Politiques administratives

Approbation donnée par : Conseil municipal
Section : Bureau du greffe municipal
Date d’approbation : le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : le 28 novembre 2007
Date de révision : le 3 décembre 2014; 7 décembre2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa favorise une gouvernance municipale axée sur la reddition de comptes et la transparence qui repose sur les principes suivants :

1. Le processus décisionnel est ouvert et transparent;
2. Les opérations municipales sont menées de manière éthique et responsable;
3. Les ressources financières et l’infrastructure matérielle sont gérées de façon efficiente et efficace;
4. L’information municipale est accessible, conformément aux exigences prévues par la loi;
5. Les demandes de renseignements, préoccupations et plaintes sont traitées rapidement;
6. Les rapports sur la surveillance financière, les normes de service et les résultats ainsi que tous les autres documents redditionnels sont publiés et accessibles dans une langue comprise de la population pour permettre au public de les examiner et promouvoir sa participation aux activités de la municipalité;
7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs est assortie d’un mécanisme de reddition de comptes.

Objet

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa dans la gestion responsable et transparente de ses affaires et opérations, en mettant l’accent sur l’ouverture, l’éthique, l’excellence du service, les résultats et la responsabilité financière.

La disposition 5 du paragraphe 270 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit qu’une municipalité adopte et met en œuvre des politiques en ce qui concerne la « manière dont [elle] s’efforcera de veiller à répondre de ses actes devant le public et à rendre ses actes transparents pour celui-ci ».

Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des opérations et à tous les employés de la Ville d’Ottawa, y compris aux membres du Conseil.

Exigences de la politique

L’engagement de la Ville d’Ottawa en matière de reddition de comptes et de transparence assure une bonne gouvernance et la viabilité de l’organisation au moyen de diverses politiques, procédures et pratiques classées en six catégories :

Article 1 - Exigences législatives

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en s’acquittant des diverses responsabilités prévues par la loi et en divulguant de l’information. Voici certaines des lois qui énoncent le caractère public, responsable et transparent devant distinguer la façon dont elle mène ses affaires :

1. Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa;
2. Loi de 2001 sur les municipalités;
3. Loi sur les conflits d’intérêts municipaux;
4. Loi de 1996 sur les élections municipales;
5. Loi sur les infractions provinciales;
6. Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;
7. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé;
8. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
9. Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public;
10. Loi sur la santé et la sécurité au travail;
11. Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

S’ajoutent à ce qui précède diverses autres lois provinciales et fédérales régissant les opérations et les services de la Ville.

Article 2 - Responsabilité, surveillance et rapports de nature financière

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en établissant la source de ses recettes et la manière dont elle les utilise pour fournir ses services. Ses pratiques exemplaires en matière de responsabilité, de surveillance et de rapports de nature financière sont exposées dans ses politiques, procédures et pratiques, dont les suivantes :

1. Vérifications externes, états financiers annuels et communication de la cote de solvabilité de la municipalité;
2. Bureau du vérificateur général : plan annuel, plans et rapports de vérification, et Politique en matière de fraude et d’abus;
3. Rapports annuels de règlement de fin d’exercice;
4. Plans financiers à long terme, y compris concernant le logement;
5. Rapports d’étape sur le budget de fonctionnement et des immobilisations;
6. Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs et production de rapports;
7. Règlement sur les approvisionnements et production de rapports;
8. Politique sur l’élaboration du budget, le suivi et la production des rapports afférents, et politiques et procédures connexes;
9. Politique de gestion intégrale des actifs, plans de gestion des actifs et production de rapports;
10. Politiques et procédures sur les biens immobiliers;
11. Politique de la Ville sur les commandites et la publicité.

Article 3 - Évaluation des résultats et rapports

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation envers le public en évaluant les résultats qu’elle obtient et l’atteinte de ses objectifs et normes de service au moyen de divers outils axés sur les résultats. Elle s’engage à communiquer les données à cet égard pour tous ses domaines de responsabilité, des finances à la gestion des ressources humaines, en passant par la prestation des services, les diffusant notamment dans les documents suivants :

1. Plan stratégique de la Ville et priorités pour le mandat du Conseil;
2. Rapports sur des services précis à l’échelle d’une direction générale ou d’un secteur d’activité.

Article 4 - Administration transparente

La Ville d’Ottawa fait preuve de responsabilisation et de transparence envers le public en assurant une gouvernance ouverte par la communication, la consultation et la collaboration. La transparence de ses opérations et la communication aux résidents de la façon dont elle prend et applique ses décisions sont régies par ses politiques, procédures et pratiques, dont les suivantes :

1. Règlement de procédure pour le Conseil et Règlement de procédure pour les comités consultatifs;
2. Accès public à l’ordre du jour et aux documents des réunions du Conseil et des comités, et participation aux réunions publiques;
3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, commissions et groupes de travail ainsi que des conseils, commissions et organismes externes);
4. Règlement sur l’affichage public;
5. Politique sur la délégation de pouvoirs et Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
6. Politique de bilinguisme;
7. Stratégie d’engagement du public, y compris Participons Ottawa et les outils de mobilisation en ligne;
8. Politique sur l’accessibilité et Procédures concernant les formats accessibles et les aides à la communication;
9. Procédures concernant les réunions publiques, y compris le processus de clôture et de compte rendu d’une séance à huis clos;
10. Politique de divulgation systématique et de diffusion proactive et plans des directions générales;
11. Banques de renseignements personnels;
12. Respect des principes de l’administration transparente et de la Politique en matière de données ouvertes, y compris la publication des données sur Ottawa ouverte;
13. Divulgation proactive des contrats de 100 000 $ ou plus ne résultant pas d’un marché public ainsi que des contrats découlant d’un marché public qui ont un grand intérêt public;
14. Divulgation des demandes d’accès à l’information présentées en application de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;
15. Divulgation proactive annuelle des activités organisées par le Bureau du protocole et des affaires intergouvernementales ainsi que des cadeaux offerts par le Bureau du protocole au nom de la Ville.

Article 5 - Responsabilisation interne et normes éthiques

La Ville d’Ottawa a adopté des règlements, politiques, procédures et pratiques régissant ses responsabilités internes et ses normes éthiques, notamment ce qui suit :

1. Code de conduite du personnel;
2. Politique sur l’alcool et les drogues dans les lieux de travail;
3. Politique sur les mesures disciplinaires;
4. Politique d’embauche et d’emploi des membres de la famille;
5. Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs;
6. Politiques sur les congés autorisés, les congés de maladie accumulés, les heures supplémentaires et d’autres éléments liés à l’emploi;
7. Politique sur les ressources liées aux élections et Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction;
8. Politique sur le traitement des plaintes de la Ville;
9. Politique sur la santé et la sécurité au travail;
10. Politique sur la violence et le harcèlement au travail;
11. Politique sur l’équité et la diversité;
12. Politique de gestion des documents et Règlement sur la conservation et le déclassement des dossiers;
13. Politique sur la sécurité des informations;
14. Politique d’approvisionnement éthique et Politique sur l’administration des contrats;
15. Politique sur l’indemnisation pour frais juridiques;
16. Politique sur l’utilisation des véhicules municipaux à des fins personnelles;
17. Politique et procédures relatives au recrutement, à la nomination et à l’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

Article 6 - Cadre de responsabilisation du Conseil municipal

Le Conseil municipal d’Ottawa a démontré son engagement en matière de reddition de comptes et de transparence par la création de divers postes d’agents de l’intégrité et l’adoption de nouvelles politiques et pratiques. Voici quelques-unes de ces initiatives :

1. Divulgation proactive des frais de bureau des membres du Conseil;
2. Nomination d’un commissaire à l’intégrité à qui le Conseil a également confié le rôle de registraire des lobbyistes et d’enquêteur pour les réunions;
3. Adoption du Code de conduite des membres du Conseil, du Code de conduite des membres de comités consultatifs, du Code de conduite des membres résidents du Sous-comité du patrimoine bâti et des processus de règlement des plaintes connexes;
4. Divulgation trimestrielle par les membres du Conseil, dans le registre des cadeaux en ligne, des cadeaux, avantages et invitations reçus d’une même source dont la valeur individuelle est supérieure à 100 $ au cours d’une année civile (sauf quelques exceptions);
5. Divulgation trimestrielle par les membres du Conseil, dans le registre des cadeaux en ligne, des billets reçus d’une même source dont la valeur individuelle est supérieure à 30 $ au cours d’une année civile (sauf quelques exceptions);
6. Tenue d’un registre public en ligne des déclarations d’intérêts présentées en application de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux par les membres du Conseil et les membres des commissions et conseils locaux, y compris les protocoles d’enquête sur les infractions perçues;
7. Adoption de la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, de la Politique sur les dépenses du Conseil, de la Politique sur les dépenses de participation aux comités consultatifs et de la Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel;
8. Adoption du Règlement sur le registre des lobbyistes, y compris le Code de déontologie des lobbyistes, et établissement du Registre des lobbyistes;
9. Rapport annuel du commissaire à l’intégrité et publication des rapports d’enquête, si nécessaire.

L’engagement de la Ville à mener ses affaires de façon ouverte et transparente est une importante étape qui se veut progressive. La Ville continuera à honorer cet engagement par l’application de nouvelles politiques, procédures et pratiques, lesquelles ne sont pas nécessairement toutes mentionnées dans le présent document.

Responsabilités

Le Conseil municipal et le personnel de la Ville doivent respecter la présente politique, rendre compte de leurs actes et assurer la transparence des affaires et opérations municipales.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal reçoit les plaintes et préoccupations touchant la présente politique et les transmet aux personnes suivantes, selon le cas :

1. Préoccupation ou plainte concernant un membre du personnel : chef du service, directeur général, directeur responsable du secteur ou directeur des Ressources humaines;
2. Préoccupation ou plainte sur une réunion à huis clos : enquêteur pour les réunions;
3. Préoccupation ou plainte concernant le Conseil ou un de ses membres : chef du Conseil ou personne indiquée dans le code, le règlement ou la politique applicable.

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée, exige que la Ville adopte et mette en œuvre une politique sur la reddition de comptes et la transparence. Ainsi, la présente Politique sur la reddition de comptes et la transparence fait état des lois, politiques, procédures et pratiques auxquelles la Ville se conforme pour agir de façon responsable et transparente.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Reddition de comptes – Principe selon lequel la Ville est obligée de démontrer qu’elle assume la responsabilité de ses actes, décisions et politiques et de rendre des comptes à la population.

Transparence – Principe selon lequel la Ville mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et voulant que ses activités puissent être examinées par le public, ce qui favorise la confiance dans l’organisation et améliore la prestation des services.

Demandes d’information

Bureau du greffe municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : 3 avril 2024
Date d’entrée en vigueur : 3 avril 2024

Énoncé

La Ville d’Ottawa reconnaît et favorise la publicité sur ses propriétés, dans ses programmes et dans ses médias en tant que stratégie génératrice de revenus et comme moyen d’améliorer les programmes et les services.

Objet

La présente politique vise à instaurer un cadre permettant au personnel de la Ville d’explorer, d’administrer et de gérer des possibilités de publicité et de conclure des ententes.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux ententes et possibilités d’affichage publicitaire avec des parties externes sur les biens, dans les programmes et dans les médias physiques et numériques de la Ville.

Exemptions

Sont exemptés des dispositions de la présente politique :

Toutes les ententes antérieures ou en vigueur avant la date d’approbation de la présente politique, lesquelles sont donc valides en vertu des modalités négociées applicables.

Les représentantes et représentants élus :

• qui doivent se conformer au Code de conduite des membres du Conseil et à la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement.

Les entités suivantes, qui disposent de leurs propres politiques et procédures :

• Bureau du protocole et des affaires intergouvernementales;
• Santé publique Ottawa;
• Bibliothèque publique d’Ottawa;
• Service de police d’Ottawa;
• Direction générale des services de transport en commun (en ce qui concerne la Commission du transport en commun).

La directrice générale ou le directeur général des Loisirs, de la Culture et des Installations, qui est autorisé à approuver les exceptions et dérogations mineures à la présente politique.

Exigences de la politique

Possibilités de publicités, ententes et contenu

La Ville d’Ottawa entend :

• rechercher activement des possibilités de publicité pour ses installations, programmes, services et médias physiques et numériques;
• accepter de la publicité pour une vaste gamme de produits et de services qui est appropriée pour le public ciblé par l’utilisation du bien municipal et qui respecte les normes établies par le Code canadien des normes de la publicité;
• respecter les règlements et les décisions d’instances supérieures;
• accepter la publicité qui défend ou condamne une certaine position, perspective ou orientation sur des enjeux communautaires, sociaux ou politiques, pourvu que ladite publicité utilise, à son avis, un langage acceptable, qu’il soit clair qu’il s’agit d’une publicité payée et que le nom de la partie à l’origine de la publicité soit indiqué;
• déterminer, au cas par cas, si un processus d’appel d’offres concurrentiel ou non est nécessaire;
  • Toutes les possibilités concurrentielles respecteront les paramètres du Règlement sur les approvisionnements et du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
• accepter les propositions publicitaires selon le principe du premier arrivé, lorsque les possibilités d’accueillir des propositions similaires sur les biens de la Ville sont nombreuses ou illimitées;
• avoir recours à un processus d’approvisionnement concurrentiel pour sélectionner les possibilités de publicité uniques ou dont le nombre est limité;
• évaluer les propositions de publicité sollicitées et non sollicitées à la lumière de la présente politique. La direction générale responsable de l’actif visé mènera ces examens et effectuera tout suivi nécessaire à l’approbation ou au rejet de la proposition, et documentera comme il se doit les échanges avec le promoteur;
• se réserver le droit de rejeter toute publicité ou proposition non sollicitée;
• décider si le promoteur est tenu d’enregistrer les échanges relatifs à une proposition de publicité auprès du registre des lobbyistes. Le personnel consultera le registre des lobbyistes pour toute question d’interprétation.

Les ententes entre la Ville d’Ottawa et les annonceurs :

• doivent se faire par écrit et décrire les avantages communs ainsi que les modalités et la durée du contrat;
• ne doivent d’aucune façon constituer un engagement pour l’avenir ni influer de manière explicite ou implicite sur la conduite des affaires courantes de la Ville;
• ne doivent pas être considérées des garanties d’ententes futures;
• ne témoignent pas nécessairement de l’appui de la Ville à un produit, un service, des personnes, une entreprise, une organisation, une croyance, un point de vue ou au contenu de la publicité; et ne constituent pas de l’information ou des communications transmises par la Ville ou en son nom.

Tout le contenu publicitaire élaboré dans le cadre d’une entente avec la Ville d’Ottawa doit :

• respecter les lois fédérales et provinciales et les normes applicables établies par le Code canadien des normes de la publicité;
• tenir compte, idéalement, des politiques d’équité et d’inclusion de la Ville, de la Politique sur l’accessibilité et de la Politique de bilinguisme;
• être adapté au public cible et au lieu;
• éviter d’affecter la qualité et l’intégrité des biens, des programmes, des bâtiments, du paysage de rue ou des espaces numériques de la Ville.

Les publicités engagées :

• doivent nommer l’organisation qui paie pour la publicité afin d’assurer la transparence et d’éviter que des produits particuliers, des partis politiques ou des candidates et candidats, par exemple, semblent profiter de l’appui de la Ville.

Publicités sur panneaux d’affichage ou numériques et sur les réseaux sociaux

• En ce qui concerne les ententes sur les médias numériques, où les avantages pour la Ville prévoient une possibilité de communication pour les services municipaux, les négociations doivent tenir compte de l’exigence de bilinguisme pour le contenu municipal.
• Les possibilités de publicité sur des panneaux d’affichage numériques et traditionnels feront l’objet d’un processus d’approvisionnement concurrentiel pour optimiser les revenus de la Ville et négocier des occasions de promotion et d’information pour les services municipaux.
• Le Bureau des commandites et de la publicité sera chargé de coordonner l’évaluation et la localisation continues des sites potentiels de la Ville sur lesquels des panneaux d’affichage pourraient être installés, de diriger le processus d’appel d’offres visant à solliciter le secteur pour ces sites et de négocier des ententes lucratives.
• Le Bureau des commandites et de la publicité est autorisé à sélectionner les propositions retenues dans le cadre du processus d’approvisionnement concurrentiel et à exécuter des ententes lucratives pour l’installation de panneaux d’affichage numérique et traditionnels sur certaines propriétés municipales.
• Les emplacements des panneaux seront choisis conformément aux dispositions du Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées (n^o 2023-67) de la Ville dans sa version modifiée (Règlement n^o 2023‑167) et en consultation avec les directions générales responsables de l’application, de l’interprétation et de l’exécution de ce dernier.
• Les demandes de dérogations mineures au Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées seront examinées conformément au processus défini dans celui-ci.

Admissibilité et conditions

Admissibilité

Les parties admissibles à une entente publicitaire avec la Ville d’Ottawa peuvent entamer un processus non concurrentiel tant que les dispositions de la présente politique sont respectées et si :

• les possibilités sont nombreuses ou illimitées;
• un seul annonceur peut être retenu;
• la valeur de l’entente ne dépasse pas le montant maximal fixé par le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.

La Ville d’Ottawa se réserve le droit de lancer un processus concurrentiel pour conclure une entente publicitaire pour des occasions exclusives, uniques ou limitées.

Conditions

La Ville ne conclura pas d’ententes publicitaires avec des parties qui :

• sont actuellement en litige avec la Ville ou qui ne peuvent faire affaire avec celle-ci pour d’autres raisons;
• ont des dettes envers elle;
• produisent, promeuvent ou distribuent des produits du tabac ou de vapotage, ou des pipes à eau.

La Ville peut conclure des ententes avec des parties qui produisent, promeuvent ou distribuent de l’alcool de produits du cannabis si :

• l’entente concerne un programme, un service ou un événement dont la publicité ne s’adresse pas spécifiquement aux personnes n’ayant pas l’âge de consommation légal;
• l’entreprise concernée ne fait pas la promotion de la consommation auprès des personnes n’ayant pas l’âge de consommation légal;
• l’entreprise concernée se conforme à la législation et aux politiques fédérales, provinciales et municipales applicables.

Responsabilités

Délégation de pouvoirs

Le personnel de la Ville est autorisé à conclure des ententes de publicité qui n’outrepassent pas les pouvoirs que lui confère le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.

Les directrices générales et directeurs généraux :

• sont responsables de la négociation, de l’exécution et de l’administration de leurs propres ententes dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués;
• peuvent solliciter des possibilités de publicité si ces dernières respectent la présente politique;
• doivent veiller au respect de tous les règlements municipaux et de toutes les politiques applicables lorsqu’elles approuvent des propositions;
• doivent voir à ce que les demandes d’exemption ou les situations non couvertes par la présente politique soient présentées à leur direction respective et à la direction générale, qui doivent consulter le Bureau des commandites et de la publicité pour vérifier l’uniformité générale, et s’assurer que la consignation de l’information et le suivi sont appropriés;
• doivent soumettre un rapport annuel à la gestionnaire ou au gestionnaire des partenariats, Publicités, commandites et dons pour la Ville, ou à sa représentante ou son représentant.

La ou le gestionnaire des partenariats, Publicité, commandites et dons pour la Ville, ou sa représentante ou son représentant :

• peut conclure des ententes de publicité à condition que celles-ci respectent toutes les dispositions de la présente politique et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs;
• veille à ce que les demandes d’exemption ou les situations non couvertes par la présente politique soient présentées à la directrice ou au directeur, et à la directrice générale ou au directeur général du membre du personnel concerné, qui peuvent transmettre le dossier au Bureau des commandites et de la publicité et à la directrice générale ou au directeur général des Loisirs, de la Culture et des Installations;
• prépare et soumet les rapports annuels exigés par le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.

Les directrices et directeurs généraux :

• approuvent toutes les ententes de publicité pour leur direction générale, dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués;
• font approuver, lorsque nécessaire, les possibilités de publicité par la directrice municipale ou le directeur municipal en fonction des dispositions du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs et lorsque l’entente ne satisfait pas aux critères de la présente politique.

L’avocate générale ou avocat général :

• prodigue des conseils juridiques concernant les ententes découlant d’ententes publicitaires et d’autres questions juridiques ou contractuelles.

La directrice municipale ou le directeur municipal :

• approuve toutes les ententes dont le montant ou les modalités dépassent les limites des pouvoirs délégués aux directrices générales et directeurs généraux, mais qui respectent ses propres pouvoirs délégués.

Le Conseil municipal :

• approuve la présente politique et les modifications majeures lui étant apportées;
• approuve les ententes de publicité qui ne sont pas conformes aux dispositions de la présente politique, et donne son aval lorsque la directrice municipale ou le directeur municipal le juge nécessaire avant l’examen d’une entente.

Surveillance/Non-respect

Il revient au Bureau des commandites et de la publicité de prodiguer des conseils et produire des rapports sur les ententes de publicité.

Pour le personnel, le non-respect de la présente politique peut donner lieu à des sanctions en vertu des lois et des règlements applicables et à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement, en vertu de la Politique générale sur les mesures disciplinaires de la Ville d’Ottawa.

Pour les annonceurs, les infractions à la présente politique peuvent entraîner la résiliation de l’entente ou des pénalités, comme indiqué dans l’entente.

Renvois

Code de conduite des membres du Conseil et politiques connexes
Code de conduite du personnel
Code de déontologie des lobbyistes
Normes de conception accessibles
Politique de bilinguisme
Politique de commandite
Politique sur l’accessibilité
Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Politique sur les communications
Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement
Politique sur l’équité et la diversité
Politique sur les médias sociaux
Politique sur les ressources liées aux élections
Politique d’utilisation de l’identité visuelle
Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction
Registre des lobbyistes

Autorités législatives et administrative

Province de l’Ontario,Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)
Commission ontarienne des droits de la personne, Code des droits de la personne de l’Ontario
Normes de la publicité, Code canadien des normes de la publicité
Propriétés patrimoniales de l’Ontario, Loi sur le patrimoine de l’Ontario
Ville d’Ottawa,Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Ville d’Ottawa, Règlement municipal sur les approvisionnements
Ville d’Ottawa, Règlement régissant les enseignes permanentes sur des propriétés privées
Ville d’Ottawa, Règlement sur le registre des lobbyistes

Exigences de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la présente politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint concerné, le Système de gestion des documents ou le système approuvé qui s’applique.

Définitions

Écran numérique – Affichage visuel électronique utilisé dans les installations de la Ville pour la présentation d’images, de textes ou de vidéos à l’intention des personnes participant aux programmes de la Ville et du grand public.

Enseigne – Moyen visuel utilisé pour communiquer de l’information par des mots, des images, des éléments graphiques, des emblèmes ou des symboles, ou tout dispositif servant à orienter, à informer, à identifier, à annoncer ou à promouvoir un produit, une activité ou un service; ou une murale, comme un panneau d’affichage numérique, un panneau et un panneau-trio.

Lobbyisme – Communication entre une ou un titulaire de charge publique et une personne rémunérée ou représentant des intérêts financiers ou commerciaux dans le but d’influencer toute mesure législative, y compris la rédaction, la présentation, l’adoption, le rejet, la modification ou l’abrogation d’un règlement municipal, d’une motion ou d’une résolution, ou le résultat d’une décision sur toute question présentée au Conseil, à un comité du Conseil, à une conseillère ou un conseiller de quartier ou à une ou un membre du personnel détenant des pouvoirs délégués (Règlement sur le registre des lobbyistes de la Ville d’Ottawa).

Matériel d’affichage publicitaire – Matériel sur lequel figure le message affiché sur l’enseigne.

Médias de la Ville – Moyens de communication utilisés par la Ville pour faire de la publicité qui incluent notamment le publipostage; les médias imprimés (journaux, brochure de présentations, prospectus, magazines, etc.); les médias numériques (Internet, courriels, médias sociaux ou mobiles, etc.); la télévision; la radio; et les panneaux ou tableaux d’affichage.

Organisation – Ensemble organisé de personnes ayant un but, en particulier une entreprise, une société, une association, un organisme à but non lucratif, etc.

Panneau d’affichage – Grande enseigne publicitaire extérieure sur une propriété municipale, qui est ancrée au sol et dont l’image est imprimée sur du papier, du plastique ou du vinyle et collée sur le devant de l’enseigne.

Panneau d’affichage numérique – Grand panneau extérieur sur une propriété municipale qui affiche de l’information ou des images sur un écran numérique ou électronique.

Programme de la Ville – Toute activité organisée par la Ville, événements municipaux compris.

Propriété de la Ville – Toutes les propriétés et installations qui appartiennent à la Ville et qu’elle contrôle, notamment les terrains de loisirs intérieurs et extérieurs; les espaces ouverts et boulevards; les bâtiments et les salles; le mobilier; le matériel et les installations fixes; les véhicules; les véhicules de transport en commun et les biens.

Propriétés patrimoniales désignées – Tous les bâtiments, districts et paysages historiques de la Ville d’Ottawa qui sont protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario.

Protocole d’entente – Entente officielle entre deux ou plusieurs parties qui exprime des objectifs communs et une volonté d’agir de concert. Un protocole d’entente (PE) n’est généralement pas une entente juridique et est un document moins formel qu’un contrat ayant force exécutoire. Il est utilisé dans des situations où les parties ne peuvent pas créer d’entente ayant force exécutoire et constitue souvent la première étape vers un contrat légal.

Publicité engagée – Message promotionnel conçu pour soutenir ou dénoncer une cause, un point de vue particulier, une position, une perspective ou une orientation en lien avec des enjeux communautaires, sociaux ou politiques.

Publicité et message publicitaire – Message dont le contenu est contrôlé directement ou indirectement par l’annonceur, exprimé dans quelque langue que ce soit et diffusé dans quelque média que ce soit. (Code canadien des normes de la publicité, octobre 2016.)

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :

Gestionnaire des partenariats, Publicité, commandites et dons pour la Ville
Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Tél. : 613-580-2424, poste 24761
partenariatsmunicipaux@ottawa.ca

Approuvée par : Conseil municipal
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision/revue : 5 décembre 2018; 7 décembre 2022

Énoncé

La Politique relative aux dépenses de participation de la Ville d’Ottawa traite du remboursement des frais engagés par les membres votants des comités consultatifs et du Comité du patrimoine bâti. Les membres de réserve sont également admissibles au remboursement de leurs dépenses.

Objet

La Politique relative aux dépenses de participation aux comités consultatifs vise à définir les dépenses qui sont remboursables. Il y est également question des conditions de remboursement des personnes qui y sont admissibles et des limites de remboursement applicables.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux membres du public siégeant aux comités consultatifs et au Comité du patrimoine bâti.

Exigences de la politique

Politique de remboursement

Voici les conditions d’admissibilité au remboursement des dépenses engagées pour une réunion :

• La personne doit être un membre votant.
• Il doit s’agir d’une réunion officielle (voir la définition ci-dessous).
• La participation du membre doit être consignée dans le procès-verbal approuvé de la réunion en question.
• Le membre doit fournir une preuve de paiement, conformément à la présente politique.

Sont admissibles au remboursement les dépenses suivantes :

1. Les frais de stationnement. Les membres sont invités à garer leur véhicule dans les installations de stationnement municipales aux fins de validation par le coordonnateur du comité. Comme il faut une preuve de paiement, les frais de stationnement dans un espace à parcomètre n’émettant pas de billet ou de facture ne sont pas admissibles.
2. Les frais de garde de personnes à charge, jusqu’à concurrence de 15 $ par heure. Le montant payable est calculé selon les heures de début et de fin de la réunion inscrites dans le procès-verbal approuvé et tient compte d’un maximum d’une heure pour le temps de déplacement. Le calcul reste le même quel que soit le nombre de personnes à charge.
3. Les dépenses de soins spécialisés fournis à des personnes à charge (pour les personnes ayant des besoins exceptionnels), jusqu’à concurrence de 40 $ par heure. Le montant payable est calculé selon les heures de début et de fin de la réunion inscrites dans le procès-verbal approuvé et tient compte d’un maximum d’une heure pour le temps de déplacement.
   
   1. Les trajets simples effectués en transport en commun conventionnel ou avec Para Transpo. Les laissez-passer de transport en commun conventionnel ou de Para Transpo ne sont pas admissibles. Pour les trajets en transport en commun conventionnel, un billet de correspondance d’autobus ou un rapport d’utilisation du porte-monnaie électronique PRESTO doit être soumis comme preuve de paiement.
   2. Les usagers de Para Transpo doivent quant à eux soumettre un rapport d’utilisation de leur compte ParaPaie. Pour les trajets payés en argent comptant, il est possible de fournir une description écrite du trajet (numéro de client, date et heure du déplacement, points de départ et d’arrivée). Une validation de ces renseignements peut être demandée au service à la clientèle de Para Transpo avant le remboursement.
4. Si un membre à mobilité réduite faisant habituellement appel à Para Transpo pour ses déplacements est incapable de réserver ce service, il peut se faire rembourser une course en taxi accessible ou d’un exploitant de transport privé. Une preuve de paiement est nécessaire.
5. Les frais de kilométrage, dans le cas des membres qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre aux réunions officielles, sont remboursables au taux consenti aux employés de la Ville d’Ottawa (actuellement 0,54 $ le kilomètre). Le formulaire de réclamation pour le kilométrage doit être dûment rempli.
6. L’on s’attend à ce que les membres choisissent le mode de transport le plus économique qui leur convient selon leur situation.

Les dépenses que les membres effectuent avec leur propre argent dont il n’est pas question dans la présente politique ne sont pas admissibles au remboursement, s’agissant en particulier de celles qui suivent :

1. Frais de repas ou de rafraîchissement.
2. Frais engagés pour des réunions avec des groupes communautaires, des membres du Conseil, des membres du personnel, des résidents ou d’autres personnes. L’hôte de la réunion peut offrir une certaine forme de remboursement. Cependant, aux termes de la définition de « réunion officielle » ci-dessous, les présidents peuvent réclamer le remboursement de dépenses admissibles énumérées dans la section 1 pour des réunions auxquelles ils sont tenus de participer au nom de leur comité ou commission.
3. Autres dépenses engagées par les membres dans le cadre de leurs fonctions (p. ex., fournitures de bureau, équipement technologique, téléphone)

Restrictions de la politique

1. Le personnel du Bureau du greffe municipal doit examiner toute dépense qui ne respecte pas la présente politique et peut refuser de la rembourser.
2. Si un membre tente frauduleusement de se faire rembourser des frais de participation, le Bureau du greffe municipal peut refuser d’effectuer le remboursement et signaler l’incident à la Sécurité municipale ou aux autorités compétentes.

Responsabilités

Pour se faire rembourser, tout membre d’un comité consultatif doit soumettre le reçu original ou le formulaire de réclamation pour le kilométrage dûment rempli.

Il incombe aux coordonnateurs de comité d’administrer la politique et de veiller à ce que les membres qui demandent un remboursement la respectent.

En cas de différend, le greffier municipal, ou son mandataire, examinera la demande de remboursement et fera connaître sa décision finale au membre concerné.

Surveillance/Non-respect

Toute réclamation doit être effectuée à l’aide d’un formulaire, et le remboursement doit être autorisé par le gestionnaire, Services au Conseil municipal et aux comités.

Le Bureau du greffe municipal assurera ponctuellement le suivi et la vérification des demandes de remboursement afin de garantir l’application uniforme de la politique et de veiller à ce que les demandes de remboursement ne soient pas frauduleuses.

Tout cas de fraude sera soumis à la Sécurité municipale ou aux autres autorités compétentes.

Renvois

S.O.

Autorités législatives et administratives

Structure proposée du comité consultatif et quasi-judiciaire et du groupe de travail (ACS2001-CRS-SEC-0016), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001

Statut des conseils, commissions et autorités externes (ACS2001-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 mars 2001

Statut des conseils, commissions et administrations externes – Mise à jour (ACS2002-CRS-SEC-0015), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 10 avril 2002

Examen annuel des comités consultatifs – Structure, politiques et démarche (ACS2002-CRS-SEC-0061), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 28 août 2002

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2003-2006 (ACS2003-CRS-SEC-0059), dans sa version approuvée par le Conseil municipal les 3 et 10 décembre 2003

Règlement de procédure pour les comités consultatifs, examen de mi-mandat de la Politique de nomination et de la politique sur les dépenses de participation (ACS2006-CRS-SEC-0005), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 25 janvier 2006

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2006-2010 (ACS2006-CMO-OCM-0012), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 6 décembre 2006

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2010-2014 (ACS2010-CMR-CCB-0106), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 8 décembre 2010

Renouvellement des comités consultatifs afin de soutenir le mandat du conseil (ACS2012-CMR-CCB-0032), dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 12 septembre 2012

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028) dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 5 décembre 2018

Examen de la structure de gestion publique du Conseil municipal pour 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030) dans sa version approuvée par le Conseil municipal le 7 décembre 2022

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Réunion officielle :

• réunion ordinaire ou extraordinaire du comité consultatif convoquée conformément aux Règles de procédure pour les comités consultatifs;
• réunion pour laquelle il existe une motion ou un procès-verbal qui montrent que le membre (généralement le président) a été expressément mandaté pour y participer au nom du Comité, à une date et à une heure en dehors d’une réunion ordinaire du comité consultatif;
• réunion d’un comité permanent où un représentant officiel du comité consultatif donne une présentation.

Présence : un membre du public est considéré comme présent à une réunion s’il y participe et si sa participation est consignée dans le procès-verbal approuvé.

Garde de personnes à charge ayant des besoins exceptionnels : personne à charge, adulte ou enfant, qui a des besoins exceptionnels. Le membre doit fournir une attestation du médecin indiquant que cette personne a besoin de soins spécialisés pendant que le membre s’absente de chez lui.

Dépenses découlant d’un handicap : toute dépense nécessaire pour offrir un service sans lequel le membre ayant un handicap ne peut prendre part à la réunion (p. ex., intermédiaire, interprète, sous‑titrage en temps réel, documents en braille).

Frais de trajet en autobus/Para Transpo : frais pour un trajet simple supplémentaire en transport en commun qu’un membre effectue pour se rendre à la réunion. Un billet de correspondance d’autobus ou un reçu constitue une preuve de paiement acceptable.

Kilométrage : les frais de kilométrage dont le remboursement est demandé seront validés par le coordonnateur du comité en fonction de la plus courte distance à couvrir pour se rendre à la réunion et en revenir, que ce soit à partir du lieu de travail, du domicile ou de la destination la plus proche du membre.

Stationnement : le stationnement comprend les coûts pour garer un véhicule personnel. Sont exclues les contraventions de stationnement.

Membre de réserve : résident dont la participation à titre de membre de réserve d’un comité est approuvée par le Conseil, et qui peut ultérieurement être nommé à un siège vacant au sein du comité concerné. Le membre de réserve peut demander d’assister à une réunion, mais sa participation est entièrement volontaire.

