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Planification d’un événement spécial extérieur

Événements spéciaux à Ottawa

L’organisation d’événements spéciaux extérieurs est régie par le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (no 2013-232) et le Règlement sur les événements spéciaux (no 2001-260).

Nouveau processus de demande

Nouveau en 2022! Le processus de demande de permis d’événement spécial est maintenant offert en ligne. Les organisateurs d’événements doivent désormais remplir le formulaire de demande en ligne et télécharger les documents requis dans le portail de demande en ligne. Veuillez examiner les critères d’admissibilité avant de vous inscrire sur le portail pour soumettre votre demande de permis. Si vous ne savez pas si votre événement nécessite l’obtention d’un permis, communiquez avec le Bureau central des activités par courriel à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou par téléphone au 613-580-2424, poste 14613.

COVID-19

La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux

Même si de nombreuses restrictions ont été levées, consultez la page Être Social Avisé – Directives en matière de rassemblements sociaux pendant la COVID-19 de Santé publique Ottawa pour obtenir des conseils visant à réduire les risques pour vous et les personnes qui vous entourent.

À propos du Bureau central des activités

Pour les petits comme pour les grands événements, la Ville d’Ottawa tient à fournir aux organisateurs les outils, le cadre et l’environnement dont ils ont besoin pour que leur événement soit un succès.

Le Bureau central des activités :

  • est le premier point de contact des organisateurs d’événements et des producteurs cinématographiques;
  • voit à la planification intégrée des événements dans un climat favorable, concilie les points de vue de toutes les parties et coordonne les tâches des organisateurs et des services municipaux pour favoriser la réussite et le déroulement sécuritaire des événements et des productions cinématographiques;
  • recourt à l’expertise et à l’expérience de l’Équipe consultative des événements spéciaux (ECES) pour évaluer les événements; l’ECES permet une collaboration entre les organisateurs et les directions générales de la Ville ou les autres organismes publics pour que les plans nécessaires soient en place et les permis requis obtenus.

Le travail du Bureau et de l’ECES repose sur les valeurs suivantes:

La transparence, assurée par le maintien d’un niveau de service constant et l’intégrité d’un processus normalisé d’examen, d’approbation et d’exécution.

La responsabilisation des parties (personnel du Bureau, membres de l’ECES et organisateurs) quant à leurs obligations.

L’établissement d’une relation de confiance entre le Bureau, l’ECES et les organisateurs pour que toutes les parties puissent collaborer à l’événement spécial ou à la production cinématographique avec assurance.

Nous joindre

Quelle que soit la taille de votre événement, le Bureau central des activités est là pour vous aider à savoir quelles autorisations il vous faut.

Écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou composez le 613‑580‑2424, poste 14613.

Bureau central des activités
Ville d’Ottawa
101, promenade Centrepointe
Ottawa (Ontario) K2G 5K7

Permis d’événement spécial

Quand faut-il présenter une demande?

Si l’événement correspond aux critères suivants, son organisateur doit présenter une demande de permis d’événement spécial:

  • L’événement accueillera au moins 500 personnes
    • Par exemple : fires, festivals, compétitions ou événements sur la plage
  • L’événement se déroulera sur une emprise de la Ville (rues et trottoirs)
    • Par exemple : défilés, cortèges, courses, marches ou événements à vélo
  • L’événement aura une incidence considérable sur un secteur

Portail de demande en ligne 

Le processus de demande prend un virage numérique. Les organisateurs d’événements doivent désormais remplir le formulaire de demande et téléverser les documents à l’appui sur le portail en ligne, accessible à partir d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile.

Ce portail permet :

  • de soumettre une demande de permis d’événement spécial;
  • de préparer un plan d’urgence à l’aide du nouvel outil en ligne;
  • de gérer les demandes de permis, y compris :
    • de téléverser d’autres documents à l’appui pendant le processus d’examen;
    • de connaître et de respecter les exigences associées à l’événement;
  • d’accéder à tous les documents relatifs à l’événement, y compris les contrats, les lettres et les permis émis par la Ville;
  • d’accéder aux archives des événements antérieurs (pour les demandes soumises sur le portail);
  • de dupliquer des demandes passées pour les événements annuels;
  • à l’organisateur de gérer les renseignements de l’organisme pour lequel il travaille;
  • d’accéder au Guide des événements et au document La planification des mesures d’urgence : guide à l’intention des organisateurs d’événements;
  • de communiquer avec le Bureau central des activités.

Comment faire?

