Registre des lobbyistes (Règlement n° 2012-309)

Le présent document consiste en une refonte du Règlement sur le registre des lobbyistes (Règlement n° 2012–309) de la Ville d’Ottawa. Cette version comporte les règlements modificatifs qui suivent :

• Règlement n° 2021–9;
• Règlement n° 2022-414.

Cette refonte du Règlement est à jour au 14 décembre 2022.

Règlement de la Ville d’Ottawa créant un registre des lobbyistes et définissant la fonction et les responsabilités du registrateur. Le Conseil de la Ville d’Ottawa adopte ce qui suit :

Article 1 - Définitions

Dans le présent règlement :

« Code de déontologie » s’entend du Code de déontologie des lobbyistes décrit à l’annexe A (« Code of Conduct »);

« communication » s’entend de toute forme de communication significative, notamment une réunion officielle, un courriel, un appel téléphonique ou une conversation significative qui permet de faire progresser de façon importante une question définie comme du lobbying dans un cadre officiel ou non (« communication »);

« conseil local » s’entend de toutes les sociétés dont la Ville est le seul actionnaire, en tenant compte de toutes les filiales (« local board »);

« jour ouvrable » s’entend d’une journée où les bureaux de la Ville sont ouverts pendant les heures normales de travail, autres que le samedi, le dimanche ou les jours fériés (« business day »);

« lobbying » se dit de toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués (« lobby »);

« lobbyiste » s’entend des personnes suivantes :

1. lobbyiste-conseil : une personne qui, moyennant paiement, s’engage à exercer des pressions au nom d’un client (un particulier, une société, un partenaire ou un organisme). Le fait pour le lobbyiste-conseil d’organiser une entrevue entre le titulaire d’une charge publique et un tiers constitue du lobbying;
2. lobbyiste salarié : une personne qui est un employé, un partenaire ou un propriétaire unique et qui fait du lobbying au nom de son employeur ou pour le compte de son entreprise ou organisme;
3. lobbyiste bénévole : une personne qui exerce ses activités gratuitement au nom d’une entreprise ou d’un organisme à but lucratif et dans l’intérêt de cette entité. Le fait pour le lobbyiste bénévole d’organiser une rencontre entre le titulaire d’une charge publique et un tiers constitue du lobbying (« lobbyist »);

« registre des lobbyistes » s’entend d’un système d’enregistrement auquel sont versées les déclarations de personnes qui pratiquent des activités de lobbying auprès de titulaires d’une charge publique, et dans lequel doivent être consignés les renseignements déterminés par le registrateur (« Lobbyist Registry »);

« titulaire d’une charge publique » s’entend des personnes suivantes :

1. les membres du Conseil municipal et les membres de leur personnel;
2. les membres citoyens de la Commission du transport en commun;
3. tout fonctionnaire ou employé de la Ville, notamment les personnes suivantes :
   1. le directeur municipal, le trésorier municipal et le greffier municipal;
   2. le vérificateur général et le commissaire à l’intégrité;
   3. les directeurs généraux, les directeurs et les gestionnaires;
   4. une personne que le Conseil, le directeur municipal ou un autre responsable en vertu de pouvoirs délégués autorise à agir à la place des responsables visés aux alinéas a) à c);
   5. les employés qui occupent d’autres postes de direction et qui sont susceptibles d’influencer les programmes et services, étant en contact direct avec les membres du Conseil ou de la Commission du transport en commun;
   6. les employés qui, sans occuper un poste de direction, sont en contact direct avec les membres du Conseil ou de la Commission du transport en commun et exercent pour la Ville les fonctions suivantes :A. formuler des avis aux membres du Conseil, au Conseil ou à la Commission du transport en commun, notamment les employés qui fournissent des conseils de nature juridique, financière et politique, et en matière de ressources humaines;B. fournir des services d’approbation ou d’exécution, notamment les employés qui fournissent des services d’urbanisme, de construction, de délivrance de permis, d’inspection, d’octroi de subventions et d’approvisionnement;
   7. les employés qui sont en contact direct avec les membres du Conseil dans le cadre des activités du Conseil, des comités du Conseil et de la Commission du transport en commun;
   8. les employés qui exercent des fonctions de surveillance dans le cadre des élections municipales ou qui travaillent à la Direction des élections municipales et de la LAIMPVP du Bureau du greffier municipal;
4. les personnes fournissant des services professionnels à la Ville, dans le cadre de leurs fonctions (« public office holder »); (Règlement n° 2021–9)

