Informations à l'intention des demandeurs

En 2021, l’Unité du soutien au financement culturel est passée à un système entièrement en ligne pour gérer le processus de financement, y compris les demandes et rapports. Ce portail est hébergé par Momentive (anciennement SurveyMonkey Apply). Toute information – même provisoire – entrée dans le système peut être vue par le personnel de l’Unité.

L’ensemble des demandes, du matériel d’appui et des rapports doivent être soumis par ce portail. Certaines exceptions s’appliquent pour les programmes de financement qui ne figurent pas sur le portail et les rapports en lien avec du financement reçu avant le cycle 2022.

Si vous avez besoin de mesures d’accessibilité, écrivez à infoculture@ottawa.ca.

Faire une demande de financement

Actuellement, SMApply est optimisé pour Chrome, et nous conseillons aux utilisateurs d'utiliser ce navigateur si possible. Tous les autres navigateurs, à l'exception d'Internet Explorer, sont pris en charge.  Internet Explorer n'étant plus pris en charge par Microsoft, les utilisateurs de ce navigateur peuvent rencontrer des difficultés en raison de la vétusté du logiciel.

1. Rendez-vous sur le site https://ottawaculture.smapply.ca/.
2. À la page d’accueil, cliquez sur « S’inscrire » dans coin supérieur droit.
3. Puis, sélectionnez « S’inscrire en tant qu’organisation » (si vous vous inscrivez au nom d’une organisation) ou « S’inscrire en tant que particulier » (si vous vous inscrivez en votre nom). Si les deux options s’appliquent, veuillez créer deux comptes distincts. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur « Créer un compte ».
4. Vous recevrez un courriel à l’adresse que vous avez fournie. Assurez-vous de valider votre adresse courriel. Cliquez sur « Confirm email address » (Confirmer l’adresse courriel).

Vous aurez maintenant accès au portail en ligne pour présenter une demande à nos programmes de financement.

Pour la vidéo d'instruction sur la création d'un profil et d'une candidature dans le portail en ligne.

Si vous avez des questions sur le portail en ligne, contactez : infoculture@ottawa.ca

Ces séances sont bilingues et se dérouleront via Microsoft Teams. Pour vous joindre à nous, suivez le lien de la réunion correspondant à la séance d'information à laquelle vous souhaitez participer OU composez le 613-319-1080 et entrez le ID Conférence Téléphone qui correspond à votre séance.

Sessions d'informations

Participez à nos sessions d'information qui ont lieu tous les jeudis de 12 à 13 heures pour poser des questions sur le portail en ligne et sur les programmes de financement culturel avec les prochaines dates limites de dépôt des demandes. 

• Jeudi de 12h00 à 13h00 (ID de Conférence Téléphone : 214 581 576#)

À la suite de l’évaluation, par le comité des pairs, du mérite des propositions soumises, l'Unité de financement culturel verra à prioriser les demandes des communautés autochtones et des communautés en quête d’équité. Ces communautés comprennent :

• la Nation Anishinabe Algonquine
• les Premières Nations
• les Inuits
• les Métis
• les personnes autochtones, noires et de couleur (PANDC)
• les personnes ayant un handicap visible ou invisible
• les personnes incapables de se déplacer
• les personnes S/sourdes
• les réfugiés/immigrants/nouveaux arrivants
• la communauté 2ELGBTQIA
• les personnes vivant dans la pauvreté
• les personnes vivant dans les zones rurales
• les francophones
• les aînés/personnes âgées
• les femmes+
• les jeunes

La Ville d’Ottawa reconnaît que les gens peuvent se définir de nombreuses façons, et que les termes employés à cet égard évoluent constamment. Les gens se décrivent de multiples façons et peuvent changer leur désignation au fil du temps. La Ville utilise donc les termes recommandés par les membres de la communauté lors de différentes consultations.

