Bulletins d’interprétation

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Interpretation Bulletin on Political Activities and Conflicts of Interest

Objet

Les prochaines élections municipales à Ottawa se tiendront le 24 octobre 2022. Le présent bulletin d’interprétation contient quelques conseils sur les conflits d’intérêts qui pourraient découler des activités politiques des lobbyistes pendant la campagne électorale.

Le droit d’une personne de participer à des activités politiques constitue un des fondements de la démocratie, que ni le Règlement sur le registre des lobbyistes (« le Règlement »), ni le Code de déontologie des lobbyistes (le « Code ») ne peut invalider.

Par conséquent, le présent bulletin ne vise pas à empêcher les lobbyistes de participer à des activités politiques en appui à un ou plusieurs candidats à une fonction au conseil municipal, mais plutôt à inciter les lobbyistes à être attentifs aux répercussions de leurs activités politiques sur leurs futures fonctions.

Interprétation

Lobbying, activités politiques et conflits d’intérêts

Les lobbyistes, comme les autres membres du public, peuvent participer à des activités politiques pour appuyer la campagne d’un candidat. Cependant, le candidat pourrait avoir le sentiment qu’il doit quelque chose en retour à un lobbyiste qui s’est impliqué dans sa campagne. Si ce candidat devait par la suite être élu, certaines préoccupations relevant du Règlement ou du Code pourraient être soulevées.

Le risque de susciter un tel sentiment, et de générer de possibles conflits d’intérêts, augmente avec la fréquence, la quantité et l’importance stratégique des activités politiques, ainsi qu’avec le degré de proximité entre les lobbyistes et les candidats. L’article 6 du Code interdit à ces derniers de placer les titulaires d’une charge publique en situation de conflit d’intérêts.

Les activités politiques qui sont les plus susceptibles de mener à un sentiment d’obligation

Un lobbyiste qui offre un soutien important ou stratégique à la campagne électorale d’un candidat peut être amené à exercer une influence sur ce candidat. Si ce dernier est élu, il risque de ressentir une pression accrue pour offrir quelque chose en retour à ce lobbyiste.

Les activités politiques suivantes, entre autres, présentent un risque élevé à cet égard :

  • Agir à titre de président de campagne, de trésorier ou de gestionnaire des collectes de fonds
  • Organiser des événements de collecte de fonds ou solliciter des dons dans le cadre d’une campagne
  • Agir à titre de porte‑parole désigné du candidat.

Les activités politiques qui sont les moins susceptibles de mener à un sentiment d’obligation

Les formes de soutien qui ne sont pas de nature stratégique et qui ne requièrent pas d’interactions soutenues avec les candidats présentent un moins grand risque de susciter un sentiment d’obligation.

Les activités politiques suivantes, entre autres, présentent un faible risque à cet égard :

  • Faire du bénévolat, du porte-à-porte, ou travailler comme scrutateur, sans entretenir de liens étroits avec le candidat
  • Faire un don dans le cadre d’une campagne
  • Installer l’affiche d’un candidat sur son terrain
  • Acheter un billet pour assister à un événement de collecte de fonds, dans la mesure où cette dépense ne dépasse pas les limites fixées dans la Loi de 1996 sur les élections municipales.

Atténuer les conflits d’intérêts

Les membres du public peuvent avoir des raisons de croire que certaines activités politiques à risque élevé suscitent un sentiment d’obligation entre les candidats et les lobbyistes. Qu’ils soient apparents ou réels, les conflits d’intérêts qui découlent de ces relations contribuent à éroder la confiance du public.

La Ville d’Ottawa n’a pas encore instauré de période probatoire pour les lobbyistes qui ont soutenu la campagne d’un candidat. Cependant, compte tenu du risque potentiel de conflit d’intérêts, les lobbyistes doivent être attentifs aux répercussions de leurs activités politiques sur leurs fonctions futures. En même temps, les lobbyistes sont fortement encouragés à être prudents quant au niveau et à la nature du soutien politique qu’ils offrent aux candidats, qui seront peut‑être élus au Conseil municipal.

Les lobbyistes qui prennent part à des activités politiques à risque élevé doivent éviter d’agir à ce titre auprès de titulaires d’une charge publique qui ont bénéficié de ces activités, et sont invités à consulter le personnel de mon bureau sur la nature de ces relations.

Les lobbyistes qui placent sciemment les titulaires d’une charge publique en situation de conflit d’intérêts ou d’infraction au Code de conduite des membres du Conseil pourraient encourir des pénalités pour non‑conformité au Règlement sur le registre des lobbyistes. Ces pénalités peuvent s’échelonner d’une intervention de nature éducative jusqu’à l’interdiction complète d’exercer des fonctions de lobbyiste, tel que décrit dans le Bulletin d’interprétation sur les outils de conformité.

Coordonnées

Je vous invite à communiquer avec mon bureau pour obtenir des conseils et des directives sur le présent Bulletin d’interprétation. Si vous entendez participer à une campagne électorale, et particulièrement à une ou plusieurs des activités considérées à risque élevé, je serai en mesure de vous donner des conseils sur votre rôle spécifique.

Toutes les demandes concernant les activités politiques, le lobbying et les conflits d’intérêts doivent être communiquées à lobbyiste@ottawa.ca.

Karen E. Shepherd

Integrity Commissioner/Commissaire à l’intégrité

Office of the Integrity Commissioner
Bureau du commissaire à l’intégrité

Grassroots Campaigns

Objet

Le présent bulletin d’interprétation vise à guider les parties concernées dans l’application du Règlement sur le registre des lobbyistes pour les campagnes citoyennes.

Définitions

Lobbying

Dans le Règlement sur le registre des lobbyistes, le terme « lobbying » est défini comme suit :

« Toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués. »

Le Registre des lobbyistes vise à consigner les activités spontanées destinées à influencer une question débattue devant les titulaires d’une charge publique, à l’initiative de personnes qui souhaitent essentiellement promouvoir des intérêts professionnels ou financiers qui débordent le cadre des processus opérationnels normaux de la Ville.

Campagne citoyenne

Une campagne citoyenne est un type de mouvement visant à regrouper des citoyens autour de questions spécifiques, généralement politiques. Elle utilise des leviers collectifs, comme le soutien du grand public et la pression politique, pour influencer une décision débattue devant les titulaires d’une charge publique.

Interprétation

Une société civile active est le signe d’une démocratie en bonne santé. Au même titre que les entreprises peuvent entrer en relation avec des titulaires d’une charge publique pour faire valoir leurs intérêts financiers, les membres du public peuvent recourir au même procédé pour faire valoir l’intérêt public.

Même si le Règlement municipal ne fait pas spécifiquement état des campagnes citoyennes, les actions de ces dernières peuvent influencer directement ou indirectement les décisions débattues devant les titulaires d’une charge publique. Elles peuvent également avoir des conséquences importantes sur les intérêts financiers des entreprises. À l’instar des autres groupes d’influence qui agissent en dehors des processus opérationnels normaux de la Ville, les campagnes citoyennes peuvent, en l’absence d’exemption prévue au Règlement, être tenues de déclarer leurs activités.

Les organisateurs de campagne citoyenne et les titulaires d’une charge publique trouveront ci-dessous une liste non exhaustive d’exemples généraux d’obligations de déclaration et d’exemptions susceptibles de les concerner.

Organismes sans but lucratif sans employés rémunérés

Les campagnes citoyennes menées par des organismes sans but lucratif sans employés rémunérés dont la mission est de promouvoir l’intérêt général ou de solliciter du financement sont généralement exemptées de déclaration aux termes des paragraphes 4(3) et 4(12) du Règlement municipal :

Article 4 – Activités exemptées de l’application

Le présent règlement ne s’applique pas aux activités suivantes :

  1. Les communications de promotion à la défense ou à l’encontre d’une politique ou d’un programme énonçant une position dans l’intérêt de l’ensemble de la collectivité ou à son détriment, qu’il s’agisse d’un quartier ou de l’ensemble de la ville, et où cette position n’aurait aucun avantage direct, indirect ou présumé pour l’entreprise ou l’organisme à but lucratif pour qui les communications sont entreprises;
  1. La communication sur une question d’intérêt financier d’un groupe ou organisme sans but lucratif qui n’a pas de personnel salarié.

Organismes sans but lucratif avec employés rémunérés

Les représentants internes d’organismes sans but lucratif dont les employés sont rémunérés doivent déclarer leurs activités lorsque leur objectif est d’obtenir un avantage financier pour leur organisme ou les organismes du même secteur d’activité (ex. : financement ou subvention).

