Planification d’un événement spécial extérieur

Le Bureau central des activités acceptera uniquement les demandes pour des événements spéciaux qui respectent la réglementation provinciale et les directives sanitaires locales actuelles.

Le processus relatif aux événements spéciaux est régi par le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (no 2013-232) et le Règlement sur les événements spéciaux (no 2001-260)

Mise à jour : COVID-19

La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux. 

Le Bureau central des activités continuera d’effectuer la liaison avec les organisateurs pour les événements spéciaux modifiés ou restreints qui ne respectent pas les dispositions du Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (no 2013-232), mais qui respectent la réglementation provinciale adaptée. Le Bureau assurera donc la coordination et la communication avec l’Équipe consultative des événements spéciaux d’Ottawa, une équipe intégrée formée d’une multitude de directions générales de la Ville, y compris Santé publique Ottawa, qui se chargera d’évaluer les propositions d’événements et, au besoin, de fournir des directives et de délivrer des permis.

Nouvelles: Trousse pour événements spéciaux

Afin d’appuyer les organisateurs d’événements spéciaux, Santé publique Ottawa a créé une Trousse pour événements spéciaux, en partenariat avec la Direction générale de la planification, de l’infrastructure et du développement économique et le Bureau central des activités. Vous trouverez dans cette trousse des ressources importantes, notamment des affiches, des outils, des renseignements et des documents d’orientation, qui peuvent vous aider à organiser des événements spéciaux, tout en restant Social avisé, et sous réserve des directives de la province de l'Ontario.

Dans le cadre des exigences provinciales, tous les organisateurs d’événements et les lieux de travail doivent prévoir un plan de sécurité . Afin d’aider les organisateurs d’événements à élaborer un plan de sécurité exhaustif, SPO a élaboré la Liste de contrôle du plan de sécurité pour les événements spéciaux afin de vous aider à vous assurer que votre plan de sécurité en lien avec la COVID-19 contient des éléments clés pour aider à protéger les travailleurs, les bénévoles, les clients et le public. 

Les organisateurs d’événement sont fortement encouragés à consulter le Guide opérationnel pour les événements spéciaux et la Liste de contrôle du plan de sécurité pour les événements spéciaux avant d’organiser un événement spécial.

Ressources

Pour consulter l’information et les lignes directrices les plus récentes à propos de la COVID-19, veuillez prendre connaissance des ressources suivantes, gérées par d’autres intervenants :

• Trousse événements spéciaux de Santé publique Ottawa – Ressources, affiches, outils, renseignements et documents d’orientation visant à vous appuyer lors de l’organisation et la tenue d’un événement spécial Social avisé.
  • Exigences provinciales et locales
  • Directives, outils et soutien pour la mise en œuvre des exigences
  • Soumettre la documentation pour votre événement
  • Sécurité des aliments et des boissons
  • Fêter plus sûrement et Arrêt Overdose Ottawa.
  • Ressources clés et signalisation
• Le vaccin contre la COVID-19 de Santé publique Ottawa – Déroulement de la vaccination. Inscription à une infolettre permettant de recevoir régulièrement des nouvelles sur la campagne de vaccination.
• Cadre d'intervention contre la COVID-19 du gouvernement provincial – Limites en matière de rassemblements, renseignements propres aux secteurs et liens vers les règlements.
• Intervention de la Ville contre la COVID-19 – Renseignements supplémentaires sur la Réglementation provinciale et municipale, les types de rassemblements, le port du masque et les installations touchées, par exemple.

Le Bureau central des activités

Tant pour les grands que pour les petits événements, la Ville d’Ottawa tient à fournir aux organisateurs les outils, le cadre, l’environnement et les processus dont ils ont besoin pour réussir.

