Notes de service émises par le Bureau du greffe municipal

Date : Le 1 mars 2024 

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : David White, avocat général et greffier municipal par intérim 

La présente note de service vise à informer les membres du Conseil des changements à venir dans les lois provinciales sur les services policiers. Le gouvernement de l’Ontario a en effet déclaré que le 1^er avril 2024, diverses dispositions législatives prendront effet en application des projets de loi 68 (Loi de 2019 sur la refonte complète des services de police de l’Ontario) et 102 (Loi de 2023 sur le renforcement de la sécurité et la modernisation de la justice).

Ces changements touchent beaucoup d’aspects des services policiers, notamment le rôle des conseils municipaux par rapport aux commissions de services policiers. Le projet de loi 68 abrogera la Loi sur les services policiers en vigueur et la remplacera par la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers. La province a aussi adopté plus de 25 règlements d’application en vertu de cette nouvelle loi, lesquels, de façon générale, prendront effet le 1^er avril 2024.

Le personnel analyse les exigences législatives et les dispositions transitoires. Il prévoit présenter les points pour lesquels le Conseil doit prendre des mesures dans les délais prescrits dans le cadre de l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026, comme il est indiqué ci- dessous et dans la pièce jointe aux présentes.

Responsabilités générales relatives aux services policiers

Le projet de loi 68 modifie le libellé entourant le rôle de la municipalité relativement aux services policiers. Actuellement, le paragraphe 4(1) de la Loi sur les services policiers prévoit qu’une municipalité doit offrir « des services policiers convenables et efficaces qui sont adaptés à ses besoins ». Mais selon le paragraphe 31(1) de cette même loi, c’est la commission municipale de services policiers qui est chargée « de la prestation de services policiers convenables et efficaces dans la municipalité […] ».

Dans sa version modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 10(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers – qui traite de la responsabilité de la prestation des services policiers – précise que les commissions de services policiers doivent offrir « des services policiers convenables et efficaces dans le secteur pour lequel leur incombe la responsabilité des services policiers, selon les besoins de la population du secteur et eu égard à sa diversité ». La loi modifie aussi la définition de « services policiers convenables et efficaces », comme on le voit dans la pièce jointe 1.

Il est dit qu’une municipalité qui assure le fonctionnement d’une commission municipale doit lui fournir un financement suffisant pour « observe[r] la présente loi et les règlements » et « couvrir les dépenses de fonctionnement de la commission, à l’exclusion de la rémunération de ses membres ».

Questions pour lesquelles le Conseil doit prendre des mesures dans les délais prescrits

Le Conseil devra s’occuper des questions suivantes dans les délais prescrits une fois la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers en vigueur. Comme il a été

mentionné, le personnel prévoit que ces questions seront passées en revue par le Conseil dans le cadre de l’Examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026 :

1. Taille d’une commission de service de police – La Commission de services policiers d’Ottawa compte actuellement sept membres, ce qui correspond au maximum prévu dans la Loi sur les services policiers. En revanche, la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers prévoit qu’un conseil peut établir que sa commission municipale se compose de cinq, sept ou neuf membres; par défaut, elle se compose de cinq membres, sauf si la municipalité adopte une résolution modifiant ce nombre.
2. Plan de diversité obligatoire pour les personnes nommées à la commission de services policiers par le conseil municipal – Chaque municipalité qui assure le fonctionnement d’une commission municipale devra « prépare[r] et approuve[r], par résolution, un plan de diversité visant à garantir que les membres de la commission municipale qu’elle nomme sont représentatifs de la diversité de la population de la municipalité ».

Questions pouvant influer sur les décisions et processus du Conseil

Au besoin, le personnel s’occupera des autres dispositions des projets de loi 68 et 102 qui pourraient influer sur le Conseil après le 1^er avril 2024 :

1. Nomination par la municipalité des membres de la commission de service de police – La Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers impose de nouvelles exigences touchant la diversité, les compétences, la promotion de l’ouverture des nominations et les vérifications du dossier de police lors d’une nomination, de même que de nouvelles restrictions quant au droit de siéger à la commission.
2. Questions et processus budgétaires de la commission de service de police – La Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers modifie, entre autres, la marche à suivre si une commission de service de police n’est pas d’accord avec le budget établi par le conseil municipal. Le personnel donnera des précisions à ce sujet avant le processus budgétaire de 2025.
3. Planification et rapport de la commission – La commission de service de police devra avoir un plan stratégique pour la prestation des services policiers, et pour ce faire, elle devra consulter différentes entités, notamment le conseil municipal. Au plus tard le 30 juin de chaque année, elle devra déposer auprès de la municipalité un rapport annuel sur diverses questions, comme la mise en œuvre du plan stratégique.
4. Plan de sécurité et de bien-être communautaires – La Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers maintient l’exigence d’avoir un tel plan, mais oblige la municipalité à consulter, durant sa préparation, les particuliers qui ont bénéficié ou bénéficient de services de santé mentale ou de traitement de dépendances. Le nouveau règlement exige en outre que le conseil municipal examine et, s’il y a lieu, révise ce plan tous les quatre ans.

Le personnel analyse également les nouvelles dispositions touchant les « employeurs d’agents spéciaux ».

La pièce jointe à la présente note de service détaille les questions susmentionnées et résume certaines dispositions s’appliquant à la Commission de services policiers d’Ottawa. Ce résumé traite notamment des nouvelles exigences concernant les réunions publiques, les politiques, la formation, le code de conduite des membres de la Commission et la nomination, par la province, d’un inspecteur général des services policiers ayant notamment pour mandat d’encadrer les commissions de services policiers. Le 22 janvier 2024, la Commission de services policiers d’Ottawa a examiné les rapports intitulés Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers et Plan de travail de la Commission de services policiers d’Ottawa pour 2024, qui présentent plus d’informations, mais dans l’optique du Service de police d’Ottawa et de la Commission de services policiers d’Ottawa.

J’espère que la présente note vous sera utile.

David White
Avocat général et greffier municipal par intérim

Pièce jointe 1 – Résumé des modifications législatives : projets de loi 68 et 102

Le présent document détaille les modifications législatives qui prendront effet le 1^er avril 2024, en application des projets de loi 68 (Loi de 2019 sur la refonte complète des services de police de l’Ontario) et 102 (Loi de 2023 sur le renforcement de la sécurité et la modernisation de la justice). Ces modifications touchent essentiellement des questions qui influeront sur les rôles et responsabilités du Conseil par rapport à la Commission de services policiers d’Ottawa.

Questions pour lesquelles le Conseil doit prendre des mesures dans les délais prescrits

1.  Taille d’une commission de service de police (commission de services policiers)

Une municipalité peut établir par résolution que sa commission se compose de cinq, sept ou neuf membres [paragraphe 31(3) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et  les services policiers]. Par défaut, la commission se compose de cinq membres, sauf si la municipalité adopte une résolution modifiant ce nombre [paragraphe 31(2)].

L’article 27 de la version actuelle de la Loi sur les services policiers prévoit que de manière générale, une commission de services policiers doit se composer de trois ou cinq membres, mais peut en compter sept dans certains cas. La Commission de services policiers d’Ottawa compte actuellement sept membres – en effet, le paragraphe 6(3) de la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa prévoit ceci : « Le 1^er janvier 2001, la cité est réputée avoir demandé, en vertu du paragraphe 27 (9) de la Loi sur les services policiers, que le nombre des membres de la Commission des services policiers d’Ottawa soit porté à sept, et le lieutenant-gouverneur en conseil est réputé avoir approuvé la demande. »

Selon le paragraphe 27(9) de la Loi sur les services policiers dans sa version en vigueur, une commission de sept membres comprend les personnes suivantes :

a) Le président du conseil municipal ou, s’il choisit de ne pas être membre de la commission de police, un autre conseiller nommé par résolution du conseil;

b) Deux conseillers nommés par résolution du conseil;

c) Une personne nommée par résolution du conseil, qui n’est ni un conseiller ni un employé de la municipalité;

d) Trois personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil.

D’après la nouvelle loi, une commission de sept membres aurait la même composition générale que ci-dessus [une modification de l’alinéa a) précise que si le maire ne peut pas être membre, il faut nommer un autre conseiller municipal], comme le prévoit le paragraphe 31(5). Pour une commission de neuf membres, s’ajouteraient à ces personnes un autre conseiller municipal nommé par la municipalité et une autre personne nommée par le lieutenant-gouverneur en conseil [paragraphe 31(6)]. Une commission de cinq membres comprendrait un conseiller municipal nommé par la municipalité et deux personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil [paragraphe 31(4)].

Concernant la transition, le paragraphe 31(11) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers précise que « […] les membres de la commission municipale qui sont en fonction immédiatement avant le jour de l’entrée en vigueur du présent paragraphe continuent d’exercer leurs fonctions à ce titre jusqu’à l’expiration de leurs mandats. »

Selon d’autres dispositions transitoires prévues au paragraphe 31(13), une commission municipale peut conserver le même nombre de membres qu’elle comptait aux termes de la Loi sur les services policiers jusqu’au premier en date des jours suivants :

a) le jour où la municipalité adopte une résolution définissant la taille de la commission;

b) le jour où un nouveau conseil municipal est constitué à la suite des premières élections municipales ordinaires qui ont lieu après le jour de l’entrée en vigueur du paragraphe.

Si la municipalité n’adopte pas de résolution définissant la taille de la commission avant le jour où un nouveau conseil municipal est constitué, le nombre de membres par défaut (cinq) commence à s’appliquer à la commission municipale ce jour-là [paragraphe 31(14)].

2.  Plan de diversité obligatoire

Le paragraphe 28(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers exige que chaque municipalité qui assure le fonctionnement d’une commission municipale « prépare et approuve, par résolution, un plan de diversité visant à garantir que les membres de la commission municipale qu’elle nomme sont représentatifs de la diversité de la population de la municipalité ». De plus, selon le paragraphe 28(5) de cette loi, le premier plan de diversité de la municipalité doit être approuvé avant la dernière en date des échéances suivantes :

1. 12 mois après le jour de l’entrée en vigueur de l’article 28 de la Loi;
2. 12 mois après la constitution par la municipalité de sa commission municipale.

Le plan doit être publié sur Internet conformément aux éventuels règlements pris par le ministre [paragraphe 28(2)]. Au moins une fois tous les quatre ans, la municipalité doit examiner et, s’il y a lieu, réviser le plan [paragraphe 28(3)]. La municipalité est aussi tenue de publier sur Internet des rapports sur la mise en œuvre du plan, conformément aux éventuels règlements pris par le ministre [paragraphe 28(4)].

