Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : 3 avril 2024
Date d’entrée en vigueur : 3 avril 2024
Énoncé
La Ville d’Ottawa favorise les ententes de commandite en tant que stratégie génératrice de revenus et comme moyen d’améliorer ses programmes ou ses services. Les commandites, par leur appui à un programme ou une initiative communautaire, améliorent l’expérience des participantes et participants et contribuent à améliorer la qualité de vie des résidentes et résidents d’Ottawa.
Les parties externes profitent des commandites de la Ville, car elles peuvent mettre en valeur leur marque, bénéficier d’une plus grande visibilité et d’un plus grand rayonnement, et avoir une incidence positive sur la population.
Objet
La présente politique instaure un cadre permettant au personnel de la Ville d’explorer, d’administrer et de gérer les possibilités de commandites, et de conclure des d’ententes en :
- définissant et en promouvant les avantages communs pour les parties externes qui s’associent à la Ville d’Ottawa;
- favorisant la gestion efficace des commandites et des droits associés aux appellations pour présenter une image municipale positive, améliorer les programmes et services municipaux, et assurer la transparence et le caractère concurrentiel des processus ainsi que la reddition de comptes.
Champ d’application
La présente politique s’applique aux partenariats de commandites entre la Ville et les parties externes qui contribuent financièrement ou en nature aux programmes, événements, infrastructures, installations ou services municipaux.
Exemptions
Sont exemptés des dispositions de la présente politique :
Les représentantes et représentants élus :
Le Bureau du protocole et des affaires intergouvernementales :
- qui, pour la sollicitation et l’attribution de possibilités de commandites, nonobstant les exigences de déclaration de la politique générale, consignera la confirmation des commandites pour les événements qu’il organise dans un protocole d’entente (PE).
Les biens patrimoniaux désignés qui, pour ce qui est des droits associés aux appellations :
- ne sont pas visés par les droits associés aux appellations liés aux commandites. Sont comprises les propriétés inscrites au Registre du patrimoine municipal ou désignées comme biens ayant une valeur patrimoniale culturelle en vertu des dispositions de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario.
Les partenariats public-privé (PPP) :
- qui sont régis par la Politique sur les partenariats public-privé.
L’état d’urgence :
- qui permet au personnel de la Ville de conclure des ententes d’approvisionnement ou d’accepter des dons et des commandites dépassant les limites fixées dans le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs, qui pourraient autrement contrevenir aux modalités d’une entente de commandite.
Les parcs municipaux :
- Les petits parcs de quartier de moins de trois hectares.
- En ce qui concerne les grands parcs communautaires et de district, les possibilités de commandite peuvent être évaluées au cas par cas.
L’art public :
- Sont comprises les œuvres d’art visuel, sans égard au média, créées par une ou un artiste ou par plusieurs artistes qui ont été réalisées dans l’intention précise d’être installées ou exposées dans l’espace public et qui sont acquises conformément à la Politique d’art public.
Les ententes de commandite antérieures à la présente politique :
- Toutes les ententes (jusqu’à leur terme) en vigueur avant la date d’approbation de la présente politique seront exemptées et donc valides en vertu des modalités négociées.
Les entités suivantes, qui disposent de leurs propres politiques et procédures :
- Santé publique Ottawa;
- Bibliothèque publique d’Ottawa;
- Service de police d’Ottawa;
- Direction générale des services de transport en commun (en ce qui concerne la Commission du transport en commun).
Exigences de la politique
Propositions de commandites, formes et contenu
Toutes les formes de commandite :
- doivent cadrer avec la vision et la mission de la Ville d’Ottawa afin de protéger l’image et les biens de celle-ci;
- doivent être adaptées au public cible et au lieu;
- seront évaluées au cas par cas, si un processus d’appel d’offres concurrentiel ou non est nécessaire;
- Toutes les possibilités concurrentielles doivent respecter le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
- ne doivent pas occasionner d’obligation financière permanente une fois l’entente terminée;
- ne donnent droit à aucun reçu de dons.
Les propositions de commandites non sollicitées reçues par la Ville :
- seront évaluées par la ou le gestionnaire de l’unité opérationnelle concernée et, si elles sont jugées convenables, exécutées conformément à la présente politique.
