Notes de service émises par la Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 18 octobre, 2024

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Joseph Muhuni, Trésorier municipal adjoint - Recettes

Monsieur le maire et Mesdames et Messieurs les membres du Conseil,

Les Services des recettes organisent une vente de propriétés qui accusent un important défaut de paiement de taxes foncières. En vertu de la partie XI de la Loi sur les municipalités, la Ville est tenue d’annoncer la vente des propriétés pendant quatre semaines consécutives dans une publication locale (en Anglais et Français), et une fois dans La Gazette de l’Ontario. Nous faisons la publicité de cinq (5) propriétés. Deux des cinq propriétés sont des terrains vacants (résidentiels), deux sont des places de stationnement dans des complexes de condominiums et une est une maison unifamiliale vacante. J’ai joint à titre informatif une liste des propriétés. Ottawa.ca sera également mis à jour et comprendra la liste des propriétés le vendredi 18 octobre 2024.

Le calendrier de parution de l’annonce de la vente pour défaut de paiement des impôts sera le suivant :

• Samedi 19 octobre 2024 : The Ottawa Citizen et Le Droit
• Samedi 26 octobre 2024 : The Ottawa Citizen, Le Droit et La Gazette de l’Ontario
• Samedi 2 novembre 2024 : The Ottawa Citizen et Le Droit
• Samedi 9 novembre 2024 : The Ottawa Citizen et Le Droit

Le dépouillement des offres aura lieu au 101, promenade Centrepointe, Place-Ben-Franklin, salle The Chamber, vendredi le 22 novembre 2024, à 15 h.

La vente d’une propriété pour défaut de paiement des impôts n’est effectuée qu’en dernier recours. Avant d’en arriver à cette étape, la Ville envoie de nombreuses factures de taxes foncières, de nombreux relevés d’imposition foncière et d’avis au propriétaire. Le personnel des Services des recettes a tenté à maintes reprises d’établir un calendrier de remboursement satisfaisant avec le propriétaire. Pour être admissible à la vente pour défaut de paiement des impôts, le propriétaire doit devoir des impôts à partir de 2022 et des années antérieures. Je vous assure que le personnel des Services des recettes a fait tous les efforts possibles en vue d’éviter cette étape regrettable.

S'il advenait que des contribuables communiquent avec vous au sujet de la vente pour défaut de paiement des impôts, vous pouvez leur indiquer la page Vente de propriétés dont les taxes foncières demeurent impayées sur Ottawa.ca, ou ils peuvent également communiquer avec nous en composant le 613 580 2740 pour obtenir de plus amples renseignements.

J’ai déjà communiqué avec les conseillers et conseillères des quartiers où les propriétés indiquées sur cette liste sont situées afin de discuter du processus plus en détail. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Cordialement,

Joseph Muhuni

Trésorier municipal adjoint - Recettes

Date: Le 6 août 2024

To: Maire et membres du Conseil
From: Cyril Rogers, Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

La présente note de service vise à présenter le processus de consultation publique pour le budget préliminaire 2025.

Consultations publiques

En vue des consultations publiques sur le budget préliminaire 2025 de la Ville, les membres du Conseil sont priés de communiquer à Maria Belli (budget@ottawa.ca, d’ici le 1er octobre, les renseignements suivants sur les activités de consultation qu’ils prévoient tenir :

• Noms des membres du Conseil participant à la consultation publique;
• Date, heures et lieu;
• Format (en personne, en ligne ou hybride);
  o Pour les réunions virtuelles ou hybrides, lien d’inscription ou de participation (une fois connu);
• Participation d’un représentant de la Direction générale des finances et des services organisationnels (oui ou non; prière de préciser si la personne doit être bilingue);
• Participation de représentants d’autres directions générales de la Ville (oui ou non; prière de préciser la ou les directions générales).
• L’information relative à la séance de consultation sera publiée sur la plateforme Participons Ottawa et sur Ottawa.ca une fois que nous en connaîtrons tous les détails.

Soutien des Services de technologie de l’information pour les consultations publiques

Les Services de technologie de l’information (STI) peuvent fournir un soutien ou une assistance technique pendant les consultations, qu’elles se déroulent sous forme virtuelle, en personne ou en mode hybride. On encourage vivement les conseillers souhaitant faire appel aux STI à communiquer avec eux en remplissant le Formulaire de demande de collaboration à une activité (disponible en anglais seulement).

Participation du personnel aux consultations publiques

En raison de ressources humaines limitées, le personnel de la Direction générale des finances et des services organisationnels privilégiera les séances de consultation publique réunissant plusieurs conseillères et conseillers plutôt que celles pour un seul quartier lorsque sa participation sera demandée. Il est fortement recommandé aux membres du Conseil de se regrouper pour tenir leurs consultations publiques afin de couvrir plusieurs quartiers ou secteurs de la ville (p. ex. Est, Centre, Sud, Ouest, secteurs ruraux). Nous ferons de notre mieux pour accéder aux demandes de participation.

Il est aussi recommandé aux conseillères et conseillers d’inviter des représentants d’autres directions générales de la Ville à assister aux consultations publiques. Les demandes peuvent être envoyées par courriel à budget@ottawa.ca.

Engagement en ligne

D’ici au 13 septembre, les résidents d’Ottawa sont invités à répondre à un bref sondage sur la plateforme Participons Ottawa afin d’indiquer leurs priorités pour le budget préliminaire 2025.

Le calendrier des séances de consultation des membres du Conseil sera affiché sur Ottawa.ca et Participons Ottawa, en plus d’être annoncé sur les médias sociaux de la Ville et d’autres canaux de communication municipaux.

Une fois le budget préliminaire déposé, les résidents pourront soumettre des questions sur le site Participons Ottawa du mercredi 13 novembre au lundi 9 décembre 2024, et le personnel municipal publiera les réponses.

Site SharePoint du Conseil municipal

Une trousse de consultation sur le budget est disponible pour aider les membres du Conseil à mener leurs consultations. La trousse sera mise à jour tout au long du processus de préparation du budget 2025 et les membres du Conseil sont invités à visiter régulièrement le site. Ils y trouveront des ressources importantes, dont du matériel pour soutenir leurs consultations publiques, et des ressources pour tenir des consultations en personne, en mode hybride et sous forme virtuelle.

Budget pour les consultations publiques

Comme par le passé, le budget administratif du Conseil comprend une allocation de 250 $ par quartier pour les consultations publiques. Veuillez soumettre toutes les factures à Chantal Leduc (chantal.leduc@ottawa.ca) de la façon habituelle, en indiquant clairement qu’il s’agit de dépenses liées à la consultation budgétaire.

Nous rappelons aussi aux membres du Conseil que d’autres fonds sont disponibles, selon le principe du premier arrivé, premier servi, pour offrir des formats accessibles et des aides à la communication aux résidents de leur quartier, notamment lors des consultations. Pour en savoir plus sur la façon d’avoir accès à ces fonds, veuillez communiquer avec les Services de soutien au Conseil municipal (councilsupportservices@ottawa.ca).

Prochaines étapes

En septembre, des réunions seront organisées avec les membres du Conseil, le maire, la directrice municipale et le chef des finances pour discuter des considérations budgétaires et des priorités des quartiers. Le rapport « Orientation, calendrier et processus de consultation proposés pour le budget de 2025 » sera déposé auprès du Conseil en septembre. Le budget préliminaire 2025 de la Ville sera déposé auprès du Conseil le mercredi 13 novembre 2024 et examiné en vue de son adoption par le Conseil le mercredi 11 décembre 2024.

Si vous avez des questions à propos du budget préliminaire 2025, veuillez communiquer avec notre équipe du budget en écrivant à budget@ottawa.ca.

Date: le 26 juillet 2024

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Isabelle Jasmin, trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Le contexte

En février 2019, le Conseil a approuvé un plan financier à long terme (PFLT) abordable pour le transport en commun en tant que rapport complémentaire au processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du projet de train léger sur rail, qui comprenait des projections révisées des coûts d’exploitation et d’immobilisation sur une période de 30 ans, jusqu’en 2048. Depuis lors, le personnel a continué de mettre à jour le modèle d’abordabilité du transport en commun en tenant compte des répercussions de la pandémie, de l’inflation et de l’expérience acquise au cours des dernières années dans le cadre de l’exploitation des trains.

En septembre 2023, une séance d’information technique a été organisée pour les conseillers afin de présenter les dernières projections actualisées pour le PFLT du transport en commun, qui était alors devenu inabordable en raison de divers facteurs, mais principalement en raison de la diminution de l’achalandage provoquée par la pandémie de COVID-19, une augmentation des coûts d’exploitation des trains et une augmentation des coûts de construction à l’échelle mondiale. La séance d’information a décrit les principales pressions et les changements entre 2019 et les estimations révisées pour 2023, rendant le modèle de financement du transport en commun inabordable et révélant un déficit de financement de 6,6 milliards de dollars sur 30 ans, qui a été révisé à 8,6 milliards de dollars. La séance d’information technique a fait ressortir plusieurs leviers que le Conseil pourrait ajuster pour soutenir la viabilité financière des Services de transport en commun, notamment :

• le prélèvement pour le transport en commun;
• les contributions aux immobilisations;
• les tarifs du transport en commun;
• les coûts d’exploitation;
• l’Étape 3 du projet de train léger sur rail;
• les redevances d’aménagement;
• les mises à jour du Plan directeur des transports pour les autres projets à venir de train léger sur rail, le transport en commun rapide par autobus et les priorités en matière de transport en commun.