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, communiquer avec la personne suivante :

Gestionnaire, Services au Conseil municipal et aux comités
Bureau du greffe municipal
Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1P 1J1
613-580-2424, poste 28136

comites@ottawa.ca

Annexes

S.O.

Approuvé par : Conseil municipal 
Date d’approbation : 28 mars 2001
Date d’entrée en vigueur : 28 mars 2001
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de la révision : 9 décembre 2020; 7 décembre 2022

Énoncé de politique

La Politique de nomination régit le processus de recrutement et de sélection de tous les membres du public nommés par le Conseil municipal pour siéger aux divers comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville d’Ottawa ainsi qu’aux conseils et commissions externes.

Objet

La Ville d’Ottawa s’engage à favoriser la participation équitable et inclusive du public aux conseils, comités et autres instances qui régissent et éclairent son travail.

Elle s’engage également à favoriser une représentation concrète et importante en organisant des activités propres à promouvoir la participation de diverses communautés aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires, de même qu’aux conseils et commissions externes.

Afin d’encourager cette participation, la Ville adoptera des pratiques de communication proactive, des politiques et des stratégies de recrutement ciblées en phase avec la Politique sur l’accessibilité, la Stratégie sur la condition féminine et l’équité des genres et la Stratégie de lutte contre le racisme. Cette approche proactive est adoptée dans le but de refléter la démographie diversifiée d’Ottawa incluant les Autochtones, les personnes noires et les membres des autres communautés racisées, les personnes handicapées, les femmes et les personnes de diverses identités de genre, les membres des communautés 2SLGBTQQIA+, les francophones ainsi que les locuteurs du français, les personnes appartenant à d’autres groupes linguistiques, et les personnes vivant en milieu rural et en milieu urbain. 

Champ d’application

Les points suivants s’appliquent aux nominations de membres du public par le Conseil municipal aux comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

Exigences de la politique

Qualification des membres

1. Tous les membres nommés par le Conseil doivent habiter la Ville d’Ottawa et continuer d’y demeurer pendant la durée de leur mandat.
2. Tous les membres nommés par le Conseil doivent être âgés d’au moins 18 ans.
3. Les employés de la Ville d’Ottawa ne peuvent pas faire partie, en qualité de membre du public, d’un comité ou d’un conseil pour lesquels la Ville est censée nommer un membre du public.

 Mandat

1. La durée du mandat est généralement de deux ou de quatre ans, et le mandat des membres correspondra à celui du Conseil. Les membres peuvent siéger pendant un maximum de huit années consécutives au sein d’un même comité ou conseil, sous réserve des points 2.2, 2.3 et 2.5 de la présente politique, par exemple en faisant deux mandats de quatre ans consécutifs, ou bien un mandat de deux ans suivi d’un mandat de quatre ans, puis d’un autre mandat de deux ans.
2. Une personne nommée pour une partie de mandat occupe son poste jusqu’à la fin dudit mandat. Cette personne, si elle a été nommée au départ pour un mandat ne dépassant pas un an, peut être admissible à une ou plusieurs nouvelles nominations pour un maximum de huit années supplémentaires.
3. Les membres qui ont siégé à un comité ou conseil pendant huit années consécutives doivent attendre au moins un an avant de pouvoir se représenter en vue d’une nomination au sein du même comité ou conseil; ils peuvent cependant présenter leur candidature à un autre comité ou conseil pendant cette période.
4. Les membres qui souhaitent accomplir un mandat supplémentaire doivent présenter à nouveau leur candidature et passer par toutes les étapes du processus de sélection approuvé.
5. Les membres du public peuvent siéger à un seul comité ou conseil à la fois.
6. Le mandat et la composition de certains conseils, commissions, autorités ou comités quasi judiciaires externes, ainsi que la qualification nécessaire pour y siéger, peuvent différer en fonction de leurs règlements internes. Ces derniers ont alors préséance sur la présente politique.
7. Les restrictions en matière de limites de mandat ne s’appliquent pas aux offices de conservation. (Rapport ACS2006-CRS-CCB-0005 approuvé par le Conseil le 25 janvier 2006.)
8. Après l’expiration de leur mandat, les membres peuvent continuer de siéger au comité ou conseil jusqu’à ce qu’ils soient renommés ou remplacés (sujet à l’examen de la gouvernance de fin de mandat).
9. Les membres de comités consultatifs doivent assister à au moins une (1) séance d’orientation traitant de l’équité, de la lutte contre le racisme, de l’équité des genres, de l’inclusion et de l’accessibilité, et participer à toute formation rendue obligatoire par le Conseil.
10. Les membres de comités consultatifs doivent lire et signer le Code de conduite des membres des comités consultatifs.

Composition

1. La composition des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi que des conseils et commissions externes doit, dans la mesure du possible, atteindre l’équilibre entre un éventail de domaines de compétences techniques, d’expérience professionnelle et vécue, de connaissances et d’autres représentations.
2. Dans la mesure du possible, la composition doit refléter la diversité et les caractéristiques démographiques de la Ville d’Ottawa, notamment au chapitre de l’autochtonie, des handicaps, du genre, de la francophonie et de l’appartenance à d’autres groupes linguistiques, de la représentation géographique et de la race.
3. Les nominations devraient être proposées sans perdre de vue l’objectif de la Ville d’Ottawa qui vise à ce que dans tous les comités consultatifs, la représentation des femmes et des personnes non-binaires atteigne 50 pour cent et que soient représentés d’autres groupes en quête d’équité, dont les personnes s’identifiant comme Autochtones, les personnes noires et racisées, les personnes handicapées et les membres des communautés 2SLGBTQQIA+.

 Recrutement

1.  Le recrutement de membres pour doter des postes au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commissions et comités quasi judiciaires ainsi que des conseils et commissions externes se fera au début du mandat du Conseil municipal et, au besoin, de nouveau à mi-mandat approximativement.
2. Nous adopterons et suivrons les principes d’équité et d’inclusion pour tous les candidats en fixant des échéances claires pour la réception des candidatures, en employant une stratégie inclusive, en suivant un processus de sélection intégrant la sensibilisation aux préjugés et en appliquant les mêmes critères de sélection et procédures d’entrevue (questionnaire) pour tous les candidats, tout en appliquant des pratiques inclusives pour nous adapter aux divers besoins et styles en matière de communication.
3. Le processus de recrutement et de sélection de membres du public comportera des annonces (destinées aux candidats intéressés), placées par le Bureau du greffe municipal, dans les journaux communautaires quotidiens ou hebdomadaires, conformément à la politique sur la publicité de la Ville, ainsi que sur le site Web de la Ville. Les annonces seront aussi diffusées dans les centres du service à la clientèle, les bibliothèques et d’autres installations communautaires et municipales, selon les ressources disponibles. De plus, on tentera d’adapter le processus de recrutement en ciblant plus spécifiquement, mais non exclusivement, les organismes communautaires au service des membres des communautés autochtones, noires et racisées. Le processus de recrutement peut aussi cibler les groupes susceptibles d’avoir des compétences qui sont pertinentes pour certains comités, comme des associations professionnelles d’architectes, d’urbanistes et d’avocats, ainsi que des groupes affinitaires connexes.
4. Les annonces pourront comprendre ce qui suit :
   
   1. La fonction ou un bref énoncé du mandat des organes visés par le processus de recrutement;
   2. La fréquence et les dates et heures des réunions, ainsi que toute autre attente relative à la participation des membres, si possible;
   3. Les politiques municipales qui guident le processus de sélection ou le fonctionnement du comité;
   4. L’estimation du temps que les membres devront consacrer à leurs fonctions;
   5. Des renseignements sur la manière de remplir une demande;
   6. Une invitation aux candidats à ne poser leur candidature que pour les comités ou conseils auxquels ils souhaitent siéger, et non pas à tous les comités et conseils.
   7. La précision qu’on peut être nommé à un seul comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou une seule commission, ou à un seul conseil ou une seule commission externe à la fois.
   8. La possibilité de bénéficier de mesures d’adaptation en vertu des droits de la personne ou des lois applicables.
5. Candidatures 
   
   1. Toutes les candidatures présentées doivent décrire les qualifications, les compétences particulières, les intérêts et les antécédents pertinents au comité. Elles peuvent aussi comprendre un texte ou une vidéo présentant l’expérience professionnelle, l’expérience de vie et les études de la personne ainsi que son curriculum vitæ, mais ces éléments ne sont pas obligatoires.
   2. Toutes les candidatures doivent être envoyées au Bureau du greffe municipal où elles seront traitées.
   3. Le Bureau du greffe municipal accusera réception de toutes les candidatures reçues.
   4. Une évaluation préalable sera effectuée, et seules les candidatures répondant aux critères établis à la section 1 de la présente politique seront conservées pour l’étape suivante.
   5. Pour être examinée, toute candidature doit être reçue avant la date limite publiée.
   6. Les gens sont invités à ne soumettre leur candidature que pour les comités/conseils qui les intéressent, plutôt que pour tous les comités ou plusieurs d’entre eux.
   7. Les personnes qui soumettront leur candidature à plusieurs comités et conseils doivent établir un ordre de priorité pour leurs préférences.
   8. Toutes les candidatures reçues pendant un mandat du Conseil seront conservées pour le reste de ce mandat.
6. Sélection
   
   1. Au début de chaque nouveau mandat du Conseil municipal, et sur recommandation du Comité des candidatures, le Conseil nommera au moins deux conseillers municipaux à chaque comité de sélection chargé d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil. Au besoin, durant le mandat du Conseil, le comité permanent pertinent ou le Comité des candidatures recommandera au Conseil municipal des candidats aux comités de sélection.
   2. Le coordonnateur du comité fournira conseils et assistance au comité de sélection, y compris des ressources pour favoriser la sensibilisation aux préjugés pendant le processus de sélection.
   3. Les membres de chaque comité de sélection peuvent se réunir pour déterminer les critères de sélection en fonction de l’expertise et de l’expérience particulières dont a besoin le comité, le conseil, le conseil ou la commission externes, et de la nécessité que l’organe soit représentatif de la communauté (tel que précisé à la rubrique Composition); ils prépareront les questions, y compris sur l’équité, la diversité et l’inclusion, à poser à chaque candidat pendant les entrevues, et examineront les candidatures en regard de ces critères afin de déterminer quels candidats seront soumis à une entrevue. Il est recommandé que les comités de sélection tiennent des entrevues pendant l’examen de nouveaux candidats à un comité ou conseil ou de ceux qui posent une nouvelle fois leur candidature. Si le comité de sélection choisit de mener des entrevues, tous les candidats envisagés doivent être soumis à ce processus, y compris ceux qui souhaitent renouveler leur mandat.
   4. Le comité de sélection formulera des recommandations quant aux personnes à nommer et peut recommander des membres de réserve.
   5. Si un siège se libère avant la fin du mandat, le comité de sélection peut, afin de respecter l’équilibre démographique et les compétences du comité dans son ensemble :
      
      1. sélectionner un membre de réserve nommé par le Conseil (en vertu de ses pouvoirs délégués); 
      2. recommander au Conseil de nommer l’un des candidats ayant posé sa candidature pendant le mandat du Conseil en cours.
   6. Le Bureau du greffe municipal transmettra les recommandations du comité de sélection au comité permanent pertinent et/ou au Conseil municipal.
   7. Le Bureau du greffe municipal avisera tous les candidats de l’état de leur demande et publiera les nominations sur le site de la Ville : Comités et conseils | Ville d’Ottawa.
   8. Si un nombre insuffisant de candidatures est reçu par rapport au nombre de postes à doter, le comité de sélection pourra demander au Bureau du greffe municipal d’effectuer un nouveau processus de recrutement, de prolonger la date limite de celui en cours ou d’entreprendre un processus de recrutement ciblé, notamment auprès d’organismes donnés.

Présence

1. Le coordinateur du comité ou du conseil communiquera avec tout membre d’un comité, conseil, groupe de travail, sous-comité, comité quasi judiciaire de la Ville ou d’une commission, ou d’un conseil ou d’une commission externes qui a manqué deux réunions ordinaires consécutives du comité afin de confirmer son engagement, et lui offrira les mesures d’adaptation dont il a besoin pour le respecter.
2. Si ce membre manque la réunion suivante, sans y avoir été autorisé par une résolution du Comité, son siège sera déclaré vacant et le comité de sélection choisira la prochaine personne qualifiée qui figure sur la liste de réserve de ce comité/conseil sera automatiquement appelée à pourvoir le poste vacant.
3. S’il ne reste aucun membre de réserve sur la liste pour doter le poste, alors celui-ci restera vacant jusqu’au prochain processus de recrutement. Le processus de recrutement ne sera déclenché à une date autre que celle du recrutement ordinaire que si le nombre de membres siégeant au comité n’est plus que le nombre requis pour obtenir le quorum, plus un membre. Le processus de recrutement peut aussi être déclenché si plusieurs postes doivent être pourvus au sein de plusieurs comités/conseils, et que les coûts et ressources humaines le justifient.
4. À des fins de documentation et d’information, le coordonnateur du comité préparera et enverra au comité permanent concerné un « avis d’information distribuée antérieurement » indiquant la nomination du candidat de réserve à titre de membre ayant droit de vote.

Sous-Comités et Groupes de Travail

1. Les comités consultatifs et conseils de la Ville peuvent créer des sous-comités ou groupes de travail chargés de traiter des aspects particuliers de leur mandat. Au moins le tiers des membres nommés à un sous-comité ou à un groupe de travail doivent aussi être des membres votant du comité ou conseil principal.
2. Les sous-comités ne reçoivent qu’un soutien administratif minimal se limitant à la réservation des salles et à l’obtention de matériel, si nécessaire.

Exceptions

1. La présente politique ne s’applique pas aux conseils constitués en société dont la Ville est l’unique actionnaire (p. ex., Ottawa Hydro, Société de logement communautaire d’Ottawa) ni à des conseils où les pouvoirs de faire une nomination ont été délégués au maire (p. ex., l’Administration de l’Aéroport d’Ottawa).
2. Certaines dispositions de la présente politique peuvent ne pas s’appliquer lorsqu’il y a conflit avec les exigences stipulées dans la loi, notamment la Loi sur les bibliothèques publiques, la Loi sur les services policiers et la Loi sur les offices de protection de la nature.

Responsabilités

Le Bureau du greffe municipal est responsable de l’administration des nominations aux comités consultatifs, aux conseils et aux groupes de travail ainsi qu’aux conseils, commissions et autorités externes, conformément à la présente politique. Il est également chargé de l’administration des demandes de mesures d’adaptation.

Il incombe aux comités de sélection d’examiner les candidatures et de formuler des recommandations au Conseil conformément à la présente politique.

Contravention/Non-respect

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à l’intervention, la coordination ou la nomination inadéquate de membres du public au sein des comités, conseils, groupes de travail, sous-comités, commission et comités quasi judiciaires de la Ville ainsi qu’aux conseils et commissions externes. L’application irrégulière de la présente politique peut nuire à l’ouverture, à l’accessibilité et à l’objectivité du processus de nomination de membres du public.

Renvois

Sans objet.

Autorités législatives et administratives

Rapport sur l’examen de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2018-CCS-GEN-0028), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 5 décembre 2018.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2018-2022 (ACS2020-OCC-GEN-0006), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 9 décembre 2020.

Rapport sur l’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique 2022-2026 (ACS2022-OCC-GEN-0030), tel qu’approuvé par le Conseil municipal le 7 décembre 2022.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Sans objet.

Demandes de renseignements

Prière d’adresser toute demande de renseignements au :

Bureau du greffe municipal

Ville d’Ottawa

110, avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario)  K1P 1J1

Tél. : 613-580-2424, poste 28136

comites@ottawa.ca

Annexes

Sans objet

Référence : ACS2001-CMS-OCM-0002
Service d’origine : Services de secrétariat
Entrée en vigueur : 9 mai 2001
Date de révision : 15 novembre 2004
Révision approuvée par : Services généraux 
Date de revue : 22 mai 2015
Revue approuvée par : Programmes municipaux et Services opérationnels

Énoncé de principe

La Ville d'Ottawa entend accorder les mêmes droits, statuts et privilèges aux deux groupes de langues officielles.

Pour ce faire elle doit :

Langue de travail

• Encourager les employés à travailler dans la langue officielle de leur choix;
• Dispenser un service de formation linguistique approprié;
• Mettre sur pied un service d'aide à la rédaction pour ceux et celles qui veulent et/ou doivent travailler en français;
• Organiser et mettre sur pied les programmes de perfectionnement dans les deux langues officielles.

Langue de service

• Prendre les mesures nécessaires pour qu'il y ait en tout temps un nombre suffisant d'employés bilingues;
• Nommer des employés répondant aux exigences linguistiques des unités s'il se produit des vacances et, le cas échéant, assurer la formation linguistique des nouveaux titulaires. 

Si un employé unilingue embauché avant le 1er janvier 2001 par une des anciennes municipalités de la Région d'Ottawa-Carleton, soit Ottawa, West Carleton, Goulbourn, Kanata, Rideau, Nepean, Osgoode, Gloucester, Cumberland, Vanier ou Rockcliffe Park, pose sa candidature à un poste désigné bilingue et est nommé à ce poste, sa nomination est intérimaire pour une période d'au moins six mois, pourvu qu'il suive une formation linguistique.

La nomination de l'employé est par la suite confirmée si l'on juge qu'il est capable d'apprendre la langue seconde et qu'il fait des efforts raisonnables en ce sens; dans le cas contraire, l'employé reprend son ancienne classification.

Les employés embauchés après le 1er janvier 2001 et les autres candidats de l'extérieur doivent satisfaire aux exigences linguistiques affichées pour le poste.

Les possibilités d'avancement des employés embauchés après le 1er janvier 2001 pourraient être en fonction de leurs aptitudes dans les deux langues officielles.

Programmes culturels

• Voir à ce que les programmes culturels destinés à un groupe linguistique officiel soient conçus par des employés connaissant à fond la culture concernée.

Service de plaintes

• Voir à ce que la Direction des services de secrétariat (Division des services en français) donne suite aux plaintes de citoyens en matière de services dans les deux langues officielles.

Communications

• Voir à ce que tout document publié par la Ville d'Ottawa ou ses organismes et destiné au public (interne et externe), paraisse dans les deux langues officielles.

Politique générale

Formation linguistique

Formation professionnelle

Unités de travail

Communications écrites

Dotation en personnel

Traduction

Langue de supervision

Plaintes

Références

• Centre de gestion de carrière
• Politique de recrutement du personnel
• Trousse de la ville

Lois et autorités administratives

• Loi sur la ville d'Ottawa (Ontario, 1999)
• Loi sur les services en français (Ontario, 1989)
• Conseil municipal, le 9 mai 2001
• Conseil municipal, le 27 février 2002
• Conseil municipal, le 27 novembre 2002

Recherche par mot-clé

• Bilinguisme
• Francophone
• Formation professionnelle
• Outils de travail
• Unités de travail

Personne-ressource

Pour de plus amples renseignements sur cette politique, veuillez communiquer avec :

Direction des services en français
Bureau du greffe municipal
Ville d'Ottawa
dsf-flsd@ottawa.ca

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Bureau du commissaire à l’intégrité et Bureau du Greffe municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); le 14 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa s’emploie à mener ses affaires de manière ouverte et transparente. La Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement fournit des lignes directrices visant à concilier, d’une part, le rôle des membres du Conseil en tant que dirigeants municipaux et, d’autre part, la nécessité de faire preuve de transparence à l’égard de leur participation aux activités communautaires et aux activités de bienfaisance et de s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public.

Objet

Cette politique fournit des directives aux membres du Conseil concernant la sollicitation et l’acceptation de dons et de commandites servant à appuyer des activités communautaires organisées par les membres et le soutien d’activités de bienfaisance.

Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil.

Portée

La présente politique complète le Code de conduite des membres du Conseil et la Politique sur les dépenses du Conseil, et elle n’a pas pour but d’influer sur le droit d’un membre du Conseil :

• d’utiliser son budget alloué aux services de la circonscription pour organiser ou appuyer des activités communautaires, sous réserve de la Politique sur les dépenses du Conseil;
• d’inciter des électeurs, des entreprises et d’autres groupes à appuyer des activités communautaires présentées par des tierces parties dans le quartier du conseiller ou ailleurs dans la ville;
• de jouer un rôle en tant que conseiller ou membre d’une organisation qui présente des activités communautaires dans son quartier;
• de faire équipe avec la Ville et ses organismes pour la présentation d’activités communautaires.

Exigences de la politique

Activités communautaires organisées par des membres du Conseil

Il arrive que des membres du Conseil sollicitent et obtiennent des dons ou des commandites en vue d’organiser des activités au nom de la population de leur quartier, de la Ville ou d’un organisme de bienfaisance local. Aux fins de cette politique et des politiques connexes, ces activités sont qualifiées « d’activités de bienfaisance ». Les membres du Conseil qui organisent une activité de bienfaisance :

• doivent ouvrir un compte de la Ville auprès du gestionnaire de programme, Services de soutien du Conseil municipal;
• doivent rendre compte de la totalité des fonds, biens et services donnés, et notamment fournir la liste des personnes et organismes ayant fait un don;
• doivent rendre compte des dépenses et distributions faites en vue de l’activité;
• doivent, sauf approbation préalable du commissaire à l’intégrité, s’abstenir de solliciter ou d’accepter des dons d’un lobbyiste ayant une inscription active au Registre des lobbyistes de la Ville, de ses clients ou de ses employés;
• doivent s’abstenir d’utiliser les fonds, biens ou services reçus pour l’activité à des fins non liées à celle-ci;
• doivent rendre compte de ces activités chaque année, de la manière et dans la forme prescrites par le greffier municipal,dans le cadre du processus de divulgation publique, compte tenu du fait que la préparation d’une activité de bienfaisance peut prendre plusieurs mois;
• doivent, au cours d’une année d’élections, s’abstenir de solliciter des dons ou des commandites pour un événement communautaire qui n’a pas été présenté au cours des deux années précédentes ainsi que d’accepter des dons ou de présenter un nouvel événement communautaire financé au moyen de dons ou de commandites après qu’ils ont déposé leurs documents de candidature en vue de leur élection à un poste à la Ville d’Ottawa. Des exemptions peuvent être accordées au cas par cas, avec l’approbation du commissaire à l’intégrité.
  Un événement communautaire est considéré comme ayant été présenté au cours des deux années précédentes s'il répond aux critères suivants :
  • possède un nom ou un titre très semblable, sinon identique.
  • a lieu à peu près à la même période;
  • vise le même objectif général.
• peuvent, dans le cas des activités annuelles, reporter une partie raisonnable des fonds de fonctionnement à une année ultérieure;
• doivent, à la fin de leur mandat, rendre les fonds demeurant dans les comptes à l’organisme de bienfaisance ou à l’organisation concernés ou les verser au budget administratif du Conseil, comme s’il s’agissait d’un excédent au budget alloué aux services de la circonscription, selon le cas.

Soutien d’activités et d’événements de bienfaisance

Les membres du Conseil sont appelés à aider et à soutenir divers organismes de bienfaisance, clubs philanthropiques et associations communautaires sans but lucratif. Ainsi, les membres du Conseil soutiennent leur communauté de diverses façons, notamment :

• en acceptant des rôles honorifiques dans des organisations;
• en associant leur nom à des organisations et à des événements afin de faciliter la collecte de fonds;
• en incitant la communauté et les entreprises à consentir des dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, à des organismes sans but lucratif ou à d’autres groupes communautaires.

En tant que dirigeants municipaux et titulaires de charges publiques, les membres du Conseil qui donnent leur appui à des activités et à des projets communautaires doivent faire preuve de transparence dans leur participation et doivent s’acquitter de leurs services à la communauté d’une manière qui favorise la confiance du public. Les membres du Conseil ne doivent pas user de l’influence liée au poste qu’ils occupent à des fins autres que la réalisation en toute légalité de leurs fonctions officielles et à des fins autres que municipales.

Au moment de s’engager à soutenir une tierce partie qui organise une activité de bienfaisance ou de financement, les membres du Conseil doivent divulguer tous les faits importants au commissaire à l’intégrité et obtenir son opinion écrite en faveur de l’activité afin de confirmer qu’il n’existe aucun conflit entre les intérêts privés du membre et sa charge publique.

Dans l’éventualité où le commissaire à l’intégrité fournit son opinion écrite en faveur de l’activité, les membres doivent :

• s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel ne solliciteront pas des fonds directement et qu’ils ne recevront pas de fonds sollicités par l’organisation;
• veiller à ce que tous les fonds soient payables directement à l’organisation et à ce que tous les dons en nature aillent directement à l’organisation;
• veiller à ce que leur engagement et leur appui ne demandent pas beaucoup de temps au personnel et (ou) n’exigent pas des ressources de la part de la Ville;
• s’abstenir de participer directement aux décisions concernant l’affectation des fonds ou la détermination des récipiendaires des fonds et ne pas être liés aux aspects financiers de ces activités externes sans l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité;
• veiller à ce que, si l’organisation recueille une somme supérieure à 25 000 $ (déduction faite des dépenses), elle soit encouragée à publier des états financiers vérifiés énumérant les recettes, les dépenses, les donateurs et les sommes versées aux récipiendaires.

Responsabilités

Les membres du Conseil sont tenus de se conformer à la présente politique et à ses dispositions.

Le commissaire à l’intégrité fournira des conseils sur demande, comme il est énoncé dans la politique.

Surveillance et non-respect

Le commissaire à l’intégrité reçoit les plaintes et les préoccupations touchant la présente politique et y donne suite comme il se doit.

En cas de divergence entre la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement et le Code de conduite des membres du Conseil, le libellé du Code a préséance.

Références

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les dépenses du Conseil

Politique sur les ressources liées aux élections

Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Règlement sur le registre des lobbyistes

Pouvoirs législatifs et administratifs

En vertu de l’article 223.3 de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil municipal peut attribuer des fonctions au commissaire de l’intégrité à l’égard de ce qui suit :

2. L’application des modalités, des règles et des politiques de la municipalité et des conseils locaux régissant le comportement éthique des membres du conseil et des membres des conseils locaux.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Activité de bienfaisance : Événement ou cause visant à collecter des fonds pour des organismes de bienfaisance et à but non lucratif.

Don : Don volontaire (c’est-à-dire une contribution financière) pour lequel le donateur ne reçoit aucun avantage direct d’aucune sorte.

Don en nature : Don volontaire de biens ou de services pour lequel le donateur ne reçoit aucun avantage direct d’aucune sorte.

Commandite : Contribution financière accordée pour soutenir un événement, qui est reconnue par le membre dans des publications et/ou au cours de l’événement.

Demandes de renseignements

Commissaire à l’intégrité
Bureau du commissaire à l’intégrité
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3­1­1 (ATS : 613­580­2401)
Courriel : integrite@ottawa.ca

Politique de gestion intégrale des actifs [ PDF - 296 Ko ]

Énoncé

La Ville d’Ottawa adoptera et appliquera des pratiques reconnues en matière de gestion des actifs en soutien à la prestation de services à sa clientèle.

Objet

La présente politique vise à décrire en détail les principes du programme de gestion des actifs qui a pour but :

• d’offrir des services aux niveaux convenus;
• d’accroître la transparence et l’obligation de rendre compte du processus décisionnel;
• de mieux démontrer les conséquences à long terme des décisions à court terme;
• d’améliorer le service à la clientèle;
• de réduire les coûts du cycle de vie tout en assurant un niveau de service acceptable;
• de mieux justifier les décisions relatives aux investissements dans l’infrastructure et d’établir les liens entre ces décisions et les résultats.

Définitions

La gestion générale des actifs est une approche opérationnelle intégrale qui incorpore la planification, les finances, l’ingénierie, l’entretien et l’exploitation nécessaires à la gestion efficace des infrastructures, existantes ou nouvelles. Cette approche vise à maximiser les avantages, à réduire les risques et à fournir aux usagers des services sécuritaires et fiables, le tout dans une optique de durabilité sociale, culturelle, environnementale et économique.

Cette méthode de gestion est basée sur quatre grands volets organisationnels qui, ensemble, permettent d’atteindre les résultats attendus en matière de service : des stratégies bien planifiées, de bons actifs matériels, des professionnels bien formés en ce qui concerne les pratiques et les procédures, et des processus opérationnels intégrés. À l’aide des technologies appropriées, ces derniers offrent une base solide à la prestation efficace des services.

Portée

La Politique de gestion intégrale des actifs s’applique à tous les actifs matériels municipaux, comme les routes, les trottoirs, les ponts, le Transitway, les voies ferrées, les aqueducs, les égouts, les bassins de rétention, les stations de pompage, les réservoirs, les usines d’épuration, les dépotoirs, le parc automobile, les systèmes de TI, les bâtiments, les parcs, les logements, les œuvres d’art et les arbres.

Programme de gestion intégrale des actifs

Le Programme de gestion intégrale des actifs englobe tous les aspects de la gestion d’un actif tout au long de son cycle de vie, se qui comprend :

• l’intégration au Cadre de planification municipale pour aider à atteindre les objectifs stratégiques de la Ville, d’autres systèmes opérationnels importants, aux lois et aux règlements;
• la création d’un cadre qui établit le mécanisme nécessaire pour obtenir une ligne de visée claire entre notre programme de gestion des actifs et les stratégies et objectifs municipaux;
• l’engagement à respecter des niveaux de service convenus pour les clients et les communautés actuels et futurs de la façon la plus efficace et efficiente possible par la planification, la conception, la construction, l’acquisition, l’exploitation et l’entretien, la remise en état et le retrait des actifs.

Nos décisions liées aux actifs reposent sur :

• les quatre piliers de la durabilité – l’économie, l’environnement, la société et la culture – qui contribuent aux objectifs de durabilité à long terme de la Ville tels qu’approuvés par le Conseil;
• l’application du principe de la « bonne intervention au bon endroit et au bon moment », tout en prenant en considération les risques et les contraintes financières de la Ville;
• une approche durable visant à assurer que les ajouts d’actifs ou l’amélioration d’actifs existants tiennent compte des conséquences sur la capacité de la Ville à financer l’entretien et la réfection dans le futur.

Principes directeurs

Les objectifs en matière de gestion générale des actifs sont atteints grâce à l’application des principes directeurs suivants :

Accent sur la clientèle

La Ville se dotera de niveaux de service à la clientèle clairement définis et appliquera des pratiques de gestion des actifs pour conserver la confiance de la clientèle.

Tourné vers l’avenir

La Ville prendra les décisions et les dispositions appropriées permettant aux actifs de mieux répondre aux défis futurs, notamment les changements démographiques, les attentes de la clientèle, les exigences législatives et les facteurs technologiques et environnementaux.

Accent sur le service

La Ville étudiera tous les actifs dans le contexte de la prestation de service en tenant compte des liens qui les unissent plutôt qu’en les optimisant de façon individuelle.

Stratégies fondées sur le risque

La Ville gérera les risques associés aux différents services en fonction des différents actifs et des niveaux de service convenus. L’allocation des ressources, des dépenses et l’établissement des priorités sera établie selon les résultats des évaluations des risques et des analyses coûts-avantages. Le tout en reconnaissant que la sécurité publique est la grande priorité.

Optimisation des ressources / Abordabilité

La Ville optera pour des pratiques, des interventions et des activités visant la réduction des coûts du cycle de vie des actifs, tout en offrant les niveaux de service convenus. Les décisions tiendront compte des niveaux de service, des risques et des coûts.

Approche globale

La Ville adoptera une approche globale qui tiendra compte de l’ensemble des actifs, des services et des conséquences liées à la gestion des différents aspects des cycles de vie de l’ensemble des actif.

Approche systématique

La Ville adoptera une approche définie, cohérente et reproductible envers la gestion de ses actifs pour garantir la prestation de service la plus efficace possible.

Innovation

La Ville continuera d’améliorer la gestion des actifs en faisant preuve d’innovation dans l’élaboration d’outils, de pratiques et de solutions.

Orientation stratégique

Pour atteindre les objectifs de la présente politique, la haute direction :

1. créera et maintiendra une structure de gouvernance de gestion générale des actifs pour diriger l’élaboration d’outils et de pratiques de gestion des actifs et superviser leur application à l’échelle de l’organisation;
2. adoptera une stratégie de gestion intégrale des actifs pour :
   1. mettre en œuvre des protocoles de gestion des actifs reconnus par l’industrie, les documenter et s’y conformer de façon constante;
   2. définir des niveaux de service conciliant les attentes de la clientèle et les risques, l’abordabilité et les contraintes de temps;
   3. adopter des processus de prise de décision fondés sur les risques qui prennent en considération la probabilité de défaillance des actifs et les conséquences associées relativement à la sécurité et aux niveaux de service;
   4. acquérir des connaissances et des compétences en matière de gestion des actifs conformes aux cadres de compétences reconnus;
   5. imprégner l’évaluation des coûts totaux du cycle de vie dans le processus de décision pour l’attribution de financements aux actifs;
   6. surveillera le rendement des actifs et l’efficacité des pratiques de gestion des actifs dans une optique d’amélioration continue;
3. s’efforcera, lorsque c’est possible, d’aller au-delà des solutions législatives minimales pour améliorer la résilience des actifs municipaux aux changements sociaux, environnementaux et économiques;
4. sera à l’affût des opportunités de financement et de prestation des services pour répondre aux besoins d’investissement dans l’infrastructure;
5. tiendra le Conseil au courant de l’état des actifs municipaux et des tendances prévues (généralement avec le dépôt des Plans financiers à long terme).

Documents stratégiques de gestion générale des actifs

Les documents stratégiques de gestion intégrale des actifs qui suivent, en plus des Plans financiers à long terme font partie de l’approche globale de la Ville en matière de gestion des actifs :

• Politique de gestion intégrale des actifs : Ce document définit les attentes du Conseil relativement à la gestion des actifs matériels municipaux et devra être approuvé par le Conseil.
• Stratégie de gestion intégrale des actifs : Ce document énonce l’engagement de la haute direction de mettre en œuvre la politique approuvée par le Conseil et l’approche adoptée en ce sens.
• Niveaux de service à la clientèle : Ce document définit les niveaux devant être maintenus relativement aux actifs pour atteindre les niveaux de service convenus. Ces niveaux devront être approuvés par le Conseil.
• Plans de gestion des actifs : Ces plans décrivent la façon dont les actifs sont gérés au long de leur cycle de vie en soutien à la prestation de services. Ils devront être approuvés à l’échelon des gestionnaires de service dans tous les secteurs d’activité.
• Bilan des actifs : Ce document présente des renseignements sur l’état des actifs matériels municipaux, qui peuvent ensuite être utilisés lors de la prise de décisions en matière d’investissement dans le cadre des processus budgétaires annuels et de la planification financière à long terme. Le rapport sera remis au Conseil à titre d’information.