- pourront être rejetées;
- pourraient nécessiter l’enregistrement des échanges avec le promoteur auprès du Registre des lobbyistes. Le personnel avisera les promoteurs concernés s’il estime que cela est nécessaire. Pour toute question d’interprétation, le personnel consultera le registre des lobbyistes.
Tous les droits de remplacement et toutes les ententes de vente :
- doivent, idéalement, respecter la stratégie de réduction des plastiques à usage unique de la Ville (motion du Conseil du 25 janvier 2023);
- doivent, idéalement, respecter les directives en matière d’alimentation saine de Santé publique Ottawa et proposer des choix sains.
Tout le contenu élaboré des suites d’une entente de commandite :
- doit respecter la Politique sur l’accessibilité de la Ville;
- doit respecter la Politique de bilinguisme de la Ville;
- en ce qui concerne les biens numériques et les médias sociaux, doivent respecter tous les règlements municipaux et toutes les politiques applicables.
Ententes de commandite
Les ententes de commandite entre la Ville et les parties :
- se font par écrit et décrivent les avantages communs, la valeur monétaire et en nature, les conditions et la durée de la commandite;
- indiquent les responsabilités de toutes les parties au moment de la conclusion de l’entente et décrivent les modalités de résiliation ou de prolongation de l’accord;
- respectent les lois fédérales et provinciales et les normes applicables établies par le Conseil du Code canadien des normes de la publicité;
- Les parties externes ayant conclu une entente de partenariat avec la Ville doivent se conformer à la législation qui garantit la protection de la marque de commerce de la Ville d’Ottawa (images et marques officielles) en vertu du sous-alinéa 9(1)n)(iii) de la Loi sur les marques de commerce; l’entente ne peut donc pas être produite sans le consentement écrit de la Ville d’Ottawa.
- doivent être établies de manière à garantir la juste valeur marchande du bien de la Ville à commanditer et donner lieu à une juste valeur pour la Ville et la population;
- ne doivent pas solliciter de quelque manière que ce soit une considération ou une influence future ou être perçues comme influençant les affaires courantes de la Ville;
- ne témoignent pas nécessairement de l’appui de la Ville à un produit, un service, des personnes, une entreprise, une organisation, une croyance, un point de vue ou au contenu de la publicité; et ne constituent pas de l’information ou des communications transmises par la Ville ou en son nom.
Droits associés aux appellations
Les droits d’appellation liée aux commandites pour les grandes infrastructures municipales, notamment les bâtiments administratifs, les complexes récréatifs, les centres communautaires offrant des services complets, les piscines, les arénas, les gymnases, les grandes salles communautaires, les théâtres, les musées et les installations culturelles, doivent être approuvés par le Conseil municipal.
Les droits d’appellation liés aux commandites pour les installations secondaires dans les grandes infrastructures municipales, comme les halls d’entrée et les aires communes, les petites salles de réunion, les cuisines, les studios spécialisés et les terrasses, peuvent être approuvés en vertu des pouvoirs délégués de la directrice générale ou du directeur général des Loisirs, de la Culture et des Installations avec l’accord de la conseillère ou du conseiller de quartier.
Les droits d’appellation liés aux commandites pour les petites infrastructures municipales répondant principalement à un besoin local, comme les pavillons, les complexes sportifs, les terrains de sport extérieurs individuels ou non, les installations dans les parcs et les patinoires, peuvent être approuvés en vertu des pouvoirs délégués de la directrice générale ou du directeur général des Loisirs, de la Culture et des Installations avec l’accord de la conseillère ou du conseiller de quartier.
Concernant les ententes de commandite qui comprennent des droits associés aux appellations pour les infrastructures municipales ou un bien important :
- Ces ententes doivent préserver le contexte géographique et historique dans l’appellation proposée pour un bâtiment ou bien important;
- S’il s’agit d’une infrastructure ou d’un bien important ayant déjà un nom historique, le droit d’appellation commercial doit respecter le nom existant (en consultation avec la ou le commanditaire);
- Pour les biens municipaux ayant un nom commémoratif aussi utilisé ailleurs (c’est-à-dire qu’un bâtiment, un parc, une salle porte le nom en question), le bien peut être renommé avec l’accord du Conseil;
- Il est permis d’attribuer des noms commémoratifs aux biens d’un bâtiment commandité, à moins que des droits d’exclusion ne soient négociés dans l’entente;
- Les propositions de nom commémoratif seront évaluées conformément à la Politique sur les noms commémoratifs de la Ville ou à la lumière des critères et du processus de la politique;
- Le personnel de la Ville peut approuver des droits associés aux appellations non commémoratives pour les espaces auxiliaires dans les installations, dans le respect des paramètres du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.
