Museum artefact collections

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The City of Ottawa Museums care for and manage Ottawa’s evidence of human history beyond the written word. Over 200,000 objects in our artefact collections tell the story of the city’s evolution and the people who shaped it – from the earliest settlers to local celebrities.

As stewards of Ottawa’s material culture, we hold these objects in trust for the people of Ottawa and present them to the public through programs and events, permanent and temporary exhibitions, during Doors Open Ottawa, and by appointment at our artefact storage centres.

If you are interested in viewing some of our artefacts online, visit



Hi. Welcome to Collections Matters where we discuss all things relating to the storage, care and conservation of museum artefacts. I’m Darren Levstek, Curator of Collections for the City of Ottawa Museums. Today we will be taking a virtual tour of the City of Ottawa’s Museums storage facilities. So, join us as we visit these sites and look at some of the more interesting artefacts in our collection.

The City of Ottawa operates five museums…They are:

Cumberland Heritage Village Museum
Billings Estate National Historic Site
Nepean Museum
Fairfields Heritage House
Pinhey’s Point Heritage Site
We also manage two rather large collections

The Gloucester Collection
The City of Ottawa Archaeology Collection
Our collection is comprised of over 300,000 artefacts and archaeological specimens. Through research, visual presentation and digital resources, these objects tell the story of the Ottawa’s evolution and the people who shaped it – from the earliest settlers to its local celebrities.

For example, this Renaissance Revival chair was owned by Braddish Billings, the patriarch of the Billings family. This was a favorite of Braddish’s and if we look closely, we can get a fairly good idea of how he used the chair. Over years of continuous use, the natural oils from his body and hair, along with dirt and sweat from the clothes and skin, have stained the chair. This is most notable on the back rest and the right arm of the chair. If we look at the upper portion of the backrest where his head sit, we can see stains on both the right and left sides, but the left side is much darker than the that on the right. Similarly, the right arm of the chair is much darker than the left arm. This suggests that when Braddish sat in this chair, he probably slouched to the left-side, resting his weight on his right arm and his back, likely while reading a book or taking a nap. Did I mention that this is probably the same chair that he sat in for his post-mortem portrait although because the chair was covered, we can’t be certain.

Many of our artefacts are presented to the public through the programs, events, and permanent and temporary exhibitions at our museums. Although these artefacts are on display, this is considered a method of collection storage. When artefacts are not being displayed, they are stored in one of our five storge facilities. The City of Ottawa Museum Storage facilities are strategically located in the south, central, north, east, and west regions of the city.  These facilities are quite large and combined, they hold 275,000 cubic feet of artefacts.

The collection is as diverse as it is large and ranges from farming vehicles and machinery to toothbrushes and silver; from clothing and textiles to photographs and maps; from dolls and toys to vacuums and telephones and from archaeology to signage.

Each artefact is given a unique three-part identification number, or accession number. Which is essentially a code telling us when the artefact was donated, the order in which it was received and the number of objects that are associated with that donation. In other words, this chair was donated in 2018. It was the first donation accepted that year and this gift included at least one object – which of course was the chair. The artefact is described in detail and photographs capturing each unique feature of the artefact are included in the file. The artefact is then assigned a storage location, which is also documented. The accession number is physically applied to the artefact and the artefact it tagged and placed in a safe location.

This last point, regarding a safe storage location, is perhaps the most important element of collection management. Ensuring an artefact is safe and protected requires our collection management team constantly attend to the collection, checking for any irregularities that may surface. This includes maintaining proper temperature and humidity, pest management and having plans in place for all emergencies such as flood.

Our east storage facility, one of our largest, is generally used to store oversized artefacts such as cars, tractors, combines, threshers, wagons and other vehicles and machinery. Typically, these artefacts are not harmed but colder climates, but can be damaged when exposed to rain, snow and excessive sunlight. This facility allows us to keep the artefacts in a dry, covered environment and it is big enough to allow us to move the vehicles when necessary.

Our north facility has an elaborate HVAC system which is perfect for the storage of furniture. Furniture, specifically furniture made of wood, must be stored in a controlled humid environment. If there is too much humidity, wood can wood can warp and become misshaped. If the climate is too dry, the wood can split. Aside from protecting the wood, the controlled humidity also protects the decorative elements of the furniture such as inlay, embroidery and even the porcupine quills ornamenting this piano bench. Additionally, these massive rolling shelves allow us to stack heavy artefacts and maximize storage space.

Storing like artefacts together, or according to the artefact’s nomenclature, lets us to have a better visual understanding of the complexity of our collection. This also allows for better pest management control. Insects and rodents can cause immeasurable damage to a collection – especially textiles and any object with an element of protein in it, like leather.