Questions pouvant influer sur les décisions et processus du Conseil

1. Modification du rôle de la municipalité relativement aux services policiers

Actuellement, le paragraphe 4(1) de la Loi sur les services policiers prévoit qu’une municipalité doit offrir « des services policiers convenables et efficaces qui sont adaptés à ses besoins ». En outre, le paragraphe 4(2) précise que ces services doivent comprendre, au minimum, l’ensemble de ce qui suit :

1. La lutte contre la criminalité.

2. L’exécution de la loi.

3. L’aide aux victimes d’actes criminels.

4. Le maintien de l’ordre public.

5. L’intervention dans les situations d’urgence.

Le paragraphe 4(3), lui, indique ceci : « Lorsqu’elle offre des services policiers convenables et efficaces, une municipalité est chargée de fournir l’infrastructure et les services administratifs nécessaires à la prestation de ces services, notamment des véhicules, des bateaux, du matériel, des dispositifs de communication, des immeubles et des fournitures. »

Dans sa version modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 10(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers – qui traite de la responsabilité de la prestation des services policiers – porte que les commissions de service de police doivent offrir « des services policiers convenables et efficaces dans le secteur pour lequel leur incombe la responsabilité des services policiers, selon les besoins de la population du secteur et eu égard à sa diversité ». Selon l’alinéa 37(1)a) de cette loi, dans sa forme modifiée par le projet de loi 102, toute commission de service de police doit offrir « des services policiers convenables et efficaces dans le secteur pour lequel la responsabilité des services policiers lui incombe », et remplir diverses autres fonctions.

Dans sa forme modifiée, le paragraphe 11(1) de la même loi définit les « services policiers convenables et efficaces » comme suit : « Des services policiers convenables et efficaces s’entendent de l’ensemble des fonctions suivantes, assurées conformément aux normes prévues dans les règlements, y compris les normes portant sur la prévention des conflits d’intérêts, et aux exigences de la Charte canadienne des droits et libertés et du Code des droits de la personne :

1. La lutte contre la criminalité.
2. L’exécution de la loi.
3. Le maintien de la paix publique.
4. L’intervention dans les situations d’urgence.
5. L’aide aux victimes d’actes criminels.
6. Toute autre fonction policière prescrite. »

Le paragraphe 11(2), lui, établit que les « services policiers convenables et efficaces » excluent « l’exécution des règlements municipaux ou des règlements administratifs de Première Nation, à l’exception des règlements municipaux ou administratifs prescrits » et « la sécurisation des tribunaux conformément à la partie XV ». Le paragraphe 11(3), quant à lui, prévoit ceci : « Il est entendu qu’une commission de service de police ou le commissaire peut offrir des services policiers ou d’autres services qui dépassent les normes en matière de services policiers convenables et efficaces, y compris l’exécution des règlements municipaux et administratifs. »

En ce qui concerne le rôle de la municipalité, le paragraphe 50(1), dans sa forme modifiée par le projet de loi 102, indique qu’une municipalité qui assure le fonctionnement d’une commission municipale doit lui fournir un financement suffisant pour « observe[r] la présente loi et les règlements » et « couvrir les dépenses de fonctionnement de la commission, à l’exclusion de la rémunération de ses membres ».

2.  Nomination par la municipalité des membres de la commission de service de police

Nouveaux facteurs à prendre en compte

Le paragraphe 33(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers présente des éléments dont le conseil municipal (ou « la personne ou l’organisme qui effectue une nomination ») doit tenir compte lorsqu’il nomme ou renomme un membre d’une commission de service de police :

a) La nécessité de veiller à ce que la commission de service de police soit représentative du secteur qu’elle dessert, eu égard à la diversité de sa population;

b) La nécessité pour les membres de la commission de service de police de posséder les compétences prescrites, le cas échéant;

c) Tout plan de diversité applicable.

Nouvelles exigences de promotion de l’ouverture de la nomination

Dans sa forme modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 29(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers établit que si la nécessité de nommer un nouveau membre à une commission de service de police par résolution est « raisonnablement prévisible », la municipalité doit prendre « des mesures raisonnables pour faire la promotion de l’ouverture de la nomination, en tenant compte de la nécessité de faire en sorte que les commissions de service de police représentent les collectivités qu’elles desservent ».

Nouvelle obligation pour le conseil municipal de tenir compte des résultats d’une vérification du dossier de police avant de faire une nomination

Le paragraphe 33(2) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers exige que « [l]a personne ou l’organisme qui fait la nomination » tienne compte « des résultats d’une vérification du dossier de police d’un candidat qui a été préparée au cours des 12 derniers mois avant de le nommer membre d’une commission de service de police ».

Nouvelles restrictions du droit de siéger à la commission

Actuellement, le paragraphe 27(13) de la Loi sur les services policiers prévoit ceci : « Ne peuvent être membres d’une commission de police les juges, les juges de paix, les agents de police et les personnes qui exercent le droit criminel à titre d’avocats de la défense. »

Selon le paragraphe 33(5) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, les anciens membres d’un service de police ne peuvent être membres d’une commission de service de police, sauf si la commission n’assure pas le fonctionnement du service de police dont la personne a été membre et qu’au moins une année s’est écoulée depuis que la personne a cessé d’être membre de n’importe quel service de police. Ne peuvent pas non plus siéger les juges et les juges de paix; les membres d’un service de police, les agents spéciaux et les agents de Première Nation; les personnes qui exercent le droit criminel à titre d’avocats de la défense ou de poursuivants; les administrateurs, les dirigeants et les employés d’un prestataire de services policiers prescrit; et les autres personnes prescrites [paragraphe 33(4)].

Dispositions transitoires

Comme il a été mentionné, le paragraphe 31(11) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers indique que « […] les membres de la commission municipale qui sont en fonction immédiatement avant le jour de l’entrée en vigueur du présent paragraphe continuent d’exercer leurs fonctions à ce titre jusqu’à l’expiration de leurs mandats ». Le paragraphe 31(12), lui, énonce ceci : « Le membre de la commission municipale qui a été nommé par résolution d’une municipalité et qui est en fonction immédiatement avant le jour de l’entrée en vigueur du présent paragraphe peut continuer de siéger après l’expiration de son mandat jusqu’à la nomination de son successeur. »

Par ailleurs, le paragraphe 33(9) prévoit que les dispositions sur l’inadmissibilité susmentionnées « n’ont pas pour effet d’empêcher la personne qui était membre d’une commission de service de police immédiatement avant leur entrée en vigueur de terminer son mandat ».

3.  Questions et processus budgétaires de la commission de service de police

Actuellement, le paragraphe 39(1) de la Loi sur les services policiers établit qu’une commission de police doit présenter au conseil municipal « les prévisions de ses dépenses de fonctionnement et de ses dépenses en immobilisations. Ces prévisions font état séparément des sommes qui seront nécessaires :

a) d’une part, pour assurer le fonctionnement du corps de police et fournir à ce dernier du matériel et des installations;

b) d’autre part, pour payer les dépenses de fonctionnement de la commission de police, à l’exclusion de la rémunération de ses membres. » [Gras ajouté]

Si elle n’est pas convaincue que le budget établi à son intention par le conseil est « suffisant pour maintenir un nombre suffisant d’agents de police ou d’autres employés du corps de police ou fournir à ce dernier du matériel ou des installations convenables », la commission de police peut demander que la Commission civile de l’Ontario sur la police tranche la question, ce qu’elle fait après avoir tenu une audience » [paragraphe 39(5) de la Loi sur les services policiers].

Dans sa forme modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 50(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers indique qu’une municipalité qui assure le fonctionnement d’une commission municipale doit lui fournir un financement suffisant pour « observe[r] la présente loi et les règlements » et « couvrir les dépenses de fonctionnement de la commission, à l’exclusion de la rémunération de ses membres ».

Selon le paragraphe 50(2) modifié par le projet de loi 102, une commission de service de police doit « présente[r] à la municipalité ses prévisions de dépenses de fonctionnement et de dépenses en immobilisations qui font état séparément des sommes qui seront nécessaires pour :

a) observer la présente loi et les règlements, y compris les sommes nécessaires pour fournir au service de police le matériel et les installations nécessaires, eu égard aux diverses façons dont la commission peut s’acquitter de cette obligation;

b) couvrir les dépenses de fonctionnement de la commission, à l’exclusion de la rémunération de ses membres. » [Gras ajouté]

La municipalité n’est pas tenue d’adopter les prévisions de dépenses présentées par la commission [paragraphe 50(4)]. Actuellement, elle n’a pas le pouvoir d’approuver ou de rejeter des postes précis des prévisions des dépenses de la commission, ce qui sera toujours le cas selon la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers. Si la commission municipale n’est pas convaincue que le budget établi à son intention par la municipalité est suffisant aux fins prévues au paragraphe 50(1), le paragraphe 50(6) prévoit que :

a) soit la commission municipale et la municipalité peuvent demander par requête conjointe au président de la Commission ontarienne d’arbitrage et de décision pour la police de nommer un agent de conciliation pour tenter de régler l’affaire;

b) soit la commission municipale peut donner à la municipalité un avis écrit de soumission de la question à l’arbitrage. Dans ce cas, la commission municipale et la municipalité peuvent nommer conjointement un arbitre dans les 60 jours suivant la remise de l’avis à la municipalité [paragraphe 50(9)]. Si elles ne le font pas et que le président de la Commission ontarienne d’arbitrage et de décision pour la police a été avisé par l’une ou l’autre partie, le président nomme un arbitre [alinéa 50(10)a) modifié par le projet de loi 102]. N.B. : D’après le paragraphe 50(8), aucun arbitrage n’est permis pendant les démarches de conciliation.

En ce qui a trait aux conclusions de l’arbitrage, le paragraphe 50(11) établit que si la municipalité démontre que la commission municipale aurait pu raisonnablement conclure un accord , conformément à la loi et aux règlements, avec une autre commission, le commissaire de la Police provinciale de l’Ontario ou une entité prescrite pour que la prestation de fonctions policières soit assurée dans le respect des normes applicables en matière de services policiers convenables et efficaces et à un coût moindre que celui indiqué dans les prévisions de dépenses, l’arbitre ne doit pas conclure que le budget est insuffisant jusqu’à concurrence de la somme qui aurait pu être épargnée par la conclusion de l’accord.

De plus, selon le paragraphe 50(12), la municipalité doit « modifie[r] le budget de la commission municipale conformément à la décision de l’arbitre. » Dans sa forme modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 50(13) établit que la commission municipale et la municipalité se partagent également les frais et débours reliés à l’arbitrage et tous types d’indemnités prescrits de l’arbitre.

4.  Commission de service de police – Planification, rapport et échange de renseignements

La Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers comprend différentes exigences en lien avec les rapports de la commission et l’échange de renseignements avec le conseil municipal. Il est prévu que la Commission de services policiers d’Ottawa analyse les exigences à ajouter et les modifications à apporter aux politiques et procédures en lien avec le Conseil. Certaines exigences et modifications constitueront des nouveautés, des chevauchements ou une modernisation par rapport à ce qui existe.