Pièce jointe

Cadre de gestion intégrale des actifs [ PDF - 362 Ko ]

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Bureau de greffe municipal
Date d’approbation : Le 8 mai 2013
Date d’entrée en vigueur : Le 1 juillet 2013
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); le 7 décembre 2022

Énoncé

La Ville d’Ottawa est déterminée à exercer des pratiques financières de manière juste, transparente et équitable en ce qui a trait aux finances et dépenses qui appuient les représentants élus dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi.

Object

La Politique sur les dépenses du Conseil fournit des directives aux membres du Conseil quant aux dépenses qui les soutiennent dans l’exécution de leurs obligations prévues par la loi à titre de représentant élu. Le budget alloué aux services de la circonscription a comme objectif de fournir des ressources aux membres afin qu’ils puissent :

• gérer leurs bureaux à l’hôtel de ville et dans leur quartier pour les soutenir dans leur rôle;
• tenir des réunions et communiquer avec leurs électeurs et d’autres intervenants;
• soutenir et promouvoir des activités ou des groupes communautaires dans leur quartier et dans la communauté élargie;
• représenter la Ville à l’occasion de cérémonies, d’événements et de conférences.

La Politique vise à :

• fournir une marge de manœuvre aux membres afin qu’ils puissent affecter les ressources de la façon la plus efficace pour répondre à leurs besoins précis;
• éclaircir les processus que les membres et leur personnel doivent utiliser pour gérer leur budget en simplifiant et en exposant les règles dans les grandes lignes;
• reconnaître la responsabilité des membres par rapport à la gestion des ressources de la Ville qu’on leur a allouées.

Application

La présente Politique s’applique à tous les membres du Conseil, ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de l’organisation.

Les principes suivants doivent être appliqués dans l’interprétation de la présente Politique :

1. Autonomie du Conseil

• Le Conseil municipal, en tant qu’organe décisionnel de la Ville, est un organe séparé et distinct de l’organe administratif de la Ville.
• L’autonomie du Conseil est prévue dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

2. Intégrité du Conseil

• L’intégrité du Conseil dans son ensemble et des bureaux des membres doit être protégée.
• Les intérêts du Conseil municipal dans son ensemble sont plus importants que les intérêts des membres particuliers.

3. Responsabilisation

• Les membres sont les régisseurs des ressources de la Ville et, en fin de compte, sont responsables envers le public et leurs électeurs du type et du niveau de dépenses engagées.
• Puisque les membres utilisent des fonds publics pour exercer leurs fonctions, le public s’attend à ce que ces fonds soient utilisés uniquement pour l’exécution des fonctions publiques.
• Les dépenses des membres doivent être raisonnables et doivent correspondre aux attentes du public envers un représentant élu.
• Les frais professionnels et les frais personnels des membres doivent demeurer séparés.

4. Transparence

• Le public a le droit d’être tenu au courant de la façon dont les fonds publics alloués aux membres sont dépensés.
• Le droit du public d’obtenir de l’information sur les dépenses des membres doit être soupesé par rapport au besoin de protéger la vie privée et les renseignements personnels, et suffisamment de temps doit être accordé pour la comptabilité et le rapprochement adéquat des dépenses.

5. Marge de manoeuvre et limites

• Les membres ont besoin d’une marge de manoeuvre suffisante pour remplir leur rôle, gérer leur bureau et défendre les intérêts publics.
• Les membres participent à la vie de leur communauté différemment.
• Les dépenses ne doivent pas être en conflit avec d’autres lois et politiques connexes (p.ex., la Politique sur les ressources liées aux élections).
• Tous les principes et les règles de comptabilité et de vérification liés à la Loi de l’impôt sur le revenu doivent être respectés.

Une exemption écrite à cette Politique peut être accordée par le greffier municipal en consultation avec le commissaire à l’intégrité au besoin.

Cadre législatif

Le cadre législatif sur lequel s’appuie la Politique sur les dépenses du Conseil est la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’article 224 de la loi décrit le rôle du Conseil municipal :

• représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité;
• élaborer et évaluer les politiques et les programmes de la municipalité;
• déterminer les services que fournit la municipalité;
• faire en sorte que des politiques, des pratiques et des procédures administratives de même que des politiques, des pratiques et des procédures en matière de contrôle soient en place pour mettre en oeuvre les décisions du Conseil;
• veiller à la responsabilisation et à la transparence des activités de la municipalité,
• y compris les activités de ses cadres supérieurs;
• préserver l’intégrité financière de la municipalité;
• exercer les fonctions du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

L’article 225 décrit également le rôle du maire en tant que président du Conseil :

• agir en tant que premier dirigeant de la municipalité;
• présider les réunions du Conseil pour que ses travaux puissent être effectués avec efficience et efficacité;
• faire preuve de leadership dans ses rapports avec le Conseil;
• fournir des renseignements et faire des recommandations au Conseil à l’égard de son mandat d’assurer la mise en place de politiques administratives, de responsabilisation et de transparence;
• représenter la municipalité aux cérémonies et aux réceptions officielles;
• exercer les fonctions du président du Conseil prévues par la présente loi ou toute autre loi.

Exigences de la Politique

Article 1 - Affectation et gestion du budget

1. Affectation du budget

Budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil

Les membres du Conseil disposent d’un budget alloué aux services de la circonscription pour le fonctionnement de leur bureau. Parmi les dépenses acceptables figurent les dépenses relatives aux activités communautaires, les contributions, les dons et les commandites, les fournitures de bureau et la dotation en personnel. Les membres du Conseil ne peuvent pas dépenser une somme supérieure à celle allouée dans le budget alloué aux services de la circonscription.

Les membres du Conseil sont responsables de tout déficit et doivent le rembourser personnellement. Ni les déficits ni les excédents ne peuvent être reportés à une année subséquente. Cette disposition est particulièrement importante dans une année d’élections puisqu’il doit y avoir suffisamment de fonds dans les coffres pour que le représentant nouvellement élu puisse gérer son bureau.

Lorsque le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre semble afficher un déficit, le greffier municipal ou son mandataire en avisera immédiatement le membre par écrit et, de concert avec le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, travaillera avec le membre pour régler le problème.

Budget administratif du Conseil

Le greffier municipal a la responsabilité de surveiller le budget des représentants élus. Sous la surveillance du gestionnaire des Services au Conseil municipal et aux comités, le budget administratif du Conseil est utilisé pour financer une gamme d’articles communément utilisés dans chaque bureau et pour couvrir d’autres dépenses de soutien du Conseil ou requises en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Le salaire, les avantages et l’indemnité de déplacement des membres du Conseil sont puisés dans le budget administratif du Conseil. Les frais de voyage des membres lorsqu’ils participent à des conférences, à des réunions de comités et de commissions d’organismes municipaux ou à d’autres activités semblables peuvent aussi être payés à même ce budget, conformément aux politiques et aux procédures pertinentes.

2. Lignes directrices sur les dépenses et gestion du budget

Les demandes de remboursement des dépenses des membres doivent respecter les principes comptables et de vérification fondamentaux ainsi que les lignes directrices suivantes :

• Les dépenses doivent être liées aux activités de la Ville d’Ottawa; les membres et leur personnel ne peuvent demander le remboursement de dépenses de nature personnelle.
• Des limites supplémentaires relatives aux dépenses sont énoncées dans l’article 4 de la présente Politique – Limites relatives aux dépenses.
• Les dépenses et la documentation associée doivent correspondre à ce qui est permis dans le Manuel administratif des conseillers.
• Les dépenses doivent avoir été engagées par les membres ou leur personnel. Les dépenses engagées par un tiers pourraient ne pas être remboursées de la même manière.
• Les conseillers et leur personnel doivent fournir une documentation adéquate pour toutes les dépenses conformément aux procédures indiquées dans le Manuel administratif des conseillers. Ceci comprend fournir des reçus détaillés et une ventilation des taxes, pour appuyer toutes leurs demandes de remboursement de dépenses. La seule présentation de reçus ou de relevés de carte de crédit n’est pas suffisante et ne sera pas acceptée. En cas d’achat en ligne, une copie de la confirmation doit être jointe à la demande. Les conseillers ou leur personnel autorisé doivent signer directement toutes les factures et tous les reçus originaux ou par signature électronique.
• La délégation du pouvoir de signature au personnel doit être consignée dans le formulaire approprié et remise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire avec l’échantillon des signatures avant la première opération.
• Les factures doivent inclure une description des biens achetés ou des services rendus, le coût, les taxes applicables et le numéro d’inscription aux fins de la TPS. Si le numéro d’inscription aux fins de la TPS n’est pas fourni, l’adjoint du membre doit communiquer avec le fournisseur pour l’obtenir.
• La Ville d’Ottawa est exonérée de payer la TPS. La TPS versée aux fournisseurs ne sera pas comprise dans le montant imputé au budget alloué aux services de la circonscription du membre.
• Les biens matériels et intellectuels achetés par l’entremise du budget alloué aux services de la circonscription appartiennent à la Ville d’Ottawa, et non au membre. Les reçus originaux et, le cas échéant, une photo de l’achat sont requis aux fins d’inventaire.
• Tous les dons de bienfaisance financés à même le budget alloué aux services de la circonscription doivent être faits par chèque, par dépôt direct ou avec une carte pour petits achats de la Ville d’Ottawa et tous les reçus pour dons de bienfaisance doivent être libellés au nom de la Ville d’Ottawa. Les reçus pour dons de bienfaisance doivent être remis au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire. Aucun don de bienfaisance fait en espèces par un membre du Conseil ou un membre de son personnel ne sera remboursé à moins qu’un reçu ne soit fourni.
• Les dépenses doivent être imputées dans l’année où elles ont été engagées. Elles ne peuvent être reportées prospectivement.
• Les membres qui imputent des dépenses à l’année courante doivent avoir reçu le bien et (ou) le service avant le 31 décembre de cette même année. Il est reconnu que certains abonnements annuels (y compris, mais sans s’y limiter, à des logiciels) puissent ne pas correspondre à l’année budgétaire et les membres doivent choisir l’option la plus économique.
• Les reçus originaux doivent être soumis dans les 90 jours de l’achat et avant la date finale de traitement des paiements dans l’année budgétaire telle que déterminée par la Direction générale des services des finances.
• À la fin de l’année, lorsque des dépenses ont été engagées, mais que les factures ne sont pas encore reçues, les membres doivent en informer le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au maire, selon le cas, pour qu’un élément de passif soit établi. Les factures d’une année précédente qui n’ont pas été établies comme élément de passif ne seront pas remboursées à partir du budget de l’année précédente. Le paiement peut toutefois être effectué contre le budget de l’année courante.
• Afin de préserver l’intégrité financière, les membres du Conseil doivent approuver les remboursements versés directement à leur personnel. Le greffier municipal ou son mandataire doit approuver les remboursements versés directement aux membres du Conseil.
• Lorsqu’un membre du Conseil ou un membre de son personnel demande le remboursement d’une dépense, une preuve de paiement doit aussi être soumise.
• Les membres du Conseil peuvent obtenir une carte de crédit professionnelle ou une carte pour petits achats qui offre une plus grande marge de manœuvre quant à l’achat de biens et services, y compris les frais de voyages. Ces cartes comprennent des exigences précises en matière de consignation et de responsabilité.

3. Exigences pour les entrepreneurs

Quand un membre du Conseil procure les services d’un fournisseur-entrepreneur, le fournisseur doit divulguer les éléments suivants :

• Toute activité de lobbying antérieure ou actuelle auprès de la Ville d’Ottawa;
• Toute autre relation d’emploi actuelle;
• Tout conflit d’intérêt réel ou potentiel, notamment des membres de sa famille ou des proches collaborateurs travaillant pour la Ville d’Ottawa.

Article 2 - Divulgation publique

Tous les membres du Conseil préparent mensuellement un rapport sur leurs dépenses. Ces rapports sont ventilés selon une série de catégories par souci de commodité. Un rapport détaillé est fourni pour les dépenses relatives aux dons et aux commandites, aux frais d’accueil, aux événements spéciaux et aux frais de voyage. Les membres du Conseil doivent tenir compte des exigences en matière de documents à l’appui des dépenses permises et doivent s’assurer de fournir les renseignements nécessaires. Les chiffres définitifs inscrits au budget de chaque membre sont aussi diffusés annuellement.

En outre, conformément aux exigences législatives de la Loi de 2001 sur les municipalités, un état de la rémunération, des avantages et des dépenses versés aux membres et membres désignés du Conseil ainsi qu’aux membres de la Commission des services policiers doit être remis au Conseil annuellement.
Dans un esprit de transparence et de responsabilisation, les frais de bureau de chaque membre du Conseil seront affichés sur le site Web de la Ville.

Article 3 - Conditions et exigences relatives à la divulgation publique

De la documentation et des exigences spécifiques s’appliquent aux catégories de dépenses indiquées ci-dessous.

1. Contributions et commandites

• Les contributions sous forme de dons ou de commandites doivent être accompagnées d’une demande de l’organisation décrivant en détail le mandat du groupe et l’objectif de la contribution.

2. Cadeaux offerts par des conseillers

• L’objectif professionnel et la date de la rencontre ayant occasionné la dépense doivent être fournis.
• Le reçu détaillé original décrivant les articles achetés et le coût total doit être fourni.
• Le nom et l’adresse de l’établissement doivent être indiqués.
• Les noms complets de tous les participants à la rencontre doivent être fournis, ainsi que leurs affiliations s’ils représentent une organisation ou une entreprise. Les noms des personnes qui reçoivent des cadeaux ne constituent pas des renseignements confidentiels.
• Les conseillers ne sont pas tenus de dresser la liste des participants aux événements communautaires de nature sociale, protocolaire ou cérémoniale ou aux événements sociaux auxquels participent des groupes nombreux (plus de 10 personnes), aux événements scolaires ou à des événements similaires pendant lesquels aucune affaire municipale n’est négociée ni de fournir les noms des mineurs qui reçoivent un cadeau.
• Les conseillers peuvent acheter des fournitures pour offrir des rafraîchissements au personnel et aux invités dans leur bureau de l’hôtel de ville ou de quartier, au besoin (comme le café ou le thé) et n’ont pas besoin de dresser la liste des noms des personnes consommant lesdits rafraîchissements.

3. Événements spéciaux auxquels participent les conseillers

• Le nom exact de l’événement doit être indiqué.
• La date et le lieu de l’événement doivent être indiqués.
• Le nom de l’organisation hôte, le cas échéant.
• Les noms de toutes les personnes qui y participent avec le conseiller doivent être fournis.
• Les reçus et les factures détaillées de toutes les dépenses doivent être fournis.
• Une copie des billets achetés doit être fournie.

4. Déplacements

• Tous les déplacements financés par la Ville, y compris ceux financés par les conseils, commissions ou organismes de la Ville, ainsi que tous les déplacements d’un conseiller financés par des organismes externes (conseils, offices de protection de la nature ou associations municipales, p. ex.) doivent être indiqués.
• L’adresse, la durée et la raison de la rencontre doivent être indiquées.
• Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comprendre un itinéraire confirmant les dates de déplacements et les réservations de vols, une facture originale de l’hôtel décrivant le prix de la chambre et autres frais accessoires, une brochure du congrès confirmant le coût de participation et les dates ainsi que les reçus de taxi ou de stationnement.
• Les conseillers doivent déclarer au commissaire à l’intégrité tous les coûts de déplacement financés par un organisme admissible en vertu du Code de conduite, et ce, avant le premier jour du déplacement.
• Les conseillers qui entreprennent un déplacement financé par la Ville doivent soumettre un rapport précisant ce qui s’est passé, ce qu’ils ont appris à la conférence et comment le déplacement a permis de faire avancer la position ou les intérêts de la Ville. Ce rapport sera rédigé en tant que rapport présenté à titre d’information ou de rapport concernant de l’information distribuée auparavant, et inscrit à l’ordre du jour du comité permanent concerné.

Article 4 - Limites relatives aux dépenses

1. Dons

• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions sont limitées à 3,5 % du budget annuel alloué aux services de la circonscription du membre du Conseil.
• Les contributions doivent être faites sous forme de chèque de la Ville d’Ottawa, de dépôt direct ou avec une carte pour petits achats à un groupe ou un organisme communautaire, non pas sous forme de chèques personnels du membre du Conseil ou d’un membre de son personnel.
• À moins d’une approbation contraire par voie de motion du Conseil, les contributions faites aux particuliers, aux entreprises ou aux services financés par la Ville sont interdites.
• L’achat de biens matériels à titre de contributions est interdit.

2. Dépenses

• Aucune dépense ne doit créer un conflit d’intérêts, ou une apparence de conflit d’intérêts, pouvant découler de l’achat de biens ou de services auprès d’un membre de la famille d’un conseiller.
• Les dépenses d’alcool ne sont pas permises.
• Les dépenses personnelles (p. ex., des vêtements) ne sont pas admissibles.
• Les cadeaux pour le personnel du conseiller ou d’autres employés de la Ville, ses agences, ses conseils, ses commissions et les entités ayant des buts précis ne sont pas admissibles.
• Les budgets des membres ne doivent pas être utilisés pour donner un avantage personnel à des citoyens individuels ou des entreprises spécifiques (c.-à-d. paiement de pénalités fiscales, contraventions de stationnement, commandite de voyage personnel, etc.).
• Les membres doivent garder en tête des principes généraux d’intégrité établis dans le Code de conduite des membres du Conseil et peuvent consulter le commissaire à l’intégrité au besoin sur d’autres sujets qui peuvent créer un conflit d’intérêt réel ou perçu en vertu du Code.
• Les dépenses de publipostage ou de marketing direct engagées par un membre du Conseil pour une zone géographique située à l’extérieur de son quartier ne seront pas permises sans l’approbation préalable du greffier municipal ou de son représentant, en consultation avec le commissaire à l’intégrité. Néanmoins, et sous réserve de la Politique sur les ressources liées aux élections, on reconnaît que les annonces publicitaires transmises par les médias de masse, les publications à grand public et certains itinéraires postaux non adressés traverseront les limites du quartier, situation qui constitue une exemption lorsqu’elle échappe au contrôle du membre du Conseil souhaitant joindre ses résidents par publipostage ou marketing direct.

Article 5 - Interprétation et exemption

Le greffier municipal et les membres du Conseil peuvent consulter le commissaire à l’intégrité relativement aux dépenses des membres du Conseil ou à toute interprétation sur l’application de cette politique.

Lorsque, après consultation auprès du greffier municipal et du commissaire à l’intégrité, le bien-fondé d’une dépense a été établi, une exemption peut être accordée par écrit.

Article 6 - Restrictions budgétaires dans une année d’élections

Dans une année d’élections municipales et durant une élection complémentaire, certaines restrictions sont placées sur les budgets de bureau des membres et sur les dépenses permises. Ces restrictions sont énumérées dans la Politique sur les ressources liées aux élections et ses Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction.

Responsabilités

Les membres du Conseil et leur personnel sont tenus de se conformer à la présente Politique et à ses dispositions.

Le greffière municipale, ou son représentant, et le commissaire à l’intégrité fourniront des conseils sur demande et des modifications au besoin comme cela est énoncé dans la politique.

Surveillance / Non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations relatives à la présente politique. Dès réception d’une plainte ou d’une préoccupation, le greffier municipal répondra à la plainte ou préoccupation en conséquence.

Références

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politiques sur les ressources liées aux élections

Manuel administratif des conseillers

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Publicité – Promotion ou communications payées dans des médias imprimés, numériques ou sociaux, y compris sans s’y limiter, les chroniques de conseillers dans les journaux locaux, la publicité dans les médias sociaux et la publicité dans des événements communautaires de base.

Événement communautaire – Un événement organisé ou coorganisé par un membre du Conseil.

Contribution – comprend les dons ou les commandites à des organismes de bienfaisance et des groupes communautaires provenant du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Don – Une forme de contribution. Comprend des dons monétaires à des organismes de bienfaisance ou des groupes communautaires, ainsi que des dons en nature comme des cartes-cadeaux, des prix tirés au sort et des biens consommables ou matériels de petite valeur.

Hospitalité – La fourniture de repas ou de rafraîchissements, y compris au personnel des membres et aux membres du public.

Actif intellectuel – Tout résultat ou produit de recherche et d’activités de développement de toute nature (notamment, mais sans s’y limiter, des études, des rapports, des publications et autres produits d’information, bases de données, logiciel) qui sont payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Actif matériel – Articles ou structures physiques achetés au moyen du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription. Ceci comprend des biens, des équipements (comme de l’équipement de TI), des meubles, des appareils ménagers.

Services professionnels – Comme ils sont définis dans le Règlement sur les approvisionnements de la Ville d’Ottawa (200-50), les services professionnels nécessitant les compétences de professionnels pour une exigence de service définie ou pour une prestation spécifique liée à un projet, y compris, mais sans s'y limiter, les domaines de l'ingénierie, de l'architecture, de la conception, de la planification, de la technologie de l'information, de l'audit financier et des commissaires d'équité.

Services non professionnels – Tous les autres services payés par le Budget des membres alloué aux services de leur circonscription, y compris sans s’y limiter, assistance de bureau et soutien lors d’événements.

Dépenses personnelles – Des dépenses qui constituent principalement un avantage personnel pour le membre du Conseil ou son personnel et ne sont pas reliées aux activités de la Ville d’Ottawa.

Événement spécial – Un événement auquel le membre du Conseil a participé au moyen de l’achat de billets à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription.

Commandite – Une forme de contribution. De l’argent donné à partir du Budget des membres alloué aux services de leur circonscription pour soutenir un organisme ou un projet particulier. De la publicité entreprise principalement à titre de commandite au bénéfice de l’organisme qui le reçoit est jugée être une contribution en vertu de la présente Politique.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la présente Politique, veuillez communiquer avec le greffier municipal, le gestionnaire des services au Conseil municipal et aux Comités, ou le gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil municipal.

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Bureau du greffe municipal
Date d’approbation : Le 22 novembre 2017
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Date de révision : Le 1er février 2021 (modifications d’ordre administratif); 7 décembre 2022

Énoncé 

La Ville d’Ottawa promeut, en se fondant sur le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure, des relations de travail empreintes de respect et de tolérance et exemptes de harcèlement entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de l’organisation ainsi qu’un milieu de travail correspondant à de telles normes.

Objectif

La présente politique oriente la Ville d’Ottawa dans ce qu’elle fait pour assurer des relations et un milieu de travail sains, sécuritaires, empreints de respect et de tolérance et exempts de harcèlement aux membres du Conseil ainsi qu’à ses fonctionnaires et employés.

La disposition 2.1 du paragraphe 270 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit qu’une municipalité adopte et met en œuvre des politiques en ce qui concerne « les liens qui existent entre les membres du conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité ».

Champ d'application

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la municipalité.

Exigences de la politique

Les relations entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité sont encadrées par les politiques de la Ville suivantes :

Article 1 - Code de conduite des membres du Conseil

Le Code de conduite des membres du Conseil établit le comportement éthique attendu des membres du Conseil municipal d’Ottawa. Des codes de conduite distincts existent aussi pour les résidents membres du comité du patrimoine bâti et des comités consultatifs. Les paragraphes 10(5) et (6) du Code de conduite des membres du Conseil, qui se trouvent à la section « Conduite à l’égard du personnel », énoncent ceci :

« Les membres du Conseil doivent respecter le rôle de l’administration municipale lorsqu’il s’agit de donner des conseils fondés sur la neutralité politique et l’objectivité et sans influence indue d’un membre ou d’un groupe de membres du Conseil.

Les membres du Conseil doivent éviter :

1. de porter atteinte, avec malveillance ou à tort, à la réputation professionnelle ou éthique des membres du personnel municipal ou à leurs idées ou pratiques;
2. de contraindre les membres du personnel municipal à participer à des activités politiques partisanes, ou les menacer ou faire preuve de discrimination à leur endroit parce qu’ils ont refusé de participer à de telles activités;
3. d’utiliser, ou tenter d’utiliser, leur autorité ou leur influence à des fins d’intimidation, de menace, de coercition, de domination ou d’influence d’un membre du personnel municipal dans le but de s’ingérer dans les tâches de celui-ci. »

Le Code définit « personnel municipal » en ces termes : « comprend tous les employés, entrepreneurs dépendants et bénévoles de la Ville d’Ottawa et s’entend également des employés, des entrepreneurs dépendants et des bénévoles qui travaillent dans les bureaux des membres du Conseil. »

L’article 6 du Code, intitulé « Conduite lors des réunions du Conseil ou d’un comité », prévoit ceci :

1. Les membres du Conseil doivent se conduire avec décorum lors de toutes les réunions du Conseil et du Comité conformément aux dispositions du Règlement de procédure (article 42) étant :
2. Nul membre ne doit :
   
   1. parler irrévérencieusement du Souverain ou du lieutenant-gouverneur d’une province, ou d’un collègue membre du Conseil, ou du personnel;
   2. se servir d’un langage offensant ou non parlementaire;
   3. discuter de tout autre sujet que le sujet débattu;
   4. lorsqu’une question a été discutée à huis clos et doit demeurer confidentielle, divulguer le contenu de la question ou la teneur des délibérations qui ont eu lieu à huis clos;
   5. désobéir aux règlements de procédure, ou à une décision rendue par le maire ou le Conseil sur des questions d’ordre ou de pratique, ou à la suite d’une interprétation des règlements de procédure.

Article 2 - Code de conduite du personnel

Le Code de conduite du personnel vise à assurer l’intégrité de la fonction publique par la reconnaissance et la promotion des principes fondamentaux que sont la transparence, l’impartialité, le respect et la responsabilité.

La section sur l’impartialité du Code est ainsi rédigée :

« Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d’Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l’orientation politique de l’administration municipale. Le public a intérêt à s’assurer que le personnel municipal s’engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l’exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels. Compte tenu de l’intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l’égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons…

• Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d’Ottawa et en respectons les décisions.
• Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas…

• Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.
• Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d’en avoir obtenu l’autorisation expresse.
• Nous n’émettons pas d’opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville. »

Article 3 - Politique sur la violence et le harcèlement au travail

La Politique sur la violence et le harcèlement au travail prévoit ceci :

« La Ville d’Ottawa met tout en œuvre pour assurer à ses employés un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux affranchi de toutes les formes de violence et de harcèlement.

Elle interdit la violence et le harcèlement au travail entre membres du public et employés (et vice versa) ainsi qu’entre employés.

La présente politique interdit la violence, le harcèlement et la discrimination sous toutes les formes définies dans la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, le Code canadien du travail, le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi canadienne sur les droits de la personne. »

Article 4 - Règlement de procédure

Le Règlement de procédure établit les règles et procédures à suivre ainsi que les conduites à adopter aux réunions du Conseil et des comités permanents. L’alinéa 42(1)a), intitulé « Conduite des membres du Conseil », énonce ceci :

« Nul membre ne doit : parler irrévérencieusement du Souverain ou d’un autre membre de la famille royale, du gouverneur général du Canada, du lieutenant-gouverneur d’une province, d’un collègue membre du Conseil, ou du personnel. »

Le Code de conduite des membres du Conseil et le Règlement de procédure régissent la conduite des membres des comités et du Conseil lors des réunions tenues par ceux-ci. Les représentants élus doivent traiter le personnel de la Ville de manière juste et respectueuse, et le personnel doit agir de même envers les membres du Conseil.

Responsabilités

Les membres du Conseil ainsi que les fonctionnaires et employés de la municipalité sont tenus de respecter la présente politique et ses dispositions, de même que le Code de conduite des membres du Conseil, le Code de conduite du personnel, la Politique sur la violence et le harcèlement au travail et le Règlement de procédure.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal reçoit les plaintes et préoccupations touchant la présente politique et en informe les personnes suivantes, qui enquêteront et donneront suite comme il se doit :

1. Préoccupation ou plainte concernant un fonctionnaire ou un employé de la municipalité : gestionnaire, directeur ou directeur général de l’employé et directeur des Ressources humaines;
2. Préoccupation ou plainte concernant le Conseil ou un de ses membres : commissaire à l’intégrité.

En cas de divergence entre la présente Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel et le Code de conduite des membres du Conseil ou le Code de conduite du personnel, le libellé du Code a préséance.

Renvois

Code de conduite des membres du Conseil
Code de conduite du personnel
Politique sur la violence et le harcèlement au travail
Règlement de procédure

Autorités législatives et administratives

L’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités exige que le Conseil municipal adopte et tienne à jour une politique en ce qui concerne les relations entre les membres du conseil et les fonctionnaires et employés de la municipalité. La présente Politique sur les relations entre le Conseil et le personnel fait état des lois, politiques et pratiques auxquelles la Ville se conforme pour favoriser des relations respectueuses entre les membres du Conseil et les fonctionnaires et employés de la Ville d’Ottawa.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Demandes d’information

Bureau de greffe municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Approuvée par : Conseil municipal
Section : Bureau du greffe municipal
Date d’approbation : Le 28 novembre 2007
Date d’entrée en vigueur : Le 28 novembre 2007
Dates de révision : Le 13 février 2013; 9 décembre 2020; 7 décembre 2022
Révisions approuvée par : Conseil municipal

Énoncé

La Ville d’Ottawa délèguera ses pouvoirs et ses attributions afin de favoriser la gestion efficace des activités municipales et veillera à ce que chaque délégation de pouvoirs soit assortie de mesures appropriées de reddition de comptes.

Objet

La présente politique vise à guider le Conseil en ce qui a trait à l’étendue des pouvoirs et des attributions qu’il peut déléguer en vertu des pouvoirs législatifs et administratifs qui lui ont été conférés et à établir les principes à respecter à cet égard.

Aux termes de la disposition (6) du paragraphe 270(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, toute municipalité est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur « la délégation de ses pouvoirs et fonctions ».

Champ d’application

La présente politique s'applique à l'ensemble des activités de la Ville d’Ottawa et à ses employés.

Exigences de la politique

Le Conseil municipal encourage la délégation de pouvoirs et d’attributions afin de permettre une gestion municipale efficace et de régler en temps utile les questions qui se posent, selon les principes suivants :

1. La délégation de pouvoirs et d’attributions est mentionnée dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs et réexaminée à chaque mandat du Conseil.
2. Les pouvoirs et les attributions dont jouit le Conseil ne peuvent être délégués, à moins que le Conseil lui même ne prenne expressément une décision en ce sens en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs.
3. La délégation de pouvoirs et de fonctions peut être révoquée en tout temps et sans préavis.
4. Toute délégation de pouvoirs ou d’attributions prend fin à l’échéance du mandat du Conseil.
5. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution du Conseil doit être assortie d’un mécanisme approprié de transparence et de reddition de comptes.
6. La délégation d’un pouvoir ou d’une attribution à un membre du personnel en vertu d’un règlement signifie que ce pouvoir ou cette attribution pourra être exercé en l’absence du délégataire par une personne nommée par le directeur municipal à cette fin. 

La délégation de pouvoirs à un comité permanent doit respecter les principes supplémentaires suivants :

• Les comités permanents devraient pouvoir décider des questions qui s’inscrivent dans une politique adoptée par le Conseil.
• Les comités permanents devraient pouvoir décider des points qui s’inscrivent dans l’application de lois ou règlements fédéraux ou provinciaux.
• Les comités permanents devraient être les organes formulant des recommandations sur tous les aspects liés à une politique ou à sa mise en œuvre d’une politique s'inscrivant dans leur mandat (y compris l’acquisition de propriétés et les contrats).
• Les comités permanents auront la capacité de confirmer des règlements selon les pouvoirs qui leur sont délégués.

Les pouvoirs et processus de notification des conseillers de quartier sur les points transactionnels et opérationnels ayant trait à des quartiers de la ville d’Ottawa sont décrits dans le Règlement sur la délégation des pouvoirs. Par exemple, ces pouvoirs peuvent viser les questions liées au règlement financier des frais relatifs aux terrains à vocation de parc, les demandes soumises à la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario, certaines questions d’urbanisme comme les demandes de lotissement et de copropriété, les exemptions à la réglementation relative aux parties de lots de terrain, les cimetières, les demandes présentées aux termes de la Loi sur le patrimoine de l’Ontario, et les modifications aux intersections et aux voies, entre autres questions faisant l’objet des annexes du Règlement.

Dans tous les cas, le Règlement sur la délégation des pouvoirs prévoit dans ses dispositions un mécanisme redditionnel pour chaque délégation.

Pour les demandes d’approbation d’un plan d’implantation soumises à la Ville avant le 1^er juillet 2022, le processus qui s’applique est basé sur le processus d’approbation du plan d’implantation :

• Le pouvoir général est délégué au personnel, qui observera toutes les procédures et tous les processus établis.
• Le personnel travaillera avec les conseillers municipaux, les intervenants et le public pour résoudre les questions soulevées.
• Le personnel préparera un rapport sur les pouvoirs délégués contenant un résumé de tous les commentaires du public et des intervenants ainsi que les réponses à ces commentaires.
• Le rapport sur les pouvoirs délégués, y compris les conditions d’approbation, est envoyé par voie électronique au conseiller municipal pour approbation.
• Si le conseiller est d’accord avec la recommandation :
  • o le rapport est signé par le directeur général ou son délégué;
  • o un avis de décision est envoyé au conseiller et à ceux qui ont déposé des commentaires sur la question ou qui ont demandé d’être informé de la décision.
• Si le conseiller rejette la recommandation du personnel :
  • o les pouvoirs délégués sont retirés, et la demande est transmise au comité permanent approprié aux fins d’étude et de décision à une réunion publique.

Le conseiller municipal peut retirer le pouvoir délégué au personnel s’il n’est pas satisfait des recommandations ou des conditions. De plus, si un conseiller ne donne pas son approbation et ne retire pas le pouvoir délégué dans les délais recommandés, le personnel peut acheminer le rapport au comité de sa propre initiative.

Enfin, tout membre du Conseil a le droit de demander, soit à la réunion, soit par écrit auprès du coordonnateur du comité permanent, qu’un point qui a été délégué au comité permanent soit soumis au Conseil aux fins d’une prise de décision, et ce, à tout moment jusqu’au jour suivant l’affichage de la disposition du comité.

Pour les demandes d’approbation du plan d’implantation soumises à la Ville depuis le 1^er juillet 2022, le gouvernement provincial a délégué les pouvoirs décisionnels au personnel. Aux termes du projet de loi 109, Loi de 2022 pour plus de logements pour tous de l’Ontario, l’accord des conseillers n’est plus requis et ceux-ci ne peuvent plus soumettre de demandes d’approbation d’un plan d’implantation au Comité de l’urbanisme.

