agence) et établir un échéancier conforme aux directives du Conseil.
Passer en revue la ou les listes de candidats préparées par l’agence de recrutement externe et sélectionner ceux à convoquer en entrevue.
Passer les candidats en entrevue, en recommander un au Conseil et formuler d’autres suggestions jugées pertinentes par le Comité concernant les modalités ou d’autres sujets connexes.

Autorité, prise de décisions et rapport hiérarchique

Le Comité d’embauche se réunira à la demande de son président, dans le respect de la période de préavis prévue par le Règlement de procédure. Puisqu’il s’agit d’un comité spécial du Conseil, ses réunions devront se dérouler conformément au Règlement, notamment en ce qui a trait à l’affichage public, aux ordres du jour et aux procès-verbaux. À noter toutefois que, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités, certaines réunions risquent fort d’avoir lieu en majeure partie à huis clos, par nécessité et par souci de respect des normes d’emploi et des lois administratives.

Les membres du Comité d’embauche pourraient se voir confier des renseignements confidentiels. Ainsi, dans la mesure où les employés municipaux ci-dessous et leurs mandataires pourraient faire partie du Comité d’embauche, ils pourraient avoir accès aux renseignements confidentiels du processus de recrutement et être assujettis aux exigences de la politique et des procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi :

Le directeur, Ressources humaines et son ou ses mandataires nommés par écrit;
Le greffier municipal et son ou ses mandataires nommés par écrit;
L’avocat général et son ou ses mandataires nommés par écrit;
D’autres membres du personnel, sur approbation du Comité d’embauche ou du Conseil municipal.

Comme le prévoit la Politique, tous les employés municipaux et les membres du Conseil qui prennent part au processus de recrutement doivent faire preuve d’une grande discrétion avec tous les renseignements confidentiels concernant les activités du Comité d’embauche. De plus, les membres de ce dernier seront tenus de signer une entente de confidentialité au début du processus, avant d’obtenir des renseignements confidentiels.

Les recommandations du Comité d’embauche seront soumises à l’examen du Conseil. Le Comité devra en outre lui rendre des comptes, selon ses directives.

ANNEXE B

Processus d’examen du rendement

Annuel

Le travail du vérificateur général et du directeur municipal doit faire l’objet d’un examen annuel, conformément au présent processus.

Formulaire d’évaluation pondérée

Dans le cadre du processus d’examen du rendement, chaque membre du Conseil doit remplir un formulaire d’évaluation pondérée pour évaluer les facteurs et mesures de rendement, les principaux livrables et les comportements essentiels.
Ils doivent y inscrire leurs commentaires.
Des modèles de formulaires d’évaluation sont présentés plus loin.

Processus

Le processus commencera au moment choisi par le maire, mais doit être annuel.
Le maire révisera le formulaire d’évaluation de l’année précédente et pourra modifier le formulaire de l’année en cours pour évaluer des projets spéciaux, des dossiers confiés au titulaire et des objectifs importants.
Le maire remettra au vérificateur général ou au directeur municipal un exemplaire du formulaire d’évaluation proposé pour l’année en cours et lui demandera s’il a des questions ou des préoccupations à son sujet.
Le maire demandera au titulaire du poste de lui remettre un document écrit décrivant ses accomplissements et réussites de la dernière année.
Une fois le formulaire d’évaluation de l’année en cours rempli, le maire le transmettra, accompagné du document soumis par le titulaire du poste à tous les membres du Conseil.
Les réponses des membres du Conseil demeureront confidentielles conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée; les membres ne sont pas tenus de répondre aux questions du formulaire d’évaluation.
Lorsque les membres auront rempli et retourné le formulaire d’évaluation au maire (ou à son représentant), le maire, avec d’autres représentants approuvés par le Conseil, rencontrera le vérificateur général ou le directeur municipal pour discuter des résultats de l’évaluation.
Pour terminer la procédure, le vérificateur général ou le directeur municipal répondra par écrit au maire aux commentaires formulés.
On lui demandera de signer l’évaluation. La version originale du formulaire d’évaluation sera ensuite classée à son dossier d’employé, conformément aux exigences de la tenue des registres, et une copie lui sera remise, selon le cas.
Le maire consultera le greffier municipal quant à la manière jugée la plus appropriée pour rendre compte au Conseil des résultats des rencontres d’examen de rendement et fera part des résultats au Conseil.