Cette loi prévoit notamment ceci :

• Selon le paragraphe 39(1) modifié par le projet de loi 102 et conformément aux éventuels règlements, la commission de service de police devra préparer et adopter un plan stratégique pour la prestation de services policiers. Ce plan doit couvrir diverses questions prescrites, comme la façon dont la commission de service de police assurera la prestation de services policiers convenables et efficaces selon les besoins de la population du secteur; les objectifs, les priorités et les fonctions de base du service de police; les objectifs de rendement quantitatifs et qualitatifs et les indicateurs quantitatifs et qualitatifs des résultats pour plusieurs questions; les interactions avec les jeunes, les membres des groupes racisés et les membres des collectivités inuites, métisses et de Premières Nations; les interactions avec les personnes qui paraissent avoir une maladie mentale ou des troubles neurodéveloppementaux; la technologie de l’information; la planification des ressources; les installations policières; et les autres questions prescrites. Lorsqu’elle prépare ou révise le plan stratégique, la commission de service de police doit consulter le chef de police et différentes entités, notamment le conseil municipal des municipalités qui se trouvent dans le secteur de responsabilité en matière de services policiers de la commission [paragraphe 39(3)], et tenir compte du plan de sécurité et de bien-être communautaires adopté par la municipalité [alinéa 39(4)b)].
• Le paragraphe 41(1) prévoit qu’au plus tard le 30 juin de chaque année, la commission de service de police doit déposer auprès de sa municipalité un rapport annuel concernant :

a) la mise en œuvre du plan stratégique de la commission et la réalisation des objectifs de rendement déterminés dans le plan stratégique;

b) les activités du service de police;

c) la prestation de services policiers en ce qu’elle se rapporte aux plans de sécurité et de bien-être communautaires adoptés par les municipalités;

d) les autres questions prescrites.

La commission de service de police doit publier sur Internet le rapport annuel conformément aux éventuels règlements pris par le ministre [paragraphe 41(2)].

• Le paragraphe 41(3) exige que la commission de service de police « s’efforce au mieux de négocier et de conclure avec sa municipalité […] un protocole portant sur l’échange de renseignements avec la municipalité […], y compris le type de renseignements à échanger et la fréquence de ces échanges ».

5.  Plans de sécurité et de bien-être communautaires

Les exigences associées à ces plans sont maintenues dans la nouvelle version de la loi, comme l’indique la partie XVI de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers et le nouveau Règlement de l’Ontario 414/23 (Plans de sécurité et de bien-être communautaires – Publication et examen). La nouvelle loi introduit l’exigence de consulter, durant la préparation du plan, les particuliers qui ont bénéficié ou bénéficient de services de santé mentale ou de traitement de dépendances [alinéa 250(7)b)]. Le nouveau règlement, quant à lui, exige que la municipalité examine et, s’il y a lieu, révise son plan de sécurité et de bien-être communautaires dans les quatre ans qui suivent le jour de son adoption et tous les quatre ans par la suite [paragraphe 2(1)].

Questions touchant la Commission de services policiers d’Ottawa

1. Modification du nom des commissions municipales

Selon le paragraphe 31(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, une commission municipale est connue sous le nom de « Commission de service de police de (nom de la municipalité) » au lieu de « Commission de services policiers de (nom de la municipalité) », comme c’est le cas actuellement [gras ajouté].

Le projet de loi 68 inclut une modification corrélative de la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa afin d’adapter le nom de la Commission de services policiers d’Ottawa en conséquence. Ainsi, la modification du paragraphe 6(1) de cette loi établit que « la Commission des services policiers d’Ottawa est prorogée sous le nom de « Commission de service de police d’Ottawa » en français et de « Ottawa Police Service Board » en anglais » [paragraphe 9(2) de l’annexe 4]. Ce changement prendra effet au moment de la proclamation.

2.  Exigences relatives aux réunions publiques et aux avis de ces réunions

D’après le paragraphe 43(3) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, les réunions de la commission de service de police ou d’un de ses comités doivent être ouvertes au public, sous réserve des nouvelles dispositions sur les réunions à huis clos, inspirées de celles de la Loi de 2001 sur les municipalités et plus précises que celles de l’actuelle version de la Loi sur les services policiers [article 44 de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers].

Une commission de service de police est tenue, aux termes de l’article 43, de diffuser sur Internet l’avis de réunion ouverte au public, y compris l’ordre du jour proposé pour la réunion, au moins sept jours avant la tenue de la réunion, sauf « en cas de situation exceptionnelle ». Selon le paragraphe 35(3) de l’actuelle version de la Loi sur les services policiers, les avis de réunion et d’audience de la commission doivent être « diffusés de la manière [qu’elle] précise ».

3.  Exigences relatives à la formation des membres de la commission

Selon le paragraphe 35(2) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, les membres d’une commission de service de police ou d’un comité de la commission doivent terminer avec succès les formations suivantes :

1. La formation approuvée par le ministre en ce qui concerne le rôle d’une commission de service de police et les responsabilités des membres de la commission ou d’un comité;
2. La formation approuvée par le ministre en matière de droits de la personne et de racisme systémique;
3. La formation approuvée par le ministre qui favorise la reconnaissance et le respect, à la fois :

i.  du caractère diversifié, multiracial et multiculturel de la société ontarienne;

ii. des droits et des cultures des Premières Nations, des Inuits et des Métis;

4. Toute autre formation prescrite par le ministre.

La province a publié un nouveau règlement présentant le code de conduite des membres des commissions de service de police, règlement qui entrera en vigueur le 1^er avril 2024 (Règlement de l’Ontario 408/23). Le code de conduite se trouve actuellement dans le Règlement de l’Ontario 421/97.

Actuellement, le paragraphe 31(5) de la Loi sur les services policiers exige que « [l]a commission de police veille à ce que ses membres suivent la formation que fournit ou qu’exige le solliciteur général, le cas échéant ».

4.  Inspecteur général des services policiers

Selon le paragraphe 102(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, le lieutenant-gouverneur en conseil doit nommer un inspecteur général des services policiers et peut nommer un ou plusieurs sous-inspecteurs généraux.

Comme l’indique le paragraphe 102(4) de cette loi dans sa version modifiée par le projet de loi 102, l’inspecteur général a notamment les fonctions suivantes :

• Surveiller les commissions de service de police et effectuer des inspections auprès de celles-ci pour veiller à ce qu’elles observent la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers et ses règlements;
• Consulter et conseiller, en ce qui concerne l’observation de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers et de ses règlements, les commissions de service de police;
• Surveiller les membres des commissions de service de police et effectuer des inspections auprès de ceux-ci pour veiller à ce qu’ils ne commettent pas de faute;
• Établir, tenir et administrer des dossiers et effectuer des recherches et des analyses en ce qui concerne l’observation de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers et de ses règlements;
• Traiter les plaintes sur certaines questions touchant les membres de la commission et les services policiers.

5.  Exigences relatives aux fonctions et aux politiques

La Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers modifie différentes dispositions sur les exigences relatives aux fonctions et aux politiques (l’article 37 décrit les fonctions des commissions de service de police, et l’article 38 présente diverses exigences en lien avec les politiques). Selon l’article 37 modifié par le projet de loi 102, toute commission de service de police doit :

a) offrir des services policiers convenables et efficaces dans le secteur pour lequel la responsabilité des services policiers lui incombe, comme l’exige l’article 10;

b) employer des membres du service de police;

c) nommer des membres du service de police à titre d’agents de police;

d) recruter et nommer le chef de police et tout chef de police adjoint, et déterminer leur rémunération ainsi que leurs conditions de travail, en tenant compte de leurs observations;

e) préparer et adopter un plan de diversité pour veiller à ce que les membres du service de police reflètent la diversité du secteur pour lequel la responsabilité des services policiers incombe à la commission;

f) surveiller la façon dont le chef de police s’acquitte de ses responsabilités;

g) procéder à l’examen de la façon dont le chef de police s’acquitte de ses responsabilités, au moins une fois par année, conformément aux éventuels règlements pris par le ministre;

h) surveiller les décisions du chef de police concernant les restrictions relatives aux activités secondaires énoncées à l’article 89 et examiner les rapports du chef sur ces décisions;

i) surveiller la façon dont le chef de police gère la discipline au sein du service de police;

j) veiller à ce que les installations policières, y compris les lieux de détention temporaire, qu’elle utilise soient conformes aux éventuelles normes prescrites;

k) exercer les autres fonctions qui lui sont attribuées par la loi ou une autre loi ou en vertu de celles-ci, y compris les fonctions prescrites.

6.  Directives au chef de police

Actuellement, d’après les paragraphes 31(3) et 31(4) de la Loi sur les services policiers, la commission « peut donner des ordres et des directives au chef de police, mais non aux autres membres du corps de police, et aucun de ses membres ne doit à titre individuel donner d’ordres ou de directives aux membres d’un corps de police ». De plus, la commission « ne doit pas donner de directives au chef de police au sujet de décisions opérationnelles particulières ni des opérations quotidiennes du corps de police ».

Selon l’article 40 de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, les membres de la commission de service de police peuvent – collectivement, et non individuellement – continuer de donner des directives au chef de police. Le paragraphe 40(2) modifié par le projet de loi 102 indique que la commission « ne doit pas donner de directives aux membres du service de police, à l’exclusion du chef de police, à moins que cette directive ne soit expressément autorisée en vertu de la partie XII (Discipline et licenciement) ».

Dans sa version modifiée par le projet de loi 102, le paragraphe 40(4) établit que la commission « ne doit pas donner de directives au chef de police concernant des enquêtes particulières, la conduite d’opérations particulières, la discipline d’agents de police particuliers, le fonctionnement au quotidien du service de police ou d’autres questions prescrites ». Cela dit, le paragraphe 40(4.1), introduit par le projet de loi 102, précise que le paragraphe 40(4) « n’a pas pour effet d’empêcher une commission de service de police de donner des directives qui peuvent avoir une incidence sur le fonctionnement ».

D’autres dispositions imposent des restrictions aux directives. Par exemple, le paragraphe 40(7) prévoit ceci : « La commission de service de police ne doit pas donner au chef de police la directive de faire quoi que ce soit qui, selon le cas :

a) contreviendrait à la présente loi ou aux règlements, ou à toute autre loi ou tout autre règlement;

b) exigerait qu’un membre du service de police fasse ou s’abstienne de faire quoi que ce soit qui serait incompatible avec les fonctions que lui attribuent la présente loi ou les règlements;

c) empêcherait un membre du service de police de tenter de recueillir des renseignements dans le but d’enquêter sur une infraction ou d’aider à la poursuite relative à une infraction. »

La commission de service de police est tenue de publier sur Internet les directives données au chef de police, conformément aux éventuels règlements pris par le ministre [paragraphe 40(9)].

Autres questions liées aux services policiers

1. Questions touchant les agents spéciaux

Actuellement, le paragraphe 53(1) de la Loi sur les services policiers prévoit qu’« [u]ne commission de police peut, avec l’approbation du solliciteur général, nommer des agents spéciaux pour la période, le secteur et les fins qu’elle juge opportuns » [gras ajouté]. Les dispositions en vigueur traitent aussi d’autres questions touchant les agents spéciaux.

