Planification d’un événement spécial extérieur

Le processus relatif aux événements spéciaux est régi par le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (no 2013-232) et le Règlement sur les événements spéciaux (no 2001-260)

Mise à jour : COVID-19

La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux. Les événements publics et les grands rassemblements sociaux présentent toujours un risque élevé et plusieurs activités sont très limitées ou actuellement interdites en Ontario.

Le 8 juin 2020, le gouvernement de l’Ontario a annoncé qu’il adoptait une approche régionale pour la deuxième étape de son cadre de déconfinement. Cette approche permet notamment aux lieux d’événements en auto d’ouvrir à différentes fins, notamment pour la projection de films, les concerts ou les spectacles artistiques. La limite pour les rassemblements extérieurs a été augmentées à un maximum de 100 personnes le 17 juillet, lorsque Ottawa est passé à la troisième étape du cadre de déconfinement. Ces formats d’événements sont permis à la condition qu’ils se déroulent conformément aux conditions prévues dans les règlements des provinces. En savoir plus sur le cadre visant le déconfinement de la province : Étape 3. Les entreprises et les secteurs qui ne peuvent pas rouvrir ou qui ont de la difficulté à respecter  les restrictions de l’étape 3 peuvent se rendre sur le site ontario.ca/reouverture pour présenter une proposition de réouverture.

La Ville d’Ottawa réunit son Équipe consultative des événements spéciaux pour soutenir les organisateurs qui souhaitent tenir des événements extérieurs auxquels les spectateurs assisteront à bord de leur véhicule. Cette équipe multidisciplinaire est formée de nombreux services municipaux, dont Santé publique Ottawa, et aura pour mission d’étudier les propositions d’événements, de fournir des conseils et de délivrer des permis ou licences pour soutenir la tenue de ces activités, au besoin. Toutes les demandes relatives aux événements en auto peuvent être adressées au bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.

Ressource : Organiser, postposer ou annuler des rassemblements de masse (Santé Publique Ottawa)

Ressource : COVID 19 Directives relatives aux événements spéciaux (Santé Publique Ottawa)

Le Bureau central des activités

Tant pour les grands que pour les petits événements, la Ville d’Ottawa tient à fournir aux organisateurs les outils, le cadre, l’environnement et les processus dont ils ont besoin pour réussir.

Le Bureau central des activités :

• est le premier point de contact des organisateurs d’événements à Ottawa;
• voit à la planification intégrée des événements dans un environnement favorable, concile les points de vue de tous les intervenants et veille à la coordination des organisateurs et des services municipaux pour favoriser la réussite et le déroulement sécuritaire des événements
• a recours à l’expertise et à l’expérience de l’Équipe consultative des événements spéciaux (ECES) pour l’évaluation des événements

Communiquez avec nous

Quelle que soit la taille de votre événement, le Bureau central des activités est là pour vous aider à déterminer les autorisations qu’il vous faut.

Pour communiquer avec le Bureau, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou téléphonez au 613-580-2424, poste 14613.

À quel moment présenter la demande?

Si l'événement correspond aux critères suivants, il requiert la présentation d'une demande d’événement spécial :

• Vous attendez au moins 500 personnes à la fois à votre événement;
  • Par exemple : foires, festivals, compétitions ou événements sur la plage;
• L'événement se déroulera sur l'emprise de la Ville (rues et trottoirs);
  • Par exemple : défilés, cortèges, courses, marches ou événements à vélo;
• L’événement aura un impact considérable sur le secteur.

Échéances pour la présentation d’une demande

La première étape du processus est l’envoi du dossier de demande dûment rempli par l’organisateur de l’événement au Bureau central des activités. Le dossier doit comprendre, au minimum, le formulaire de demande d’événement spécial et les versions provisoires du plan du site ou du trajet ainsi que du plan d’urgence. D’autres documents pourraient aussi être requis, selon l’événement, et les exigences pourraient changer au fil de la planification.

Note : Avant de présenter une demande, les organisateurs doivent obtenir l’approbation conditionnelle du propriétaire du lieu choisi pour l’événement.

L’organisateur doit soumettre le dossier de demande 90, 60 ou 30 jours à l’avance, selon l’envergure et les détails de l’événement.