  1. Se connecter à Mon ServiceOttawa
    • Accédez au portail, en vous connectant à votre compte Mon ServiceOttawa. Si vous n’en avez pas, vous devez en créer un. Si vous avez une adresse de courriel professionnelle à titre d’organisateur d’événement, il est recommandé d’utiliser cette adresse pour créer un compte, plutôt que votre adresse de courriel personnelle.
  2. Ouvrir le portail
    • Pour ouvrir le portail, allez dans la section « Services aux entreprises » au bas du tableau de bord, puis cliquez sur « Présentez une demande de permis d’événement spécial ».
  3. Inscrire votre organisation
    • Cliquez sur « Gérer les organisations », puis sur « Inscription de l’organisation hôte ».
    • Entrez les renseignements de l’organisation, confirmez que vous êtes majeur, puis cliquez sur « Envoyer ».
    • N.B. : Les demandes d’inscription sont approuvées du lundi au vendredi, durant les heures normales de bureau. Comptez deux jours ouvrables pour cette étape.
  4. Remplir la demande
    • Une fois votre inscription approuvée, commencez votre demande de permis en cliquant sur « Nouvelle demande d’événement ».
    • Remplissez toutes les sections obligatoires.
    • Téléversez les documents à l’appui. Vous devez au minimum joindre un plan provisoire du site ou du trajet et un plan de mesures d’urgence provisoire.
    • Remplissez la déclaration de consentement et de renonciation.
    • Cliquez sur « Envoyer ».

Séances d’information ouvertes à tous

En prévision des questions que vous pourriez avoir, nous avons organisé des séances d’information au cours desquelles les participants auront droit à une démonstration du système et de ses fonctions, et pourront consulter l’équipe du Bureau central des activités. Veuillez noter que ces sessions sont ouvertes à tous, mais vous devez vous y inscrire pour recevoir le lien pour y assister.

Rendez-vous sur Microsoft Bookings pour consulter le calendrier des séances et vous inscrire. Veuillez réserver votre place au moins 24 heures à l’avance.

Aide pour le portail

Le Bureau central des activités est là pour vous aider avec le nouveau processus en ligne. Vous pouvez écrire à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou appeler au 613‑580‑2424, poste 14613.

Délai pour présenter une demande

Tout d’abord, l’organisateur de l’événement doit envoyer au Bureau central des activités son dossier de demande dûment rempli, qui comprend au moins le formulaire de demande de permis d’événement spécial et les versions provisoires de son plan du site ou de trajet et de son plan d’urgence. Selon la taille de l’événement et les activités prévues, d’autres documents peuvent être requis.

Note : Avant de présenter une demande, les organisateurs doivent obtenir l’approbation conditionnelle du propriétaire du lieu choisi pour l’événement.

L’organisateur doit soumettre son dossier de demande 90, 60 ou 30 jours à l’avance, selon l’envergure et les particularités de l’événement. Veuillez consulter la section ci-dessous pour connaître le délai à respecter.

90 jours avant l’événement, si ce dernier :

  • comprend la vente ou le service d’alcool;
  • nécessite l’utilisation ou la fermeture d’une rue ou d’une autoroute;
  • a lieu à la fête de la Reine, à la fête du Canada, le jour du Souvenir ou la veille du jour de l’An, ou en parallèle avec un événement d’envergure connu.

60 jours avant l’événement si les conditions ci-dessus ne s’y appliquent pas, mais qu’il :

30 jours avant l'événement si aucune des conditions ci-dessus ne s’y appliquent, mais qu’il :

Si votre événement spécial ne comprend aucune des conditions indiquées ci-dessus, le délai de présentation d’une demande est de 30 jours. 

Conseil : N’attendez pas à la dernière minute pour soumettre votre demande. Le Bureau central des activités peut commencer son examen avant la fin du délai applicable. Pour les nouveaux événements d’envergure, nous recommandons aux organisateurs de communiquer avec le Bureau un an à l’avance.

Ressources pour la planification d’un événement

Le Bureau central des activités a préparé plusieurs outils en collaboration avec les services municipaux pour faciliter la planification des événements ainsi que la soumission des demandes et des documents à l’appui.

Guide des événements

Le Guide des événements du Bureau contient les exigences du permis d’événement spécial, les pratiques exemplaires et des modèles.

Nouveauté en 2022!

