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Codes de conduite et politiques connexes

Renseignements sur le Code de conduite pour les membres du Conseil

Les dispositions du Code de conduite couvrent divers comportements. Outre le Code de conduite, des politiques connexes, notamment la Politique sur les dépenses du Conseil, et la Politique sur les ressources liées aux élections, et la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, exposent des lignes directrices supplémentaires à l’intention des membres du Conseil.  Le Code de conduite du personnel est un pilier de l’organisation : il souligne les valeurs fondamentales qui guident les décisions et les interactions du personnel.

Foire aux questions

Pourquoi le Conseil s’est-il doté d’un Code de conduite?

Dans le cadre de l’examen de la gouvernance pour 2010-2014, le Conseil municipal a appuyé l’adoption d’un cadre de responsabilisation qui comprend un Code de conduite pour les membres du Conseil. Ce Code et ses politiques connexes sont les derniers éléments du cadre. Le Code de conduite est un document décrivant le comportement attendu des membres du Conseil municipal d’Ottawa.

De quoi le Code de conduite traite-t-il?

Le Code de conduite des membres du Conseil comprend des clauses sur l’intégrité générale, l’utilisation ou la diffusion inappropriées de renseignements confidentiels, les comportements inappropriés aux réunions du Conseil ou des comités, les questions de discrimination et de harcèlement, les abus de pouvoir, l’utilisation inappropriée de biens ou de ressources appartenant à la municipalité (y compris dans le cadre d’une campagne), le traitement inapproprié du personnel de la Ville, l’interprétation de la Politique sur les dépenses du Conseil, les comportements inappropriés relativement au lobbying ou aux lobbyistes, et l’acceptation inappropriée de cadeaux, d’avantages ou d’invitations.

À qui s’applique le Code de conduite?

Le Code de conduite s’applique aux membres du Conseil, mais aussi aux citoyens membres de la Commission du transport en commun lorsqu’ils exercent leurs fonctions officielles de commissaires.

Des codes de conduite distincts ont été établis pour les citoyens membres du Sous-comité du patrimoine bâti et les membres de conseils locaux de la Ville.

Quand le Code de conduite est-il entré en vigueur?

Le Code de conduite est entré en vigueur le 1er juillet 2013. Aucune plainte n’a été déposée avant le 1er juillet 2013 et aucune plainte portant sur des incidents qui se sont produits avant le 1er juillet 2013 ne sera acceptée.

Un code de conduite pour les membres du Conseil municipal mis à jour (maintenant un règlement) est entré en vigueur le 1er mars 2019.

Qui peut déposer une plainte?

Le public, les employés municipaux, les membres du Conseil et le Conseil en tant qu’entité peuvent déposer une plainte s’ils constatent une infraction au Code de conduite.

Peut-on déposer une plainte anonyme?

Le protocole de plaintes élaboré par le commissaire à l’intégrité stipule que toute plainte doit être déposée par écrit et signée par une personne pouvant être identifiée. L’identité du plaignant sera toutefois protégée.

Le commissaire à l’intégrité peut faire une exception seulement s’il juge qu’un membre du Conseil ou de la Commission du transport en commun a déposé une plainte de mauvaise foi.

Comment déposer une plainte?

Les plaintes peuvent être déposées selon les instructions du protocole de plaintes ou par le formulaire de dépôt de plaintes liées au Code de conduite. Une plainte officielle doit être accompagnée d’un affidavit signé étayant les allégations.

Le dépôt d’une plainte comporte-t-il des frais?

Non, le dépôt d’une plainte n’entraîne aucuns frais.

Le dépôt d’une plainte officielle est-il la seule façon de régler un problème?

Non. Pour régler un problème, les plaignants sont d’abord invités à utiliser le processus de plainte non officielle élaboré par le commissaire à l’intégrité. Avec le consentement du plaignant et du membre concerné, le commissaire peut alors servir de médiateur ou de conciliateur pour aider à résoudre les problèmes liés à la plainte de façon informelle.