En novembre 2023, le Conseil a approuvé la motion (ACS2023-OCC-CSS-0153) recommandant qu’un « groupe de travail interne soit composé de membres du personnel municipal des directions générales concernées, qui collaboreront avec le maire ainsi que la présidence de la Commission du transport en commun, du Comité des transports et du Comité de la planification et du logement ». Le groupe a été chargé d’explorer toutes les options et tous les leviers d’atténuation qui ont été discutés lors de la séance d’information technique, ainsi que d’autres, y compris, mais sans s’y limiter, les suivants :

• la faisabilité de l’achat de laissez-passer en grande quantité;
• l’examen des laissez-passer selon une optique d’équité et de durabilité;
• l’élargissement des limites du secteur de transport en commun urbain;
• la réflexion sur d’autres sources de revenus, comme les droits municipaux d’immatriculation des véhicules, les frais pour les services de voiturage, les taxes sur les stationnements privés, la captation de la valeur foncière, la vente de droits d’aménagement aux stations de transport en commun, le péage routier, les frais de périmètre et les frais de mobilité;
• la faisabilité d’instaurer des droits d’aménagement ou droits de propriété aériens sur des terrains de la Ville situés près des stations de transport en commun (Transitway et O-Train);
• l’élaboration d’un modèle de projection de l’achalandage actualisé;
• l’examen de l’harmonisation des services;
• le financement supplémentaire par des instances supérieures du gouvernement et du financement semblable à Metrolinx et GO Transit dans la région de Toronto.

Le groupe de travail interne a été constitué et comprend les membres suivants :

Le groupe de travail s’est réuni pour la première fois en janvier et continue depuis de se réunir aux deux à quatre semaines. Lors de la première réunion, le personnel a présenté une fiche d’information sur les principales questions ayant un impact sur l’abordabilité du transport en commun et a confirmé la liste des leviers à analyser immédiatement en vue de la préparation du budget 2025, ainsi que certains points à plus long terme nécessitant une analyse plus approfondie, mais devant être résolus dans le cadre de la mise à jour du Plan directeur des transports, du plan financier à long terme du transport en commun et de la prochaine étude sur les redevances d’aménagement qui devraient être achevés à l’automne 2024 et au cours du deuxième et du troisième trimestre de 2025.

La présente note de service est une mise à jour présentée au Conseil sur l’avancement de ces travaux, en particulier concernant les leviers qui ont été explorés par le groupe de travail jusqu’à présent, ainsi que l’analyse réalisée à ce jour sur les solutions à plus court terme, principalement pour participer au budget 2025. Ces travaux comprennent les éléments suivants :

• les tarifs du transport en commun;
• l’examen des laissez-passer à tarif réduit selon une optique d’équité et de durabilité;
• le prélèvement pour le transport en commun;
• les coûts d’exploitation;
• le secteur de transport en commun urbain (STU);
• les taxes sur les stationnements privés.

La plus grande partie des travaux réalisés jusqu’à présent a été axée sur l’étude plus approfondie de chacun des leviers afin de mieux comprendre le cadre financier, d’analyser les tendances et d’évaluer les impacts des différents scénarios et différentes options, le tout étayé par des comparaisons à d’autres municipalités. Cette analyse a fourni des perspectives déterminantes pour le groupe de travail, et des contributions aux recommandations du rapport sur les orientations budgétaires de 2025, particulièrement en ce qui concerne les tarifs du transport en commun, les laissez-passer à tarif réduit et la cible de prélèvement pour le transport en commun. Le personnel continue d’explorer et d’évaluer les coûts d’exploitation et les possibilités d’amélioration de l’efficacité, qui pourraient être intégrés au budget provisoire qui sera présenté en novembre.

Un examen du secteur de transport en commun urbain et des taxes sur les stationnements privés à titre d’option de revenu supplémentaire est en cours, dont les résultats seront fournis lors de futures mises à jour.

Prochaines étapes

Le groupe de travail continuera de se réunir sur une base régulière afin d’explorer d’autres leviers et les implications financières de chacun d’eux à titre de contributions au budget 2025 et afin de répondre à de futures pressions budgétaires anticipées. Ces leviers pourraient être mis en oeuvre dans un délai d’un an ou deux pour faire face aux pressions financières les plus urgentes, tandis que le personnel continuerait à travailler sur les solutions à plus long terme. Le groupe continuera également à répertorier les domaines dans lesquels le Conseil peut plaider auprès des instances supérieures du gouvernement pour obtenir des fonds ou des pouvoirs supplémentaires pour mettre en oeuvre de nouvelles sources de revenus afin d’assurer la viabilité financière des services de transport en commun d’Ottawa.

Nous continuerons de rendre compte au Conseil des avancées du groupe de travail, avec une note de service de mise à jour prévue plus tard cette année.

Merci,

Cyril Rogers

Directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: le 28 juin, 2024

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le Conseil que les données financières concernant les subventions et les contributions municipales de 2023 seront publiées aujourd’hui sur ottawa.ca/fr, en vertu de la Politique sur les  contributions et les subventions.

Programme de subventions et de contributions

La Ville s’engage à appuyer les initiatives communautaires améliorant le bien-être et la qualité de vie des résidents et préservant l’environnement, la culture et le patrimoine.

Les subventions et les contributions se traduisent par une réelle optimisation de ressources. En effet, elles aident la Ville et le Conseil à atteindre bon nombre d objectifs sociaux, économiques, environnementaux et culturels, puisqu’elles permettent de tirer parti des initiatives de renforcement communautaires menée une gamme d’intervenants et d’organismes sans but lucratif. Le plan stratégique Ville et les priorités au mandat du Conseil sont grandement mis de l’avant par l’ des initiatives d’organisations sans but lucratif et de personnes qui œuvrent au de leur collectivité.

En 2023, 75 306 391,38 $ ont été remis par le biais de 52 programmes à 258 organismes et à 2 316 ménages et particuliers.

Publication sur ottawa.ca

Les rapports sur les subventions et contributions entièrement financées par la V 2023 ont été publiés aujourd’hui sur ottawa.ca/fr, selon les catégories de finance suivantes :

• Développement économique
• Planification et aménagement
• Aide sociale et communautaire
• Culture
• Environnement
• Loisirs
• Quartier rural
• Divers

Chaque catégorie comporte une page Web distincte donnant accès au rapport spécifique pour 2023, ainsi qu’à une liste des programmes de subventions du r de 2023.

Selon la Politique sur les subventions et les contributions, les données financière les subventions et contributions annuelles entièrement financées par la Ville doi être publiées sur ottawa.ca/fr à la fin du mois de juin, en fonction des versement l’année précédente.

Je vous invite à communiquer directement avec moi si vous avez des questions vous voulez obtenir des éclaircissements.

Merci,

Cyril Rogers

Directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: le 21 juin, 2024

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à répondre aux questions reçues concernant les niveaux d’endettement actuels de la Ville.

Sommaire de la dette

• La Ville d’Ottawa a l’un des plus bas ratios de service de la dette applicables aux biens-fonds en comparaison des plus grandes municipalités au Canada.
• Le ratio de service de la dette est nettement inférieur à la limite de 25 % établie pour les municipalités par le gouvernement provincial, comme indiqué au tableau 1.
• La valeur totale des immobilisations corporelles de la Ville (fondée sur le coût, sans prendre en compte la dépréciation) est passée de 16,7 milliards de dollars en 2013 à 29,4 milliards de dollars en 2023.
• La dette nette à long terme de la Ville en 2023 était de 3,305 milliards de dollars en comparaison à 1,650 milliard de dollars en 2013, principalement due au TLR et à la croissance du taux d’infrastructure (eau/eaux usées, stations de pompage, etc.).
• Les ratios de service de la dette de la Ville ont diminué par comparaison à 2013, ce qui indique que nos recettes ont augmenté proportionnellement, réduisant et gardant les ratios de service de la dette relativement constants.
• La cote de crédit globale de la Ville est maintenue à AAA avec Moody’s Investor Services et AA avec l’agence de notation Standard & Poor’s. Ce sont des cotes de crédit élevées qui sont semblables à celles d’autres municipalités de premier plan.

À la fin de 2023, la Ville est bien en dessous de chacune des limites admissibles de service de la dette, comme démontré dans le tableau 1 ci-dessous :

À des fins de comparaison, le total du service de la dette en pourcentage des impôts fonciers perçus par quatre grandes municipalités canadiennes est montré dans le tableau 2 ci-dessous. Le total du service de la dette est utilisé dans cette comparaison parce que les données du service de la dette financé par les taxes ne sont pas accessibles au public pour d’autres municipalités.

Contexte - Dette à long terme

Comme le stipule la Loi de 2001 sur les municipalités, une dette à long terme peut être utilisée uniquement pour financer des immobilisations. La durée de l’emprunt doit être égale ou inférieure à la durée de vie de l’actif. Le gouvernement provincial limite le montant total du service de la dette à long terme d’une municipalité à 25 % de ses propres recettes.

Le total de la dette à long terme nette de la Ville en date du 31 décembre 2023 était de 3,305 milliards de dollars, une augmentation par rapport aux 3,211 milliards de dollars de l’année précédente. Au cours de la même année, la Ville a ajouté 1,70 milliard de dollars à son parc d’actifs corporels, augmentant le total de la valeur comptable nette des immobilisations corporelles de la Ville à 22,25 milliards de dollars. La dette à long terme nette de 3,305 milliards de dollars représente 14,85 % de la valeur des infrastructures corporelles de la Ville. Du point de vue des contribuables, cela équivaut à une hypothèque de 74 250 $ sur une résidence de 500 000 $.