« titulaire d’une charge publique de haut rang » s’entend des personnes suivantes :

1. les membres du Conseil municipal et les membres de leur personnel;
2. les membres citoyens de la Commission du transport en commun;
3. les dirigeants et employés municipaux suivants :
   1. le directeur municipal, le trésorier municipal et le greffier municipal;
   2. un directeur général ou un directeur. (« senior public office holder ») (Règlement n° 2021–9)

Article 2 - Règlements généraux

1. Le registre des lobbyistes est créé en vertu de l’article 223.9 de la partie V.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités.
2. Le Bureau du greffier municipal crée et gère, sous la supervision du registrateur, un registre dans lequel sont conservées toutes les inscriptions et déclarations enregistrées sous le régime du présent règlement municipal. (Règlement n° 2021–9)
3. Le registre est mis à la disposition du public aux fins d’examen par voie électronique à tout moment raisonnable.

Article 3 - Personnes et organismes exemptés

1. Le présent règlement ne s’applique pas aux personnes suivantes qui agissent en leur qualité officielle :
   1. Les membres du gouvernement ou du secteur public, autres que les employés municipaux, selon le cas :
      1. les membres du Sénat ou de la Chambre des communes du Canada, de l’assemblée législative d’une province, du conseil ou de l’assemblée législative d’un territoire, et leur personnel;
      2. les membres d’un conseil de Première nation au sens de la Loi sur les Indiens ou le conseil d’une bande indienne constituée aux termes d’une loi fédérale, et leur personnel;
      3. les employés ou les conseillers dont les services ont été retenus par le gouvernement du Canada, d’une province ou d’un territoire, par un conseil de Première nation, une société d’État provinciale ou fédérale, ou tout autre organisme public provincial ou fédéral;
      4. les membres d’un conseil ou d’un organisme établi par une loi, notamment un conseil local, qui est chargé d’administrer les affaires civiles ou municipales d’une municipalité du Canada, autres que la Ville elle-même ou que les employés des membres du conseil municipal, les dirigeants ou les employés de la municipalité ou du conseil local;
      5. les membres d’un gouvernement étranger national ou sous-national ainsi que leur personnel, ou encore les dirigeants, les employés, les agents diplomatiques, les fonctionnaires consulaires ou les représentants officiels de ce gouvernement au Canada;
   2. Les fonctionnaires et les employés suivants de la Ville et d’autres corps municipaux :
      1. les titulaires d’une charge publique;
      2. les dirigeants, administrateurs ou employés d’un conseil local de la municipalité qui agissent en leur qualité officielle;
   3. Les membres d’un comité consultatif qui sont nommés par le Conseil municipal et agissent en leur qualité officielle.
2. Sans préjudice de la portée générale du paragraphe (1), les conseils scolaires suivants :
   1. Ottawa-Carleton District School Board;
   2. Ottawa Catholic School Board;
   3. Conseil des écoles publiques de l’Est de l’Ontario;
   4. Conseil des écoles catholiques du Centre-Est.

Article 4 - Activités exemptées de l'application

Le présent règlement ne s’applique pas aux activités suivantes :