La personne qui exerce un pouvoir qui lui a été délégué doit s’assurer de ce qui suit :

• Toute dépense occasionnée par cette délégation a été prévue au budget de l’année en cours.
• Le délégataire ne dépasse pas l’étendue des pouvoirs dont il est investi.
• Les politiques et les procédures du Conseil sont appliquées de façon équitable et uniforme.
• Lorsque la nature des pouvoirs délégués l’exige, des rapports sont remis au Conseil l’informant que l’exercice du pouvoir délégué est conforme aux règles de la délégation et aux dispositions de la présente politique.
• Les membres du Conseil ou le ou les conseillers de quartier, le cas échéant, sont engagés tôt dans le processus, notamment dans le cas où la question est très médiatisée ou délicate.
• Les mécanismes améliorés de responsabilisation et de transparence, notamment les consultations et les rapports, au-delà de ce qui peut être exigé dans le Règlement sur la délégation de pouvoirs, sont formellement pris en compte et évalués dans les situations potentiellement très médiatisées ou délicates.
• Toute décision opérationnelle relative à la consultation et à la reddition de comptes sur l’exercice des pouvoirs délégués est consignée conformément aux politiques et aux procédures applicables dans le domaine de la gestion de l’information.

Responsabilités

Le personnel de la Ville a la responsabilité d’adhérer aux paramètres établis par la présente politique et de garantir que les pouvoirs délégués sont exercés comme il se doit.

Surveillance/Non-respect

Le greffier municipal est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations du public ayant trait à la présente politique et de les transmettre sans tarder au Conseil et au directeur municipal.

Renvois

Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs
Règlement sur les approvisionnements

Autorités législatives et administratives

Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la Ville est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la délégation de pouvoirs et d’attributions.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint, le Système de gestion des documents ou le système organisationnel approuvé qui s’applique.

Définitions

Pouvoirs législatifs – s’entend de toutes les situations dans lesquelles le Conseil assume des fonctions législatives ou quasi judiciaires telles que l’adoption de règlements municipaux, l’élaboration de politiques et l’exercice d’un pouvoir décisionnel.

Pouvoirs administratifs – s’entend de toutes les actions du Conseil qui sont nécessaires à l’administration municipale sans toutefois faire intervenir de pouvoir discrétionnaire.

Questions potentiellement très médiatisées ou délicates – peuvent comprendre ce qui suit :

• Projets municipaux d’importance, programmes ou services ayant trait au budget, portée des projets, niveau de risque ou intérêt public, lorsqu’il y a délégation de pouvoirs conférée par le Conseil.
• Activités comme celles décrites dans la Politique en matière de dons à vocation communautaire destinés à la Ville :
  • Modification, amélioration, remplacement ou élimination d’une installation, d’un programme ou d’un service accessible au public;
  • Ajout d’une installation ou d’un équipement en un lieu dont la Ville est propriétaire ou locataire et qui est accessible au public;
  • Reconfiguration majeure d’un bien public, d’une installation publique ou d’un local où se déroulent des programmes publics dans une installation municipale;
  • Contrepartie à un donateur ayant une incidence importante sur l’esthétique ou l’utilisation d’un lieu ou d’une installation;
  • Exigence de renonciation totale ou partielle à des politiques ou à des normes municipales (sur l’accessibilité, le bilinguisme ou autre).

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquer avec :
Greffière municipale
Bureau du greffe municipal
Ville d’Ottawa
Téléphone : 3-1-1 (ATS : 613-580-2401)

Approuvée par : Conseil municipal
Date d'approbation : 9 mai 2018
Date d’entrée en vigueur : 9 juillet 2018
Révision approuvée par : s.o.
Date de révision : s.o.

Énoncé de la politique

La Ville d’Ottawa accepte les dons afin d’améliorer les installations et les programmes municipaux. Avant d’accepter un don, la Ville procède à l’examen et à l’évaluation du don proposé afin de déterminer son utilité, ses incidences financières et opérationnelles immédiates et à plus long terme, ainsi que le risque et la responsabilité auxquels elle s’expose.

L’objectif

La présente politique a pour but de définir ce qui constitue un don à la Ville et de fournir aux directions générales une orientation et des directives claires quant à l’acceptation, à la gestion, à la contrepartie et à l’affectation des dons. Les procédures de dons pour les membres du Conseil s’appliquent aux membres du Conseil qui sollicitent ou facilitent des dons à vocation communautaire destinés à la Ville.

En matière d’acceptation de dons de bienfaisance et de production de reçus de ces dons, la Ville se conforme aux règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC), de la Loi de 2001 sur les municipalités et de sa propre Politique sur les reçus officiels de dons.

Demandes

La présente politique s’applique à tous les employés de la Ville. Les procédures de dons pour les membres du Conseil s’appliquent aux activités liées aux dons des membres du Conseil.

Les dons faits à la Ville peuvent se présenter dans les formes suivantes :

• Liquidités
• Services
• Équipement
• Matériel et fournitures
• Immobilisation, bien immobilier ou bien amortissable
• Bien à usage personnel
• Œuvre d’art, bijou, livre rare, timbre, pièce de monnaie, artéfact
• Droit découlant de baux immobiliers ou droit résiduel
• Police d’assurance-vie
• Dons par testament

Cette politique ne s’applique pas à ce qui suit :

• Compétences ou services dont la Ville bénéficie par le truchement de son Programme de bénévolat.
• Artéfacts de musée pouvant avoir une valeur historique pour la Ville d’Ottawa (Politique de gestion des collections).
• Financement ou don en nature obtenu d’autres ordres de gouvernement dans le cadre de transferts, de paiements ou de programmes de subventions.
• Contributions versées par des organismes communautaires aux termes des Programmes de partenariat communautaire de la Ville, dans lesquels le coût des améliorations apportées aux installations municipales est partagé et les modalités du partenariat sont établies par une autre politique approuvée par le Conseil.
• Contributions requises aux termes des articles 37 et 41 de la Loi sur l’aménagement du territoire de l’Ontario.
• Contributions de promoteurs visant à améliorer l’aménagement de nouveaux parcs.
• Ententes de commandites (Politique sur les commandites et la publicité).

Exigences de la politique

La sollicitation, la considération, l’acceptation, la contrepartie et l’administration d’un don à la Ville doivent être en tout point conformes à la présente politique.

Il incombe aux directions générales de respecter les exigences et procédures générales décrites dans les sections suivantes :

1. Exigences générales
2. Exigences en matière d’engagement du public et de consultation
3. Gestion des dons
4. Exigences en matière de consignation et de déclaration
5. Reçus de dons
6. Normes de contrepartie des dons

Il incombe aux membres du Conseil de respecter les exigences et procédures générales décrites dans les procédures de dons pour les membres du Conseil.

1. Exigences générales

Aux fins de l’application et de l’administration de cette politique, les dons à vocation communautaire sont ceux qui visent à servir le bien public. Les dons à la Ville ne doivent pas servir à payer des frais, des permis, des programmes ou des services.

Pour qu’un don soit admissible aux termes de cette politique, il doit y avoir intention du donateur de donner à la Ville, remise du don à la Ville par le donateur et acceptation du don par la Ville. Le processus n’est pas complet tant que la Ville n’a pas accepté le don.

Les directions générales peuvent soumettre toute offre de don à l’approbation du Conseil, même si l’offre ne respecte pas les lignes directrices de la présente politique. Le Conseil peut aussi étudier une offre ou demander au personnel d’examiner les offres de dons qui ne respectent pas cette politique à la lettre.

Tous les dons faits à la Ville doivent respecter les lois fédérales et provinciales, les règlements municipaux, la Politique sur la reddition de comptes et la transparence de la Ville, le Code de conduite des membres du Conseil et le Code de conduite des employés, le cas échéant. Lorsqu’un donateur demande un reçu aux fins de l’impôt, les directions générales respecteront aussi la Politique de la Ville sur les reçus officiels de dons et les règlements de l’ARC en matière de dons. 

Acceptation de dons

• La Ville peut accepter ou refuser un don. Si elle refuse un don, elle informera le donateur de la raison de son refus et le remerciera pour son offre.
• Lorsqu’elle évalue une offre de don, la direction générale bénéficiaire doit déterminer et évaluer tous les coûts ponctuels ou récurrents associés à l’acceptation du don. Ces coûts peuvent comprendre des frais à être payés par la Ville pour la livraison, l’installation, l’entretien, le fonctionnement, la sécurité, les permis, le remplacement, d’élimination, etc. Avant d’accepter un don, la direction générale bénéficiaire s’assurera de l’existence d’une source de financement des éventuels coûts à la charge de la Ville.
• En ce qui concerne les projets d’immobilisations financés par des dons et nécessitant une dépense d’investissement de la part de la Ville, les directeurs généraux peuvent autoriser l’utilisation de fonds d’immobilisations en bloc dont ils disposent en vertu des pouvoirs qui leur sont conférés et que le Conseil n’a pas affectés à des projets précis. En ce qui concerne l’affectation de capitaux à des projets prioritaires approuvés par le Conseil, les directeurs généraux responsables des projets sont autorisés à effectuer des réaffectations mineures. Sous réserve de la disponibilité des fonds dans un budget approuvé, on peut affecter jusqu’à 100 000 dollars au financement d’un projet de donateur. Les directeurs généraux doivent demander l’approbation du Conseil pour toute réaffectation dépassant 100 000 dollars.
• Lorsqu’elle évalue un don de bien, de structures ou d’équipement proposé, la direction générale bénéficiaire doit s’assurer, auprès du Bureau de l’accessibilité de la Ville, que le don respecte les exigences en matière d’accessibilité.
• Lorsqu’un avantage est consenti au donateur, le don peut être assujetti à la TVH. Le personnel s’informera des possibles incidences relatives à la TVH auprès de la Direction des taxes à la consommation de la Ville.  

Limites et restrictions

Les dons destinés à la Ville ne doivent pas :

• sous-entendre un appui accordé au donateur ou, si ce dernier est une société ou une entreprise commerciale, sous-entendre la recommandation de ses produits ou services, ni obliger la Ville à faire des déclarations à l’appui d’un produit ou d’un service;
• être acceptés de particuliers, de groupes, d’associations, de sociétés ou d’autres entités qui ne sont pas en règle avec la municipalité (p. ex. en litige avec la Ville, en défaut de paiement face à la Ville ou accusés d’infraction grave à un règlement municipal ou autre);
• être acceptés s’ils sont réputés être le fruit d’activités que la Ville juge contraires à l’éthique ou à la loi;
• être acceptés de particuliers, de groupes, d’associations, de sociétés ou d’autres entités qui promeuvent des pratiques discriminatoires envers des personnes ou des groupes basées sur le genre, l’orientation sexuelle, l’affiliation religieuse ou politique, la citoyenneté, l’âge, la race ou l’appartenance ethnique, l’existence d’un dossier judiciaire, le handicap, le revenu ou la situation familiale;
• être acceptés s’ils donnent lieu à un conflit d’intérêts réel ou perçu ou s’ils violent le Code de conduite des employés. Les dons ne seront ni sollicités ni acceptés s’ils :
  • donnent lieu ou sont perçus comme donnant lieu à un traitement de faveur accordé au donateur ou à toute autre partie;
  • font en sorte qu’un employé ou un élu de la Ville reçoit un paiement, un produit, un service ou un bien à des fins personnelles ou dans son intérêt propre;
  • proviennent d’entreprises dont les revenus reposent principalement sur la vente du tabac.

Dons en lien avec le processus de prise de décisions de la Ville :

• Les dons faits à la Ville ne seront acceptés qu’en l’absence de lien de dépendance par rapport aux processus de prise de décisions.
• Les processus de planification et d’approvisionnement de la Ville sont assortis d’une période d’interdiction durant laquelle il n’est pas permis de discuter, de solliciter ou d’accepter de dons.
• En ce qui a trait aux processus d’approbation des demandes d’aménagement (p. ex. réglementation de plan d’implantation, plans de lotissement, dérogations mineures, modifications au Plan officiel ou au règlement de zonage), la période d’interdiction débute lorsqu’un donateur éventuel soumet une demande d’approbation de projet d’aménagement. Elle se termine lorsque la décision concernant la demande a été rendue.
• En ce qui a trait à l’approvisionnement, la période d’interdiction débute dès la publication officielle de la demande d’offres, de prix, de propositions ou autre, et prend fin dès l’adjudication du contrat d’approvisionnement.

Dons de biens immobiliers

• Le don d’un bien immobilier doit être conforme à la Politique municipale sur l’acquisition de biens-fonds.
• Le cas échéant, l’approbation d’une entente de don de bien immobilier doit comprendre l’utilisation et la disposition du bien immeuble, y compris les produits nets découlant d’une transaction immobilière.

2. Exigences en matière d’engagement du public et de consultation

Des consultations auront lieu sur tous les dons comportant :

• la modification, l’amélioration, le remplacement ou l’élimination d’une installation, d’un programme ou d’un service accessible au public;
• l’ajout d’une installation ou d’un équipement en un lieu dont la Ville est propriétaire ou locataire et qui est accessible au public;
• la reconfiguration majeure d’un bien public, d’une installation publique ou d’un local où se déroulent des programmes publics dans les limites d’une installation municipale;
• une contrepartie au donateur ayant une incidence importante sur l’esthétique ou l’utilisation du lieu ou de l’installation;
• la renonciation totale ou partielle à des politiques ou à des normes municipales (sur l’accessibilité, le bilinguisme ou autre).

Conformément à la Stratégie municipale d’engagement du public, les conseillers municipaux, les associations communautaires et les intervenants concernés prendront aussi part aux consultations.

Le personnel qui évalue une offre de don doit, avant d’accepter l’offre, veiller à ce que toutes les consultations internes et externes soient menées conformément à la Stratégie d’engagement du public.

Approbations internes d’un don

En plus d’obtenir l’approbation de l’équipe de direction de la direction générale bénéficiaire, les directions générales bénéficiaires consulteront tous les services susceptibles d’être touchés de près ou de loin par le don. Le tableau suivant nomme quelques-unes des autorités approbatrices à consulter selon le type de don.

3. Gestion des dons

La direction générale bénéficiaire d’un don gérera celui-ci correctement et conformément aux directives qui suivent :

• Les dons destinés à des fins précises ou, plus généralement, à un programme, y compris les dons de biens-fonds et de produits nets d’une transaction immobilière, seront utilisés par le programme aux fins précisées par le donateur.
• Aux fins de la responsabilité et du contrôle financiers, les dons en argent devront être déposés aux comptes appropriés de la Ville.
• Les dons ne doivent pas être gérés de manière informelle ni déposés dans un compte personnel ou externe ou un fonds en fiducie. Cette directive ne s’applique pas aux campagnes de financement communautaires tant que les contributions à la campagne ne sont pas remises à la Ville.
• Les dons d’argent ou de bien faits à la Ville sans précision de l’objet par le donateur et qui ne s’inscrivent pas dans une initiative approuvée sont considérés comme non désignés et deviennent des contributions aux recettes générales ou aux actifs de la Ville, à moins que la direction générale bénéficiaire ne demande l’approbation du Conseil à une fin précise.
• Les dons d’équipement ou de matériel seront consignés et suivis dans le cadre de l’inventaire de la Ville.
• Tous les efforts seront faits pour utiliser les fonds reçus en don aux fins précisées par le donateur, et ce, dans l’année en cours. Les dons qui resteront inutilisés à la fin de l’année ne pourront être reportés à l’exercice budgétaire suivant que moyennant l’approbation du Conseil.

4. Exigences en matière de consignation et de declaration

Chaque direction générale doit tenir un registre de tous les dons reçus. Au plus tard le 31 janvier de chaque année, chaque direction générale doit remettre sa liste de dons de plus de 25 000 dollars à la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations, qui produira un rapport coordonné à présenter au Conseil sur les pouvoirs délégués d’acceptation des dons.

Cette exigence de déclaration ne libère pas les directions générales de leur obligation de faire le suivi des dons de valeurs moindres. Chacun des directeurs généraux doit tenir un registre complet des dons reçus en espèces et en nature. Ce registre doit indiquer le nom exact et complet du donateur, la valeur et la description du don, toutes modalités ou limites convenues au sujet de l’utilisation du don et toute contrepartie accordée au donateur.

Tous les dons de 25 000 dollars ou plus doivent être consignés au moyen d’un protocole d’entente. Les dons d’une valeur inférieure à 25 000 dollars seront consignés et on en accusera réception par lettre de confirmation.

Dans l’éventualité où le donateur demanderait que son don ne fasse pas l’objet d’une reconnaissance publique, la Ville respectera ce souhait sous réserve d’une obligation de divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

5. Reçus de dons

Il incombe aux directions générales bénéficiaires de consulter les Services des recettes pour déterminer si le don peut faire l’objet d’un reçu. Dans le doute, elles consulteront la Politique sur les reçus officiels de dons, l’Unité des services financiers (USF) ou le Bureau du greffier municipal ou les Services juridiques avant d’accepter le don.

6. Normes de contrepartie des dons

Les normes de contrepartie des dons guident le personnel dans la détermination des avantages aux donateurs qui peuvent être convenus en vertu de pouvoirs délégués et basés sur la valeur du don.

• La valeur de l’avantage accordé au donateur ne doit pas être supérieure à la valeur marchande du don.
• Les avantages au donateur d’une valeur pouvant atteindre 10 % de la valeur du don ou un maximum de 1000 dollars sont réputés être d’une valeur nominale.
• La reconnaissance publique d’un don par voie de lettre de remerciement, de mention dans une publication de la Ville ou d’une simple enseigne ou plaque à une installation municipale est réputée être d’une valeur nominale pour le donateur.
• Les directeurs généraux, directeurs ou gestionnaires du service concerné sont autorisés, en vertu de pouvoirs délégués, à approuver les avantages au donateur d’une valeur pouvant atteindre 50 % de la valeur marchande du don. Si un donateur demande un avantage évalué à plus de 50 % de la valeur marchande du don et dépassant le seuil de valeur nominale de 1000 dollars, la direction générale concernée demandera l’approbation du Conseil.
• Une mention sur une propriété ou un bien appartenant à la Ville doit se limiter à la reconnaissance du don et ne pas constituer une forme d’appui à l’égard du donateur, d’un produit ou d’un service.
• La nature des avantages au donateur doit revêtir une importance inférieure à celle de l’objectif premier du programme bénéficiaire du don (p. ex. l’offre d’accès gratuit à une installation sera inférieure à l’objectif prioritaire d’accès à l’installation).
• La période durant laquelle un avantage au donateur est valable ne dépassera pas :
  • la durée de vie utile du don;
  • 20 ans, sauf sur approbation du Conseil.

Seuils de contrepartie

• Les directeurs généraux, directeurs ou gestionnaires du service concerné sont autorisés à accorder, en contrepartie des dons, des avantages ne dépassant pas 50 % de la valeur marchande du don, jusqu’à un maximum de 10 000 dollars pour une contrepartie ponctuelle, ou de 10 000 dollars par an pouvant atteindre une valeur totale maximum de 100 000 dollars dans le cas de demandes de contrepartie sur plusieurs années.
• Pour les avantages dont la valeur dépasse 10 000 dollars par an ou 100 000 dollars pour la durée de l’entente, les directions générales sont tenues de demander l’approbation du Conseil.
• Les directeurs généraux sont autorisés, en vertu de pouvoirs délégués, à dépasser de 10 % la valeur des avantages consentis, et ce, afin de disposer de la souplesse nécessaire pour conclure une entente de don. Tout dépassement peut devoir faire l’objet d’une déclaration en vertu du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs.

Registre des lobbyistes

• Les donateurs qui entament des discussions avec le personnel afin qu’on leur accorde, en échange de leur don, des avantages supérieurs à une valeur nominale seront priés de s’inscrire auprès du registraire des lobbyistes de la Ville.
• Si la contrepartie est d’une valeur nominale, le donateur n’aura pas à s’inscrire.
• Si une interprétation s’impose, le personnel devra consulter le registraire des lobbyistes.

Droits d’appellation

• L’octroi de droits d’appellation visant des installations municipales dans le cadre d’un avantage lié à un don est assujetti à la Politique de la Ville sur les commandites et la publicité et à la Politique de la Ville sur les noms commémoratifs.

Responsabilités

Il incombe aux gestionnaires :

• d’autoriser les dons;
• de veiller à ce que toutes les conditions préalables à la production d’un reçu de don soient satisfaites par le donateur;
• de prendre les dispositions éventuellement nécessaires à l’évaluation du don en veillant à ce que l’évaluateur possède les qualifications requises et que son évaluation soit appropriée;
• d’autoriser le formulaire Demande de reçu officiel de don et la Liste sommaire des reçus officiels de dons, s’il y a lieu;
• de s’assurer que les dons soient utilisés aux fins prévues;
• d’adresser aux donateurs les remerciements et la reconnaissance de circonstance.

Il incombe aux Services juridiques :

• de donner aux directions générales les conseils juridiques nécessaires à l’application de la présente politique.

Il incombe aux membres du Conseil :

• de respecter les procédures de dons pour les membres du Conseil;
• de veiller à tout moment à ce que les activités liées aux dons soient conformes au Code de conduite des membres du Conseil. Le membre peut consulter le commissaire à l’intégrité au sujet de ses obligations relatives au Code de conduite.

Il incombe au Bureau du greffe municipal :

• d’examiner les dispositions de la présente politique concernant les membres du Conseil et les procédures de dons pour les membres du Conseil dans le cadre du processus habituel d’examen de la structure de gestion publique.

Il incombe aux Services des recettes :

• de procéder au traitement efficace des dons qui font l’objet d’un reçu;
• de produire les reçus officiels de dons dans les délais opportuns;
• de prévenir l’utilisation non autorisée des reçus officiels de dons;
• de produire une déclaration de renseignements auprès de l’ARC pour les dons déclarés par les donateurs.

Il incombe à l’Unité des services financiers :

• de déposer les fonds dans un compte désigné de la Ville;
• de donner les conseils demandés relativement à la réception d’un don.

Il incombe à la Direction générale des loisirs, de la culture et des installations :

• d’agir comme mandataire de la Ville en matière de dons;
• de tenir la présente politique à jour et de répondre aux offres qui ne visent pas de direction générale en particulier;
• de dresser, à l’intention du Conseil, un rapport annuel énumérant tous les dons de plus de 25 000 dollars.

Surveillance/Non-respect

Il incombe aux directions générales bénéficiaires de respecter la présente politique, à défaut de quoi elles pourraient être privées du don qui leur est destiné. La Direction générale des loisirs, de la culture et des installations est chargée de veiller à l’application de cette politique.

Documents de référence

Politique sur la reddition de comptes et la transparence
Code de conduite des membres du Conseil
Procédures de dons pour les membres du Conseil
Politique sur les reçus officiels de dons
Reçus officiels de dons – Procédures
Politique sur les noms commémoratifs
Politique d’art public
Politique sur l'acquisition de biens-fonds
Politique sur la publicité utilisant les actifs et les programmes municipaux

Autorités législatives et administratives

Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels
Loi de l'impôt sur le revenu du Canada
Loi de 2001 sur les municipalités

Définitions

Don : cession volontaire d’un bien.

Dons à vocation communautaire : comprennent les projets, montants en espèces, biens et activités pour le bien public.

Don en nature : don de biens autres que de l’argent comptant, tels des biens en immobilisation (y compris les biens amortissables) et des biens à usage personnel. Ne comprend pas les dons de services.

Faciliter :  Simplifier le processus de don. Il peut s’agir, par exemple, d’un membre du Conseil travaillant avec un donateur qui s’adresse à la Ville pour déterminer un don approprié, ou de l’acceptation d’un don par un membre du Conseil.

Juste valeur marchande : prix dont conviendraient deux parties informées et consentantes sur un marché où la concurrence peut librement s’exercer.

Valeur nominale : Certains avantages ont une valeur nominale et sont jugés trop minimes pour influer sur la valeur d’un don.

Services : peuvent désigner des services professionnels ou commerciaux dont il est fait don à la Ville.

Solliciter : Action de chercher à obtenir un don. Il peut s’agir, par exemple, d’un membre du Conseil qui lance un appel général ou une liste pour demander des dons pour son quartier, ou qui approche un donateur potentiel pour lui proposer de faire un don dans le cadre d’un problème spécifique à son quartier.

Demandes d’information

Toute demande de renseignements concernant les dons doit être adressée au :

Gestionnaire de programme
Services de soutien aux activités
Direction générale des loisirs, de la culture et des installations
Tél. : 613‑580‑2424, poste 13595

Annexes

Aucune

Document approuvé par : le Conseil municipal
Approuvé le : 2 octobre 2024
Date d’effet : 2 october 2024

Avant‑propos

L’article 224 de la Loi de 2001 sur les municipalités prévoit que le rôle du Conseil municipal consiste entre autres à « représenter le public et tenir compte du bien-être et des intérêts de la municipalité ». Dans l’exercice de leur rôle officiel, les membres du Conseil municipal peuvent solliciter ou intermédier des dons pour la Ville d’Ottawa dans l’intérêt de la collectivité, afin de valoriser les établissements et les programmes municipaux.

Ces procédures viennent étoffer la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville et le Code de conduite des membres du Conseil. Elles constituent les lignes de conduite et les exigences à respecter pour veiller à ce que les activités des membres du Conseil municipal relativement aux dons soient indépendantes des processus décisionnels et pour assurer l’équité, la cohésion, la transparence et la souplesse, en enrayant les risques potentiels.

Ces procédures permettent de s’assurer que les dons destinés à la Ville ne sont acceptés que s’il n’y a pas de lien de dépendance par rapport aux processus décisionnels, en établissant des restrictions propres aux « périodes d’interdiction » pour les processus décisionnels dans la planification et dans l’attribution des marchés publics, de même qu’en obligeant les membres du Conseil municipal à demander l’approbation préalable du commissaire à l’intégrité si un membre du Conseil municipal joue déjà un rôle ou est appelé à jouer un rôle dans un processus décisionnel qui fait intervenir le donateur.

Application

Ces procédures s’appliquent à tous les membres du Conseil municipal qui sollicitent ou intermédient des dons destinés à la Ville dans l’intérêt de la collectivité. Ces procédures s’appliquent aussi à tous les employés de la Ville dans les cas où ils apportent leur aide et leur soutien dans les activités des membres du Conseil municipal liées à des dons conformément aux modalités exposées dans ces procédures.

Questions auxquelles ces procédures ne s’appliquent pas

Ces procédures ne s’appliquent pas :

• aux dons qui apportent directement des avantages à des résidents ou à des groupes spécifiques hors de l’administration municipale d’Ottawa, y compris sans toutefois s’y limiter :
  • les dons pour l’aide temporaire et l’assistance dans les situations d’urgence touchant les résidents du quartier du conseiller municipal membre du Conseil (soit les catastrophes naturelles et les événements météorologiques, entre autres);
  • les « contrats sociaux » et les autres avantages qu’un tiers peut offrir aux résidents (pour des questions comme les logements locatifs et les laissez‑passer de transport en commun offerts aux futurs occupants d’un projet d’aménagement, entre autres);
• aux dons et aux commandites destinés aux événements communautaires organisés par des membres du Conseil municipal et aux événements de soutien bénévoles. Ces dons et commandites font l’objet de la Politique existante sur les activités spéciales, communautaires et de financement;
• aux dons et aux contributions régies par les processus et les exigences officiels des lois et des politiques (comme les redevances pour avantages communautaires).

Ces procédures ne s’appliquent pas non plus aux questions générales suivantes :

• les compétences ou les services offerts dans le cadre du Programme de bénévolat de la Ville;
• les dons d’objets constituant des artéfacts de musée pouvant éventuellement avoir une valeur historique pour la Ville d’Ottawa (Politique sur la gestion des collections);
• le financement ou les dons en nature versés par d’autres ordres de gouvernement dans le cadre de transferts, de paiements ou de programmes de subventions normaux;
• les contributions versées par les organismes communautaires dans le cadre des Programmes de partenariat communautaire de la Ville, dans lesquels le coût des améliorations apportées aux installations municipales est partagé et dans lesquels les modalités du partenariat sont établies dans une autre politique approuvée par le Conseil municipal;
• les contributions obligatoires en vertu des articles 37 et 41 de la Loi sur l’aménagement du territoire;
• les accords de commandite et de publicité (Politique de commandite; Politique sur la publicité utilisant les actifs et les programmes municipaux).

Description des procédures

Exigences générales

1. Les exigences générales suivantes produisent leurs effets.
   1. Dans leurs activités relatives à des dons, les membres du Conseil municipal doivent se conformer au Code de conduite des membres du Conseil. En cas de contradiction avec ces procédures, le libellé du Code de conduite des membres du Conseil est prépondérant. Il est généralement recommandé aux membres du Conseil municipal de consulter le commissaire à l’intégrité à propos des démarches proposées pour solliciter ou intermédier des dons afin de veiller à s’acquitter de leurs obligations en vertu du Code de conduite pour les membres du Conseil et du Règlement sur le registre des lobbyistes. L’approbation du commissaire à l’intégrité est également obligatoire en vertu de certaines dispositions de ces procédures.
   2. Les dons destinés à la Ville ne doivent être acceptés que s’il n’y a pas de lien de dépendance par rapport aux processus décisionnels. En règle générale, si un membre du Conseil municipal joue déjà un rôle ou est appelé à jouer un rôle dans un processus décisionnel faisant intervenir le donateur (par exemple, l’étude prochaine d’une question au Comité ou au Conseil municipal, ou l’accord à donner par le conseiller municipal au personnel à propos d’une question relevant des pouvoirs délégués au personnel, entre autres), il doit demander l’approbation du commissaire à l’intégrité, ainsi que de l’information sur les clauses et les conditions obligatoires, avant de pressentir le donateur pour solliciter ou intermédier des dons. En outre, les limitations et restrictions spécifiques de la « période d’interdiction » s’appliquent aux processus décisionnels dans la planification et l’attribution des marchés publics, conformément aux modalités exposées dans les sections 3 et 4 de ces procédures.
   3. Les dons doivent être consentis inconditionnellement et de plein gré par le donateur, sans qu’il s’attende à des avantages en contrepartie. Les dons ne doivent pas servir à payer des redevances, des permis, des programmes ou des services.
   4. Les membres du Conseil municipal doivent faire savoir clairement aux donateurs potentiels qu’ils versent des dons de leur plein gré et qu’ils ne doivent en aucun cas déformer le caractère volontaire des dons.
   5. En sollicitant des dons, les membres du Conseil municipal peuvent s’en remettre aux lignes de conduite reproduites dans l’appendice A. Le résultat de la sollicitation ne doit pas avoir d’incidence sur les interactions éventuelles des donateurs potentiels avec les membres du Conseil municipal ni avec la Ville d’Ottawa, y compris, sans toutefois s’y limiter, l’aide éventuelle, l’approbation ou l’attribution d’un marché public, qu’un don soit consenti ou non.
   6. Les dons sollicités ou intermédiés par un membre du Conseil municipal et acceptés doivent être consignés par écrit et communiqués conformément aux exigences relatives à la consignation et à la déclaration de la section 12 de ces procédures, notamment en se servant du modèle de protocole d’entente reproduit dans l’appendice B.
   7. Tous les dons versés à la Ville doivent respecter les lois fédérales et provinciales, les règlements municipaux, la Politique de la Ville sur la reddition de comptes et la transparence et le Code de conduite des membres du Conseil en vigueur.
   8. Les dons sollicités ou intermédiés par un membre du Conseil municipal peuvent être soumis à des exigences administratives et aux incidences liées à l’acceptation des dons par la Ville, selon les modalités exposées dans la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville (par exemple, les incidences sur la TVH, la conformité à la Politique sur l’acquisition de biens-fonds, les reçus fiscaux à délivrer et la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario).

Limitations et restrictions

Limitations et restrictions générales

2. Les limitations et restrictions dont fait état la section 1 de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville s’appliquent aux dons sollicités ou intermédiés par les membres du Conseil municipal dans les cas où ces limitations et restrictions ne contredisent pas ces procédures. Entre autres, les dons consentis à la Ville ne doivent pas :
   1. laisser entendre qu’elle cautionne le donateur ou que, si le donateur est une société ou une entreprise commerciale, qu’elle en cautionne les produits et les services, ni obliger la Ville à faire des déclarations ou des démarches cautionnant un produit ou un service;
   2. être acceptés lorsqu’ils sont consentis par des particuliers, des groupes, des associations, des sociétés ou d’autres entités qui ne sont pas en règle avec la municipalité [parce qu’elles ont un litige avec la Ville (sauf dans les affaires portées devant le Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire ou dans la contestation des appels de cotisations fiscales), qui sont en défaut de paiement avec la Ville ou qui contreviennent déjà largement à un règlement municipal ou à un règlement d’application];
   3. être acceptés s’ils sont réputés être attribuables à des activités que la Ville juge contraires à l’éthique ou à la loi;
   4. être acceptés s’ils sont versés par des particuliers, des groupes, des associations, des sociétés ou d’autres entités qui font la promotion de pratiques discriminatoires à l’encontre de particuliers ou de groupes d’après le genre, l’orientation sexuelle, l’affiliation religieuse ou politique, la citoyenneté, l’âge, la race ou l’ethnicité, un casier judiciaire, un handicap, le revenu ou la situation familiale;
   5. être acceptés s’ils contreviennent au Code de conduite des membres du Conseil ou à la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux.

Restrictions de la période d’interdiction — Processus de planification

3. Le processus de planification de la Ville prévoit une période d’interdiction au cours de laquelle les membres du Conseil municipal ne sont pas autorisés à discuter de dons, ni à solliciter ou à intermédier des dons en faisant des démarches auprès de donateurs potentiels intervenant dans le processus de planification si ces membres du Conseil municipal ont un rôle à jouer dans l’approbation des questions de planification en cours relativement aux donateurs potentiels (par exemple dans l’étude des projets d’aménagement par le Comité ou le Conseil municipal).
   1. La période d’interdiction du processus de planification :
      1. commence lorsque le donateur potentiel dépose une demande de préconsultation ou une demande d’approbation de son projet d’aménagement;
      2. prend fin lorsque le Tribunal ontarien de l'aménagement du territoire rend une décision finale dans la demande ou que le délai d’appel est échu.
   2. Dans les cas où l’on peut à juste titre s’attendre à ce que le donateur participe à une préconsultation en cours dans la planification ou dépose des demandes d’approbation auprès de la Ville, les membres du Conseil municipal doivent consulter le directeur général de la Direction générale des services de la planification, de l’aménagement et du bâtiment ou son fondé de pouvoir afin de savoir si le donateur potentiel a déposé des demandes d’aménagement en cours et s’ils jouent un rôle dans l’approbation des questions de planification en cours relativement au donateur potentiel.
   3. Même s’il est généralement interdit aux membres du Conseil municipal de solliciter ou d’intermédier des dons pendant la période d’interdiction du processus de planification, ils doivent demander l’approbation du commissaire à l’intégrité, ainsi que de l’information sur toutes les clauses et conditions obligatoires, afin de solliciter ou d’intermédier des dons auprès des donateurs potentiels intervenant dans le processus de planification si :
      1. la sollicitation ou l’intermédiation fait intervenir des questions qui n’ont aucun rapport avec l’approbation des questions de planification en cours;
      2. les membres du Conseil municipal croient que les dons proposés sont appropriés dans les circonstances, notamment en ce qui a trait à la période d’interdiction et à l’obligation voulant que les dons soient consentis sans lien de dépendance par rapport aux processus décisionnels;
      3. la sollicitation ou l’intermédiation des membres du Conseil municipal avec l’approbation du commissaire à l’intégrité se déroule indépendamment du processus de planification officiel mené par le personnel de la Ville.
   4. Les membres du Conseil municipal peuvent solliciter ou intermédier des dons conformément à ces procédures suivant la période d’interdiction par rapport à des questions particulières découlant d’une demande de planification approuvée. Ceci dit, les membres du Conseil municipal doivent savoir qu’une période d’interdiction peut toujours s’appliquer à la sollicitation ou à l’intermédiation des dons si le donateur potentiel a d’autres demandes de planification en cours.