Méthodes d’attribution des fonds

Principes du système d’évaluation par les pairs

La USFC utilise un modèle d’évaluation par les pairs qui fait appel à des professionnels actifs de la communauté culturelle locale. Ces évaluateurs indépendants sont choisis pour leur expertise reconnue dans les domaines d’activité concernés et représentent la communauté qu’ils évaluent, sans toutefois appartenir à un organisme ou à un groupe particulier. Ils sont au fait d’une grande variété d’activités artistiques, patrimoniales ou culturelles et reconnaissent le caractère diversifié du milieu culturel local.

Lorsqu’elle compose de tels comités, la SSCF tente de sélectionner équitablement des spécialistes de divers contenus, programmes et disciplines et d’assurer une représentation équilibrée des langues officielles, des genres, des secteurs géographiques et des communautés culturelles.

L’évaluation par les pairs est une pratique exemplaire reconnue à l’échelle nationale, crédible dans le milieu artistique, patrimonial et culturel, et approuvée par le Conseil municipal.

Processus de sélection des évaluateurs

Les agents de financement culturel sont responsables de sélectionner les membres des comités d’évaluation par les pairs, cherchent constamment des personnes qualifiées dont le nom pourrait être ajouté à la base de données sur les évaluateurs. Les membres de la communauté culturelle sont d’ailleurs invités à recommander des candidats.  Si vous êtes intéressés à participer en tant que membre de jury ou si vous souhaitez recommander quelqu'un, veuillez consulter la section Intéressé à devenir juré? pour plus d’informations. Vous pouvez également remplir le formulaire de candidature du juré ou envoyer un curriculum vitae à : infoculture@ottawa.ca  

Processus d’évaluation par les pairs

Des comités sont convoqués pour évaluer les demandes en fonction des critères énoncés. Les évaluateurs analysent d’abord les demandes chacun de leur côté avant de se rencontrer pour examiner les documents et le matériel d’appui. Pour chaque demande, le comité établit les priorités de financement et formule ses recommandations. Pour les domaines spécialisés dans lesquels les membres du comité n’ont pas les compétences requises, la sollicitation d’avis d’évaluateurs externes est requise. Tous les résultats sont finaux.

Conditions générales

Tous nos programmes de financement inclus des Conditions générales régissant le versement et l’utilisation des fonds alloués par la Ville. Lisez-les attentivement. En signant le formulaire de demande, les demandeurs acceptent de respecter ces conditions.

Allocation du financement

La décision d’octroyer du financement dépend de la recommandation du comité de pairs ainsi que des fonds dont dispose le programme.

Le versement des fonds est conditionnel à l’approbation du budget annuel par le Conseil municipal d’Ottawa.

Le montant alloué ne correspond pas nécessairement à la somme demandée.

La satisfaction de toutes les exigences d’admissibilité au programme ne garantit pas l’obtention du financement.

Conflits d’intérêts

Comme le modèle d’évaluation par les pairs repose sur le choix d’évaluateurs qualifiés et compétents provenant de la communauté artistique, patrimoniale ou culturelle locale, il est possible que ces personnes aient des liens avec des candidats ce qui peut donner lieu à un conflit d’intérêts. En vertu des lignes directrices de la Ville, tout conflit d’intérêts, qu’il soit réel ou perçu, doit être déclaré.

Avant de prendre part au comité d’évaluation, les évaluateurs indépendants et les membres du jury potentiels reçoivent un exemplaire de la politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité et doivent déclarer tout conflit d’intérêts. En cas de déclaration de conflit, des mesures sont prises pour garantir l’intégrité et l’impartialité du processus d’évaluation par les pairs.

Dispositions régissant les conflits d'intérêts 

Les membres de comité d'évaluation et les évaluateurs indépendants doivent déclarer un conflit dans les situations suivantes :  

• s’ils sont employés par l’organisme demandeur ou font partie de son conseil d’administration;
• si le succès ou l'échec d'un programme ou projet d'un demandeur leur présente un intérêt pécuniaire  
• s’il possède un intérêt du fait qu'un conjoint, époux/épouse ou un membre de sa famille immédiate participe au programme ou au projet d'un demandeur 
• s’il possède des intérêts personnels quant à des demandes particulières, autres que les intérêts normaux d'un membre de la communauté culturelle 
• si, pour quelque autre motif, il n'est pas en mesure d'évaluer objectivement une demande 

Confidentialité des renseignements

Les renseignements fournis par le candidat dans la demande ou dans le matériel d’appui peuvent être transmis au personnel de la Ville d’Ottawa et aux évaluateurs. En vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, les renseignements personnels fournis demeurent strictement confidentiels.

