Locateurs - rôles et responsabilités

Guide à l'intention des locateurs

Télécharger le guide à l’intention des locateurs sur le Règlement sur la gestion des logements locatifs.

Le Règlement sur la gestion des logements locatifs (no 2020-255) de la Ville est entré en vigueur le 31 août 2021.

Les locateurs sont tenus de:

• tenir à jour un plan d'entretien des immobilisations
• établir une procédure pour traiter les demandes de service des locataires
• tenir à jour un registre des aides des locataires
• créer et distribuer un document d'information pour les locataires
• élaborer un plan de lutte antiparasitaire intégrée

Les locateurs sont tenus de fournir les éléments suivants aux locataires:

• les coordonnées à jour du locateur ou du gérant, y compris l’adresse postale, le numéro de téléphone et au moins une méthode de communication écrite électronique
• des directives sur la façon de soumettre une demande de service
• des directives sur la façon de présenter une plainte à la Ville si la demande de service demeure non résolue
• des renseignements propres à l’immeuble en ce qui concerne l’équipement de sécurité incendie, la gestion des déchets solides et le stationnement sur place ou à proximité (en toute légalité)
• des directives sur la façon dont un locataire peut demander volontairement à être inscrit au registre des aides aux locataires ou à en être retiré

À Ottawa, tous les propriétaires sont également tenus d’entretenir et de réparer leurs propriétés, conformément aux normes établies dans le Règlement sur les normes d’entretien des biens (no 2013-416), tel que modifié, et le Règlement sur l’entretien des propriétés (no 2005-208), tel que modifié.

Remarque : Le Règlement sur la gestion des logements locatifs (no 2020-255) n’a aucune incidence sur les obligations des locateurs ou des locataires en vertu de la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation.

À partir du 11 juillet 2022, le propriétaire et le locataire devront chacun remplir et soumettre un formulaire en ligne pour que le locataire soit facturé directement pour les factures d'eau.

Il incombe au propriétaire et au locataire de veiller à ce que les deux formulaires soient remplis correctement et envoyés à proximité l'un de l'autre. Les formulaires manquants ou incomplets ne seront pas poursuivis par le personnel de la Ville et le compte du locataire ne sera pas établi tant que les deux formulaires ne seront pas correctement remplis et retournés. Les nouveaux comptes seront établis à la date de réception du dernier formulaire s'il est reçu après la date d'emménagement.

Pour accéder aux nouveaux formulaires et pour de plus amples informations, veuillez visiter, Comment facturer les locataires directement.

Si votre immeuble locatif compte au moins trois étages ou au moins dix logements locatifs, vous devez créer un plan d’entretien des immobilisations.

Modèle de plan d'entretien des immobilisations à titre d'information

Exemple de plan d'entretien des immobilisations à titre d'information

Le plan d’entretien des immobilisations doit comprendre un registre d’inspection pour chaque élément d’immobilisation :

• les dispositifs et équipements d’accessibilité englobent les rampes, les portes automatiques et les ascenseurs
• systèmes de distribution d’électricité de tout le bâtiment
• plomberie
• ascenseurs
• sorties de secours en cas d’incendie
• systèmes mécaniques
• toiture
• revêtement extérieur
• balcons et balustrades de balcon
• structures de stationnement

Chaque dossier d’inspection doit:

• identifier l’élément d’immobilisations
• enregistrer la date de l’inspection
• décrire l’état et les défaillances
• décrire toute mesure corrective requise (remplacement ou réparation)
• décrire la période durant laquelle on prévoit procéder au remplacement ou à la remise à neuf

Les nouveaux propriétaires d’immeubles bénéficient d’un délai de grâce. Les nouveaux propriétaires auront trois (3) mois, à compter de la date du transfert de la propriété, pour élaborer un plan d’entretien des immobilisations.

Il est important de garder le plan à jour et facilement accessible en cas de demande d’un agent des règlements de la Ville d’Ottawa.

Les locateurs sont tenus de mettre en place des options permettant aux locataires de soumettre des demandes de service par écrit, à l’oral ou par communication écrite électronique.