Administration

À la demande du maire, le greffier municipal peut participer au processus de façon confidentielle, par exemple en remettant le formulaire d’évaluation aux membres du Conseil et en recueillant les réponses de façon confidentielle pour le maire, et en gérant les réunions des personnes chargées des examens du rendement.

Confidentialité

Comme le prévoient les dispositions relatives à la confidentialité de la Politique relative au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi et des procédures connexes, tous les membres du Conseil et les employés municipaux qui prennent part au processus d’examen du rendement doivent faire preuve d’une grande discrétion quant aux renseignements confidentiels. Le personnel municipal doit respecter les exigences de confidentialité de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), de la Politique sur la protection de la vie privée, du Code de conduite du personnel et de tout contrat applicable. Les membres du Conseil doivent quant à eux se soumettre aux exigences de la LAIMPVP et du Code de conduite des membres du Conseil en la matière.

Modèles de formulaires d’évaluation

Vérificateur général

Le maire peut modifier le formulaire de l’année en cours pour évaluer des projets spéciaux, des dossiers confiés au titulaire et des objectifs importants.

Examen du rendement du vérificateur général

Les réponses des membres du Conseil demeureront confidentielles, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée; les membres ne sont pas tenus de répondre aux questions du formulaire d’évaluation.

Nom : ____________________________________________________

Renseignements sur l’employé

Nom :

Titre du poste : Vérificateur général

Période d’évaluation :

Du :

Au :

Description	Barème
Communication avec le Conseil Se montre efficace à l’écrit et à l’oral. Reçoit la rétroaction du maire et des membres du Conseil avec ouverture. Présente les rapports appropriés dans les délais requis. Évalue et diffuse efficacement l’information. Communique efficacement au Conseil municipal les plans de vérification et les besoins en matière de ressources, y compris les conséquences des limitations des ressources, par le truchement du Comité de la vérification.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Activités de vérification et de gestion des risques Exécute bien ses tâches et fonctions, et exerce les pouvoirs qui lui sont conférés. Gère efficacement les programmes afin de réaliser les objectifs et les mesures du plan de vérification. Veille à ce que les activités de vérification et d’évaluation des risques soient une plus-value pour la Ville et améliorent ses programmes et services. Veille à consulter divers intervenants de la Ville pour prévoir, réviser et mettre au point les plans de vérification annuels avant de les soumettre au Conseil municipal par l’entremise du Comité de la vérification. Fait un suivi continu des résultats des activités de vérification et procède à des examens du rendement périodiques, au moyen d’auto-évaluations. Veille au respect des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et signale tout incident de non-conformité au Conseil, au moyen d’une analyse des répercussions de l’incident. Formule des recommandations claires, bien étayées et documentées.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Activités liées à la fraude et à l’abus Gère efficacement la Ligne directe de fraude et d’abus. Coordonne efficacement les activités relatives aux enquêtes pour fraude avec les responsables des programmes ou des organismes, conseils et commissions de la Ville, à la discrétion du Bureau du vérificateur général.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Relations avec le Conseil et la direction Assure la liaison efficace avec le Conseil, le directeur municipal et la haute direction, et respecte le protocole de vérification de la Ville et toutes les politiques et procédures pertinentes. Rassemble les renseignements et compétences pour mieux orienter ses décisions en vue d’atteindre les objectifs.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Gestion administrative et relations avec le personnel Se montre efficace en gestion des ressources humaines. Favorise le travail d’équipe et la coopération. Reconnaît et favorise la diversité, et met ces valeurs de l’avant au Bureau du vérificateur général. Veille à ce que les politiques et procédures relatives à l’embauche, aux promotions, à l’évaluation de rendement et aux mesures disciplinaires soient équitables, conformes aux lois et à jour. Veille à ce que le personnel du Bureau ou dont les services ont été retenus par ce dernier ait une attitude objective et impartiale, et évite tout conflit d’intérêts. Veille à ce que les membres du personnel possèdent les connaissances, compétences et aptitudes nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles. Veille à ce que les personnes qui prennent part aux activités de vérification respectent leur code d’éthique professionnel et leur code de conduite de la Ville, ainsi que les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. Veille à ce que les membres du personnel exercent leurs fonctions en conformité avec les lois applicables. Veille à ce que les vérificateurs du Bureau du vérificateur général suivent un processus de perfectionnement continu pour accroître leurs connaissances, compétences et aptitudes.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Relations efficaces avec la communauté Assure la liaison efficace avec la Ville, les comités du Conseil, les représentants élus, ainsi que les organismes, conseils et commissions locaux, les gouvernements provincial et fédéral, les intervenants externes et les autorités législatives. Répond efficacement aux questions et problèmes du public. Communique l’information aux médias de façon à ce que le public comprenne mieux les activités de vérification et questions connexes. Facilite l’échange d’idées et d’information, et la compréhension mutuelle.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Perfectionnement personnel et professionnel S’efforce d’actualiser les connaissances et compétences du personnel. Entretient des liens professionnels avec des professionnels de la vérification afin d’élargir et d’améliorer les connaissances dans le domaine. Fait preuve d’impartialité, d’honnêteté et de conscience éthique et juridique dans ses relations et ses activités personnelles et professionnelles. Affiche son engagement à l’égard d’une vie équilibrée.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Objectifs principaux Nota : Mise à jour possible pour intégrer des questions concernant le Plan de vérification annuel.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Autres commentaires :