Les membres du jury et les évaluateurs indépendants sont tenus de considérer comme confidentiel le contenu tant des demandes que des délibérations s’y rapportant. Un membre d’un comité d’évaluation ou un évaluateur indépendant doit s’abstenir de copier, distribuer, ou donner accès à une autre personne, à quelque document que ce soit accompagnant les demandes de financement. À la fin de la réunion d’évaluation, les membres du jury et les évaluateurs indépendants ne peuvent plus accéder aux demandes et doivent se débarrasser de tout document s’y rapportant en leur possession.

Aide à la rédaction d’une demande

Des agents de financement culturel peuvent vous aider à préparer votre demande de différentes façons :

• Rencontres individuelles pour discuter de l’admissibilité de votre projet, des exigences du programme et pour répondre à vos questions sur le dépôt de projet et le processus d’évaluation
• Révision d'une version provisoire de votre demande au minimum deux semaines avant la date limite de soumission. Vous recevrez les commentaires par téléphone dans un délai d’une semaine
• Commentaires formulés par le comité d’évaluation au sujet d’une demande antérieure. Pour des raisons de confidentialité, la rétroaction sera présentée qu’au demandeur.

Renseignements supplémentaires pour les demandeurs

Politique sur les groupes vulnérables

Si votre projet vise des personnes issues de groupes vulnérables, veuillez communiquer avec votre agent de financement culturel; dans certains cas, la USFC pourrait avoir besoin de renseignements supplémentaires, par exemple des contrats types ou des formules d’autorisation.

Les organismes sont moralement et légalement tenus, en vertu de leur devoir de diligence, de faire tout ce qui est raisonnable pour assurer le bien-être et la protection de leurs employés et des participants. Les organismes sans but lucratif et les collectifs doivent donc se doter d’une politique sur les groupes vulnérables qui énonce les risques auxquels sont exposées ces personnes et qui décrit les procédures permettant de veiller à leur protection et à la qualité des événements (procédures de sélection des bénévoles et des employés, vérification du casier judiciaire, procédures opérationnelles, etc.).

L’article 6.3 de la Loi sur le casier judiciaire définit une personne vulnérable comme une personne qui, en raison de son âge, d’une déficience ou d’autres circonstances temporaires ou permanentes, a) soit est en position de dépendance par rapport à d’autres personnes, b) soit court un risque d’abus ou d’agression plus élevé que la population en général de la part d’une personne en situation d’autorité ou de confiance vis-à-vis d’elle. Cette définition englobe les enfants, les jeunes, les aînés, les personnes vivant dans la pauvreté, les personnes sans-abri, les personnes ayant une déficience physique, développementale ou affective, un trouble d’ordre social ou une autre forme de déficience, ainsi que les personnes victimes d’un crime ou d’une agression.

Pour en savoir plus sur la vérification du casier judiciaire, veuillez communiquer avec le Service de police d’Ottawa.

Comprendre la loi traitant de violence et de harcèlement au travail

Les organismes ont la responsabilité de se conformer aux lois en vigueur. On peut se renseigner sur la Loi de 2016 sur le Plan d’action contre la violence et le harcèlement sexuels (en soutien aux survivants et en opposition à la violence et au harcèlement sexuels), L.O. 2016, chap. 2 – Projet de loi 132 ici : https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/s16002.

Assurance

Les conditions générales de nos programmes précisent que tout organisme doit souscrire une assurance conforme aux exigences du Service d’assurance de la Ville.

Selon ces exigences, tout organisme doit souscrire une assurance responsabilité civile générale d’un montant minimum de cinq millions de dollars (5 000 000 $) par sinistre, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès ou dommages à la propriété, y compris toute perte d’usage de ladite propriété. Les polices d’assurance responsabilité civile générale doivent désigner la Ville d’Ottawa comme assurée additionnelle.