1. Les communications qui seront versées au dossier public ou qui ont lieu pendant une réunion du Conseil, d’un comité du Conseil ou de la Commission du transport en commun;
2. Les communications qui ont lieu pendant un processus public tel qu’une réunion, une audience ou une consultation publique, une journée portes ouvertes ou un événement médiatique organisé ou parrainé par la Ville ou par le titulaire d’une charge publique, ou concernant une demande;
3. Les communications de promotion à la défense ou à l’encontre d’une politique ou d’un programme énonçant une position dans l’intérêt de l’ensemble de la collectivité ou à son détriment, qu’il s’agisse d’un quartier ou de l’ensemble de la ville, et où cette position n’aurait aucun avantage direct, indirect ou présumé pour l’entreprise ou l’organisme à but lucratif pour qui les communications sont entreprises;
4. La communication qui se limite à une demande de renseignements;
5. La communication limitée à des compliments ou des plaintes au sujet d’un service ou d’un programme;
6. La communication d’une personne avec le titulaire d’une charge publique au nom d’un particulier, d’une entreprise ou d’un organisme, et portant sur les sujets suivants :
   1. l’exécution, l’interprétation ou l’application par le titulaire d’une charge publique d’une loi ou d’un règlement à l’égard du particulier, de l’entreprise ou de l’organisme;
   2. la mise en œuvre ou l’administration par le titulaire d’une charge publique d’une politique, d’un programme, d’une directive ou de lignes directrices à l’égard du particulier, de l’entreprise ou de l’organisme;
   3. une affaire de nature personnelle concernant le particulier, l’entreprise ou l’organisme, sauf les communications qui concernent une affaire répondant à la définition de lobbying, qui vise l’avantage du particulier, de l’entreprise ou de l’organisme;
7. La communication de l’auteur d’une demande, d’une partie intéressée ou de leurs représentants au sujet d’une demande de service, de subvention, d’approbation d’aménagement, de permis ou de toute autre licence ou permission, selon le cas :
   1. avec un employé de la Ville ou un membre du Conseil, si la communication se limite à des renseignements généraux sur une demande, y compris pour une demande projetée ou une demande en instance, ou vise à obtenir des renseignements sur le processus d’examen des demandes;
   2. avec un employé de la Ville si la communication fait partie du déroulement normal du processus d’approbation;
   3. pour une demande en matière d’urbanisme et d’aménagement, si la communication s’effectue avec un employé de la Ville qui joue un rôle dans le traitement d’une demande en matière d’urbanisme au cours de la consultation préalable officielle, du dépôt de la demande et du processus d’examen de la demande, y compris la phase de rédaction des ententes d’aménagement;
8. La présentation d’une soumission dans le cadre d’un processus d’approvisionnement et toute communication avec les employés désignés par la Ville, comme l’autorisent les politiques et les documents d’approvisionnement de la Ville;
9. La communication adressée à un membre du Conseil par ses électeurs ou par une personne au nom d’un électeur, au sujet d’une question générale de voisinage ou de politique publique;
10. Les communications directement liées aux réunions et processus consultatifs municipaux auxquels une personne participe en tant qu’intervenant;
11. La communication sur une question d’intérêt financier d’un groupe ou organisme sans but lucratif qui n’a pas de personnel salarié.

Article 5 - Interdiction relative aux honoraires conditionnelles

1. Nul ne peut verser à quiconque effectue des activités de lobbying en son nom un paiement qui est en tout ou en partie subordonné au succès des activités de lobbying.
2. Quiconque effectue du lobbying auprès du titulaire d’une charge publique ne peut recevoir un paiement qui est en tout ou en partie subordonné au succès des activités de lobbying.

Article 6 - Lobbyists

1. Tous les lobbyistes qui entreprennent une démarche particulière de lobbying doivent en faire rapport dans les quinze (15) jours ouvrables suivant le début de la démarche.
2. Les lobbyistes-conseils doivent indiquer dans leur rapport l’identité du client pour lequel ils ont entrepris une démarche de lobbying.
3. Les lobbyistes doivent déclarer s’ils ont occupé un poste de direction à la Ville et préciser la date à laquelle ils ont cessé de l’occuper.
4. Les lobbyistes sont tenus de déclarer s’ils occupent un poste dans un conseil local de la Ville.
5. Les lobbyistes sont tenus de se conformer au Code de déontologie dans le cadre de leurs activités de lobbying visant les titulaires d’une charge publique.
6. Les lobbyistes doivent vérifier leur profil tous les six (6) mois pour s’assurer qu’il est complet et à jour.
7. Une personne qui s’adonne à des activités de lobbying aux termes du présent Règlement est tenue de se conformer à celui-ci, qu’elle soit ou non un lobbyiste inscrit.