Leather artefacts are generally located on higher shelves or in boxes, protecting them from rodents.

Textiles are covered and placed on hanging racks, in boxes or in sealed cabinets, keeping them out of reach from insects and rodents. Quilts are wrapped in tissue and rolled onto a sono tube covered with mylar. The tubes are then hung to maximize storage space.

Unlike wood, metal artefacts require an arid climate, free of any moisture which prevents corrosion and rust. Silver is wrapped in special cloth and sealed in Polyethylene bags to prevent oxidization – minimizing the need to continuous polishing.

Fuel and chemical containers are aired out to release any toxins prior to being placed in a collection storage location. This prevents both corrosion of the container and the potential of contamination to other artefacts.

Archaeology is stored according to the archaeological site location, or the Borden number. The specimens are placed in individual Polyethylene bags and then stored in boxes. The boxes are tagged and filed away

Ceramics, pottery, china and glass are relatively innate meaning they are less likely to be damaged by the environment. As long as these artefacts are protected from the elements and do not face extreme temperature fluctuation, they will be fairly safe.

Although monitored regularly, the artefacts in our collection do require conservation from time to time. Depending on the artefact, this work is either done on site, out sourced, or in the laboratory located at our central storage facility.

The objects in our collection are held in trust for the people of Ottawa. As stewards of Ottawa’s material culture, we are responsible for ensuring the artefacts in our collection last as long as possible so that future generations may experience the captivating and intellectual merits the City of Ottawa Museums collection has to offer.

I hope you have enjoyed this brief behind the scenes tour of our collection storage facilities. If you are interested in viewing some of our collection that are online, visit the Ottawa Museums & Archives Collections by typing

Thank you for joining us. If you have any questions about our storage facilities, or anything else relating to the care of artefacts, you can reach out to us at - and remember, if it's worth keeping it's worth preserving.

See you next time.

Billings Estate National Historic Site

A large portion of the Billings Estate National Historic Site artefact collection received Canadian Cultural Property designation in 1996 because of its significance as material evidence of the historic development of the nation's capital. The eclectic collection contains more than 27,000 artefacts - many of which are on exhibition at the museum - that belonged to the family and their neighbours, including furniture, household goods, personal possessions, an extensive library, tools, entomological specimens, agricultural equipment and a 1959 Cadillac. 

Cumberland Heritage Village Museum

Representing a fascinating period in our history - the 1920s and 1930s - the Cumberland Heritage Village Museum's collection represents the social, cultural, technological, and economic changes of the era between the First and Second World Wars. Textiles, mass communication devices, agricultural equipment, recreational items, and furnishings are just a few examples of the more than 19,000 objects in our care in this collection, with many of them on site as part of the museum's immersive exhibition experience.

Fairfields Heritage House

Purchased by William Bell in the 1820s, the Bell family homestead – now known as Fairfields Heritage House – remained in the Bell family for nearly 175 years. The collection of 3,000 artefacts tells the history of five generations of the Bell family within the context of the greater Ottawa area. Many of these objects are on exhibition at the historic house.

Gloucester Collection

Featuring a set of surveying equipment originally belonging to William Ogilvie, originally from Gloucester Township and a Canadian Dominion land surveyor, this collection contains more than 16,000 artefacts representing rural heritage.

Unique to this collection is a homemade wooden bike and several rare children's toys. It also includes tools and equipment, household effects, and personal belongings from residents of the farms and villages spread throughout Gloucester Township. Several of the items in this collection are on display as part of the primary exhibition at Billings Estate National Historic Site.

Nepean Museum

The 20,000 objects in the Nepean Museum's artefact collection tell the history of Nepean from 1792 to 2001, with objects representing farming, industry, entertainment, fashion, law enforcement, sports, toys and games, and politics. Collection highlights include items that belonged to Sir Evan Nepean himself. The objects are used in programs and exhibitions both at the museum and as part of outreach activities.

Pinhey's Point Historic Site

The artefact collection that supports Pinhey's Point Historic Site includes historic items from the Pinhey family, dating back to as early as their life in England to their settlement at Horaceville, and including objects from the 3rd and 4th generations of the Pinhey family. Objects from contemporaries of the Pinhey family on neighbouring riverfront properties are also part of the collection. The Pinhey's Point Foundation owns this artefact collection and uses them for the indoor exhibitions at the site.

Archaeological Material

Archaeological material and objects specific to our five museums and those that were unearthed during the excavations at Lebreton Flats are housed in our care. A selection of these items is on display at the museums and as part of an exhibition at City Hall (110 Laurier Avenue West) during Archaeology Month in August.