Représentation par un lobbyiste-conseil

Les activités des campagnes citoyennes représentées par un lobbyiste-conseil ou un lobbyiste bénévole non rémunéré doivent figurer au registre sous le profil du lobbyiste.

Membres du public

Dans le cas où une campagne citoyenne est tenue de déclarer ses activités, c’est aux membres organisateurs de la campagne qu’il incombe de faire la déclaration. Les membres du public non affiliés qui apportent leur aide à la campagne ne sont pas tenus de s’inscrire comme lobbyistes.

Coordonnées

Toute question relative au présent bulletin ou demande d’interprétation concernant les activités de campagnes citoyennes doit être adressée à lobbyiste@ottawa.ca.

Interpretation Bulletin on the Application of the Lobbyist Registry By-law to Social Media Communications

Objet

Le présent bulletin d’interprétation vise à guider les parties concernées dans l’application du Règlement sur le registre des lobbyistes pour les communications de lobbying sur les plateformes de médias sociaux.

Définitions

Lobbying

Dans le Règlement sur le registre des lobbyistes, le terme « lobbying » est défini comme suit :

« Toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués. »

Le Registre des lobbyistes vise à consigner les activités spontanées destinées à influencer une question débattue devant les titulaires d’une charge publique, à l’initiative de personnes qui souhaitent essentiellement promouvoir des intérêts professionnels ou financiers qui débordent le cadre des processus opérationnels normaux de la Ville.

Médias sociaux

Le terme « médias sociaux » désigne les applications en ligne sur lesquelles les utilisateurs peuvent publier, partager et commenter des informations.

Parmi les plus connues, citons Facebook, Twitter, Instagram, YouTube et LinkedIn. Les commentaires publiés sur les sites Web interactifs et les blogues entrent également dans la définition de « communications sur les médias sociaux ».

Interprétation

Il incombe à l’ensemble des parties prenantes de veiller à la légitimité des activités de lobbying. Cette vigilance est particulièrement importante sur les médias sociaux, où les interactions peuvent être vues aussi bien par les titulaires d’une charge publique que par les utilisateurs des plateformes.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes n’exempte de déclaration aucune méthode de communication. Aussi, toute interaction directe avec des titulaires d’une charge publique qui répond à la définition de « lobbying » ci-dessus doit faire l’objet d’une déclaration – y compris les interactions sur les plateformes de médias sociaux.

Une communication sur les médias sociaux s’entend notamment :

  • d’une publication à des fins de lobbying sur le profil d’un titulaire de charge publique;
  • d’une mention, d’un gazouillis ou d’une étiquette nommant un titulaire de charge publique à des fins de lobbying;
  • d’un message privé envoyé à un titulaire de charge publique à des fins de lobbying.

Pour déclarer une nouvelle activité dans le Registre des lobbyistes, merci d’utiliser la nouvelle étiquette « médias sociaux ».

Coordonnées

Toute question relative au présent bulletin ou demande d’interprétation concernant les communications dans les médias sociaux doit être adressée à lobbyiste@ottawa.ca.

Compliance Tools

Le présent bulletin d’interprétation vise à donner de l’information sur les exigences qu’impose aux lobbyistes le Règlement sur le registre des lobbyistes et le Code de déontologie des lobbyistes, de même que sur les outils de conformité qu’utilise le Bureau du registraire des lobbyistes.

En vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes, le commissaire à l’intégrité, qui intervient à titre de registraire des lobbyistes, doit veiller à « l’exécution du présent règlement ». (Responsabilités, article 9, alinéa 5)

La conformité et le Registre des lobbyistes

Dès qu’ils sont inscrits, les lobbyistes ont accès à des documents sur les responsabilités dont ils doivent s’acquitter en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes et du Code de déontologie des lobbyistes.

En règle générale, les responsabilités des lobbyistes appartiennent à deux catégories : les rapports à déposer en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes et les exigences déontologiques en vertu du Code de déontologie des lobbyistes. Les lobbyistes qui ne respectent pas ces exigences ne se conforment pas au règlement et au code.

Rapports à déposer

Les lobbyistes « qui entreprennent une démarche particulière de lobbying doivent en faire rapport dans les quinze (15) jours ouvrables suivant le début de la démarche ». Ils doivent déposer un rapport complet, qui comprend le dossier de lobbying et l’activité de lobbying.

En outre, les lobbyistes‑conseils doivent « indiquer dans leur rapport l’identité du client pour lequel ils ont entrepris une démarche de lobbying ».

Exigences déontologiques

Les lobbyistes doivent « se conformer au Code de déontologie dans le cadre de leurs activités de lobbying visant les titulaires d’une charge publique ». Le Code de déontologie des lobbyistes établit la norme minimum de comportement à respecter dans les activités de lobbying.

On s’attend à ce que les lobbyistes fassent preuve d’honnêteté et de transparence auprès de leurs clients et des titulaires d’une charge publique à propos de leurs activités. Les lobbyistes et leurs clients inscrits au registre doivent également s’abstenir d’exercer toute influence répréhensible en offrant des cadeaux, des avantages ou des invitations à des membres du Conseil municipal ou à leur personnel.

Outils de mise en application

Le registraire des lobbyistes fait appel à différents outils lorsqu’il se penche sur la gravité des infractions au Règlement sur le registre des lobbyistes et au Code de déontologie des lobbyistes.

Mesures administratives

Le Registre des lobbyistes sert de base de données publique pour les démarches de lobbying qui se déroulent auprès des titulaires d’une charge publique de la Ville d’Ottawa.

Le personnel du Registre des lobbyistes procède à intervalles réguliers à l’examen des profils du registre pour s’assurer que l’information déclarée est exacte et claire. S’il relève des lacunes mineures dans l’information reproduite dans un profil, le personnel peut communiquer directement avec le lobbyiste pour lui signaler l’erreur et lui indiquer la marche à suivre pour la corriger.

Exemple: Dossier de lobbying ambigu

Le champ « Problème » du dossier de lobbying doit comprendre la description succincte de l’enjeu pour lequel le lobbyiste fait des démarches.

Dans le dossier de lobbying, les descriptions vagues (« lobbying sur le parking ») ou trop brèves (« zonage ») ne donnent pas assez d’information aux personnes qui font des recherches dans le registre.

En relevant ces types d’erreurs, le personnel du Registre des lobbyistes peut communiquer avec un lobbyiste et lui demander d’apporter des précisions à ses dossiers de lobbying.

Exemple: Dossiers ou activités manquants 

Il se peut qu’il manque des dossiers ou des activités dans les profils de lobbyistes. Ces erreurs peuvent s’expliquer par la préinscription ou par des difficultés dans la consultation du registre.

En relevant ces types d’erreurs, le personnel du registre peut communiquer avec un lobbyiste pour lui rappeler qu’il a l’obligation de déclarer ses démarches de lobbying et pour lui offrir de l’aide, au besoin.

Lettre d'instructions

La lettre d’instructions est la première étape dans la hiérarchisation du plan de conformité; cette lettre permet de se pencher sur les dossiers dans lesquels un accord de conformité n’est sans doute pas adapté à la situation. Cette lettre se veut :

  • un outil de mise en application visant à traiter les infractions apparentes ou commises par mégarde au Code de déontologie des lobbyistes qui sont portées à l’attention du registraire des lobbyistes dans les cas où ses pouvoirs ne lui permettent pas d’intervenir pleinement;
  • un outil d’information grâce auquel une explication formelle permet d’étayer les dispositions du Règlement sur le registre des lobbyistes et d’aider une société ou un lobbyiste à respecter, dorénavant, les exigences que lui impose l’obligation de conformité;
  • un document destiné à éclairer les mesures à prendre dans l’éventualité d’une infraction.

Ces cas font généralement intervenir les sociétés qui ont des lobbyistes internes actifs ou les clients de lobbyistes‑conseils qui pourraient ne pas connaître parfaitement les restrictions imposées aux personnes physiques et morales associées à des dossiers de lobbying actifs.

Les employés des grandes sociétés ne savent peut‑être pas que leur société est représentée dans le Registre des lobbyistes et doivent donc respecter certaines dispositions du Code de déontologie des lobbyistes. Si le Règlement sur le registre des lobbyistes et le Code de déontologie des lobbyistes imposent certaines obligations aux sociétés et aux clients des lobbyistes, les pouvoirs du registraire des lobbyistes sont essentiellement limités à l’obligation de conformité des lobbyistes enregistrés.