Les niveaux de dette à long terme sont continuellement surveillés afin d’assurer la stabilité financière et la durabilité constantes de la Ville, conformément aux principes de son cadre
fiscal. Le Conseil a établi des objectifs prudents en matière de service de la dette où le capital et les intérêts de la dette financée par l’impôt ne doivent pas dépasser 7,5 % des recettes propres de la Ville, et où les paiements de capital et d’intérêts sur la dette financée par les recettes tarifaires au titre de l’aqueduc et des égouts ne devront pas dépasser 15 % des produits tirés des tarifs, pour un pourcentage cible combiné de 8,5 % du total des produits générés par la Ville. Le total des paiements de capital et d’intérêts en 2023 pour la dette à long terme financée par les recettes fiscales et tarifaires s’élevait à 164 millions de dollars, ce qui représente 4,7 % du total des produits générés par la Ville, bien en dessous de la cible de 8,5 % établie par le Conseil.

Nous continuons de fournir des mises à jour au Comité et au Conseil par l’entremise du processus de budget annuel et de nos rapports financiers annuels, ce qui comprend le Rapport annuel et le rapport sur les investissements, la dotation et autres activités de trésorerie.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Cyril Rogers ou Isabelle Jasmin.

Cordialement,

Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances par intérim 
Direction générale des finances et des services organisationnels 

et

Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipale
Direction générale des finances et des services organisationnels 

Date: 24 mai 2024

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service se veut une réponse à la motion du Conseil qui demandait à la directrice municipale de travailler avec les ressources humaines afin d’examiner les processus et le libellé des conventions collectives de manière à identifier les situations où des exigences de notes ou de formulaires médicaux pourraient être éliminées ou simplifiées.

En prévision de la conclusion du processus des négociations avec l’Institut professionnel du personnel municipal (IPPM), le syndicat représentant la plupart des membres du personnel professionnel de la Ville, la présente note de service a été retardée en vue de permettre que le processus de négociation des conventions collectives se déroule et que la sentence arbitrale des différends soit rendue. Avec la nouvelle convention collective de l’IPPM maintenant en vigueur, il convient de noter que les termes demandant aux employés IPPM de fournir un certificat médical en raison d’une maladie ou d’une blessure ont changé, ce qui appuie l’intention de cette motion et est expliqué plus en détails ci-dessous.

Exigences de notes et de formulaires médicaux

L’exigence de notes et de formulaires médicaux est dictée par les conventions collectives. Les renseignements figurant dans les notes peuvent jouer un rôle essentiel lorsqu’on tente de tenir compte des besoins de l’employé et de faciliter un retour au travail rapide et sécuritaire. Se détourner de ce qui est indiqué dans les conventions collectives peut entraîner des problèmes de relations de travail et peut avoir des répercussions sur des durées prolongées d’absences, les stratégies de retour rapide et sécuritaire au travail, la production au travail, le moral et l’engagement des employés, ainsi que les incidences financières relatives au coût des absences et à la perte de productivité.

À titre d’employeur, la Ville est déterminée à œuvrer en vue de réduire les coûts à long terme associés à l’absentéisme par l’entremise de pratiques de gestion de l’invalidité qui se concentrent sur des programmes pour rester au travail et favoriser un retour rapide et sécuritaire au travail. La Ville a adopté une stratégie complète de bien-être axée sur l’amélioration du bien-être par la prévention, la promotion de la santé et la bonification des conditions de travail qui contribueront à réduire l’incidence et les répercussions des congés de maladie. Les absences des employés ont une incidence sur la capacité de la Ville d’offrir ses services à des résidents qui en dépendent, et la Ville continuera d’explorer toutes les options en vue de réduire l’absentéisme et de promouvoir un retour au travail rapide et sécuritaire.

Processus et pratiques actuels de signalement des absences pour les employés municipaux

Plusieurs options sont à la disposition des employés pour signaler une absence relativement à une blessure ou une maladie, chacune devant satisfaire différentes exigences et différents critères :

1. Certificats de congés de maladie

Le processus d’attestation des congés de maladie de la Ville est fondé sur les exigences indiquées dans les différentes conventions collectives pour les employés syndiqués et dans les conditions d’emploi des employés non syndiqués. Les notes et formulaires médicaux sont utilisés pour faciliter la gestion des présences, la gestion de l’invalidité et le retour rapide et sécuritaire au travail des employés. La plupart des conventions collectives et des conditions exigent que les employés fournissent un certificat médical lorsqu’ils ont été absents du travail pendant cinq jours consécutifs ou plus en raison d’une maladie ou d’une blessure. En outre, la plupart des conventions collectives dictent qu’un certificat médical est requis lorsqu’un employé atteint un total cumulatif de journées de maladie utilisées au cours d’une année civile.

La nouvelle convention collective attribuée récemment aux employés municipaux de l’IPPM exige maintenant qu’ils fournissent un certificat médical après avoir été absents du travail pendant plus de cinq jours consécutifs de travail en raison d’une maladie ou d’une blessure – une augmentation d’une journée.

Il convient également de noter qu’un certificat médical peut être rempli par un « professionnel de la santé » qualifié. Ceci comprend notamment un omnipraticien, une infirmière praticienne ou un infirmier praticien, un médecin spécialiste, un psychiatre, un psychologue clinicien agréé, un physiothérapeute, un dentiste, un chirurgien buccal, une sage-femme ou un chiropraticien. Le certificat médical doit indiquer un pronostic de retour au travail ainsi que les limitations et restrictions médicales.

2. Formulaire de déclaration volontaire

Le formulaire de déclaration volontaire peut être utilisé au lieu d’un certificat médical rempli par un médecin. Il permet aux employés d’autocertifier une maladie ou une blessure non professionnelle pour une absence d’au plus quatre jours ouvrables consécutifs (absence de trois jours ouvrables et demi pour les employés du transport en commun). Le formulaire de déclaration volontaire a été créé à la suite de l’éclosion de grippe H1N1 afin de réduire le fardeau pesant inutilement sur le système de santé et d’améliorer les relations de travail de la Ville avec les médecins.

L’utilisation actuelle du formulaire de déclaration volontaire varie à l’échelle de la Ville en raison de la nature du travail exécuté au sein de certaines opérations. Lorsque l’autocertification est une option, les gestionnaires se réservent le droit de demander une attestation de congé de maladie signée par un professionnel de la santé.

3. Formulaire d’évaluation médicale ou de détermination des capacités fonctionnelles (programme de gestion de l’invalidité)

Lorsqu’un employé est absent du travail en raison d’une maladie ou d’une blessure non professionnelle pendant 10 jours consécutifs ou plus, le programme de gestion de l’invalidité de la Ville est amorcé pour soutenir et orienter la gestion à l’égard du retour rapide et sécuritaire de l’employé au travail. Les employés peuvent être appelés à ce qu’un professionnel de la santé remplisse une évaluation médicale ou un formulaire de détermination des capacités fonctionnelles afin d’aider à évaluer l’aptitude au travail, d’identifier les besoins de mesures d’adaptation ou de tâches modifiées.

Stratégies et interventions de gestion de l’invalidité

Les certificats de congés de maladie, les formulaires d’évaluation des capacités fonctionnelles et les formulaires d’évaluation médicale sont essentiels pour diminuer le nombre et la durée des absences des employés. L’information fournie au moyen de ces formulaires a pour but de permettre de gérer la présence des employés, de faciliter un retour rapide et sécuritaire au travail et est indispensable pour permettre à la Ville de répondre à ses obligations en matière de mesures d’adaptation. Il incombe à l’employeur de démontrer qu’il est bien informé au sujet des capacités de l’employé en situation de handicap et du handicap lui-même, ainsi que des mesures d’adaptation qui peuvent être prises pour l’employé dans le lieu de travail.

Les stratégies et interventions de gestion de l’invalidité sont primordiales pour :

1. 1. réduire le nombre et l’ampleur des blessures et des maladies;
   2. réduire au minimum les répercussions des invalidités sur le travail accompli;
   3. diminuer le temps perdu associé aux blessures et aux maladies, ainsi que les invalidités qui en découlent.

Possibilités de réduire les répercussions et la durée des absences des employés

La Ville continuera d’examiner annuellement le programme actuel de gestion de l’invalidité et les stratégies de gestion de la présence afin de cerner des possibilités et des pratiques exemplaires, en vue de réduire les répercussions et la durée des absences. En outre, la Ville surveille régulièrement les changements apportés aux lois fédérales et provinciales sur les normes d’emploi, notamment leurs liens aux exigences relatives aux certificats de congés de maladie. Tous les développements juridiques sont examinés et la Ville prend des mesures appropriées afin d’assurer la conformité.

La stratégie exhaustive pour le bien-être des employés continuera d’être mise en place au moyen de plans d’action des directions générales afin de réduire les absences. De plus, les gestionnaires seront sensibilisés davantage et encouragés à utiliser le processus d’autocertification des congés de maladie, en particulier lorsqu’un employé a réintégré toutes ses fonctions et n’a pas besoin de mesures d’adaptation après son retour au travail.

