Notes de service émises par la Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: le 14 mars, 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Services des recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à fournir au Conseil municipal de plus amples renseignements sur le processus de recouvrement de la Ville d’Ottawa lié à des soldes en souffrance dus à la Ville et une récente déclaration au bureau de crédit par un organisme privé de recouvrement.

Processus de recouvrement de la Ville
Le processus de recouvrement de la Ville a été mis en place depuis plus d’une vingtaine d’années et est résumé ci-dessous :
• La Ville remet une facture ou une contravention avec une date d’échéance pour régler le solde impayé. Un rappel de courtoisie est envoyé avant la date d’échéance.
• Si le paiement n’est pas effectué à la date d’échéance, la dette est transmise aux Services des recettes.
• Les Services des recettes envoient un avis de courtoisie par la poste dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la dette, avis qui reporte la date d’échéance et précise les méthodes de recouvrement améliorées dont dispose la Ville, notamment la transmission à des organismes privés de recouvrement et la déclaration au bureau de crédit.
• Si la Ville n’est pas en mesure de recouvrer la dette après de nombreuses tentatives de communication de courtoisie au cours des six (6) premiers mois, la dette est transmise à un organisme privé de recouvrement.

Organismes privés de recouvrement
Tous les cinq ans, la Ville lance un appel d’offres concurrentiel pour passer un contrat avec de nouveaux organismes privés de recouvrement. Les soldes impayés sont transmis aux nouveaux organismes et les avis de courtoisie et activités de recouvrement se poursuivent. Par conséquent, de nombreux organismes ont fait plusieurs tentatives pour recouvrer les soldes impayés dus depuis longtemps à la Ville.

Déclaration au bureau de crédit
Le plus récent appel d’offres concurrentiel pour passer des contrats avec des organismes privés de recouvrement a été réalisé en janvier. L’une des soumissions retenues a été celle de Financial Debt Recovery (FDR). L’entreprise a récemment déclaré 103 000 amendes impayées en vertu de la Loi sur les infractions provinciales et 3 000 factures d’eau impayées au bureau de crédit. La déclaration au bureau de crédit est une méthode légale largement utilisée comme outil par les institutions financières, les prêteurs et les créanciers pour recouvrer des sommes impayées. Cela peut constituer une méthode efficace lorsque les organismes n’arrivent pas à communiquer avec la personne responsable de la dette. Il incombe aux membres du public de mettre à jour leur adresse et leurs coordonnées auprès des cours des infractions provinciales s’ils ont des infractions impayées avec la Ville. Précisons qu’il n’y a pas de prescription pour une condamnation à une amende fixe en vertu de la Loi sur les infractions provinciales.

FDR a confirmé à la Ville que les dettes payées sont retirées des dossiers de crédit.

Les personnes qui ont reçu un avis de recouvrement ou qui ont eu un solde inscrit à leur dossier de crédit par l’organisme de recouvrement tiers pour des arriérés en souffrance avec la Ville peuvent communiquer avec Financial Debt Recovery au 1-877-300-9585 pour obtenir de plus amples renseignements ou prendre des dispositions de paiement.

La Ville invite les résidents à prendre soin rapidement des factures et des contraventions afin d’éviter les activités de recouvrement. Lorsque des soldes impayés demeurent, la personne a la responsabilité de mettre à jour ses coordonnées auprès des cours des infractions provinciales et de la Ville.

J’ai joint un document à la présente note de service une Foire aux questions qui fournit de plus amples renseignements.
N’hésitez pas à communiquer avec moi.

Merci, Joseph Muhuni 

Date: le 28 février, 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Isabelle Jasmin, trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à renseigner le maire et les membres du Conseil sur le nouveau cadre des débentures durables.
Ce nouveau cadre de la Ville s’inscrit dans la volonté de l’administration de promouvoir le développement durable sur le plan de l’environnement et de préparer un avenir viable et résilient, où il fait bon vivre.

En novembre 2017, Ottawa a été la première municipalité canadienne à émettre des débentures vertes; elle a répété quatre fois l’expérience depuis, pour un total de 1,027 milliard de dollars. À partir de son cadre des débentures vertes, la Ville s’est maintenant donné un cadre des débentures durables qui lui permet d’émettre des débentures vertes, sociales et durables. Ce nouveau cadre est un élément clé de la concrétisation du Plan stratégique de la Ville 2023-2026, qui vise à rendre Ottawa plus prospère, plus viable, plus inclusive et plus résiliente.

Selon ce cadre actualisé, les profits des débentures serviront à financer ou à refinancer des projets verts ou sociaux admissibles qui nécessitent un investissement en capital. Les critères d’admissibilité ont été mis à jour quant aux catégories d’utilisation écologique et d’utilisation sociale des profits, notamment :

• infrastructure de base abordable;
• immobilisations donnant accès à des services essentiels;
• actifs – logements sociaux et abordables;
• immobilisations contribuant à l’autonomisation et à l’avancement socioéconomiques.

RBC Marchés des capitaux et BMO Marchés des capitaux ont agi comme agents de structuration chargés de la durabilité. Sustainalytics, entreprise indépendante reconnue du secteur de la recherche, de la notation et de l’analyse des critères ESG (environnement, société et gouvernance) et de la gouvernance organisationnelle, a été retenue pour fournir une deuxième opinion sur le cadre. Selon elle, celui-ci est crédible et efficace, et il est conforme aux lignes directrices sur les débentures durables 2021 (Sustainability Bond Guidelines 2021), aux principes sur les débentures vertes 2021 (Green Bond Principles 2021) et aux principes sur les débentures sociales 2023 (Social Bond Principles 2023) de l’International Capital Market Association (ICMA).

N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21312 ou par courriel si vous avez des questions.

Cordialement,

Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Date: le 15 février 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Services des recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le maire et les membres du Conseil des activités de consultation publique prévues dans le cadre de l’Examen du barème des redevances d’eau.

En décembre 2023, le Conseil a approuvé le rapport sur le cadre de l’Examen du barème de redevances d’eau (ACS2023-FCS-REV-0006). Dans ce rapport, le personnel s’est engagé à collaborer fermement avec le public dans le cadre de l’examen. L’objectif de l’étude est d’examiner comment la Ville recouvre le coût de la prestation des services d’eau, de traitement des eaux usées et de gestion des eaux pluviales. Cet examen sera réalisé sur la base des six principes directeurs suivants :

• Équité
• Abordabilité
• Transparence
• Viabilité financière
• Promotion du développement économique
• Promotion de la conservation

Occasions de mobilisation
Plusieurs activités de consultation communautaire sont prévues pour recueillir l’avis des résidents et des intervenants sur la facturation des services d’eau, de traitement des eaux usées et de gestion des eaux pluviales et sur les méthodes de recouvrement des coûts, conformément au cadre de l’examen.

Plusieurs possibilités de consultation sont prévues au cours de la prochaine année, notamment :

• Un sondage est disponible dès aujourd’hui pour permettre aux résidents de donner leur avis et sera clôturé au deuxième trimestre de 2024.
• Campagne de sensibilisation du public (T2 et T3 2024)
• Consultation des intervenants ruraux et agricoles (T2 et T3 2024)
• Consultation des intervenants du secteur – Associations communautaires, immeubles à logements multiples ou en copropriété, et immeubles industriels, commerciaux, et institutionnels (du T2 au T4 2024)
• Consultation des conseillers (T3 et T4 2024)

La promotion de ces possibilités de consultation se fera grâce aux médias sociaux et à l’aide d’un dépliant qui se retrouvera avec les factures d’eau et de taxes. Pour joindre ceux qui ont un accès limité à Internet, d’autres méthodes seront également disponibles, telles que des soumissions écrites et des sondages sur papier. De plus amples renseignements sur les possibilités de consultation seront affichés sur la page Examen du barème de redevances d’eau de Participons Ottawa au fur et à mesure que de nouveaux détails seront disponibles.

N’hésitez pas à partager le sondage et la page Examen du barème de redevances d’eau de Participons Ottawa par le biais de vos réseaux de communication. Je serais heureux de pouvoir travailler avec votre bureau pour promouvoir ces possibilités auprès des résidents de votre quartier.

À l’issue de la période d’examen, le personnel consolidera les commentaires issus des consultations, examinera les pratiques exemplaires du secteur, concevra un barème de redevances conforme aux six principes et présentera au Conseil les modifications recommandées pour le barème de redevances de l’eau en 2025.

N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21251 ou par courriel si vous avez des questions ou pour discuter de possibilités de promouvoir ces options de participation.

Cordialement,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: le 2 février 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Isabelle Jasmin, Trésorière municipale adjointe, Finances municipales, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

L’objectif de cette note consiste à fournir au Conseil municipal les résultats du processus de sélection des membres du Conseil d’investissement d’Ottawa (le « CIO ») et de la nomination de ses membres. Nous lui fournirons également des renseignements sur les prochaines étapes et sur la migration vers la Règle de l’investisseur prudent pour l’investissement des fonds de la Ville qui ne sont pas immédiatement nécessaires.

Le 14 juin 2022, le Conseil municipal a approuvé le mandat et la gouvernance du CIO (ACS2023-FSD-FIN-0005) et le 30 novembre 2022, il a approuvé l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030). Compte tenu de l’expertise requise pour siéger au CIO, on a accordé une délégation de pouvoirs au comité de sélection pour évaluer les candidats du CIO et nommer ses membres publics. Ce comité était composé des personnes suivantes:

1. Trésorière municipale adjointe;
2. Gestionnaire, Trésorerie;
3. Agent principal de placement;
4. Analyste de la gestion des risques et des systèmes de trésorerie;
5. Conseiller juridique principal.

Nous sommes à présent heureux d’annoncer la nomination des personnes suivantes au sein du CIO:

1. Debra Alves
2. Ken Kember
3. Habib Saikali
4. Adam Harvey

Chaque personne apportera une richesse de connaissances et d’expérience dans la gestion des investissements et, collectivement, elles représentent un éventail de compétences et d’expertise professionnelles qui permettra de gérer et de superviser efficacement l’investissement des fonds de la Ville qui ne sont pas immédiatement nécessaires. Des biographies succinctes de chaque membre nommé figurent à l’annexe A.

Conformément à la partie II 17(5) du Règlement de l’Ontario 438/97, et tel qu’adopté dans l’examen de la structure de gestion publique, Cyril Rogers, chef des finances et directeur général par intérim, est nommé 5e membre et président du CIO.
En octobre 2023, le comité de sélection a lancé une procédure de recrutement pour les quatre postes en question, la période de candidature prenant fin le 27 octobre 2023. Le processus de sélection s’est terminé en décembre, ce qui a mené à la sélection et à la mise en nomination des quatre meilleurs candidats au début du mois de janvier 2024.