Dans ces cas, le registraire des lobbyistes peut décider de convoquer un lobbyiste ou son client et de lui adresser une lettre d’instructions. Cette lettre, qui vise essentiellement à corriger l’erreur en donnant de l’information, comprend généralement :

  • de l’information sur l’infraction;
  • l’article du code auquel a contrevenu le lobbyiste ou le client;
  • les mesures à prendre immédiatement pour corriger l’infraction;
  • les instructions à suivre à long terme.

Accord de conformité

L’accord de conformité a été mis au point pour corriger les infractions non intentionnelles ou non préméditées apparentes par un lobbyiste enregistré en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes. Le registraire des lobbyistes peut décider de conclure un accord de conformité avec un lobbyiste, en se réservant le droit d’imposer des sanctions formelles pour les infractions plus flagrantes.

L’accord de conformité est une convention volontaire entre le registraire des lobbyistes et le lobbyiste qui est réputé avoir contrevenu par mégarde au Règlement sur le registre des lobbyistes ou au Code de déontologie des lobbyistes. Cet accord, qui prévoit une déclaration convenue des faits à propos de l’infraction précise, fait état des mesures à prendre pour corriger cette infraction, en confirmant que le lobbyiste s’engage à respecter le règlement et le Code de déontologie. Si le lobbyiste confirme qu’il a transgressé le règlement et le code et qu’il s’engage à adopter un comportement conforme, le registraire des lobbyistes s’engage pour sa part à s’abstenir de mener une enquête officielle sur la question et d’imposer d’autres sanctions. Les accords de conformité sont publiés en ligne et un avis est adressé aux membres du Conseil municipal et aux cadres supérieurs de la Ville.

Interdictions

Les interdictions sont les seules sanctions officielles prévues dans le Règlement sur le registre des lobbyistes. Dans les cas où un lobbyiste a commis une infraction flagrante à son obligation de déclaration ou aux exigences de la déontologie et que les autres recours n’ont pas permis de l’obliger à se conformer au règlement, le registraire des lobbyistes peut décider de lui interdire de faire des démarches auprès des titulaires d’une charge publique pendant une période précise.

Les périodes d’interdiction prescrites sont indiquées dans la partie V du Règlement sur le registre des lobbyistes, qui dispose que :

Sanctions et pénalités

Refus ou suspension d'une inscription ou d'une déclaration

9. 

(1) Le commissaire à l’intégrité peut imposer une interdiction temporaire de communiquer en suivant la procédure suivante s’il estime que les exigences du présent règlement municipal n’ont pas été respectées :

a. Première infraction : interdiction de communiquer avec un titulaire d’une charge publique durant un mois;

b. Deuxième infraction : interdiction de communiquer avec un titulaire d’une charge publique durant trois mois;

c. Troisième infraction : sanction déterminée par le commissaire à l’intégrité, à sa discrétion.

Le registraire des lobbyistes est toujours disponible pour répondre aux questions ou donner des conseils. On peut le joindre par courriel lobbyiste@ottawa.ca.

Robert Marleau, C.M.
Bureau du registraire des lobbyistes
Office of the Lobbyist Registrar

110, avenue Laurier Ouest/110 Laurier Avenue
Ligne directe/ West
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Direct Line : 613-580-2424, poste/ext. 21978
Télécopieur/Fax : 613-580-9609
lobbyiste@ottawa.ca/lobbyist@ottawa.ca

 

Lobbyist Registry Quick Guide

Le présent bulletin d’interprétation vise à donner une vue d’ensemble du protocole d’inscription des démarches de lobbying.

Pourquoi dois-je inscrire mes démarches?

Le lobbying est une activité légitime, qui apporte des avantages non seulement aux lobbyistes, mais aussi aux titulaires d’une charge publique et au grand public. Or, on se prive des avantages du lobbying lorsque les démarches se déroulent exclusivement à huis clos.

C’est pourquoi on a mis sur pied le Registre des lobbyistes, qui vise à rehausser la responsabilisation et la transparence de l’administration municipale, en permettant au public d’avoir accès à l’information sur les activités menées à l’hôtel de ville. L’un des rôles du Bureau du registraire des lobbyistes consiste à s’assurer que le public, les intervenants externes et les titulaires d’une charge publique peuvent prendre connaissance des détails exacts sur les démarches de lobbying à la Ville d’Ottawa.

Que dois-je inscrire?

Dans le Règlement sur le registre des lobbyistes, on entend expressément par « lobbying » :

« toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués. »

Essentiellement, le Registre des lobbyistes a été mis au point pour permettre d’enregistrer les cas dans lesquels des démarches non sollicitées influencent une question débattue devant les titulaires d’une charge publique, à l’initiative de personnes qui souhaitent essentiellement promouvoir des intérêts professionnels ou financiers qui débordent le cadre des processus opérationnels normaux de la Ville.

Toute tentative de mener des démarches de lobbying au sens défini ci‑dessus doit être déclarée dans le Registre des lobbyistes. Pour être complète, la déclaration doit au moins comprendre le dossier de lobbying et l’information sur l’activité de lobbying. Les lobbyistes et les titulaires d’une charge publique doivent évaluer les conversations et les démarches selon leur contenu et l’objectif à atteindre.

Selon le Règlement sur le registre des lobbyistes, certaines activités sont exemptées de l’obligation de déclaration en vertu de l’article 4. Ces activités comprennent les simples échanges d’information (par exemple, les demandes de réunion), les activités de promotion et les réponses adressées à des titulaires d’une charge publique.

Qui doit s'inscrire?

Quiconque participe à des activités de lobbying au sens défini ci‑dessus doit s’inscrire. La Ville d’Ottawa reconnaît trois types de lobbyistes :

  • l’employé rémunéré, l’associé ou le propriétaire unique d’une entreprise qui fait du lobbying pour son compte appartient à la catégorie des « lobbyistes salariés »;
  • la personne qui fait du lobbying moyennant rémunération pour le compte d’un client (autre particulier, entreprise, société de personnes ou organisme) appartient à la catégorie des « lobbyistes‑conseils »;
  • la personne qui fait du lobbying sans rémunération pour le compte d’une entreprise ou d’un organisme à but non lucratif pour promouvoir les intérêts d’une entité ou d’un organisme à but lucratif appartient à la catégorie des « lobbyistes bénévoles non rémunérés ».

Les profils du Registre des lobbyistes portent sur des personnes exclusivement et ne peuvent servir à représenter des organismes. Si plusieurs représentants d’un organisme participent à des activités de lobbying, chacun d’eux doit créer un profil.

Si deux représentants d’un organisme ou plus mènent en même temps des démarches auprès d’un titulaire d’une charge publique, l’un d’eux doit être désigné comme le lobbyiste principal responsable de l’enregistrement de ces démarches. Les démarches de lobbying distinctes menées par les représentants d’un organisme doivent être enregistrées séparément.

Selon le Règlement sur le registre des lobbyistes, certaines personnes sont exemptées de l’obligation de s’inscrire en vertu de l’article 3.

Quand dois-je m'inscrire?

Le Règlement sur le registre des lobbyistes oblige les lobbyistes à enregistrer leurs démarches de lobbying dans les 15 jours ouvrables de la date à laquelle ces démarches se déroulent.

Le Registre des lobbyistes a été conçu pour permettre de suivre toutes les démarches de lobbying qui se sont déjà déroulées. Les démarches de lobbying planifiées ne font pas l’objet du Règlement sur le registre des lobbyistes, et le système ne permet pas aux utilisateurs d’enregistrer les activités qui n’ont pas encore eu lieu. Les lobbyistes ne doivent créer des profils ou des dossiers de lobbying ou enregistrer des activités que lorsque les démarches de lobbying ont eu lieu.

Il n’est pas obligatoire de s’inscrire d’avance pour faire des démarches auprès des titulaires d’une charge publique, et la préinscription ne garantit pas que l’on respecte les exigences du Règlement sur le registre des lobbyistes. La préinscription des profils ou des dossiers de lobbying peut donner l’impression qu’on s’est inscrit tardivement ou qu’on n’a pas déclaré des activités, ce qui nuit à l’exactitude de l’information présentée au public et aux titulaires d’une charge publique.

Comment dois-je m'inscrire?

Pour avoir une vue d’ensemble de la marche à suivre pour vous inscrire, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur du Registre des lobbyistes.

Pour en savoir plus

Si vous avez d’autres questions, par exemple :

  • « Cet entretien est‑il une démarche de lobbying? »;
  • « Comment dois‑je créer un profil et inscrire mes démarches de lobbying? »;
  • « Pourriez‑vous m’aider à extraire mon nom d’utilisateur et mon mot de passe? »;

veuillez communiquer avec le Bureau du registraire des lobbyistes, en donnant par courriel (lobbyiste@ottawa.ca) le plus de renseignements pertinents possible.