On rappelle régulièrement aux gestionnaires de revoir le processus d’autocertification des congés de maladie de la Ville en vue de réduire le fardeau sur les médecins locaux à qui l’on demande de fournir des notes médicales. Des rappels annuels seront dorénavant inclus dans le Bulletin des gestionnaires, le prochain numéro devant être publié au T3 de 2024.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Cordialement,

Cyril Rogers

Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: le 14 mars, 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Services des recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à fournir au Conseil municipal de plus amples renseignements sur le processus de recouvrement de la Ville d’Ottawa lié à des soldes en souffrance dus à la Ville et une récente déclaration au bureau de crédit par un organisme privé de recouvrement.

Processus de recouvrement de la Ville
Le processus de recouvrement de la Ville a été mis en place depuis plus d’une vingtaine d’années et est résumé ci-dessous :
• La Ville remet une facture ou une contravention avec une date d’échéance pour régler le solde impayé. Un rappel de courtoisie est envoyé avant la date d’échéance.
• Si le paiement n’est pas effectué à la date d’échéance, la dette est transmise aux Services des recettes.
• Les Services des recettes envoient un avis de courtoisie par la poste dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la dette, avis qui reporte la date d’échéance et précise les méthodes de recouvrement améliorées dont dispose la Ville, notamment la transmission à des organismes privés de recouvrement et la déclaration au bureau de crédit.
• Si la Ville n’est pas en mesure de recouvrer la dette après de nombreuses tentatives de communication de courtoisie au cours des six (6) premiers mois, la dette est transmise à un organisme privé de recouvrement.

Organismes privés de recouvrement
Tous les cinq ans, la Ville lance un appel d’offres concurrentiel pour passer un contrat avec de nouveaux organismes privés de recouvrement. Les soldes impayés sont transmis aux nouveaux organismes et les avis de courtoisie et activités de recouvrement se poursuivent. Par conséquent, de nombreux organismes ont fait plusieurs tentatives pour recouvrer les soldes impayés dus depuis longtemps à la Ville.

Déclaration au bureau de crédit
Le plus récent appel d’offres concurrentiel pour passer des contrats avec des organismes privés de recouvrement a été réalisé en janvier. L’une des soumissions retenues a été celle de Financial Debt Recovery (FDR). L’entreprise a récemment déclaré 103 000 amendes impayées en vertu de la Loi sur les infractions provinciales et 3 000 factures d’eau impayées au bureau de crédit. La déclaration au bureau de crédit est une méthode légale largement utilisée comme outil par les institutions financières, les prêteurs et les créanciers pour recouvrer des sommes impayées. Cela peut constituer une méthode efficace lorsque les organismes n’arrivent pas à communiquer avec la personne responsable de la dette. Il incombe aux membres du public de mettre à jour leur adresse et leurs coordonnées auprès des cours des infractions provinciales s’ils ont des infractions impayées avec la Ville. Précisons qu’il n’y a pas de prescription pour une condamnation à une amende fixe en vertu de la Loi sur les infractions provinciales.

FDR a confirmé à la Ville que les dettes payées sont retirées des dossiers de crédit.

Les personnes qui ont reçu un avis de recouvrement ou qui ont eu un solde inscrit à leur dossier de crédit par l’organisme de recouvrement tiers pour des arriérés en souffrance avec la Ville peuvent communiquer avec Financial Debt Recovery au 1-877-300-9585 pour obtenir de plus amples renseignements ou prendre des dispositions de paiement.

La Ville invite les résidents à prendre soin rapidement des factures et des contraventions afin d’éviter les activités de recouvrement. Lorsque des soldes impayés demeurent, la personne a la responsabilité de mettre à jour ses coordonnées auprès des cours des infractions provinciales et de la Ville.

J’ai joint un document à la présente note de service une Foire aux questions qui fournit de plus amples renseignements.
N’hésitez pas à communiquer avec moi.

Merci, Joseph Muhuni 

Date: le 28 février, 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Isabelle Jasmin, trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à renseigner le maire et les membres du Conseil sur le nouveau cadre des débentures durables.
Ce nouveau cadre de la Ville s’inscrit dans la volonté de l’administration de promouvoir le développement durable sur le plan de l’environnement et de préparer un avenir viable et résilient, où il fait bon vivre.

En novembre 2017, Ottawa a été la première municipalité canadienne à émettre des débentures vertes; elle a répété quatre fois l’expérience depuis, pour un total de 1,027 milliard de dollars. À partir de son cadre des débentures vertes, la Ville s’est maintenant donné un cadre des débentures durables qui lui permet d’émettre des débentures vertes, sociales et durables. Ce nouveau cadre est un élément clé de la concrétisation du Plan stratégique de la Ville 2023-2026, qui vise à rendre Ottawa plus prospère, plus viable, plus inclusive et plus résiliente.

Selon ce cadre actualisé, les profits des débentures serviront à financer ou à refinancer des projets verts ou sociaux admissibles qui nécessitent un investissement en capital. Les critères d’admissibilité ont été mis à jour quant aux catégories d’utilisation écologique et d’utilisation sociale des profits, notamment :

• infrastructure de base abordable;
• immobilisations donnant accès à des services essentiels;
• actifs – logements sociaux et abordables;
• immobilisations contribuant à l’autonomisation et à l’avancement socioéconomiques.

RBC Marchés des capitaux et BMO Marchés des capitaux ont agi comme agents de structuration chargés de la durabilité. Sustainalytics, entreprise indépendante reconnue du secteur de la recherche, de la notation et de l’analyse des critères ESG (environnement, société et gouvernance) et de la gouvernance organisationnelle, a été retenue pour fournir une deuxième opinion sur le cadre. Selon elle, celui-ci est crédible et efficace, et il est conforme aux lignes directrices sur les débentures durables 2021 (Sustainability Bond Guidelines 2021), aux principes sur les débentures vertes 2021 (Green Bond Principles 2021) et aux principes sur les débentures sociales 2023 (Social Bond Principles 2023) de l’International Capital Market Association (ICMA).

N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21312 ou par courriel si vous avez des questions.

Cordialement,

Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Date: le 15 février 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Services des recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le maire et les membres du Conseil des activités de consultation publique prévues dans le cadre de l’Examen du barème des redevances d’eau.

En décembre 2023, le Conseil a approuvé le rapport sur le cadre de l’Examen du barème de redevances d’eau (ACS2023-FCS-REV-0006). Dans ce rapport, le personnel s’est engagé à collaborer fermement avec le public dans le cadre de l’examen. L’objectif de l’étude est d’examiner comment la Ville recouvre le coût de la prestation des services d’eau, de traitement des eaux usées et de gestion des eaux pluviales. Cet examen sera réalisé sur la base des six principes directeurs suivants :

• Équité
• Abordabilité
• Transparence
• Viabilité financière
• Promotion du développement économique
• Promotion de la conservation

Occasions de mobilisation
Plusieurs activités de consultation communautaire sont prévues pour recueillir l’avis des résidents et des intervenants sur la facturation des services d’eau, de traitement des eaux usées et de gestion des eaux pluviales et sur les méthodes de recouvrement des coûts, conformément au cadre de l’examen.

Plusieurs possibilités de consultation sont prévues au cours de la prochaine année, notamment :

• Un sondage est disponible dès aujourd’hui pour permettre aux résidents de donner leur avis et sera clôturé au deuxième trimestre de 2024.
• Campagne de sensibilisation du public (T2 et T3 2024)
• Consultation des intervenants ruraux et agricoles (T2 et T3 2024)
• Consultation des intervenants du secteur – Associations communautaires, immeubles à logements multiples ou en copropriété, et immeubles industriels, commerciaux, et institutionnels (du T2 au T4 2024)
• Consultation des conseillers (T3 et T4 2024)

La promotion de ces possibilités de consultation se fera grâce aux médias sociaux et à l’aide d’un dépliant qui se retrouvera avec les factures d’eau et de taxes. Pour joindre ceux qui ont un accès limité à Internet, d’autres méthodes seront également disponibles, telles que des soumissions écrites et des sondages sur papier. De plus amples renseignements sur les possibilités de consultation seront affichés sur la page Examen du barème de redevances d’eau de Participons Ottawa au fur et à mesure que de nouveaux détails seront disponibles.

N’hésitez pas à partager le sondage et la page Examen du barème de redevances d’eau de Participons Ottawa par le biais de vos réseaux de communication. Je serais heureux de pouvoir travailler avec votre bureau pour promouvoir ces possibilités auprès des résidents de votre quartier.

À l’issue de la période d’examen, le personnel consolidera les commentaires issus des consultations, examinera les pratiques exemplaires du secteur, concevra un barème de redevances conforme aux six principes et présentera au Conseil les modifications recommandées pour le barème de redevances de l’eau en 2025.

N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21251 ou par courriel si vous avez des questions ou pour discuter de possibilités de promouvoir ces options de participation.

Cordialement,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: le 2 février 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Isabelle Jasmin, Trésorière municipale adjointe, Finances municipales, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

L’objectif de cette note consiste à fournir au Conseil municipal les résultats du processus de sélection des membres du Conseil d’investissement d’Ottawa (le « CIO ») et de la nomination de ses membres. Nous lui fournirons également des renseignements sur les prochaines étapes et sur la migration vers la Règle de l’investisseur prudent pour l’investissement des fonds de la Ville qui ne sont pas immédiatement nécessaires.