Après la publication d’un avis de recrutement pour ces postes sur le site Web de la Ville d’Ottawa, le comité de sélection a examiné les 15 candidatures reçues et mené quatre entretiens pour évaluer les qualifications des candidats pour le poste, en prenant compte notamment des qualifications suivantes:

• l’expérience au niveau de la direction d’une grande organisation publique ou privée, l’expérience au niveau municipal représentant un atout;
• l’expérience des fonds de pension, des fonds de dotation, des fondations ou des trésoreries d’entreprise et des investissements;
• les compétences professionnelles en matière d’investissement ou de gestion de la dette, ainsi qu’une compréhension du risque et de l’administration financière dans le cadre de la Règle de l’investisseur prudent;
• une compréhension du modèle d’investissement du chef des placements externe;
• un diplôme d’études postsecondaires supérieur dans l’un des domaines suivants : finance, affaires, économie, gestion des risques, comptabilité, administration publique ou domaines connexes pouvant inclure une certification telle que le titre d’analyste financier agréé (CFA), le titre de gestionnaire d’investissement agréé (CIM), le titre de comptable professionnel agréé (CPA) ou un équivalent serait un atout;
• un bon jugement et une connaissance de la bonne gouvernance;
• une compréhension des principes de responsabilité publique et d’intégrité.

En outre, le comité de sélection a pris en considération toute information divulguée par les candidats sur la manière dont leur expérience vécue et leurs perspectives renforçaient leur candidature sur le plan de la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion à titre de membres du CIO.

Au cours des prochains mois, le personnel préparera les membres du CIO à leur nouveau rôle et aux prochaines étapes de l’établissement d’une stratégie d’investissement pour la Ville d’Ottawa.

1. Orientation et formation des membres du CIO sur les questions administratives.
2. Rédaction de l’énoncé des politiques et des procédures d’investissement (EPPI) que le CIO devra examiner et recommander pour approbation au Conseil municipal.
3. Processus d’approvisionnement pour un agent en chef des placements externe (ACPE).
4. Plan d’investissement de l’ACPE élaboré, conformément à l’EPPI approuvé par le Conseil municipal

Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipales, Direction générale des finances et des services organisationnels

Annexe A

Debra Alves
Titulaire d’un titre d’analyste financière agréée du CFA Institute et certifiée IAS.A auprès de l’Institut des administrateurs de sociétés, Debra Alves compte 35 ans d’expérience en matière d’investissement des régimes de pensions et de gestion de trésorerie. De 2007 à 2018, elle a oeuvré à titre d’administratrice déléguée et de PDG du Régime de retraite de CBC/Radio-Canada, un régime de pension à prestations définies cotisables sous réglementation fédérale.

Avant d’occuper le poste de PDG, elle a agi à titre de gestionnaire de portefeuille pour les investissements stratégiques, où elle avait la responsabilité de la détermination de la répartition des actifs à l’échelle du Fonds, de la gestion directe d’un portefeuille d’options (capital-investissement, infrastructure et fonds spéculatifs) et de la supervision des portefeuilles d’actions et de titres à revenu fixe gérés par des tiers.

Depuis sa retraite du Régime de retraite de CBC/Radio-Canada en octobre 2018, elle a pu étendre ses activités à différents conseils et comités. Elle siège actuellement au conseil d’administration du Fonds d’action climatique d’Ottawa, au comité d’investissement de l’Université Carleton et aux comités d’investissement des pensions de l’Aéroport international d’Ottawa, de l’Association médicale canadienne et des Services de bien‑être et moral des Forces canadiennes.

Ken Kember
Titulaire d’un titre de comptable professionnel agréé (CA/CMA), Ken Kember compte 36 ans d’expérience en comptabilité et en finance d’entreprise, dont 28 ans à Exportation et développement Canada (EDC). Pendant 13 ans, il y a occupé le poste de vice-président directeur et chef de la direction financière, et à titre de membre clé de l’équipe de direction, il a contribué à l’élaboration et à la mise en oeuvre du plan stratégique de l’organisme. Voix fiable autour des tables de la direction et du conseil d’administration, il a alors gagné la confiance de cinq présidents d’EDC, de quatre présidents de comité d’audit et de trois présidents de conseil d’administration au cours de son mandat de chef de la direction financière.

À ce titre, il était responsable en dernier ressort des portefeuilles de liquidités et d’actions d’EDC et coprésidait le comité des pensions d’EDC, qui était chargé de superviser les investissements du régime de retraite d’EDC. Il a ainsi pu acquérir une solide compréhension de la gouvernance des investissements, notamment des énoncés de politique et de procédures d’investissement, ainsi que de l’engagement et de la surveillance des gestionnaires, des dépositaires et des conseillers en matière d’investissement. En outre, il a été membre votant du comité d’investissement en actions d’EDC et, pendant son mandat de président par intérim de FinDev Canada, il a présidé le comité d’investissement de cet organisme.

Habib Saikali
Titulaire du titre d’analyste financier agréé du CFA Institute et du titre de comptable professionnel agréé (CMA), Habib Saikali compte plus de 34 ans d’expérience sur les marchés financiers dans les secteurs des fonds communs de placement, du courtage et de la gestion des investissements, ainsi que de la trésorerie d’entreprise. Il a travaillé pour des institutions financières telles que Scotia Marché des capitaux et TD Waterhouse et a passé dix ans à Exportation et développement Canada (EDC) en tant que gestionnaire de portefeuille principal au sein du bureau de trésorerie, où il était chargé du montage de prêts et de la gestion du portefeuille de liquidités. Actuel directeur des investissements chez IP Investment Counsel Inc., il est responsable de plus de 590 millions de dollars de fonds de clients. Ses responsabilités comprennent également certaines responsabilités liées aux finances et à la conformité.

Il est également actif dans la communauté en faisant du bénévolat pour son association de hockey locale ainsi que pour la Fondation Fais-un-voeu de l’Est de l’Ontario et l’organisme Candlelighters d’Ottawa dans le passé.

Adam E. Harvey
Adam E. Harvey, CPA, CA, IAS.A, est un administrateur d’entreprise indépendant qui aide les organismes axés sur les parties prenantes à prendre de meilleures décisions et à améliorer leur rendement. Il s’appuie sur plus de 25 ans d’expérience dans les domaines de la finance et de la gouvernance d’entreprise, en tant qu’administrateur d’entreprise indépendant, partenaire d’audit et conseiller d’entreprise, et en tant que directeur financier.

M. Harvey joue un rôle indépendant au sein de conseils d’administration, de comités ou de comités consultatifs pour l’Association médicale canadienne, l’Armée du Salut au Canada et aux Bermudes, le Conseil ontarien du commerce des véhicules automobiles (COCVA), la Mission d’Ottawa et la Fondation communautaire d’Ottawa, pour ne citer que quelques exemples.

Il a auparavant occupé les postes de vice-président des finances (directeur financier) de la Fondation communautaire d’Ottawa, d’associé en vérification, de conseiller de confiance et d’expert-comptable agréé chez PricewaterhouseCoopers LLP (« PwC », anciennement Coopers & Lybrand), et de vérificateur au Bureau du vérificateur général du gouvernement fédéral.

Diplômé du programme de formation des IAS.A, M. Harvey est comptable professionnel agréé, expert-comptable (CPA, CA), et titulaire d’un baccalauréat en commerce avec distinction en comptabilité et en finance de l’Université Carleton. Il a enseigné le module connexe de l’IAS, « On Being an Effective Director – Hot Topics for Audit Committees », et a contribué à la communauté des affaires au Canada en tant qu’auteur, conférencier et panéliste.

Date: le 25 janvier 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

La Ville a lancé aujourd’hui son nouvel outil de consultation en ligne des impôts fonciers et des évaluations foncières, lequel vient améliorer l’accès à l’information pour la population. Il est possible d’y chercher une propriété par adresse ou numéro de rôle et de voir la valeur de l’évaluation foncière ainsi que le montant de l’impôt foncier pour l’année en cours et l’année précédente. Tout cela est considéré comme de l’information du domaine public; les renseignements personnels – nom de la propriétaire ou du propriétaire, adresse postale, conseil scolaire, renseignements sur les occupantes et occupants ou les locataires – ne seront pas consultables.

Chaque année, la Société d’évaluation foncière des municipalités (SEFM) fournit une copie papier des registres des rôles d’évaluation foncière conservés au Centre du service à la clientèle de l’hôtel de ville. Pour obtenir l’évaluation foncière d’une propriété, les résidentes et résidents devaient aller consulter les registres sur place. Désormais, grâce à ce nouvel outil, la population pourra accéder elle-même à cette information en ligne, partout et en tout temps.

L’adresse, le numéro de rôle, l’évaluation foncière, la classification fiscale et le montant de l’impôt foncier des propriétés constituent des renseignements publics. L’outil affiche les impôts prélevés annuellement en mai, mais ne permet pas de consulter le solde d’un compte, les impôts supplémentaires ou toute autre information comme l’impôt sur les logements vacants et les décisions touchant l’évaluation. Les évaluations et les impôts fonciers des propriétés seront mis à jour en juin. L’outil est maintenant accessible à ottawa.ca/lestaxes.

Les personnes qui préfèrent consulter les registres sur place pourront toujours se rendre au Centre du service à la clientèle de l’hôtel de ville.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Cordialement,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: December 22, 2023

To: Mayor and Members of Council
From: Cyril Rogers, Interim General Manager and Chief Financial Officer, Finance and Corporate Services

Members of Council,

The purpose of this memo is to provide an update as described in detail in a memorandum dated September 19, 2023. The province reserved funds to make a One-Time Municipal PILT Mitigation Payment to eligible municipalities in recognition of revenue implications for the 2021, 2022 and 2023 municipal fiscal years. The one-time payment from the Province of Ontario will cover the City’s shortfall for the last three years.

The City has received confirmation that the Province of Ontario has confirmed a one-time payment of approximately $35 million to the City of Ottawa because of a reduction in the Payment in Lieu of Taxes (PILTs) from properties owned by the Federal Government, the NCC and Canada Post (Federal Properties).

This is a temporary mitigation, and the impacts on the City’s revenue will continue without a long-term solution. As such, the City’s current Federal Court applications for 2021 and 2022 shortfalls will proceed, and Revenue Services will continue to seek a decision from the Federal Court to affirm the legislatively prescribed rate for the PILTs for 2023 and future years. If the City is successful in the Federal application, the One-Time Municipal PILT Mitigation Payment is to be reimbursed to the Province of Ontario.

This one-time funding will be part of the finalization of the 2023 operations and be reported as part of the Disposition of the 2023 Tax and Rate Supporting Operating Surplus/Deficit.

The City will continue to keep the Mayor and Members of Council apprised.

Should you have questions, please do not hesitate to contact me directly.