Résultats du processus de financement culturel

Tous les demandeurs recevront un avis de la USFC. Nous nous efforçons de communiquer les résultats dans les six mois suivant la date limite de dépôt des demandes. Nous ne transmettons pas de résultats par téléphone.

Tous les résultats sont finaux. Aucun réexamen ne peut porter sur l’évaluation de la valeur de vos activités faites par le comité de pairs ni sur le montant du financement recommandé par celui-ci. La USFC n’accorde le droit de réexamen que dans les cas où l’étude des délibérations du comité et de la demande révèle que celles‑ci n’ont pas été évaluées selon les critères et le processus énoncés.

Dans le cas des demandes d’individus, aucune rétroaction sur la valeur artistique du projet ne sera donnée.

Rapport sommaire

Chaque année, la USFC publie un rapport sommaire de financement culturel sur le site Web de la Ville d’Ottawa la liste des noms des bénéficiaires et des évaluateurs. Ces renseignements ne sont pas dévoilés avant la publication de la liste. Les noms des candidats qui n’ont pas été retenus demeurent confidentiels.

Si votre demande est approuvée

Versement des fonds

Si votre demande est approuvée, vous recevrez un avis de la USFC vous informant du montant alloué ainsi que le document intitulé Conditions générales. Le Service des finances de la Ville vous enverra le paiement par la suite.

Utilisation des fonds

Les fonds reçus doivent servir qu'aux fins énoncées dans la demande initiale. Tout changement relatif à l’étendue et à la nature des activités prévues, et notamment tout changement apporté au budget, au leadership, à la direction ou à la programmation, doit être signalé par écrit à la USFC et être approuvé par celle-ci.

Rapport d’activités

Les récipiendaires doivent présenter un rapport final précisant l’utilisation qu’ils ont fait des fonds. Ce rapport doit être soumis à la USFC et approuvé par cette dernière, soit :

• à l’achèvement des activités financées;
• dans les douze mois suivant la réception des fonds; ou
• au moment de la demande suivante.

Tous les rapports doivent être soumis par l’entremise du portail en ligne. Certaines exceptions s’appliquent pour les programmes de financement qui ne figurent pas sur le portail et les rapports en lien avec du financement reçu avant le cycle 2022.

Si vous avez besoin de mesures d’accessibilité, écrivez à infoculture@ottawa.ca.

Si le rapport requis n’est pas présenté, le demandeur sera considéré comme inadmissible à d’autre financement de la USFC.

Pour obtenir un formulaire de déclaration, veuillez communiquer avec infoculture@ottawa.ca ou téléphoner au 613-580-2424, poste 29404.

Reconnaissance du soutien de la Ville

Les récipiendaires de financement sont tenus de reconnaître le soutien de la Ville d’Ottawa, conformément aux dispositions énoncées dans le document Reconnaissance du soutien de la Ville qui leur sera transmis.

Lettre de bienvenue du maire

Si votre organisme souhaite obtenir une lettre de bienvenue du maire afin de l’ajouter au programme ou à la brochure de votre événement, veuillez communiquer avec l’agent des communications de l’Unité des services de soutien au maire, au 613-580-2424, poste 28868.

Si vous n’obtenez pas de financement

Essayez de nouveau! Si vous n’obtenez pas de financement, nous vous encourageons à présenter une autre demande. Puisque l’enveloppe du programme est limitée, nous ne pouvons financer toutes les demandes, quelle que soit leur mérite.

États financiers

Vous devrez joindre les plus récents états financiers approuvés de votre organisme. Les états financiers comportent un bilan et rendent compte du plus récent exercice achevé de l’organisme.