De plus, le paragraphe 92(1) de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers indique ceci : « Une commission de service de police […] peut nommer une personne à titre d’agent spécial » si celle-ci remplit certains critères d’admissibilité (âge, offre d’emploi, formation, etc.). Les paragraphes 92(6) et 92(7) prévoient que la commission délivre une attestation de nomination à la personne au moment où elle est nommée, attestation indiquant notamment le nom de l’employeur, la durée du mandat, les fins auxquelles la personne peut agir à titre d’agent spécial, les pouvoirs d’un agent de police que l’agent spécial peut exercer, et toute autre condition que la commission de service de police estime appropriée.

Le paragraphe 97(1) prescrit ceci : « Toute personne, autre qu’une entité à but lucratif, peut présenter au ministre une demande d’autorisation d’emploi d’agents spéciaux ». La Loi définit les fonctions de « l’employeur d’agents spéciaux » [paragraphe 98(1)], et l’autorisation de l’employeur peut être suspendue ou révoquée en cas de non-respect des exigences [paragraphe 99(1)]. Entre autres, l’employeur d’agents spéciaux est tenu d’enquêter lorsqu’un de ses agents spéciaux paraît s’être conduit d’une façon qui constitue une faute et de prendre les mesures appropriées pour remédier à la contravention [paragraphe 98(2)].

On retrouve diverses dispositions transitoires concernant les agents spéciaux dans la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers [paragraphe 92(12)]. La province a aussi publié le Règlement de l’Ontario 396/23 (Questions concernant la nomination et les fonctions des agents spéciaux et l’autorisation des employeurs d’agents spéciaux) ainsi que d’autres règlements traitant des plaintes visant les agents spéciaux et présentant le code de conduite de ces personnes.

2.  Dispositions d’encadrement

Les projets de loi 68 et 102 prévoient ceci :

• Le Bureau du directeur indépendant de l’examen de la police est prorogé sous le nom d’« Agence des plaintes contre les forces de l’ordre » et dirigé par le directeur des plaintes. Selon l’article 132 de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, le directeur des plaintes s’occupe de diverses questions, notamment du traitement des plaintes du public concernant la conduite des agents de police. D’après l’article 133, il peut aussi examiner des questions d’ordre systémique ayant fait l’objet de plaintes ou d’enquêtes publiques, ou liées à une faute commise ou pouvant s’y rapporter.
• Comme il a été mentionné, aux termes de l’article 102 de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, l’inspecteur général des services policiers a notamment le pouvoir de surveiller les commissions de service de police, les chefs de police, les employeurs d’agents spéciaux et les services de police ainsi que d’effectuer des inspections auprès de ceux-ci pour veiller à ce qu’ils observent la loi et les règlements; et de traiter les plaintes concernant les fautes des membres de la commission (article 106) et les questions relatives aux services policiers [article 107 – notamment le caractère convenable et l’efficacité des services policiers; le respect de la Loi ou de ses règlements (autre que la commission d’une faute); les politiques d’une commission de service de police; et les procédures établies par un chef de police].
• La Commission d’arbitrage de la police de l’Ontario est prorogée sous le nom de Commission ontarienne d’arbitrage et de décision pour la police. Elle a des responsabilités concernant diverses questions d’arbitrage et de décision (partie IX de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers, à partir de l’article 147).

Selon les dispositions transitoires présentées à l’article 216 de la Loi de 2019 sur la sécurité communautaire et les services policiers modifié par le projet de loi 102, la Commission civile de l’Ontario sur la police « est prorogée jusqu’au jour de sa dissolution, comme le prévoient les règlements » [paragraphe 216(5)]. Les fonctions de cette entité sont décrites au paragraphe 216(5.1).

Date : Le 1 février 2024 

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : David White, avocat général et greffier municipal par intérim 

L’objet de la présente note de service est de présenter aux membres du Conseil les résultats de la consultation supplémentaire menée sur les modifications potentielles du Programme d’assurance des partenaires communautaires de la Ville (« PAPC » ou « le programme »).

Comme beaucoup d’entre vous le savent, des membres du Comité des finances et des services organisationnels ont exprimé en novembre leur inquiétude quant à l’adéquation de la consultation des groupes concernés et ont donc reporté l’examen de ce point. Depuis lors, les membres du personnel ont pris contact directement avec la Fédération des associations civiques au nom de leurs organismes membres ainsi que de manière indépendante avec un certain nombre d’autres associations communautaires. Afin de permettre au plus grand nombre de groupes possible de participer à la consultation, les membres du personnel ont également engagé un animateur professionnel pour organiser une séance de consultation modérée en après-midi et en soirée. La participation massive à ces séances témoigne de l’intérêt que suscite le programme et de l’engagement profond des résidents à se mobiliser pour enrichir la communauté.

Tout au long des séances de consultation, les participants ont été invités à donner leur avis sur ce qu’ils considéraient comme les éléments les plus importants d’un PAPC révisé, à propos du mandat du programme, ainsi que sur une série de propositions concernant le programme dans son ensemble. Les renseignements recueillis lors de ces séances sont résumés ci-dessous.

L’une des questions fondamentales à se poser dans le cadre de la révision du PAPC est de savoir si le programme doit être structuré autour d’un modèle de « souscription d’assurance », dans lequel la Ville souscrirait une police d’assurance au nom des organismes participants ou d’un modèle de « financement ». Dans ce dernier cas, la Ville mettrait des fonds à la disposition des groupes admissibles pour qu’ils achètent leur propre couverture d’assurance, en fonction de leurs besoins particuliers. En réponse, les participants ont exprimé une nette préférence pour que la Ville achète et fournisse aux groupes un ensemble d’assurances responsabilité civile, citant la commodité et le pouvoir d’achat présumé de la Ville comme principaux facteurs en faveur de ce modèle. De nombreux groupes ont également fait part de leur connaissance limitée du marché de l’assurance et de la capacité limitée de leurs membres bénévoles à trouver leur propre couverture d’assurance et ont reconnu l’expertise de la Ville pour accomplir cette tâche. Tout en reconnaissant qu’un tel modèle signifie que les groupes ne seront pas en mesure de personnaliser une formule d’assurance pour répondre à leurs préférences individuelles sur le plan des franchises, il est également ressorti clairement des contributions que les groupes ont besoin que l’étendue des activités couvertes — et non couvertes — par leur assurance soit claire, afin qu’ils puissent planifier leurs activités communautaires en conséquence.

Bien qu’un modèle de « souscription d’assurance » puisse continuer à exposer le PAPC au risque que la Ville ne soit pas en mesure de trouver un assureur prêt à couvrir le programme à l’avenir, toute préoccupation à cet égard a été vivement compensée par le fait que les groupes n’ont pas à souscrire à leur propre couverture d’assurance.

En ce qui concerne la portée ou le mandat du programme, les membres du personnel ont entendu de nombreux groupes dire que, bien que les contributions des groupes axés sur les sports, les loisirs ou la culture soient précieuses, l’objectif d’un PAPC révisé devrait être de soutenir les groupes qui organisent et accueillent des événements communautaires et des programmes saisonniers à l’échelle du quartier et d’éliminer la disparité actuelle entre ceux qui desservent les quartiers bénéficiant de droits acquis lors de la création de l’actuel PAPC en 2001, et ceux qui en ont été exclus jusqu’à ce jour. Bien que des inquiétudes aient été exprimées quant à l’impact potentiel sur les groupes qui ne relèveraient pas du mandat d’un PAPC révisé, la plupart des opinions exprimées au cours de la consultation étaient que d’autres sources de financement de la Ville, comme le Cadre stratégique sur le financement communautaire, seraient disponibles pour soutenir le travail de ces groupes.

Les groupes ont reconnu que les considérations de responsabilité et de légitimité exigeraient que la Ville impose certains critères d’admissibilité pour la participation à un PAPC révisé, tout en encourageant la Ville à éviter les critères qui seraient indûment onéreux ou coûteux. Par conséquent, des exigences telles que :

• fonctionner en tant qu’organisme à but non lucratif;
• avoir un Conseil d’administration élu, une assemblée générale annuelle ouverte aux résidents ainsi qu’une constitution ou des règlements;
• faire preuve de bonnes pratiques de gouvernance et rester en règle avec la Ville;

sont généralement considérées comme raisonnables et appropriées, tandis que l’obligation de se constituer en société est jugée coûteuse et dissuasive pour les groupes participant à un PAPC révisé.

Bien que certains aient suggéré que les considérations de coûts associées à un PAPC révisé ne devraient pas entrer en ligne de compte, le poids des commentaires reçus a permis de reconnaître qu’un nouveau programme devrait comporter des mesures, au moyen d’un mandat précis, pour restreindre la croissance illimitée d’un PAPC révisé, qui pourrait mettre en péril sa viabilité future. À cette fin, la FAC a proposé de limiter l’admissibilité au programme aux associations de chacun des quartiers indiqués dans l’Étude des quartiers d’Ottawa.

Dans l’ensemble, les commentaires reçus des organismes qui ont participé aux séances de consultation ont montré une nette préférence pour un PAPC révisé qui conserverait le format du programme fixe existant — dans lequel la Ville achète une couverture d’assurance responsabilité normalisée pour les groupes admissibles — en mettant l’accent sur le soutien aux groupes communautaires qui organisent des événements et des activités à l’échelle du quartier, avec des critères raisonnables pour assurer la légitimité de ces groupes communautaires.

La Fédération des associations civiques a également demandé à la Ville d’étendre l’assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels à tous les bénévoles et pas seulement à ceux qui soutiennent le Programme communautaire de patinoires extérieures de la Ville. Toutefois, il convient de noter qu’il s’agit d’une considération de programme qui sort du cadre du PAPC et qui nécessiterait un financement supplémentaire. De même, si certains participants ont évoqué le souhait d’étendre le PAPC pour inclure la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants, l’accent a surtout été mis sur l’assurance responsabilité civile générale, en reconnaissant qu’il s’agissait du champ d’application du PAPC jusqu’à présent, que le besoin d’une couverture élargie n’est pas universel et que le coût de cette couverture élargie n’a pas été pris en compte dans l’examen des propositions d’un programme révisé.

Pour conclure, les membres du personnel souhaitent remercier les membres du Conseil pour leur participation dans la consultation concernant le PAPC et sont convaincus que les résultats de cette consultation permettront d’approfondir la discussion, lorsque le point reviendra devant le Comité le 6 février.

David White
Avocat général et greffier municipal par intérim

Date : Le 5 janvier 2024 

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : David White, avocat général et greffier municipal par intérim / Karen Shepherd, commissaire à l'intégrité

La présente note de service vise à fournir des conseils à l’intention des membres du Conseil concernant la sollicitation de contributions volontaires de la part des promoteurs au cours du processus de planification, conformément à la directive établie par le Comité de la planification et du logement lors de sa réunion du 29 novembre 2023.

Contexte

Lors de l’examen du point 8.1 – Motion du conseiller Menard – Protocole d’entente avec le groupe  Katasa à la réunion du Comité de la planification et du logement du 29 novembre 2023, une discussion s’est tenue concernant la sollicitation et la réception de contributions volontaires de la part de promoteurs et sur ce que la Ville peut légalement conclure en vertu de la Loi sur l’aménagement du territoire, ainsi que sur ce qui est permis en vertu du Code de conduite des membres du Conseil. Le Comité a donc demandé à la commissaire à l’intégrité et au greffier municipal par intérim de fournir des conseils aux membres du Conseil sur l’octroi de contributions volontaires. Le Comité a reporté le point 8.1 à la réunion du Comité de la planification et du logement qui se tiendra le 17 janvier 2024.