Admissibilité et Conditions
Admissibilité
Des parties externes peuvent conclure une entente de commandite avec la Ville d’Ottawa dans le cadre d’un processus concurrentiel pourvu que les dispositions de la présente politique soient respectées.
Un processus de commandite non concurrentiel pourrait être envisagé dans les cas suivants :
- Il existe un nombre important ou illimité de possibilités de commandite semblables;
- Un seul commanditaire peut être retenu;
- Une possibilité unique, inédite ou expérientielle est offerte;
- La valeur de la commandite ou de la contribution en nature ne dépasse pas le montant maximal fixé par le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.
Conditions
La Ville ne conclura pas d’entente de commandite avec des parties qui :
- sont actuellement en litige avec la Ville ou qui ne peuvent faire affaire avec celle-ci pour d’autres raisons;
- ont des dettes envers elle;
- produisent, promeuvent ou distribuent des produits du tabac ou de vapotage, ou des pipes à eau.
La Ville peut conclure des ententes avec des parties qui produisent, promeuvent ou distribuent de l’alcool de produits du cannabis si :
- l’entente concerne un programme, un service ou un événement dont la publicité ne s’adresse pas spécifiquement aux personnes n’ayant pas l’âge de consommation légal;
- l’entreprise concernée ne fait pas la promotion de la consommation auprès des personnes n’ayant pas l’âge de consommation légal;
- l’entreprise concernée se conforme à la législation et aux politiques fédérales, provinciales et municipales applicables.
Responsabilités
Délégation de pouvoirs
Le personnel de la Ville est autorisé à conclure des ententes de commandite et d’appellation qui n’outrepassent pas les pouvoirs que lui confère le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.
Les directions générales :
- sont responsables de la négociation, de l’exécution et de l’administration de leurs propres ententes dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués;
- peuvent solliciter des possibilités de commandite si ces dernières respectent la présente politique;
- doivent veiller au respect de tous les règlements municipaux et de toutes les politiques applicables lorsqu’elles approuvent des propositions.
- doivent voir à ce que les demandes d’exemption ou les situations non couvertes par la présente politique soient présentées à la directrice ou au directeur et à la directrice générale ou au directeur général du membre du personnel concerné, qui peuvent transmettre le dossier au Bureau des commandites et de la publicité;
- doivent soumettre un rapport annuel sur les ententes de commandite et les avantages en argent et en nature à la gestionnaire ou au gestionnaire des partenariats, Publicités, commandites et dons pour la Ville, ou à sa représentante ou son représentant.
La ou le gestionnaire des partenariats, Publicité, commandites et dons pour la Ville, ou sa représentante ou son représentant :
- peut conclure des ententes de commandite à condition que celles-ci respectent toutes les dispositions de la présente politique et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
- gère les relations avec les commanditaires en participant notamment à l’exécution de l’entente, en entretenant et en renouvelant les relations avec les commanditaires et en aidant à résoudre les problèmes relatifs aux ententes de commandite;
- prépare et soumet les rapports annuels exigés par le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
- Informe la haute direction des nouvelles possibilités de commandite;
- détermine lorsqu’il convient de consulter les parties prenantes et le public sur les ententes de commandites.
Les directrices générales et directeurs généraux :
- approuvent toutes les ententes de commandite pour leur direction générale, dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués;
- font approuver, lorsque nécessaire, les possibilités de commandite par la directrice municipale ou le directeur municipal ou les ententes qui ne satisfont pas aux critères de la présente politique ou qui outrepassent les limites des pouvoirs délégués au personnel;
- approuvent les droits associés aux appellations non commémoratives pour les espaces auxiliaires et les petites infrastructures communautaires répondant aux besoins locaux avec l’accord de la conseillère ou du conseiller de quartier;
- déterminent lorsqu’il convient de préparer des notes d’information à l’intention des membres du Conseil quand se présentent de nouvelles ententes de commandite.
L’avocate générale ou avocat général :
- prodigue des conseils juridiques concernant les ententes découlant d’ententes de commandite et d’autres questions juridiques ou contractuelles.