Le 14 juin 2022, le Conseil municipal a approuvé le mandat et la gouvernance du CIO (ACS2023-FSD-FIN-0005) et le 30 novembre 2022, il a approuvé l’Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030). Compte tenu de l’expertise requise pour siéger au CIO, on a accordé une délégation de pouvoirs au comité de sélection pour évaluer les candidats du CIO et nommer ses membres publics. Ce comité était composé des personnes suivantes:

1. Trésorière municipale adjointe;
2. Gestionnaire, Trésorerie;
3. Agent principal de placement;
4. Analyste de la gestion des risques et des systèmes de trésorerie;
5. Conseiller juridique principal.

Nous sommes à présent heureux d’annoncer la nomination des personnes suivantes au sein du CIO:

1. Debra Alves
2. Ken Kember
3. Habib Saikali
4. Adam Harvey

Chaque personne apportera une richesse de connaissances et d’expérience dans la gestion des investissements et, collectivement, elles représentent un éventail de compétences et d’expertise professionnelles qui permettra de gérer et de superviser efficacement l’investissement des fonds de la Ville qui ne sont pas immédiatement nécessaires. Des biographies succinctes de chaque membre nommé figurent à l’annexe A.

Conformément à la partie II 17(5) du Règlement de l’Ontario 438/97, et tel qu’adopté dans l’examen de la structure de gestion publique, Cyril Rogers, chef des finances et directeur général par intérim, est nommé 5e membre et président du CIO.
En octobre 2023, le comité de sélection a lancé une procédure de recrutement pour les quatre postes en question, la période de candidature prenant fin le 27 octobre 2023. Le processus de sélection s’est terminé en décembre, ce qui a mené à la sélection et à la mise en nomination des quatre meilleurs candidats au début du mois de janvier 2024.

Après la publication d’un avis de recrutement pour ces postes sur le site Web de la Ville d’Ottawa, le comité de sélection a examiné les 15 candidatures reçues et mené quatre entretiens pour évaluer les qualifications des candidats pour le poste, en prenant compte notamment des qualifications suivantes:

• l’expérience au niveau de la direction d’une grande organisation publique ou privée, l’expérience au niveau municipal représentant un atout;
• l’expérience des fonds de pension, des fonds de dotation, des fondations ou des trésoreries d’entreprise et des investissements;
• les compétences professionnelles en matière d’investissement ou de gestion de la dette, ainsi qu’une compréhension du risque et de l’administration financière dans le cadre de la Règle de l’investisseur prudent;
• une compréhension du modèle d’investissement du chef des placements externe;
• un diplôme d’études postsecondaires supérieur dans l’un des domaines suivants : finance, affaires, économie, gestion des risques, comptabilité, administration publique ou domaines connexes pouvant inclure une certification telle que le titre d’analyste financier agréé (CFA), le titre de gestionnaire d’investissement agréé (CIM), le titre de comptable professionnel agréé (CPA) ou un équivalent serait un atout;
• un bon jugement et une connaissance de la bonne gouvernance;
• une compréhension des principes de responsabilité publique et d’intégrité.

En outre, le comité de sélection a pris en considération toute information divulguée par les candidats sur la manière dont leur expérience vécue et leurs perspectives renforçaient leur candidature sur le plan de la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion à titre de membres du CIO.

Au cours des prochains mois, le personnel préparera les membres du CIO à leur nouveau rôle et aux prochaines étapes de l’établissement d’une stratégie d’investissement pour la Ville d’Ottawa.

1. Orientation et formation des membres du CIO sur les questions administratives.
2. Rédaction de l’énoncé des politiques et des procédures d’investissement (EPPI) que le CIO devra examiner et recommander pour approbation au Conseil municipal.
3. Processus d’approvisionnement pour un agent en chef des placements externe (ACPE).
4. Plan d’investissement de l’ACPE élaboré, conformément à l’EPPI approuvé par le Conseil municipal

Isabelle Jasmin
Trésorière municipale adjointe, Finances municipales, Direction générale des finances et des services organisationnels

Annexe A

Debra Alves
Titulaire d’un titre d’analyste financière agréée du CFA Institute et certifiée IAS.A auprès de l’Institut des administrateurs de sociétés, Debra Alves compte 35 ans d’expérience en matière d’investissement des régimes de pensions et de gestion de trésorerie. De 2007 à 2018, elle a oeuvré à titre d’administratrice déléguée et de PDG du Régime de retraite de CBC/Radio-Canada, un régime de pension à prestations définies cotisables sous réglementation fédérale.

Avant d’occuper le poste de PDG, elle a agi à titre de gestionnaire de portefeuille pour les investissements stratégiques, où elle avait la responsabilité de la détermination de la répartition des actifs à l’échelle du Fonds, de la gestion directe d’un portefeuille d’options (capital-investissement, infrastructure et fonds spéculatifs) et de la supervision des portefeuilles d’actions et de titres à revenu fixe gérés par des tiers.

Depuis sa retraite du Régime de retraite de CBC/Radio-Canada en octobre 2018, elle a pu étendre ses activités à différents conseils et comités. Elle siège actuellement au conseil d’administration du Fonds d’action climatique d’Ottawa, au comité d’investissement de l’Université Carleton et aux comités d’investissement des pensions de l’Aéroport international d’Ottawa, de l’Association médicale canadienne et des Services de bien‑être et moral des Forces canadiennes.

Ken Kember
Titulaire d’un titre de comptable professionnel agréé (CA/CMA), Ken Kember compte 36 ans d’expérience en comptabilité et en finance d’entreprise, dont 28 ans à Exportation et développement Canada (EDC). Pendant 13 ans, il y a occupé le poste de vice-président directeur et chef de la direction financière, et à titre de membre clé de l’équipe de direction, il a contribué à l’élaboration et à la mise en oeuvre du plan stratégique de l’organisme. Voix fiable autour des tables de la direction et du conseil d’administration, il a alors gagné la confiance de cinq présidents d’EDC, de quatre présidents de comité d’audit et de trois présidents de conseil d’administration au cours de son mandat de chef de la direction financière.

À ce titre, il était responsable en dernier ressort des portefeuilles de liquidités et d’actions d’EDC et coprésidait le comité des pensions d’EDC, qui était chargé de superviser les investissements du régime de retraite d’EDC. Il a ainsi pu acquérir une solide compréhension de la gouvernance des investissements, notamment des énoncés de politique et de procédures d’investissement, ainsi que de l’engagement et de la surveillance des gestionnaires, des dépositaires et des conseillers en matière d’investissement. En outre, il a été membre votant du comité d’investissement en actions d’EDC et, pendant son mandat de président par intérim de FinDev Canada, il a présidé le comité d’investissement de cet organisme.

Habib Saikali
Titulaire du titre d’analyste financier agréé du CFA Institute et du titre de comptable professionnel agréé (CMA), Habib Saikali compte plus de 34 ans d’expérience sur les marchés financiers dans les secteurs des fonds communs de placement, du courtage et de la gestion des investissements, ainsi que de la trésorerie d’entreprise. Il a travaillé pour des institutions financières telles que Scotia Marché des capitaux et TD Waterhouse et a passé dix ans à Exportation et développement Canada (EDC) en tant que gestionnaire de portefeuille principal au sein du bureau de trésorerie, où il était chargé du montage de prêts et de la gestion du portefeuille de liquidités. Actuel directeur des investissements chez IP Investment Counsel Inc., il est responsable de plus de 590 millions de dollars de fonds de clients. Ses responsabilités comprennent également certaines responsabilités liées aux finances et à la conformité.

Il est également actif dans la communauté en faisant du bénévolat pour son association de hockey locale ainsi que pour la Fondation Fais-un-voeu de l’Est de l’Ontario et l’organisme Candlelighters d’Ottawa dans le passé.

Adam E. Harvey
Adam E. Harvey, CPA, CA, IAS.A, est un administrateur d’entreprise indépendant qui aide les organismes axés sur les parties prenantes à prendre de meilleures décisions et à améliorer leur rendement. Il s’appuie sur plus de 25 ans d’expérience dans les domaines de la finance et de la gouvernance d’entreprise, en tant qu’administrateur d’entreprise indépendant, partenaire d’audit et conseiller d’entreprise, et en tant que directeur financier.

M. Harvey joue un rôle indépendant au sein de conseils d’administration, de comités ou de comités consultatifs pour l’Association médicale canadienne, l’Armée du Salut au Canada et aux Bermudes, le Conseil ontarien du commerce des véhicules automobiles (COCVA), la Mission d’Ottawa et la Fondation communautaire d’Ottawa, pour ne citer que quelques exemples.

Il a auparavant occupé les postes de vice-président des finances (directeur financier) de la Fondation communautaire d’Ottawa, d’associé en vérification, de conseiller de confiance et d’expert-comptable agréé chez PricewaterhouseCoopers LLP (« PwC », anciennement Coopers & Lybrand), et de vérificateur au Bureau du vérificateur général du gouvernement fédéral.

Diplômé du programme de formation des IAS.A, M. Harvey est comptable professionnel agréé, expert-comptable (CPA, CA), et titulaire d’un baccalauréat en commerce avec distinction en comptabilité et en finance de l’Université Carleton. Il a enseigné le module connexe de l’IAS, « On Being an Effective Director – Hot Topics for Audit Committees », et a contribué à la communauté des affaires au Canada en tant qu’auteur, conférencier et panéliste.