Robert Marleau, C.M.
Bureau du registraire des lobbyistes
Office of the Lobbyist Registrar

110, avenue Laurier Ouest/110 Laurier Avenue West
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe/Direct Line : 613-580-2424, poste/ext. 21978
Télécopieur/Fax : 613-580-9609
lobbyiste@ottawa.ca/lobbyist@ottawa.ca

 

Interpretation Bulletin on Creatures of the City

Le présent bulletin d’interprétation se veut un document d’information sur les organismes qui exercent leurs activités en partenariat avec la Ville d’Ottawa, mais qui interviennent indépendamment.

Les « partenaires indépendants de la Ville »

Il s’agit des organismes dont la vocation cadre avec les objectifs économiques et stratégiques de la Ville. Bien que ces organismes interviennent indépendamment, des représentants de la Ville siègent à leur conseil d’administration, et ils exercent la plupart de leurs activités en partenariat avec la Ville.

Dispense de l’enregistrement

Compte tenu de leur nature par rapport à la Ville, les partenaires indépendants de la Ville ne sont pas tenus d’enregistrer les entretiens de lobbying menés à leur initiative.

Exemples

Les organismes suivants sont des partenaires indépendants de la Ville et ne sont pas tenus d’enregistrer auprès de la Ville leurs communications de lobbying.

Bureau du cinéma d’Ottawa

Le Bureau du cinéma d’Ottawa « se concentre sur la formation continue, la fidélisation, la compétitivité et l’amélioration du secteur du cinéma et de la télévision de la ville ». Un membre du Conseil municipal siège à son conseil d’administration.

Investir Ottawa

Investir Ottawa « est le principal organisme de développement économique pour les industries du savoir dans la capitale du Canada; il favorise la croissance économique et la création d’emplois sur le territoire de la Ville d’Ottawa ». Le maire siège à son conseil d’administration.

Société de portefeuille Hydro Ottawa inc.

La Société de portefeuille Hydro Ottawa inc. est une « entreprise privée constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario. L’entreprise appartient simultanément entièrement à la ville d’Ottawa et remplit un mandat public. Elle est donc attentive à sa responsabilité de rendre compte à ses intervenants ainsi qu’au public ». Plusieurs membres du Conseil municipal siègent à son conseil d’administration.

Administration du tourisme et des congrès d’Ottawa

Tourisme Ottawa « est un acteur de l’industrie du tourisme engagé, qui vise à promouvoir la ville sur les scènes régionales, nationales et internationales afin d’accroître le nombre de visiteurs et les retombées économiques pour ses membres et la région ». Un membre du personnel de la Ville siège à son conseil d’administration.
 

Cette liste n’est pas exhaustive. Le registraire des lobbyistes est toujours à votre disposition pour répondre à vos questions ou pour vous donner des conseils sur les obligations d’enregistrer les communications menées à l’initiative des partenaires indépendants de la Ville. Vous pouvez le joindre par courriel (lobbyiste@ottawa.ca).

Robert Marleau, C.M.
Bureau du registraire des lobbyistes
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978
Télécopieur : 613-580-9609
lobbyiste@ottawa.ca 

 

Lobbyist registration and professional standards

Question :

De nombreux professionnels comme les urbanistes, les ingénieurs, les architectes et les avocats sont assujettis à des normes de déontologie qui soulignent leur responsabilité de fournir des opinions et des avis objectifs et professionnels. Ces personnes, lorsqu’elles s’inscrivent en tant que lobbyistes et qu’elles déclarent une activité dans le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa, contreviennent-elles à leurs normes professionnelles en matière d’objectivité?

Interprétation :

  1. Normes professionnelles et obligation de s’inscrire au registre des lobbyistes

Certains codes de pratiques professionnels imposent à leurs membres des normes concernant l’objectivité et l’indépendance des opinions. Par exemple, le Code de déontologie de l’Institut des planificateurs professionnels de l’Ontario exige que les membres fournissent une opinion professionnelle indépendante à leurs clients, aux employeurs, au public et aux tribunaux et qu’ils travaillent avec intégrité et professionnalisme.1 Le Code de déontologie (du Barreau du Haut-Canada) interdit à l’avocat, lorsqu’il agit en défense, d’exprimer son opinion personnelle sur le bien-fondé de la cause de son client.2

Le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa a été établi dans le souci d’assurer la responsabilisation et la transparence en ce qui concerne les activités de lobbying en donnant accès à l’information permettant de savoir qui communique avec les membres du Conseil et le personnel de la Ville. À cette fin, lorsqu’ils donnent un avis professionnel ou une opinion à un titulaire de charge publique, les professionnels peuvent être tenus de s’inscrire au registre des lobbyistes si cet avis ou cette opinion fait valoir le bien-fondé d’une demande ou défend une décision précise sur une question donnée.

La Ville reconnaît que le fait pour un professionnel de s’inscrire au registre des lobbyistes ne signifie pas nécessairement que ce professionnel ne fournit pas un avis objectif et professionnel conformément aux normes de sa profession. L’obligation des professionnels de respecter les normes de déontologie de leur profession n’est donc pas incompatible avec leur obligation de se conformer au Code de conduite des lobbyistes.

  1. Confidentialité et secret professionnel de l’avocat

On parle de lobbying lorsqu’une personne qui représente des intérêts commerciaux ou financiers communique avec un membre du Conseil ou du personnel de la Ville dans le but d’influencer une décision sur des affaires administratives hors du déroulement normal des processus, notamment la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués.

Le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa exige que tout lobbyiste qui entreprend une telle activité fasse rapport de ses communications. Lorsqu’il crée un profil dans le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa, le lobbyiste doit indiquer son nom et son adresse professionnelle. Les lobbyistes-conseils (ceux qui travaillent pour le compte d’un client) doivent également préciser dans leur déclaration le nom du client pour lequel l’activité de lobbying a été réalisée. Le paragraphe 4(1) du Code de conduite des lobbyistes de la Ville d’Ottawa exige que les lobbyistes informent leur client, leur employeur ou leur organisme des obligations prévues par le Règlement sur le registre des lobbyistes. Le Règlement sur le registre des lobbyistes et le Code de conduite des lobbyistes ne prévoient aucune dérogation concernant le secret professionnel de l’avocat ou l’obligation de confidentialité. Sur ce point, le Règlement sur le registre des lobbyistes ne diffère pas des lois fédérales et provinciales qui régissent les activités de lobbyisme.3

La Ville reconnaît que les avocats sont tenus de respecter leur Code de déontologie. Cependant, ce Code n’est pas incompatible avec les obligations de divulgation prévues dans le Règlement sur le registre des lobbyistes et le Code de conduite des lobbyistes de la Ville. En réalité, l’obligation de divulguer le nom du client est conforme aux dispositions du Code de déontologie du Barreau du Haut-Canada. Le paragraphe 4.06(2) exige que l’avocat, lorsqu’il réclame des modifications d’ordre législatif ou administratif, divulgue l’intérêt qu’il défend. Les avocats ne peuvent donc pas réclamer une dérogation à l’obligation de s’inscrire au registre des lobbyistes en se fondant sur l’argument du secret professionnel.

Il importe de souligner que chaque cas s’inscrit dans un contexte particulier et est accompagné de faits qui lui sont propres. Les interprétations résumées ci-dessus sont générales et ne doivent en aucun cas être considérées comme des décisions rendues, pas plus qu’elles ne doivent remplacer une demande d’information écrite ou par téléphone auprès du Bureau du registrateur des lobbyistes, en cas de doute ou lorsqu’il y a lieu de demander une interprétation pour un cas particulier.

Robert Marleau

Bureau du registrateur des lobbyistes
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978 
Téléc. : 613-580-9609
lobbyist@ottawa.ca

[1] Institut des planificateurs professionnels de l’Ontario, Professional Code of Practice, paragraphes 2.1 et 2.2 (disponible en anglais seulement).http://ontarioplanners.ca/Knowledge-Centre/Professional-Code-of-Practice

[2] Barreau du Haut-Canada Code de déontologie, commentaires relatifs au paragraphe 4.01 (1) http://www.lsuc.on.ca/WorkArea/DownloadAsset.aspx?id=2147486157

[3] Loi de 1998 sur l’enregistrement des lobbyistes, paragr. 4(4), « Contenu de la déclaration »; Loi sur le lobbying fédérale, alinéa 5(2)b), « Renseignements ».