Restrictions de la période d’interdiction — Processus d’attribution des marchés publics

4. Le processus d’attribution des marchés publics de la Ville prévoit une période d’interdiction au cours de laquelle les membres du Conseil municipal ne peuvent pas solliciter ni intermédier des dons en faisant des démarches auprès de donateurs potentiels intervenant dans le processus d’attribution des marchés publics si ces membres jouent un rôle dans l’approbation de questions en cours dans l’attribution des marchés liés à ces donateurs potentiels (par exemple l’étude menée par le Comité ou le Conseil municipal).
   1. La période d’interdiction du processus d’attribution des marchés publics :
      1. commence lorsque la demande d’offres, de prix ou de propositions, entre autres, est officiellement publiée;
      2. se termine lorsque le marché est attribué.
   2. Dans les cas où l’on peut à juste titre s’attendre à ce que le donateur potentiel mène actuellement avec la Ville un processus d’attribution de marchés, les membres du Conseil municipal doivent consulter le chef de l’approvisionnement ou son fondé de pouvoir afin de savoir si le donateur potentiel participe déjà à des processus d’attribution de marchés et si les membres du Conseil municipal sont appelés à jouer un rôle dans l’approbation des questions en cours dans l’attribution des marchés se rapportant à ce donateur potentiel.
   3. Même s’il est généralement interdit que les membres du Conseil municipal sollicitent ou intermédient des dons pendant la période d’interdiction du processus d’attribution des marchés publics, ils doivent demander l’approbation du commissaire à l’intégrité, ainsi que de l’information sur les clauses et les conditions obligatoires, pour solliciter ou intermédier des dons auprès des donateurs potentiels intervenant dans le processus d’attribution des marchés si :
      1. la sollicitation ou l’intermédiation des dons fait intervenir des questions qui n’ont aucun rapport avec l’approbation des questions en suspens dans l’attribution des marchés publics;
      2. les membres du Conseil municipal sont d’avis que le don proposé est approprié dans les circonstances, notamment en ce qui a trait à la période d’interdiction et à l’obligation de s’assurer que les dons sont consentis sans lien de dépendance par rapport aux processus décisionnels;
      3. la sollicitation ou l’intermédiation menée par les membres du Conseil municipal avec l’approbation du commissaire à l’intégrité se déroule indépendamment du processus d’attribution des marchés mené par le personnel de la Ville.

Restrictions liées aux élections

5. Dans l’année des élections normales, les membres du Conseil municipal qui souhaitent se faire réélire ne doivent pas solliciter ni intermédier des dons en leur qualité de représentants élus dans la période comprise entre le jour de la déclaration des candidatures et le jour du scrutin.

Restrictions dans le cadre du Registre des lobbyistes

6. Les membres ne doivent pas solliciter ni intermédier des dons auprès d’un lobbyiste ou de ses clients ou employés inscrits activement au Registre des lobbyistes de la Ville sans l’approbation du commissaire à l’intégrité, ni sans respecter les clauses et les conditions obligatoires. Les membres du Conseil municipal peuvent consulter le personnel à propos des restrictions et des limitations.

Les membres du Conseil municipal peuvent consulter le personnel de la Ville à propos des restrictions et des limitations.

7. Les membres du Conseil municipal peuvent consulter le greffier municipal et l’avocat général de la Ville ou leurs fondés de pouvoir à propos de l’applicabilité des limitations et des restrictions se rapportant aux dons proposés.

Acceptation ou refus des dons destinés à la Ville

Acceptation des dons

8. Les membres du Conseil municipal doivent se faire délivrer par écrit l’accord du personnel de la Ville avant d’accepter les dons destinés à la Ville, conformément aux modalités suivantes :
   1. Les membres du Conseil municipal doivent demander l’accord, sur les dons proposés, du directeur général de la direction générale bénéficiaire ou de son fondé de pouvoir.
   2. Le directeur général ou son fondé de pouvoir doit évaluer les effets que pourrait produire l’acceptation des dons proposés sur les questions dont fait état l’appendice C avant de donner ou de refuser de donner son accord. Le directeur général ou son fondé de pouvoir doit aussi, avant de donner son accord, s’assurer que la source de financement est connue et en place pour tous les coûts ponctuels et permanents de la Ville [soit une source de financement pour les projets réalisés dans le quartier du membre du Conseil municipal en cause et le financement du règlement financier des frais relatifs aux terrains à vocation de parc, si on y a droit, entre autres], de concert avec les membres du Conseil municipal dans les cas nécessaires.
   3. Le directeur général ou son fondé de pouvoir doit donner par écrit son avis aux membres du Conseil municipal à propos de l’accord à délivrer conformément aux modalités suivantes :
      1. Si l’accord est délivré, la déclaration adressée par écrit aux membres du Conseil municipal doit indiquer la source du financement à laquelle on fera appel pour mettre en œuvre, exploiter, programmer ou gérer le don. Cette déclaration de l’accord écrit doit aussi être reproduite dans le Protocole d’entente pour les dons acceptés, conformément aux exigences de la section 12 de ces procédures.
      2. Si l’accord n’est pas délivré, la déclaration adressée par écrit aux membres du Conseil municipal doit faire la synthèse des raisons pour lesquelles le personnel ne donne pas son accord. Si les membres du Conseil municipal souhaitent toujours continuer de faire des démarches pour obtenir des dons, ils doivent établir le Rapport du conseiller au Comité et au Conseil municipal afin d’obtenir la directive définitive du Conseil municipal. En plus des commentaires des membres du Conseil municipal en ce qui a trait aux dons proposés, le rapport doit faire état des commentaires du personnel sur sa position et sur les incidences dans l’éventualité où le Conseil devait approuver les dons proposés.

Refus des dons

9. Les membres du Conseil municipal peuvent décider de refuser les dons destinés à la Ville, ce qui n’empêche pas le donateur potentiel d’offrir un don à un autre membre du Conseil municipal conformément à ces procédures ou au personnel de la Ville en conformité de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville.

Attribution de dons en nature, en services et en numéraire

10. Les dons consentis à la Ville après avoir été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal doivent être attribués par le personnel, en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément aux modalités suivantes.
             Dons en nature et en services
    1. Les dons en nature et en services (comme les projets, les actifs ou les activités) doivent être remis aux quartiers précisés par les donateurs, sauf si ces derniers font savoir qu’ils avaient l’intention de consentir ces dons à l’ensemble de la Ville ou à différents quartiers.

       Dons en numéraire 

    2. Les membres du Conseil municipal ne sont pas autorisés à attribuer les dons en numéraire à des comptes propres aux quartiers. Les dons en numéraire doivent être attribués par le personnel en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués et conformément aux modalités suivantes.
       1. Si le donateur précise la destination du don en numéraire, ce don doit être déposé dans un fonds ouvert pour l’ensemble de la Ville dans le cadre du programme correspondant, afin d’être attribué par le directeur général compétent ou son fondé de pouvoir, sauf si le membre du Conseil municipal qui a sollicité ou intermédié le don demande au Conseil d’approuver la destination précise du don.
       2. Si le donateur ne précise pas la destination du don en numéraire, ce don doit être attribué au compte de recettes générales de la Ville, sauf si le membre du Conseil municipal qui a sollicité ou intermédié ce don demande au Conseil d’approuver la destination précise du don.

Gestion des dons par le personnel de la Ville en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués

11. Les dons acceptés destinés à la Ville après avoir été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal doivent être gérés par la direction générale bénéficiaire en vertu des pouvoirs qui lui délégués et conformément aux modalités suivantes.
    1. Le directeur général compétent ou son fondé de pouvoir est titulaire de pouvoirs délégués pour l’administration, la priorisation et la mise en œuvre des dons, s’en remet au conseiller municipal et au membre du Conseil qui a sollicité ou intermédié ce don, selon le cas, et, le cas échéant, se soumet aux obligations relatives aux rapports de situation prévues dans la section 12 de ces procédures.
    2. Pour les besoins du contrôle financier et de la redevabilité, les dons en numéraire doivent être déposés dans les comptes correspondants de la Ville.
    3. Les dons ne doivent pas être gérés informellement ni être déposés dans des comptes personnels ou externes ou dans des fonds en fiducie. Cette procédure ne s’applique pas aux campagnes de financement communautaires indépendantes tant que les contributions versées dans le cadre de ces campagnes ne sont pas données à la Ville.
    4. Il faut suivre et consigner par écrit, dans l’inventaire de la Ville, les dons de biens d’équipement ou de matériaux.
    5. Après avoir tout mis en œuvre pour dépenser, dans l’exercice en cours, les fonds donnés et consacrés à la destination précisée par le donateur, les dons sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal et qui n’ont toujours pas été dépensés à la fin de l’exercice peuvent être reportés sur l’exercice budgétaire suivant et faire l’objet des rapports obligatoires normaux destinés au Conseil municipal.

Documents et rapports obligatoires

12. Les documents et les rapports obligatoires dont fait état la section 4 de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville s’appliquent aux dons versés à la Ville après avoir été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal, dans les cas où la politique ne contredit pas ces procédures, sous réserve des modalités suivantes.
                         Protocole d’entente obligatoire
    1. Tous les dons acceptés après avoir été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal doivent être officialisés et finalisés dans le protocole d’entente dont le modèle est reproduit dans l’appendice B.
    2. Le protocole d’entente doit faire état de l’identité du donateur et des autres renseignements obligatoires. Les dons sont soumis aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
    3. Le directeur général de la direction générale bénéficiaire ou son fondé de pouvoir et les Services juridiques doivent prendre connaissance du protocole d’entente établi pour s’assurer que les exigences législatives, juridiques et administratives et les politiques obligatoires sont respectées avant que les Services juridiques et le greffier municipal signent ce protocole.
    4. Tous les protocoles d’entente signés pour les dons sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal doivent être publiés chaque trimestre sur le site ottawa.ca.

                   Documents obligatoires

    5. Les membres du Conseil municipal et les bureaux des conseillers municipaux doivent créer les documents pertinents sur les activités liées aux dons, dans les cas nécessaires, en prendre connaissance et les mettre à jour conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Le personnel de la Ville doit conserver les documents voulus conformément à la LAIMPVP et à la Politique sur la gestion des documents.

                   Rapports obligatoires au Conseil

    6. S’agissant des rapports obligatoires au Conseil municipal à déposer par le personnel en vertu de la section 4 de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville :
       1. le registre de tous les dons tenus par chaque direction générale doit faire état de l’ensemble des dons reçus conformément à ces procédures, sans égard à leur valeur. Ce registre doit comprendre les noms des membres du Conseil municipal qui ont sollicité ou intermédié les dons correspondants;
       2. le rapport du personnel au Conseil à propos des pouvoirs délégués exercés pour accepter les dons doit faire état de tous les dons reçus conformément à ces procédures, sans égard à leur valeur. Ce rapport doit comprendre les noms des membres du Conseil municipal qui ont sollicité ou intermédié les dons correspondants.

          Rapports de situation obligatoires

    7. Le personnel de la Ville doit soumettre à tous les membres du Conseil municipal, deux fois par an, des rapports sur la situation des projets, les actifs ou les activités donnés qui ont été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal. Ces rapports de situation doivent faire l’objet de notes de service concertées et publiées par le Bureau du greffe municipal, et ces notes de service doivent être publiées avec la mention « Information distribuée auparavant » dans l’ordre du jour de la séance suivante du Comité des finances et des services organisationnels.

Reçus de dons et normes de contrepartie des dons traités par le personnel de la Ville en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués

13. Les reçus obligatoires de dons et les normes de contrepartie des dons (y compris les seuils de contrepartie correspondants, les exigences du Registre des lobbyistes et les dispositions sur les droits d’appellation) dont font état les sections 5 et 6 de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville, ainsi que les responsabilités afférentes et les pouvoirs délégués du personnel s’appliquent aux dons sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal. Dans les cas où les donateurs demandent des reçus pour des raisons fiscales, les directions générales doivent veiller à respecter la Politique sur les reçus officiels de dons de la Ville d’Ottawa et les règlements relatifs aux dons de l’Agence du revenu du Canada.

Responsabilités

Le greffier municipal du Bureau du greffe municipal est chargé :

• de donner de l’information et des lignes de conduite sur ces procédures, y compris les lignes de conduite se rapportant à l’applicabilité des limitations et des restrictions relatives aux dons proposés (de concert avec l’avocat général de la Ville);
• de signer (avec les Services juridiques) les protocoles d’entente établis pour les dons acceptés;
• de coordonner les rapports de situation et de soumettre au Conseil municipal les protocoles d’entente deux fois par an pour rendre compte de la situation des projets, des actifs ou des activités donnés qui ont été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal;
• de donner suite aux plaintes qui se rapportent à ces procédures et qui ne sont pas du ressort du commissaire à l’intégrité (de concert avec les Services juridiques et avec le personnel des directions générales);
• de revoir ces procédures dans le cadre du processus normal d’examen de la la structure de gestion publique de la Ville.

L’avocat général des Services juridiques est chargé :

• de donner des lignes de conduite sur l’applicabilité des limitations et des restrictions se rapportant aux dons proposés (de concert avec le greffier municipal);
• de prendre connaissance (avec le personnel des directions générales) des protocoles d’entente établis pour les dons acceptés et de les signer (avec le greffier municipal);
• d’apporter de l’aide pour donner suite aux plaintes qui se rapportent à ces procédures et qui ne sont pas du ressort du commissaire à l’intégrité (conformément aux exigences du greffier municipal).

Le personnel des directions générales est chargé :

• de donner l’information sur l’applicabilité potentielle des périodes d’interdiction relativement aux processus de planification et d’attribution des marchés publics, conformément à ces procédures;
• de revoir et d’étudier les dons proposés et de donner ou de refuser de donner son accord conformément à ces procédures;
• d’attribuer et de gérer les dons conformément à ces procédures;
• de prendre connaissance (avec les Services juridiques) des protocoles d’entente établis pour les dons acceptés conformément à ces procédures;
• de se pencher sur les questions administratives, sur les reçus destinés aux donateurs et sur les normes de contrepartie des dons conformément à ces procédures et en respectant la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville;
• de faire état, dans les rapports au Conseil et dans les registres de dons, des dons sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal, quelle qu’en soit la valeur, conformément à ces procédures et en respectant la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville;
• de donner au greffier municipal l’information sur la situation des projets, des actifs ou des activités donnés qui ont été sollicités ou intermédiés par des membres du Conseil municipal, selon le cas;
• d’apporter de l’aide pour donner suite aux plaintes qui se rapportent à ces procédures et qui ne sont pas du ressort du commissaire à l’intégrité (conformément aux exigences du greffier municipal).

Les unités des services financiers sont chargées :

• de déposer les fonds dans un compte désigné de la Ville;
• de donner leur avis sur les reçus à délivrer pour les dons.

Le commissaire à l’intégrité est chargé :

• de donner les lignes de conduite et de se pencher sur les questions soumises à son approbation, conformément à ces procédures;
• de prendre connaissance des plaintes se rapportant à ces procédures et d’y donner suite, selon les modalités exposées dans ces procédures.

Les membres du Conseil municipal et le personnel de leur bureau sont chargés d’appliquer le Code de conduite des membres du Conseil, ces procédures et les dispositions qui les régissent, le cas échéant.

Les Services des recettes sont chargés :

• de traiter efficacement tous les dons pour lesquels on délivre des reçus;
• d’établir dans les délais les reçus des dons;
• d’éviter qu’on établisse sans autorisation les reçus de dons;
• de déposer les déclarations de renseignements auprès de l’Agence du revenu du Canada pour les dons refusés.

Surveillance/non-respect

Le commissaire à l’intégrité est chargé de prendre connaissance des plaintes se rapportant à ces procédures. Si, dans le cadre de son processus de prise en charge et d’évaluation des plaintes, le commissaire à l’intégrité est convaincu que la plainte semble relever de l’application de ces procédures et qu’elle n’est pas de son ressort, il faut faire savoir au plaignant qu’il peut demander qu’on se penche sur la question en vertu de ces procédures.

Pour demander qu’on se penche sur la question en vertu de ces procédures, le plaignant doit soumettre par écrit une plainte au greffier municipal ou à son fondé de pouvoir. Cette plainte doit comprendre la déclaration imprimée du commissaire à l’intégrité précisant que la question n’est pas de son ressort.

Dès réception de cette plainte, le greffier municipal ou son fondé de pouvoir doit donner suite à la question en conséquence, de concert avec les Services juridiques et avec le personnel de la Direction générale compétente, au besoin. En donnant suite à la plainte, le greffier municipal ou son fondé de pouvoir et les autres membres du personnel, selon le cas, doivent se pencher sur la question, notamment sur l’utilité du don, sur ses incidences financières et opérationnelles et sur l’exposition aux risques ou aux responsabilités. La Ville peut perdre des dons si l’on n’applique pas ces procédures.

Documents à consulter

Politique sur la reddition de comptes et la transparence

Politique sur la publicité utilisant les actifs et les programmes municipaux

Code de conduite des membres du Conseil

Politique sur les reçus officiels de dons

Procédures relatives aux reçus officiels de dons

Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville.

Politique sur les noms commémoratifs

Politique d’art public

Politique sur l'acquisition de biens-fonds

Politique de commandite

Pouvoirs législatifs et administratifs

Loi de 2001 sur les municipalités

Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels

Loi de l’impôt sur le revenu du Canada

Exigences relatives à la conservation des documents

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de ces procédures doivent être publiés sur le site SharePoint correspondant, dans le Système de gestion des documents (SGD) ou dans le système opérationnel approuvé.

Définitions

Don – Cession volontaire d’un bien. Conformément à la section Application de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville, les dons consentis à la Ville peuvent être constitués :

• de liquidités;
• de services;
• de biens d’équipement;
• de matériaux et de fournitures;
• d’infrastructures, de biens immobiliers ou de biens amortissables;
• de biens à usage personnel;
• d’œuvres d’art, de bijoux, de livres rares, de timbres, de pièces de monnaie ou d’artéfacts;
• de droits découlant de baux immobiliers ou de droits résiduels dans des biens immobiliers;
• de polices d’assurance-vie;
• de dons consentis par testament.

Don à vocation communautaire – Projets, liquidités, actifs ou activités constituant un bien public.

Don en nature – Don de biens distincts des liquidités, par exemple les biens immobiliers (dont les biens amortissables) et les biens à usage personnel. Les dons en nature ne comprennent pas les dons en services.

Intermédiation – Activité qui consiste à intervenir comme intermédiaire dans les dons, par exemple lorsqu’un membre du Conseil municipal travaillant avec un donateur pressent la Ville pour déterminer le don à consentir ou lorsqu’il s’agit de faire accepter un don par un membre du Conseil municipal.

Services – Il peut s’agir des services professionnels ou commerciaux donnés à la Ville.

Sollicitation – Activité qui consiste à faire des démarches pour obtenir des dons, par exemple lorsqu’un membre du Conseil municipal publie une invitation ou une liste générale pour demander des dons destinés à son quartier ou pressent un donateur potentiel pour une proposition de don se rapportant à un enjeu propre à son quartier.

Demandes d’information

Pour de plus amples renseignements sur ces procédures, veuillez communiquer avec :

Caitlin Salter MacDonald
Greffière municipale
Ville d’Ottawa
Téléphone : 613-580-2424, poste 28136
caitlin.salter-macdonald@ottawa.ca

Appendices

Appendice A – Lignes de conduite sur la sollicitation des dons pour les membres du Conseil municipal
Appendice B – Modèle de protocole d’entente
Appendice C – Questions à étudier par le personnel pour savoir s’il faut donner l’accord de la Ville

Appendice A – Lignes de conduite sur la sollicitation des dons pour les membres du Conseil municipal

Ces lignes de conduite sont destinées à aider les membres du Conseil municipal à respecter les exigences des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil municipal qui sollicitent des dons dans l’intérêt de la collectivité. Le lecteur est invité à consulter les sections applicables des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil.

Ces lignes de conduite ne se substituent pas à l’ensemble des exigences des lois et des politiques que doivent connaître les membres du Conseil municipal, dont le Code de conduite des membres du Conseil et les Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil.

Considérations relatives aux délais

• Processus décisionnels : En règle générale, s’ils jouent déjà un rôle ou qu’ils sont appelés à jouer un rôle dans le processus décisionnel faisant intervenir les donateurs potentiels (par exemple, l’étude prochaine d’une question au Comité ou au Conseil municipal, ou l’accord à donner par le conseiller municipal au personnel à propos d’une question relevant des pouvoirs délégués au personnel, entre autres), les membres du Conseil municipal doivent demander l’approbation du commissaire à l’intégrité. [Procédures, paragraphe 1 (b)]
• Périodes d’interdiction pour les processus de planification et d’attribution des marchés publics : La sollicitation doit se dérouler hors des périodes d’interdiction décrites dans les procédures, sauf dans les cas exceptionnels limités qui obligent à demander l’approbation du commissaire à l’intégrité. (Procédures, sections 3 et 4)
• Dans l’année d’une élection ordinaire : Les membres du Conseil municipal qui souhaitent se faire réélire ne doivent pas solliciter de dons en leur qualité de représentants élus dans la période comprise entre le jour de la déclaration des candidatures et le jour du scrutin. (Procédures, section 5)
• Registre des lobbyistes : Les membres du Conseil municipal doivent consulter le commissaire à l’intégrité pour savoir si les donateurs potentiels sont associés à des inscriptions actives dans le Registre des lobbyistes. Si les donateurs sont effectivement associés à des inscriptions actives, le commissaire à l’intégrité doit approuver la sollicitation des dons. (Procédures, section 6)

Avant la sollicitation

Les membres du Conseil municipal sont invités à envisager de dresser la liste générale des priorités de leur quartier, en rappelant toute l’information sur les coûts fournie par le personnel de la Ville, afin d’aider les donateurs potentiels à déterminer les dons qu’il convient de verser.

Les procédures ci-après se rapportent essentiellement aux activités ciblées de sollicitation exercées par les membres du Conseil municipal auprès des donateurs potentiels. Ceci dit, ces procédures s’appliqueraient aussi aux activités générales (non ciblées) de sollicitation, lorsque les membres du Conseil municipal reçoivent les réponses des donateurs potentiels. Les membres du Conseil municipal doivent donc se pencher sur les questions suivantes en ce qui a trait aux activités de sollicitation.

• Consultation du personnel de la Ville – Il se peut que les membres du Conseil municipal doivent consulter le personnel de la Ville à propos de l’applicabilité potentielle des restrictions de la période d’interdiction. (Procédures, sections 3 et 4)

• Consultation du commissaire à l’intégrité – Il est généralement recommandé aux membres du Conseil municipal de consulter le commissaire à l’intégrité à propos des activités proposées pour la sollicitation des dons afin de s’assurer qu’ils s’acquittent de leurs obligations en vertu du Code de conduite des membres du Conseil et du Règlement sur le registre des lobbyistes. [Procédures, paragraphe 1 (a)] Les membres du Conseil municipal doivent aussi consulter, dans certains cas, le commissaire et s’assurer de respecter les restrictions du Registre des lobbyistes. (Procédures, sections 1, 3, 4 et 6)

• Il faut se demander si les limitations et les restrictions ou les exigences relatives à l’attribution des dons dont il est fait état dans les sections 2 à 6 et dans la section 10 des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil peuvent s’appliquer aux donateurs potentiels et aux dons éventuels. Les membres du Conseil municipal peuvent consulter le greffier municipal et l’avocat général ou leurs fondés de pouvoir dans les cas nécessaires. (Procédures, section 7)

Pendant la sollicitation

Il faut conserver les documents voulus sur la sollicitation. [Procédures, paragraphe 12 (e)]

Dans toutes les activités de sollicitation :

• Il faut faire savoir clairement, aux donateurs potentiels, qu’ils font des dons de leur plein gré. Il ne faut en aucun cas déformer le caractère volontaire des dons. [Procédures, paragraphe 1 (d)]
• on peut faire appel au libellé suivant dans les demandes ou les premiers communiqués destinés aux donateurs potentiels :

Vous savez sans doute que la Ville d’Ottawa accepte les dons afin de valoriser les établissements et les programmes municipaux. Les dons sont généralement acceptés dans le cadre de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville ou des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil, selon le cas.

Conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil, veuillez noter que :

• tous les dons consentis à la Ville par rapport à ce communiqué le sont de votre plein gré. Vous pouvez librement décider de consentir ou non un don;
• le résultat de cette sollicitation — que vous décidiez d’offrir ou de refuser de faire un don à la Ville — n’aura pas d’incidence sur vos interactions éventuelles avec mon bureau ni avec la Ville d’Ottawa, notamment en ce qui concerne l’aide, l’approbation ou l’attribution d’un marché public, éventuellement, qu’un don soit consenti ou non;
• tous les dons consentis à la Ville du fait de ma sollicitation ou de mon intermédiation doivent l’être inconditionnellement et de votre plein gré, sans vous attendre à une contrepartie. Les dons consentis à la Ville dans l’intérêt de la collectivité ne doivent pas servir à payer des redevances, des permis, des programmes ou des services;
• certaines limitations et restrictions peuvent s’appliquer aux dons consentis à la Ville, conformément aux modalités exposées dans les Procédures relatives aux dons des membres du Conseil;
• tous les dons consentis à la Ville du fait de ma sollicitation, ainsi que l’identité des donateurs doivent être diffusés publiquement.

Je vous invite à prendre connaissance des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil dans le cadre de l’étude de cette sollicitation. Si vous avez des questions sur ces procédures ou sur cette sollicitation, vous pouvez les adresser à :

Caitlin Salter MacDonald
Greffière municipale
Ville d’Ottawa
Téléphone : 613-580-2424, poste 28136
caitlin.salter-macdonald@ottawa.ca

Appendice B – Modèle de protocole d’entente

Il faut noter que le directeur général de la direction générale bénéficiaire ou son fondé de pouvoir et les Services juridiques doivent prendre connaissance du protocole d’entente établi avant qu’il soit signé par les Services juridiques et le greffier municipal.

ATTENDU QUE la Ville d’Ottawa accepte les dons afin de valoriser les établissements et les programmes municipaux, conformément à la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville et aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil;

ATTENDU QU’en vertu de la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville et des Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil, on entend par « don » la « cession volontaire d’un bien »;

ATTENDU QUE le conseiller municipal ou la conseillère municipale __________ a _[sollicité ou intermédié]_ un don auprès de _[NOM DU DONATEUR]_ conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil;

IL EST PAR CONSÉQUENT entendu ce qui suit entre la Ville et _[NOM DU DONATEUR]_ :

1. Définitions
   Reproduire toutes les définitions applicables.
    
2. Conventions
   Il est convenu ce qui suit entre les parties :
   1. Le conseiller municipal ou la conseillère municipale __________ a fait savoir à _[NOM DU DONATEUR]_ qu’il consent ce don de son plein gré.
   2. Ce don est consenti inconditionnellement et volontairement sans s’attendre à une contrepartie.
   3. Ce don ne doit pas servir à payer des redevances, des permis, des programmes ou des services.
   4. Les parties sont d’avis que les limitations et les restrictions ou les autres interdictions dont font état les Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil ne s’appliquent pas au don.
   5. Le donateur n’est pas un lobbyiste, et ses clients ou employés ne sont pas inscrits activement dans le Registre des lobbyistes.
   6. Le don sera attribué et géré par le personnel de la Ville conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil et à toutes les autres politiques de la Ville qui pourraient s’appliquer.
   7. Ce protocole d’entente doit être publié sur le site ottawa.ca conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil, et le don est soumis aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
       
3. Rôle du membre du Conseil municipal dans la sollicitation ou l’intermédiation des dons
   Décrire le rôle que joue le membre du Conseil municipal dans la sollicitation ou l’intermédiation du don.

   Il faut préciser la date à laquelle le membre du Conseil municipal et le donateur ont initialement communiqué en ce qui a trait au don potentiel.

   Il faut rappeler toutes les consultations menées par le membre du Conseil municipal auprès du personnel à propos des questions qui ne relèvent pas de l’accord (par exemple en ce qui a trait à la période d’interdiction dans le processus de planification et d’attribution des marchés publics, ainsi qu’aux limitations et restrictions prévues dans les procédures, entre autres), le cas échéant.
    

4. Description des avantages offerts à la collectivité et de leur destination
   Décrire les avantages offerts en dons à la collectivité, y compris sans toutefois s’y limiter :

• la valeur du don;
• les détails des dons en nature et en services (dont les projets, les actifs ou les activités), notamment le lieu et l’usage qu’on propose d’en faire.

5. Déclaration de l’intention du donateur
   _[NOM DU DONATEUR]_ offre ce don de son plein gré à la Ville d’Ottawa parce qu’il a l’intention de :

   Faire état de l’intention du donateur.
    

6. Accord du personnel de la Ville à propos du don proposé
   _[DIRECTEUR GÉNÉRAL DE LA DIRECTION GÉNÉRALE BÉNÉFICIAIRE OU SON FONDÉ DE POUVOIR]_ a évalué le don proposé conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil et a délivré par écrit au conseiller municipal l’accord suivant :

   Faire état de l’accord délivré par écrit par le personnel, en rappelant entre autres les sources de financement qui serviront à mettre en œuvre, exploiter, programmer ou gérer le don si la Ville doit verser une contribution.
    

7. Contrepartie du don
   Décrire la contrepartie à offrir au donateur, s’il y a lieu, conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil.
    
8. Responsabilités des parties en cause
   Le don doit être attribué et géré par le personnel de la Ville conformément aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil ainsi qu’à l’ensemble des autres politiques, procédures et règlements de la Ville qui pourraient s’appliquer.

   Décrire toutes les responsabilités supplémentaires qui pourraient se rapporter au don.
    

9. Commissaire à l’intégrité et Code de conduite des membres du Conseil
   Le Code de conduite des membres du Conseil continue de s’appliquer lorsque les membres du Conseil municipal sollicitent ou intermédient des dons. Le commissaire à l’intégrité doit se saisir des plaintes se rapportant au Code de conduite des membres du Conseil et aux Procédures relatives aux dons pour les membres du Conseil.

   Le membre du Conseil municipal peut, s’il le souhaite, inclure de l’information permettant de savoir si le commissaire à l’intégrité a été consulté en ce qui a trait au don potentiel. S’il a consulté le commissaire à l’intégrité, le membre du Conseil municipal peut décider de faire état de tous les avis donnés par le commissaire à l’intégrité en ce qui a trait au don.

En foi de quoi les parties ont signé ce protocole d’entente le _[DATE]_.

Apposer les signatures voulues.

Appendice C – Questions à étudier par le personnel pour savoir s’il faut donner l’accord de la Ville

En se penchant sur le don proposé, le directeur général ou son fondé de pouvoir doit évaluer les effets que pourrait produire l’acceptation de ce don sur des questions comme :

1. le plan de travail, les budgets, l’affectation des ressources (dont les effectifs) et la capacité de la direction générale à réaliser les travaux exigés par le don dans les délais applicables prévus;
2. les lois fédérales et provinciales ainsi que les règlements et politiques municipaux applicables;
3. tous les programmes pertinents et toutes les normes afférentes de la Ville, approuvés par le Conseil ou prévus dans les lois, ainsi que les établissements, infrastructures, services et engagements contractuels existants de la Ville;
4. tous les coûts ponctuels ou permanents à la charge de la Ville relativement à l’acceptation du don. Il peut entre autres s’agir de la contribution obligatoire de la Ville aux frais de réalisation, d’installation, d’entretien, d’exploitation et de programmation, aux frais d’administration et de sécurité, aux droits de permis et aux frais de remplacement ou d’aliénation, entre autres;
5. la question de savoir si le Conseil municipal doit approuver le don (par exemple du point de vue des fonds ou des autres questions). Dans les cas où le Conseil doit donner son approbation, le directeur général ou son fondé de pouvoir peut recommander au membre du Conseil municipal de soumettre au Conseil une motion ou le rapport du conseiller municipal sur la question à l’étude;
6. toutes les questions pertinentes se rapportant à l’attribution et à la gestion des dons, conformément aux modalités exposées dans les sections 10 et 11 des Procédures;
7. la question de savoir s’il se peut que le don ne soit pas recevable en vertu des limitations et des restrictions dont font état les Procédures;
8. les effets sur les autres directions générales qui pourraient être touchées ou avoir des responsabilités se rapportant au don;
9. la question de savoir si le don respecte les exigences applicables à l’accessibilité;
10. les exigences administratives qui peuvent s’appliquer à l’acceptation du don, en règle générale et conformément à la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville (par exemple les incidences sur la TVH, l’application de la Politique sur l’acquisition de biens-fonds et les reçus fiscaux à délivrer);
11. toutes les exigences se rapportant aux reçus de dons et aux normes de contrepartie des dons, le cas échéant, selon les modalités exposées dans la section 13 des Procédures et dans la Politique sur les dons à vocation communautaire destinés à la Ville.

Service : Bureau du greffe municipal
Approuvé par : Conseil municipal
Date d’approbation : Le 12 février 2003
Date d’entrée en vigueur : Le 12 février 2003
Version révisée approuvée par : Greffier municipal
Date d’approbation de la version révisée : Le 13 février 2013; le 23 mars 2022; le 9 août 2023 (modifications d’ordre administratif)

Énoncé de politique

Fournir des lignes directrices en ce qui concerne l’utilisation des ressources municipales dans le contexte d’élections.