Le processus non officiel se déroule comme suit :

  1. Aviser le membre que le comportement ou l’activité semble contrevenir au Code de conduite.
  2. Encourager le membre à reconnaître ses torts, à accepter de mettre un terme à l’activité ou au comportement en question et à éviter les récidives.
  3. Consigner le cas en précisant les dates, les lieux, les témoins et tout autre renseignement pertinent.
  4. Demander au commissaire à l’intégrité de participer à une discussion non officielle sur la plainte présumée avec le membre en cause pour tenter de régler le problème.
  5. Faire part au membre du Conseil de votre satisfaction ou insatisfaction à l’égard de sa réponse, selon le cas.
  6. Considérer la nécessité de procéder à une plainte officielle ou à tout autre processus judiciaire ou quasi judiciaire ou procédure de plainte.

Est-on obligé de suivre le processus non officiel avant de déposer une plainte officielle?

Non, le processus non officiel n’est pas préalable à la procédure de plainte officielle.

Pourquoi les plaintes doivent-elles être déposées au Bureau du greffier municipal?

Le Conseil municipal d’Ottawa a conçu le cadre de responsabilisation de sorte qu’il soit le moins coûteux possible. Afin de décharger autant que possible le commissaire à l’intégrité des tâches administratives, les plaintes seront déposées au Bureau du greffier. La Ville dispose de procédures pour la réception de plaintes confidentielles et fournit déjà un soutien administratif au commissaire à l’intégrité avec ses ressources actuelles.

La réception des plaintes est une fonction purement administrative. Le greffier municipal ne participe pas à la résolution de la plainte jusqu’à ce que le commissaire à l’intégrité soit prêt à déposer son rapport.

Le commissaire à l’intégrité procédera-t-il à une enquête complète pour chaque plainte déposée?

Pas nécessairement. À sa discrétion, le commissaire à l’intégrité peut régler la plainte sans procéder à une enquête officielle s’il pense arriver à un dénouement satisfaisant et qu’il obtient le consentement des deux parties concernées.

Le commissaire à l’intégrité peut-il décider, pour un motif quelconque, de ne pas procéder à une enquête?

Lors de la réception d’une plainte officielle, le commissaire à l’intégrité fait un premier survol et peut alors juger la plainte futile ou vexatoire, ou encore déterminer qu’elle n’a pas été présentée de bonne foi, qu’elle ne relève pas de sa responsabilité ou qu’il y a insuffisamment de motifs justifiant une enquête.

Le commissaire à l’intégrité peut également décider au cours de son enquête que la plainte pourrait être réglée de façon plus appropriée par d’autres autorités. Avec le consentement du plaignant, le commissaire à l’intégrité peut renvoyer les plaintes aux instances suivantes :

  1. Les plaintes officielles concernant l’interaction entre le personnel municipal et les membres du Conseil peuvent être gérées par le directeur municipal et le greffier municipal, en collaboration avec le Bureau du maire.
  2. Les plaintes officielles concernant les adjoints et anciens adjoints des conseillers peuvent être gérées par le greffier municipal.
  3. Les plaintes officielles concernant des problèmes entre les membres du Conseil peuvent être gérées par le Comité des finances et du développement économique.

Peut-on déposer une plainte en tout temps?

Aucune plainte n’a été déposée avant le 1er juillet 2013 et aucune plainte portant sur des incidents qui se sont produits avant le 1er juillet 2013 ne sera acceptée.

De plus, lors d’une année où se tiennent des élections municipales, aucune plainte ne peut être présentée au commissaire à l’intégrité entre le jour de la déclaration de candidature (le quatrième vendredi de juillet dans l’année de l’élection municipale) et le jour du scrutin (le quatrième lundi d’octobre dans l’année de l’élection municipale).

Quelle est la procédure d’enquête?

Le protocole de plaintes élaboré par le commissaire à l’intégrité prévoit la procédure d’enquête suivante :

  • Fournir la plainte et les pièces à l’appui au membre du Conseil dont le comportement est en cause, et lui demander de répondre par écrit aux allégations dans les dix jours ouvrables.
  • Fournir une copie de la réponse au plaignant et lui demander de répondre à son tour par écrit dans les dix jours ouvrables.
  • Après avoir étudié les documents reçus, le commissaire à l’intégrité peut, le cas échéant, discuter avec toute personne intéressée, consulter tout autre document papier ou électronique, et entrer dans tout lieu de travail municipal en lien avec la plainte aux fins d’enquête et de résolution du conflit.