Unsolicited written and electronic communications

Le présent bulletin d'interprétation a pour but de clarifier les obligations des membres du Conseil et de leur personnel (qui agissent pour le compte d'un membre) qui reçoivent des communications écrites ou électroniques non sollicitées.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes définit ainsi une « communication » :

s’entend de toute forme de communication significative, notamment une réunion officielle, un courriel, une lettre, un appel téléphonique ou une conversation significative qui permet de faire progresser de façon importante une question définie comme du lobbying dans un cadre officiel ou non.

La définition du « lobbying » est la suivante :

toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués.

En vertu de la section IX (Conduite à l'égard du lobbying) du Code de conduite des membres du Conseil, ces derniers ont certaines obligations à respecter en ce qui a trait au registre des lobbyistes [c'est nous qui soulignons] :

Les membres du Conseil, à titre de titulaires d’une charge publique, sont approchés régulièrement par diverses personnes tentant d’influencer les décisions devant le Conseil ou sous l’autorité du conseiller de quartier. Même si le lobbying est une pratique acceptable, la divulgation des activités de lobbying améliore la transparence et l’intégrité des activités de la Ville.

Conformément au registre des lobbyistes de la Ville, les membres du Conseil doivent faire un examen mensuel du registre des lobbyistes pour veiller à ce que toutes les activités de lobbying dont ils ont fait l’objet, notamment le sujet et la date de l’activité, y soient consignées. Là où le lobbying n’a pas été divulgué, le membre doit d’abord rappeler au lobbyiste l’exigence de divulgation et, advenant que l’activité demeure non divulguée, aviser le commissaire à l’intégrité de la non-divulgation.

De plus, les membres du Conseil doivent s’assurer que les lobbyistes qui les approchent savent qu’ils doivent s’inscrire au registre, comme le requièrent les exigences du registre. Les membres du Conseil ne doivent pas sciemment communiquer avec un lobbyiste qui commet une infraction aux exigences du registre. Si un membre du Conseil est au courant ou en tout temps mis au courant qu’une personne commet une infraction aux règles connexes au lobbying, ce membre doit soit refuser de donner suite à la demande du lobbyiste, soit cesser les communications avec le lobbyiste immédiatement, ou selon le jugement du membre, s’il est approprié de maintenir les communications, à la fin de celles-ci, attirer l’attention de la personne sur les obligations imposées par le registre et signaler les communications au greffier municipal et au commissaire à l’intégrité.

En fonction des définitions d'une communication et du lobbying qui figurent dans le Règlement sur le registre des lobbyistes, un membre du Conseil ne fait l'objet d'aucune obligation en vertu de la section IX (Conduite à l'égard du lobbying) si le membre ou son personnel (agissant pour son compte) reçoit et accuse simplement réception d'une communication écrite ou électronique non sollicitée qui ne constitue pas un dialogue ou un échange significatif permettant de faire progresser de façon importante une question définie comme du lobbying.  

Robert Marleau

Bureau du commissaire à l'intégrité
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978 
Téléc. : 613-580-9609
lobbyist@ottawa.ca

 

Closing a lobbying file

Ce bulletin d'interprétation vise à clarifier les obligations des lobbyistes eu égard à la fermeture d'un dossier de lobbying.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes définit le « lobbying » de la façon suivante :

toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués.

Qu'est-ce qu'un dossier de lobbying?

Des fichiers de lobbying sont créés pour divulguer les sujets faisant l'objet de lobbying de la part des lobbyistes inscrits au Registre. Pour chaque dossier de lobbying, les activités de lobbying sont inscrites afin de signaler les communications pertinentes constituant du lobbying, c.-à-d. la date, le moyen utilisé et la personne ou les personnes approchées.

Dossiers de lobbying « actifs » versus « fermés »

Lors de la création d’un dossier de lobbying, le statut « actif » lui est attribué. Les dossiers de lobbying demeurent actifs pendant toute la période durant laquelle les lobbyistes interviennent auprès des titulaires de charge publique et inscrivent leurs activités de lobbying aux dits dossiers.

Lorsque toutes les communications importantes sont terminées et qu'aucune autre activité de lobbying n'est prévue ou requise eu égard à un dossier de lobbying, les lobbyistes sont tenus d'indiquer que ledit dossier est « fermé ». À titre d'exemple, si un lobbyiste pilote un dossier de lobbying directement lié à une demande d'aménagement et que la demande a reçu toutes les autorisations requises, le dossier devrait être fermé. Les activités de lobbying entourant un dossier ne sont plus permises après la fermeture de celui-ci.

Fermeture d'un dossier de lobbying

Il est laissé à la discrétion du lobbyiste de déterminer s’il y a lieu de fermer un dossier de lobbying. Par ailleurs, le fait d'indiquer qu'un dossier de lobbying est « fermé » a pour effet de mieux informer les utilisateurs du Registre et ajoute à la transparence des activités de lobbying. La fermeture d'un dossier de lobbying permet aussi d'éviter aux lobbyistes et aux titulaires de charge publique de se placer dans des situations perçues d'influence répréhensible.

Conformément à l'article 6 (Influence répréhensible) du Code de déontologie des lobbyistes, les lobbyistes ont certaines obligations :

  1. Les lobbyistes doivent éviter toute pratique répréhensible et toute apparence d’irrégularité
  2. Les lobbyistes doivent éviter de placer sciemment les titulaires d’une charge publique en situation de conflit d’intérêts, d’infraction à leur code de déontologie ou de violation à leurs normes de comportement

À titre d'exemple, conformément à l'article IX (Conduite à l'égard du lobbying) du Code de conduite des membres du Conseil, l'acceptation par des membres du Conseil ou des membres de leur personnel de cadeaux, d'avantages ou d'invitations de la part de lobbyistes dont les dossiers de lobbying sont actifs, ou de leurs clients ou employés, est interdite. D'autre part, conformément au Code de déontologie des lobbyistes, les lobbyistes doivent éviter de placer sciemment les titulaires de charge publique en situation d'infraction à leur code de déontologie.

Il est dans l'intérêt des lobbyistes et des titulaires de charge publique d'éviter les situations où des infractions à de telles dispositions pourraient se produire. En indiquant que leurs dossiers de lobbying sont « fermés », les lobbyistes divulguent officiellement qu'ils ne cherchent plus à exercer d'influence entourant un sujet particulier, évitant ainsi des irrégularités possibles.

Ceci étant dit, les lobbyistes sont encouragés à garder sans cesse à l'esprit les dispositions relatives à l'influence répréhensible en vertu de l'article 6 du Code de déontologie des lobbyistes. Les lobbyistes sont donc tenus d'indiquer le statut de leurs dossiers de lobbying, à savoir « actif » ou « fermé ».

Questions fréquemment posées pour les lobbyistes

Qu'est-ce qu'un dossier de lobbying?

Les dossiers de lobbying divulguent les sujets faisant l'objet de lobbying de la part de lobbyistes. Pour chaque dossier concerné, les activités de lobbying sont inscrites afin de signaler les communications pertinentes constituant du lobbying, c.-à-d. la date, le moyen utilisé et la personne ou les personnes approchées. À titre d’exemple, une personne fait du lobbying auprès de titulaires de charge publique lorsque, pour obtenir une dérogation à un règlement particulier (dossier de lobbying), elle envoie un courriel à tous les membres du Conseil (activité de lobbying).

Quelle différence y a-t-il entre un dossier de lobbying « actif » et un dossier de lobbying « fermé »?

Un dossier de lobbying est actif dès son ouverture et il demeure actif pendant toute la période où vous intervenez auprès de titulaires de charge publique entourant ce dossier. Lorsqu'aucune autre activité de lobbying n'est prévue entourant un dossier de lobbying, le statut « fermé » devrait lui être attribué. Les activités de lobbying entourant un dossier ne sont plus permises après la fermeture de celui-ci.

Comment procéder pour fermer un dossier de lobbying?

Lorsqu'aucune autre activité de lobbying ne se déroulera entourant un dossier de lobbying, le statut « fermé » devrait lui être attribué. Sous la rubrique « dossier de lobbying » dans votre page de profil, cliquez sur le dossier de lobbying que vous souhaitez fermer. Une fois dans la page du dossier de lobbying concerné, cochez la case « fermer le dossier de lobbying » et cliquez sur le bouton « enregistrer ». Une fois la sauvegarde effectuée, sur votre page de profil, le statut « fermé » apparaîtra pour ce dossier de lobbying.

Qu'arrive-t-il si je ferme un dossier de lobbying par erreur?