Sincerely,

Cyril Rogers
Interim General Manager and Chief Financial Officer
Finance and Corporate Services Department

Date: le 13 décembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à fournir au Conseil municipal une mise à jour sur les améliorations apportées au processus de déclaration de l’impôt sur les logements vacants (ILV) à la suite des instructions données par le Conseil municipal le 23 août 2023 (motion no 2023-19-09), soit:

a) améliorer et simplifier davantage le processus de déclaration;
b) augmenter l’accessibilité en permettant de remplir les déclarations aux centres du service à la clientèle;
c) ouvrir l’accès au portail de déclaration plus tôt en décembre et envoyer les avis liés à la déclaration de l’ILV en janvier;
d) tirer parti des données obtenues la première année pour améliorer le service à la clientèle et réduire le volume de déclarations tardives.

Le personnel a analysé les données relatives à l’ILV et a apporté plusieurs améliorations au formulaire de déclaration en ligne. Il a notamment:
• modifié l’ordre des questions afin de réduire les erreurs de déclaration;
• éliminé les menus déroulants;
• utilisé des questions plus conviviales;
• amélioré l’intégration de Mon ServiceOttawa.

D’autres améliorations seront introduites en janvier, à savoir :
• la possibilité de présenter une déclaration en personne dans un centre du service à la clientèle;
• un guide mis à jour et une fiche d’information qui seront distribués aux résidents;
• davantage d’occasions de faire des déclarations en personne; une nouvelle vidéo faisant la promotion de la raison d’être et des avantages de l’ILV.

Cette année, le portail de déclaration de l’ILV ouvrira tôt pour les résidents qui veulent le faire avant la période officielle. Le portail sera accessible à compter du 14 décembre et des avis seront distribués en janvier; à cela s’ajoutera une robuste campagne de communication pour lancer officiellement la période de déclaration de trois mois. La date limite pour faire une déclaration est le 21 mars 2024.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Sincères salutations,

Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances par intérim
Direction générale des finances et des services organisationnels
 

Date: 8 novembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service donne suite à la motion 2023-23-04, qui a été approuvée par le Conseil le 25 octobre 2023, afin de demander aux membres du personnel de transmettre au Conseil une note de service expliquant les parties du budget préliminaire de 2024 qui financent des éléments ne relevant pas du mandat de la Ville.

Un mandat peut être défini comme un ordre officiel de poser certaines actions ou le pouvoir de réaliser une politique conféré par l’électorat.

Certains services municipaux sont inclus dans le mandat en raison de lois adoptées par d’autres ordres de gouvernement comme la Loi sur les municipalités, la Loi sur les foyers de soins de longue durée et la Loi sur l’aménagement du territoire de l’Ontario. En plus de fournir les services exigés par ces lois, la Ville doit respecter une politique approuvée par le Conseil municipal au sujet des services et des programmes municipaux et des normes de service. Ce sont des services et des programmes aussi obligatoires qui répondent aux besoins exprimés par notre communauté et qui, bien souvent, soutiennent les résidents les plus vulnérables ou à risque élevé.

Par exemple, la Loi de 2021 sur le redressement des soins de longue durée oblige les municipalités à exploiter au moins un foyer de soins de longue durée. En raison de la demande élevée dans la communauté, la Ville exploite quatre foyers de soins qui accueillent 717 résidents. Un foyer est francophone et deux foyers exploitent aussi des programmes de jour pour aînés qui offrent des activités et des services supervisés à des aînés vivant dans la communauté.

Au titre de la Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, la Ville d’Ottawa, en tant que gestionnaire de services municipaux regroupés, est chargée de la planification et de la gestion des programmes et des services de garde d’enfants et de la petite enfance agréés par la province. La Ville n’a pas le mandat de fournir et d’exploiter directement des services de garde d’enfants agréés, mais elle exploite 10 centres municipaux de garde d’enfants qui offrent 387 places de garde. Ces centres ont pour mission de servir les familles qui se heurtent à divers obstacles et défis systémiques dans des secteurs de la ville où il n’y a pas suffisamment de places de garde pour répondre à la demande.

La Loi de 2001 sur les municipalités définit les normes minimales pour l’entretien des routes municipales que la Ville doit respecter. Une autoroute de classe 1 doit être déblayée dans les 4 heures suivant une accumulation de 2,5 cm de neige. Grâce aux Normes de qualité pour l’entretien hivernal approuvées par le Conseil, les équipes des Travaux publics de la Ville se déploient toutefois dès le début d’une accumulation de neige sur les routes prioritaires, ce qui inclut les autoroutes. Les équipes des Travaux publics déblayent en plus les routes prioritaires dans un délai de deux heures plutôt que dans le délai de quatre heures prévu à la norme provinciale. En outre, aucune réglementation n’exige que les municipalités assurent l’entretien hivernal des trottoirs. Grâce aux Normes de qualité pour l’entretien hivernal, la Ville déneige les trottoirs d’Ottawa dans les 16 heures suivant une accumulation de 5 cm.

La Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre les incendies établit le cadre législatif et réglementaire pour la mise en place des services de protection contre les incendies en Ontario, qui relèvent du mandat de la Ville. Elle précise que chaque municipalité doit fournir les services de protection contre les incendies qu’elle juge nécessaires en fonction de ses besoins et de sa situation. Dans le cadre de la plus récente étude sur la localisation des casernes de pompiers réalisée en 2015 (ACS2015-COS-EPS-0021), le Conseil municipal a approuvé les normes sur le délai d’intervention qui étaient nécessaires pour tenir compte des niveaux de risque dans l’ensemble de la ville (le schéma de couverture de risques). Ces normes sont établies par le Conseil et prévoient un délai d’intervention total des premiers intervenants et de l’équipe d’intervention efficace.

Après la fusion, la Ville d’Ottawa a procédé à un examen exhaustif de son programme universel et a ainsi dressé la liste des services municipaux qui relèvent de son mandat. Cet examen a entraîné des coûts importants et nécessité beaucoup de ressources, mais il a permis de relever tous les services relevant de son mandat aux termes de lois et de la politique du Conseil municipal. À l’époque, deux services municipaux ne relevaient pas du mandat, à savoir Commandites et Événements, ainsi que Communications, qui représentent environ 0,1% du budget de fonctionnement. Depuis lors, de plus en plus de services ont été ajoutés au mandat pendant l’évolution et la mise en œuvre de différentes lois et de la politique du Conseil.

L’élaboration du budget est orientée par des politiques approuvées par le Conseil, comme l’étude préliminaire sur les redevances d’aménagement, les plans financiers à long terme, le cadre fiscal, les plans de gestion stratégique des actifs, les plans de gestion des fonds de réserve, ainsi que le cadre et les principes d’examen des services approuvés.

Le processus budgétaire suivi par la Ville en ce qui concerne les décisions stratégiques sur les modifications à apporter aux programmes ou aux services a déjà été traité par le Conseil dans le cadre du processus budgétaire de 2009 et il continue, règle générale, de nous orienter à ce chapitre. D’ailleurs, la motion 39/9, qui a été approuvée par le Conseil le 25 juin 2008, demande qu’aux fins des modifications apportées aux programmes et de l’examen public pendant le processus budgétaire, « la Ville s’efforce de créer un processus où les propositions de modification des services, d’ajout aux programmes ou de réductions de programmes importants devraient tout d’abord être présentées au Conseil et au comité permanent pertinent aux fins d’approbation, sous réserve d’une confirmation au cours du processus budgétaire ».

Par le truchement de l’approbation par le Conseil du cadre d’examen des services de la Ville en mars 2023 (ACS2023-FCS-FSP-0001, document 4), la Ville a établi des politiques et des principes pour évaluer les services à examiner, cerner les améliorations potentielles et déterminer la meilleure façon de fournir les services. Le Conseil a également approuvé la supervision indépendante des examens en créant un groupe de travail sur l’examen des services qui est composé du maire, du président du Comité de la vérification et d’un conseiller général. De plus, l’efficacité et la compétitivité des services font partie des objectifs de la Ville dans tous les domaines de prestation de services. Les efforts déployés par la Ville au chapitre de l’amélioration continue contribuent à optimiser l’efficacité et la réactivité des activités du point de vue financier en réduisant les frais inutiles et la complexité des processus opérationnels de l’organisation par l’automatisation, la normalisation et la simplification.

En 2023, nous avons lancé plusieurs examens de services, notamment l’examen de l’optimisation des circuits d’autobus, l’examen des espaces municipaux et des baux, l’examen de l’optimisation du parc de véhicules et l’analyse des occasions de recettes. Ces examens sont en cours, et les économies et les gains d’efficacité déjà réalisés sont pris en compte dans le budget préliminaire de 2024. Il est prévu que des économies supplémentaires, plus particulièrement dans le cadre de l’examen des espaces municipaux et des baux et de l’analyse des occasions de recettes, seront réalisées en 2024 et contribueront à l’orientation du budget préliminaire de 2025. Le groupe de travail sur l’examen des services envisage de nombreuses autres possibilités d’examen des services et poursuivra les travaux tout au long du mandat du Conseil. Une stratégie globale de mobilisation du public a également été élaborée pour solliciter l’avis des résidents au sujet de façons d’améliorer la prestation de services. Elle sera lancée le 15 novembre.

Toute économie cernée dans le cadre du processus d’examen de services sera réinvestie dans les priorités stratégiques de la Ville pour le présent mandat du Conseil. Tous les services municipaux relevant de notre mandat font l’objet d’examens et d’initiatives d’amélioration continue.

Merci,

Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances par intérim Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 27 octobre, 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service se veut une réponse à la motion adoptée par le Conseil municipal le 14 décembre 2022 (OC2022-04/25), laquelle demande que le personnel rende compte au Conseil, au plus tard le 30 octobre, des données relatives à l’impôt sur les logements vacants (ILV). Il s’agit de la deuxième note de service fournissant des données préliminaires sur la première année de mise en œuvre de l’ILV, la première datant du 21 juin 2023.

Évolution depuis juin

L’ILV de 1 % a été inclus dans le dernier relevé d’imposition foncière de 2023 en juin, pour les propriétés qui répondent à la définition de « logement vacant » du règlement municipal. Le nombre de logements vacants et les recettes continueront d’évoluer au cours des 10 prochains mois, au fil des procédures d’appel et de vérification.

Les propriétaires de logements déclarés ou réputés vacants avaient jusqu’au 15 septembre 2023 pour soumettre un avis de plainte pour l’année d’occupation 2022. À cette date, la Ville enregistrait 2 982 avis de plainte. À leur réception, le personnel procède à un examen, puis, dans les 90 jours, fait parvenir aux propriétaires un avis de détermination susceptible d’entraîner l’annulation de l’ILV.