Les locateurs doivent conserver un dossier pour les demandes de service soumises par les locataires. Ces renseignements doivent être mis à la disposition de tout agent des règlements de la Ville d’Ottawa qui en fait la demande.

Modèle de formulaire de demande de service des locataires à titre d'information (image)

Modèle de formulaire de demande de service des locataires à titre d'information 

Exemple de formulaire de demande de service des locataires à titre d'information

Modèle du registre de demande de service des locataires à titre d'information

Exemple du registre de demande de service des locataires à titre d'information

Les dossiers des locateurs doivent contenir les informations suivantes:

• date et heure de la demande
• adresse ou logement visé par la demande de service
• coordonnées du locataire
• description du problème
• relevé des mesures prises et des résultats obtenus
• date à laquelle le locataire a été informé de la résolution de sa demande de service ainsi que la méthode qui a été utilisée pour ce faire

Le locateur doit fournir au locataire une copie du dossier de sa demande de service dans un délai de 30 jours s’il est prié par celui-ci de le faire au moment où il présente ladite demande.

Une demande de service urgente doit être traitée dans les 24 heures.

Une demande de service urgente vise les problèmes suivants:

• une perte ou une interruption de services essentiels
• des problèmes de sécurité concernant le logement locatif, l’immeuble ou la propriété
• des problèmes avec les fonctionnalités et l’équipement d’accessibilité
• tout problème raisonnablement susceptible de rendre un logement inhabitable

Une demande de service non urgente doit être traitée dans les 7 jours.

• Si la demande de service n'entre pas dans les catégories urgentes énumérées ci-dessus, elle n'est pas urgente. 
• Les locateurs devraient également consulter le registre des aides des locataires pour vérifier si le locataire a déclaré avoir besoin d’une aide et déterminer les mesures d’adaptation dont il a été convenu dans les circonstances.

Exigences relatives au traitement des demandes de service des locataires:

• établir une procédure pour traiter les demandes de service des locataires
• déterminer un moyen de recevoir les demandes de service des locataires par écrit, à l’oral et par communication écrite électronique
• déterminer un moyen de tenir un registre de l’ensemble des demandes de service des locataires
• instaurer une procédure permettant d’évaluer si les demandes de service reçues sont urgentes ou non
• mettre en place une procédure pour vérifier si le locataire a déclaré avoir besoin d’une aide dans le registre des aides des locataires

Tous les locateurs doivent tenir un registre des aides des locataires afin de consigner toute demande d’aide faite par un locataire. Les locateurs doivent être en mesure de présenter une version à jour de ce registre à tout agent des règlements qui en fait la demande aux fins d’inspection.

Modèle de formulaire de demande d'aide des locataires à titre d'information

Exemple de formulaire de demande d'aide des locataires à titre d'information

Modèle du registre de demande d'aide des locataires à titre d'information

Exemple du registre de demande d'aide des locataires à titre d'information

Le registre des aides des locataires doit contenir les renseignements suivants:

• le nom et le numéro d’appartement du locataire
• une description de l’aide demandée par le locataire
• une description de l’aide que le locateur ou le gérant a accepté d’offrir

Un locataire pourrait déclarer volontairement qu’il a besoin d’une aide particulière dans les cas suivants:

• évacuation de l’immeuble
• perturbation d’un service essentiel (p. ex. panne de courant)
• préparation à la lutte antiparasitaire
• aide à la compréhension des documents en raison d’une déficience cognitive ou développementale ou de barrières linguistiques ou communicationnelles
• toute autre préoccupation qui pourrait nécessiter des mesures d’adaptation en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario ou de la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation.

Les locateurs doivent fournir des renseignements sur le registre et la façon dont un locataire peut demander à y être inscrit ou à en être retiré dans le document d’information à l’intention des locataires.

Une demande de service des locataires n’est pas la même chose qu’une demande d'aide des locataires.

Comme son nom l’indique, une demande de service d’un locataire consiste en une demande de service, comme une réparation ou une remise à neuf, qui est soumise par un locataire à son locateur. Une demande d'aide des locataires est une demande volontaire de soutien ou d'assistance de la part des locataires.