Objectif

Conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales (LEM), les ressources et les fonds publics ne doivent pas être utilisés à des fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plus précisément, l’article 88.18 de la LEM stipule que les municipalités « [...] établissent des règles et des modalités en ce qui concerne l’utilisation de leurs ressources respectives pendant la période de campagne électorale. » En outre, l’alinéa 88.8(4)5 de la LEM stipule qu’une municipalité ne doit pas faire de contributions à une campagne électorale.

La Loi de 1990 sur le financement des élections et la Loi électorale du Canada, 2000 contiennent des interdictions similaires relativement aux campagnes électorales provinciales et fédérales. Plus précisément, l’article 29 de la Loi de 1990 sur le financement des élections interdit les contributions de la part de personnes morales, ce qui comprend les municipalités. De la même manière, l’article 363 de la Loi électorale du Canada, 2000 stipule que seuls des particuliers peuvent faire des contributions électorales.

Champ d’application

La présente politique s’applique à :

• Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger au Comité du patrimoine bâti dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle ou d’une campagne portant sur une question inscrite au bulletin de vote;
• Tous les membres du Conseil municipal, au personnel de la Ville et aux membres citoyens nommés par le Conseil pour siéger, au Comité du patrimoine bâti dans le contexte d’une participation de nature partisane à des élections fédérales et provinciales.

En ce qui a trait à l’utilisation des ressources municipales, le cas échéant, les dispositions de la présente politique s’appliquent également aux activités de tous les candidats et tiers annonceurs inscrits et des campagnes portant sur une question inscrite au bulletin de vote. L’expression « liées aux élections » est utilisée dans la présente politique pour indiquer les questions décrites précédemment.

Certaines dispositions de la présente politique sont assujetties à d’autres politiques, procédures et règlements municipaux. Des directives devraient être demandées au greffier municipal ou à son mandataire si des clarifications et une interprétation s’avèrent nécessaires ou s’il survient une situation dont ne traitent pas expressément la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Membres du Conseil

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil municipal. Cela étant dit, les dispositions relatives à la période d’interdiction définies à l’article 5 de la présente politique et dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction (document ci-joint à titre d’annexe 1) ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.

Cette politique vise à concilier le devoir d’un membre de représenter les résidents de son quartier et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer, ou donner l’impression de contribuer, à une campagne électorale. En ce qui concerne les activités liées aux élections, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil stipule que les membres du Conseil sont tenus de se conformer à la Loi de 1996 sur les élections municipales et à la présente politique.

Il est établi que les membres du Conseil, à titre de représentants élus, sont tenus de servir leurs électeurs et de s’acquitter de leurs responsabilités jusqu’à la fin de leur mandat. Cela étant dit, il doit exister une séparation claire entre le rôle d’un représentant élu siégeant comme membre du Conseil et son rôle à titre de candidat à un poste électif.

Il est également reconnu qu’il n’existe pas de règles relativement aux heures de travail des membres du Conseil. Les représentants élus doivent souvent travailler à toute heure du jour et de la nuit, ainsi que les fins de semaine et les jours de congé. Ils ne reçoivent pas d’indemnités de congé et ne sont pas payés en heures supplémentaires. La journée de travail, le temps rémunéré et les horaires de service d’un membre du Conseil ne sont pas définis. Cela étant, le membre peut s’adonner à des activités électorales en sa qualité de candidat à des moments de la journée qui sont généralement considérés comme étant les « heures de bureau » de la Ville. La chose est permise pourvu que ces activités ne contreviennent pas aux dispositions de la présente politique et que des fonds et des ressources publics ne soient pas utilisés à des fins électorales.

Personnel municipal

La présente politique s’applique à tout le personnel municipal, y compris les employés des bureaux des membres du Conseil.

Selon le Code de conduite des employés de la Ville, le personnel municipal est tenu de préserver la confiance du public dans la Ville et de respecter les valeurs fondamentales du code dans ses tâches quotidiennes. En fin de compte, le personnel municipal a la responsabilité de se comporter conformément aux règles du Code de conduite des employés et de respecter les dispositions de la présente politique.

En ce qui a trait aux activités liées aux élections, bien que la Ville encourage ses employés à s’impliquer au sein de leur collectivité, il est reconnu que certaines activités non liées à leur travail peuvent nuire à leur capacité de s’acquitter de leur fonction et porter atteinte à la neutralité de la Ville. Le personnel municipal doit promouvoir les principes de transparence, d’impartialité, de respect et de responsabilité définis à l’article 6 de la présente politique.

Membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti

La présente politique s’applique aux membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti.

Elle vise à concilier les devoirs des membres citoyens de ces instances et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Ainsi, les membres citoyens de ces instances engagés dans des activités politiques doivent faire le nécessaire pour séparer ces activités de leurs activités officielles relevant de leur charge.

Le Code de conduite des membres citoyens du Comité permanent du patrimoine bâti s’applique aux membres citoyens du Comité du patrimoine bâti lorsqu’ils agissent en leur qualité officielle. Le code exigent que les membres citoyens se comportent conformément aux dispositions de la Loi de 1996 sur les élections municipales et de la présente politique.

Activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation des ressources municipales

La présente politique vise à concilier les droits statutaires et légaux des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et l’obligation légale de la Ville de ne pas contribuer ou de ne pas donner l’apparence de contribuer à une campagne électorale. Par conséquent, les dispositions de la présente politique s’appliquent à certaines activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote liées à l’utilisation de ressources municipales. Cependant, la présente politique ne s’applique pas aux activités des candidats, des tiers annonceurs inscrits et des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui ne sont pas liées à l’utilisation de ressources municipales. Et elle ne s’applique pas à l’utilisation par les candidats de l’information publique.

Exigences de la politique

Article 1 - Dispositions générales

1. Les ressources municipales ne seront utilisées à aucun moment afin de commanditer ou de produire du matériel faisant la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou s’y opposant ou faisant la promotion d’une question inscrite au bulletin de vote ou s’y opposant.
2. Sous réserve de l’article 5 de la présente politique et des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, le paragraphe 1(1) de la présente politique n’a pas pour objet d’empêcher les membres du Conseil de communiquer régulièrement avec leurs électeurs au moyen de dépliants, de bulletins, de circulaires, de sites Web et de courriels et dans le cadre d’activités spéciales. Par contre, les membres du Conseil s’assureront que les activités et les documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales sont conformes aux dispositions applicables de la présente politique et ne sont pas liés à une élection.

Article 2 - Activités municipales

Participation des représentants élus à des activités municipales

1. Les membres du Conseil et d’autres représentants élus peuvent participer à des activités organisées par la Ville et y agir en leur qualité d’élus, notamment prendre la parole durant l’activité et participer à des cérémonies, pourvu qu’ils ne fassent pas la promotion d’une candidature à un poste électif ou s’y opposent. La participation des membres du Conseil à des activités de la Ville durant la période d’interdiction est assujettie à l’article 5 de la présente politique ainsi qu’aux Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Participation de candidats, de tiers annonceurs inscrits et de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à des activités municipales

2. Les candidats, les tiers annonceurs inscrits et les représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote peuvent participer à des activités municipales à titre de citoyens privés, mais ils ne doivent pas faire campagne ni distribuer de matériel lié à la campagne durant l’activité.
3. Les candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote ne doivent pas accepter d’invitation à prendre la parole dans le cadre d’activités municipales en leur qualité de candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.

Activités organisées par les membres du Conseil pendant une année d’élection municipale

4. Les dons et les commandites pour des activités organisées par des membres du Conseil pendant une année d’élection municipale sont assujettis aux dispositions de la Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement, qui relève de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa.
5. Les activités organisées par les membres du Conseil qui utilisent des ressources municipales, y compris le budget alloué aux services de la circonscription, durant la période d’interdiction doivent être approuvées par le greffier municipal ou son mandataire conformément à l'article 5 de la présente politique et des paragraphes 5(1)(b) et 5(1)(c) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Article 3 - Installations municipales

Réservation de locaux dans les installations municipales

1. Les résidents, y compris les organismes communautaires, les candidats, les tiers annonceurs inscrits, les représentants des campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote, peuvent réserver des locaux dans des installations municipales aux fins d’activités électorales sous réserve des conditions suivantes :
   1. La réservation et les activités seront assujetties aux règlements municipaux et aux règles, politiques et procédures en vigueur quant à l’utilisation des installations, aux enseignes et aux activités de campagne;
   2. Le particulier ou l’organisation en question fera ses propres démarches directement auprès du personnel de la Ville et paiera tous les frais afférents à l’activité ;
   3. Les ressources municipales, y compris le personnel de la Ville, n’auront aucun rôle à jouer dans l’activité si ce n’est au chapitre du soutien général pour la réservation d’un local;
   4. Les titulaires d’un contrat de location pourront déterminer qui seront les personnes admises et les activités qui se dérouleront dans le local loué, pourvu que ces titulaires et les participants respectent les règles s’appliquant à l’installation et qu’ils utilisent le local comme indiqué au contrat de location et dans le respect des règlements municipaux et des règles, politiques et procédures applicables de la Ville ;
   5. Les installations municipales utilisées comme bureaux de vote :
      1. II ne sera pas possible de réserver des locaux dans ces installations aux fins d’activités électorales les jours de scrutin;
      2. Les enseignes et tout matériel de promotion liés à des activités électorales à venir seront retirés de ces installations les jours de scrutin. Cela n’inclut pas les enseignes et le matériel de promotion placés par le personnel municipal en lien avec les procédures de vote.
2. Les budgets alloués aux services de la circonscription des membres du Conseil, les crédits pour l’utilisation communautaire des installations de loisirs et d’autres ressources municipales ne seront pas utilisés pour réserver/commanditer des installations municipales aux fins d’activités électorales (p. ex. une réunion de tous les candidats de tout ordre de gouvernement). Cette interdiction ne s’applique pas aux activités liées à la participation générale à la gouvernance municipale et au processus électoral (p. ex., séances d’information publique), lesquelles activités devront être approuvées au préalable par le greffier municipal ou son mandataire conformément aux principes de la présente politique ainsi que de l’application du paragraphe 4(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Faire campagne dans les installations municipales et d’autres propriétés de la Ville

3. Il est permis de faire campagne dans les aires communes des installations municipales (comme les halls d’entrée des immeubles et les entrées publiques) ainsi que sur les trottoirs et voies publiques, dans les parcs publics et dans les aires publiques des stations de transport en commun, sous réserve des conditions suivantes :
   1. Les personnes qui font campagne n’entraveront pas la circulation, ne causeront pas de problèmes de sécurité et ne gêneront pas les autres usagers des lieux;
   2. Les activités de campagne ne se dérouleront pas dans le cadre d’un programme ou d’une activité municipale;
   3. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux où se déroulent des activités municipales dans le but de promouvoir leur campagne et de solliciter l’appui des participants;
   4. Les personnes qui font campagne n’entreront pas dans des locaux loués afin de promouvoir leur campagne ou de solliciter l’appui des participants à une activité privée sans en avoir l’autorisation du titulaire du contrat de location;
   5. Le Règlement municipal sur les parcs et les installations régit l’utilisation des parcs municipaux et des installations connexes et encourage un comportement responsable de la part des usagers. L’utilisation des parcs et de leurs installations connexes aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des parcs, des loisirs et des bâtiments et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation ;
   6. Le Règlement sur le transport en commun régit le transport en commun, y compris les tarifs et les correspondances, les preuves de paiement, les laissez-passer de transport en commun, les interdictions générales, les lignes directrices du Transitway, les parcs-o-bus, les permis, les frais et l’application de la loi. L’utilisation des aires publiques des stations de transport en commun aux fins d’activités de campagne, comme des événements, des rassemblements, etc., sera soumise à l’examen de la Direction générale des services de transport en commun et assujettie à toutes les conditions applicables du règlement municipal et aux autres exigences en matière de permis, de contrats et de lettres d’autorisation.
4. Le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville et le Règlement sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées régissent l’installation d’affiches électorales sur des propriétés publiques et privées lors d’élections municipales, provinciales et fédérales. Il est interdit d’installer des affiches électorales « dans   une propriété du transport en commun ou à proximité » conformément au Règlement sur le transport en commun, mais elles sont permises sur un terre-plein latéral intérieur d’une propriété de la Ville se trouvant tout près, comme décrit dans le Règlement sur les enseignes sur les routes de la Ville.

Article 4 - Ressources municipales

Communications des membres du Conseil et questions connexes

1. Comme il est indiqué au paragraphe 1(2) de la présente politique, tous les membres du Conseil s’assureront que le contenu des documents de communication produits ou financés à même les ressources municipales ne vise pas de fins électorales, y compris la promotion d’une candidature à un poste électif ou l’opposition à cette candidature. L’article 5 de la présente politique et les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1, s’applique aux documents de communication des membres du Conseil durant la période d’interdiction.
2. Les ressources municipales ne seront pas utilisées pour payer, accéder, créer ou mettre à jour des plateformes de communication liées aux élections, comme des sites Web de campagne ou des comptes de médias sociaux. Cela comprend également, sans s’y limiter, l’utilisation des ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents financés par la Ville; des réseaux sans fil de la Ville auxquels ont accès les bureaux des membres, mais non le public en général; du personnel du bureau des membres durant leurs heures normales de travail; et des budgets des membres alloués aux services de leur circonscription.
3. Les documents de communication, y compris les photos et vidéos, qui ont été ou sont créés ou produits par des employés municipaux ou avec des ressources municipales, ne doivent pas être utilisés dans le matériel de campagne ou à d’autres fins électorales.
4. Les renseignements sur les électeurs (y compris numéros de téléphone, courriels et adresses postales) qui sont recueillis, classés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne doivent pas être utilisés à des fins électorales.
5. Les membres du Conseil s’assureront que tous les documents de communication envoyés aux électeurs après une élection générale ou partielle ne font pas mention de sujets liés aux élections. Notamment :
   1. Les documents de communication envoyés aux électeurs par un membre ne doivent pas les remercier d’aller voter ou de les appuyer ni faire référence à la campagne, aux autres candidats ou à l’élection. Les documents peuvent inclure une déclaration d’ordre général pour témoigner de la fierté du membre et de l’honneur qu’il éprouve à représenter les électeurs;
   2. Les documents de communication envoyés par un membre ne contiendront pas de message d’adieux ou de résumé de ses réalisations dans le cadre de son mandat, etc.

Sites Web des membres du Conseil

6. Les sites Web des membres du Conseil qui sont payés, créés, mis à jour ou auxquels on accède à l’aide de ressources municipales ne seront pas utilisés à des fins électorales. Cela comprend entre autres le site Web d’un membre :
   1. dont l’hébergement et la mise à jour sont payés par la Ville;
   2. qui est mis à jour par le personnel du bureau du membre durant ses heures normales de travail ou en utilisant l’infrastructure municipale;
   3. auquel renvoient les activités du membre dans le contexte de son rôle de représentant élu, comme dans ses documents de communication (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
7. Si un membre du Conseil convertit un site Web payé, créé mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales en un site Web aux fins d’une campagne électorale :
   1. Le membre du Conseil en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que tous les liens vers le site Web sont supprimés du site ottawa.ca conformément au paragraphe 4(13) de la présente politique;
   2. Le membre du Conseil paiera lui-même le renouvellement de l’hébergement du site Web jusqu’à ce que le budget de sa campagne le prenne en charge. La campagne ne sera pas autorisée pas à rembourser les frais à la Ville;
   3. Tous les liens ou tous les renvois à des sites Web convertis (pour une campagne électorale) seront supprimés des activités du membre du Conseil en sa qualité de représentant élu et les documents de communication du membre (p. ex., cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels) n’y feront pas référence.
8. Les membres du Conseil n’utiliseront pas un site Web payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
   1. Afin d’appuyer un candidat de tout ordre de gouvernement ou une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote; et/ou
   2. Comme lien vers un site Web ou à un compte de médias sociaux d’un candidat de tout ordre de gouvernement ou d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote.
9. Ce qui suit s’applique aux liens et aux widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre payé, créé, mis à jour ou auquel on accède à l’aide de ressources municipales :
   1. Les liens et widgets vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil apparaissant dans un site Web du membre doivent être supprimés durant la période d’interdiction, comme indiqué au paragraphe 3(3) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
   2. Si un membre prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales (c.-à-d. messages électoraux ou partage) à un moment ou à un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre s’assurera que les liens ou widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés de son site Web et il informera le greffier municipal de leur suppression.

Utilisation des médias sociaux par les membres du Conseil

10. Les médias sociaux que l’on peut utiliser gratuitement ne sont généralement pas considérés comme des ressources municipales. Ces comptes sont personnels et relèvent des membres individuellement. Ils n’ont pas été créés par la Ville d’Ottawa et ne sont pas utilisés par la Ville à des fins de communication officielle. Cela étant dit, les conditions suivantes s’appliquent aux comptes de médias sociaux des membres du Conseil :
    1. Les membres sont invités à séparer clairement leurs comptes de médias sociaux en tant que représentant élu de leurs comptes de médias sociaux liés à leur campagne électorale. Le compte officiel du quartier du membre tenu par son personnel de bureau et financé par la Ville (c.-à-d. le compte du « quartier _____) ne doit pas être utilisé à des fins électorales;
    2. Les membres qui publient ou partagent du matériel lié à la campagne électorale au moyen de comptes de médias sociaux s’assureront que des ressources municipales, notamment la contribution du personnel de leur bureau durant ses heures normales de travail ou l’utilisation d’équipements municipaux, comme des téléphones intelligents et des ordinateurs, ne sont pas utilisées pour ces activités;
    3. Si les comptes de médias sociaux d’un membre diffusent ou partagent des messages liés à la campagne, les liens et renvois à ces comptes ne devront pas apparaître dans les documents de communication du membre (p. ex., site Web du membre payé par la Ville, cartes professionnelles, blocs-signatures au bas des courriels, papier à en-tête, chroniques dans les journaux communautaires, dépliants, photos, circulaires, bulletins, annonces, communiqués de presse, envois postaux et courriels).
11. Les membres du Conseil suivront toutes les directives de la commissaire à l’intégrité en ce qui concerne l’utilisation des médias sociaux. Le Code de conduite des membres du Conseil s’applique aux activités des membres dans les médias sociaux.

Contenu des membres sur ottawa.ca

12. Le contenu des membres sur ottawa.ca, y compris les biographies, ne doit pas être lié à une élection et, à sa publication initiale ou au moment d’une révision importante, il sera soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de vérifier sa conformité à la présente politique.
13. Les conditions suivantes s’appliquent aux liens vers le contenu des membres sur ottawa.ca :
    1. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si ces sites sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. entièrement ou en partie convertis pour soutenir sa campagne électorale).
    2. Les liens sur ottawa.ca vers les comptes de médias sociaux d’un membre du Conseil seront retirés d’ottawa.ca si les comptes en question sont utilisés à des fins électorales (c.-à-d. publication ou partage de messages électoraux). Si un membre du Conseil prévoit utiliser ses comptes de médias sociaux à des fins électorales à un moment ou un autre, y compris lors d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale, provinciale ou fédérale, le membre en informera le greffier municipal ou son mandataire au moins 24 heures à l’avance afin de s’assurer que les liens et widgets vers ses comptes de médias sociaux sont supprimés du site ottawa.ca.
    3. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web des membres du Conseil et leurs comptes de médias sociaux seront retirés d’ottawa.ca durant la période d’interdiction en vertu du paragraphe 3(2) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.

Communications de la Ville et questions connexes

14. Les sites Web et les noms de domaine payés par la Ville ne doivent pas contenir de matériel de campagne ni mentionner ou identifier de candidat, de tiers annonceur inscrit ou de représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin, et ne doivent pas afficher de slogans ou de symboles associés à un candidat, à un tiers annonceur inscrit ou à une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote. Cette interdiction ne s’applique pas à l’identification des candidats dans la page officielle d’une élection municipale générale ou partielle sur ottawa.ca.
15. Les comptes des médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne doivent pas rééditer ou recycler (p. ex., en « relayant des messages », en « aimant » ou en créant des liens) les messages des candidats désignés (à un poste au Conseil municipal ou à l’échelle provinciale ou fédérale). Cette restriction ne s’applique pas aux messages du maire relativement aux activités intergouvernementales et aux proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.

Information municipale et questions connexes

16. L’information municipale fournie à sa demande à un candidat, un tiers annonceur inscrit ou un représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote sera aussi fournie aux autres candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote qui demandent la même information.
17. Les demandes de rencontres avec les directeurs généraux ou d’autres employés municipaux ou de visites d’installations municipales de la part d’un candidat, d’un tiers annonceur inscrit ou du représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote ne peuvent pas toujours être accordées faute de ressources ou par manque de temps. Si de telles rencontres ou visites sont organisées pour un candidat, un tiers annonceur inscrit ou le représentant d’une campagne relative à une question inscrite au bulletin de vote, la direction générale organisera le même type de rencontre ou de visite pour les autres candidats, tiers annonceurs inscrits et représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote qui en font la demande.

Identité visuelle de la Ville et questions connexes

18. Les logos, les marques déposées, les slogans, les armoiries, etc. de la Ville ne doivent paraître sur aucun matériel de campagne ni être distribués avec du matériel de campagne, sauf pour servir de lien vers le site Web de la Ville afin d’obtenir des renseignements sur les élections municipales.
19. Les photos et les vidéos dont les droits d’auteur sont détenus par la Ville ou qui sont ou ont été produites par du personnel de la Ville ou avec des ressources municipales ne seront pas utilisées à des fins électorales externes ou dans du matériel de campagne.

Budgets alloués aux services de la circonscription des membres

20. Dans une année d’élection municipale, un montant calculé au prorata du budget annuel de chaque bureau de membre sera réservé pour le nouveau mandat du Conseil. Le membre en poste pourra dépenser jusqu’à 10,5/12 du budget annuel, mais le 1,5/12 restant sera réservé pour le prochain mandat. Le personnel du Bureau du greffe municipal surveillera ces dépenses afin d’aider chaque bureau à respecter la limite.
21. Dans le cas d’une élection partielle à l’échelle du quartier ou de l’ensemble de la ville ou d’une nomination à un poste de conseiller pour pourvoir une charge laissée vacante, un montant au prorata du budget du bureau du conseiller sortant sera mis de côté à l’intention du nouveau représentant élu en fonction de sa date d’entrée en poste.
22. Conformément au paragraphe 4(21), toutes les sommes et obligations engagées préalablement, comme les frais d’hébergement Web, doivent être portées à l’attention du greffier municipal ou de son mandataire dans les 48 heures suivant l’attestation et elles seront traitées au cas par cas.

Les comptes de quartier des membres du Conseil liés aux programmes municipaux

23. Dans une année d’élection municipale, ce qui suit s’applique à toute demande que souhaiterait faire ou toute directive que souhaiterait donner un conseiller au personnel en ce qui concerne les fonds publics des comptes de quartier liés à l’article 37 Avantages communautaires, à la Politique sur les frais relatifs aux terrains à vocation de parc et au Programme de mesures temporaires de modération de la circulation qu’il a le pouvoir d’utiliser :
    1. Comme indiqué au paragraphe 2(4) des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, durant la période d’interdiction :
       1. Un conseiller qui pose sa candidature à un poste à l’élection municipale ne fera pas de demande ni ne donnera de directive au personnel de la Ville en ce qui concerne l’utilisation des comptes de quartier susmentionnés.
       2. Un conseiller qui ne pose pas sa candidature à un poste à l’élection municipale ou qui a été élu par acclamation peut faire des demandes ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés, conformément aux dispositions afférentes aux comptes du quartier.
    2. Avant le début de la période d’interdiction et suivant le jour du scrutin et jusqu’à la fin du mandat du Conseil, un conseiller peut faire une demande ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne les comptes de quartier susmentionnés sous réserve des politiques afférentes aux comptes de quartier.

Campagnes électorales à d’autres ordres de gouvernement

24. Les membres du Conseil n’utiliseront pas les ressources de la Ville afin d’organiser, de promouvoir, de parrainer ou d’aider à l’organisation d’une activité à laquelle participent directement des candidats à des élections d’autres ordres de gouvernement, étant donné la possibilité de manifestation, réelle ou perçue, de partisanerie associée à l’organisation ou la tenue d’une telle activité.
25. Les membres du Conseil peuvent communiquer avec leurs électeurs entourant les enjeux fédéraux ou provinciaux qui concernent leur quartier ou la Ville d’Ottawa et d’autres questions ayant une incidence directe sur les dossiers municipaux impliquant les gouvernements fédéral et provincial et la Ville d’Ottawa. Ces communications ne doivent pas être partisanes de nature et peuvent prendre la forme de questionnaires généraux adressés à tous les candidats ou de messages adressés aux électeurs mettant en relief des enjeux fédéraux et provinciaux importants pour le quartier, sans commentaires ni indication d’une préférence pour un candidat ou un parti en particulier.
26. Ce qui suit s’applique si un membre du Conseil est désigné candidat à une élection générale ou partielle à l’échelle provinciale ou fédérale
    1. Un membre du Conseil désigné candidat sollicitera des directives du greffier municipal en ce qui concerne les responsabilités et les obligations qui lui incombent afin de respecter la présente politique. Certaines restrictions s’appliquent afin d’assurer le respect de la présente politique et son intention, mais il est reconnu que le membre du Conseil demeure le représentant élu et peut poursuivre ses activités en sa qualité de conseiller de quartier, notamment participer aux réunions du Conseil municipal, des comités permanents, de la Commission du transport en commun et des sous-comités, assister à des rencontres et des activités municipales et communautaires en sa qualité de conseiller municipal et s’acquitter d’autres fonctions et devoirs prescrits par la loi.
    2. Les documents de communication publiés, transmis ou utilisés par un membre du Conseil qui est candidat à une élection n’annonceront pas sa participation ni sa présence à une activité.
    3. Après une élection provinciale ou fédérale générale ou partielle, le paragraphe 4(5)de la présente politique s’applique à tous les documents de communication transmis aux électeurs par un membre qui est candidat.
    4. Le nom et le portrait d’un membre du Conseil qui est candidat désigné à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle ne paraîtront pas dans des documents de communication publiés, transmis ou utilisés par la Ville. Font partie de ces documents, sans s’y limiter, les publications municipales, les annonces, les communiqués de presse, les messages d’intérêt public, les notes d’allocution et les contenus des comptes de médias sociaux (p. ex., les comptes de médias sociaux de la Ville indiqués dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne devront pas relayer de messages textes, publier de liens, inscrire des « j’aime » ou rediffuser ou recibler les communications des membres du Conseil durant la période d’interdiction). Ne sont pas compris les documents comme les procès-verbaux ou les ordres du jour des réunions du Conseil et des comités.
    5. Toute référence dans des documents de communication de la Ville à un conseiller de quartier candidat désigné à une élection provinciale/fédérale générale ou partielle adoptera la formule « le conseiller du quartier _______ » ou « le président du Comité _______ » sans nommer le membre en tant que tel. Le maire sera assujetti aux mêmes restrictions que les conseillers des quartiers, mais il pourra être nommé dans des communiqués de presse et des documents municipaux liés à des activités intergouvernementales et des proclamations relevant de sa qualité en tant que premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi sur les municipalités, 2001.
    6. Les communiqués de presse, les notes d’allocution et les autres documents de communication ayant trait à un membre du Conseil désigné candidat à une élection fédérale ou provinciale générale ou partielle et qui doivent être publiés, utilisés ou distribués par la Ville durant la campagne électorale devront être soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation.
    7. L’article 6 de la présente politique s’applique au personnel du bureau du membre et à d’autres employés municipaux s’ils se sont engagés dans des activités politiques.

Article 5 - Restrictions durant la période d’interdiction de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin.

1. Au cours d’une année d’élection municipale ou advenant une élection partielle, les ressources municipales, y compris le budget des membres alloué aux services de la circonscription, ne doivent pas servir à produire des annonces, des circulaires, des bulletins, des dépliants ou d’autres documents de communication durant les 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin. Les interdictions et restrictions générales s’appliquent également durant cette période à l’organisation et à la tenue d’activités par les membres du Conseil ainsi qu’à l’utilisation d’autres ressources municipales, comme il est décrit dans les Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
2. Nonobstant le paragraphe 5(1) de la présente politique, dans une situation d’urgence, lorsqu’un problème non urgent survient dans la collectivité ou dans le cadre de l’activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil durant la période d’interdiction, le membre peut participer à certaines activités ou utiliser les ressources municipales pour communiquer avec ses électeurs moyennant l’approbation du greffier municipal ou de son mandataire, conformément à l’article 5 des Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction, document ci-joint au titre d’annexe 1.
3. Les interdictions indiquées au paragraphe 5(1) de la présente politique ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui, laissant sa charge, ne se présente pas à une élection.
4. Le personnel de la Ville s’efforcera dans la mesure du possible de planifier en dehors de la période d’interdiction la tenue d’activités municipales auxquelles seraient tenus de participer des membres du Conseil candidats à une élection. S’il faut tenir une activité municipale qui exige la présence de ces membres durant la période d’interdiction en raison de délais prescrits par la loi, du calendrier d’un projet ou d’autres considérations organisationnelles, le personnel obtiendra du greffier municipal ou de son mandataire l’approbation de l’activité en vertu des principes de la présente politique.

Article 6 - Employés de la Ville

Employés

1. Les conditions suivantes s’appliquent à la participation des employés de la Ville à des activités communautaires municipales ou extérieures en leur qualité de membre du personnel municipal.
   1. Un employé municipal peut participer à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question n’est pas liée aux élections, notamment la promotion d’un candidat à un poste électif ou l’opposition à un candidat.
   2. Un employé municipal ne participera pas à une activité, soit fournir de l’information ou autre, si l’activité en question a une quelconque fin électorale, notamment la promotion de la candidature d’une personne à un poste électif ou à l’opposition à cette candidature.
   3. Un employé municipal s’adressera au greffier municipal ou à son mandataire pour des directives relatives à sa participation à une ou l’autre des activités suivantes :
      1. Activités auxquelles participent un ou plusieurs candidats, peu importe l’ordre de gouvernement;
      2. Activités auxquelles participent un ou plusieurs membres du Conseil durant la période d’interdiction;
      3. Activités liées à des enjeux provinciaux ou fédéraux durant une campagne électorale fédérale ou provinciale, le cas échéant ; et/ou
      4. Activités auxquelles participent un ou plusieurs députés provinciaux et fédéraux suivant la délivrance des brefs.
2. Les employés qui participent à des activités politiques sépareront ces activités personnelles des activités officielles de leur poste. À savoir :
   1. Les employés peuvent participer à des activités politiques fédérales, provinciales et municipales, pourvu qu’elles ne se déroulent pas pendant leurs heures de travail et que les employés n’utilisent pas de ressources municipales dans le cadre de ces activités;
   2. Les employés qui s’impliquent dans une campagne électorale en publiant ou partageant du matériel de campagne sur leurs comptes de médias sociaux sépareront ces activités de leur fonction d’employé municipal et s’assureront qu’aucune de ces activités ne se déroule durant leurs heures de travail pour la Ville ou à l’aide de ressources municipales;
   3. Toute information municipale obtenue par un employé dans le cadre de son emploi à la Ville ne doit pas être utilisée à des fins électorales;
   4. Les employés des bureaux des membres du Conseil doivent s’assurer que leur demande de congé annuel ou de congé compensatoire est soumise au gestionnaire de programme des Services de soutien au Conseil ou au gestionnaire de programme des Services de soutien au maire ou à leurs mandataires, selon le cas, avant d’effectuer toute tâche liée aux élections durant les heures de travail habituelles.
3. Les avis, affiches ou documents semblables faisant la promotion d’un candidat ou d’un parti politique ou d’une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote ne doivent pas être installés ou distribués par des employés sur les lieux de travail ou dans les installations de la Ville.
4. Les employés désireux de se présenter à une élection municipale, provinciale ou fédérale doivent d’abord demander et obtenir un congé sans solde et se conformer aux lois régissant ces élections. Les employés qui ont des questions relatives à l’obtention d’un congé sans solde peuvent s’adresser au greffier municipal ou à son mandataire.
5. Un employé d’un membre du Conseil désireux de se présenter à une élection générale ou partielle doit commencer son congé obligatoire immédiatement après l’attestation de sa candidature par le greffier municipal ou son mandataire. Subséquemment, tous les accès de l’employé (y compris ses courriels et accès de sécurité) liés au bureau du membre du Conseil seront suspendus et les ressources municipales utilisées par l’employé dans l’exercice de ses fonctions au sein du bureau du conseiller (comme les ordinateurs, les téléphones intelligents et les dispositifs de stockage électronique) seront remises immédiatement à la Ville.
6. Un employé qui constate un possible conflit d’intérêts relatif aux élections (p. ex. un membre de sa famille ou un ami intime est candidat, etc.) en avisera par écrit le gestionnaire ou le directeur dont il relève conformément au Code de conduite des employés. Après quoi, le gestionnaire ou le directeur élaborera une procédure, en consultation avec le greffier municipal ou son mandataire et les Services juridiques, pour mettre l’employé à l’abri de toute apparence de conflit, soit-elle réelle ou perçue.

Responsabilités

Membres du Conseil

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Membres citoyens du Comité du patrimoine bâti

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Employés municipaux, y compris le personnel de direction

• Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution de leurs tâches et des activités dans le cadre de leur fonction officielle en tant qu’employés municipaux.
• Veiller à ce que les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées en ce qui concerne les activités politiques d’un employé, sa candidature et tout conflit d’intérêts possible constaté par l’employé.
• Comprendre et appuyer la présente politique et ses procédures et rendre compte de leurs actions.
• Obtenir au besoin des clarifications entourant tout aspect de la présente politique et de ses procédures.

Greffier municipal

• Veiller à ce que toutes les exigences pertinentes de la présente politique et de ses procédures soient respectées dans l’exécution des tâches et des activités.
• Veiller à l’administration, la communication, l’interprétation, la surveillance et l’application de la présente politique et de ses procédures.
• Recevoir les plaintes, les préoccupations et les demandes de renseignements et de directives liées à la présente politique et à ses procédures et y répondre.
• Déléguer par écrit le pouvoir à des mandataires pour l’administration d’une partie ou de la totalité de la présente politique et de ses procédures.
• Réviser la présente politique et ses procédures tous les deux ans au minimum dans le cadre de l’examen de la structure de gestion publique et au cours de la troisième année du mandat du Conseil, et au besoin en raison de modifications législatives. Le greffier municipal est autorisé à apporter, s’il y a lieu, de légères mises à jour administratives aux fins de conformité et de cohérence avec la loi, tout en respectant et en préservant l’intention de la politique et de ses procédures.