Au besoin, le commissaire à l’intégrité peut rédiger des rapports provisoires au Conseil au sujet des ingérences, des obstructions, des retards ou des représailles observés au cours de l’enquête.

Le commissaire à l’intégrité enquête-t-il sur les plaintes concernant un employé de la Ville ou un employé du Conseil municipal?

Non. Le commissaire à l’intégrité n’est pas responsable des enquêtes concernant les employés de la Ville. Les employés travaillant pour des membres du Conseil sont considérés comme des employés municipaux et ne relèvent donc pas du commissaire à l’intégrité.

Tout motif d’insatisfaction concernant la conduite des employés municipaux doit être communiqué au gestionnaire approprié, au avocat général ou au directeur municipal.

Quelle est l’étendue du pouvoir du commissaire à l’intégrité?

Si la plainte est fondée, le commissaire à l’intégrité fera rapport au Conseil. Ce rapport devra définir les constatations, les modalités du règlement, s’il y a lieu, et les mesures correctives recommandées. Le commissaire à l’intégrité n’a pas le pouvoir d’appliquer une sanction.

Si le commissaire à l’intégrité fait rapport au Conseil, celui-ci est-il tenu d’y donner suite?

Le Conseil est tenu d’étudier tout rapport rédigé par le commissaire à l’intégrité et d’y répondre à la réunion du Conseil suivant sa remise. Le Conseil peut, s’il le désire, appliquer une sanction recommandée par le commissaire à l’intégrité.

Quelles sanctions ou mesures disciplinaires peuvent être imposées en cas d’infraction au Code de conduite?

Différentes sanctions sont applicables en cas d’infraction au Code de conduite. La Loi de 2001 sur les municipalités, loi provinciale autorisant le Conseil à se doter d’un Code de conduite, prévoit les deux sanctions suivantes :

  • une réprimande; 
  • la suspension de la rémunération versée au membre pour ses services en qualité de membre du Conseil ou du conseil local, selon le cas, pendant une période maximale de 90 jours.

Le commissaire à l’intégrité peut également recommander au Conseil d’imposer une des sanctions suivantes :

  • la formulation d’excuses publiques de vive voix ou par écrit;
  • le retour du bien ou le remboursement de sa valeur ou des sommes dépensées;
  • la destitution du membre d’un comité; 
  • la destitution comme président d’un comité.

Comment le public est-il informé des activités du commissaire à l’intégrité?

Tous les rapports du commissaire à l’intégrité au Conseil seront rendus publics sur ottawa.ca. Le commissaire rédigera par ailleurs de façon régulière des résumés de ses avis, qui seront publiés sur ottawa.ca, afin d’aider le public et le Conseil à comprendre le Code ainsi que son application dans les activités quotidiennes de la Ville.

Comment peut-on joindre le commissaire à l’intégrité pour se renseigner sur le Code de conduite ou le protocole de plaintes?

Vous pouvez communiquer avec le commissaire à l’intégrité en écrivant à l’adresse integrite@ottawa.ca.

Code de conduite des membres du Conseil (Règlement N° 2018-400)

Règlement de la Ville d’Ottawa instituant le Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux (Règlement N° 2018-399)

Code de conduite des membres résidents du Sous-comité du patrimoine bâti (Règlement Nº 2018-401)

Bulletin d’interprétation sur l'utilisation des médias sociaux

Objectif

Le présent bulletin d’interprétation fournit des orientations aux membres du Conseil et aux membres des conseils et commissions locaux sur l’application du Code de conduite en ce qui a trait à leurs activités sur les médias sociaux.

Définitions

Médias sociaux

Les « médias sociaux » sont des applications Internet qui permettent aux utilisateurs de publier et de partager de l’information et de participer à sa diffusion. Par défaut, l’information communiquée par les utilisateurs est publique et permanente. Les utilisateurs gèrent leurs propres expériences sur les médias sociaux – et influent sur celles des autres utilisateurs – en prenant part aux réseaux sociaux des autres utilisateurs et en contrôlant l’accès à leurs propres réseaux sociaux.