Transcription française de la vidéo: Faits sur les collections – L’entreposage des artéfacts


00:28  Bonjour! Bienvenue sur le site Nouvelles sur les collections où nous discutons de tout ce qui concerne l’entreposage, la prise en charge et la conservation des artefacts de musée. Je suis Darren Levstek, conservateur des collections des musées de la Ville d’Ottawa. Aujourd’hui, nous allons effectuer une visite virtuelle des installations d’entreposage des musées de la Ville d’Ottawa. Joignez-vous à nous pour visiter ces sites et examiner certains des artefacts les plus intéressants de notre collection.

La Ville d’Ottawa gère cinq musées :

  • le Musée-village du patrimoine de Cumberland
  • le Lieu historique national du domaine Billings
  • le Musée de Nepean
  • la Maison historique Fairfields
  • le Lieu historique de Pinhey’s Point

La Ville gère également deux collections assez importantes :

  • la Collection de Gloucester
  • la Collection d’artefacts archéologiques de la Ville d’Ottawa

Notre collection est composée de plus de 300 000 artefacts et spécimens archéologiques. Grâce à la recherche, à la présentation visuelle et aux ressources numériques, ces objets racontent l’évolution de la ville d’Ottawa et des personnes qui l’ont façonnée — des premiers colons aux célébrités locales.

Par exemple, cette chaise de style néo-Renaissance a appartenu à Braddish Billings, le patriarche de la famille Billings. Cette chaise était la préférée de Braddish et, si l’on regarde de près, on peut se faire une assez bonne idée de la façon dont il l’utilisait. Après des années d’une utilisation continue, les huiles naturelles de son corps et de ses cheveux ainsi que la saleté et la sueur de ses vêtements et de sa peau ont taché la chaise, comme on peut le constater notamment sur le dossier et le bras droit de celle-ci. Si l’on s’attarde à la partie supérieure du dossier où repose la tête, on peut voir des taches sur les côtés droit et gauche, mais le côté gauche est beaucoup plus foncé que celui de droite. De même, le bras droit de la chaise est beaucoup plus foncé que le bras gauche. Cela laisse penser que lorsque Braddish était assis sur cette chaise, il se tenait probablement penché sur le côté gauche, laissant reposer son poids sur son bras droit et son dos, probablement en lisant un livre ou en faisant une sieste. Ai-je mentionné que c’est probablement la même chaise que celle dans laquelle il était assis pour sa photo post-mortem, bien que nous ne puissions pas en être certains car la chaise était couverte?

Un grand nombre de nos artefacts sont présentés au public dans le cadre des programmes, des événements et des expositions permanentes et temporaires de nos musées. Même si les artefacts sont exposés, on considère qu’il s’agit d’une méthode d’entreposage des collections.

Lorsque les artefacts ne sont pas exposés, ils sont entreposés dans l’une de nos cinq installations d’entreposage. Les installations d’entreposage de la collection des musées de la Ville d’Ottawa sont stratégiquement situées dans les secteurs sud, centre, nord, est et ouest de la ville. Ces installations, qui sont assez vastes, contiennent en tout 275 000 pieds cubes d’artefacts.

La collection, qui est aussi diversifiée que vaste, va des véhicules et des machines agricoles aux brosses à dents et à l’argenterie; des vêtements et des textiles aux photographies et aux cartes; des poupées et des jouets aux aspirateurs et aux téléphones et des objets archéologiques aux panneaux d’orientation.

Chaque artefact se voit attribuer un numéro d’identification unique en trois parties, ou numéro d’acquisition. Il s’agit essentiellement d’un code nous indiquant la date à laquelle l’artefact nous a été donné, l’ordre dans lequel il a été reçu et le nombre d’artefacts associés à ce don. Autrement dit, cette chaise a été donnée en 2018. Il s’agissait du premier don accepté cette année-là, et ce don comportait au moins un objet — qui était bien sûr la chaise. L’artefact est décrit en détail et des photographies illustrant chaque caractéristique unique de l’artefact sont incluses dans le dossier. L’artefact est ensuite affecté à un lieu d’entreposage, qui est également documenté. Le numéro d’acquisition est physiquement apposé sur l’artefact, qui est étiqueté et placé dans un endroit sûr.

Ce dernier point, qui concerne un lieu d’entreposage sûr, est peut-être l’élément le plus important de la gestion de la collection. Pour garantir la sécurité et la protection d’un artefact, notre équipe de gestion de la collection doit s’en occuper en permanence, en vérifiant toute irrégularité qui pourrait apparaître. Il s’agit notamment de maintenir une température et une humidité adéquates, d’éliminer les parasites et de mettre en place des plans pour parer à toute urgence, comme une inondation.