  • Guide du portail de demande en ligne
  • Pratiques exemplaires en matière de diversité et d’inclusion
  • Lignes directrices sur la Politique municipale sur l’alcool
  • Modèle de plan de gestion de l’alcool
  • Liste de vérification pour l’agrandissement des terrasses
  • Directives à jour sur l’utilisation des drones
  • Ressources à jour en santé, sécurité et bien-être
  • Trousse pour les événements en temps de COVID‑19

Guide sur la planification des mesures d’urgence

La planification des mesures d’urgence : guide à l’intention des organisateurs d’événements est un document complet conçu pour aider les organisateurs d’événements à comprendre leurs responsabilités, à évaluer les risques et dangers, à connaître les pratiques exemplaires et à utiliser l’outil en ligne pour préparer leur plan d’urgence.

Outil en ligne pour les plans d’urgence

Pour aider les organisateurs d’événements à respecter les exigences de l’ECES, le Bureau central des activités, en consultation avec les services d’urgence de la Ville, a créé un outil en ligne qui peut être utilisé pour préparer un plan d’urgence.

Cet outil est accessible aux organisateurs qui demandent un permis d’événement spécial sur le portail. Il comprend une série de questions dont les réponses sont insérées dans un modèle que l’organisateur peut ensuite télécharger et imprimer pour son événement.

Service d’alcool

Délivrance de permis

Note : Même pendant la pandémie, la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO) accepte les demandes de permis de circonstance. Cependant, si elles sont pour des événements publics et rassemblements interdits, elles ne seront pas traitées tant que le décret d’urgence ne sera pas levé ou modifié.

Si de l’alcool est vendu, servi ou consommé lors d’un événement, la planification et la préparation de celui-ci doivent être rigoureuses. Les permis d’alcool, qui relèvent du gouvernement provincial, sont réglementés par la CAJO. L’organisateur de l’événement doit obtenir le permis approprié auprès de celle-ci et respecter ses règles. Pour en savoir plus sur les types de permis et les exigences, visitez le site www.agco.ca/fr ou appelez au 1‑800‑522‑2876.

Avis aux autorités locales

Pour les événements en plein air, le demandeur doit aviser les autorités locales (service de police, service des incendies, service des bâtiments, autorité de santé publique), conformément aux exigences de la CAJO. Il doit aviser la municipalité de son intention de servir de l’alcool lors d’un événement extérieur en remplissant le formulaire de déclaration en ligne. Une fois celui-ci soumis, il sera envoyé au Service de police d’Ottawa, au Bureau de la prévention des incendies d’Ottawa, au Service paramédic d’Ottawa, à l’équipe des attributions centralisées, à Santé publique Ottawa, aux Services du Code du bâtiment et au Bureau central des activités.

Le demandeur recevra un courriel de confirmation du Bureau central des activités, qu’il pourra joindre à sa demande sur le portail iCAJO.

Si l’événement est ouvert au public et que le demandeur n’est ni un organisme de bienfaisance enregistré ni un organisme à but non lucratif, il doit avoir une lettre de désignation d’envergure municipale s’il veut obtenir un permis de circonstance. Si vous avez des questions, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.

Exigences pour les propriétés municipales

Les événements extérieurs se déroulant sur des propriétés municipales (rue ou ailleurs) doivent respecter l’article 4.3 de la Politique municipale sur l’alcool. L’annexe A de cette politique contient des exemples de plans de site pour les événements spéciaux sur des propriétés municipales lorsque de l’alcool est vendu.

Guide sur le service d’alcool pendant votre événement

Consultez le Guide sur le service d’alcool pendant votre événement pour obtenir des renseignements et des conseils qui vous aideront à assurer le déroulement sécuritaire de votre événement. Un événement est dit sécuritaire si ses organisateurs veillent à ce qu’il soit exempt d’intoxication, d’inconduite et de promotion de la consommation immodérée d’alcool et à ce que les participants de moins de 19 ans ne boivent pas d’alcool. Lorsqu’il est consommé de manière irresponsable, l’alcool peut mener à des blessures, à de la violence, à des dommages matériels, à la conduite en état d’ébriété, à de la violence verbale et à des bagarres.

Fêtes de quartier

Note: La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux. Les événements publics et les grands rassemblements sociaux présentent toujours un risque élevé et plusieurs activités sont actuellement interdites en Ontario.

Pour une fête de quartier, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Manifestations ou défilés

Pour une manifestation ou un défilé qui se déroulera sur une emprise de la Ville, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Pour un événement, une manifestation ou un rallye qui aura lieu sur la Colline du Parlement, consultez la page Web du Parlement à ce sujet.

Enseigne « OTTAWA » À l’intersection de la rue York et de la promenade Sussex, dans le marché By

Nouvelle » enseigne lumineuse « OTTAWA » — installée en 2019

Merci de l’intérêt que vous portez à l’éclairage de l’enseigne OTTAWA!