Les plateformes de médias sociaux populaires sont Facebook, Twitter, Instagram, YouTube et LinkedIn. Les commentaires publiés sur des sites Web et des blogues interactifs sont aussi une forme de communication sur les médias sociaux.

Principes

Pour les membres, les applications de médias sociaux servent de plateformes pour interagir avec le public afin de fournir des mises à jour sur de nouveaux projets, d’informer les utilisateurs à propos de questions particulières ou de défendre les intérêts des électeurs. Les utilisateurs peuvent interagir avec ce contenu, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des compétences des membres, ce qui augmente la portée des fonctionnaires et favorise l’accès du public.

Les plateformes de médias sociaux constituent en grande partie des espaces informels, et la façon dont les applications sont structurées fait en sorte que les membres et le public se retrouvent sur un pied d’égalité, comparativement à un cadre physique ou formel. Bien que cet aplanissement de la hiérarchie puisse brouiller la frontière entre la vie privée et la vie publique, les membres qui utilisent des comptes représentant la Ville seront toujours perçus comme agissant à titre de fonctionnaires. L’utilisation de titres, de comptes certifiés et du logo de la Ville renforce les positions des membres de la même façon que le ferait l’utilisation d’un papier à en-tête.

Les administrateurs de ces comptes peuvent manipuler qui a accès à la plateforme d’un membre et, par conséquent, la capacité des utilisateurs d’accéder à l’information et de s’exprimer. Les applications de médias sociaux offrent diverses fonctions pour contrôler l’interactivité des utilisateurs, notamment le masquage et le blocage d’utilisateurs et la suppression des commentaires.

Étant donné que ces relations officielles ont du poids dans cet environnement informel, l’ensemble du Code de conduite des membres du Conseil et du Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux s’applique aux activités des membres sur les médias sociaux.

Lignes directrices

Les dispositions suivantes des deux Codes de conduite sont mises en relief afin de fournir une orientation précise sur les interactions uniques créées par les activités sur les médias sociaux. Cette liste n’est pas exhaustive et peut être mise à jour au fil du temps.

Renseignements confidentiels

L’article 5 du Code de conduite des membres du Conseil et du Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux interdit aux membres de divulguer des renseignements confidentiels obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles. En vertu de cette disposition, les membres ne peuvent publier des renseignements confidentiels sur les plateformes de médias sociaux, que ce soit par l’entremise d’une publication publique ou d’un message privé.

Conduite en ligne

L’article 7 du Code de conduite des membres du Conseil et du Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux impose aux membres l’obligation de traiter leurs collègues, les membres du personnel et ceux du public avec respect et sans faire preuve de violence ni d’intimidation, de même que la responsabilité de veiller à ce qu’il n’y ait pas de discrimination ni de harcèlement dans le milieu de travail.

Ces dispositions établissent des normes pour le comportement des membres, tant hors ligne qu’en ligne. Les membres doivent être conscients que leur poste de fonctionnaire ne disparaît pas en ligne et ils devraient considérer leur présence sur les médias sociaux comme une extension de leur personnalité publique. Les membres ne sont pas censés utiliser un langage offensant lorsqu’ils interagissent avec les membres du public ou avec leurs collègues en ligne. Bien que les débats et les discours enflammés fassent partie intégrante de l’expression informelle sur les médias sociaux, la politesse et le respect devraient demeurer la principale préoccupation des membres.

Les membres du Conseil travaillent avec un groupe diversifié de collègues, d’électeurs et de citoyens en général qui bénéficient de milieux de travail exempts de discrimination et de harcèlement. En tant qu’administrateurs de leurs comptes, les membres du Conseil devraient traiter les pages publiques comme des extensions de leurs bureaux. Ils doivent tenir compte de la sécurité de leurs électeurs concernant le contenu qu’ils créent et le contenu créé par d’autres utilisateurs sur leurs plateformes.

Les membres du Conseil devraient surveiller activement leurs pages publiques afin de repérer les termes qui constituent du harcèlement et de la discrimination à l’égard des groupes visés par les catégories définies dans le Code des droits de la personne de l’Ontario (p. ex. sexisme, racisme, homophobie et transphobie). Lorsqu’ils repèrent de tels termes, ils doivent signaler les messages offensants au fournisseur de médias sociaux.