Date: le 25 janvier 2024

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

La Ville a lancé aujourd’hui son nouvel outil de consultation en ligne des impôts fonciers et des évaluations foncières, lequel vient améliorer l’accès à l’information pour la population. Il est possible d’y chercher une propriété par adresse ou numéro de rôle et de voir la valeur de l’évaluation foncière ainsi que le montant de l’impôt foncier pour l’année en cours et l’année précédente. Tout cela est considéré comme de l’information du domaine public; les renseignements personnels – nom de la propriétaire ou du propriétaire, adresse postale, conseil scolaire, renseignements sur les occupantes et occupants ou les locataires – ne seront pas consultables.

Chaque année, la Société d’évaluation foncière des municipalités (SEFM) fournit une copie papier des registres des rôles d’évaluation foncière conservés au Centre du service à la clientèle de l’hôtel de ville. Pour obtenir l’évaluation foncière d’une propriété, les résidentes et résidents devaient aller consulter les registres sur place. Désormais, grâce à ce nouvel outil, la population pourra accéder elle-même à cette information en ligne, partout et en tout temps.

L’adresse, le numéro de rôle, l’évaluation foncière, la classification fiscale et le montant de l’impôt foncier des propriétés constituent des renseignements publics. L’outil affiche les impôts prélevés annuellement en mai, mais ne permet pas de consulter le solde d’un compte, les impôts supplémentaires ou toute autre information comme l’impôt sur les logements vacants et les décisions touchant l’évaluation. Les évaluations et les impôts fonciers des propriétés seront mis à jour en juin. L’outil est maintenant accessible à ottawa.ca/lestaxes.

Les personnes qui préfèrent consulter les registres sur place pourront toujours se rendre au Centre du service à la clientèle de l’hôtel de ville.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Cordialement,

Joseph Muhuni
Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: 22 décembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances par intérim, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service a pour objet de faire le point sur la situation décrite en détail dans la note de service datée du 19 septembre 2023. La province a retenu des fonds pour effectuer un paiement d’atténuation ponctuel versé en remplacement d’impôts aux municipalités admissibles en reconnaissance des répercussions sur les recettes pour les exercices financiers municipaux de 2021, 2022 et 2023. Le paiement unique de la province de l’Ontario couvrira le manque à gagner de la Ville pour les trois dernières années.

La Ville a reçu la confirmation que la province de l’Ontario a annoncé le versement ponctuel d’environ 35 millions de dollars à la Ville d’Ottawa en raison d’une réduction des paiements versés en remplacement d’impôts (PVRI) provenant de propriétés appartenant au gouvernement fédéral, à la CCN et à Postes Canada (propriétés fédérales).

Il s’agit d’une mesure d’atténuation temporaire, et les répercussions sur les recettes de la Ville se poursuivront en l’absence d’une solution à long terme. Ainsi, les demandes déjà adressées à la Cour fédérale pour les manques à gagner de 2021 et 2022 seront traitées, et les Services des recettes continueront à solliciter une décision auprès de la Cour fédérale afin de confirmer le taux prescrit par la loi pour les PVRI de 2023 et des années à venir. Si la Ville obtient gain de cause dans sa demande auprès de la Cour fédérale, le paiement unique d’atténuation des PVRI aux municipalités sera remboursé à la province de l’Ontario.

Ce financement unique fera partie de la finalisation des opérations de 2023 et sera comptabilisé dans le rapport Disposition de l’excédent/déficit d’exploitation soutenu par l’impôt et les taux de 2023.

La Ville continuera à tenir le maire et les membres du Conseil au courant du présent dossier. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Meilleures salutations,

Cyril Rogers

Directeur général et chef des finances par intérim Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: le 13 décembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à fournir au Conseil municipal une mise à jour sur les améliorations apportées au processus de déclaration de l’impôt sur les logements vacants (ILV) à la suite des instructions données par le Conseil municipal le 23 août 2023 (motion no 2023-19-09), soit:

a) améliorer et simplifier davantage le processus de déclaration;
b) augmenter l’accessibilité en permettant de remplir les déclarations aux centres du service à la clientèle;
c) ouvrir l’accès au portail de déclaration plus tôt en décembre et envoyer les avis liés à la déclaration de l’ILV en janvier;
d) tirer parti des données obtenues la première année pour améliorer le service à la clientèle et réduire le volume de déclarations tardives.

Le personnel a analysé les données relatives à l’ILV et a apporté plusieurs améliorations au formulaire de déclaration en ligne. Il a notamment:
• modifié l’ordre des questions afin de réduire les erreurs de déclaration;
• éliminé les menus déroulants;
• utilisé des questions plus conviviales;
• amélioré l’intégration de Mon ServiceOttawa.

D’autres améliorations seront introduites en janvier, à savoir :
• la possibilité de présenter une déclaration en personne dans un centre du service à la clientèle;
• un guide mis à jour et une fiche d’information qui seront distribués aux résidents;
• davantage d’occasions de faire des déclarations en personne; une nouvelle vidéo faisant la promotion de la raison d’être et des avantages de l’ILV.

Cette année, le portail de déclaration de l’ILV ouvrira tôt pour les résidents qui veulent le faire avant la période officielle. Le portail sera accessible à compter du 14 décembre et des avis seront distribués en janvier; à cela s’ajoutera une robuste campagne de communication pour lancer officiellement la période de déclaration de trois mois. La date limite pour faire une déclaration est le 21 mars 2024.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer directement avec moi.

Sincères salutations,

Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances par intérim
Direction générale des finances et des services organisationnels
 

Date: 8 novembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service donne suite à la motion 2023-23-04, qui a été approuvée par le Conseil le 25 octobre 2023, afin de demander aux membres du personnel de transmettre au Conseil une note de service expliquant les parties du budget préliminaire de 2024 qui financent des éléments ne relevant pas du mandat de la Ville.

Un mandat peut être défini comme un ordre officiel de poser certaines actions ou le pouvoir de réaliser une politique conféré par l’électorat.

Certains services municipaux sont inclus dans le mandat en raison de lois adoptées par d’autres ordres de gouvernement comme la Loi sur les municipalités, la Loi sur les foyers de soins de longue durée et la Loi sur l’aménagement du territoire de l’Ontario. En plus de fournir les services exigés par ces lois, la Ville doit respecter une politique approuvée par le Conseil municipal au sujet des services et des programmes municipaux et des normes de service. Ce sont des services et des programmes aussi obligatoires qui répondent aux besoins exprimés par notre communauté et qui, bien souvent, soutiennent les résidents les plus vulnérables ou à risque élevé.

Par exemple, la Loi de 2021 sur le redressement des soins de longue durée oblige les municipalités à exploiter au moins un foyer de soins de longue durée. En raison de la demande élevée dans la communauté, la Ville exploite quatre foyers de soins qui accueillent 717 résidents. Un foyer est francophone et deux foyers exploitent aussi des programmes de jour pour aînés qui offrent des activités et des services supervisés à des aînés vivant dans la communauté.

Au titre de la Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance, la Ville d’Ottawa, en tant que gestionnaire de services municipaux regroupés, est chargée de la planification et de la gestion des programmes et des services de garde d’enfants et de la petite enfance agréés par la province. La Ville n’a pas le mandat de fournir et d’exploiter directement des services de garde d’enfants agréés, mais elle exploite 10 centres municipaux de garde d’enfants qui offrent 387 places de garde. Ces centres ont pour mission de servir les familles qui se heurtent à divers obstacles et défis systémiques dans des secteurs de la ville où il n’y a pas suffisamment de places de garde pour répondre à la demande.

La Loi de 2001 sur les municipalités définit les normes minimales pour l’entretien des routes municipales que la Ville doit respecter. Une autoroute de classe 1 doit être déblayée dans les 4 heures suivant une accumulation de 2,5 cm de neige. Grâce aux Normes de qualité pour l’entretien hivernal approuvées par le Conseil, les équipes des Travaux publics de la Ville se déploient toutefois dès le début d’une accumulation de neige sur les routes prioritaires, ce qui inclut les autoroutes. Les équipes des Travaux publics déblayent en plus les routes prioritaires dans un délai de deux heures plutôt que dans le délai de quatre heures prévu à la norme provinciale. En outre, aucune réglementation n’exige que les municipalités assurent l’entretien hivernal des trottoirs. Grâce aux Normes de qualité pour l’entretien hivernal, la Ville déneige les trottoirs d’Ottawa dans les 16 heures suivant une accumulation de 5 cm.

La Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre les incendies établit le cadre législatif et réglementaire pour la mise en place des services de protection contre les incendies en Ontario, qui relèvent du mandat de la Ville. Elle précise que chaque municipalité doit fournir les services de protection contre les incendies qu’elle juge nécessaires en fonction de ses besoins et de sa situation. Dans le cadre de la plus récente étude sur la localisation des casernes de pompiers réalisée en 2015 (ACS2015-COS-EPS-0021), le Conseil municipal a approuvé les normes sur le délai d’intervention qui étaient nécessaires pour tenir compte des niveaux de risque dans l’ensemble de la ville (le schéma de couverture de risques). Ces normes sont établies par le Conseil et prévoient un délai d’intervention total des premiers intervenants et de l’équipe d’intervention efficace.