En date du 26 octobre, 360 avis de plainte avaient été refusés, 2 185 avaient entraîné l’annulation de l’ILV, et 437 étaient toujours en traitement. Les propriétaires qui sont en désaccord avec la conclusion de l’avis de détermination peuvent déposer une demande de révision. Il s’agit de la dernière étape du processus d’appel, et la décision rendue à la suite de cette demande est finale. Au 26 octobre, la Ville avait reçu 72 demandes de révision. En date du 26 octobre, on enregistrait pour l’année d’occupation 2022 3 743 unités résidentielles vacantes, y compris les appels réglés à cette date. Les annexes I et II présentent les résultats à jour de 2023 ainsi qu’une ventilation plus détaillée des logements déclarés vacants par types de propriété et par quartiers.

Le programme d’ILV comporte un processus de vérification visant à confirmer la validité des déclarations. Ce processus est commencé pour l’année d’occupation 2022, 1 525 propriétés faisant l’objet d’une vérification. Les propriétaires des logements ciblés doivent fournir des renseignements et des preuves appuyant leur déclaration. Si la vérification établit que la propriété est vacante, la ou le propriétaire recevra un relevé d’imposition foncière supplémentaire affichant un impôt sur les logements vacants de 1 % sur la valeur imposable de la propriété.

De janvier à septembre 2023, le personnel a répondu à 31 305 demandes de renseignements concernant le nouveau programme d’ILV : 50 % étaient des demandes d’aide pour remplir la déclaration, 43 %, des questions d’ordre général, et 6 %, des demandes d’information sur le processus d’appel. La majorité de ces demandes (83 %) a été reçue durant la période de déclaration, soit du 1^er janvier au 30 avril. Selon les données, 90 % des résidentes et résidents visés par le programme ont réussi à bien s’y retrouver sans avoir à communiquer avec la Ville durant la première année.

Un rapport final sur la première année de l’impôt sur les logements vacants, y compris toute mesure pour améliorer ou simplifier le processus de déclaration, sera présenté au Conseil à l’automne 2024.

Déclaration pour 2023 – Calendrier et améliorations

La campagne d’information concernant les déclarations pour l’année d’occupation 2023 est prévue en janvier 2024, mais le formulaire sera accessible dès la mi-décembre. Les propriétaires auront jusqu’au 21 mars 2024 pour le remplir. À défaut de le soumettre avant cette date, les propriétaires pourraient se voir imposer une pénalité de retard de 250 $. La date butoir pour soumettre les déclarations est le 30 avril 2024. Le personnel municipal utilisera les coordonnées fournies dans les déclarations de 2023 pour améliorer les communications et réduire le nombre de retardataires.

Par ailleurs, des améliorations ont été apportées au formulaire de déclaration et au site Mon ServiceOttawa, en réponse aux commentaires des résidentes et résidents durant la première année et aux résultats de l’analyse de la convivialité de l’équipe du programme d’ILV. À noter que les personnes qui ont besoin d’aide pour remplir leur déclaration pourront se rendre dans n’importe quel centre du service à la clientèle pour le faire en personne.

De plus amples renseignements sur la campagne d’information concernant les déclarations de 2024 seront fournis au Conseil en décembre.

Merci de votre soutien continu. N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21251 ou par courriel si vous avez des questions. Veuillez agréer mes sincères salutations.

Veuillez agréer mes sincères salutations.

Joseph Muhuni

Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: 13 octobre 2023

Destinaires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer les membres du Conseil municipal qu’étant donné l’évolution du paysage numérique et l’importance grandissante de protéger nos actifs informationnels, la Ville va recruter un directeur, Sécurité de l’information et Gestion des risques numériques (DSI/GRN) qui fera partie de la Direction générale des finances et des services organisationnels (DGFSO).

Depuis le début de 2023, nous nous sommes attachés à harmoniser l’équipe de la cybersécurité existante afin de mettre continuellement l’emphase sur la conception et la prestation d’un ensemble complet, efficace et efficient de fonctions liées à la gouvernance et aux opérations de la sécurité des technologies de l’information, des données et de l’information afin de soutenir l’excellence des services municipaux. Nous passons à présent à la phase suivante de cet engagement.

Le poste de DSI/GRN au sein de la DGFSO est un ajout essentiel à la haute direction de notre organisation. Il jouera un rôle fondamental pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des renseignements que la Ville possède, contrôle ou traite, tout en gérant les risques numériques associés à nos opérations.

Le poste de DSI/GRN représente un grand pas en avant pour renforcer notre engagement envers la sécurité de l’information et la gestion du risque. Étant donné l’évolution constante du paysage numérique et le rôle essentiel de la technologie dans nos opérations, cet ajout est à la fois opportun et nécessaire. Il est impératif que nous ayons un leadership qui s’attache à guider les efforts que nous déployons afin de préserver nos actifs informationnels et notre infrastructure numérique.

À une époque où les menaces numériques ne cessent d’évoluer et de se multiplier, ce poste nous fournira l’expertise et le leadership voulus pour faire en sorte que la Ville d’Ottawa demeure sécuritaire et résiliente face aux cybermenaces et aux risques numériques. En plus de voir à la protection des intérêts de la Ville, le DSI/GRN nous permettra de nous adapter et de prospérer dans l’ère numérique.

Le poste de DSI/GRN reflète notre détermination à améliorer nos cyberdéfenses et à préserver l’infrastructure numérique qui joue un rôle essentiel pour servir notre communauté.

Merci,

Cyril Rogers Directeur général et chef des finances Direction générale des finances et des services organisationnel

Date: 15 septembre, 2023

Destinaires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Isabelle Jasmin Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le maire et le Conseil municipal des améliorations apportées au rapport annuel de la Ville et à présenter le premier ensemble d’information financière relative aux changements climatiques.

Le rapport annuel résume et explique les résultats financiers de l’année précédente et contient les états financiers consolidés vérifiés de la Ville. Des changements importants ont été apportés au rapport annuel de 2022 afin de le rendre plus facile à comprendre, plus attrayant visuellement et de fournir plus de contexte sur l’organisation, sa santé financière et le climat économique. Le rapport a été enrichi du nouveau contenu suivant : un énoncé de reconnaissance du territoire et des déclarations sur l’engagement de la Ville en matière de réconciliation; une infographie des principales données démographiques, économiques et financières; un aperçu de la gouvernance et de la structure organisationnelle de la Ville; les prix remportés au cours de l’année; des descriptions en langage courant des termes comptables importants; des éléments visuels améliorés pour présenter l’information financière et des explications sur la dette, les réserves et d’autres éléments clés contribuant à la viabilité financière.

Afin de maintenir son rôle de chef de file dans la lutte contre le changement climatique et de se préparer aux changements prévus en matière de normes comptables, la Ville a adopté le Groupe de travail sur l’information financière relative aux changements climatiques (GIFCC) en vue de son rapport annuel de 2022. Dans une précédente note de service, envoyée le 24 mai 2023, la Ville explique plus en détail le GIFCC et ses avantages. Dans une section consacrée au GIFCC, qui commence à la page 100 du rapport annuel, sont expliquées la gouvernance actuelle de la Ville, sa stratégie, ses pratiques de gestion des risques, ainsi que ses mesures et ses cibles en matière de changements climatiques. Dans la section consacrée à la stratégie figurent des renseignements importants concernant les coûts liés à l’atténuation des changements climatiques et à l’adaptation à ceux-ci. Ces renseignements servent de point de départ pour comprendre les investissements nécessaires pour atteindre les objectifs de réduction des émissions de gaz à effet de serre approuvés par le Conseil d’ici 2050, ainsi que le lien entre les changements climatiques et les coûts associés au maintien des infrastructures publiques en bon état.

À ce jour, des milliers d’organisations dans le monde entier, tant du secteur privé que du secteur public, se trouvent à différents stades de la mise en œuvre des exigences du GIFCC en matière de production de rapports. Le gouvernement fédéral du Canada a notamment approuvé une approche progressive de l’adoption du GIFCC. Les villes de Calgary, Edmonton, Mississauga, Montréal, Toronto et Vancouver en sont également à différents stades de la mise en œuvre des exigences en matière de production de rapports. J’ai le plaisir d’ajouter Ottawa à la liste des municipalités canadiennes qui ont adopté le GIFCC.

Sincères salutations,

Isabelle Jasmin | Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Date: 11 septembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

Selon le rapport « Orientation, calendrier et processus de consultation proposés pour le budget de 2024 » (ACS2023-FCS-FSP-0011) qui sera présenté à la réunion du Conseil du mercredi 13 septembre 2023, le budget préliminaire 2024 de la Ville sera déposé à la réunion du Conseil du mercredi 8 novembre 2023 en vue de son adoption le mercredi 6 décembre 2023.

Séance d’information technique

La Direction générale des finances et des services organisationnels tiendra une séance d’information technique pour les membres du Conseil et les médias le lundi 25 septembre, de 10 h à midi, à l’hôtel de ville (salle Champlain). Cette séance vise à mieux faire connaître le processus budgétaire de la Ville et à répondre aux questions à ce sujet ainsi qu’à transmettre de l’information utile aux conseillères et conseillers quant à la tenue des consultations publiques et à présenter les occasions de participation.
Après la séance, les membres du Conseil recevront une trousse contenant du matériel qui les aidera à tenir leurs consultations.

Consultations publiques

En vue des consultations publiques sur le budget préliminaire 2024 de la Ville, les membres du Conseil sont priés de communiquer à Maria Belli (maria.belli@ottawa.ca), d’ici le 20 octobre, les renseignements suivants sur les activités de consultation qu’ils prévoient:

• Noms des conseillères et conseillers participant à la consultation;
• Date, heure et lieu;
• Format (en personne, en ligne ou hybride);
  • Pour les réunions virtuelles ou hybrides, lien d’inscription ou de participation (une fois connu);
• Besoin de soutien en technologie de l’information (TI) pendant la consultation (oui ou non);
• Participation d’une représentante ou un représentant de la Direction générale (oui ou non; prière de préciser s’il faut que la personne soit bilingue).

Participation du personnel aux consultations publiques

Vu les ressources humaines limitées, le personnel de la Direction générale des finances et des services organisationnels privilégiera les séances de consultation à plusieurs conseillères et conseillers plutôt que celles pour un seul quartier lorsque sa participation sera demandée. Il est fortement recommandé aux membres du Conseil de se regrouper pour tenir leurs consultations afin de couvrir plusieurs quartiers ou secteurs de la ville (Est, Centre, Sud, Ouest, etc.). Nous ferons de notre mieux pour accéder aux demandes de participation.
Il est aussi recommandé d’inviter des représentantes et représentants d’autres directions générales aux consultations. Pour ce faire, les conseillères et conseillers doivent communiquer directement avec ces personnes.