90 jours avant l’événement, si ce dernier :

• Comprend la vente ou le service de boissons alcoolisées;
• Comprend l’utilisation ou la fermeture d’une rue ou d’une autoroute;
• A lieu à la fête de la Reine, à la fête du Canada, le jour du Souvenir ou la veille du jour de l’An, ou a lieu en parallèle avec un événement d’envergure connu

60 jours avant l’événement si les conditions ci-dessus ne s’y appliquent pas, mais qu’il :

• Concerne une propriété possédée ou louée par le gouvernement provincial ou fédéral;
• Nécessite une exemption relative au bruit;
• Utilise ou comprend un avion, une motomarine ou un hélicoptère
• Comprend des structures ou de l’équipement temporaires, comme une grande tente.

30 jours avant l'événement si aucune des conditions ci-dessus ne s’y appliquent, mais qu’il :

• Comprend de la pyrotechnie ou des feux d’artifice;
• Requiert la préparation, l’entreposage ou la vente de nourriture et de boissons;
• Accueille des vendeurs de n’importe quel produit;
• A lieu une propriété municipale;
• Nécessite un permis de feux en plein air (événement particulier)

Si votre événement spécial ne comprend aucune des conditions indiquées ci-dessus, le délai de présentation d’une demande est de 30 jours. 

Conseil : N’attendez pas pour soumettre votre demande; le Bureau central des activités peut amorcer le processus d’examen avant la fin de votre délai! Pour les nouveaux événements d’envergure, nous recommandons aux organisateurs de communiquer avec le Bureau un an à l’avance. 

Note: La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux. Les événements publics et les grands rassemblements sociaux présentent toujours un risque élevé et plusieurs activités sont actuellement interdites en Ontario.

Pour une fête de quartier, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Pour une manifestation ou un défilé qui se déroulera sur une emprise de la Ville, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Pour un événement, une manifestation ou un rallye qui aura lieu sur la Colline du Parlement, consultez la page Web du Parlement à ce sujet.

Le Bureau central des activités a élaboré, de concert avec les Services municipaux, des outils qui vous aideront à produire votre demande d'événement et vos documents à l'appui.

• COVID 19 Directives relatives aux événements spéciaux (Santé Publique Ottawa)
• Guide des événements
  • Comprend les exigences relatives aux événements, les meilleurs pratiques, les modèles et les conseils

Nouvelles sections ajoutées pour 2019!

• Accessibilité
• Cigarette, cigarette électronique, pipe à eau et cannabis
• Gestion des foules
• Organisation d’un événement « vert »
• Plan d’atténuation du bruit
• Santé, sécurité et mi

• Modèle de plan de mesures d'urgence

Note : Pendant la pandémie de la COVID-19, la CAJO continuera d’accepter les demandes de permis de circonstance. Toutefois, les demandes de permis liées à des événements publics et des rassemblements sociaux interdits ne seront pas traitées avant que l’ordre d’urgence ne soit levé ou modifié.

Si des boissons alcoolisées sont vendues, servies ou consommées lors d’un événement, la planification et la préparation doivent être rigoureuses. Les permis d’alcool, qui relèvent du gouvernement provincial, sont réglementés par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). L’organisateur de l’événement doit obtenir le permis approprié auprès de la CAJO et veiller à respecter les règles de cette dernière. Pour en savoir plus sur les types de permis et leurs exigences, visitez www.agco.ca ou appelez au 1 800 522 2876.

Les événements organisés dans les installations de la Ville doivent respecter les conditions énoncées dans la Politique sur la consommation d’alcool. Veuillez consulter le Guide sur le service d’alcool pendant votre événement pour en savoir plus.

Note : Il incombe à l’organisateur de l’événement de connaître la densité d’occupation des lieux visés par le permis et de prendre les mesures requises pour respecter cette limite.

Avisez les autorités locales

Pour les événements en plein air, le demandeur doit aviser les autorités locales conformément aux exigences de la CAJO. Pour informer la Ville que vous servirez de l’alcool à l’extérieur, veuillez remplir et soumettre le formulaire d’avis à la Ville. Une fois qu vous aurez soumis le formulaire, il sera envoyé au Service de police d’Ottawa, à l’Unité de la prévention des incendies du Service des incendies, au Service paramédic d’Ottawa, à l’équipe des attributions centralisées, à Santé publique Ottawa, aux Services du Code du bâtiment ainsi qu’au Bureau central des activités.

Vous recevrez un courriel de confirmation de Event Central lorsque la notification sera reçue, que vous pourrez joindre à votre demande dans le portail iCAJO.

Si l’événement est ouvert au public et que le demandeur n’est pas un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme à but non lucratif, une lettre de désignation d’envergure municipale est requise pour obtenir un permis de circonstance. Si vous avez des questions, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.