Après la fusion, la Ville d’Ottawa a procédé à un examen exhaustif de son programme universel et a ainsi dressé la liste des services municipaux qui relèvent de son mandat. Cet examen a entraîné des coûts importants et nécessité beaucoup de ressources, mais il a permis de relever tous les services relevant de son mandat aux termes de lois et de la politique du Conseil municipal. À l’époque, deux services municipaux ne relevaient pas du mandat, à savoir Commandites et Événements, ainsi que Communications, qui représentent environ 0,1% du budget de fonctionnement. Depuis lors, de plus en plus de services ont été ajoutés au mandat pendant l’évolution et la mise en œuvre de différentes lois et de la politique du Conseil.

L’élaboration du budget est orientée par des politiques approuvées par le Conseil, comme l’étude préliminaire sur les redevances d’aménagement, les plans financiers à long terme, le cadre fiscal, les plans de gestion stratégique des actifs, les plans de gestion des fonds de réserve, ainsi que le cadre et les principes d’examen des services approuvés.

Le processus budgétaire suivi par la Ville en ce qui concerne les décisions stratégiques sur les modifications à apporter aux programmes ou aux services a déjà été traité par le Conseil dans le cadre du processus budgétaire de 2009 et il continue, règle générale, de nous orienter à ce chapitre. D’ailleurs, la motion 39/9, qui a été approuvée par le Conseil le 25 juin 2008, demande qu’aux fins des modifications apportées aux programmes et de l’examen public pendant le processus budgétaire, « la Ville s’efforce de créer un processus où les propositions de modification des services, d’ajout aux programmes ou de réductions de programmes importants devraient tout d’abord être présentées au Conseil et au comité permanent pertinent aux fins d’approbation, sous réserve d’une confirmation au cours du processus budgétaire ».

Par le truchement de l’approbation par le Conseil du cadre d’examen des services de la Ville en mars 2023 (ACS2023-FCS-FSP-0001, document 4), la Ville a établi des politiques et des principes pour évaluer les services à examiner, cerner les améliorations potentielles et déterminer la meilleure façon de fournir les services. Le Conseil a également approuvé la supervision indépendante des examens en créant un groupe de travail sur l’examen des services qui est composé du maire, du président du Comité de la vérification et d’un conseiller général. De plus, l’efficacité et la compétitivité des services font partie des objectifs de la Ville dans tous les domaines de prestation de services. Les efforts déployés par la Ville au chapitre de l’amélioration continue contribuent à optimiser l’efficacité et la réactivité des activités du point de vue financier en réduisant les frais inutiles et la complexité des processus opérationnels de l’organisation par l’automatisation, la normalisation et la simplification.

En 2023, nous avons lancé plusieurs examens de services, notamment l’examen de l’optimisation des circuits d’autobus, l’examen des espaces municipaux et des baux, l’examen de l’optimisation du parc de véhicules et l’analyse des occasions de recettes. Ces examens sont en cours, et les économies et les gains d’efficacité déjà réalisés sont pris en compte dans le budget préliminaire de 2024. Il est prévu que des économies supplémentaires, plus particulièrement dans le cadre de l’examen des espaces municipaux et des baux et de l’analyse des occasions de recettes, seront réalisées en 2024 et contribueront à l’orientation du budget préliminaire de 2025. Le groupe de travail sur l’examen des services envisage de nombreuses autres possibilités d’examen des services et poursuivra les travaux tout au long du mandat du Conseil. Une stratégie globale de mobilisation du public a également été élaborée pour solliciter l’avis des résidents au sujet de façons d’améliorer la prestation de services. Elle sera lancée le 15 novembre.

Toute économie cernée dans le cadre du processus d’examen de services sera réinvestie dans les priorités stratégiques de la Ville pour le présent mandat du Conseil. Tous les services municipaux relevant de notre mandat font l’objet d’examens et d’initiatives d’amélioration continue.

Merci,

Cyril Rogers
Directeur général et chef des finances par intérim Direction générale des finances et des services organisationnels

Date: 27 octobre, 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Joseph Muhuni, trésorier municipal adjoint, Recettes

Aux membres du Conseil,

La présente note de service se veut une réponse à la motion adoptée par le Conseil municipal le 14 décembre 2022 (OC2022-04/25), laquelle demande que le personnel rende compte au Conseil, au plus tard le 30 octobre, des données relatives à l’impôt sur les logements vacants (ILV). Il s’agit de la deuxième note de service fournissant des données préliminaires sur la première année de mise en œuvre de l’ILV, la première datant du 21 juin 2023.

Évolution depuis juin

L’ILV de 1 % a été inclus dans le dernier relevé d’imposition foncière de 2023 en juin, pour les propriétés qui répondent à la définition de « logement vacant » du règlement municipal. Le nombre de logements vacants et les recettes continueront d’évoluer au cours des 10 prochains mois, au fil des procédures d’appel et de vérification.

Les propriétaires de logements déclarés ou réputés vacants avaient jusqu’au 15 septembre 2023 pour soumettre un avis de plainte pour l’année d’occupation 2022. À cette date, la Ville enregistrait 2 982 avis de plainte. À leur réception, le personnel procède à un examen, puis, dans les 90 jours, fait parvenir aux propriétaires un avis de détermination susceptible d’entraîner l’annulation de l’ILV.

En date du 26 octobre, 360 avis de plainte avaient été refusés, 2 185 avaient entraîné l’annulation de l’ILV, et 437 étaient toujours en traitement. Les propriétaires qui sont en désaccord avec la conclusion de l’avis de détermination peuvent déposer une demande de révision. Il s’agit de la dernière étape du processus d’appel, et la décision rendue à la suite de cette demande est finale. Au 26 octobre, la Ville avait reçu 72 demandes de révision. En date du 26 octobre, on enregistrait pour l’année d’occupation 2022 3 743 unités résidentielles vacantes, y compris les appels réglés à cette date. Les annexes I et II présentent les résultats à jour de 2023 ainsi qu’une ventilation plus détaillée des logements déclarés vacants par types de propriété et par quartiers.

Le programme d’ILV comporte un processus de vérification visant à confirmer la validité des déclarations. Ce processus est commencé pour l’année d’occupation 2022, 1 525 propriétés faisant l’objet d’une vérification. Les propriétaires des logements ciblés doivent fournir des renseignements et des preuves appuyant leur déclaration. Si la vérification établit que la propriété est vacante, la ou le propriétaire recevra un relevé d’imposition foncière supplémentaire affichant un impôt sur les logements vacants de 1 % sur la valeur imposable de la propriété.

De janvier à septembre 2023, le personnel a répondu à 31 305 demandes de renseignements concernant le nouveau programme d’ILV : 50 % étaient des demandes d’aide pour remplir la déclaration, 43 %, des questions d’ordre général, et 6 %, des demandes d’information sur le processus d’appel. La majorité de ces demandes (83 %) a été reçue durant la période de déclaration, soit du 1^er janvier au 30 avril. Selon les données, 90 % des résidentes et résidents visés par le programme ont réussi à bien s’y retrouver sans avoir à communiquer avec la Ville durant la première année.

Un rapport final sur la première année de l’impôt sur les logements vacants, y compris toute mesure pour améliorer ou simplifier le processus de déclaration, sera présenté au Conseil à l’automne 2024.

Déclaration pour 2023 – Calendrier et améliorations

La campagne d’information concernant les déclarations pour l’année d’occupation 2023 est prévue en janvier 2024, mais le formulaire sera accessible dès la mi-décembre. Les propriétaires auront jusqu’au 21 mars 2024 pour le remplir. À défaut de le soumettre avant cette date, les propriétaires pourraient se voir imposer une pénalité de retard de 250 $. La date butoir pour soumettre les déclarations est le 30 avril 2024. Le personnel municipal utilisera les coordonnées fournies dans les déclarations de 2023 pour améliorer les communications et réduire le nombre de retardataires.

Par ailleurs, des améliorations ont été apportées au formulaire de déclaration et au site Mon ServiceOttawa, en réponse aux commentaires des résidentes et résidents durant la première année et aux résultats de l’analyse de la convivialité de l’équipe du programme d’ILV. À noter que les personnes qui ont besoin d’aide pour remplir leur déclaration pourront se rendre dans n’importe quel centre du service à la clientèle pour le faire en personne.

De plus amples renseignements sur la campagne d’information concernant les déclarations de 2024 seront fournis au Conseil en décembre.

Merci de votre soutien continu. N’hésitez pas à communiquer avec moi au poste 21251 ou par courriel si vous avez des questions. Veuillez agréer mes sincères salutations.

Veuillez agréer mes sincères salutations.

Joseph Muhuni

Trésorier municipal adjoint, Recettes

Date: 13 octobre 2023

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Cyril Rogers Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer les membres du Conseil municipal qu’étant donné l’évolution du paysage numérique et l’importance grandissante de protéger nos actifs informationnels, la Ville va recruter un directeur, Sécurité de l’information et Gestion des risques numériques (DSI/GRN) qui fera partie de la Direction générale des finances et des services organisationnels (DGFSO).

Depuis le début de 2023, nous nous sommes attachés à harmoniser l’équipe de la cybersécurité existante afin de mettre continuellement l’emphase sur la conception et la prestation d’un ensemble complet, efficace et efficient de fonctions liées à la gouvernance et aux opérations de la sécurité des technologies de l’information, des données et de l’information afin de soutenir l’excellence des services municipaux. Nous passons à présent à la phase suivante de cet engagement.

Le poste de DSI/GRN au sein de la DGFSO est un ajout essentiel à la haute direction de notre organisation. Il jouera un rôle fondamental pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des renseignements que la Ville possède, contrôle ou traite, tout en gérant les risques numériques associés à nos opérations.