Séance d’information des Services de technologie de l’information sur la tenue de réunions virtuelles et sur le soutien technique pour les consultations publiques

Les Services de technologie de l’information (STI) organiseront deux séances d’information sur la tenue de réunions virtuelles à l’intention des adjointes et adjoints des conseillères et conseillers, où ils expliqueront comment tenir une réunion publique virtuelle ou hybride et présenteront les plateformes à utiliser (Microsoft Teams ou Zoom).

Séance 1 : le mardi 3 octobre à 13 h – utilisation de Microsoft Teams pour la tenue de consultations publiques
Séance 2 : le mercredi 4 octobre à 13 h – utilisation de Zoom pour la tenue de consultations publiques

Les STI enverront les invitations à ces séances plus tard.
Le personnel des STI peut également participer aux consultations, qu’elles se déroulent à distance, en présentiel ou en mode hybride, pour assurer un soutien technique. Merci d’indiquer si vous aurez besoin de ce service dans les détails de votre consultation (ci-dessus).

Budget pour les consultations publiques

quartier pour les consultations publiques. Veuillez soumettre toutes les factures à Chantal Leduc (chantal.leduc@ottawa.ca) de la façon habituelle, en indiquant clairement que les dépenses concernent les consultations.
Nous rappelons aussi aux membres du Conseil que d’autres fonds sont disponibles, selon le principe du premier arrivé, premier servi, pour l’offre de formats accessibles et d’aides à la communication aux résidentes et résidents de leur quartier, notamment lors des consultations. Pour en savoir plus à ce sujet, communiquez avec les Services de soutien au Conseil municipal (councilsupportservices@ottawa.ca).

Participation en ligne

Le calendrier des séances de consultation des conseillères et conseillers sera affiché sur la page ottawa.ca/fr/budget et la plateforme Participons Ottawa, en plus d’être annoncé sur les médias sociaux de la Ville et d’autres canaux de communication municipaux.

Les résidentes et résidents pourront répondre à un court sondage sur Participons Ottawa du 13 septembre au 27 octobre 2023 pour faire part de leurs priorités pour le budget 2024.
Elles et ils pourront également poser des questions sur le budget préliminaire entre le 8 novembre et le 5 décembre 2023.

Considérations budgétaires et priorités des quartiers

Le Bureau de la directrice municipale a prévu des réunions avec les membres du Conseil, le maire, la directrice municipale et le chef des finances pour discuter des considérations budgétaires et des priorités des quartiers.
Pour toute question au sujet de la présente note de service, n’hésitez pas à m’écrire à cyril.rogers2@ottawa.ca.

Cyril Rogers
Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 27 juillet 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour but d'informer le maire et les membres du Conseil de l'allégement fiscal offert aux résidents touchés par les deux tornades le 13 juillet.

De nombreuses propriétés ont été touchées par les tornades. Les Services des recettes offrent un programme d'allégement fiscal aux résidents de Barrhaven dont les structures situées sur leurs propriétés ont été endommagées par la tornade.

Les résidents de la ville qui ont subi des dommages structurels causés par la tornade le 13 juillet 2023 peuvent faire une demande d'annulation, de réduction ou de remboursement d'une partie de l’impôt foncier de 2023 prélevé sur leur propriété si leur structure a été endommagée par la tornade, ce qui l’a rendue inutilisable en grande partie, ou les dommages ont nécessité des réparations qui ont empêché son utilisation aux fins habituelles pendant au moins trois mois.

Les résidents doivent soumettre une demande au plus tard le 29 février 2024:

• En ligne : Annulation, réduction ou remboursement d’impôt foncier | Ville d'Ottawa
• Par courriel : ajustementdetaxe@ottawa.ca
• Par la poste :
  Services des recettes de la Ville d'Ottawa, a/s de l’Unité du redressement fiscal et du soutien
  100, promenade Constellation, 4e étage Est, Ottawa (Ontario) K2G 6J8
• Par télécopieur : 613-580-2457

Vous pouvez obtenir des formulaires en ligne ou en format imprimé en communiquant avec notre bureau à l'adresse de courriel ci-dessus ou en appelant le Service des recettes au 613-580-2444. Les résidents devront fournir des précisions sur l’étendue des dommages et les réparations à effectuer. Ils devront également annexer à leur demande des photos et le rapport de leur assureur.

Nous encourageons les résidents à communiquer avec nous s'ils ont des questions ou des préoccupations au sujet du formulaire ou du processus de demande. Nous sommes là pour vous aider.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette question, n’hésitez pas à communiquer avec moi directement.

Meilleures salutations,

Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Services des recettes
Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 30 juin 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le Conseil que les données financières sur les subventions et contributions municipales de 2022 ont été publiées le 30 juin sur ottawa.ca, conformément à la Politique sur les contributions et les subventions.

Programme de subventions et de contributions

La Ville s’engage à appuyer les initiatives communautaires améliorant le bien-être et la qualité de vie des résidents et préservant l’environnement, la culture et le patrimoine. En finançant les activités d’organismes à but non lucratif et de particuliers œuvrant dans leur collectivité, la Ville contribue grandement à la réalisation de son plan stratégique et des priorités du mandat du Conseil municipal.

Les subventions et contributions se traduisent par une réelle optimisation des ressources. En effet, elles aident la Ville et le Conseil à atteindre bon nombre de leurs objectifs sociaux, économiques, environnementaux et culturels, puisqu’elles permettent de tirer parti des initiatives communautaires de divers particuliers et organismes à but non lucratif.

En 2022, la Ville a versé, au titre de 44 programmes, 65 563 928,68 $ à 233 organismes et 2 852 ménages privés et particuliers.

Publications sur ottawa.ca

Les rapports sur les subventions et contributions entièrement financées par la Ville en 2022 ont été publiés aujourd’hui sur ottawa.ca, dans les catégories de financement suivantes :

• Développement économique
• Planification et aménagement
• Aide sociale et communautaire
• Culture
• Environnement
• Loisirs
• Milieu rural
• Autre

Chaque catégorie a sa propre page Web donnant accès au rapport de 2022 et à une liste des programmes de subventions qu’il contient.

Selon la Politique sur les subventions et les contributions, les données financières sur les subventions et contributions annuelles entièrement financées par la Ville doivent être publiées sur ottawa.ca à la fin du mois de juin, en fonction des versements de l’année précédente.
N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions ou voulez obtenir des éclaircissements.

Merci!

Cyril Rogers

Directeur général et chef des finances
Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 21 juin 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

L’objectif de cette note de service est de réagir à la motion (OC2022-04/25) adoptée par le Conseil municipal le 14 décembre 2022, laquelle demande que le personnel rende compte au Conseil, au plus tard le 30 juin, avec des données relatives à l’impôt sur les logements vacants (ILV).

L’ILV de 1 % a été inclus dans le dernier relevé d’imposition foncière de 2023, exigible le 15 juin 2023, pour les propriétés qui répondent à la définition de logement vacant. Le nombre de logements vacants et les recettes continueront d’évoluer au cours des 14 prochains mois, à mesure que nous passerons par les phases d’appel et de vérification. Les chiffres définitifs seront disponibles à l’automne 2024. Les annexes I et II présentent une ventilation plus détaillée des logements déclarés vacants par type de propriété et par quartier.

Les Services des recettes ont reçu un total de 12 980 déclarations de logements vacants après la date limite de déclaration standard du 16 mars. Ces déclarations ont été considérées comme tardives. Elles auraient fait l’objet d’une pénalité de retard de 250 $, mais elle est annulée pour l’année 2023.

À la suite de la prolongation de l’échéance au 30 avril, un ILV a été imposé sur la facture finale de taxes des propriétaires suivants.

• 3 268 logements déclarés vacants
• 2 836 logements considérés comme vacants (aucune déclaration reçue)

Les propriétaires qui souhaitent faire appel de leur ILV peuvent entamer une procédure en deux étapes. La première étape est de déposer un avis de plainte. Ce formulaire se trouve sur Ottawa.ca/fr/ilv ou est accessible avec un compte MonServiceOttawa. D’autres options sont offertes pour remplir tous les formulaires. La procédure d’appel a été promue par le biais d’un message d’intérêt public et d’un avis supplémentaire sur la facture reçu par tous les propriétaires auxquels l’impôt a été facturé.

Si un propriétaire n’a pas rempli une déclaration, que le logement est déclaré vacant et qu’il doit payer l’impôt, il devra soumettre une déclaration au moment de déposer un avis de plainte. L’administrateur du programme examinera chaque avis de plainte et fournira au propriétaire un avis de détermination. Si un propriétaire n’est pas d’accord avec le résultat, il peut déposer une demande de révision. Les propriétaires ont jusqu’au 15 septembre 2023 pour soumettre un avis de plainte pour l’année d’occupation 2022.

En date du 18 juin 2023, 1 909 plaintes ont été déposées (32 %). Il s’agit de la première de deux notes de service en réaction à la motion (OC2022-04/25) visant à fournir des données sur la première année de mise en œuvre de l’impôt sur les logements vacants. Je fournirai la deuxième au Conseil avant la fin d’octobre, notamment le nombre d’avis de plainte reçus avant la date limite du 15 septembre, une mise à jour sur le nombre de logements vacants, le nombre de plaintes et/ou de demandes de renseignements reçues des résidents concernant le programme d’ILV et le nombre de vérifications de déclaration en cours.

Merci de votre soutien continu. N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions.

Veuillez agréer nos sincères salutations.

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Annexe I – Sommaire des unités vacantes par type de propriété

Annexe II – Sommaire des unités vacantes par quartier

Date: 24 mai 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Isabelle Jasmin, Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Members of Council,

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Elizabeth Marland, Directrice, Services des ressources humaines

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour but d’informer le maire et les membres du Conseil municipal au sujet des améliorations apportées au Rapport financier annuel de la Ville qui sera publié au troisième trimestre (T3) de 2023. Ces améliorations maintiennent le leadership de la Ville en matière de changement climatique et préparent aux modifications des normes comptables à venir que la Ville adoptera concernant le cadre de déclaration sur la durabilité et le Groupe de travail sur l’information financière relative aux changements climatiques (IFCC).

L’IFCC a été mis en place en 2017 par le Conseil de stabilité financière après des années de consultation collaborative avec des intervenants internationaux en vue d’établir des normes pour des rapports cohérents visant à améliorer la transparence climatique et à définir des risques et des perspectives liés au climat. Cela a pour objet d’appuyer les parties prenantes municipales et les preneurs de décision en incorporant des renseignements relatifs au climat fiables et cohérents dans les processus de planification stratégique, budgétaire et d’immobilisations de la Ville par l’entremise d’une approche progressive.