Lorsqu'un dossier de lobbying est fermé, il n'est plus possible de le rouvrir sans communiquer d'abord avec mon bureau à lobbyiste@ottawa.ca.

Quelles sont les mesures en vigueur advenant qu'un lobbyiste continue d'intervenir sur un dossier fermé?

La poursuite d’activités de lobbying entourant un dossier fermé contrevient à l'esprit du règlement et est similaire à ne pas inscrire une activité de lobbying. La partie V (Sanctions et pénalités) du Règlement sur le registre des lobbyistes décrit les mesures que peut prendre le commissaire à l'intégrité s'il constate que les exigences du règlement ne sont pas respectées. Les sanctions suivent une règle de gradation et elles sont basées sur le nombre de contraventions et comprennent l'interdiction de communiquer avec des titulaires de charge publique.

Il est important de mentionner que chaque demande s'inscrit dans un contexte et des faits qui lui sont propres. Ces synthèses d'interprétation ne doivent pas être perçues comme des décisions et, dans le doute ou pour demander une interprétation dans un cas précis, on devrait faire un appel ou écrire au Bureau du registrateur des lobbyistes.

Robert Marleau
Bureau du registrateur des lobbyistes
110, avenue Laurier-Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978 
Télécopieur : 613-580-9609
lobbyiste@ottawa.ca

 

Lobbying Members-elect

Le présent bulletin d’interprétation vise à préciser les obligations relatives aux activités de lobbying auprès des nouveaux élus (mandat du Conseil 2018-2022) qui ne sont pas encore en poste. Le mandat de ces personnes commençant officiellement le 1er décembre 2018, elles sont considérées comme des nouveaux élus entre la confirmation de leur élection et le 1er décembre 2018. Le bulletin concerne les activités de lobbying qui visent tant les représentants élus du mandat du Conseil 2014-2018 que les nouveaux élus.

Aux fins du présent bulletin d’interprétation, le terme « période de transition » sera utilisé pour décrire la période comprise entre le jour du scrutin et la fin du mandat (soit du 22 octobre au 30 novembre 2018).

Lobbying et le registre des lobbyistes

Le Règlement sur le registre des lobbyistes définit « lobbying » comme suit :

[…] toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués.

Le lobbying est une activité légitime qui s’inscrit dans le droit d’un particulier, d’un groupe ou d’une entreprise à communiquer avec les titulaires d’une charge publique, définis par le Règlement sur le registre des lobbyistes (« le Règlement ») comme les membres du Conseil et le personnel municipal. Essentiellement, le registre des lobbyistes a pour but d’accroître la transparence et la responsabilisation entourant les activités de lobbying.

Lobbying auprès des représentants élus

Les membres du Conseil qui sont défaits le jour du scrutin demeurent titulaires d’une charge publique jusqu’à la fin du mandat 2014-2018, le 30 novembre 2018. Pendant la période de transition, toutes les règles qui régissent le lobbying auprès des titulaires d’une charge publique continuent de s’appliquer aux communications importantes des lobbyistes inscrits avec des membres défaits.

Les candidats réélus pour le mandat 2018-2022 demeurent aussi titulaires d’une charge publique pendant la période de transition. Par conséquent, les communications importantes entre des lobbyistes et ces membres seront également régies par les exigences du registre des lobbyistes en matière de divulgation.

Ainsi, toute personne qui fait du lobbying auprès de membres du Conseil défaits ou réélus pendant la période de transition doit consigner ses activités dans le registre des lobbyistes dans les 15 jours ouvrables suivant les communications, conformément au Règlement sur le registre des lobbyistes.

Lobbying auprès des nouveaux élus

Après le jour du scrutin, les nouveaux élus n’ont aucun rôle officiel ni aucun pouvoir décisionnel avant le nouveau mandat. Ils ne sont pas titulaires d’une charge publique avant le 1er décembre 2018, ce qui fait en sorte que les activités de lobbying qui les visent pendant la période de transition ne sont pas régies par le Règlement sur le registre des lobbyistes et n’ont pas à être divulguées. Il est impossible de dévoiler publiquement ces activités de lobbying, comme les nom des nouveaux élus ne figureront pas dans le registre électronique avant le 1er décembre 2018.

Les lobbyistes doivent cependant respecter le Code de conduite des lobbyistes en tout temps, lequel prévoit des normes de comportement et des normes régissant les activités de lobbying. Comme le Conseil municipal qui doit, en tant qu’entité, assurer la responsabilisation et la transparence des activités municipales, les lobbyistes inscrits doivent voir à ce que leurs activités soient ouvertes et transparentes et à traiter avec la Ville de manière éthique et responsable.

Le fait d’exercer des activités de lobbying auprès d’un membre nouvellement élu pendant la période de transition peut entraîner une perception négative d’influence indue, c’est pourquoi il est fortement recommandé de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter de créer toute situation inappropriée.

Je recommande donc aux lobbyistes d’éviter d’approcher les nouveaux élus avant leur entrée en fonction. Une telle pratique exemplaire fera en sorte que les activités de la Ville ne se feront pas à l’insu du public, ce qui renforcera l’engagement des lobbyistes à respecter leurs normes de comportement honnête, responsable et transparent dans leurs activités de lobbying.

Provisions regarding gifts, benefits, hospitality and tickets

Le présent bulletin d’interprétation a pour but de clarifier les obligations des membres du Conseil ou des employés qui agissent en leur nom lorsque ceux-ci se trouvent dans une situation où ils peuvent se voir offrir des cadeaux, des avantages, des invitations et des billets.

En vertu de la section X (Cadeaux, avantages et invitations) du Code de conduite des membres du Conseil, ces derniers ont certaines obligations à respecter en ce qui a trait à l’acceptation de cadeaux :

Les membres du Conseil ne doivent accepter aucun cadeau qui, aux yeux d’un membre raisonnable du public, semble être offert en guise de reconnaissance pour l’exercice d’une influence, en tant que moyen de persuasion pour exercer une influence ou pour outrepasser les fonctions publiques nécessaires et appropriées. De même, un cadeau, un avantage ou une invitation offert au conjoint, à un enfant ou à un parent du membre, ou encore à un employé directement ou indirectement lié à l’exécution des tâches du membre, et en toute connaissance de ce dernier, est jugé comme un cadeau offert au membre;

Afin d’accroître la transparence et la reddition de comptes en ce qui concerne l’acceptation de cadeaux, d’avantages et d’invitations, les membres du Conseil doivent présenter une déclaration trimestrielle qui, par la suite, est ajoutée à un Registre public des cadeaux. Les membres du Conseil sont tenus de déclarer tout cadeau, avantage, invitation ou voyage commandité reçu d’une même source pendant une année civile et qui, individuellement, dépasse 100 $.

Billets d’activités

Comme pour les cadeaux, l’acceptation de billets peut sembler être un moyen d’influence indue. L’article X du Code de conduite des membres du Conseil contient également des dispositions relatives à l’acceptation de billets par les membres. Il stipule que, même si le choix des lieux et des événements auxquels les membres du Conseil participent est entièrement à leur discrétion, au moment d’accepter des billets, les membres doivent respecter les limites suivantes :

Tous les billets acceptés d’une valeur de plus de 30 $ doivent être inscrits chaque trimestre au Registre des cadeaux, en précisant la façon dont ils ont été utilisés (p. ex. le nom de la personne qui a accompagné le membre ou, si les billets ont été donnés, le nom de la personne ou de l’organisme);

Il est permis d’accepter deux billets pour un maximum de deux événements de la part d’une même source au cours d’une année civile, et ces billets doivent être déclarés;

L’acceptation de tout billet pour des événements subséquents provenant de la même source est interdite.

Le Code de conduite des membres est entré en vigueur le 1er juillet 2013. Depuis cette date, en réponse aux questions des membres, le commissaire à l’intégrité a publié de nombreuses interprétations des dispositions du Code à l’égard des cadeaux, des avantages, des invitations et des billets. Voici quelques-unes des situations courantes pour lesquelles le commissaire à l’intégrité a fourni des interprétations :

Cadeaux, avantages, invitations ou billets de lobbyistes

L’article IX (Conduite à l’égard du lobbying) du Code de conduite des membres du Conseil stipule :

À moins d’en avoir reçu l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité, il est interdit aux membres du Conseil et à leurs employés d’accepter tout cadeau, avantage ou invitation de la part de lobbyistes dont l’inscription au registre est active, ou de celle de leurs clients inscrits ou de leurs employés.

