Planification d’un événement spécial extérieur

Le processus relatif aux événements spéciaux est régi par le Règlement municipal sur les événements spéciaux se tenant sur une propriété publique ou privée (no 2013-232) et le Règlement sur les événements spéciaux (no 2001-260)

Le Bureau central des activités

Tant pour les grands que pour les petits événements, la Ville d’Ottawa tient à fournir aux organisateurs les outils, le cadre, l’environnement et les processus dont ils ont besoin pour réussir.

Le Bureau central des activités :

• est le premier point de contact des organisateurs d’événements à Ottawa;
• voit à la planification intégrée des événements dans un environnement favorable, concile les points de vue de tous les intervenants et veille à la coordination des organisateurs et des services municipaux pour favoriser la réussite et le déroulement sécuritaire des événements
• a recours à l’expertise et à l’expérience de l’Équipe consultative des événements spéciaux (ECES) pour l’évaluation des événements

Communiquez avec nous

Quelle que soit la taille de votre événement, le Bureau central des activités est là pour vous aider à déterminer les autorisations qu’il vous faut.

Pour communiquer avec le Bureau, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca ou téléphonez au 613-580-2424, poste 14613.

À quel moment présenter la demande?

Si l'événement correspond aux critères suivants, il requiert la présentation d'une demande d’événement spécial :

• Vous attendez au moins 500 personnes à la fois à votre événement;
  • Par exemple : foires, festivals, compétitions ou événements sur la plage;
• L'événement se déroulera sur l'emprise de la Ville (rues et trottoirs);
  • Par exemple : défilés, cortèges, courses, marches ou événements à vélo;
• L’événement aura un impact considérable sur le secteur.

Pour une fête de quartier, remplissez en ligne la demande de permis correspondante.

Pour une manifestation ou un défilé qui se déroulera sur une emprise de la Ville, remplissez en ligne la demande de permis correspondante. Pour un événement, une manifestation ou un rallye qui aura lieu sur la Colline du Parlement, consultez la page Web du Parlement à ce sujet.

Échéances pour la présentation d’une demande

La première étape du processus est l’envoi du dossier de demande dûment rempli par l’organisateur de l’événement au Bureau central des activités. Le dossier doit comprendre, au minimum, le formulaire de demande d’événement spécial et les versions provisoires du plan du site ou du trajet ainsi que du plan d’urgence. D’autres documents pourraient aussi être requis, selon l’événement, et les exigences pourraient changer au fil de la planification.

Note : Avant de présenter une demande, les organisateurs doivent obtenir l’approbation conditionnelle du propriétaire du lieu choisi pour l’événement.

L’organisateur doit soumettre le dossier de demande 90, 60 ou 30 jours à l’avance, selon l’envergure et les détails de l’événement.

90 jours avant l’événement, si ce dernier :

• Comprend la vente ou le service de boissons alcoolisées;
• Comprend l’utilisation ou la fermeture d’une rue ou d’une autoroute;
• A lieu à la fête de la Reine, à la fête du Canada, le jour du Souvenir ou la veille du jour de l’An, ou a lieu en parallèle avec un événement d’envergure connu

60 jours avant l’événement si les conditions ci-dessus ne s’y appliquent pas, mais qu’il :

• Concerne une propriété possédée ou louée par le gouvernement provincial ou fédéral;
• Nécessite une exemption relative au bruit;
• Utilise ou comprend un avion, une motomarine ou un hélicoptère
• Comprend des structures ou de l’équipement temporaires, comme une grande tente.

30 jours avant l'événement si aucune des conditions ci-dessus ne s’y appliquent, mais qu’il :

• Comprend de la pyrotechnie ou des feux d’artifice;
• Requiert la préparation, l’entreposage ou la vente de nourriture et de boissons;
• Accueille des vendeurs de n’importe quel produit;
• A lieu une propriété municipale;
• Nécessite un permis de feux en plein air (événement particulier)

Si votre événement spécial ne comprend aucune des conditions indiquées ci-dessus, le délai de présentation d’une demande est de 30 jours. 

Conseil : N’attendez pas pour soumettre votre demande; le Bureau central des activités peut amorcer le processus d’examen avant la fin de votre délai! Pour les nouveaux événements d’envergure, nous recommandons aux organisateurs de communiquer avec le Bureau un an à l’avance. 

Le Bureau central des activités a élaboré, de concert avec les Services municipaux, des outils qui vous aideront à produire votre demande d'événement et vos documents à l'appui.

• Guide des événements
  • Comprend les exigences relatives aux événements, les meilleurs pratiques, les modèles et les conseils

Nouvelles sections ajoutées pour 2019!

• Accessibilité
• Cigarette, cigarette électronique, pipe à eau et cannabis
• Gestion des foules
• Organisation d’un événement « vert »
• Plan d’atténuation du bruit
• Santé, sécurité et mi

• Modèle de plan de mesures d'urgence

Si des boissons alcoolisées sont vendues, servies ou consommées lors d’un événement, la planification et la préparation doivent être rigoureuses. Les permis d’alcool, qui relèvent du gouvernement provincial, sont réglementés par la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO). L’organisateur de l’événement doit obtenir le permis approprié auprès de la CAJO et veiller à respecter les règles de cette dernière. Pour en savoir plus sur les types de permis et leurs exigences, visitez www.agco.ca ou appelez au 1 800 522 2876.

Les événements organisés dans les installations de la Ville doivent respecter les conditions énoncées dans la Politique sur la consommation d’alcool. Veuillez consulter le Guide sur le service d’alcool pendant votre événement pour en savoir plus.

Avisez les autorités locales

Pour les événements en plein air, le demandeur doit aviser les autorités locales (service de police et service des incendies, service des bâtiments, autorité de santé publique) conformément aux exigences de la CAJO. Pour informer la Ville que vous servirez de l’alcool à l’extérieur, veuillez remplir et soumettre le formulaire d’avis à la Ville.

Si l’événement est ouvert au public et que le demandeur n’est pas un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme à but non lucratif, une lettre de désignation d’envergure municipale est requise pour obtenir un permis de circonstance. Si vous avez des questions, écrivez à bureaucentraldesactivites@ottawa.ca.