Le poste de DSI/GRN représente un grand pas en avant pour renforcer notre engagement envers la sécurité de l’information et la gestion du risque. Étant donné l’évolution constante du paysage numérique et le rôle essentiel de la technologie dans nos opérations, cet ajout est à la fois opportun et nécessaire. Il est impératif que nous ayons un leadership qui s’attache à guider les efforts que nous déployons afin de préserver nos actifs informationnels et notre infrastructure numérique.

À une époque où les menaces numériques ne cessent d’évoluer et de se multiplier, ce poste nous fournira l’expertise et le leadership voulus pour faire en sorte que la Ville d’Ottawa demeure sécuritaire et résiliente face aux cybermenaces et aux risques numériques. En plus de voir à la protection des intérêts de la Ville, le DSI/GRN nous permettra de nous adapter et de prospérer dans l’ère numérique.

Le poste de DSI/GRN reflète notre détermination à améliorer nos cyberdéfenses et à préserver l’infrastructure numérique qui joue un rôle essentiel pour servir notre communauté.

Merci,

Cyril Rogers Directeur général et chef des finances Direction générale des finances et des services organisationnel

Date: 15 septembre, 2023

Destinataires: Monsieur le Maire et membres du Conseil
Expéditeur: Isabelle Jasmin Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Aux membres du Conseil,

La présente note de service vise à informer le maire et le Conseil municipal des améliorations apportées au rapport annuel de la Ville et à présenter le premier ensemble d’information financière relative aux changements climatiques.

Le rapport annuel résume et explique les résultats financiers de l’année précédente et contient les états financiers consolidés vérifiés de la Ville. Des changements importants ont été apportés au rapport annuel de 2022 afin de le rendre plus facile à comprendre, plus attrayant visuellement et de fournir plus de contexte sur l’organisation, sa santé financière et le climat économique. Le rapport a été enrichi du nouveau contenu suivant : un énoncé de reconnaissance du territoire et des déclarations sur l’engagement de la Ville en matière de réconciliation; une infographie des principales données démographiques, économiques et financières; un aperçu de la gouvernance et de la structure organisationnelle de la Ville; les prix remportés au cours de l’année; des descriptions en langage courant des termes comptables importants; des éléments visuels améliorés pour présenter l’information financière et des explications sur la dette, les réserves et d’autres éléments clés contribuant à la viabilité financière.

Afin de maintenir son rôle de chef de file dans la lutte contre le changement climatique et de se préparer aux changements prévus en matière de normes comptables, la Ville a adopté le Groupe de travail sur l’information financière relative aux changements climatiques (GIFCC) en vue de son rapport annuel de 2022. Dans une précédente note de service, envoyée le 24 mai 2023, la Ville explique plus en détail le GIFCC et ses avantages. Dans une section consacrée au GIFCC, qui commence à la page 100 du rapport annuel, sont expliquées la gouvernance actuelle de la Ville, sa stratégie, ses pratiques de gestion des risques, ainsi que ses mesures et ses cibles en matière de changements climatiques. Dans la section consacrée à la stratégie figurent des renseignements importants concernant les coûts liés à l’atténuation des changements climatiques et à l’adaptation à ceux-ci. Ces renseignements servent de point de départ pour comprendre les investissements nécessaires pour atteindre les objectifs de réduction des émissions de gaz à effet de serre approuvés par le Conseil d’ici 2050, ainsi que le lien entre les changements climatiques et les coûts associés au maintien des infrastructures publiques en bon état.

À ce jour, des milliers d’organisations dans le monde entier, tant du secteur privé que du secteur public, se trouvent à différents stades de la mise en œuvre des exigences du GIFCC en matière de production de rapports. Le gouvernement fédéral du Canada a notamment approuvé une approche progressive de l’adoption du GIFCC. Les villes de Calgary, Edmonton, Mississauga, Montréal, Toronto et Vancouver en sont également à différents stades de la mise en œuvre des exigences en matière de production de rapports. J’ai le plaisir d’ajouter Ottawa à la liste des municipalités canadiennes qui ont adopté le GIFCC.

Sincères salutations,

Isabelle Jasmin | Trésorière municipale adjointe, Finances municipales

Date: 11 septembre 2023

Destinataires: Maire et membres du Conseil municipal
Expéditeur: Cyril Rogers, Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels

Aux membres du Conseil,

Selon le rapport « Orientation, calendrier et processus de consultation proposés pour le budget de 2024 » (ACS2023-FCS-FSP-0011) qui sera présenté à la réunion du Conseil du mercredi 13 septembre 2023, le budget préliminaire 2024 de la Ville sera déposé à la réunion du Conseil du mercredi 8 novembre 2023 en vue de son adoption le mercredi 6 décembre 2023.

Séance d’information technique

La Direction générale des finances et des services organisationnels tiendra une séance d’information technique pour les membres du Conseil et les médias le lundi 25 septembre, de 10 h à midi, à l’hôtel de ville (salle Champlain). Cette séance vise à mieux faire connaître le processus budgétaire de la Ville et à répondre aux questions à ce sujet ainsi qu’à transmettre de l’information utile aux conseillères et conseillers quant à la tenue des consultations publiques et à présenter les occasions de participation.
Après la séance, les membres du Conseil recevront une trousse contenant du matériel qui les aidera à tenir leurs consultations.

Consultations publiques

En vue des consultations publiques sur le budget préliminaire 2024 de la Ville, les membres du Conseil sont priés de communiquer à Maria Belli (maria.belli@ottawa.ca), d’ici le 20 octobre, les renseignements suivants sur les activités de consultation qu’ils prévoient:

• Noms des conseillères et conseillers participant à la consultation;
• Date, heure et lieu;
• Format (en personne, en ligne ou hybride);
  • Pour les réunions virtuelles ou hybrides, lien d’inscription ou de participation (une fois connu);
• Besoin de soutien en technologie de l’information (TI) pendant la consultation (oui ou non);
• Participation d’une représentante ou un représentant de la Direction générale (oui ou non; prière de préciser s’il faut que la personne soit bilingue).

Participation du personnel aux consultations publiques

Vu les ressources humaines limitées, le personnel de la Direction générale des finances et des services organisationnels privilégiera les séances de consultation à plusieurs conseillères et conseillers plutôt que celles pour un seul quartier lorsque sa participation sera demandée. Il est fortement recommandé aux membres du Conseil de se regrouper pour tenir leurs consultations afin de couvrir plusieurs quartiers ou secteurs de la ville (Est, Centre, Sud, Ouest, etc.). Nous ferons de notre mieux pour accéder aux demandes de participation.
Il est aussi recommandé d’inviter des représentantes et représentants d’autres directions générales aux consultations. Pour ce faire, les conseillères et conseillers doivent communiquer directement avec ces personnes.

Séance d’information des Services de technologie de l’information sur la tenue de réunions virtuelles et sur le soutien technique pour les consultations publiques

Les Services de technologie de l’information (STI) organiseront deux séances d’information sur la tenue de réunions virtuelles à l’intention des adjointes et adjoints des conseillères et conseillers, où ils expliqueront comment tenir une réunion publique virtuelle ou hybride et présenteront les plateformes à utiliser (Microsoft Teams ou Zoom).

Séance 1 : le mardi 3 octobre à 13 h – utilisation de Microsoft Teams pour la tenue de consultations publiques
Séance 2 : le mercredi 4 octobre à 13 h – utilisation de Zoom pour la tenue de consultations publiques

Les STI enverront les invitations à ces séances plus tard.
Le personnel des STI peut également participer aux consultations, qu’elles se déroulent à distance, en présentiel ou en mode hybride, pour assurer un soutien technique. Merci d’indiquer si vous aurez besoin de ce service dans les détails de votre consultation (ci-dessus).

Budget pour les consultations publiques

quartier pour les consultations publiques. Veuillez soumettre toutes les factures à Chantal Leduc (chantal.leduc@ottawa.ca) de la façon habituelle, en indiquant clairement que les dépenses concernent les consultations.
Nous rappelons aussi aux membres du Conseil que d’autres fonds sont disponibles, selon le principe du premier arrivé, premier servi, pour l’offre de formats accessibles et d’aides à la communication aux résidentes et résidents de leur quartier, notamment lors des consultations. Pour en savoir plus à ce sujet, communiquez avec les Services de soutien au Conseil municipal (councilsupportservices@ottawa.ca).

Participation en ligne

Le calendrier des séances de consultation des conseillères et conseillers sera affiché sur la page ottawa.ca/fr/budget et la plateforme Participons Ottawa, en plus d’être annoncé sur les médias sociaux de la Ville et d’autres canaux de communication municipaux.

Les résidentes et résidents pourront répondre à un court sondage sur Participons Ottawa du 13 septembre au 27 octobre 2023 pour faire part de leurs priorités pour le budget 2024.
Elles et ils pourront également poser des questions sur le budget préliminaire entre le 8 novembre et le 5 décembre 2023.

Considérations budgétaires et priorités des quartiers

Le Bureau de la directrice municipale a prévu des réunions avec les membres du Conseil, le maire, la directrice municipale et le chef des finances pour discuter des considérations budgétaires et des priorités des quartiers.
Pour toute question au sujet de la présente note de service, n’hésitez pas à m’écrire à cyril.rogers2@ottawa.ca.

Cyril Rogers
Directeur général par intérim et chef des finances, Direction générale des finances et des services organisationnels