Le Bureau central des activités :

• est le premier point de contact des organisateurs d’événements à Ottawa;
• voit à la planification intégrée des événements dans un environnement favorable, concile les points de vue de tous les intervenants et veille à la coordination des organisateurs et des services municipaux pour favoriser la réussite et le déroulement sécuritaire des événements
• a recours à l’expertise et à l’expérience de l’Équipe consultative des événements spéciaux (ECES) pour l’évaluation des événements

Communiquez avec nous

Quelle que soit la taille de votre événement, le Bureau central des activités est là pour vous aider à déterminer les autorisations qu’il vous faut.

Pour communiquer avec le Bureau, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou téléphonez au 613-580-2424, poste 14613.

Bureau central des activités
Ville d’Ottawa
101, promenade Centrepointe
Ottawa (Ontario) K2G 5K7

À quel moment présenter la demande?

Si l'événement correspond aux critères suivants, il requiert la présentation d'une demande d’événement spécial :

• Vous attendez au moins 500 personnes à la fois à votre événement;
  • Par exemple : foires, festivals, compétitions ou événements sur la plage;
• L'événement se déroulera sur l'emprise de la Ville (rues et trottoirs);
  • Par exemple : défilés, cortèges, courses, marches ou événements à vélo;
• L’événement aura un impact considérable sur le secteur.

Échéances pour la présentation d’une demande

La première étape du processus est l’envoi du dossier de demande dûment rempli par l’organisateur de l’événement au Bureau central des activités. Le dossier doit comprendre, au minimum, le formulaire de demande d’événement spécial et les versions provisoires du plan du site ou du trajet ainsi que du plan d’urgence. D’autres documents pourraient aussi être requis, selon l’événement, et les exigences pourraient changer au fil de la planification.

Note : Avant de présenter une demande, les organisateurs doivent obtenir l’approbation conditionnelle du propriétaire du lieu choisi pour l’événement.

L’organisateur doit soumettre le dossier de demande 90, 60 ou 30 jours à l’avance, selon l’envergure et les détails de l’événement.

90 jours avant l’événement, si ce dernier :

• Comprend la vente ou le service de boissons alcoolisées;
• Comprend l’utilisation ou la fermeture d’une rue ou d’une autoroute;
• A lieu à la fête de la Reine, à la fête du Canada, le jour du Souvenir ou la veille du jour de l’An, ou a lieu en parallèle avec un événement d’envergure connu

60 jours avant l’événement si les conditions ci-dessus ne s’y appliquent pas, mais qu’il :

• Concerne une propriété possédée ou louée par le gouvernement provincial ou fédéral;
• Nécessite une exemption relative au bruit;
• Utilise ou comprend un avion, une motomarine ou un hélicoptère
• Comprend des structures ou de l’équipement temporaires, comme une grande tente.

30 jours avant l'événement si aucune des conditions ci-dessus ne s’y appliquent, mais qu’il :

• Comprend de la pyrotechnie ou des feux d’artifice;
• Requiert la préparation, l’entreposage ou la vente de nourriture et de boissons;
• Accueille des vendeurs de n’importe quel produit;
• A lieu une propriété municipale;
• Nécessite un permis de feux en plein air (événement particulier)

Si votre événement spécial ne comprend aucune des conditions indiquées ci-dessus, le délai de présentation d’une demande est de 30 jours. 

Conseil : N’attendez pas pour soumettre votre demande; le Bureau central des activités peut amorcer le processus d’examen avant la fin de votre délai! Pour les nouveaux événements d’envergure, nous recommandons aux organisateurs de communiquer avec le Bureau un an à l’avance. 

Note: La possibilité d’organiser des événements spéciaux et les exigences opérationnelles qui doivent être respectées dépendent des décrets d’urgence provinciaux. Les événements publics et les grands rassemblements sociaux présentent toujours un risque élevé et plusieurs activités sont actuellement interdites en Ontario.

Pour une fête de quartier, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Pour une manifestation ou un défilé qui se déroulera sur une emprise de la Ville, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Si vous avez des questions, appelez le Service de gestion de la circulation au EvenementsSpeciauxCirculation@ottawa.ca ou 613-580-2424 poste 28164.