Pour se protéger et protéger les autres utilisateurs de leurs plateformes, les membres du Conseil pourraient devoir modifier l’accès d’un utilisateur à leur contenu. Les applications de médias sociaux permettent aux utilisateurs de le faire de plusieurs façons, entre autres en désactivant les notifications de publication, en masquant les publications d’un utilisateur ou en bloquant complètement l’accès d’un utilisateur. Dans les cas où de telles mesures sont nécessaires, les membres du Conseil devraient choisir d’être le moins invasifs possible, en préservant autant que possible l’accès à l’information et la liberté d’expression. Avant de bloquer un utilisateur, les membres du Conseil devraient consulter le commissaire à l’intégrité.

Influence

L’article 8 du Code de conduite des membres du Conseil et du Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux interdit aux membres de se servir du statut de leur poste pour influencer les décisions d’une autre personne dans leur intérêt personnel ni dans l’intérêt de leurs parents, enfants ou conjoints, membres du personnel, amis ou collaborateurs, à titre professionnel ou autre.

Les membres peuvent joindre un large public par l’intermédiaire de leurs réseaux de médias sociaux. Bien que la capacité de diffuser de l’information rapidement et de façon informelle soit l’une des nombreuses fonctionnalités utiles des plateformes de médias sociaux, les membres devraient toujours être conscients du risque d’une perception d’abus de pouvoir.

Les membres des conseils et commissions locaux devraient s’abstenir d’inclure leur titre de membre sans avoir d’abord consulté le commissaire à l’intégrité. Lorsqu’ils sont publiquement identifiés comme membres d’une commission ou d’un conseil locaux, ou lorsqu’ils utilisent un compte en tant que membres du Conseil, les membres ne doivent pas publier de contenu qui fait progresser un intérêt privé, personnel ou financier ou en fait la promotion.

Les membres du Conseil et les membres des conseils et commissions locaux peuvent parfois utiliser les médias sociaux pour défendre des causes qui favorisent un avantage communautaire général. S’ils ont des doutes quant à la possibilité qu’il y ait un risque de perception d’abus de pouvoir, les membres doivent communiquer avec le commissaire à l’intégrité pour solliciter son avis avant de publier le message.

Lobbying

L’article 12 du Code de conduite des membres du Conseil exige que les membres du Conseil avisent les lobbyistes qui font des démarches auprès d’eux de leur obligation de s’inscrire en vertu du Règlement sur le registre des lobbyistes.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes définit le « lobbying » comme :

« toute communication entre un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou qui représente des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à un conseiller de quartier ou à un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués. »

Essentiellement, le Registre des lobbyistes a été mis au point pour permettre d’enregistrer les cas dans lesquels des démarches non sollicitées influencent une question débattue devant les titulaires d’une charge publique, à l’initiative de personnes qui souhaitent essentiellement promouvoir des intérêts professionnels ou financiers qui débordent le cadre des processus opérationnels normaux de la Ville. Les lobbyistes sont tenus d’enregistrer leur activité dans les 15 jours ouvrables suivant la date à laquelle la communication a eu lieu.

Le Règlement sur le registre des lobbyistes n’exclut pas que les interactions sur les médias sociaux soient visées par la définition du lobbying. Sur les plateformes de médias sociaux, il peut toutefois être plus difficile de déterminer les cas de lobbying. Les membres du Conseil ont l’obligation de surveiller les activités de lobbying qui pourraient survenir sur leurs comptes et d’informer les lobbyistes qu’ils doivent s’inscrire s’il y a lieu.

Conformité

Les infractions au Code de conduite des membres du Conseil ou au Code de conduite des membres des conseils et commissions locaux sur les médias sociaux peuvent être signalées au moyen du Protocole de plaintes joint aux deux codes.

Questions

Les membres du Conseil, des conseils et commissions locaux et du public peuvent envoyer leurs questions concernant le présent bulletin d’interprétation à l’adresse integrite@ottawa.ca.