La directrice municipale ou le directeur municipal :
- approuve toutes les ententes dont le montant ou les modalités dépassent les limites des pouvoirs délégués aux directrices générales et directeurs généraux;
- approuve les contrats de 10 ans et moins et d’un maximum de 3 millions de dollars.
Le Conseil municipal :
- approuve la présente politique et les modifications majeures lui étant apportées;
- approuve les ententes de commandites et d’appellation qui ne sont pas conformes aux dispositions de la présente politique, et donne son aval lorsque la directrice municipale ou le directeur municipal le juge nécessaire avant l’examen d’une entente.
Surveillance/Non-respect
Il revient au Bureau des commandites et de la publicité de prodiguer des conseils et produire des rapports sur les ententes de commandite et d’appellation.
Pour le personnel, le non-respect de la présente politique peut donner lieu à des sanctions en vertu des lois et des règlements applicables et à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement, en vertu de la Politique générale sur les mesures disciplinaires de la Ville d’Ottawa.
Pour les organisations partenaires, les infractions à la présente politique peuvent entraîner la résiliation de l’entente ou des pénalités, comme indiqué dans l’entente.
Renvois
Code de conduite des membres du Conseil et politiques connexes
Code de conduite du personnel
Code de déontologie des lobbyistes
Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Politique d’art public
Politique d’utilisation de l’identité visuelle
Politique de bilinguisme
Politique sur l’accessibilité
Politique sur la publicité
Politique sur l’équité et la diversité
Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement
Politique sur les noms commémoratifs
Politique sur les partenariats public-privé
Registre des lobbyistes
Autorités législatives et administratives
Province de l’Ontario, Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)
Commission ontarienne des droits de la personne, Code des droits de la personne de l’Ontario
Normes de la publicité, Code canadien des normes de la publicité
Ville d’Ottawa, Règlement instituant le Code de conduite des membres du Conseil
Ville d’Ottawa, Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Ville d’Ottawa, Règlement municipal sur les approvisionnements
Ville d’Ottawa, Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées
Ville d’Ottawa, Règlement sur le registre des lobbyistes
Propriétés patrimoniales de l’Ontario, Loi sur le patrimoine de l’Ontario
Province de l’Ontario, Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence de l’Ontario
Exigences de tenue de dossiers
Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la présente politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint concerné, le Système de gestion des documents ou le système approuvé qui s’applique.
Définitions
Commandite – Entente conclue entre une personne ou un organisme et la Ville, dans le cadre de laquelle des ressources externes sont fournies. Elle peut prendre la forme d’argent ou de contributions en nature, d’activités entourant l’image de marque d’un événement, de programmes, d’activations sur le marché, de biens numériques, de publicité ou de droits d’appellation, et être assortie d’avantages, comme une reconnaissance de marque ou publique ou d’autres formes de promotion.
Exemples de commandite :
- Monétaire – Commandite reçue sous forme d’argent;
- En nature – La Ville reçoit des biens ou services qui lui sont utiles plutôt que de l’argent;
- Événement – Une activité publique ou communautaire planifiée;
- Propriétés – Les biens de la Ville, entre autres les événements, services, programmes, activités, biens immobiliers, installations et infrastructures (p. ex., les salles, les patinoires, les piscines, etc.) et d’autres biens;
- Activation sur le marché – La mise en œuvre d’un avantage promotionnel suscitant des réactions de la part des consommatrices et consommateurs grâce à des interactions et des expériences avec la Ville d’Ottawa;
- Biens de publicité numériques.
Commémoratif – S’entend d’une appellation officielle d’une rue, d’un parc, d’une partie d’un parc, d’une installation ou d’une partie d’une installation, pour commémorer une ou plusieurs personnes, une famille, un point d’intérêt, une icône culturelle ou une tradition.
Don (aussi appelé « don d’entreprise ») – Cession volontaire d’argent ou de biens comme des titres, des cadeaux ou des services en nature, ne s’accompagnant d’aucun avantage de quelque nature que ce soit pour la donatrice ou le donateur ou toute personne ou organisation désignée par la donatrice ou le donateur. Un reçu fiscal officiel peut être remis pour les dons à une œuvre de bienfaisance.
Don en nature – Don de biens ou de propriété autre que de l’argent comptant, comme des biens en immobilisations (y compris les biens amortissables) et des biens à usage personnel. Les dons de services ne sont pas compris (Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville).