Les recommandations de communication de l’IFCC sont structurées autour de quatre thèmes qui représentent les éléments centraux du mode de fonctionnement des organisations :

• Gouvernance : divulgation de la structure de gouvernance de l’organisation en vue de gérer les risques et les perspectives climatiques et de la manière dont ces risques et ces perspectives sont intégrés dans les processus de prise de décision de l’organisation.
• Stratégie : divulgation des répercussions actuelles et potentielles des risques et des perspectives climatiques à court, moyen et long terme.
• Gestion des risques : divulgation du processus de l’organisation en vue de définir, évaluer et gérer les risques relatifs au climat.
• Indicateurs et objectifs : divulgation des indicateurs clés de l’organisation pour surveiller les risques relatifs au climat et bilan des progrès accomplis envers les objectifs liés au climat.

Les quatre recommandations de divulgation accompagneront les états financiers vérifiés de la Ville dans le Rapport financier annuel. Le rapport de l’IFCC sera également étroitement lié à des initiatives en cours et à venir qui font progresser les objectifs de la Ville concernant les changements climatiques, notamment les budgets de fonctionnement et d’immobilisations, le Plan directeur sur les changements climatiques, les plans de gestion des actifs et les plans financiers à long terme.

Les Services des finances municipales travaillent étroitement avec l’Unité des changements climatiques et de la résilience afin d’élaborer un plan quinquennal visant à se conformer aux recommandations de l’IFCC. Le travail sera guidé par des pratiques exemplaires développées par les comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada) récemment publiées : « Enhancing Climate-related Disclosure by Cities: A Guide to Adopting the Recommendations of the TCFD ».

Une note de service subséquente mettant en lumière la section de l’IFCC figurant dans le Rapport financier annuel de 2022 sera envoyée au Conseil municipal au T3 de 2023.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter directement.

Cordialement,
Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Date: 28 avril 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

J’ai le plaisir de présenter au Conseil municipal une mise à jour supplémentaire au sujet de l’impôt sur les logements vacants (ILV).

En date d’aujourd’hui, nous avons reçu environ 320 074 déclarations remplies, ce qui représente 99 pour cent des propriétés résidentielles visées par l’obligation de soumettre une déclaration.

Les déclarations tardives peuvent être soumises jusqu'au 30 avril 2023. Les frais de déclaration tardive ont été supprimés en 2023. Si une déclaration n'est pas reçue avant le 30 avril, la propriété sera considérée comme vacante et l'impôt sur les logements vacants sera perçu sur la facture finale de l'impôt foncier en juin.

Les propriétaires qui souhaitent que leur ILV soit réexaminé peuvent se prévaloir d’un processus d’appel qui se déroule en deux étapes. La première étape est de déposer un avis de plainte. Ce formulaire est disponible au Ottawa.ca/ilv à partir du 22 mai, une fois que les derniers relevés de taxes foncières auront été produits. Le processus d’appel sera annoncé par le biais de messages d’intérêt public. Prenez note que si un propriétaire n’a pas rempli une déclaration et que le logement est estimé comme vacant, il devra soumettre une déclaration au moment de déposer un avis de plainte. Une fois que l’avis de plainte a été analysé et qu’une décision a été prise, les propriétaires peuvent déposer une demande de révision s’ils sont en désaccord avec les résultats.

Des données supplémentaires concernant la première année de l’ILV seront fournies au Conseil dans une note de service d’ici la fin juin, dont le nombre d’unités déclarées vacantes, le nombre d’unités réputées vacantes en raison de l’absence de déclaration faite par un propriétaire, le nombre de déclarations produites en retard par les propriétaires et les frais engagés par la Ville à ce jour.

Merci de votre soutien continu. Veuillez communiquer avec moi si vous avez des questions.

Cordialement,
Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Services des recettes

Date: 24 mars 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Elizabeth Marland, Directrice, Services des ressources humaines

Aux membres du Conseil,

La présente vise à vous informer que plus tôt aujourd’hui, le ministère des Finances de l’Ontario a publié la liste des employés du secteur public qui ont gagné plus de 100 000 $ en 2022, comme l’exige la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public de l’Ontario.

Depuis que la loi provinciale a été promulguée en 1996, la Ville a divulgué le nom, le poste, le traitement et les avantages imposables des employés dont la rémunération globale dépasse 100 000 $.

En 2022, 5 831 employés figuraient sur la liste qui comprend des employés de la Ville d’Ottawa (y compris les représentant élus), de la Bibliothèque publique d'Ottawa et du Service de police d'Ottawa. Des 5 831 employés sur la liste, quarante-huit (48) pour cent sont des premiers intervenants (Service de police d'Ottawa – 1 657, Service des incendies d'Ottawa - 851, Service paramédic d'Ottawa - 309).

Il y a en tout 4 150 employés municipaux sur la liste (à l’exclusion des employés du Service de police d’Ottawa et de la Bibliothèque publique d’Ottawa). Environ trente-sept (37) pour cent des employés de la Ville qui sont sur la liste ont un salaire de base inférieur à 100 000 $. Cependant, leur nom figure sur la liste par suite de l'ajout de revenus découlant de l'une ou l'autre des sources suivantes :

• paiement rétroactif (notamment une augmentation économique);
• toute prime (notamment prime pour heures supplémentaires, prime pour permanence, prime de quart et indemnité de disponibilité);
• paiement de congé annuel;
• paiement d’heures supplémentaires accumulées;
• maintien du traitement (pour les employés qui ont quitté la Ville).

La liste de divulgation des traitements dans le secteur public vise les employeurs du secteur public bénéficiant d’un niveau de financement élevé du gouvernement de l’Ontario. Mentionnons, en plus de la Ville d’Ottawa, d’autres organismes, comme le gouvernement de l’Ontario, les organismes de la Couronne, les municipalités, les hôpitaux, les conseils de santé publique, les conseils scolaires, les universités, les collèges, Hydro One et Ontario Power Generation.

Depuis l’adoption de la Loi en 1996, le seuil de divulgation n’a pas changé. Si le seuil de 100 000 $ était mis à jour chaque année pour tenir compte de l'inflation, il s'établirait maintenant à 165 113,64 $. Si le seuil de divulgation était modifié en conséquence de ce montant, seuls 460 employés municipaux figureraient sur la liste.

La Loi exige que l’information soit présentée d’une manière particulière. La Ville ne peut pas :

• fournir la ventilation détaillée des salaires;
• divulguer les avantages précis dont le personnel bénéficie;
• produire un rapport qui ne correspond pas au format approuvé décrit dans la Loi.

La liste se trouve sur le site Web du ministère des Finances de l’Ontario, à l’adresse suivante :
https://www.ontario.ca/divulgation-des-traitements/2022/employes-de-tous-les-secteurs-et-employes-en-detachement/

On peut se procurer une version papier de la liste pour la Ville d’Ottawa au Centre du service à la clientèle de l’hôtel de ville sur rendez-vous.

Si vous avez des questions ou désirez obtenir des précisions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Elizabeth Marland
Directrice, Services des ressources humaines

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour but d’aviser les membres du Conseil municipal qu’un portail Web interne de Mon ServiceOttawa a été accessible au public du 3 décembre 2022 au 4 janvier 2023. Bien que le niveau de risque soit considéré comme faible, la Ville avise les personnes concernées par mesure de précaution. Les avis ont été envoyés le 13 mars 2023.

Au cours de cette période, les renseignements personnels de plusieurs personnes pourraient avoir été vus dans l’environnement d’essai de ce portail pendant une période de cinq minutes après la création de leur compte. Après la période de cinq minutes, ces renseignements expirés n’étaient plus visibles. En aucun cas, il n’a été possible de consulter ou de partager des renseignements bancaires ou des mots de passe de compte.

Pour situer le contexte, ce portail interne est un environnement d’essai d’assurance de la qualité (AQ) que la Ville utilise pour déceler les irrégularités et améliorer Mon ServiceOttawa. C’est un portail distinct de la version publique de MonSO, qui se trouve à https://monservice.ottawa.ca. Le 3 décembre 2022, un lien vers le portail interne a été ajouté par inadvertance à ottawa.ca, ce qui l’a rendu accessible par le biais des moteurs de recherche et a mené certains utilisateurs à l’environnement d’essai.

La Ville a été pour la première fois avisée du problème par une plainte déposée le 3 janvier 2023. Des mesures ont été prises immédiatement et l’environnement d’essai d’AQ a été retiré du domaine public le 4 janvier 2023. Les équipes de ServiceOttawa et des STI ont effectué des analyses détaillées afin de comprendre la cause profonde et la portée du problème et de s’assurer que tout était réglé avant de présenter un rapport au Conseil.

Conformément aux exigences législatives, la Ville a avisé la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) de cet accès accidentel à des renseignements personnels. Les coordonnées de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée ont été données aux membres du public s’ils souhaitent prendre d’autres mesures.

La Ville d’Ottawa prend très au sérieux sa responsabilité visant à sécuriser et à protéger les renseignements personnels des personnes. Par conséquent, elle a mis en oeuvre les mesures suivantes pour s’assurer que cet incident regrettable ne se reproduise plus :

• Le paramètre de configuration du site d’AQ a été corrigé.
• Le site d’AQ a été interdit d’accès au public.
• L’URL (adresse Web) du site d’AQ a été modifiée.
• Le site d’AQ a été ajouté à la liste des sites qui font automatiquement l’objet d’une analyse de sécurité par Sécurité de la TI.
• Un examen approfondi des procédures et des lignes directrices en matière de gestion des sites d’assurance de la qualité ou d’essai est en cours.

Il s’agissait d’un incident isolé, et les services fournis par MonSO demeurent sécuritaires. Si vous avez des questions ou des préoccupations et que vous souhaitez en discuter plus avant, n’hésitez pas à communiquer avec Robert Giggey, gestionnaire de programme, Services numériques.

Merci,
Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances
Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 9 mars 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Sandro Carlucci, chef de l’information, Services de technologie de l’information

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à vous informer qu’à compter d’aujourd’hui 9 mars 2023, les Services de technologie de l’information (STI) vont interdire l’accès à l’application TikTok pour tous les appareils mobiles municipaux et les appareils personnels qui ont accès à des applications gérées par la Ville en raison de préoccupations liées à la cybersécurité.

Les STI vont communiquer ces mesures par courriel aux employés de la Ville, avec des instructions détaillées, en plus de faire un suivi dans des bulletins municipaux.

Cette démarche suit des décisions similaires prises par le gouvernement du Canada et plusieurs gouvernements provinciaux en réponse au fait que l’application recueille des renseignements permettant d’identifier des personnes et que ces renseignements pourraient être utilisés à des fins malveillantes, entre autres pour des campagnes raffinées d’hameçonnage, de chasse à la baleine ou de piratage psychologique.