Surveillance/contraventions

Directives et interprétation

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de fournir des directives en ce qui concerne les questions relatives aux élections en vertu de la présente politique et de ses procédures et de consigner par écrit toute interprétation entourant l’application de la présente politique et de ses procédures, ainsi que les approbations ou interdictions connexes. Ces directives, interprétations, approbations et interdictions seront fondées sur l’exigence législative générale voulant que les ressources et les fonds publics ne soient pas utilisés à des fins électorales, y compris la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective ou l’opposition à cette candidature.

Plaintes et enquête

Le greffier municipal ou son mandataire a le pouvoir délégué de recevoir toutes les plaintes écrites en ce qui a trait à l’utilisation alléguée des ressources de la Ville d’Ottawa contrevenant à la présente politique et à ses procédures et de faire enquête. La plainte écrite doit être soumise au greffier municipal ou à son mandataire et contenir des exemples précis et fournir des détails quant à la façon dont l’utilisation alléguée d’une ressource municipale a pu contrevenir à la présente politique ou à ses procédures.

Une fois l’enquête terminée, le greffier municipal ou son mandataire peut régler la question et, s’il y a lieu, déterminer des mesures correctives appropriées en fonction des résultats de l’enquête, en consultation avec la commissaire à l’intégrité si nécessaire en ce qui a trait au Code de conduite des membres du Conseil ou au Code de conduite des membres citoyens du Comité du patrimoine bâti, comme il est décrit ci-dessous. Si, selon l’enquête, il est établi qu’un membre du Conseil ou un membre citoyen du Comité du patrimoine bâti a contrevenu à la politique et à ses procédures, le membre ou le membre citoyen en question devra rembourser personnellement les frais directs afférents à la contravention. Le greffier municipal informera le plaignant de l’issue de sa plainte et du remboursement exigé, le cas échéant. Le greffier municipal rendra compte de l’exercice de ses pouvoirs délégués en vertu de la présente politique auprès du comité permanent concerné, suivant une élection municipale générale ou partielle.

Il est également reconnu que les questions liées aux activités électorales sont incluses dans les codes de conduite applicables aux membres du Conseil municipal et aux membres citoyens du Comité du patrimoine bâti, lesquels relèvent du mandat de la commissaire à l’intégrité de la Ville d’Ottawa et disposent de protocoles de plaintes distincts. Par exemple, l’article 14 du Code de conduite des membres du Conseil énonce ce qui suit :

« Les membres du Conseil doivent se comporter conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales, et la Politique sur les ressources liées aux élections. Il est strictement interdit d’utiliser les ressources municipales, que ce soit un bien matériel ou le temps du personnel, pour une activité électorale. Cette interdiction s’applique aussi bien à la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective qu’à l’opposition à cette candidature. Les activités liées aux élections comprennent non seulement la campagne personnelle d’un membre au poste de conseiller municipal, mais aussi les autres campagnes à une élection municipale, provinciale ou fédérale ».

Advenant que l’enquête du greffier municipal ou de son mandataire conclue qu’un employé de la Ville contrevient à la présente politique ou à ses procédures, à défaut de se plier à la présente politique et à ses procédures, l’employé s’expose à des mesures correctives, y compris des mesures disciplinaires pouvant déboucher sur un renvoi.

Renvois

Bulletin d’interprétation de la commissaire à l’intégrité intitulé Utilisation des médias sociaux

Code de conduite des employé(e)s

Code de conduite des membres du Conseil

Code de conduite des membres citoyens du Comité permanent du patrimoine bâti

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politique sur les communications générales/Lignes directrices relatives à l’identité visuelle de la Ville d’Ottawa

Politique sur les dépenses du Conseil

Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Protocole sur l’utilisation des médias sociaux

Règlement municipal sur les enseignes sur les routes de la Ville

Règlement municipal sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées

Règlement municipal sur les parcs et les installations

Règlement municipal sur le transport en commun

Autorités législatives et administratives

Loi électorale du Canada

Loi sur le financement des élections

Loi de 2001 sur les municipalités

Loi de 1996 sur les élections municipales

Exigences en matière de tenue des dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application de la présente politique doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint approprié, le Système de gestion des documents ou le système approuvé.

Définitions

« Activité communautaire annuelle d’un membre du Conseil » désigne une activité organisée par un membre du Conseil au cours des deux années précédentes (nom ou titre similaire, même date approximative et même objectif général).

« Candidat » désigne une personne qui a posé sa candidature (et ne l’a pas retirée) à un poste électif dans le cadre d’une élection générale ou partielle à l’échelle municipale (incluant le conseil scolaire), provinciale ou fédérale.

« Contributions » correspond à la définition générale dans la Loi de 1996 sur les élections municipales. Elle comprend ce qui suit sans s’y limiter :

• Pour une campagne électorale - comme indiqué au paragraphe 88.15(1) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à une personne pour sa campagne électorale, ou à une autre personne agissant selon ses directives, et acceptés par elles, constituent des contributions. »
• Pour la publicité de tiers annonceurs - comme indiqué au paragraphe 88.15(2) de la LEM : « ... les sommes d’argent versées, les biens donnés et les services fournis à un particulier, à une personne morale ou à un syndicat à l’égard de la publicité de tiers, ou à une autre personne agissant selon leurs directives, et acceptés par eux, constituent des contributions. »

« Documents de communication » désigne les documents produits dans le but de communiquer avec les résidents, ce qui comprend, sans s’y limiter, les cartes professionnelles, les blocs-signatures au bas des courriels, le papier à en-tête, les chroniques dans les journaux communautaires, les dépliants, les photos, les circulaires, les bulletins, les annonces, les communiqués de presse, les envois postaux et les courriels. Les documents de communication comprennent le matériel dans tous les supports médiatiques, comme les imprimés, les présentations et les autres formats physiques, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Faire campagne » désigne les activités organisées par un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour leur compte, dont le but est d’obtenir l’appui ou l’opposition à un candidat, un tiers annonceur inscrit, un parti politique ou une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote. Faire campagne n’inclut pas la présence à une activité de représentants élus, d’autres candidats, de tiers annonceurs inscrits ou de représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote à titre personnel s’ils ne portent pas de signes ou de vêtements, de macarons et d’autres accessoires les identifiant en tant que candidats, tiers annonceurs inscrits ou représentants de campagnes relatives à une question inscrite au bulletin de vote et s’ils ne sollicitent pas des votes (y compris la distribution de matériel de campagne).

« Jour du scrutin » désigne le jour de la tenue du dernier scrutin lors d’une élection générale ou partielle, comme indiqué dans les lois applicables (municipale, provinciale ou fédérale).

« Matériel de campagne » désigne le matériel utilisé pour solliciter des votes pour un candidat ou pour une campagne relative à une question inscrite sur le bulletin de vote, ou pour s’y opposer, y compris de la documentation, des bannières, des affiches, des images, des macarons, des vêtements ou autres accessoires. Le matériel de campagne inclut également, sans s’y limiter, le matériel dans tous les supports médiatiques comme les imprimés, les présentations, les médias électroniques, la radio ou la télévision et les sources en ligne, y compris les sites Web ou les médias sociaux.

« Membre » désigne le maire et les conseillers et conseillères de la Ville d’Ottawa.

« Parti politique » désigne un parti politique dans le cadre d’une élection provinciale et fédérale inscrit conformément aux dispositions applicables de la Loi sur le financement des élections ou de la Loi électorale du Canada.

« Période d’interdiction » désigne la période de 60 jours précédant et incluant le jour du scrutin dans le contexte d’une élection municipale générale ou partielle.

« Publicité de tiers annonceur » désigne une publicité diffusée par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, dont l’objectif est de promouvoir et d’appuyer un candidat ou de s’y opposer, d’obtenir « oui » ou « non » comme réponse à une question inscrite au bulletin de vote, mais elle ne comprend pas une publicité faite par un candidat ou selon ses directives, conformément à la définition du paragraphe 1(1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales. En vertu du paragraphe 1(2) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers annonceur si la personne ou l’entité qui la fait diffuser par les médias imprimés, électroniques ou autres, y compris la radiodiffusion, n’engage aucune dépense à l’égard de la publicité. En outre, conformément au paragraphe 1(2.1) de la Loi de 1996 sur les élections municipales, une publicité est réputée ne pas être de la publicité de tiers lorsqu’elle est communiquée ou transmise par un particulier à ses employés, par une personne morale à ses actionnaires, ses administrateurs, ses membres ou ses employés, ou par un syndicat à ses membres ou ses employés.

« Question inscrite sur le bulletin de vote » désigne une question ou un règlement municipal soumis aux électeurs par un conseil municipal, un conseil scolaire ou un autre conseil local élu, ou par le ministre des Affaires municipales, en vertu de la Loi de 1996 sur les élections municipales.

« Représentant élu » désigne des personnes élues au Conseil municipal d’Ottawa, à l’Assemblée législative de l’Ontario, à la Chambre des communes ou à un conseil scolaire.

« Ressources municipales » signifie, sans s’y limiter, les employés municipaux et le personnel de la Ville, les activités municipales, les installations municipales, les fonds municipaux, l’information municipale et l’infrastructure municipale, lesquels se décrivent comme suit :

• « Employés municipaux » et « personnel de la Ville » - personnel de direction et employés des groupes non syndiqués et exclus, et tous les membres des unités de négociation de la Ville. Sont inclus les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, temporaires, saisonniers et contractuels, et les employés des bureaux des membres du Conseil.
• « Activités municipales » - activités financées et organisées par les directions générales de la Ville et par les membres du Conseil, y compris des activités organisées conjointement avec des organismes communautaires ou des commanditaires externes. Ces activités comprennent entre autres :

• • les annonces liées à des programmes, politiques et autres initiatives de la Ville, incluant des annonces de financement;
  • les célébrations, commémorations, activités d’éducation et de sensibilisation;
  • les assemblées communautaires, consultations et autres rassemblements;
  • les inaugurations d’installations;
  • les séances portes ouvertes.

• « Installations municipales » - installations appartenant à la Ville d’Ottawa et à ses directions générales ou louées par celles-ci et qui sont directement administrées et exploitées par les directions générales ou des programmes municipaux. Les bureaux de quartier des membres du Conseil font partie des installations municipales.

• « Fonds municipaux » - soutien financier fourni à même les budgets annuels de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville, y compris, sans s’y limiter, les fonds versés directement à des programmes et des services municipaux et aux budgets des membres du Conseil alloués aux services de leur circonscription.

• « Information municipale » - l’information détenue et régie par la Ville, y compris les bases de données constituant des répertoires de noms, de coordonnées, de dossiers administratifs, de renseignements financiers ou d’autres identificateurs compilés et utilisés par les employés de la Ville dans le cadre de leur travail.

• « Infrastructure municipale » - les systèmes physiques ou technologiques qui appuient le fonctionnement des programmes et des services de la Ville, y compris, sans s’y limiter, le parc de véhicules de la Ville, l’affichage public, le réseau d’ordinateurs, le système de télécommunications et de courrier électronique, les équipements sans fil, l’équipement informatique, les logiciels et les périphériques, l’Internet et l’intranet.

« Tiers annonceur inscrit » désigne, dans le contexte d’une élection municipale, un particulier, une personne morale ou un syndicat inscrit auprès du greffier municipal, conformément à l’article 88.6 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, dont l’objectif est de promouvoir et soutenir un candidat à un poste électif ou une question inscrite à un bulletin de vote ou de s’y opposer, et qui ne relève pas d’un candidat.

Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet de la présente politique, communiquez avec :

Greffière municipale
Ville d’Ottawa
Tél. : 613-580-2424, poste 21215
Annexes

Annexe 1 - Procédures liées aux élections durant la période d’interdiction

Service : Bureau de greffier municipal
Approuvé par : Conseil municipal
Date d’approbation : 23 mars 2022
Date d’entrée en vigueur : 23 mars 2022
Version révisée approuvée par : Greffier municipal
Date d’approbation de la version révisée : 9 août 2023 (modifications d’ordre administratif)

Champ d’application

Pour faire suite à l’article 5 de la Politique sur les ressources liées aux élections, les présentes procédures s’appliquent aux membres du Conseil et au personnel de la Ville durant la période d’interdiction de soixante jours précédant le jour du scrutin et le jour du scrutin inclusivement dans le contexte d’une élection municipale générale ou d’une élection partielle.

Cela étant dit, les présentes procédures ne s’appliquent pas à un membre du Conseil élu par acclamation ou qui se retire de son poste et donc n’est pas candidat à l’élection. De plus, les présentes procédures ne s’appliquent pas lorsque les ressources municipales (p. ex., installations et infrastructures) sont utilisées de façon générale par le public et que les membres du Conseil ne bénéficient d’aucun privilège en ce qui concerne leur utilisation.

Dans certaines circonstances, les dispositions des présentes procédures s’appliquent aux membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti.

La période d’interdiction pour les élections municipales de 2022 était du jeudi 25 août 2022 jusqu’au lundi 24 octobre 2022 (jour du scrutin) inclusivement.

Des conseils doivent être demandés au greffier municipal ou à son mandataire si des clarifications ou une interprétation sont nécessaires ou s’il survient une situation dont ne traitent pas expressément les présentes procédures ou la Politique sur les ressources liées aux élections.

Description des procédures

Article 1 - Participation des membres du Conseil à une activité

Activités de la Ville

1. Un membre du Conseil peut participer en sa qualité de représentant élu à des activités de la Ville durant la période d’interdiction pourvu qu’il se fasse discret et respecte les règles suivantes :
   1. Le membre du Conseil ne fera pas campagne au cours de l’activité. Il n’y aura pas de matériel de campagne sur place et aucun travailleur de campagne identifié comme tel par le port d’un vêtement, d’un macaron ou d’autres accessoires ne sera présent;
   2. Le membre du Conseil n’annoncera pas sa participation ou sa présence dans des documents de communication autoproduits ou produits par la Ville (p. ex., brochures, sites Web, dépliants, panneaux d’affichage, messages dans les médias sociaux, bulletins, invitations, communiqués de presse, etc.);
   3. Les ressources de la Ville ne seront pas utilisées pour faire la promotion du membre du Conseil (p. ex., bannières, dépliants, articles promotionnels, messages dans les médias sociaux, et);
   4. Toute référence à un membre du Conseil dans les documents de communication ou pendant l’activité elle-même adoptera la formule « le conseiller ou la conseillère du quartier _______ » ou « le président ou la présidente du Comité _______ » sans nommer le membre en tant que tel;
   5. Dans toute allocution prononcée par le membre du Conseil, aucune mention ne sera faite de l’élection municipale ou de la campagne ni de ses réalisations pendant son mandat au Conseil;
   6. Les notes d’allocution ou les documents de communication pourront être soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision afin d’assurer leur conformité à la Politique sur les ressources liées aux élections et aux présentes procédures;
   7. Le membre du Conseil peut s’adresser au greffier municipal ou son mandataire pour des conseils précis en lien avec l’activité.
2. Le paragraphe 1(1) des présentes procédures ne s’applique pas à la présence et à la participation du membre du Conseil à sa propre activité communautaire annuelle, laquelle est assujettie aux conditions déterminées par le greffier municipal en vertu de l’alinéa 5(1)(b) des présentes procédures.
3. Les membres du Conseil veilleront à la neutralité et la non-partisanerie de leurs toiles de fond et tenues vestimentaires durant des activités ou réunions en mode virtuel organisées par la Ville pendant la période d’interdiction (p. ex., couleurs de campagne, documents de campagne et accessoires connexes, etc.).

Activités communautaires externes gratuites ou sans billets (p. ex., présence protocolaire/invitation/billet gratuit pour des réunions d’associations communautaires, des inaugurations d’entreprises, des évènements sportifs, des défilés, des foires ou des festivals, etc.)

4. Les organismes extérieurs, comme les groupes communautaires, ou les autres ordres de gouvernement peuvent continuer d’inviter les membres du Conseil à participer à des activités en leur qualité de représentants élus durant la période d’interdiction. Un membre du Conseil peut participer en sa qualité de représentant élu à des activités de la Ville durant la période d’interdiction pourvu qu’il se fasse discret et respecte les règles suivantes :
   1. Ne pas participer à des activités de premier plan ou très médiatisées, comme des inaugurations (coupe de ruban), des concours, le lancement de la première balle d’un match de baseball, etc.;
   2. Le membre du Conseil ne fera pas campagne au cours de l’activité. Il n’y aura pas de matériel de campagne sur place et aucun travailleur de campagne identifié comme tel par le port d’un vêtement, d’un macaron ou d’autres accessoires ne sera présent ;
   3. Le membre du Conseil n’annoncera pas sa participation ou sa présence dans des documents de communication autoproduits ou produits par la Ville (p. ex., brochures, sites Web, dépliants, panneaux d’affichage, messages dans les médias sociaux, bulletins, invitations, communiqués de presse, et);
   4. Les ressources de la Ville ne seront pas utilisées pour faire la promotion du membre du Conseil (p. ex., bannières, dépliants, articles promotionnels, messages dans les médias sociaux, etc.);
   5. Dans toute allocution prononcée par le membre du Conseil, aucune mention ne sera faite de l’élection municipale ou de la campagne ni de ses réalisations pendant son mandat au Conseil;
   6. Le membre du Conseil peut s’adresser au greffier municipal ou son mandataire pour des conseils précis en lien avec l’activité.
5. Si on leur offre un ou plusieurs billets ou sièges gratuits pour assister à un évènement/activité, les membres du Conseil consulteront la commissaire à l’intégrité afin de déterminer s’ils peuvent ou non accepter ces articles, lesquels sont assujettis aux dispositions du Code de conduite des membres du Conseil et au Règlement sur le registre des lobbyistes.

Les activités communautaires externes avec billets (p. ex., collectes de fonds ou autres activités pour lesquelles les membres du Conseil se procurent des billets).

6. Conformément à l’article 4 des présentes procédures, un membre du Conseil n’utilisera pas de ressources municipales, y compris le budget qui est alloué aux services de sa circonscription, pour :
   1. Se procurer un billet afin de participer à une activité communautaire se déroulant durant la période d’interdiction; ou
   2. se procurer un billet durant la période d’interdiction afin de participer à une activité communautaire se déroulant en dehors de la période d’interdiction.
7. Un membre du Conseil peut utiliser ses propres fonds pour se procurer un billet de participation à une activité communautaire externe payante durant la période d’interdiction,
   1. En sa qualité de membre du Conseil, auquel cas le membre est assujetti aux dispositions du paragraphe 1(4) des présentes procédures; ou
   2. En sa qualité de candidat.

Application dans le cas des membres citoyens nommés par le Conseil

8. Le cas échéant, l’article 1 des présentes procédures s’applique aux membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti.

Article 2 - Installations et ressources municipales

Affichage et questions connexes

1. L’affichage public sur des ressources municipales où figure le nom ou le portrait d’un membre du Conseil sera traité comme suit :
   1. Les panneaux d’orientation en bordure de routes menant aux bureaux de quartier seront recouverts durant la période d’interdiction;
   2. Les enseignes des bureaux de quartier posées à l’extérieur d’une installation seront recouvertes durant la période d’interdiction; et
   3. les enseignes des bureaux de quartier posées à l’intérieur d’une installation qui sera utilisée comme bureau de vote seront recouvertes les jours de scrutin.
2. L’affichage public sur les panneaux de vitesse, les radars de vitesse portatifs, les affiches de construction, les panneaux « de ralentissement », les pancartes sur la pelouse et autre matériel connexe où figure le nom ou le portrait d’un membre du Conseil seront traités comme suit :
   1. Pour toutes les enseignes dont l’entretien et la responsabilité relèvent des directions générales de la Ville, le personnel municipal verra à ce que le nom et le portrait du membre du Conseil soient recouverts durant la période d’interdiction;
   2. Pour toutes les enseignes achetées, installées et distribuées par le bureau d’un membre du Conseil, celui-ci verra à ce que son nom et son portrait soient recouverts ou retirés durant la période d’interdiction.
3. Les membres du Conseil retireront toutes les affiches d’élections précédentes des murs de leur bureau à l’hôtel de ville et de leur bureau de quartier durant la période d’interdiction.

Les comptes de quartier des membres du Conseil reliés aux programmes municipaux

4. Le paragraphe 4(23) de la Politique sur les ressources liées aux élections s’applique l’année d’une élection municipale à toute demande que souhaiterait faire ou toute directive que souhaiterait donner un conseiller en ce qui concerne l’utilisation des fonds publics des comptes de quartier que le membre du Conseil a le pouvoir d’utiliser reliés à l’article 37 Avantages communautaires, à la Politique sur les frais relatifs aux terrains à vocation de parc et au Programme de mesures temporaires de modération de la circulation. Durant la période d’interdiction :
   1. Un conseiller qui présente se présente à l’élection municipale ne fera pas de demandes ou ne donnera pas de directives au personnel de la Ville en ce qui concerne l’utilisation des comptes de quartier susmentionnés.
   2. Un conseiller qui ne présente pas à l’élection municipale ou qui a été élu par acclamation peut faire des demandes ou donner des directives au personnel de la Ville en ce qui concerne l’utilisation des comptes de quartier susmentionnés, conformément aux dispositions afférentes à ces comptes.

Article 3 - Communications et questions connexes

Contenu des pages Web des membres du Conseil sur ottawa.ca 

1. Le contenu des pages Web des membres du Conseil sur ottawa.ca, incluant leurs biographies, sera statique et ne sera pas mis à jour durant la période d’interdiction, sauf des modifications administratives mineures révisées par le greffier municipal ou son mandataire.
2. Les liens sur ottawa.ca vers les sites Web des membres du Conseil et leurs comptes sur les médias sociaux seront retirés d’ottawa.ca durant la période d’interdiction en vertu de l’alinéa 4(13)(c) de la Politique sur les ressources liées aux élections.

Sites Web des membres du Conseil

3. Les sites Web des membres du Conseil qui sont financés, consultés, exploités, développés ou mis à jour à l’aide de ressources municipales ne seront pas exploités ni mis à jour durant la période d’interdiction. Les liens ou les widgets vers les comptes de médias sociaux des membres du Conseil affichés sur leurs sites Web qui sont financés, consultés, exploités, développés ou mis à jour à l’aide de ressources municipales seront enlevés durant la période d’interdiction.

Dépliants, bulletins, circulaires, publicités, envois postaux, etc. des membres du Conseil

4. Tous les dépliants, bulletins, circulaires, publicités, envois postaux, etc. des membres du Conseil devront être publiés et distribués/livrés avant le début de la période d’interdiction.
5. Aucune annonce financée à même le budget alloué aux services de la circonscription des membres du Conseil ne devra paraître dans des publications paraissant durant la période d’interdiction.
6. Les chroniques des membres dans des journaux et des blogues communautaires ne devront pas être publiées dans des publications paraissant durant la période d’interdiction.

Proclamations, documents officiels et campagnes de financement municipales internes

7. Le maire peut continuer de faire des proclamations durant la période d’interdiction à la demande d’un particulier ou d’un organisme conformément aux procédures de proclamation de la Ville d’Ottawa et considérant son rôle statutaire de premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités.
8. Les membres du Conseil ne remettront pas de documents officiels ou solennels, comme des certificats de retraite d’employés, des déclarations d’anniversaire et des lettres de bienvenue ou de félicitations, durant la période d’interdiction.
9. Sous réserve de l’approbation du greffier municipal ou de son mandataire, la transmission de messages internes urgents par les membres du Conseil aux employés municipaux à propos de campagnes de financement annuelles, d’initiatives d’employés, etc. peut se poursuivre durant la période d’interdiction. Les versions préliminaires de ces messages seront transmises au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation conformément aux principes de la Politique sur les ressources liées aux élections.

Livrets/programmes/encarts d’activités communautaires

10. Suivant une demande faite par écrit par un organisme communautaire à un membre du Conseil de publier (gratuitement) un mot de bienvenue ou de félicitations ou un message d’ouverture dans le livret/programme/encart d’une activité non reliée à l’élection qui se déroule durant la période d’interdiction, sous réserve de l’approbation du greffier municipal ou de son mandataire, le membre pourra acquiescer à la demande. La version préliminaire du message proposé sera transmise au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation conformément aux principes de la Politique sur les ressources liées aux élections.

Publicités municipales, communiqués de presse et autres documents de communication

11. Le nom et le portrait des membres du Conseil ne figureront pas dans les documents de communication publiés ou utilisés par la Ville durant la période d’interdiction, sous réserve du paragraphe 3(12) des présentes procédures. Font partie de ces documents, sans s’y limiter, les publications municipales, les annonces, les communiqués de presse, les messages d’intérêt public, les notes d’allocution et les contenus des comptes de médias sociaux (p. ex., les comptes de médias sociaux de la Ville inscrits dans le Protocole sur l’utilisation des médias sociaux ne devront pas relayer de messages textes, publier de liens, inscrire des « j’aime » ou rediffuser ou reformuler les communications des membres du Conseil durant la période d’interdiction). Ne sont pas compris les documents comme les procès-verbaux ou les ordres du jour des assemblées du Conseil et des réunions des comités.
12. Toute référence à des conseillers de quartier en particulier dans des documents de communication durant la période d’interdiction adopteront la formule « le conseiller ou la conseillère du quartier _______ » ou « le président ou la présidente du Comité _______ » sans nommer le membre en tant que tel; le maire sera assujetti aux mêmes restrictions que les conseillers des quartiers, mais il pourra être nommé dans des communiqués de presse et des documents municipaux portant sur des activités intergouvernementales et des proclamations relevant du maire en sa qualité de premier dirigeant de la Ville, comme indiqué aux articles 225 et 226.1 de la Loi de 2001sur les municipalités.
13. Les communiqués de presse, les notes d’allocution et les autres documents de communication concernant les membres du Conseil et qui doivent être publiés, utilisés ou distribués par la Ville durant la période d’interdiction devront être soumis au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision et d’approbation.

Application dans le cas des membres citoyens nommés par le Conseil

14. Le cas échéant, l’article 3 des présentes procédures s’applique aux membres citoyens nommés par le Conseil du Comité du patrimoine bâti.

Article 4 - Commandites et dons

1. Le budget alloué aux services de la circonscription d’un membre du Conseil et les autres ressources municipales ne seront pas utilisés :
   1. Durant la période d’interdiction pour commanditer des organismes communautaires ou leur faire des dons à (p. ex., dons en argent, paniers-cadeaux, articles pour tirage, billets achetés et remis à l’organisme, etc.). Cette interdiction vaut pour les dons et les commandites anonymes; ou
   2. pour commanditer des organismes communautaires ou leur faire des dons (p. ex., dons en argent, paniers-cadeaux, articles pour tirage, billets achetés et remis à l’organisme, etc.) dans le cadre d’activités se déroulant durant la période d’interdiction. Cette interdiction vaut pour les dons et les commandites anonymes.
2. Les crédits des membres pour l’utilisation communautaire d’installations de loisirs, le budget alloué aux services de la circonscription et les autres ressources municipales ne seront pas utilisés :
   1. Durant la période d’interdiction pour réserver/commanditer une installation à des fins d’utilisation communautaire, peu importe à quel moment se déroulera l’activité.
   2. Pour réserver/commanditer une installation à des fins d’utilisation communautaire pour une activité qui se déroulera durant la période d’interdiction.

Article 5 - Dérogations

1. Le paragraphe 5(2) de la Politique sur les ressources liées aux élections stipule que le greffier municipal ou son mandataire peut approuver une dérogation aux interdictions et aux restrictions en période d’interdiction lorsqu’il y a une situation d’urgence, lorsqu’un problème non urgent survient dans la collectivité ou lorsqu’il s’agit d’une activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil.
   1. Afin de déterminer si une dérogation sera accordée en raison d’une situation d’urgence ou d’un problème non urgent dans la collectivité, le greffier municipal ou son mandataire considérera entre autres les facteurs suivants :
      1. Le facteur temps et d’autres facteurs de planification (p. ex. à savoir si l’activité proposée peut se dérouler en dehors de la période d’interdiction);
      2. La nature de la participation proposée du membre du Conseil.
      3. Les pratiques dans le passé et les précédents;
      4. Les considérations prescrites par la loi;
      5. La nature et la portée de la situation d’urgence ou du problème non urgent dans la collectivité, et ses effets sur les résidents et les activités de la Ville;
   2. Les dérogations en ce qui concerne une activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil seront traitées conformément à ce qui suit :
      1. L’activité doit avoir été organisée par le membre au cours des deux années précédentes (titre/nom similaire de l’évènement, date semblable et mêmes objectifs généraux) afin d’être approuvée par le greffier municipal ou son mandataire. Le membre du Conseil devra fournir des preuves de la tenue des activités précédentes (publicités, photos, chroniques communautaires, programme de l’activité, etc.) au greffier municipal ou à son mandataire aux fins de révision avant l’approbation.
      2. Si l’activité est approuvée, le membre remettra au greffier municipal ou à son mandataire la version préliminaire des documents de communication (publicités, dépliants, etc.) et des notes d’allocution reliés à l’activité aux fins de révision et d’approbation avant leur utilisation;
      3. Le greffier municipal ou son mandataire pourra refuser (par écrit) l’approbation de l’activité ou la participation du membre à l’activité ou assujettir son approbation à certaines conditions (p. ex., permettre ou interdire certaines activités proposées) s’il estime que l’activité ou des parties de celle-ci ne respectent pas les exigences législatives interdisant d’utiliser des ressources et des fonds publics à des fins électorales, notamment la promotion de la candidature d’une personne à une charge publique ou l’opposition à cette candidature.
   3. Les dérogations relatives à une activité communautaire annuelle organisée par un membre du Conseil peuvent également être considérées dans le contexte de dérogations reliées à une situation d’urgence ou à un problème non urgent dans la collectivité, selon la décision du greffier municipal ou de son mandataire.

Surveillance/contraventions

Conformément aux dispositions de la Politique sur les ressources liées aux élections.

Renvois

Code de conduite des membres du Conseil

Code de conduite des membres citoyens du Sous-comité du patrimoine bâti

Politique sur les activités spéciales, communautaires et de financement

Politique sur les communications générales/Lignes directrices relatives à l’identité visuelle de la Ville d’Ottawa

Politique sur les dépenses du Conseil

Politique sur les ressources liées aux élections

Code de conduite des employés

Bulletin d’interprétation de la commissaire à l’intégrité intitulé Utilisation des médias sociaux

Règlement municipal sur les parcs et les installations

Règlement municipal sur les enseignes sur les routes de la Ville

Protocole sur l’utilisation des médias sociaux

Règlement municipal sur les enseignes temporaires sur des propriétés privées

Règlement municipal sur le transport en commun

Autorités législatives et administratives

Loi électorale du Canada

Loi sur le financement des élections

Loi de 2001 sur les élections municipales

Loi de 1996 sur les élections municipales

Exigences en matière de tenue des dossiers

Conformément à la Politique de gestion des documents, les documents municipaux officiels découlant de l’application des présentes procédures doivent être désignés comme tels dans le site SharePoint approprié, le Système de gestion des documents ou le système approuvé.

Définitions

Conformément aux dispositions de la Politique sur les ressources liées aux élections.

Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements au sujet des présentes procédures, communiquez avec :

M. Rick O’Connor
Greffier municipal
Ville d’Ottawa
Tél. : 613-580-2424, poste 21215
rick.oconnor@ottawa.ca

décembre 2019

Code de conduite du personnel

L'intégrité

C'est le fondement des services publics. Ceux-ci reposent sur la confiance de la population, qui ne saurait être gagnée sans intégrité.

Le présent Code de conduite traduit les valeurs que nous chérissons en tant que fonctionnaires de la Ville d'Ottawa : les valeurs qui préservent l'intégrité de notre administration municipale.

Si vous faites preuve d'intégrité, rien d'autre n'a d'importance.
Si l'intégrité vous manque, rien d'autre n'a d'importance.
- Alan Simpson

Nos valeurs communes

L'intégrité est le fondement des services publics, et nos valeurs communes en sont les piliers. À titre d'employés municipaux, nous sommes fiers de travailler avec :

• transparence
• impartialité
• respect
• responsabilité

Sans toutes ces valeurs, l'intégrité ne peut être réalisée.

Pourquoi est-ce important d'adopter un Code de conduite?

Un Code de conduite établit les valeurs fondamentales que nous appliquons à nos expériences quotidiennes. Lorsque nous mettons ces valeurs en pratique, nous bâtissons une administration municipale qui bénéficie de la confiance du public.

Les employés de la Ville obéissent aux critères les plus stricts de comportement éthique et cela devrait se voir. Le moindre relâchement à cet égard vient miner notre intégrité, notre efficacité et, en fin de compte, notre réputation.

Le présent Code ne contredit en rien les obligations dont la Ville s'acquitte envers son personnel, conformément à ses divers contrats d'emploi et conventions collectives. De la même manière, certains employés (y compris les médecins, le personnel infirmier, les ingénieurs, les avocats et les comptables) peuvent avoir des obligations professionnelles propres et devraient, advenant l'apparence d'un conflit d'intérêts, chercher à obtenir des éclaircissements auprès de leur gestionnaire et de leur association professionnelle.

À titre d'employés de la Ville d'Ottawa, nous devons respecter ce Code, qui est le nôtre.

Le présent Code de conduite ne répond pas à toutes les questions qui seront soulevées. Il a plutôt été conçu pour promouvoir la prise de décisions et l'adoption de comportements éthiques, nous faire réfléchir à la manière dont les règles d'éthique nous guident dans l'exécution de notre travail et renforcer les attentes à notre égard. Il fait de l'éthique et de l'intégrité des éléments essentiels de notre conception du travail.

Le comportement éthique ne consiste pas à trouver toutes les bonnes réponses, mais à poser toutes les bonnes questions, par exemple :

• Fais-je passer mes propres intérêts avant ceux de la Ville?
• Prendrais-je la même décision si mes gestionnaires, le public et les médias ne me surveillaient pas?
• Devrai-je une faveur à quelqu'un si je prends cette décision?
• Recevrais-je une telle chose si je n'étais pas un employé de la Ville?

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des conseils, adressez-vous à votre gestionnaire ou au vérificateur municipal.

Posez vos questions jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.

La transparence

Chaque fois que vous faites un geste, agissez comme si tout le monde vous observait.
- Thomas Jefferson

Pourquoi la transparence est-elle importante?

En notre qualité de fonctionnaires, nous sommes responsables de nos actions, et cette responsabilité est assurée par la transparence. Nous devons faire preuve d'ouverture et d'honnêteté dans nos rapports avec nos gestionnaires, le public et le Conseil municipal. Comme nous sommes au service de la population, nous devons non seulement bien faire notre travail, mais aussi être ouverts et honnêtes à l'égard de nos actions.

Ce que nous faisons…

Lorsqu'il existe un conflit potentiel entre nos intérêts personnels et ceux de la Ville, nous divulguons cette situation immédiatement et par écrit et cherchons conseil auprès de nos gestionnaires.