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

1. Portée

La présente politique complète le Code de conduite des membres du Conseil et la Politique sur les dépenses du Conseil, et elle n’a pas pour but d’influer sur le droit d’un membre du Conseil :

  • d’utiliser son budget alloué aux services de la circonscription pour organiser ou appuyer des activités communautaires, sous réserve de la Politique sur les dépenses du Conseil;
  • d’inciter des électeurs, des entreprises et d’autres groupes à appuyer des activités communautaires présentées par des tierces parties dans le quartier du conseiller ou ailleurs dans la ville;
  • de jouer un rôle en tant que conseiller ou membre d’une organisation qui présente des activités communautaires dans son quartier;
  • de faire équipe avec la Ville et ses organismes pour la présentation d’activités communautaires.

2. Activités communautaires organisées par des membres du Conseil

Il arrive que des membres du Conseil sollicitent et obtiennent des dons ou des commandites en vue d’organiser des activités au nom de la population de leur quartier, de la Ville ou d’un organisme de bienfaisance local. Aux fins de cette politique et des politiques connexes, ces activités sont qualifiées « d’activités de bienfaisance ». Les membres du Conseil qui organisent une activité de bienfaisance :

  • doivent ouvrir un compte de la Ville auprès du directeur, Services de soutien du Conseil municipal;
  • doivent rendre compte de la totalité des fonds, biens et services donnés, et notamment fournir la liste des personnes et organismes ayant fait un don;
  • doivent rendre compte des dépenses et distributions faites en vue de l’activité;
  • doivent, sauf approbation préalable du commissaire à l’intégrité, s’abstenir de solliciter ou d’accepter des dons d’un lobbyiste ayant une inscription active au Registre des lobbyistes, de ses clients ou de ses employés;
  • doivent s’abstenir d’utiliser les fonds, biens ou services reçus pour l’activité à des fins non liées à celle-ci;
  • doivent rendre compte de ces activités chaque année dans le cadre du processus de divulgation publique, compte tenu du fait que la préparation d’une activité de bienfaisance peut prendre plusieurs mois;
  • doivent, au cours d’une année d’élections, s’abstenir de solliciter des dons ou des commandites pour un événement qui n’a pas été présenté au cours des deux années précédentes ainsi que d’accepter des dons ou de présenter un nouvel événement financé au moyen de dons ou de commandites après qu’ils ont déposé leurs documents de candidature en vue de leur élection à un poste à la Ville d’Ottawa. Des exemptions peuvent être accordées au cas par cas, avec l’approbation du commissaire à l’intégrité.
    Une activité est considérée comme ayant été présentée au cours des deux années précédentes si elle répond aux critères suivants :
    • possède un nom ou un titre très semblable, sinon identique.
    • a lieu à peu près à la même période;
    • vise le même objectif général.
  • peuvent, dans le cas des activités annuelles, reporter une partie raisonnable des fonds de fonctionnement à une année ultérieure;
  • doivent, à la fin de leur mandat, rendre les fonds demeurant dans les comptes à l’organisme de bienfaisance ou à l’organisation concernés ou les verser au budget administratif du Conseil, comme s’il s’agissait d’un excédent au budget alloué aux services de la circonscription, selon le cas.

3. Soutien d’activités et d’événements de bienfaisance

Les membres du Conseil sont appelés à aider et à soutenir divers organismes de bienfaisance, clubs philanthropiques et associations communautaires sans but lucratif. Ainsi, les membres du Conseil soutiennent leur communauté de diverses façons, notamment :

  • en acceptant des rôles honorifiques dans des organisations;
  • en associant leur nom à des organisations et à des événements afin de faciliter la collecte de fonds;
  • en incitant la communauté et les entreprises à consentir des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, à des organismes sans but lucratif ou à d’autres groupes communautaires.

En tant que dirigeants municipaux et titulaires de charges publiques, les membres du Conseil qui donnent leur appui à des activités et à des projets communautaires doivent faire preuve de transparence dans leur participation et doivent s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public. Les membres du Conseil ne doivent pas user de l’influence liée au poste qu’ils occupent à des fins autres que la réalisation en toute légalité de leurs fonctions officielles et à des fins autres que municipales.