Pour un événement, une manifestation ou un rallye qui aura lieu sur la Colline du Parlement, consultez la page Web du Parlement à ce sujet.

Le Bureau central des activités a élaboré, de concert avec les Services municipaux, des outils qui vous aideront à produire votre demande d'événement et vos documents à l'appui.

• Guide des événements
  • Comprend les exigences relatives aux événements, les meilleurs pratiques, les modèles et les conseils. 

Mis à jour en 2021!

• Accessibilité
• Cigarette, cigarette électronique, pipe à eau et cannabis
• Gestion des foules
• Organisation d’un événement « vert »
• Plan d’atténuation du bruit
• Santé, sécurité et mi
• Modèle de plan de mesures d'urgence

Note : Pendant la pandémie de la COVID-19, la CAJO continuera d’accepter les demandes de permis de circonstance. Toutefois, les demandes de permis liées à des événements publics et des rassemblements sociaux interdits ne seront pas traitées avant que l’ordre d’urgence ne soit levé ou modifié.

Si des boissons alcoolisées sont vendues, servies ou consommées lors d’un événement, la planification et la préparation doivent être rigoureuses. Les permis d’alcool, qui relèvent du gouvernement provincial, sont réglementés par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). L’organisateur de l’événement doit obtenir le permis approprié auprès de la CAJO et veiller à respecter les règles de cette dernière. Pour en savoir plus sur les types de permis et leurs exigences, visitez www.agco.ca ou appelez au 1 800 522 2876.

Les événements organisés dans les installations de la Ville doivent respecter les conditions énoncées dans la Politique sur la consommation d’alcool. Veuillez consulter le Guide sur le service d’alcool pendant votre événement pour en savoir plus.

Note : Il incombe à l’organisateur de l’événement de connaître la densité d’occupation des lieux visés par le permis et de prendre les mesures requises pour respecter cette limite.

Avisez les autorités locales

Pour les événements en plein air, le demandeur doit aviser les autorités locales conformément aux exigences de la CAJO. Pour informer la Ville que vous servirez de l’alcool à l’extérieur, veuillez remplir et soumettre le formulaire d’avis à la Ville. Une fois qu vous aurez soumis le formulaire, il sera envoyé au Service de police d’Ottawa, à l’Unité de la prévention des incendies du Service des incendies, au Service paramédic d’Ottawa, à l’équipe des attributions centralisées, à Santé publique Ottawa, aux Services du Code du bâtiment ainsi qu’au Bureau central des activités.

Vous recevrez un courriel de confirmation de Event Central lorsque la notification sera reçue, que vous pourrez joindre à votre demande dans le portail iCAJO.

Si l’événement est ouvert au public et que le demandeur n’est pas un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme à but non lucratif, une lettre de désignation d’envergure municipale est requise pour obtenir un permis de circonstance. Si vous avez des questions, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.

Merci de l’intérêt que vous portez à l’éclairage de l’enseigne OTTAWA!

Située dans le marché By, dans l’axe de la Tour de la Paix, l’enseigne « OTTAWA » est une attraction populaire auprès des résidents et des visiteurs tout au long de l’année. Elle constitue un point d’intérêt coloré en évolution constante et propice aux photographies, un lieu de rendez-vous pour les piétons, et un espace où se déroulent de petits événements.

C’est en mai 2017 que l’enseigne « OTTAWA » originale a été installée à l’occasion du 150e anniversaire du Canada. Aujourd’hui, l’enseigne est un point d’intérêt attirant des centaines de milliers de résidents et de visiteurs du monde entier. En 2019, la Ville d’Ottawa, avec le soutien de Tourisme Ottawa, a remplacé l’enseigne originale par une structure permanente plus durable. La nouvelle enseigne, dotée d’un éclairage programmable à diodes électroluminescentes, est allumée en permanence.