Directeur municipal

Le maire peut modifier le formulaire de l’année en cours pour évaluer des projets spéciaux, des dossiers confiés au titulaire et des objectifs importants.

Examen du rendement du directeur municipal

Renseignements sur l’employé
Nom :
Titre du poste :	Directeur municipal	Période d’évaluation :	Du au

Facteurs de rendement
Description	Barème
Communication avec le Conseil Se montre efficace à l’écrit et à l’oral. Reçoit la rétroaction et les directives du maire et des membres du Conseil avec ouverture. Présente les rapports appropriés dans les délais requis, sur demande. Évalue et diffuse efficacement l’information. Tient le Conseil au fait de tout développement important. En tant que président du Conseil, rencontre régulièrement le maire. Aide les membres du Conseil à déterminer les objectifs et à collaborer pour les atteindre.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Mise en œuvre de la politique du Conseil Exécute bien ses tâches et fonctions, et exerce les pouvoirs qui lui sont conférés. Aide le Conseil à déterminer et à faire avancer les objectifs stratégiques annuels et à long terme. Met en œuvre efficacement les décisions du Conseil. Gère efficacement les programmes afin de réaliser les objectifs et les mesures du Plan stratégique de la Ville.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Relations entre le Conseil et le personnel, et jugement politique Rassemble les renseignements et compétences pour mieux orienter ses décisions en vue d’atteindre les objectifs. Assigne suffisamment de personnel pour soutenir le Conseil. Communique efficacement les décisions du Conseil au personnel. Sait prévoir les possibles répercussions des décisions dans le contexte politique. Démontre son attachement aux principes démocratiques en respectant les représentants élus, les groupes d’intérêt communautaires et les processus décisionnels.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Relations de travail; Se montre efficace en gestion des ressources humaines. Fait preuve de leadership et favorise le perfectionnement et le rendement du personnel de toute l’organisation. Favorise le travail d’équipe et la coopération. Reconnaît et favorise la diversité, et met ces valeurs de l’avant à la Ville. Veille à ce que les politiques et procédures relatives à l’embauche, aux promotions, à l’évaluation de rendement et aux mesures disciplinaires soient équitables, conformes aux lois et à jour.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Services municipaux, planification financière et administration Veille au maintien d’un haut niveau de qualité dans les procédures opérationnelles et la prestation des services. Fournit de l’information sur le secteur d’activité et les options de prestation. Prépare et gère le budget annuel, qui sous-tend une vision pluriannuelle. Interprète l’information financière pour évaluer la situation financière à court et à long terme de la communauté. Prépare l’organisme et la communauté aux événements et circonstances attendus dans l’avenir. Fait preuve de créativité pour résoudre des problèmes et inciter à l’action.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Relations efficaces avec la communauté Favorise des relations productives entre la Ville, les conseils locaux et les groupes et organismes communautaires. Favorise des relations productives entre la Ville et les différents ordres de gouvernement. Favorise des relations productives entre la Ville et d’autres municipalités. Gère efficacement les questions et problèmes du public. Communique l’information aux médias de façon à ce que le public comprenne mieux les affaires municipales et les activités de la Ville. Facilite l’échange d’idées et d’information, et la compréhension mutuelle.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Perfectionnement personnel et professionnel S’efforce d’actualiser les connaissances et compétences du personnel. Fait preuve d’impartialité, d’honnêteté et de conscience éthique et juridique dans ses relations et ses activités personnelles et professionnelles. Affiche son engagement à l’égard d’une vie équilibrée.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Projets spéciaux, dossiers confiés au titulaire et objectifs importants Nota : Mise à jour possible pour intégrer des questions pertinentes, notamment relatives aux priorités pour le mandat du Conseil.	Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Ne répond pas aux attentes Commentaires :
Autres commentaires :