• Si l’aide municipale était inférieure à 24 999 $, un rapport du trésorier approuvé est requis. Un rapport du trésorier est un rapport financier non vérifié des activités de l’organisme menées pendant l’exercice antérieur. Ce rapport est préparé à partir de registres comptables par un membre élu du conseil, habituellement le trésorier, et doit comporter à tout le moins un bilan (actif et passif) ainsi qu’un état des résultats.
• Si le financement reçu antérieurement se situait entre 25 000 $ et 49 999 $, un rapport de mission d’examen approuvé est requis. Un rapport de mission d’examen est l’examen non vérifié des états financiers d’un organisme par un comptable indépendant.
• Si vous avez reçu dans le passé un financement de 50 000 $ ou plus de la Ville, des états financiers vérifiés approuvés sont requis. Les états vérifiés constituent un document comptable qui est examiné et vérifié par un expert-comptable autorisé.

Surplus et déficit

Les fonds accordés par les Programmes de financement culturel ne peuvent pas servir à accroître un surplus ou à éponger un déficit.

Les immobilisations ne seront pas incluses dans le calcul d’un excédant ou d’un déficit accumulé.

Définitions :

L’excédent est la différence positive entre le total des revenus et le total des dépenses dans le budget d’un organisme pour un exercice donné. Un excédent de fonctionnement reporté à l’exercice suivant constitue un excédent accumulé.

Un excédent accumulé est une accumulation à long terme de fonds que l’organisme peut utiliser à sa discrétion.

Un organisme affiche un déficit lorsque son passif est trop élevé par rapport à son actif ou que ses dépenses sont supérieures à ses revenus.

Un déficit accumulé est une accumulation de résultats négatifs.

État des réserves (excédent accumulé)

Les demandeurs affichant un excédent accumulé supérieur à 50 % du revenu de fonctionnement total doivent soumettre un État des réserves et un plan incluant objectifs et échéanciers relatifs à l’utilisation de ce surplus.

Définitions

Réserves non assujetties à des restrictions : Fonds qui ne font l’objet d’aucune restriction par l’organisme et que le conseil d’administration peut utiliser à sa discrétion.

Réserves assujetties à des restrictions internes : Fonds qui n’ont été assujettis à aucune restriction par l’organisme, mais qui ont été mis de côté par le conseil d’administration à des fins précises. Le conseil peut, à sa discrétion, abolir les restrictions, auquel cas l’organisme a accès aux fonds.

Réserves assujetties à des restrictions : Fonds qui ont été assujettis à des restrictions par l’organisme, et donc que le conseil d’administration ne peut utiliser à sa discrétion.

Plan de réduction du déficit (déficit accumulé)

Les demandeurs affichant un déficit accumulé supérieur à 10 % du revenu de fonctionnement total et dépassant 3 000 $ doivent soumettre un plan de réduction du déficit réaliste. Ce plan doit comprendre objectifs, échéanciers, rôles et responsabilités. Le plan de réduction du déficit doit être approuvé par l’USFC.

Rapport sur la progression de réduction du déficit

L’USFC de la Ville d’Ottawa exige des organismes qu’ils fassent rapport de leurs progrès au regard des objectifs de réduction du déficit. Un rapport intérimaire doit être produit trois mois après la présentation d’une demande de financement. Si le déficit est considérable, l’organisme pourrait être tenu de produire des rapports trimestriels. Le versement des fonds à l’organisme peut être conditionnel à l’approbation des rapports intérimaires sur la réduction du déficit par l’USFC. Toute condition régissant le versement des fonds sera énoncée dans l’avis envoyé aux organismes dont la demande aura été acceptée.

Veuillez noter que l’Unité des services financiers de la Ville d’Ottawa adoptera le dépôt direct automatisé pour tous ses paiements, y compris le financement culturel.

Si vous n’avez pas encore inscrit les renseignements bancaires de votre organisation, veuillez compléter le formulaire de dépôt direct. Le fichier PDF s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre requis puis le faire parvenir, en y joignant l’original d’un chèque annulé, ou l’original d’un bordereau de dépôt codé, ou l’original de la lettre de la banque du fournisseur, à l’adresse suivante :

Ville d’Ottawa
Comptes fournisseurs, B.P. 3426, succursale D
Ottawa (Ontario) K1P 0B9

Les photocopies ne sont pas acceptées. Les questions peuvent être adressées aux Comptes fournisseurs par téléphone (613-580-2424, poste 21323) ou par courriel (comptesfournisseurs@ottawa.ca).