Avant d’accepter un cadeau, un avantage, une marque d’hospitalité, une invitation ou un billet, les membres du Conseil sont invités à vérifier le registre des lobbyistes. Les membres ne peuvent accepter aucun cadeau de la part d’un lobbyiste dont l’inscription au registre est active, pas plus qu’ils ne doivent accepter de cadeau provenant du client d’un lobbyiste actif ou d’un employé de ce client.

Dans le cadre de l’Examen de la gouvernance du Conseil de 2014-2018, l’article 6 (Influence répréhensible) du Code de conduite des lobbyistes a été modifié afin d’inclure la disposition suivante :

(3) Les lobbyistes dont l’inscription des dossiers de lobbying est active, leurs clients inscrits au registre ou leurs employés ne doivent pas offrir ou remettre, directement ou indirectement, un cadeau, un avantage ou une invitation à des membres du Conseil ou à leur personnel.

De cette façon, l’interdiction dans le Code de conduite des membres du Conseil relative à l’acceptation de tels cadeaux est maintenant appuyée par une interdiction dans le Code de conduite des lobbyistes d’offrir ou de fournir tout cadeau aux membres du Conseil et à leurs employés.

Cadeaux, avantages, invitations et billets de sources autres

Le Bureau du commissaire à l’intégrité reconnaît qu’il arrive que l’acceptation d’un cadeau, d’un avantage, d’une invitation ou de billets se déroule dans le cadre d’un protocole social ou d’événements communautaires liés aux tâches d’un représentant élu et à son rôle de représentant de la municipalité. Dans un cas semblable, les membres du Conseil peuvent accepter des cadeaux, des avantages, des marques d’hospitalité, des invitations et des billets de la part de personnes dont le nom ne figure pas dans le registre des lobbyistes.

Les membres doivent cependant faire preuve de vigilance et s’assurer que l’acceptation de tels cadeaux exclut toute indication de favoritisme, de parti pris ou d’influence de leur part. Le membre du Conseil qui accepte un cadeau, un avantage ou une invitation de valeur supérieure à 100 $ doit en déclarer la nature dans le Registre des cadeaux. Si un membre du Conseil accepte un billet d’une valeur de plus de 30 $, le billet doit être également déclaré dans le Registre des cadeaux.

Marque d’hospitalité en lien avec les fonctions officielles d’un conseiller

Les membres du Conseil ne sont pas tenus de déclarer dans le Registre des cadeaux les marques d’hospitalité qui sont en relation directe avec leur rôle de représentant. Le Code de conduite des membres du Conseil prévoit une exception pour les cadeaux et les avantages qui accompagnent habituellement les responsabilités de leur charge. Une exception est également prévue au Code en ce qui a trait aux événements auxquels les membres et leurs employés participent à titre officiel et qui servent des buts professionnels légitimes.

Voici quelques exemples de telles exceptions :

  • Un repas offert au conseiller ou à une conseillère et à son personnel dans le cadre d’une activité communautaire auquel ils assistent en leur qualité officielle, dans le quartier du membre;
  • Un repas auquel le conseiller ou la conseillère et son personnel sont conviés dans le cadre d’une rencontre avec les membres d’un conseil d’administration local faisant partie du quartier du membre;
  • L’offre de billets gratuits pour un événement qui se déroule à l’intérieur ou à l’extérieur du quartier du membre et pour lequel le membre a servi en tant qu’organisateur ou bénévole (p. ex. une collecte de fonds pour un organisme de bienfaisance).

Le Code de conduite des membres du Conseil prévoit des exceptions en ce qui concerne la nourriture et les boissons consommées lors de tels événements, à condition que la présence du membre serve à des fins professionnelles légitimes, que la personne qui invite ou qui représente l’organisme soit présente et que la valeur soit raisonnable et les invitations peu fréquentes.

Il importe de souligner que chaque cas s’inscrit dans un contexte particulier et est accompagné de faits qui lui sont propres. Les interprétations résumées ci-dessus sont générales et ne doivent en aucun cas être considérées des décisions rendues, pas plus qu’elles ne doivent remplacer une demande d’information écrite ou par téléphone auprès du Bureau du commissaire de l’intégrité, en cas de doute ou lorsqu’il y a lieu de demander une interprétation pour un cas particulier.

Robert Marleau

Bureau du commissaire à l'intégrité
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978
Téléc. : 613-580-9609
lobbyist@ottawa.ca

 

Lobbyist Registry Registration

Le présent bulletin vise à répondre aux préoccupations et à briser certains mythes concernant le processus d’inscription des activités de lobbying à la Ville d’Ottawa. Le registre des lobbyistes a été créé en 2012, dans la foulée du cadre de responsabilisation de la Ville, qui sert à accroître la responsabilisation et la transparence de l’administration locale. Toute tentative, par une personne, un groupe ou une organisation, d’influencer une mesure législative ou une décision importante de la Ville sans passer par le processus habituel doit être consignée dans le registre des lobbyistes. Récemment, le Bureau du registrateur des lobbyistes a reçu de nombreuses questions sur la définition du lobbying, les communications significatives et les exigences d’inscription des activités de lobbying auprès de la Ville.

L’objectif du présent bulletin est de clarifier les exigences du registre des lobbyistes et d’aider les utilisateurs à se conformer au Règlement sur le registre des lobbyistes (no 2012 -309). En appliquant le Règlement, le Bureau du registrateur des lobbyistes s’assure que les électeurs, les intervenants externes et toute autre partie intéressée disposent de renseignements exacts sur les activités de lobbying de la Ville d’Ottawa. Le registre des lobbyistes est un outil qui sert à consigner toutes les communications significatives entre les lobbyistes, le personnel de la Ville et les titulaires de charge publique visant à influencer une décision du Conseil. En donnant accès au public à cette information, il améliore la transparence et l’ouverture des affaires menées à la Ville.

Principales idées préconçues sur le registre des lobbyistes

1. Les personnes, les groupes et les organisations doivent créer un profil en prévision de leurs activités de lobbying potentielles : faux.

  • Les lobbyistes doivent créer un profil dans le registre des lobbyistes seulement s’ils ont mené des activités de lobbying officielles auprès du personnel de la Ville qui doivent y être consignées.
  • Le registre des lobbyistes est conçu pour consigner les activités de lobbying passées, plutôt que les activités planifiées, les demandes de renseignements généraux, etc.
  • La création d’un profil de lobbyiste en prévision des activités à venir fausse les données du registre et véhicule une représentation erronée des communications entre le personnel de la Ville et le public.
  • La création d’un profil ne garantit pas la conformité au règlement municipal.
  • Pour respecter le règlement municipal, il faut divulguer chaque communication de lobbying en créant un nouveau dossier de lobbying pour un client particulier, qui doit comprendre le nom du client et de l’entreprise, ainsi que l’adresse de l’entreprise.
  • La création d’un profil en vue d’activités de lobbying prévues ou potentielles peut entraîner trois problèmes:
  1.  Les données du registre sont erronées et compromettent l’exactitude des dossiers publics de la Ville.
  2.  Les dossiers et les activités de lobbying ne sont pas consignés (comme aucune activité officielle de  lobbying n’a eu lieu) et le profil actif demeure incomplet dans le registre.
  3.  Le public, les titulaires de charge publique et les autres lobbyistes sont amenés à croire que des activités de lobbying ont lieu sans être divulguées.

2. Toutes les communications entre le personnel de la Ville, les élus et les lobbyistes sont considérées comme du lobbying : faux.

Selon le Règlement sur le registre des lobbyistes, le terme « lobbying » se dit de :

« toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou représentant des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués. »

La Ville d’Ottawa reconnaît trois types de lobbyistes :
  1. les « lobbyistes salariés », qui sont des employés, des associés ou des travailleurs autonomes et qui font des démarches pour leur employeur, leur propre entreprise ou leur organisme;
  2. les « lobbyistes-conseils » qui, moyennant paiement, s’engagent à exercer des pressions au nom d’un client (un particulier, une société, un partenaire ou un organisme);
  3. les « lobbyistes bénévoles » qui, sans obtenir de rémunération, font du lobbying pour une entreprise ou une organisation à but lucratif au profit des intérêts de cette entité ou de cette organisation à but lucratif.
  • Les syndicats, les associations professionnelles et les organisations sans but lucratif qui ont du personnel rémunéré doivent consigner toute communication de lobbying au registre.
  • Il est important que le personnel de la Ville et les membres du Conseil sachent reconnaître le lobbying pour veiller à ce que les activités soient divulguées comme il se doit.
  • Il est aussi important que les titulaires de charge publique sachent reconnaître les communications qui ne sont pas du lobbying.
En résumé :
  • Les communications entre les membres du Conseil, le personnel de la Ville et les lobbyistes ne sont pas toutes du lobbying.
  • Les communications officieuses qui ne visent pas à influencer les mesures législatives ne constituent pas du lobbying, même si elles ont lieu dans un contexte officiel.
  • Par contre, les communications qui ont lieu dans des contextes officieux ou sociaux constituent du lobbying si elles visent à influencer les décisions du Conseil.
  • Les communications de lobbying comprennent tous les échanges touchant à des intérêts financiers ou commerciaux, dont les rencontres officielles, les courriels, les lettres et les appels entre les lobbyistes, le personnel de la Ville et les membres du Conseil.
  • Le fait de solliciter une rencontre ou de fixer un rendez-vous ne constitue pas une activité de lobbying.
  • Il n’est pas nécessaire de créer un profil avant la rencontre.