Répercussions d’ordre juridique

Le personnel peut indiquer qu’une entente de contribution entre la Ville et un promoteur, conclue volontairement, relève du pouvoir légal de la Ville, bien que cette dernière n’ait aucune autorité statutaire ou légale pour imposer une telle exigence comme condition de l’approbation de la demande de planification par le Conseil. Le personnel note que, puisque le Comité de la planification et du logement examinait la contribution volontaire après avoir approuvé la demande d’aménagement, l’approbation de la demande de d’aménagement n’était pas conditionnelle à l’approbation de la contribution volontaire.

Application du Code de conduite des membres du Conseil

La commissaire à l’intégrité est d’avis que la question de savoir s’il est permis aux membres du Conseil de négocier des contributions volontaires avec des promoteurs est une question de politique générale et ne relève donc pas de la compétence de la commissaire à l’intégrité.

La commissaire à l’intégrité est chargée d’aider les membres à se conduire conformément aux normes éthiques énoncées dans le Code de conduite des membres du Conseil (« le Code »). Comme les membres du Conseil le savent, le Code exige que ces derniers évitent d’abuser de l’influence de leur fonction et attend d’eux qu’ils s’acquittent de leurs fonctions avec intégrité, responsabilité et transparence.

Respect général du code de valeurs

Si un membre du Conseil entame des discussions avec un promoteur au sujet d’une contribution volontaire, la commissaire à l’intégrité recommande que le membre communique clairement au promoteur que toute contribution de ce type est entièrement volontaire. Les membres ne doivent en aucun cas déformer la nature volontaire de la contribution.

Lorsque les membres du Conseil demandent aux promoteurs d’envisager des contributions volontaires, le Code continue de s’appliquer. Si quelqu’un estime qu’un membre a enfreint le Code en sollicitant une contribution ou en entreprenant toute autre action, il peut déposer une plainte auprès de la commissaire à l’intégrité.

La transparence atténue les irrégularités réelles ou perçues

La commissaire à l’intégrité est d’avis que l’examen des contributions volontaires par le Comité et le Conseil apporte une transparence essentielle à la question, ce qui, à son tour, atténue le risque d’irrégularité réelle ou perçue en rapport avec la fourniture d’une contribution volontaire par un promoteur.

Toutefois, si les discussions sur les contributions volontaires ont lieu dans un contexte où la décision ne sera pas soumise à l’examen effectué par le Comité et le Conseil, des inquiétudes peuvent survenir quant à l’utilisation inappropriée de l’influence des membres; en général, et en ce qui concerne les relations de lobbying. La commissaire à l’intégrité recommande vivement aux membres du Conseil de demander conseil advenant un tel cas.

Demander conseil en cas de besoin

Les pratiques et les grands principes décrits dans la présente note de service ont pour but d’aider les membres du Conseil à utiliser correctement leur influence au nom de leurs électeurs et à éviter d’abuser de l’influence de leur fonction. Cela dit, chaque situation est unique et la présente note de service ne remplace pas les conseils ou les opinions de la commissaire à l’intégrité en ce qui concerne un scénario particulier. En outre, la présente note de service n’empêche pas la commissaire à l’intégrité d’enquêter sur toute plainte reçue à ce sujet.

Les membres du Conseil sont invités à communiquer avec la commissaire à l’intégrité à l’adresse integrite@ottawa.ca s’ils ont des questions concernant les responsabilités que leur confère le Code en ce qui concerne cette affaire de façon générale ou, à l’avenir, lorsque des situations particulières se présenteront.

Date : Le 8 novembre 2023 

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : David White, avocat général et greffier municipal par intérim

La présente note de service vise à rappeler aux membres du Conseil le processus budgétaire que le Conseil doit suivre en ce qui concerne :

1. un résumé des exigences et des procédures budgétaires globales établies dans le projet de loi 3, Loi de 2022 pour des maires forts et pour la construction de logements;
2. les questions liées à trois conseils et commissions d’origine législative, soit la Commission de services policiers d’Ottawa, le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa et le Conseil de santé d’Ottawa;
3. un résumé des paramètres légaux du processus budgétaire propres aux taxes, aux droits et aux redevances, y compris le pouvoir de recommander des tarifs différents pour les enfants et les aînés.

Répercussions du projet de loi 3 et du règlement connexe

Le 13 septembre 2023, le Conseil a examiné le rapport du personnel intitulé « Orientation, calendrier et processus de consultation proposés pour le budget de 2024 » et a approuvé divers points liés au processus budgétaire pour 2024. Conformément au rapport du personnel, un rappel est fait auprès des membres afin de souligner les dispositions législatives d’ordre général suivantes, qui régissent désormais le processus budgétaire et confèrent au maire des pouvoirs et des devoirs supplémentaires en vertu du projet de loi 3, Loi de 2022 pour des maires forts et pour la construction de logements, qui a reçu la sanction royale le 8 septembre 2022.

Le projet de loi 3 a modifié la Loi de 2001 sur les municipalités afin que celle-ci établisse que les pouvoirs et les obligations d’une municipalité en ce qui concerne la proposition et l’adoption d’un budget soient attribués au chef du Conseil. À cet effet, le budget de la Ville est présenté par le maire et adopté conformément aux dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités et du Règlement de l’Ontario 530/22 connexe. Plus précisément, l’article 7 du Règlement de l’Ontario 530/22, qui définit les procédures et les délais qui s’appliquent à la procédure budgétaire :

• Chaque année, au plus tard le 1er février, le maire prépare la proposition de budget de la Ville, la présente à chaque membre du Conseil et au greffier municipal, puis la met à la disposition du public. Si le maire ne lui présente pas de proposition de budget au plus tard le 1^er février, le Conseil prépare et adopte le budget pour la municipalité [paragraphes 7(1) et 7(2)].
• Au plus tard 30 jours après avoir reçu la proposition de budget préparée par le maire, le Conseil peut adopter une résolution visant à modifier le budget proposé. Le Conseil peut adopter une résolution visant à écourter le délai de 30 jours. Si le conseil n’adopte pas de résolution dans les 30 jours ou dans le délai plus court fixé, le cas échéant, le projet de budget est réputé avoir été adopté par la municipalité [paragraphes 7(3) à 7(5)].
• Si le Conseil modifie le budget proposé :
  • Dans les 10 jours suivant l’expiration du délai d’amendement, le maire peut mettre son veto à une résolution adoptée par le Conseil, par écrit, conformément au processus décrit dans le Règlement à cet égard. Le maire peut écourter le délai de 10 jours en remettant, par écrit [paragraphes 7(6) et 7(7)].
  • Si le maire ne met pas son veto à une résolution dans les 10 jours ou dans le délai plus court fixé, le cas échéant, le projet de budget est réputé avoir été adopté par la municipalité [paragraphe 7(9)].
• Si le maire met son veto à une modification du Conseil :
  • la résolution est réputée ne pas avoir été adoptée par le Conseil [paragraphe 7(8)].
  • Toutefois, dans les 15 jours suivant l’expiration du délai imparti au maire pour mettre son veto à une résolution, le Conseil peut déroger au veto si les deux tiers de ses membres votent en ce sens. Le maire peut prendre part en sa qualité de membre du Conseil à un vote visant à déroger à un veto. Le Conseil peut adopter une résolution visant à écourter le délai de 15 jours [paragraphes 7(10) à 7(12)].
  • Si le Conseil passe outre le veto, la résolution est réputée avoir été adoptée par le conseil [paragraphe 7(13)].
  • Après l’expiration du délai imparti au Conseil pour déroger au veto du maire, le budget proposé est réputé avoir été adopté par la municipalité [paragraphe 7(14)].

Il a été approuvé dans le rapport du personnel susmentionné concernant les orientations pour le budget que le budget préliminaire de fonctionnement et d’immobilisations pour 2024 soit présenté au Conseil le 8 novembre 2023. Le Conseil examinera le budget 2024 le 6 décembre 2023.

Comme vous le savez certainement, le 7 décembre 2022, le Conseil a étudié l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2022-2026 et a approuvé des modifications au Règlement de procédure dont l’objectif était de refléter les changements apportés par le projet de

loi 3, y compris l’établissement du processus pour le veto du maire et la dérogation du conseil en ce qui concerne les modifications du budget.

Conseils et commissions d’origine législative

Commission de services policiers d’Ottawa

Comme point de départ à toute discussion concernant le budget présenté par la Commission de services policiers d’Ottawa, il est important de rappeler que, conformément au paragraphe 4(1) de la Loi sur les services policiers, chaque municipalité en Ontario est tenue d’offrir « des services policiers convenables et efficaces qui sont adaptés à ses besoins ». Dans le paragraphe 4(2), la Loi sur les services policiers précise que « des services policiers convenables et efficaces » doivent comprendre, au minimum :

1. la lutte contre la criminalité;
2. l’exécution de la loi;
3. l’aide aux victimes d’actes criminels;
4. le maintien de l’ordre public;
5. l’intervention dans les situations d’urgence.

En outre, le paragraphe 4(3) de la Loi sur les services policiers stipule que « lorsqu’elle offre des services policiers convenables et efficaces, une municipalité est chargée de fournir l’infrastructure et les services administratifs nécessaires à la prestation de ces services, notamment des véhicules, des bateaux, du matériel, des dispositifs de communication, des immeubles et des fournitures ».

En revanche, le paragraphe 31(1) de la Loi sur les services policiers prévoit qu’une commission de services policiers « est chargée de la prestation de services policiers convenables et efficaces dans la municipalité ». Le Règlement de l’Ontario 3/99, Caractère convenable et efficacité des services policiers, stipule que chaque commission de services policiers et chaque chef de police doit mettre

« en œuvre un processus d’assurance de la qualité relatif à la prestation de services policiers convenables et efficaces, ainsi qu’au respect de la Loi et de ses règlements ». À cette fin, la Commission de services policiers détermine les priorités en matière de services policiers, établit des politiques et assure en général la surveillance civile du service, conformément à la Loi sur les services policiers et aux règlements.

Le cadre législatif régissant l’élaboration du budget annuel de services policiers figure à l’article 39 de la Loi sur les services policiers, qui est reproduit ci-dessous :

« Prévisions des dépenses

39. (1) La commission de police présente au conseil municipal les prévisions de ses dépenses de fonctionnement et de ses dépenses en immobilisations. Ces prévisions font état séparément des sommes qui seront nécessaires :
    1. d’une part, pour assurer le  fonctionnement du corps de police et fournir à ce dernier du matériel et des installations;
    2. d’autre part, pour payer les dépenses de fonctionnement de la commission de police, à l’exclusion de la rémunération de ses membres.

Idem

2. Le conseil détermine le mode de présentation des prévisions, la période visée par celles-ci et le délai imparti pour leur présentation.