Article 7 - Restrictions sur le lobbying après la fin d'un emploi 

1. Quiconque a été titulaire d’une charge publique à la Ville ne peut s’adonner à des activités de lobbying dans l’année suivant la fin de son emploi à titre :
   1. de titulaire d’une charge créée par une loi, ce qui comprend :
      1. le trésorier municipal;
      2. le greffier municipal; 
      3. le vérificateur général;
      4. le commissaire à l’intégrité; 
      5. le chef du service du bâtiment;
   2. de directeur municipal; 
   3. de membre de l’équipe élargie de la haute direction, y compris les directeurs et les gestionnaires; 
   4. de représentant élu; 
   5. de membre du personnel d’un représentant élu. (Règlement n° 2022-414)

Article 8 - Nomination d'un commissaire à l'intégrité comme registrateur

1. Le commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa est nommé registrateur conformément à l’article 223.11 de la Loi de 2001 sur les municipalités.
2. En cas de vacance du poste de commissaire à l’intégrité, le greffier municipal est autorisé à assumer le rôle de registrateur pendant la période intérimaire. (Règlement n° 2021–9)

Article 9 - Reddition de comptes

1. En tant que registrateur, le commissaire à l’intégrité exerce ses fonctions indépendamment de l’administration municipale.
2. Le commissaire à l’intégrité rend compte au Conseil municipal, ou à un comité du Conseil que ce dernier peut désigner.

Article 10 - Responsabilités

Le commissaire à l’intégrité assume les responsabilités suivantes :

1. superviser l’administration du registre des lobbyistes;
2. fournir des conseils, des opinions et des interprétations au sujet de l’administration, de l’application et de l’exécution du présent règlement municipal;
3. mener des enquêtes ou présenter des demandes de renseignements de façon privée, pour déterminer s’il y a eu contravention au présent règlement municipal, comme le prévoit l’article 223.12 de la Loi de 2001 sur les municipalités;
4. suspendre ou révoquer une inscription;
5. veiller à l’exécution du présent règlement;
6. conseiller le Conseil sur les questions de lobbying, et recommander des améliorations et des modifications au présent règlement;
7. fournir un rapport annuel au Conseil ainsi que tous les renseignements et rapports périodiques que le registrateur estime appropriés;
8. exercer les fonctions que lui attribue le Conseil municipal.

Article 11 - Refus ou suspension d'une inscription ou d'une déclaration

1. Il se peut que le commissaire à l’intégrité examine les violations faites à ce règlement municipal en faisant appel à une démarche graduelle de sensibilisation, composée des actions suivantes :
   1. remise d’une lettre d’instructions;
   2. conclusion d’un accord de conformité.
2. Le commissaire à l’intégrité peut imposer une interdiction temporaire de communiquer en suivant la procédure suivante s’il estime que les exigences du présent règlement municipal n’ont pas été respectées :
   1. Première infraction : interdiction de communiquer avec un titulaire d’une charge publique durant un mois;
   2. Deuxième infraction : interdiction de communiquer avec un titulaire d’une charge publique durant trois mois;
   3. Troisième infraction : sanction déterminée par le commissaire à l’intégrité, à sa discrétion.
3. S’il décide d’imposer une interdiction temporaire de communiquer, le commissaire à l’intégrité en avise le particulier concerné de la manière qu’il choisit et lui expose les motifs de cette suspension.
4. S’il impose une interdiction temporaire de communiquer, le commissaire à l’intégrité en avise tous les titulaires d’une charge publique de haut rang et publie l’interdiction temporaire sur le site Web de la Ville. (Règlement n° 2021–9)

Article 12 - Retrait du registre

1. Le commissaire à l’intégrité peut retirer du registre une inscription ou une déclaration s’il estime que le lobbyiste concerné ne s’est pas conformé aux exigences du présent règlement municipal.
2. Lorsqu’une inscription ou une déclaration est supprimée du registre, le lobbyiste concerné est réputé ne pas l’avoir déposée, aux fins de ses obligations actuelles et futures dans le cadre du présent règlement municipal.