Notre installation d’entreposage du secteur est l’une de nos plus vastes installations et sert généralement à entreposer des artefacts de grandes dimensions tels que des voitures, des tracteurs, des moissonneuses-batteuses, des batteuses, des wagons et d’autres véhicules et machines. En général, ces artefacts ne sont pas endommagés par les climats plus froids, mais ils peuvent l’être lorsqu’ils sont exposés à la pluie, à la neige et à un ensoleillement excessif. Cette installation nous permet de conserver les artefacts dans un environnement sec et couvert, et elle est suffisamment grande pour nous permettre de déplacer les véhicules en cas de besoin.

Notre installation du secteur nord dispose d’un système de CVC élaboré qui est idéal pour le stockage de meubles. Les meubles, en particulier ceux en bois, doivent être conservés dans un environnement humide contrôlé. S’il y a trop d’humidité, le bois peut gauchir et prendre une mauvaise forme. Si le milieu est trop sec, le bois peut se fendre. Outre la protection du bois, le contrôle de l’humidité protège également les éléments décoratifs du meuble tels que les incrustations, les broderies et même les piquants de porc-épic qui ornent ce banc de piano. De plus, ces énormes étagères roulantes nous permettent d’empiler les objets lourds et d’optimiser l’espace de rangement.

Le fait de regrouper les artefacts similaires ou de les ranger selon leur nomenclature nous permet d’avoir une meilleure appréciation visuelle de la complexité de notre collection. Cela nous permet également de mieux lutter contre les organismes nuisibles. Les insectes et les rongeurs peuvent causer des dommages incommensurables à une collection — en particulier les textiles et tout objet contenant un élément de protéine, comme le cuir.

Les artefacts en cuir sont généralement placés sur les étagères du haut ou dans des boîtes, ce qui les protège des rongeurs.

Les textiles sont couverts et placés sur des étagères suspendues, dans des boîtes ou dans des armoires scellées, ce qui les met hors de portée des insectes et des rongeurs. Les couettes sont enveloppées dans du papier de soie et roulées sur un tube sono recouvert de mylar. Les tubes sont ensuite suspendus pour optimiser l’espace d’entreposage.

Contrairement au bois, les objets en métal exigent un milieu aride, exempt de toute humidité, ce qui les empêche de se corroder et de rouiller.

L’argent est enveloppé dans un tissu spécial et scellé dans des sacs en polyéthylène pour éviter qu’il s’oxyde, ce qui réduit la fréquence des polissages.

Les contenants de carburant et de produits chimiques sont aérés pour libérer les substances toxiques qui peuvent s’y trouver avant d’être placés dans un lieu d’entreposage de la collection. Cela permet d’éviter à la fois la corrosion du contenant et le risque de contamination d’autres artefacts.

Les objets archéologiques sont conservés en fonction de l’emplacement du site archéologique ou du numéro Borden. Les spécimens sont placés dans des sacs individuels en polyéthylène, puis stockés dans des boîtes. Les boîtes sont étiquetées et classées.

La céramique, la poterie, la porcelaine et le verre sont relativement inaltérables, ce qui signifie qu’ils sont moins susceptibles d’être endommagés par l’environnement. Tant que ces objets sont protégés des éléments et qu’ils ne sont pas soumis à des fluctuations extrêmes de température, ils sont relativement protégés.

Même s’ils font l’objet d’une surveillance régulière, les artefacts de notre collection doivent être entretenus de temps à autre. Selon l’objet, ce travail est effectué sur place, à l’extérieur, ou dans le laboratoire situé dans notre installation d’entreposage centrale.

Les objets de notre collection sont détenus en fiducie pour la population d’Ottawa. En tant que gardiens de la culture matérielle d’Ottawa, nous avons la responsabilité de veiller à ce que les artefacts de notre collection durent le plus longtemps possible afin que les générations futures puissent découvrir et apprécier la valeur de la collection des musées de la Ville d’Ottawa.

J’espère que vous avez apprécié cette brève visite des coulisses des installations d’entreposage de notre collection.

Si vous souhaitez voir certains volets de notre collection qui sont en ligne, consultez les Collections archivistiques et muséales d’Ottawa en tapant

Merci de vous être joints à nous. Si vous avez des questions sur nos installations d’entreposage ou sur tout autre sujet lié à la préservation des artefacts, vous pouvez nous écrire à — et rappelez-vous que si un objet vaut la peine d’être conservé, il vaut la peine d’être préservé. Au plaisir de vous revoir.