Budget

3. Lorsqu’il examine les prévisions, le conseil établit un budget global pour la commission de police aux fins décrites aux alinéas (1) a) et b) et, ce faisant, n’est pas tenu d’adopter les prévisions présentées par la commission de police.

Idem

4. Lorsqu’il établit un budget global pour la commission de police, le conseil n’a pas le pouvoir d’approuver ou de rejeter des postes précis figurant dans les prévisions.

Audience de la Commission en cas de conflit

5. Si elle n’est pas convaincue que le budget établi à son intention par le conseil soit suffisant pour maintenir un nombre suffisant d’agents de police ou d’autres employés du corps de police ou fournir à ce dernier du matériel ou des installations convenables, la commission de police peut demander que la Commission tranche la question, ce qu’elle fait après avoir tenu une audience. »

[Remarque : la « Commission » mentionnée ci-dessus, signifie la Commission civile de l’Ontario sur la police.]

En ce qui concerne le processus budgétaire de la police prescrit par la Loi sur les services policiers, cette dernière autorise le Conseil à déterminer la période que couvre le budget (nommée « prévisions des dépenses » dans la Loi) et son calendrier relativement à la présentation au Conseil. La Commission de services policiers doit ensuite créer un budget suffisant pour répondre aux deux exigences légales : (a) assurer le fonctionnement du corps de police et fournir à ce dernier du matériel et des installations; et (b) payer les dépenses de fonctionnement de la Commission de services policiers, à l’exclusion de la rémunération de ses membres.

La Commission de services policiers détermine ensuite ses prévisions de dépenses et les présente au Conseil.

Par la suite, en vertu de la Loi sur les services policiers, le Conseil établit le budget de la Commission de services policiers, mais n’est pas tenu d’accepter les prévisions de dépenses qu’elle a présentées. Cela étant dit, le Conseil ne peut pas approuver ou rejeter des points précis des prévisions de dépenses de la Commission de services policiers (p. ex., le Conseil ne peut pas repasser chaque ligne et indiquer les parties du budget à augmenter ou réduire).

Après l’établissement du budget par le Conseil pour la Commission de services policiers, si cette dernière ne juge pas que le budget établi par le Conseil soit « suffisant pour assurer le fonctionnement du corps de police et fournir à ce dernier du matériel et des installations », elle peut demander à la Commission civile de l’Ontario sur la police de trancher la question, « ce qu’elle fait après avoir tenu une audience ». Dans un tel cas, le Conseil et la Commission de services policiers devraient chacun retenir les services d’un conseiller juridique pour présenter leurs observations à la Commission. En prenant sa décision, cette dernière déterminera le niveau de financement nécessaire pour assurer un effectif policier et les équipements connexes « adéquats » à la lumière des besoins de la collectivité et en vertu de la Loi sur les services policiers et les règlements qui s’y rapportent. Or, étant donné le nombre limité de décisions antérieures à cet égard, il existe peu d’indications sur les délais d’une telle audience. Il serait donc possible que la Commission rende sa décision concernant le budget de la police de six à dix mois après la présentation de la demande.

Un renvoi à la Commission ne peut être effectué que par la Commission de services policiers; il n’existe aucune disposition pour un appel du chef ou du Conseil à tout autre organe en matière de budget.

Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa

Le Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa (le « Conseil de la Bibliothèque ») est soumis aux dispositions de la Loi sur les bibliothèques publiques de l’Ontario. L’article 24 de cette Loi établit le processus législatif pour l’approbation des prévisions du conseil d’administration d’une bibliothèque publique. Le Conseil de la bibliothèque est tenu de présenter ses prévisions budgétaires au Conseil municipal aux fins d’approbation. Le montant des prévisions du Conseil de la Bibliothèque « approuvé ou modifié » sera payé au Conseil de la Bibliothèque en vertu du paragraphe 24(2) de la Loi. En outre, le paragraphe 24(4) stipule que le Conseil peut, « en approuvant les prévisions du conseil […] autoriser le conseil à affecter un montant ou un pourcentage précis des fonds qui lui sont versés […] autrement que conformément aux postes approuvés ».

Par conséquent, le Conseil municipal dispose de pouvoirs assez importants pour modifier le budget du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa comme présenté. Enfin, la Loi sur les bibliothèques publiques ne prévoit pas la possibilité d’interjeter appel des décisions d’un conseil municipal en ce qui a trait au budget annuel du conseil d’administration.

Conseil de santé d’Ottawa

Le 28 avril 2011, un nouveau Conseil de santé a été officiellement créé pour la Ville d’Ottawa lorsque des modifications à la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa sont entrées en vigueur. Avant cette date, le Conseil de la Ville fusionnée d’Ottawa agissait à titre de Conseil de santé. Toutefois, dès la proclamation de la loi, un conseil de santé composé de six membres du conseil et de cinq membres du public, nommés par le conseil, est entré en fonction. Bien que le personnel du Conseil de santé provient de la Ville d’Ottawa, il convient de noter que ces employés demeurent des membres du personnel de la Ville. Le Conseil nomme également le médecin-chef en santé publique, les médecins adjoints en santé publique et le vérificateur.

En bref, le Conseil de santé a la responsabilité légale d’offrir aux résidents de la Ville des services en matière de santé publique dans les grands domaines que sont la protection, la promotion et la prévention. En vertu des dispositions de la Loi sur la protection et la promotion de la santé, un certain nombre de programmes et de services obligatoires doivent être offerts conformément aux règlements et aux lignes directrices établis par le ministère de la Santé et des soins de longue durée. Le gouvernement provincial a également créé les Normes organisationnelles de santé publique de l’Ontario afin de promouvoir l’excellence organisationnelle, d’établir les fondements de l’offre efficace et efficiente de programmes et de services ainsi que de contribuer à ce que le secteur de la santé publique soit davantage axé sur le rendement, la responsabilisation et la durabilité.

Les coûts de la majorité des programmes et des services offerts par le Conseil de santé sont partagés avec le gouvernement provincial. Certains programmes reçoivent 100 % de leurs fonds du gouvernement de l’Ontario.

L’article 72 de la Loi sur la protection et la promotion de la santé stipule que les municipalités doivent veiller à ce que le montant fourni soit suffisant pour permettre au Conseil de santé de fournir ou de faire en sorte que soient fournis des programmes et des services de santé conformément aux articles de la Loi liés aux services et programmes obligatoires et ses règlements et lignes directrices ainsi que de se conformer à tous autres égards à la Loi et aux règlements connexes. Étant donné que ces lignes directrices et règlements ainsi que l’Entente de responsabilité de la santé publique constituent le cadre de la prestation des programmes et des services, de même que les procédures de financement et les attentes en matière de rendement, il y a peu de possibilités pour le Conseil municipal d’apporter des modifications au budget du Conseil de santé sans avoir une incidence potentielle sur la prestation des services et des programmes obligatoires et les niveaux de service prescrits par la Loi sur la protection et la promotion de la santé, tout règlement et toute ligne directrice. Cela étant dit, en vertu des dispositions de la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa, le Conseil municipal a la possibilité d’examiner l’efficacité de la prestation des services, étant donné que le Conseil de santé doit présenter un rapport annuel au Conseil municipal aux fins d’examen.

Enfin, la Loi sur la protection et la promotion de la santé ne prévoit pas la possibilité d’interjeter appel des décisions du Conseil municipal en ce qui a trait au budget annuel du Conseil de la santé.

Aperçu des processus budgétaires

Droits et redevances

En règle générale, le processus budgétaire de la Ville en ce qui concerne les décisions politiques sur les modifications à apporter aux programmes ou aux services et la possibilité d’un examen public a déjà été traité par le Conseil dans le processus budgétaire de 2009, qui continue d’orienter les membres. À cet effet, la motion 39/9, qui a été approuvée par le Conseil le 25 juin 2008, demande qu’aux fins de la procédure budgétaire en ce qui a trait aux modifications apportées aux programmes et à l’examen public, « la Ville s’efforce de créer un processus dans le cadre duquel les propositions de modification des services, d’ajout aux programmes ou de réductions de programmes importants devraient d’abord être présentées au Conseil et au Comité permanent pertinent aux fins d’approbation, sous réserve de la confirmation au cours du processus budgétaire ».

Aux fins du budget, la Ville perçoit des impôts fonciers municipaux qui sont prélevés sur l’évaluation des biens immobiliers en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Séparément, les droits et les redevances sont imposés aux fins du recouvrement des coûts engagés par la Ville et ses commissions et conseils locaux ou encore pour fournir un avantage différé. D’un point de vue juridique, les impôts fonciers municipaux diffèrent des droits et des redevances, car ils sont uniquement destinés à recouvrer des coûts précis, tandis que les impôts fonciers sont recueillis à des fins de recettes budgétaires fiscales générales.

En 2007, la Cour suprême du Canada a confirmé que des droits peuvent être considérés comme une « taxe indirecte » s’ils sont établis dans le but de prélever un revenu plutôt que de recouvrer des coûts liés à une activité ou un service offerts ou l’ayant été par le passé. [(Kingstreet Investments Ltd. c. Nouveau-Brunswick, ministère des Finances)]. Ces principes s’appliquent dans le contexte municipal et se reflètent dans la Loi de 2001 sur les municipalités, qui stipule ce qui suit en ce qui concerne les droits et redevances :

« Règlements municipaux : droits et redevances

391. (1) Sans préjudice de leur portée générale, les articles 9, 10 et 11 autorisent les municipalités à fixer des droits ou des redevances à l’égard de personnes au titre de ce qui suit :

a. les services fournis ou les activités exercées par elles ou en leur nom;

b. les coûts payables par elles pour les services fournis ou les activités exercées par d’autres municipalités ou des conseils locaux ou en leur nom;

c. l’utilisation de leurs biens, y compris les biens dont elles ont le contrôle.

Conseils locaux

(1.1) Les conseils locaux peuvent fixer des droits ou des redevances à l’égard de personnes au titre de ce qui suit : 

a. les services fournis ou les activités exercées par eux ou en leur nom;

b. les coûts payables par eux pour les services fournis ou les activités exercées par des municipalités ou d’autres conseils locaux ou en leur nom;

c. l’utilisation de leurs biens, y compris les biens dont ils ont le contrôle.

Avantage différé

2. Les droits ou redevances fixés au titre des coûts en immobilisations liés à des services ou à des activités peuvent être prélevés auprès des personnes qui ne tirent pas un avantage immédiat de ces services ou activités, mais qui en tireront un avantage plus tard.

Coûts liés à l’administration et autres

3. Les coûts inclus dans des droits ou des redevances peuvent comprendre les coûts qu’engage la municipalité ou le conseil local en ce qui concerne l’administration, l’exécution et l’établissement, l’acquisition et le remplacement d’immobilisations.

Droits : services obligatoires

4. Des droits ou redevances peuvent être fixés, peu importe si la municipalité ou le conseil local qui les fixe doit ou non fournir le service ou exercer l’activité, payer les coûts ou permettre l’utilisation de ses biens. »

Tarifs des services de transport en commun

En ce qui concerne les tarifs de transport en commun, il n’y a aucun obstacle juridique à l’établissement de taux, de tarifs ou de droits précis pour les enfants, les jeunes ou les aînés tandis que des tarifs standards s’appliquent aux autres personnes utilisant les services de transport en commun conventionnels (OC Transpo) ou les services spéciaux (comme Para Transpo).