Article 13 - Renvoi aux responsables intéressés

Conformément au paragraphe 223.12 (7), si le commissaire à l’intégrité décide, lors d’une enquête, qu’il y a des motifs raisonnables de croire qu’une personne a enfreint une autre loi ou le Code criminel (Canada), il renvoie immédiatement l’affaire aux responsables appropriés et suspend son enquête jusqu’à ce qu’une décision définitive ait été rendue dans le cadre de l’enquête policière.

Article 14 - Titre abrégé

Le présent Règlement peut être désigné sous le nom de Règlement sur le registre des lobbyistes.

Les lobbyistes doivent respecter les normes de comportement qui sont prescrites par le présent Code de déontologie et qui régissent les activités de lobbying visant les titulaires d’une charge publique.

Article 1 - Honnêteté

Les lobbyistes doivent faire preuve d’intégrité et d’honnêteté dans toutes leurs relations avec les titulaires d’une charge publique, les clients, les employeurs, le public et les autres lobbyistes.

Article 2 - Transparence

Les lobbyistes doivent en tout temps faire preuve de transparence et de franchise dans leurs activités de lobbying, et ce, sans porter atteinte au respect de la confidentialité.

Article 3 - Divulgation de l'identité et de l'intention

1. Le lobbyiste qui communique avec le titulaire d’une charge publique doit divulguer l’identité du particulier ou de l’organisme au nom duquel il agit, ainsi que les motifs de la communication.
2. Les lobbyistes doivent inscrire le sujet de toute communication avec le titulaire d’une charge publique constituant du lobbying en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes.

Article 4 - Information et confidentialité

1. Les lobbyistes doivent informer leurs clients, leur employeur ou leur organisme des obligations qui leur incombent en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes, et notamment celle de se conformer au Code de déontologie des lobbyistes.
2. Les lobbyistes ne doivent fournir aux titulaires d’une charge publique que des renseignements exacts et véridiques.
3. Les lobbyistes ne doivent pas induire sciemment en erreur qui que ce soit, et ils doivent veiller à ne pas le faire par inadvertance.
4. Les lobbyistes ne doivent pas divulguer de renseignements confidentiels, à moins d’avoir obtenu le consentement éclairé de leur client, de leur employeur ou de leur organisme, ou que la loi l’exige.
5. Les lobbyistes ne doivent pas se servir de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de leurs activités de lobbying au désavantage de leur client, de leur employeur ou de leur organisme.

Article 5 - Intérêts divergents

1. Les lobbyistes ne doivent pas représenter des intérêts conflictuels ou concurrentiels sans le consentement écrit des personnes dont les intérêts sont en cause.
2. Les lobbyistes doivent informer les titulaires d’une charge publique qu’ils ont avisé leurs clients de tout conflit d’intérêts réel, possible ou apparent, et obtenu le consentement éclairé de chaque client concerné avant d’entreprendre ou de poursuivre l’activité en cause.
3. Les lobbyistes qui sont rémunérés pour conseiller la Ville ne doivent pas exercer de pressions sur les titulaires d’une charge publique pour le même sujet.

Article 6 - Influence répréhensible

1. Les lobbyistes doivent éviter toute pratique répréhensible et toute apparence d’irrégularité.
2. Les lobbyistes doivent éviter de placer sciemment les titulaires d’une charge publique en situation de conflit d’intérêts, d’infraction à leur code de déontologie ou de violation à leurs normes de comportement.
3. Les lobbyistes dont l'inscription des dossiers de lobbying est active, leurs clients inscrits au registre ou leurs employés ne doivent pas offrir ou remettre, directement ou indirectement, un cadeau, un avantage ou une invitation à des membres du Conseil ou à leur personnel.

Article 1 - Plaintes de non-conformité

Le Conseil municipal, l’un de ses membres ou un membre du public peut faire une demande d’enquête pour non-conformité au Règlement sur le registre des lobbyistes ou au Code de déontologie des lobbyistes.

Article 2 - Dépôt d’une plainte et classification par le registraire des lobbyistes

La plainte doit être présentée au registraire des lobbyistes, qui effectue une classification initiale pour déterminer si, à première vue, la plainte concerne une infraction au Règlement sur le registre des lobbyistes et ne relève pas d’autres lois ou politiques du Conseil. 