Au moment de s’engager à soutenir une tierce partie qui organise une activité de bienfaisance ou de financement, les membres du Conseil doivent divulguer tous les faits importants au commissaire à l’intégrité et obtenir son opinion écrite en faveur de l’activité afin de confirmer qu’il n’existe aucun conflit entre les intérêts privés du membre et sa charge publique.

Dans l’éventualité où le commissaire à l’intégrité fournit son opinion écrite en faveur de l’activité, les membres doivent :

  • s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel ne solliciteront pas des fonds directement et qu’ils ne recevront pas de fonds sollicités par l’organisation;
  • veiller à ce que tous les fonds soient payables directement à l’organisation et à ce que tous les dons en nature aillent directement à l’organisation;
  • veiller à ce que leur engagement et leur appui ne demandent pas beaucoup de temps au personnel et (ou) n’exigent pas des ressources de la part de la Ville;
  • s’abstenir de participer directement aux décisions concernant l’affectation des fonds ou la détermination des récipiendaires des fonds et ne pas être liés aux aspects financiers de ces activités externes sans l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité;
  • veiller à ce que, si l’organisation recueille une somme supérieure à 25 000 $ (déduction faite des dépenses), elle soit encouragée à publier des états financiers vérifiés énumérant les recettes, les dépenses, les donateurs et les sommes versées aux récipiendaires.

Politique sur les dépenses du conseil

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Greffier municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 8 mai 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif)

1. Aperçu de la politique

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

  • gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
  • tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
  • soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
  • représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

  • fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
  • éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
  • reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

(a) Autonomie du Conseil

  • Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
  • L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

(b) Intégrité du Conseil

  • L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
  • Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

(c) Responsabilisation

  • Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
  • Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
  • Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
  • Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

(d) Transparence

  • Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
  • Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

(e) Marge de manoeuvre et limites

  • Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
  • Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
  • Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
  • Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

2. Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

  • représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
  • élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
  • déterminer les services que fournit la municipalité;
  • faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
  • veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
  • y compris les activités de ses cadres supérieurs;
  • préserver l’intégrité financière de la municipalité;
  • exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

  • agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
  • présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
  • faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
  • fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
  • représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
  • exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

3. Affectation et gestion du budget

3.1 Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

3.2 Lignes directrices sur les dépenses et méthodes comptables

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

  • Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
  • Les dépenses doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
  • Les dépenses ne doivent pas créer, ni donner l’impression de créer, un conflit d’intérêts en raison de l’achat de biens ou services d’un membre de la famille du conseiller ou d'un membre de la famille de son personnel.
  • Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Le remboursement des dépenses engagées par des tiers n’est pas permis.
  • Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés au profit de certains citoyens particuliers ou d’entreprises particulières (p.ex., pour payer des pénalités fiscales, des contraventions, de voyages personnels).
  • Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate, y compris les originaux des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux. Les documents portant seulement un timbre de signature ou une signature électronique ne seront pas acceptés.
  • La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
  • Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
  • La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
  • Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent au bureau et non au membre. Les reçus originaux et une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
  • Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
  • Les dépenses de publipostage ou de marketing direct encourues par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites de quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.
  • Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
  • Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année.
  • Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
  • À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
  • Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
  • Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
  • Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

4 Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

Contributions et commandites
  • Les contributions doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le groupe et l’objectif de la contribution.
Cadeaux offerts par des conseillers
  • L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
  • Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
  • Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
  • Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
  • les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
Événements spéciaux auxquels participent les conseillers
  • Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
  • La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
  • Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
  • Les reçus et les factures détaillés de toutes les dépenses doivent être fournis.
  • Une copie des billets achetés doit être fournie.
Déplacements
  • Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
  • L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
  • Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
  • Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
  • Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

5. Limites relatives aux dépenses

5.1 Dons

  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
  • Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
  • À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
  • L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

5.2 Dépenses

  • Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
  • Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
  • Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
  • Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.

5.3 Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

6. Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections.

Code de conduite du personnel

Le Code de conduite du personnel fait partie du cadre éthique de la Ville d’Ottawa. Il s’agit d’une politique administrative qui vise à favoriser l’établissement d’une culture de respect, de responsabilité et de transparence dans toute l’organisation.