ANNEXE C

Processus d’entrevue de départ volontaire

Structure

L’entrevue sera dirigée par les président et vice-président du comité permanent responsable (le Comité des finances et du développement économique dans le cas du directeur municipal, et le Comité de la vérification dans le cas du vérificateur général), ou par le greffier municipal ou son représentant dans le cas du commissaire à l’intégrité.

Le président et le vice-président du comité ou le greffier municipal ou son représentant, selon le cas, seront accompagnés d’un représentant des Ressources humaines qui prendra des notes et compilera les réponses du titulaire sortant pour eux. Après l’entrevue, les résultats seront répartis par thème par l’équipe des Ressources humaines afin que le président et le vice-président du comité ou le greffier municipal ou son représentant puissent décider des renseignements et des commentaires à transmettre au Conseil lors de la réunion à huis clos, sous forme d’une mise à jour verbale ou d’une présentation PowerPoint, comme il est décrit plus loin.

Questions

Dans le cas du vérificateur général et du directeur municipal, le modèle d’entrevue de départ sera adapté par le Bureau du greffier municipal, en consultation avec les Ressources humaines, les Services juridiques et les président et vice-président du comité responsable. Aux fins de l’entrevue de départ avec le commissaire à l’intégrité, le greffier ou son représentant adaptera le modèle de l’entrevue de départ en consultation avec les Ressources humaines et les Services juridiques.

Échéancier

Conformément aux pratiques habituelles de la Ville, l’entrevue aura lieu dans les quatre à six semaines de la fin du mandat du titulaire d’une charge créée par une loi.

Possibilités de discussion informelle sur la succession

Avant d’entreprendre le processus de recrutement et de nomination d’un successeur, il est possible, dans le cadre d’une discussion informelle conforme au calendrier établi du processus de recrutement et de nomination, de solliciter auprès des titulaires sortants de l’information et des suggestions à propos des habiletés, qualités et compétences importantes pour le poste. Le Bureau du greffier pourra ensuite transmettre de façon confidentielle les éléments importants de cette consultation à la firme chargée du recrutement afin de compléter l’information fournie au Comité d’embauche et l’intégrer aux questions d’entrevue des candidats.

Dans le cas du commissaire à l’intégrité, le greffier ou son représentant pourrait engager une discussion informelle avec celui-ci afin de recueillir l’information confidentielle et en intégrer les éléments importants aux questions d’entrevue des candidats.

Mécanisme de compte rendu confidentiel

Le président et le vice-président (ou le greffier municipal ou son représentant) suivront le processus suivant pour présenter à huis clos les résultats de l’entrevue de départ au Conseil :

Comme il a été mentionné précédemment, les Ressources humaines offriront un soutien administratif pour résumer les principaux thèmes ressortant de l’entrevue;
Le président et le vice-président (ou le greffier municipal ou son représentant) feront un résumé et formuleront des commentaires autour de ces thèmes devant être présentés au Conseil en réunion à huis clos – sous forme d’une mise à jour verbale ou d’une présentation PowerPoint –, avec l’aide du Bureau du greffier municipal au besoin;
Le Conseil devrait examiner la mise à jour verbale ou la présentation PowerPoint dans un court délai;
Les réponses de l’entrevue de départ classées par thème seront ajoutées au dossier du titulaire d’une charge créée par une loi concerné.

La procédure ci-dessus se déroule à huis clos, conformément au Règlement de procédure (no 2019-8), plus précisément aux alinéas 13(1)b) portant sur les renseignements privés permettant d’identifier une personne, y compris un employé du personnel, et 13(1)d) portant sur les relations de travail ou les négociations avec les employés. Comme les notes sur la réunion à huis clos abordent entre autres les antécédents professionnels à la Ville d’une personne pouvant être identifiée, elles sont visées par les exceptions prévues aux alinéas cités précédemment. Par conséquent, les discussions ne seront pas rendues publiques.