La Ville d’Ottawa encourage les demandes d’éclairage de l’enseigne dans le cadre de son programme d’éclairage communautaire, qui célèbre et met à l’honneur des causes caritatives et sans but lucratif, des campagnes de sensibilisation, des festivals et des événements et exploits sportifs.

Veuillez consulter les lignes directrices et critères d’admissibilité avant de présenter votre demande relative à l’éclairage de l’enseigne OTTAWA.

Les mesures de santé publique qui sont prises en raison de la pandémie de COVID-19 peuvent entraîner des modifications et des annulations imprévues au calendrier de l’éclairage.

Les frais liés à l’éclairage standard sont suspendus pour le moment en raison de la pandémie de COVID-19. Les frais associés aux demandes personnalisées et de dernière minute sont toujours en vigueur, comme il est indiqué dans le document ci-dessous.

Le délai d'inscription 2021

Représentations de causes, de campagnes, de festivals et d’événements à Ottawa

La période de présentation de demandes relatives à l’éclairage de l’enseigne « OTTAWA » pour 2021 est maintenant close. Les demandes d’éclairage de l’enseigne pour l’hiver et le printemps 2022 pourront être présentées à l’automne 2021.

La date limite pour présenter une demande relative à l’éclairage de l’enseigne pendant la période du 28 juin jusqu’au 31 décembre 2021 est le 17 mai, à 17 h. Le formulaire de demande quant à l’éclairage de l’enseigne à l’hiver et au printemps 2022 seront disponibles à l’automne 2021.

Réalisations dans le domaine du sport professionnel, d’élite, semi-professionnel et amateur à Ottawa

Les demandes peuvent être soumises tout au long de l’année et seront approuvées en fonction de l’admissibilité et de la disponibilité dans le calendrier. Il est recommandé de présenter les demandes au moins deux semaines à l’avance aux fins de traitement. Les demandes présentées moins de deux semaines à l’avance seront examinées dans la mesure du possible, mais elles seront assujetties à des frais d’administration de dernière minute de 200 dollars minimum. L’approbation des demandes de dernière minute présentées pour des événements sportifs sera conditionnelle au paiement antérieur à la date d’éclairage.

Les personnes souhaitant présenter une demande doivent remplir le formulaire suivant et le transmettre par courriel à l’adresse illuminations@ottawa.ca. Tous les champs doivent être remplis, sauf indication contraire. Les demandes incomplètes ou tardives, ainsi que les demandes présentées sans le formulaire officiel, ne seront pas examinées.

Toute question concernant le processus de présentation d’une demande peut être transmise par courriel à l’adresse illuminations@ottawa.ca.

Des directives

Des directives et critères d’admissibilité ont été adoptés pour garantir que l’enseigne « OTTAWA » est éclairée par suite d’un processus équitable et transparent qui met en avant les besoins variés de la communauté locale. Les candidatures sont acceptées deux fois par an.

Sélection des couleurs

Veuillez sélectionner les couleurs d’éclairage souhaitées dans le graphique ci-dessous (une couleur par lettre) et entrez dans le formulaire de demande :

L’enseigne « OTTAWA » est également programmée pour présenter un éventail de thèmes saisonniers, tout au long de l’année, notamment :

• le printemps;
• l’été;
• l’automne;
• l’hiver;
• la Saint-Valentin;
• la fête du Canada;
• l’Halloween;
• le jour du Souvenir;
• la période des Fêtes;
• la veille du jour de l’An.

L’esplanade de la rue York, petit espace public adjacent à l’enseigne « OTTAWA », peut être utilisée — sur réservation et sous réserve d’obtention d’un permis — pour des spectacles, des activités et des programmes communautaires.

Coordonnées
Information sur l’enseigne « OTTAWA »
Permis et réservations — Esplanade de la rue York
Courriel : illuminations@ottawa.ca