Au moment de la signature du bail, les locateurs doivent remettre aux locataires un document d’information à l’intention des locataires.

Les locateurs ont jusqu’au 30 novembre 2021 pour remettre à tous leurs locataires actuels une copie du document d’information à l’intention des locataires.

Modèle du document d'information des locataires à titre d'information

Le document d’information à l’intention des locataires doit inclure:

• coordonnées du locateur ou du gérant
• directives relatives aux demandes de service des locataires
• renseignements sur la sécurité-incendie
• renseignements concernant l’entretien de la propriété
• renseignements concernant la gestion des déchets sur la propriété
• renseignements sur le stationnement
• registre des aides aux locataires
• énoncé concernant la Loi sur la location à usage d’habitation
• signature du locataire

Distribution du document d’information à l’intention des locataires:

Deux (2) copies doivent être remises avec le bail. Une (1) copie doit être remise au locataire pour ses dossiers et une (1) copie doit être signée par le locataire et conservée par le locateur avec le bail.

Consultez le Règlement sur la gestion des logements locatifs de la Ville d’Ottawa (no 2020-255) pour savoir comment remettre le document à un locataire qui refuse de le signer.

Mises à jour du document d’information à l’intention des locataires:

Le document d’information à l’intention des locataires doit être tenu à jour. En cas de modification, les locataires doivent en être avisés dans un délai de 30 jours.

Avis concernant les coordonnées dans les 24 heures:

Les locateurs ou les gérants doivent envoyer un avis concernant un changement de coordonnées dans les 24 heures suivant le changement.

Modèle de plan de lutte antiparasitaire intégrée à titre d'information

Le plan de lutte antiparasitaire intégrée doit comprendre:

• calendrier des inspections préventives
• renseignements sur la prévention des infestations à la disposition des locataires
• processus de signalement des infestations potentielles
• des plans de traitement permanents contre les ravageurs en cas d’infestation de punaises de lit, de coquerelles, de fourmis, de rats, de souris et de toute espèce connue pour causer des infestations récurrentes dans l’immeuble.

Exigences à suivre par les locateurs lors du traitement des logements locatifs contre les parasites:

• remettre aux locataires une copie du plan de lutte antiparasitaire avant de traiter une infestation dans leur logement
• réinspecter la zone traitée entre 15 et 30 jours après la fin du premier traitement
• traiter à nouveau la zone si l’infestation persiste
• afficher le plan de traitement antiparasitaire dans le hall d’entrée de l’immeuble si le traitement est effectué dans une zone de l’immeuble autre qu’un logement locatif

Renseignements supplémentaires sur l’identification des parasites, la prévention et le traitement des infestations:

• La page Web Sécurité à domicile de Santé publique Ottawa fournit de l’information sur la lutte contre les punaises de lit, les coquerelles et les rats.
• Le répertoire de parasites d’Orkin Canada fournit des renseignements sur une variété de parasites ainsi que sur la façon de traiter et de prévenir les infestations.
• La page Web sur la lutte antiparasitaire de la Société de logement communautaire d’Ottawa (LCO) contient une liste de vérification pour la prévention des parasites destinée aux locataires.
• La page Web sur la lutte antiparasitaire de l’Agence canadienne d’inspection des aliments porte sur la prévention des infestations et les mesures de lutte antiparasitaire.

• Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation - Loi provinciale qui établit les droits et les responsabilités des locateurs et des locataires en Ontario. Le Guide d’information sur la Loi sur la location à usage d’habitation est une excellente ressource qui résume le contenu de la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation pour les locateurs et les locataires.
• Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario - La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario a pour principal objectif d’améliorer les normes en matière d’accessibilité pour les Ontariens qui présentent des déficiences mentales ou physiques dans tous les endroits publics d’ici 2025.
• Code des droits de la personne de l’Ontario - Ce code assure le respect du principe d’égalité devant la loi et interdit toute discrimination dans des domaines bien précis, tels que le logement et l’emploi.
• Commission de la location immobilière - Ce tribunal règle les différends entre locateurs et locataires. Grâce à un processus de médiation ou de règlement, il aide les locateurs et les locataires à parvenir à une entente. La Commission de la location immobilière fournit également de l’information sur les droits et les responsabilités des propriétaires en vertu de la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation.
• Ville d’Ottawa 3-1-1 - Les locataires sont invités à composer le 3-1-1 (option 4) s’ils souhaitent obtenir de l’information sur les prestations d’aide sociale, les services de chauffage d’urgence, les services sociaux, l’aide pour la garde d’enfants, le programme Rénovations Ontario et d’autres programmes et services offerts par la Direction générale des services sociaux et communautaires.
• Société canadienne d’hypothèques et de logement -  La Société canadienne d’hypothèques et de logement est un organisme national responsable de l’habitation qui a pour mandat de répondre aux besoins des Canadiens en matière de logement et de leur offrir des conseils sur l’industrie du logement. Elle offre des ressources de planification du remplacement d’immobilisations, dont un accès gratuit à un logiciel de planification des immobilisations.
• Fédération canadienne des associations de propriétaires immobiliers - La Fédération canadienne des associations de propriétaires immobiliers défend les intérêts de l’industrie du logement locatif auprès du gouvernement fédéral du Canada.
• Sensibilisation des consommateurs – Ville d’Ottawa - La Ville d’Ottawa fournit des renseignements de base aux locataires en arabe, en hindi, en indonésien, en mandarin, en espagnol et en urdu.
• Eastern Ontario Landlord Organization (EOLO) (organisation des locateurs de l’Est de l’Ontario) - Cet organisme représente les fournisseurs ainsi que les propriétaires et gérants d’immeubles locatifs résidentiels au sein de l’industrie du logement locatif. Les membres de l’Eastern Ontario Landlord Organization possèdent et gèrent plus de 40 000 logements dans la région d’Ottawa.
• Federation of Rental-housing Providers of Ontario (fédération des fournisseurs de logements locatifs de l’Ontario) - La Federation of Rental-housing Providers of Ontario a pour mission de promouvoir un marché locatif sain et équilibré renfermant une industrie du logement locatif d’une importance capitale et d’assurer une liberté de choix pour les consommateurs, la prestation d’une aide gouvernementale adéquate pour les ménages à faible revenu et la mise en place de solutions du secteur privé pour répondre aux besoins en matière de logement.
• Landlord Self Help Centre (centre d’auto-assistance pour les locateurs) - Le Landlord’s Self-Help Centre est la seule clinique communautaire financée par Aide juridique Ontario qui offre des services aux locateurs de petits logements à l’échelle de l’Ontario.
• Ministère des Affaires municipales et du Logement de l’Ontario - Ce ministère travaille de concert avec les administrations municipales et des partenaires locaux de tout l’Ontario afin de bâtir des collectivités urbaines et rurales solides et sécuritaires grâce à l’implantation d’une économie locale dynamique, d’une qualité de vie élevée et de logements abordables et adéquats pour tous.
• Ottawa Region Landlords Association (association régionale des propriétaires locateurs d’Ottawa) - L’Ottawa Region Landlords Association offre des séminaires et fournit des liens vers des ressources destinées aux locateurs.
• Ottawa Small Landlord Association (association des locateurs de petits logements d’Ottawa) - L’Ottawa Region Landlords Association offre des séminaires et fournit des liens vers des ressources destinées aux locateurs.
• La location en Ontario – Province de l’Ontario - La province de l’Ontario fournit des renseignements pratiques sur les droits des locataires et des locateurs.

Si vous ou l’un de vos locataires souhaitez obtenir une copie papier du guide à l’intention des locateurs ou du document d’information à l’intention des locataires, communiquez avec nous par courriel à revisionsreglements@ottawa.ca ou par téléphone au 613-580 2400, poste 29529.

Remarque : Le présent document est offert uniquement à titre d’information et de commodité. Bien que tout ait été mis en œuvre pour inclure toutes les sources d’information pertinentes pour les locateurs, le personnel de la Ville reconnaît que le présent document n’est pas exhaustif. Ces liens pourraient vous rediriger vers un site Web externe qui n’appartient pas à la Ville. En utilisant ces sites externes, vous acceptez d’être assujetti aux règles et aux règlements qui leur sont liés.