Bien que la différence de traitement fondée sur l’âge soit généralement interdite, dans ce cas-ci, la Charte canadienne des droits et libertés indique clairement dans le paragraphe 15(2) que les lois,programmes ou activités destinés à améliorer la situation d’individus ou de groupes défavorisés, notamment du fait de leur âge, ne contreviennent pas au paragraphe 15(1).

En outre, la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui s’applique à OC Transpo en tant qu’entreprise fédérale, fournit des ordonnances législatives exécutoires qui prévoient que la différentiation dans la fourniture de services au grand public fondée uniquement sur une réduction des taux, des tarifs ou des droits pour les enfants, les jeunes ou les aînés est raisonnable et ne constitue pas un acte discriminatoire au sens de l’article 5 de la Loi. C’est grâce à ces ordonnances que divers barèmes de tarifs partout au Canada peuvent être appliqués afin d’offrir des tarifs réduits fondés sur l’âge, y compris pour les aînés et les jeunes.

J’espère que l’aperçu ci-dessus vous sera utile.

David White
Avocat général et greffier municipal par intérim

Date : Le 27 juillet 2023

La présente note de service vise à fournir aux membres du Conseil des nouvelles du processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal et d’une directrice générale ou d’un directeur général, Planification, Immobilier et Développement économique (DGPIDE).

Vous trouverez ci-dessous des renseignements sur les réunions des comités d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal et d’une directrice générale ou d’un directeur général de la DGPIDE.

À la suite des réunions susmentionnées, les membres des comités d’embauche se rencontreront virtuellement dans le but d’examiner les résultats de la vérification des références et des antécédents, et d’identifier la personne qui sera recommandée au Conseil municipal, aux fins d’examen et d’approbation. Les membres du Conseil seront informés des dates de ces réunions une fois qu’elles auront été confirmées.

Toute question concernant le processus d’embauche peut être adressée à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles (kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date : Le 5 juillet 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O’Connor, Greffier municipal

La présente note de service vise à fournir aux membres du Conseil des nouvelles du processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal.

Je vous informe que la prochaine réunion du comité d’embauche est prévue selon les détails ci- dessous :

Le mardi 15 août 2023
9 h (En présentiel) 
Les renseignements seront fournis aux membres du comité d’embauche

• Entrevues
• Identifier les candidates et candidats privilégiés et demander à l’agence de recrutement de cadres d’effectuer la vérification des références et des antécédents.

À la suite de la réunion susmentionnée, une autre réunion du comité d’embauche est prévue dans le but de faire passer une entrevue aux candidates et candidats privilégiés et de demander à une agence de recrutement de cadres d’effectuer la vérification des références, de recevoir les résultats de la vérification des antécédents et d’identifier la personne qui sera recommandée aux fins d’examen et d’approbation par le Conseil municipal. Les membres du Conseil seront informés de la date de cette réunion et de la date prévue de la réunion du Conseil où cette question sera étudiée, une fois les dates des réunions confirmées.

Toute question concernant le processus d’embauche peut être adressée à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles (kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O'Connor
Greffier municipal

Date : Le 28 juin 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O’Connor, Greffier municipal

Pour faire suite à ma note de service du 12 juin 2023, la présente note de service vise à fournir aux membres du Conseil une mise à jour sur le processus d’embauche d’une nouvelle directrice générale ou d’un nouveau directeur général, Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique (DGPIDE).

Je souhaite vous informer que le comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la DGPIDE tiendra une réunion supplémentaire, comme décrit ci-dessous.

Le jeudi 29 juin 2023
15 h (Séance virtuelle)

• Faire passer une entrevue aux candidats et candidates

À la suite de cette réunion, le comité d’embauche se réunira les 5 et 12 juillet 2023 pour avoir des entretiens avec les candidats privilégiés, et pour demander à l’agence de recrutement de cadres d’effectuer la vérification des références et des antécédents.

Par la suite, il y aura une autre réunion du comité d’embauche dans le but de recevoir les résultats de la vérification des références et des antécédents, et d’identifier un candidat recommandé à présenter au Conseil municipal aux fins d’examen et d’approbation. Les membres du Conseil seront informés de la date de cette réunion et de la date prévue de la réunion du Conseil municipal durant laquelle cette question sera présentée aux fins d’examen, une fois que les dates des réunions auront été confirmées.

Toute question concernant le processus d’embauche peut être adressée à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles ( kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date : Le 19 juin 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O’Connor, Greffier municipal

La présente note de service, qui fait suite à celle que j’ai envoyée le 29 mai 2023, vise à fournir aux membres du Conseil une mise à jour sur le processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal.

Je vous informe que la prochaine réunion du comité d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal est prévue selon les détails ci-dessous :

Le mercredi 28 juin 2023
14 h (Séance virtuelle)

• Faire passer une entrevue aux candidats et candidates

À la suite de la réunion susmentionnée, d’autres réunions du comité d’embauche seront prévues dans le but de faire passer une entrevue aux candidats privilégiés et de demander à une agence de recrutement de cadres d’effectuer la vérification des références, de recevoir les résultats de la vérification des antécédents et d’identifier les candidates et les candidats recommandés aux fins d’examen et d’approbation par le Conseil municipal. Les membres du Conseil seront informés de la date de ces réunions et de la date prévue de la réunion du Conseil municipal durant laquelle cette question sera présentée aux fins d’examen, une fois que les dates des réunions auront été confirmées.

Toute question concernant le processus d’embauche peut être adressée à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles kiel.anderson@ottawa.ca.

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date: Le 12 juin 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O'Connor, Greffier municipal

Pour faire suite à ma note de service du 24 avril 2023, la présente note de service vise à fournir aux membres du Conseil une mise à jour sur le processus d'embauche d’une nouvelle directrice générale ou d’un nouveau directeur général, Direction générale de la planification, de l'immobilier et du développement économique (DGPIDE).

Je souhaite vous informer que les réunions du comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la DGPIDE ont été reportées comme suit :

À la suite des réunions susmentionnées, une réunion supplémentaire du comité d’embauche sera prévue pour recevoir les résultats de la vérification des références et des antécédents, et

déterminer un candidat recommandé à présenter au Conseil municipal aux fins d’examen et d’approbation. Les membres du Conseil seront informés de la date de cette réunion et de la date prévue de la réunion du Conseil municipal durant laquelle cette question sera présentée aux fins d’examen, une fois que les dates des réunions auront été confirmées.

Toute question concernant le processus d'embauche peut être adressée à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles (kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O'Connor
Greffier municipal

Date: Le 29 mai 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O’Connor, Greffier municipal

La présente note de service, qui fait suite à celles que j’ai envoyées les 17 mai 2023 et 24 avril 2023, vise à fournir aux membres du Conseil une mise à jour sur le processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal.

Je peux vous informer que la réunion du Comité d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal prévue pour le 2 juin 2023 aura lieu à une autre date. Étant donné cela, le Comité d’embauche ne prévoit pas rendre de comptes au Conseil municipal lors de sa réunion du 14 juin 2023.

Les membres du Conseil seront informés des prochaines démarches du Comité d’embauche une fois que les dates des réunions auront été fixées.

Comme les questions décrites plus haut ci-dessus ont trait aux renseignements personnels confidentiels et aux entretiens d’embauche, nous ne fournirons pas de détails supplémentaires pour l’instant, comme le stipulent la politique et les procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par la loi approuvées par le Conseil, et conformément aux dispositions relatives à la protection de la vie privée des personnes établies en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée. La politique et les procédures comportent des dispositions visant à assurer l’équité et la confidentialité du processus de recrutement et de nomination.

Vous pouvez poser vos questions sur le processus d’embauche à Kiel Anderson, gestionnaire, Politique et activités opérationnelles, en écrivant à kiel.anderson@ottawa.ca.

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date : Le 17 mai 2023

Destinataires : Le maire et les membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O’Connor, Greffier municipal

Pour faire suite à la note de service envoyée au Conseil le 24 avril 2023, cette lettre vise à rappeler aux membres les prochaines étapes du processus d’embauche de la nouvelle directrice municipale ou du nouveau directeur municipal.

Je peux vous informer que le comité d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal continue de mener un processus officiel confidentiel de sélection des candidatures à recommander pour l’approbation du Conseil, avec l’aide de l’agence de recrutement externe Odgers Berndtson. Le comité d’embauche n’a pas encore convoqué de candidats pour une entrevue pour le poste de directrice municipale ou de directeur municipal.

Le vendredi 12 mai 2023, les membres du comité d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal se sont rencontrés pour recevoir la liste préliminaire confidentielle de candidatures et le guide d’entrevue confidentiel fourni par Odgers Berndtson. Ils ont également demandé à Odgers Berndtson de prendre les dispositions nécessaires pour que le comité d’embauche fasse passer une entrevue aux candidats sélectionnés pour la première série d’entretiens.

Les prochaines étapes du comité d’embauche dans le processus d’embauche sont les suivantes, comme je l'ai mentionné dans ma note de service du 24 avril et dans le rapport remis au comité d’embauche et intitulé « Processus à suivre pour la sélection des candidatures à recommander – Directrice municipale ou directeur municipal » :

• Le vendredi 19 mai 2023 – Mener la première série d’entretiens (virtuels) et sélectionner les candidats privilégiés pour une deuxième série d’entretiens.
• Le vendredi 2 juin 2023 – Mener la deuxième série d’entretiens avec les candidats privilégiés (en personne) et demander à Odgers Berndtson de vérifier les références et les antécédents.
• Le vendredi 9 juin 2023 – Recevoir les résultats des vérifications des références et des antécédents et sélectionner les candidatures à recommander au Conseil municipal aux fins d’examen et d’approbation.
• Juin 2023 (prévu) – Présenter un rapport de candidatures recommandées au Conseil. Il convient de noter que la sélection des candidatures recommandées sera rendue publique seulement si le Conseil approuve la nomination.

Comme les questions décrites ci-dessus relèvent d’information personnelle confidentielle et d’entrevues d’emploi, le comité d’embauche se rencontrera à huis clos, conformément au paragraphe 239(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités et des pratiques en matière de normes d’emploi.

De plus, la politique et les procédures en matière de recrutement, de nomination et d’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi, approuvées par le Conseil, s’appliquent au processus de recrutement et de nomination, et les membres devront signer des accords de confidentialité obligatoires en ce qui concerne le processus d’embauche conformément à leur implication dans le processus. Les politiques et procédures intègrent des questions concernant l’équité, la confidentialité, l’objectivité, l’impartialité, la transparence et les pratiques équitables, dont les énoncés suivants de la politique :

« Le favoritisme, les préjugés, les influences indues et la discrimination sont strictement interdits lors du recrutement des titulaires d’une charge créée par une loi. Les acteurs du recrutement et de la nomination ne doivent pas tenter d’influencer le choix des candidats en allant à l’encontre de la présente. Ils ne doivent en aucun cas procurer un avantage à un candidat lors du recrutement des titulaires d’une charge créée par une loi. Cela comprend le fait d’aider tout candidat en lui transmettant des informations privilégiées, comme des questions d’entrevue et suggestions de réponses, des documents de présentation, des renseignements sur d’autres candidats ou encore des informations recueillies dans les réunions, les conversations, les courriels ou d’autres formes de communications ou de discussions.