Don à vocation communautaire – Comprend les projets, les sommes d’argent, les biens ou les activités qui profitent au public (Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville).
Droits associés à la vente de boissons – Commandite dans laquelle une entreprise, une organisation ou une personne achète le droit exclusif de fournir, pour une durée déterminée, des boissons dans les installations de la Ville contre rémunération ou autre.
Droits associés aux appellations – Commandite dans laquelle un partenaire externe se voit accorder le droit de nommer un bien ou un site (par exemple, une installation sportive ou une partie d’une installation, une patinoire dans une installation à plusieurs patinoires) pour une durée déterminée. Les droits associés aux appellations commerciales d’un bien ou d’un site de la Ville sont vendus ou échangés contre un investissement important dans le cadre d’une entente à durée déterminée.
Entente de commandite – Entente écrite entre la Ville d’Ottawa et un ou plusieurs partenaires externes ayant force exécutoire qui autorise la commandite pour une durée déterminée.
L’entente peut comprendre :
- des commandites de programmes et d’événement spéciaux;
- des droits associés aux appellations de propriétés, de bâtiments et de biens municipaux importants;
- des droits associés à la vente de boissons;
- un statut de fournisseur privilégié.
Entente de fournisseur privilégié – Contrats pluriannuels entre la Ville et des entreprises externes dans lesquels celles-ci acceptent de fournir un soutien à valeur ajoutée à la Ville en échange d’un statut privilégié (prix réduits, sommes d’argent, biens et services, etc.).
État d’urgence – Déclaré par la mairesse ou le maire, il permet au personnel de la Ville de déployer davantage de ressources en cas d’urgence, notamment au sollicitant l’aide d’autres administrations ou ordres de gouvernement.
Il revient au Groupe de contrôle du Centre des opérations d’urgence de la Ville d’Ottawa, sous l’autorité de la directrice municipale ou du directeur municipal, d’encadrer l’intervention d’urgence.
L’état d’urgence n’a pas de date de fin fixe; il demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit levé par la mairesse ou le maire, le Conseil municipal ou la première ou le premier ministre de l’Ontario, conformément à la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence.
Infrastructures – Structures matérielles (installations et couloirs) qui constituent la base de l’aménagement. L’infrastructure comprend les réseaux d’égout et d’approvisionnement en eau, les systèmes de traitement des boues, les systèmes de gestion des eaux pluviales et des déchets, les installations de production et les réseaux de transmission et de distribution d’électricité, les couloirs et installations de communications, de télécommunications, de transport en commun et d’autres modes de transport, les oléoducs et les gazoducs, ainsi que les installations connexes.
Lobbyisme – Communication entre une ou un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou représentant des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à une conseillère ou un conseiller de quartier ou à une ou un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués (Règlement sur le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa).
Organisation – Ensemble organisé de personnes ayant un but, en particulier une entreprise, une société, une association, un organisme à but non lucratif, etc.
Partenariats public-privé (PPP) – La Politique sur les partenariats public-privé de la Ville d’Ottawa définit ce type de partenariat comme une entente contractuelle entre la Ville et une entité privée qui vise à la fourniture d’infrastructures et de services pour lesquels :
- le financement à long terme est assuré par le partenaire du secteur privé, en tout ou en partie;
- la Ville veut transférer les risques qu’elle devrait normalement assumer, en fonction de la capacité du partenaire privé de mieux gérer ces risques;
- une période d’exploitation et d’entretien est prévue après la construction initiale des immobilisations.
Les ententes de PPP ne sont pas visées par les dispositions de la présente politique.
Propriétés patrimoniales désignées – Tous les bâtiments, districts et paysages historiques de la Ville d’Ottawa qui sont protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario, par exemple le pavillon Aberdeen et l’Édifice de l’horticulture.
Protocole d’entente – Entente officielle entre deux ou plusieurs parties qui exprime des objectifs communs et une volonté d’agir de concert. Un protocole d’entente (PE) n’est généralement pas une entente juridique et est un document moins formel qu’un contrat ayant force exécutoire. Il est utilisé dans des situations où les parties ne peuvent pas créer d’entente ayant force exécutoire et constitue souvent la première étape vers un contrat légal.
Demandes d’information
Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :
Gestionnaire des partenariats, Publicité, commandites et dons pour la Ville
Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Tél. : 613-580-2424, poste 24761
partenariatsmunicipaux@ottawa.ca