Pour l’instant, cette mesure ne s’applique qu’à la version mobile de l’application TikTok installée sur les appareils mobiles fournis par la Ville. Si TikTok est nécessaire à la conduite des activités, les utilisateurs peuvent continuer d’accéder la version Web de TikTok à partir d’un navigateur Internet car le niveau de risque n’est pas le même. Les STI savent que Santé publique Ottawa (SPO) et la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations (DGLCI) se servent de TikTok pour leurs activités et les a informés de cette décision.

Pour en savoir davantage sur les pratiques exemplaires et obtenir des renseignements ayant trait à la cybersécurité, visitez le site SharePoint EntouteSécurité. Si vous avez des questions à propos de cette décision, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Sincères salutations,

Sandro Carlucci
Chef de l’information

Date: 6 mars 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Joseph Muhuni, Trésorier municipal adjoint – Recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour but de faire le point sur le différend relatif aux paiements versés en remplacement d’impôts (PVRI) concernant deux propriétés qui appartiennent à la Commission de la capitale nationale (CCN).

Le 28 février 2023, les Services des recettes ont soumis une demande à la Cour fédérale concernant l’absence de PVRI, ce qui se traduit par un manque à gagner d’environ deux millions de dollars dans les recettes tarifaires prévues au titre des PVRI. Le différend porte sur l’admissibilité aux PVRI de deux propriétés, soit le réaménagement des plaines Lebreton et le 220, chemin Corkstown. La Ville et la CCN restent entièrement déterminées à parvenir à un règlement en dehors des tribunaux.

Comme expliqué dans une précédente note de service datée du 19 janvier 2023, les propriétés appartenant à la CCN qui se trouvent à Ottawa ne sont pas soumises aux impôts fonciers. Leurs propriétaires rémunèrent en fait les municipalités pour les services que le gouvernement local fournit par le truchement des PVRI, comme le prescrit la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts, la Loi sur la capitale nationale et les règlements connexes fédéraux. La discussion avec la CCN porte essentiellement sur l’interprétation d’une exemption des propriétés en vertu du paragraphe 16(2) de la Loi sur la capitale nationale, L.R.C. (1995). La Ville a soumis des demandes au Comité consultatif sur le règlement des différends (CCRD), lequel lui a récemment indiqué que cet aspect du différend relevait de la Cour fédérale.

Afin de conserver son droit de faire appel du différend relatif à l’exemption reliée aux propriétés en question, la Ville a retenu les services d’un conseiller juridique interne et du cabinet d’avocats Aird & Berlis s.r.l. pour soumettre une demande à la Cour fédérale afin d’obtenir le paiement complet des PVRI.

Les Services des recettes de la Ville continueront de collaborer avec les services juridiques, l’équipe juridique externe et la CCN pour défendre au mieux la position de la Ville dans ce dossier, et ils vous tiendront au courant de la situation.

Pour obtenir des précisions ou des réponses à vos questions, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Joseph Muhuni Trésorier municipal adjoint - Recettes

Date: 31 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

J’ai le plaisir de présenter au Conseil municipal une mise à jour supplémentaire sur l’impôt sur les logements vacants (ILV).

Jusqu’à maintenant, soit 27 jours après le lancement du portail, nous avons reçu environ 246 000 déclarations remplies, représentant 76 pour cent des propriétés résidentielles pour lesquelles une déclaration doit être soumise.

Les propriétaires résidentiels qui n’ont pas encore rempli la déclaration recevront des rappels à cet égard avec les relevés provisoires d’imposition foncière qui seront postés au cours de la deuxième moitié du mois de février. De plus, les propriétaires qui n’auront pas soumis la déclaration avant la date limite du 16 mars 2023 recevront également des avis de rappel après cette date. Comme vous le savez, les frais de retard sont supprimés cette année.

Étant donné le nombre exceptionnel de déclarations présentées à ce jour et l’absence de problèmes techniques importants depuis le lancement du portail en ligne le 4 janvier 2023, ceci est le dernier compte rendu prévu au Conseil concernant l’impôt sur les logements vacants jusqu’à la fin de la période de déclaration le 30 avril 2023. Le Conseil sera tenu informé au besoin de tout problème imprévu.

Merci de votre soutien continu. Veuillez communiquer avec moi au poste 21251 ou par courriel si vous avez des questions.

Bien cordialement,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: 23 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur:  Sharon McLaughlin, Directrice du Service de l’administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux

Aux membres du Conseil,

En effectuant les activités régulières de surveillance de la paie pour le cycle de paie du 12 janvier 2023, le service de l’administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux (SAPRRAS) a pris connaissance d’un problème technique touchant la rémunération de certains employés de la Ville d’Ottawa et des membres du Service de police d’Ottawa. Le problème était limité aux retenues salariales.

À la découverte de ce problème technique, des mesures immédiates ont été prises afin de corriger les rajustements de rémunération de plus de 50 $ avant que la paie ne soit versée aux employés. Une intervention manuelle a été nécessaire pour ajuster la rémunération d’environ 2 500 employés. Ces mesures ont permis d’éviter les situations de trop-payé et de moins-payé, en plus de faire en sorte que ces employés reçoivent une rémunération complète et exacte le 12 janvier 2023. Le SAPRRAS a communiqué directement avec les employés pour les informer des ajustements apportés à leur rémunération ainsi que de la façon dont cette dernière serait reflétée sur leur(s) relevé(s) de paie et leur(s) dépôt(s).

Tous les rajustements de rémunération en suspens, soit environ 7 700, sont de 50 $ ou moins et seront pris en compte dans la deuxième période de paie de l’année dans le cycle de paie normal, qui se terminera le 26 janvier 2023.

À la suite de l’émission de la paie du 26 janvier 2023, le SAPRRAS prévoit que les rajustements de rémunération seront complets. Après avoir corrigé le problème technique, le SAPRRAS a mené des activités de contrôle et d’analyse du système de manière continue et renforcée.

Pour obtenir des précisions ou des réponses à vos questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi directement.

Cordialement,

Sharon McLaughlin

Directrice, Service de l’administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux

Date: 19 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Valerie Turner, directrice générale, Services novateurs pour la clientèle

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à transmettre aux membres du Conseil les dernières nouvelles sur le Programme Wi‑Fi public de la Ville et à répondre à une directive de l’ancien Sous-comité de la technologie de l’information (SCTI) de résumer l’orientation sur la connectivité de la Ville de Toronto.

Dernières nouvelles sur le Programme Wi‑Fi public de la Ville

La Ville d’Ottawa offre actuellement des services de Wi-Fi gratuits aux utilisateurs de dizaines de ses installations par l’intermédiaire du Programme Wi‑Fi public. Ce programme chapeauté par la Direction générale des services novateurs pour la clientèle (DGSNC) a nécessité, dans les dernières années, des sources de financement externes pour couvrir les dépenses d’installation.

Contexte

L’arrivée de la pandémie en 2020 et le passage de masse au télétravail et à l’enseignement à distance qui en ont résulté ont mis l’accent sur les différences de prix et de couverture de la connectivité à Ottawa. La Ville a donc tourné son attention vers des emplacements prioritaires afin de soutenir la connectivité des populations marginalisées, notamment les groupes en quête d’équité et les personnes aux besoins socioéconomiques précis, ainsi que les quartiers mal servis, comme les secteurs ruraux.

Comme indiqué en mai 2022 dans le Compte rendu – directives sur la connectivité (ACS2022-ICS-ST-0002), le personnel a réussi à obtenir du financement de deux sources fédérales en 2021 – le programme d’infrastructure Investir dans le Canada (PIIC) et l’Initiative canadienne pour des collectivités en santé (ICCS) – pour étendre la couverture du Wi‑Fi public de la Ville à 24 autres installations municipales à des endroits prioritaires.

Situation actuelle

En raison des perturbations continues de la chaîne d’approvisionnement mondiale dues à la pandémie de COVID-19, la Ville accuse des retards importants dans l’obtention des produits technologiques servant à l’élargissement du service de Wi-Fi public, donc dans l’installation du service. Malgré tout, le personnel a pu ajouter 13 points d’accès en 2022; au total, 42 installations de la Ville offrent maintenant du Wi-Fi public gratuit. Les Services de technologie de l’information (STI) s’attendent à pouvoir achever l’installation du service aux 11 endroits prioritaires restants d’ici la fin de 2023, pourvu qu’il n’y ait pas de retard dans la livraison prévue du matériel. Une liste à jour des points d’accès au Wi-Fi public de la Ville est fournie en annexe.

À la fin de 2022, la Ville offrait du Wi-Fi public aux étudiants, chercheurs et professeurs d’ici et d’ailleurs grâce à un partenariat avec eduroam, un service de Wi-Fi sécurisé pour la communauté internationale de recherche et d’éducation disponible dans plus de 100 pays. L’adoption du service à Ottawa fut immédiate et impressionnante; il y a eu des milliers de séances d’utilisation uniques dans les premières semaines. Le service sera automatiquement étendu aux points d’accès ajoutés par la Ville une fois actifs.

Prochaines étapes

Comme indiqué en juin 2022 dans la Mise à jour sur l’accès à Internet en milieu rural présentée au Comité de l’agriculture et des affaires rurales (ACS2022‑PIE‑EDP‑0027), selon une décision précédente du Conseil, un montant de 40 000 $ a été alloué pour continuer l’expansion du Wi-Fi public dans les installations municipales des secteurs ruraux d’Ottawa. Après cette annonce, le personnel de la DGSNC a amorcé l’étude de nouveaux emplacements, dans une optique de faisabilité technologique. Une liste d’endroits dans les secteurs ruraux d’Ottawa où le service pourrait être offert sera présentée aux partenaires de toute l’organisation, comme le Bureau des affaires rurales de la Direction générale de la planification, de l’immobilier et du développement économique (DGPIDE) et la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations (DGLCI), au début de 2023 pour établir un ordre de priorité.

La DGSNC poursuit l’administration du Programme Wi‑Fi public en ciblant principalement les populations marginalisées et les quartiers mal servis. Le personnel continue aussi de surveiller les occasions de financement externes pour couvrir les coûts d’installation et de faire des demandes de fonds. Les coûts opérationnels du service seront à nouveau soumis à l’examen du Conseil dans les prochains cycles budgétaires.

Orientation sur la connectivité de la Ville de Toronto

Lors de la réunion du 31 mai 2022 du SCTI, on a demandé au personnel de présenter un rapport sur l’orientation sur la connectivité de la Ville de Toronto, en particulier l’apparente décision de s’éloigner de la création d’un réseau à large bande municipal.