Tous les employés municipaux et les membres du Conseil qui prennent part au processus de recrutement doivent faire preuve d’une grande discrétion avec tous les renseignements confidentiels concernant les activités du Conseil, du comité d’embauche et du comité d’entrevue. Le personnel municipal doit respecter les exigences de confidentialité de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), du Code de conduite du personnel et de tout contrat applicable. Les membres du Conseil doivent quant à eux se soumettre aux exigences de la LAIMPVP et du Code de conduite des membres du Conseil en la matière. »

Comme les membres du Conseil le savent, le processus général d’embauche pour le poste de directrice municipale ou de directeur municipal de la Ville a été établi par délégation de pouvoir accordée par le maire selon la Loi de 2001 sur les municipalités, telle que mise à jour le 21 avril 2023.

Vous pouvez poser vos questions sur le processus d’embauche à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles, en envoyant un message à l’adresse suivante : kiel.anderson@ottawa.ca.

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date: Le 26 avril 2023

Destinataires :  Maire et membres du Conseil
Expéditeur: M. Rick O'Connor, Greffier municipal

Monsieur le Maire et membres du Conseil,

À la suite d’une demande formulée par l’agence de recrutement externe, la réunion du comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique (DGPIDE) prévue le 24 mai 2023 a été repoussée au 25 mai 2023, à 15 h. La note de service ci-jointe a été modifiée en conséquence, à titre d’information.

Merci,
M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date : Le 24 avril 2023 

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur : M. Rick O'Connor, Greffier municipal

La présente note de service fait le point sur le processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal et d’une directrice générale ou d’un directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique suivant la fin de l’affichage des postes le 14 avril 2023. Elle indique aussi les dates des rencontres des deux comités d’embauche.

L’agence de recrutement externe ayant participé au processus, Odgers Berndtson, analyse actuellement les candidatures pour chaque poste. Voici les prochaines étapes :

• Réunions à huis clos des comités d’embauche en mai et juin 2023 pour analyser la liste préliminaire des candidatures, mener les entrevues et recommander quelqu’un.
• Le personnel s’attend à ce que les comités présentent un rapport de candidatures au Conseil en juin 2023 (poste de directrice municipale ou directeur municipal) et en juillet 2023 (poste de directrice générale ou directeur général).

Réunions des comités d’embauche pour analyser la liste préliminaire des candidatures, mener les entrevues et recommander quelqu’un

L’agence de recrutement analyse actuellement les candidatures pour chaque poste. Chaque comité d’embauche se réunira pour examiner la liste préliminaire confidentielle des candidatures préparées par Odgers Berndtson, qui lui remettra un guide d’entrevue lui aussi confidentiel. Après, chaque comité mènera des entrevues, au terme desquelles il recommandera quelqu’un. Les dates et heures des réunions sont indiquées plus loin.

La prochaine réunion se tiendra à huis clos en application des dispositions appropriées de la Loi de 2001 sur les municipalités, conformément aux normes d’emploi et aux lois administratives et selon ce que prévoient les Procédures relatives au Recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi. Les membres doivent assister à toutes les réunions du comité d’embauche auquel elles et ils siègent.

Puisque les réunions concernent directement le processus d’embauche et impliquent des renseignements confidentiels sur les candidatures, la participation aux réunions à huis clos se limitera aux membres des comités d’embauche et au personnel du greffier municipal participant au processus.

Les comités devraient présenter un rapport de candidatures au Conseil en juin 2023 (poste de directrice municipale ou directeur municipal) et en juillet 2023 (poste de directrice générale ou directeur général).

Échéancier

Chaque comité doit déterminer l’échéancier général du processus, mais le maire (président) et le greffier municipal peuvent convoquer des réunions, si nécessaire. Ainsi, le Bureau du maire, le Bureau du greffier municipal et l’agence de recrutement externe ont modifié l’échéancier général approuvé par les comités d’embauche, qui va maintenant comme suit :

Les membres recevront les documents nécessaires aux réunions de leur comité avant les dates susmentionnées.

Modification de la délégation de pouvoir accordée par le maire

Vous trouverez ci-joint la version révisée de la délégation de pouvoir accordée par le maire, qui tient compte des changements apportés au processus d’embauche depuis la première délégation de pouvoir, le 21 décembre 2022 (nom des comités d’embauche, composition, questions juridiques, etc.).

Vu le temps non négligeable associé aux processus d’embauche conjoints d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal et d’une directrice générale ou d’un directeur général, et l’obligation pour les membres des comités d’assister à toutes les réunions, le maire a indiqué qu’il enverrait un représentant aux prochaines réunions du comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la

Planification, de l’Immobilier et du Développement économique, comme en fait état la version révisée de la délégation de pouvoir.

La délégation a également été modifiée pour clarifier que les comités d’embauche devront « recommander les modalités du contrat d’emploi qui sera présenté à la personne retenue, pour signature par le maire » plutôt que de parachever et signer les contrats eux-mêmes. D’après un examen juridique approfondi, ce changement est conforme aux critères de délégation de pouvoir. À noter que cette disposition a préséance sur tout paramètre approuvé par les comités d’embauche.

Contexte

Comme le savent les membres du Conseil, les comités d’embauche ont été mis sur pied pour recommander une candidature au Conseil pour chaque poste, selon une délégation des pouvoirs conférés par la loi délivrée par le maire le 21 décembre 2022.

Le processus d’embauche est mené conformément à la politique et aux procédures en matière de Recrutement, nomination et administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi approuvées par le Conseil.

Les comités d’embauche se sont réunis une première fois le 3 février 2023. Celui pour l’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal a pris connaissance du rapport « Mandat, agence de recrutement externe, échéancier général, description

de poste et échelle salariale, poste de directrice municipale ou de directeur municipal », et celui pour l’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la DGPIDE, du rapport du personnel similaire. Chaque comité a notamment approuvé l’échéancier général du processus d’embauche et confirmé la nomination d’une agence de recrutement externe (Odgers Berndtson) pour la recherche de candidates et candidats aux postes de direction.

Comme il est indiqué dans ma note de service au Conseil du 8 mars 2023, Odgers Berndtson a consulté les membres du Conseil sur les compétences et qualités recherchées pour chaque poste, puis affiché les offres d’emploi le 8 mars 2023.

L’affichage a pris fin le 14 avril 2023.

Vous pouvez poser vos questions sur le processus d’embauche à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles (kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O’Connor
Greffier municipal

Date: Le 8 mars 2023

Destinataires : Maire et membres du Conseil
Expéditeur: M. Rick O'Connor, Greffier municipal

La présente note de service fait le point sur le processus d’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal et d’une directrice générale ou directeur général de la Planification, de l’Immobilier et du Développement économique (PIDE).

Plus tôt aujourd’hui, l’agence de recrutement externe ayant pour mandat de pourvoir ces postes a publié des annonces sur différentes plateformes, comme on l’explique ci-après. L’information sur les prochaines étapes du processus sera aussi présentée ci-dessous.

Contexte

Les membres du Conseil savent que deux comités d’embauche ont été mis sur pied pour pourvoir les postes susmentionnés, conformément à la délégation des pouvoirs conférés par la loi faite par le maire le 21 décembre 2022. Ces comités recommanderont des candidatures au Conseil pour chaque poste.

Les deux comités se sont réunis pour la première fois le 3 février 2023. Celui pour l’embauche d’une directrice municipale ou d’un directeur municipal a pris connaissance du rapport « Mandat, agence de recrutement externe, échéancier général, description de poste et échelle salariale, poste de directrice municipale ou de directeur municipal », et celui pour l’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la PIDE, du rapport du personnel similaire. Les deux comités ont :

• approuvé leur mandat;
• confirmé la désignation d’une agence de recrutement externe (Odgers Berndtson) pour les aider à trouver des candidates et candidats;
• convenu de l’échéancier global de recrutement et de nomination;
• reçu les descriptions de poste et les échelles salariales à titre informatif;
• approuvé une motion permettant au personnel choisi par eux et par les cadres supérieurs de consulter les renseignements confidentiels se rapportant au processus de recrutement, sous réserve de la Politique et des procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi approuvées par le Conseil.

L’agence Odgers Berndtson a consulté les membres du Conseil pour connaître les compétences et qualités recherchées chez une directrice municipale ou un directeur municipal; elle a fait de même avec les membres du comité d’embauche d’une directrice générale ou d’un directeur général de la PIDE.

Après ces consultations, elle a publié plus tôt aujourd’hui les offres d’emploi et les documents d’affichage pour chaque poste.

Offres d’emploi et affichage

Le poste de directrice municipale ou directeur municipal est affiché dans les organismes municipaux, l’agence Odgers Berndtson Canada et des réseaux internationaux, ainsi que dans plusieurs publications et plateformes, comme le magazine Municipal World, LinkedIn et l’Aboriginal Job Board.

Le poste de directrice générale ou directeur général de la PIDE est affiché dans les organismes municipaux et de planification, l’agence Odgers Berndtson Canada et des réseaux, ainsi que dans plusieurs publications et plateformes, comme le magazine Municipal World, LinkedIn et l’Aboriginal Job Board.

Les postes seront affichés jusqu’au 14 avril 2023. Les membres du Conseil peuvent consulter les offres d’emploi sur Odgers Berndtson – Directrice municipale ou directeur municipal, Ville d’Ottawa; Odgers Berndtson – Directrice générale ou directeur général, Planification, biens immobiliers et développement économique, Ville d’Ottawa.

Prochaines étapes

Les comités d’embauche se réuniront une fois la période d’affichage terminée pour analyser la longue liste confidentielle des candidatures préparées par Odgers Berndtson, qui leur remettra un guide d’entrevue confidentiel. Comme il est indiqué ci-dessous, cette étape est actuellement prévue pour le début de mai 2023. Une fois qu’ils auront examiné les candidatures et réalisé les entrevues, ils présenteront un rapport de candidatures au Conseil (juin 2023) pour chaque poste.

Voici l’échéancier prévu. Il est à noter que les rapports du personnel examinés à la première réunion des comités indiquaient que chaque comité déterminerait l’échéancier général du processus, mais que le maire (président) et le greffier municipal peuvent tenir des réunions si nécessaire. Ainsi, le Bureau du maire, le Bureau du greffier municipal et l’agence de recrutement externe ont modifié l’échéancier global approuvé par les comités, qui va maintenant comme suit :

Vous pouvez poser vos questions sur le processus d’embauche à Kiel Anderson, gestionnaire, Politiques et activités opérationnelles (kiel.anderson@ottawa.ca).

M. Rick O’Connor
Greffier municipal