3. Chaque personne présente lors des communications de lobbying doit avoir un profil dans le registre des lobbyistes : faux.

  • Si plusieurs membres d'une même organisation mènent des activités de lobbying, une seule personne doit créer un profile dans le registre.
  • Plus précisément, si ces personnes participent aux mêmes activités de lobbying, une seule personne doit activer un profil dans le registre des lobbyistes.
  • Cependant, si deux membres de la même organisation participent à des communications de lobbying différentes, ils doivent tous deux créer leur propre profil dans le registre.
  • De plus, il est important de noter que les profils du registre des lobbyistes sont liés à un nom d’utilisateur et à une adresse de courriel.
  • Par conséquent, un profil ne peut pas comprendre plusieurs utilisateurs, même si ceux-ci font partie de la même organisation et participent aux mêmes activités de lobbying.

*** Les présentes lignes directrices doivent servir de référence, mais il est important de noter que chaque demande est faite dans un contexte bien précis. Ces renseignements sommaires ne peuvent remplacer le fait de communiquer avec le Bureau du registrateur des lobbyistes pour demander une interprétation au sujet d’un cas particulier. ***

Ottawa 2017 and Sponsorships

Le présent bulletin a pour but de préciser les répercussions du Règlement sur le registre des lobbyistes et du Code de conduite des lobbyistes sur la sollicitation de commandites par Celebrations Ottawa Inc. et sur les activités d’Ottawa 2017.

Ottawa 2017 et Celebrations Ottawa Inc.

En 2017, le Canada célébrera le 150e anniversaire de sa confédération. La capitale nationale sera l’épicentre des célébrations, et la Ville d’Ottawa jouera un rôle important dans la recherche de financement, la planification et l’organisation des activités. De plus, au moins un grand événement aura lieu dans chaque quartier de la ville, avec la participation du conseiller correspondant.

En avril 2015, Tourisme Ottawa a annoncé qu’il avait déposé une demande auprès de Corporations Canada afin de constituer, en vertu des lois fédérales, un organisme à but non lucratif, dont la dénomination sociale est « Celebrations Ottawa Inc. », pour gérer les activités d’Ottawa 2017.

Le 13 mai 2015, le Conseil municipal d’Ottawa a approuvé la nomination du maire Jim Watson, du conseiller Jean Cloutier, du conseiller Mathieu Fleury et du directeur, Innovation et développement économique, (trois titulaires d’une charge publique et un employé municipal) au conseil d’administration de Celebrations Ottawa Inc.

Les commandites

La fonction principale de Celebrations Ottawa Inc. est de chercher des partenariats pour l’organisation des événements. On appelle « commandite » le fait pour une société de financer un organisme de bienfaisance en échange de la publicité ou de la promotion de sa marque, de ses produits ou de ses services. Il ne s’agit pas de philanthropie, mais plutôt d’un partenariat commercial (un contrat) qui profite à chaque partie. De nombreux organismes, dont la Ville d’Ottawa, sont dotés de politiques sur la gestion des commandites.

Bien que les commandites soient entièrement légitimes et appropriées lorsqu’elles s’inscrivent dans un processus transparent, les partenaires doivent être à l’affût de toute apparence de conflits d’intérêts ou d’influence indue, surtout à l’égard des titulaires d’une charge publique.

Ottawa 2017 et le registre des lobbyistes

Il est interdit aux lobbyistes et à leurs clients dont l’inscription au registre est active d’offrir des commandites ou des avantages aux titulaires d’une charge publique. Le principe veut que le fait de fournir ou de promettre un cadeau, une faveur ou un autre avantage au titulaire d’une charge publique pourrait créer chez lui un sentiment d’obligation. Cette tension, qui évoque un conflit d’intérêts, devrait être évitée. Pour prévenir ce genre de situation néfaste, le Code de conduite des membres du Conseil interdit aux membres d’accepter de telles faveurs, et le Code de conduite des lobbyistes interdit à ceux-ci d’en offrir.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes ne s’applique pas à Celebrations Ottawa Inc., en tant qu’organisme indépendant à but non lucratif. Par conséquent, les sociétés qui font affaire avec la Ville ou les lobbyistes et leurs clients inscrits sont libres d’interagir avec Celebrations Ottawa Inc. et de participer aux ententes de commandite de ce nouvel organisme.

Toutefois, comme le conseil d’administration de Celebrations Ottawa Inc compte trois membres du Conseil et un employé municipal, les lobbyistes et leurs clients inscrits doivent continuer de respecter le Code de conduite des lobbyistes dans leurs interactions avec les conseillers et l’employé municipal, même quand ces derniers agissent à titre d’administrateurs de Celebrations Ottawa Inc. Pour cette raison, il est interdit aux lobbyistes et à leurs clients inscrits de leur offrir directement des commandites pour Ottawa 2017.

De même, les trois membres du Conseil qui siègent au conseil d’administration sont aussi tenus de respecter leur propre code de conduite et ne peuvent accepter de cadeaux, d’avantages ou d’invitations en lien avec Ottawa 2017 de la part des lobbyistes ou de leurs clients inscrits.

Robert Marleau
Bureau du registrateur des lobbyistes
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Ligne directe : 613-580-2424, poste 21978
Télécopieur : 613-580-9609
lobbyiste@ottawa.ca

 

Lobbying and the Ottawa Public Library Board

Le présent bulletin d’interprétation vise à clarifier vos responsabilités si vous menez des activités de lobbying auprès de membres du conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa (CA de la BPO) qui siègent aussi au Conseil municipal d’Ottawa.

Lobbyistes et projet de la Bibliothèque centrale d’Ottawa

La Bibliothèque centrale d’Ottawa est un important projet de la Ville d’Ottawa. Ce projet suscite une grande attention publique et continuera certainement de le faire, au fur et à mesure qu’il franchira les étapes de la conception et de la construction.

Il est convenu que les lobbyistes pourront communiquer avec tous les membres du CA de la BPO, y compris avec les quatre membres qui siègent aussi au Conseil municipal d’Ottawa, et ce, tout au long du projet de la Bibliothèque centrale d’Ottawa.

CA de la BPO et Règlement sur le registre des lobbyistes

Le Règlement sur le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa ne s’applique pas au CA de la BPO. Ainsi, rien n’oblige un lobbyiste à inscrire au registre ses communications avec les membres du CA de la BPO, y compris celles avec les membres qui siègent aux deux conseils.

Cela dit, mener des activités de lobbying auprès d’un membre du CA de la BPO qui siège aussi au Conseil municipal d’Ottawa peut entraîner une apparence de conflit d’intérêts et d’influence indue pour ce membre. Il existe donc certaines situations où les lobbyistes doivent inscrire au registre leurs communications avec les membres du CA de la BPO qui siègent aussi au Conseil municipal d’Ottawa.

Responsabilités des lobbyistes

Si vous menez une activité de lobbying auprès d’un membre du CA de la BPO qui siège aussi au Conseil municipal d’Ottawa et que votre discussion touche un sujet qui fera l’objet d’un vote au Conseil municipal, la communication doit être inscrite au registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa.

Dans une telle situation, toutes les exigences du Règlement sur le registre des lobbyistes s’appliquent. Il vous incombe donc d’inscrire la communication au registre dans les 15 jours ouvrables suivants.

Enfin, en tant que lobbyistes, vous demeurez liés par le Code de déontologie des lobbyistes (annexé au Règlement sur le registre des lobbyistes). De ce fait, il vous est interdit d’offrir ou de remettre, directement ou indirectement, un cadeau, un avantage ou une invitation à des membres du Conseil ou à leur personnel. Cette interdiction demeure en vigueur lorsque les membres du Conseil agissent en leur qualité de membres du CA de la BPO.