Contexte

Le programme ConnectTO avait initialement été approuvé par le conseil municipal de Toronto le 2 février 2021, et il y a eu une série de propositions sur l’amélioration par la Ville de l’accès à Internet, notamment – comme ce qu’a fait Ottawa – par un accès élargi au Wi-Fi public gratuit et la promotion d’investissements dans ce domaine par les gouvernements fédéral et provincial. Par contre, le programme contenait aussi des recommandations que certains ont interprétées comme si la Ville de Toronto se positionnait pour devenir un fournisseur d’accès Internet.

Voici ces recommandations :

• Le conseil municipal appuie la proposition de création d’un réseau à large bande haute vitesse municipal qui, à long terme : a) soutiendra les services municipaux; b) liera les actifs et les installations de la Ville; c) sera accessible par les fournisseurs d’accès Internet; d) aidera à assurer un accès équitable aux services Internet à large bande par tous les résidents, peu importe leur situation financière et leurs circonstances.
• Le conseil municipal demande au dirigeant principal de la technologie – avec l’aide du directeur général et de l’ingénierie des services d’ingénierie et de construction, de la directrice générale des services des transports, du directeur général de Toronto Water, du directeur général de la gestion des biens immobiliers municipaux et du personnel approprié d’autres services, au besoin – de centraliser et d’administrer le déploiement et la gestion d’une infrastructure municipale de fibre optique à large bande.

Situation actuelle

Même si les recommandations n’indiquent pas que la Ville entendait faire concurrence au secteur privé pour l’offre d’un accès à Internet aux résidents et aux entreprises, le personnel de la Ville de Toronto a admis que la proposition de création d’un réseau à large bande municipal a pu porter à confusion quant au rôle de la Ville dans l’accès à Internet par les utilisateurs finaux. Ces recommandations ont donc été retirées du programme ConnectTO à jour adopté par le conseil municipal de Toronto le 11 mai 2022.

La Ville de Toronto a ainsi précisé qu’elle ne veut pas créer de réseau à large bande municipal pour faire concurrence au secteur privé. La Ville d’Ottawa a pris une position semblable dans le Compte rendu – directives sur la connectivité (ACS2022-ICS-ST-0002) de mai 2022, et a plutôt suggéré qu’Ottawa se concentre sur les éléments qu’elle contrôle, comme la promotion auprès d’autres ordres de gouvernement de l’expansion de la connectivité à large bande dans la municipalité.

Liste des emplacements offrant le service de Wi-Fi public – Ottawa

Date: 19 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Joseph Muhuni, Trésorier municipal adjoint – Recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour but de faire le point sur le différend relatif aux paiements versés en remplacement d’impôts (PVRI) concernant des propriétés situées à Ottawa qui appartiennent au gouvernement fédéral, à la Commission de la capitale nationale et à Postes Canada (propriétés fédérales).

Aujourd’hui, les Services des recettes ont soumis une demande à la Cour fédérale concernant la réduction des PVRI reçus des propriétés fédérales, laquelle a entraîné un manque à gagner inattendu dans les recettes prévues au budget de 11,5 M$ en 2021 et de 11,5 M$ en 2022. Cette demande à la Cour fédérale s’inscrit dans la procédure juridique dont la Ville dispose et qui a été enclenchée avec les diverses propriétés fédérales en 2021 et 2022. La Ville d’Ottawa a présenté une demande pour chaque année au Comité consultatif sur le règlement des différends, qui a récemment indiqué à la Ville que ce différend relevait de la Cour fédérale. Les communications et les négociations se poursuivent entre le personnel et les dirigeants des trois ordres de gouvernement.

Les propriétés fédérales se trouvant à Ottawa ne sont pas soumises aux impôts fonciers. Leurs propriétaires rémunèrent donc les municipalités pour les services obtenus au moyen de PVRI qui sont conformes aux taux d’imposition municipaux et provinciaux applicables, comme le prescrit la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts et les règlements connexes. En vertu de la Loi sur l’éducation, la Ville conserve les impôts scolaires des entreprises qu’elle a recueillis au moyen des PVRI, et ceux-ci font partie des recettes prévues au budget annuel.

La réduction des PVRI reçus pour les propriétés fédérales a débuté au cours de l’année fiscale 2021 et a coïncidé avec l’annonce du gouvernement ontarien, en vertu du Règlement de l’Ontario 46/21, de réduire le taux de 2021 des impôts scolaires applicables aux entreprises (ISE) pour les biens commerciaux imposables en Ontario. Ce taux réduit offrait un répit financier aux entreprises qui tentaient de se remettre sur pied après la pandémie de COVID-19. Il a été maintenu pour l’année fiscale 2022, et nous prévoyons qu’il le sera aussi pour 2023.

Depuis l’annonce provinciale, ceux qui possèdent des propriétés fédérales rémunèrent la Ville pour les services obtenus en appliquant le taux des ISE réduit, et non le taux des PVRI prescrit par la loi, ce qui a entraîné d’importants manques à gagner dans les recettes prévues au budget qui perdureront si les propriétés fédérales continuent à ne payer que le taux des ISE réduit.

Par conséquent, la Ville a soumis une demande à la Cour fédérale avec l’appui du conseiller juridique interne et du cabinet d’avocats Aird & Berlis s.r.l. Dans sa demande, la Ville presse la Cour fédérale de réviser la décision du gouvernement fédéral, de certaines sociétés d’État et du Comité consultatif sur le règlement des différends associés aux paiements en remplacement d’impôts, et elle tente d’obtenir le paiement complet des montants de PVRI qui lui sont dus.

Les Services des recettes continueront de collaborer avec les services juridiques, l’équipe juridique externe et les trois ordres de gouvernement pour défendre au mieux la position de la Ville dans ce dossier et ils vous tiendront au courant de la situation.

Pour obtenir des précisions ou des réponses à vos questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi directement.

Joseph Muhuni Trésorier municipal adjoint – Recettes

Date: 13 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

Pour faire suite à mes récentes notes de service, j'ai le plaisir de vous fournir une mise à jour sur l’impôt sur les logements vacants résidentiels (ILV).

À partir de 9h aujourd'hui, neuf jours après le lancement du portail, nous avions reçu environ 140 000 déclarations remplies, représentant 42 pour cent des propriétés résidentielles pour lesquelles une déclaration doit être soumise.

Les outils de communication suivants sont utilisés pour promouvoir la période de déclaration et l'obligation de remplir une déclaration pour toutes les propriétés résidentielles :

• Des renseignements détaillés sur le programme à ottawa.ca/ILV. De l’information de base sur la soumission des déclarations est disponible en espagnol, en arabe, en chinois simplifié et en somali.
• Un message d’intérêt public publié le 9 janvier
• Une campagne dans les médias sociaux
• Des annonces en ligne
• Des publicités à l’extérieur et à l’intérieur des autobus d’OC Transpo
• Des écrans numériques dans les installations de la Ville d'Ottawa
• De la publicité radio dans plusieurs langues sur CHIN Radio
• Des affiches et des circulaires offertes dans les centres récréatifs, les bibliothèques et les centres du service à la clientèle de la Ville
• Un dépliant de type « papillon » (contenant des renseignements sur les options accessibles) placé dans les véhicules de Para Transpo et d’autres endroits appropriés
• Une démonstration sur la façon de remplir la déclaration lors de la Table ronde des personnes aînées
• Un deuxième avis et deux circulaires seront remis aux propriétaires résidentiels concernés au cours de la prochaine semaine. Ces lettres ont été préparées avant la fin de 2022, de sorte que les personnes qui ont déjà fait leur déclaration seront incluses dans l’envoi. Les propriétaires qui ont déjà rempli la déclaration peuvent simplement ignorer le deuxième avis.
• Un message inclus dans les factures d'eau
• Des vidéos en anglais et en français sur la façon de remplir une déclaration sous forme de contenu YouTube payant

Le personnel surveille les tendances les plus récentes dans les questions reçues du public, et la Ville vient tout juste de publier un article vedette répondant à certaines des questions courantes reçues jusqu’à présent. Par exemple, 30 % des appels reçus concernent le message d’erreur « Propriété non trouvée! » lorsque les propriétaires fonciers recherchent leur propriété. À titre d’information pour le Conseil, la réponse est : « Lorsque vous effectuez une recherche de propriété, il est important de bien saisir le code d’accès. Ce code d’accès contient des lettres et des chiffres qui peuvent facilement être intervertis, comme la lettre O et le chiffre 0, ou la lettre I et le chiffre 1. Si les résidents éprouvent des difficultés en tentant de trouver leur propriété, ils peuvent communiquer avec les Services des recettes au 613-580-2444 ou par courriel à l'adresse
vut_ilv@ottawa.ca. » Si d’autres questions et demandes se répètent, nous publierons d’autres articles pour répondre à ces préoccupations, afin de réduire la pression exercée sur les lignes d’appel et sur les personnes qui surveillent les plateformes de médias sociaux de la Ville.

Merci de votre soutien continu. Je vous fournirai d'autres mises à jour au besoin.

Meilleures salutations,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: 5 janvier 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

Pour faire suite à ma note de service au Conseil du 4 janvier 2023, j'ai le plaisir de vous fournir une mise à jour sur l’impôt sur les logements vacants résidentiels (ILV).

Comme vous le savez, la période de déclaration a commencé le 4 janvier 2023 pour les propriétaires fonciers afin qu’ils puissent déclarer le statut d'occupation de leurs propriétés résidentielles en 2022, et le portail en ligne pour appuyer la déclaration a été mis en service en même temps. À midi aujourd'hui, nous avions reçu plus de 44 000 déclarations dûment remplies.

Les problèmes techniques qui avaient été cernés le 4 janvier ont maintenant été résolus en grande partie. Bien qu'il y ait eu une hausse sans précédent du volume au centre d'appels, nous modifions nos niveaux de dotation en conséquence et fournissons des messages automatisés mis à jour aux appelants qui attendent.

Un deuxième avis sera envoyé à tous les propriétaires résidentiels la semaine prochaine, qui comprendra leur numéro de rôle, leur code d'accès et de plus amples renseignements sur la façon de faire leur déclaration. Afin de respecter la date d’envoi du 9 janvier 2023, ces lettres ont été générées avant la fin de l'année, de sorte que les personnes qui ont déjà fait leur déclaration soient incluses dans l’envoi. Les propriétaires qui ont déjà rempli la déclaration peuvent simplement ignorer le deuxième avis. Les résidents inscrits à MonServiceOttawa peuvent aller directement à la déclaration à partir de leur compte d'impôt foncier.

La diffusion d'un message d’intérêt public est prévue pour le 9 janvier, et un article vedette sera publié plus tard la semaine prochaine pour répondre à certaines questions courantes qui ont été soulevées.

Je fournirai aux membres du Conseil une mise à jour supplémentaire la semaine prochaine, plus tôt si nécessaire. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’ILV, consultez www.ottawa.ca/ilv.

Meilleures salutations,
Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Services des recettes