Article 3 - Plainte ne relevant pas de la compétence du registraire des lobbyistes

Si la plainte ne concerne pas, à première vue, le respect du Règlement sur le registre des lobbyistes ou si elle est assujettie à d’autres lois ou procédures, le registraire des lobbyistes en informe le plaignant par écrit.

Article 4 - Refus de mener une enquête

Le registraire des lobbyistes peut refuser de mener une enquête ou mettre fin à une enquête s’il est d’avis :

1. qu’il n’y a pas de motifs ou pas de motifs suffisants pour faire enquête;
2. que la plainte est futile ou vexatoire, ou qu’elle n’est pas déposée de bonne foi;
3. qu’une enquête ou que la poursuite d’une enquête n’aurait aucune fin utile.

Article 5 - Enquête

1. Le registraire des lobbyistes procède comme suit, sauf indication contraire dans la Loi sur les enquêtes publiques :
   1. Transmettre la plainte et les documents d’accompagnement au lobbyiste dont le comportement est remis en question, et lui demander de répondre par écrit aux allégations dans les dix (10) jours ouvrables.
2. Après avoir étudié les documents reçus, le registraire des lobbyistes peut, au besoin, discuter avec quiconque, consulter et examiner tout autre document papier ou électronique, et entrer dans tout lieu municipal en lien avec la plainte aux fins d’enquête et de résolution du conflit.

Article 6 - Suspension et renvoi aux responsables intéressés

Conformément au paragraphe 223.12 (7) de la Loi de 2001 sur les municipalités, si le registraire des lobbyistes décide, lors d’une enquête, qu’il y a des motifs raisonnables de croire qu’il y a eu contravention à une autre loi ou au Code criminel du Canada, il renvoie immédiatement l’affaire aux responsables intéressés et suspend son enquête jusqu’à ce que l’enquête policière et l’accusation qui peuvent s’ensuivre aient fait l’objet d’une décision définitive. Il fait également rapport de la suspension au Conseil.

Article 7 - Rapport de recommandations

1. Au terme d’une enquête, le registraire des lobbyistes doit remettre au lobbyiste une copie de la version provisoire du rapport et lui laisser cinq (5) jours ouvrables pour transmettre ses commentaires.
2. Si la plainte est fondée en totalité ou en partie, le registraire des lobbyistes doit adresser au Conseil un rapport faisant état des constatations, des modalités de l’arrangement amiable ou des mesures correctives recommandées par l’article 11 du Règlement.
3. Le registraire des lobbyistes fournit une copie du rapport au lobbyiste concerné.
4. Si la plainte n’est pas fondée, à moins de circonstances exceptionnelles, le registraire des lobbyistes ne présente pas les résultats de son enquête au Conseil, sauf dans le cadre de rapports annuels ou d’autres rapports périodiques.

Article 8 - Rapport au Conseil municipal

Dès réception d’un rapport, le greffier municipal doit inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil municipal l’avis d’intention du registraire des lobbyistes de déposer un rapport pour examen à la réunion ordinaire suivante du Conseil.

Article 9 - Obligations du Conseil

Le Conseil doit étudier le rapport et y donner suite à la réunion suivant le jour où le rapport lui est soumis.

Article 10 - Divulgation publique

1. Le registraire des lobbyistes et toute personne relevant de sa compétence doivent préserver le caractère confidentiel de l’information dans les cas opportuns et lorsque cette mesure ne gêne pas le déroulement d’une enquête, sauf dans les cas où la loi et le présent protocole de plaintes l’exigent.
2. Le registraire des lobbyistes doit conserver tous les documents se rapportant à la plainte et à l’enquête.
3. Lorsque le registraire des lobbyistes soumet son rapport au Conseil, l’identité de la personne qui est visée par la plainte ne doit pas être considérée comme un renseignement confidentiel si le registraire des lobbyistes constate qu’il y a eu manquement.
4. Tous les rapports du registraire des lobbyistes adressés au Conseil sont rendus publics sur ottawa.ca.