Située sur l’esplanade de la rue York, au marché By, dans l’axe de la Tour de la Paix, l’enseigne « OTTAWA » est une attraction populaire auprès des résidents et des visiteurs tout au long de l’année. Elle constitue un point d’intérêt coloré, en évolution constante et propice aux photographies, un lieu de rendez-vous pour les piétons et les clients des magasins, et un espace où se déroulent de petits événements.

C’est en mai 2017 que l’enseigne « Ottawa » originale a été installée à l’occasion du 150e anniversaire du Canada. Aujourd’hui, l’enseigne est un point d’intérêt d’Ottawa qui attire des centaines de milliers de résidents et de visiteurs du monde entier. En 2019, la Ville d’Ottawa, avec le soutien de Tourisme Ottawa, a remplacé l’enseigne originale par une structure permanente plus durable. La nouvelle enseigne, dotée d’un éclairage programmable à diodes électroluminescentes, est allumée en permanence.

La Ville d’Ottawa encourage les demandes d’éclairage de l’enseigne dans le cadre de son programme d’éclairage communautaire, qui célèbre et met à l’honneur des causes caritatives et sans but lucratif, des campagnes de sensibilisation, des festivals, des événements et des exploits sportifs.

Ainsi, l’enseigne « OTTAWA » est programmée pour souligner une variété de thématiques saisonnières et de célébrations officielles tout au long de l’année.

Veuillez noter qu’en raison de la pandémie de COVID-19, les mesures de santé publique peuvent entraîner des annulations et des changements imprévus au calendrier d’éclairage.

Les frais liés aux demandes d’éclairage standard sont suspendus pour le moment en raison de la pandémie de COVID-19. Les frais associés aux demandes personnalisées et de dernière minute sont toujours en vigueur, comme il est indiqué ci-dessous.

Demandes d’éclairage

Quand soumettre une demande

Dans le cadre du programme, nous acceptons les demandes d’illumination sans frais DEUX fois par année :

  • Les demandes d’illumination sans frais pour la période du 1er janvier au 30 juin sont acceptées en OCTOBRE.
  • Les demandes d’illumination sans frais pour la période du 1er juillet au 31 décembre sont acceptées en MAI.

Les demandes d’illumination SANS FRAIS effectuées en ligne pour la période du 1er juillet au 31 décembre seront acceptées du 2 au 27 mai, à 16 h. Nous vous invitons à présenter votre demande rapidement puisque les réservations se feront selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Demandes en retard : Nous nous efforçons de satisfaire aux demandes tardives dans la mesure du possible. Veuillez noter que des frais de traitement minimum de 250 $ s’appliqueront aux demandes reçues en retard provenant de TOUS les organismes afin de couvrir les frais de base du programme. Veuillez prévoir au moins cinq jours pour l’évaluation et le traitement de votre demande.

Comment soumettre une demande

TOUTES les demandes d’éclairage doivent être présentées à l’aide du formulaire de demande en ligne. Tous les champs doivent être remplis, sauf indication contraire. Les demandes incomplètes et les demandes présentées sans le formulaire officiel ne seront pas examinées.

Veuillez consulter les critères d’admissibilité pour en savoir plus sur la soumission de demandes d’éclairage.

Couleurs d’éclairage

Le programme d’éclairage communautaire de l’enseigne « OTTAWA » offre aux demandeurs une palette de vingt-cinq couleurs prédéfinies. On peut sélectionner un maximum d’une couleur prédéfinie par lettre.

*** Il est possible d’ajouter des couleurs, des motifs et des animations personnalisés moyennant des frais de programmation.

Veuillez consulter les critères d’admissibilité pour en savoir plus.

Enseigne Ottawa colours

Exemples d’éclairage :

Enseigne OTTAWA - Une seule couleur
Une seule couleur

Enseigne OTTAWA - Une seule couleur par lettre
Une seule couleur par lettre (six couleurs au total pour l’ensemble de l’enseigne)

Esplanade de la rue York

L’esplanade de la rue York est un petit espace public à proximité de l’enseigne OTTAWA. On peut la réserver (et obtenir un permis) pour accueillir des spectacles, des événements et des activités communautaires. Veuillez soumettre les demandes de réservation de la place à illuminations@ottawa.ca.

Coordonnées
Information sur l’enseigne « OTTAWA »
Permis et réservations — Esplanade de la rue York
Courriel : illuminations@ottawa.ca