Nous respectons les lois et les politiques municipales qui s'appliquent aux questions telles que la consignation de nos décisions importantes la conservation des dossiers et l'accès à l'information.

Lorsque nous donnons des renseignements, nous les divulguons en totalité et par écrit.

Nous reconnaissons que les circonstances peuvent changer au fil du temps et que nous pouvons être appelés à divulguer des renseignements de nouveau : le devoir de divulgation est perpétuel.

Lorsque nous sommes abordés par des lobbyistes, nous leur demandons de s’assurer que leurs activités de lobbying sont dûment inscrites au Registre des lobbyistes de la Ville.

Politiques connexes

Politique d'aliénation des véhicules et des équipements du parc automobile
Règlement sur les achats
Registre des lobbyistes

L'impartialité

Vivez de telle sorte que lorsque vos enfants penseront à la justice et à l'intégrité, ils penseront à vous.
- H. Jackson Brown, fils

Pourquoi l'impartialité est-elle importante?

En notre qualité de fonctionnaires, nous devons nous acquitter de nos tâches tout en gardant en tête les intérêts de la Ville, et non les nôtres. Nous devons accomplir notre travail sans parti pris ni partisanerie et sans permettre que des intérêts externes entrent en conflit avec les décisions que nous prenons dans l'exercice de nos fonctions.

Ce que nous faisons…

Dans l'exercice de nos fonctions, nous prenons toute décision sans égard à nos intérêts personnels ni à ceux de nos parents et amis.

Lorsque nous achetons des biens et des services, nous nous conformons aux politiques et aux règlements municipaux en matière d'approvisionnement.

Nous veillons à ce que nos activités en dehors du travail n'entrent pas en conflit avec nos fonctions.

Ce que nous ne faisons pas…

Nous nous abstenons de participer à des décisions qui pourraient nous avantager ou avantager nos parents et amis.

Nous ne supervisons pas les employés qui sont des membres de notre famille et ne prenons aucune décision qui pourrait influer sur leur emploi.

Nous n'acceptons ni cadeaux, ni invitations, ni divertissements de personnes qui font affaire avec la Ville d'Ottawa ou désirent le faire.

Politiques connexes

Politique à l'égard de l'emploi simultané
Politique sur les cadeaux et les divertissements
Politique d'embauche et d'emploi des membres de la famille

Une remarque sur la famille

La Ville d'Ottawa reconnaît l'importance qu'ont nos familles pour nous et l'importance des liens familiaux étroits. Nous devons être conscients que, dans ce Code de conduite, les intérêts de nos familles sont aussi nos propres intérêts.

À titre d'employés de la Ville, nous devons nous assurer de ne pas utiliser nos fonctions pour offrir un traitement préférentiel à un parent, à un ami ou à nous-mêmes.

La Ville définit de façon très large le terme « famille », qui peut englober des parents exclus de ce qui est généralement considéré la « famille immédiate », par exemple les cousins et les membres de la belle-famille.

En cas de doute, adressez-vous à votre gestionnaire.

L'impartialité - Éviter les conflits d'intérêts

Pourquoi est-ce important?

Éviter les conflits d'intérêts constitue l'un des principes fondamentaux du comportement éthique. La confiance que le public accorde à la Ville ne peut exister que si les employés sont connus pour agir dans l'intérêt du public, et non dans le leur.

Si vous vous trouvez dans une situation où vous devez prendre une décision qui pourrait vous avantager directement, vous devez aviser par écrit votre gestionnaire de vos intérêts et vous retirer volontairement du processus en question.

L'obligation de divulguer ses intérêts et de se retirer du processus décisionnel ne s'applique pas uniquement aux intérêts financiers, mais aussi aux avantages personnels et à tout avantage dont pourraient bénéficiers parents et amis.

Vous devez aussi vous rappeler que dans certaines situations, un tiers pourrait avoir l'impression que vous vous trouvez en conflit d'intérêts.

Posez-vous la question suivante :

Est-ce qu'une personne qui connaît tous les détails de la situation pourrait penser que je me trouve en conflit d'intérêts?

Si vous avez répondu « oui », alors vous devez aviser votre gestionnaire de la situation.

Après que vous avez révélé un conflit d'intérêts réel ou potentiel, vous devez éviter toute participation au processus concerné. Voilà pourquoi il importe de divulguer tout conflit d'intérêts : afin que vous collègues prennent soin de ne pas vous impliquer.

L’impartialité - Questions relatives à l'emploi

Pourquoi est-ce important?

Nous favorisons la confiance du public envers la Ville en nous assurant que les activités municipales sont menées de façon équitable et sans aucune forme de népotisme. Le public s'attend donc à ce que tout ce qui a trait à l'embauche, aux promotions, aux évaluations de rendement et aux mesures disciplinaires soit fait de manière impartiale. L'impartialité en matière d'emploi aide aussi la Ville à s'acquitter des obligations de ses conventions collectives.

La Ville ne permet pas :

• qu'un employé soit supervisé par un membre de sa famille ou qu'il lui soit subordonné;
• que des membres d'une même famille reçoivent un traitement préférentiel en étant embauchés ou choisis pour pourvoir des postes vacants;
• que des membres d'une famille soient choisis pour doter des postes dont les responsabilités seraient incompatibles avec les postes occupés par d'autres membres de la même famille.

Si vous vous trouvez dans une situation semblable à celles décrites précédemment ou dans toute situation pouvant susciter des préoccupations relatives au népotisme, vous devriez en aviser votre gestionnaire.

L’impartialité - Activités menées en dehors du travail

Pourquoi est-ce important?

La Ville d'Ottawa encourage ses employés à s'engager auprès de leur communauté, y compris en se joignant à des organismes communautaires, à des groupes d'action sociale ou à des associations de bienfaisance.

Cependant, il se peut aussi que certaines activités menées en dehors du travail entravent notre capacité à remplir nos fonctions ou minent la neutralité de la Ville. Nous avons pour responsabilité commune de prévenir les situations où il y a apparence de conflit d'intérêts.

Ce que nous faisons...

Nous nous abstenons de participer aux processus décisionnels qui pourraient influer, réellement ou en apparence seulement, sur les intérêts d'autres groupes ou organismes dont nous faisons partie.

Nous demandons à obtenir un congé si nous souhaitons soumettre notre candidature à une charge élective, même si cette dernière ne relève pas de la Ville ou d'un autre palier de gouvernement, de conseil ou de comité.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous n'assumons pas d'autres fonctions qui :

• contreviendraient à notre horaire de travail à la Ville
• nuiraient à l'exécution efficace de nos tâches
• seraient en concurrence avec les services de la Ville
• engendreraient un conflit réel ou perçu entre nos intérêts et nos fonctions à la Ville

L'impartialité - Le devoir de loyauté

Pourquoi la loyauté est-elle importante?

Le Conseil municipal est le porte-parole choisi par les résidents d'Ottawa. Ses membres ont été élus pour établir l'orientation politique de l'administration municipale.

Le public a intérêt à s'assurer que le personnel municipal s'engage à accomplir la volonté et les décisions du Conseil municipal et que les fonctionnaires de la Ville agissent de manière impartiale dans l'exercice de leurs fonctions et sont perçus comme tels.

Compte tenu de l'intérêt des résidents pour des services publics impartiaux, les employés doivent faire preuve de retenue dans leurs critiques à l'égard des politiques municipales et réfléchir à la manière dont leurs commentaires publics pourraient influer sur la perception de la Ville par la population.

Ce que nous faisons...

Nous reconnaissons que le Conseil municipal est le porte-parole élu des résidents d'Ottawa et en respectons les décisions.

Nous établissons une distinction entre nos commentaires et opinions personnels et notre travail à la Ville.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous ne formulons pas de remarques qui pourraient porter atteinte à la réputation de la Ville, du Conseil ou de nos collègues.

Nous ne prétendons pas parler au nom de la Ville à moins d'en avoir obtenu l'autorisation expresse.

Nous n'émettons pas d'opinions personnelles en utilisant le papier à en-tête de la Ville, notre adresse électronique de la Ville ou tout autre support qui pourrait permettre de croire à un lien entre nos commentaires et la Ville.

Le respect

Trouvez ce que cela signifie à mes yeux.
- Aretha Franklin

Que signifie le respect à la Ville d'Ottawa?

Nous sommes les gardiens de fonds publics et avons pour responsabilité de fournir une vaste gamme de services importants que les résidents financent au moyen de leurs impôts fonciers. Nous ne devons rien de moins à la population que d'honorer notre engagement complet à faire notre travail du mieux que nous le pouvons.

Nos propres actions ont une incidence sur nos collègues et définissent notre lieu de travail. Nous avons l'obligation de contribuer à forger notre sentiment de fierté à l'égard de la Ville, de respecter la dignité et la diversité de nos collègues et de traiter ces derniers de la manière dont nous voudrions l'être nous-mêmes.

Il est difficile d'obtenir le respect d'autrui, et même les plus petits écarts peuvent éroder la confiance du public envers la Ville. Afin que notre conduite ne mine pas le respect que nous avons pour nous-mêmes, pour nos collègues et pour la Ville, nous devons adopter et maintenir les normes de comportement les plus exemplaires.

Politiques connexes

Politique sur les moteurs tournant au ralenti des véhicules et machines municipaux
Politique d'équité et de diversité
Politique générale sur l'offre par la Ville de rafraîchissements et de repas à ses employés
Politique sur l'utilisation des véhicules municipaux à des fins personnelles
Fonds de la petite caisse et de la petite monnaie
Politique en matière de responsabilité informatique
Violence et le harcèlement au travail 
Politique sur le harcèlement en milieu de travail

Ce que nous faisons par preuve de respect…

Nous nous consacrons entièrement à l'exécution de nos tâches durant nos heures de travail et ne laissons pas nos activités personnelles (par exemple, lire un magazine et naviguer sur Internet) nuire à notre travail.

Nous assurons la sécurité et la protection constantes des biens dont nous avons la garde dans le cadre de nos fonctions (y compris les sommes en espèces, les chèques, les documents, les stocks et le matériel).

Nous traitons avec soin les renseignements confidentiels et ne les divulguons que conformément à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).

Nous consignons nos décisions importantes.

Nous faisons preuve d'honnêteté, de politesse et de courtoisie dans nos rapports avec autrui, que nous traitions avec le public, avec le Conseil municipal ou avec nos collègues.

Nous reconnaissons que nous représentons la face publique de la Ville et nous habillons par conséquent de manière appropriée.

Nous favorisons une atmosphère de collégialité et appuyons nos collègues dans l'exercice de leurs fonctions.

Nous fournissons quotidiennement un excellent service à la clientèle.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous ne harcelons ni n'intimidons personne. La Ville ne tolère aucunement ce type de comportement.

Nous ne téléchargeons ni n'installons de logiciels personnels sans en avoir obtenu l'autorisation écrite de la direction.

Nous nous abstenons de manipuler, de falsifier ou de modifier des documents, des renseignements ou des dossiers à des fins frauduleuses.

Nous n'accédons pas à du matériel jugé inapproprié (y compris du matériel sexuellement explicite, discriminatoire, offensant, diffamatoire ou obscène), ni n'en distribuons ou n'en affichons au moyen de biens appartenant à la Ville, y compris son réseau informatique.

Nous ne dénigrons ni la Ville, ni nos collègues, ni le Conseil municipal. Un employé prend tous les moyens dont il dispose pour assurer l'exactitude des renseignements recueillis, produits ou obtenus par ailleurs dans l'exercice de ses fonctions, qu'il s'agisse de rapports, de notes de service, de communications verbales ou électroniques. Il évite de tromper volontairement ses collègues, des conseillers ou le public relativement à toute affaire de ressort municipal.

Politiques connexes

Procédures d'accès aux dossiers des employés
Politique de réembauchage

La responsabilité

Dans la Rome antique, une tradition voulait que l'ingénieur d'un pont assumât la pleine responsabilité pour son travail en se tenant sous l'arche au moment où l'on y posait la clé de voûte.
- Michael Armstrong

Pourquoi la responsabilité est-elle importante?

Le présent Code de conduite établit une vision de transparence, de respect et d'impartialité pour le personnel de la Ville d'Ottawa. Nous sommes fiers d'observer quotidiennement ces principes dans l'exercice de nos fonctions et encourageons la responsabilité à cet égard. Nous savons que tout écart de conduite par rapport aux valeurs décrites dans le présent document ne peut qu'éroder notre réputation et, en fin de compte, notre intégrité. Nous devons à nos contribuables et à nous-mêmes d'assumer la pleine responsabilité de nos actes.

Ce que nous faisons...

Nous connaissons le contenu du Code et en observons les principes.

Nous divulguons immédiatement toute violation du Code, qu'elle ait été commise par nous ou par un collègue.

Nous collaborons activement aux enquêtes portant sur des actes présumés répréhensibles.

Nous comprenons que les violations du Code entraînent la prise de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Nous cherchons conseil auprès de l’avocat général en ce qui a trait à l'interprétation du Code. 

Nous observons le Code au quotidien dans notre travail et en passons en revue le contenu dans le cadre de notre cycle annuel de planification du rendement.

Ce que nous ne faisons pas...

Nous n'usons pas de représailles envers quiconque a déposé une plainte ou témoigné à propos d'une plainte.

Nous ne présumons pas que la violation des valeurs édictées dans le présent Code ne nous concerne pas.

Le signalement des violations et la protection des dénonciateurs

Si vous êtes au courant d'une violation du Code de conduite ou d'une autre politique de la Ville, vous devriez en aviser votre gestionnaire, le chef du contentieux, le directeur municipal ou le vérificateur général.

Aucun employé ne fera l'objet de mesures disciplinaires pour avoir signalé de bonne foi une violation du présent Code de conduite ou de toute autre politique municipale. La Ville ne tolérera aucune forme de représailles à l'égard d'un employé qui a déposé une plainte ou participé à l'enquête qui en découle. Cependant, tout employé qui prononcera de fausses accusations fera l'objet de mesures disciplinaires

Politiques connexes

Politique générale en matière de discipline
Politique générale régissant la fraude et autres irrégularités semblables

Approuvée par : Directeur exécutif services de transformation des activités
Catégorie : ressources humaines, emploi et relations de travail
Date d'approbation : le 5 novembre 2002
Date d'entrée en vigueur : le 5 novembre 2002
Révision approuvée par : Directeur, Ressources humaines
Date de révision : Le 24 mai 2017

Énoncé

La Ville d’Ottawa s’engage à fournir des services de qualité et à constituer un effectif compétent et représentatif de la diversité de la population qu’elle dessert.

Objet

Les principaux objectifs de la présente politique sont les suivants :

• Éliminer dans le milieu de travail les obstacles habituellement désignés par l’expression « discrimination systémique » afin de créer un climat propice à l’équité et à la diversité.
• Favoriser un milieu qui soit respectueux de la dignité, des idées et des croyances des personnes et qui assure la diversité et l’équité en matière d’emploi en plus de garantir au public l’accès aux installations, aux produits, aux services et aux subventions municipaux, tel que défini par les lois sur les droits de la personne.
• Contribuer à l’atteinte des objectifs municipaux en matière de gestion et de prestation de services au client.
• Élaborer un cadre qui exige que toutes les directions générales intègrent les principes d’équité et de diversité à l’élaboration de leurs politiques et programmes qui ont une incidence sur la prestation des services municipaux, l’utilisation des installations municipales, l’octroi de subventions à des organismes externes et d’autres activités à visée externe.

Champ d'application

La présente politique s’applique à tous les employés municipaux, notamment les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels et temporaires, les étudiants occupant un emploi d’été ou faisant un stage coopératif, les personnes agissant au nom de la Ville (p. ex. les consultants et les entrepreneurs) ainsi que quiconque postule un emploi à la Ville d’Ottawa (p. ex. candidats à un emploi).

Exigences de la politique

La Ville montre son engagement à l’égard de l’équité et de la diversité en créant un milieu de travail positif et en mettant de l’avant une philosophie organisationnelle favorable aux membres des groupes désignés. Conformément à la législation sur les droits de la personne, la présente politique interdit la discrimination au travail, dans l’offre de biens, de services ou d’installations au public, et dans l’administration des contrats.

En outre, la présente politique souscrit aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Le Code des droits de la personne de l’Ontario interdit toute discrimination fondée sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, l’âge, le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement), l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’orientation sexuelle, l’existence d’un casier judiciaire, l’état matrimonial, l’état familial, un handicap et l’état de bénéficiaire de l’aide sociale. En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, toute forme de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur, l’âge, l’origine nationale ou ethnique, la religion, l’état matrimonial, la situation familiale, une incapacité, l’orientation sexuelle et l’état de personne graciée est interdite.

La Ville ne tolère aucune forme de discrimination. Elle adopte et soutient la Loi canadienne sur les droits de la personne, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario interdisant les pratiques discriminatoires.

Le plan municipal sur la diversité et l’équité en matière d’emploi sera établi en fonction de l’information recueillie sur les effectifs municipaux, de l’examen des politiques et des pratiques en matière d’emploi, des données sur l’effectif externe et d’autres renseignements pertinents.

Ce plan devra présenter des stratégies permettant d’éliminer les obstacles à la constitution d’un effectif représentatif de la population, établir un calendrier pour la mise en œuvre de ces stratégies et définir les responsabilités des divers intervenants. L’avancement des travaux sera surveillé et évalué par la Direction de la diversité et de l’inclusion.

Les personnes qui estiment avoir été victimes de discrimination ont le droit de demander l’aide de la commission compétente des droits de la personne, qu’elles aient ou non l’intention de porter plainte à la Ville. Les plaignants doivent s’identifier. Les plaintes anonymes ne seront pas examinées.

Tous les renseignements qui se rapportent à une plainte sont considérés comme confidentiels et traités conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux règles de procédure. Toutes les parties concernées doivent préserver la confidentialité de l’enquête pendant la réalisation de celle-ci. Les détails des mesures recommandées, le cas échéant, sont communiqués uniquement aux cadres concernés.

Responsabilités

Directeurs généraux et directeurs :

• créer et préserver un milieu de travail exempt de discrimination ;
• veiller à ce que tout le personnel ait accès à la politique, qu’elle soit claire, bien documentée et à la portée de tous ;
• habiliter les superviseurs et les gestionnaires à appuyer la diversité et l’inclusion et à proposer des occasions de renforcement de la capacité propices à l’action ;
• mettre en œuvre des initiatives axées sur l’équité et la diversité désignées dans le plan en matière d’équité de leur direction générale respective afin de se conformer aux priorités stratégiques municipales ;
• veiller à ce que l’équité et la diversité soient prises en considération dans tous les aspects de la planification, des processus et des stratégies des directions générales (p. ex. planification de la main-d’œuvre, perfectionnement professionnel, planification de la relève, embauche, etc.) ;
• s’il y a lieu, consulter le personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion au moment de l’élaboration des politiques et des programmes ayant trait à l’emploi, à la prestation de services, à l’utilisation des installations municipales, à l’octroi de subventions à des organismes externes et à des activités à visée externe pour garantir le respect des principes d’équité et de diversité.

Superviseurs et gestionnaires :

• créer et préserver un milieu de travail exempt de discrimination ;
• intervenir en cas de discrimination ou de harcèlement ;
• accepter de bonne foi les demandes de mesures d’adaptation et collaborer avec les employés afin d’élaborer, au besoin, des plans d’adaptation ;
• prévenir et éliminer la discrimination, c’est-à-dire :
  • adopter un comportement favorable à la Politique sur l’équité et la diversité ;
  • faire connaître l’objectif municipal consistant à créer un milieu de travail exempt de discrimination et à constituer un effectif représentatif de la population servie, et favoriser l’atteinte de cet objectif ;
  • intervenir immédiatement en cas d’observation d’un comportement contraire à la présente politique (p. ex. harcèlement, discrimination, intimidation) ;
  • prendre au sérieux toutes les plaintes, en discuter avec les personnes intimées et demander conseil au personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion ;
  • modifier les systèmes d’emploi, éliminer les obstacles et, s’il y a lieu, prendre d’autres mesures définies dans les plans sur la diversité et l’équité en matière d’emploi des différentes directions générales ;
  • veiller à ce que le personnel soit au courant des droits et des responsabilités que lui confèrent la présente politique et la législation en matière de droits de la personne.

Personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion :

• favoriser une connaissance générale de la présente politique par une combinaison appropriée de communications, de formation et de services de consultation ;
• renseigner les membres du personnel sur la raison d’être du questionnaire d’auto-identification, les assurer de la confidentialité de l’information recueillie et de l’utilisation de cette dernière pour des initiatives de haut niveau liées à l’équité et à la diversité ;
• veiller à la création d’une base de données servant à recueillir et à analyser les données sur la représentation des groupes désignés dans l’administration municipale ;
• collaborer avec la direction afin de formuler les objectifs (tant qualitatifs que quantitatifs), les stratégies et les plans en matière d’équité et de diversité de la Ville et des directions générales ;
• formuler des conseils quant à l’élaboration de stratégies de recrutement, d’avancement et de maintien en poste ;
• fournir aux employés et aux gestionnaires des conseils sur la présente politique et les plaintes ;
• faire connaître la présente politique et en surveiller la mise en œuvre ;
• offrir des services de discussion dirigée, s’il y a lieu ;
• formuler des conseils sur le processus à suivre dans le cadre d’une allégation de discrimination systémique.

Employés :

• signaler les obstacles à l’égalité des chances :
• remplir le questionnaire d’auto-identification volontaire ;
• aviser leur superviseur ou gestionnaire s’ils ont besoin de mesures d’adaptation et consulter les Ressources humaines pour déterminer les mesures les plus appropriées ;
• signaler toute situation où ils croient avoir été victimes de discrimination ou de harcèlement (y compris de harcèlement sexuel) en milieu de travail à l’une des personnes suivantes : leur superviseur immédiat, leur gestionnaire, leur directeur ou directeur général, ou demander conseil au personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion. Les employés sont encouragés à trouver une solution à leur problème au sein même de leur direction générale

Surveillance/Non-respect

Le personnel de la Direction de la diversité et de l’inclusion du Service des ressources humaines surveillera la mise en œuvre du plan sur la diversité de la Ville et des directions générales. Il incombe à chaque direction générale de surveiller ses propres progrès en matière d’équité et de diversité. La Ville ne pourra atteindre ses objectifs en matière de diversité et d’inclusion que grâce aux efforts combinés de toutes les directions générales.

En vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la Ville doit présenter chaque année un rapport d’étape à Ressources humaines et Développement des compétences Canada. Si la Ville omet de se conformer à cette exigence, elle peut se voir imposer une amende allant jusqu’à 50 000 dollars pour cause de violation répétitive ou continue de la Loi. Une majorité des postes à la Direction générale des transports est assujettie à la réglementation fédérale et la Direction générale doit se conformer à la Loi sur l’équité en matière d’emploi fédérale.

Les employés qui enfreignent la présente politique peuvent faire l’objet de plaintes déposées à la Commission des droits de la personne ou de mesures disciplinaires.

Renvois

• Code de conduite du personnel
• Politique sur l’accessibilité

Autorités legislatives et administratives

• Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario
• Code canadien du travail
• Charte canadienne des droits et libertés
• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Loi sur les normes d’emploi
• Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
• Code des droits de la personne de l’Ontario
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Définitions

Autochtones – Indien de l’Amérique du Nord, membre d’une Première nation, Métis ou Inuit. Les membres des Premières nations incluent les Indiens de plein droit, les Indiens inscrits et les Indiens des traités. Les Indiens de l’Amérique du Nord incluent les Indiens non inscrits. Remarque : Cette définition fait actuellement l’objet d’une révision par la Coalition autochtone et sera adaptée le cas échéant.

Discrimination – Le traitement inéquitable d’une personne en matière d’emploi, ou relativement à l’offre de biens, de services ou d’installations au public ou à l’administration de contrats, qui est fondé sur l’un des motifs de distinction illicite prévus par la législation sur les droits de la personne.

Discrimination systémique – L’application d’une exigence ou d’un procédé qui, bien que neutre en apparence, a des effets négatifs sur l’un des groupes désignés dans la législation sur les droits de la personne. Il y a discrimination systémique lorsque les politiques et les pratiques empêchent les membres d’un groupe désigné d’obtenir des emplois ou de profiter de possibilités professionnelles (p. ex. possibilité de postuler à un autre emploi, de suivre une formation, d’assister à des conférences, d’obtenir de l’avancement ou de se voir confier des affectations spéciales) ou leur en limitent l’accès.

Exigence professionnelle justifiée – Exigences :

• adoptées par l’employeur dans un but ayant un lien logique avec les fonctions du poste ;
• adoptées de bonne foi par l’employeur, parce qu’elle lui semblait nécessaire à l’atteinte du but ; 
• raisonnablement nécessaire à l’atteinte du but ou de l’objectif dans le sens où les mesures d’adaptation qui seraient requises pour les membres d’un groupe particulier ne doivent pas imposer de contraintes excessives à l’employeur.

GLBTTQ – Dans la présente politique, nous utilisons la définition de « GLBTTQ » tout en reconnaissant qu’il y a un débat en cours dans les communautés GLBTTQ concernant cette définition. Les termes et leur signification changent au cours du temps, ou varient d’une culture ou d’une génération à l’autre.

Groupes désignés – Six groupes ont été désignés par la Ville aux fins de ses initiatives générales en matière d’équité et de diversité : femmes, Autochtones, personnes handicapées, membres des minorités visibles (ou personnes racialisées), immigrants et gais, lesbiennes, bisexuels, transsexuels, bispirituelle et allosexuelle (GLBTTQ). Le choix de ces groupes n’empêche cependant pas de traiter des cas de discrimination relevés au sein d’autres groupes identifiables.

Groupes professionnels – Les 14 groupes de professions sur lesquels Statistique Canada produit des données concernant l’équité en matière d’emploi. Ces groupes sont déterminés en fonction de la Classification nationale des professions, qui classe les emplois en fonction du niveau et du type de compétences requis. Tous les postes municipaux sont classés au moyen de ce système aux fins des procédures en matière d’équité et de diversité.

Handicap – Le terme « handicap » décrit un vaste éventail d’états et de gravité. Un handicap peut exister depuis la naissance, avoir été causé par un accident, ou acquis progressivement. Le Code des droits de la personne de l’Ontario définit un handicap comme suit :

• tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement dû à une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie, y compris, sans s’y limiter, le diabète sucré, l’épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, l’incoordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à un autre animal, à un fauteuil roulant ou à un autre appareil ou dispositif correctif ;
• une déficience intellectuelle ou un trouble du développement ;
• une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée (p. ex. dyslexie) ;
• un trouble mental ;
• une lésion ou une invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d’assurance.

Harcèlement – Un type de discrimination consistant à offenser ou à humilier une personne par un comportement verbal ou physique jugé inopportun. Les actes ne peuvent être considérés comme du harcèlement que s’ils sont jugés inopportuns par une personne raisonnable (source : Loi canadienne sur les droits de la personne).

Harcèlement sexuel – Une forme de harcèlement en relation avec le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle. Elle inclut les situations où une personne, qui est en mesure d’accorder ou de refuser à un travailleur un avantage ou une promotion, fait des sollicitations ou des avances sexuelles.

Immigrants – Un « immigrant » est un travailleur formé à l’étranger qui n’est pas né au Canada mais qui vit au Canada depuis moins de 10 ans.

Mesure d’adaptation – Mesure visant à faciliter l’intégration au travail de personnes ayant des besoins spéciaux, qui consiste à cerner et à éliminer, s’il y a lieu, les éléments non essentiels d’un poste, à apporter des ajustements au milieu de travail, à fournir des aides techniques, à offrir des horaires flexibles ou à acquérir les appareils requis pour adapter l’équipement, sans toutefois imposer de contraintes excessives à la Ville.

Minorités visibles – Un terme utilisé dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi fédérale pour désigner les personnes autres que les Autochtones qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche.

Personnes racialisées – Le terme « racialisé » est préconisé, puisqu’il reconnaît le fait que les obstacles que nous rencontrons prennent racine dans les préjugés transmis au fil de l’histoire jusqu’à aujourd’hui dans la société et ne sont donc pas le produit de notre identité ou de nos propres lacunes.

Recensement de l’effectif – L’information sur la répartition des sexes et la représentation des groupes désignés dans les groupes professionnels.

Mots-clés

Âge, Ascendance, Couleur, Groupes désigné, Handicap, Discrimination, Équité et inclusion, Situation familiale, Genre, Identité de genre, Expression du genre, Immigrant, État matrimonial, Lieu d’origine, Race, Racialisé, Croyances religieuses, Sexe, Orientation sexuelle, Source de revenus, Discrimination systémique

Demandes d'information

Écrire au Centre de service des RH à l'adresse CentreServiceRH@ottawa.ca ou appeler le 613-580-2424, poste 47411.

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finance
Date d’approbation : le 23 mai 2007
Date d’entrée en vigueur : le 23 mai 2007
Révision approuvée par : Trésorier municipal
Date de révision : le 8 juillet 2019

Énoncé de politique

La Ville d’Ottawa (la Ville) a pour principe d’acheter des biens et des services – y compris les activités de construction – auprès de fournisseurs responsables qui offrent des biens, des services et des activités de construction de qualité à des prix concurrentiels tout en respectant les normes éthiques et autres. La présente politique vise à harmoniser les pratiques d’achat de la Ville avec ses valeurs en veillant à ce que ses fournisseurs respectent les droits de la personne et des travailleurs énoncés dans le Code de conduite du fournisseur.

Objet

L’objectif de la présente politique est de veiller à ce que les biens et les services – y compris les activités de construction – achetés par la Ville ainsi que par les fournisseurs ou entrepreneurs qui travaillent dans un lieu relevant de la Ville répondent aux normes éthiques les plus strictes qui soient, conformément aux principes établis dans les conventions de l’Organisation internationale du Travail, tel que l’indique le Code de conduite du fournisseur. La présente politique offre un moyen d’adresser à la Ville les plaintes sur les abus perpétrés dans la fourniture de biens, de services ou d’activités de construction à la municipalité. La Ville établira le seuil au-delà duquel il y a lieu d’ouvrir une enquête et de prendre des mesures.

Champ d’application

La présente politique s’applique aux fournisseurs de biens, de services et d’activités de construction de la Ville, et à leurs sous-traitants, qui ont conclu un contrat avec la Ville le ou après le 23 mai 2007, date d’entrée en vigueur de la politique.

La présente politique ne vise toutefois pas les appels d’offres ni les contrats de fourniture d’articles dressés, accordés ou conclus avant la date d’entrée en vigueur de la politique. Les fournisseurs et leurs sous-traitants qui ont conclu un contrat avec la Ville avant le 23 mai 2007 sont invités à se conformer à la politique.

Au renouvellement d’un contrat, le fournisseur et ses sous-traitants doivent se conformer à la présente politique et pourraient devoir confirmer leur conformité par écrit.

Exigences de la politique

La Ville d’Ottawa n’achète pas sciemment des produits fabriqués dans des ateliers clandestins ou dans des conditions de travail semblables à celles de ces ateliers. Tous les produits achetés par la Ville seront fabriqués conformément au Code de conduite du fournisseur.

Les fournisseurs respecteront également la présente politique. Ils s’assureront que leurs propres installations de production et celles de leurs sous-traitants sont conformes aux lois fédérales et aux autres lois relatives à un milieu de travail. Lorsque la législation nationale diffère des principes énoncés dans la politique, les dispositions qui accordent le plus de droits, d’avantages ou de protection au travailleur prévalent.

À la demande de la Ville, les fournisseurs confirmeront leur conformité à la présente politique en fournissant leur consentement écrit avec leur soumission. De plus, sur demande, le fournisseur donnera le nom et l’adresse de chacun de ses sous-traitants et indiquera quelles installations seront utilisées pour produire les biens. Ces renseignements sont considérés comme publics et affichés, le cas échéant, sur le site Internet de la Ville. La Ville se réserve le droit de demander au fournisseur de présenter des documents supplémentaires faisant foi de sa conformité à la présente politique.

La Ville ne procédera à des contrôles qu’en cas de plainte. Le chef de l’approvisionnement évalue la validité des plaintes à la lumière de la présente politique. S’il y a lieu, la Ville avise le fournisseur de la plainte. Celui-ci doit alors enquêter en faisant appel, à ses frais, à un cabinet d’enquêteurs externe ou par tout autre moyen jugé acceptable par la Ville.

Dans les 30 jours suivant l’avis de non-respect, le fournisseur présente à la Ville un rapport sur son programme de vérification. Ce rapport contient le nom du vérificateur indépendant, les résultats de l’enquête et les mesures prises pour redresser la situation et se conformer à la politique.

Le coût des vérifications est assumé par le fournisseur. C’est aussi lui qui assume tous les coûts engagés pour se conformer à la politique.

Le chef de l’approvisionnement a le pouvoir de trancher les questions liées au non‑respect de la politique, et d’accorder au fournisseur une période raisonnable pour remédier à la situation. Les décisions sont sans appel et exécutoires pour tous les intéressés.

Une plainte d’un fournisseur portant sur la Politique d’approvisionnement éthique ou sur son application n’est pas considérée comme une plainte officielle au sens du Règlement sur les approvisionnements de la Ville d’Ottawa.

Responsabilités

Les directions générales de la Ville sont chargées de :

• respecter les dispositions de la présente politique;
• informer les Services de l’approvisionnement des cas soupçonnés de non-conformité.

Les Services de l’approvisionnement sont chargés de ce qui suit :

• administrer la présente politique et voir à ce que les membres du personnel de la Ville et les fournisseurs soient au courant de leurs obligations et de leurs responsabilités;
• recueillir les documents d’accréditation des fournisseurs et publier le nom et l’adresse des installations de production sur le site Web de la Ville;
• recevoir les plaintes, gérer les cas de non-conformité et veiller à ce que les fournisseurs entreprennent les vérifications indépendantes exigées par la Ville.

Surveillance/Non-respect

En cas de non-respect de la politique, la Ville peut exercer ses droits au titre des clauses d’inexécution du contrat.

Renvois

Code de conduite du fournisseur
Conditions générales

Autorités législatives et administratives

Convention de l’Organisation internationale du Travail
Rapport du Conseil municipal (ACS2007-CMR-PFSNA-0004)
Rapport du Conseil municipal (ACS2010-CMR-PFSNA-0010)
Règlement sur les approvisionnements (n 2000-50), dans sa version modifiée

Définitions

Approvisionnement : Processus qui consiste à se procurer des produits d’un fabricant ou d’un fournisseur.

Atelier clandestin : Usine où des ouvriers fabriquent, assemblent ou produisent des biens de consommation dans des conditions de travail qui ne respectent pas les normes du travail de l’OIT.

Certification équitable : Système visant à améliorer la vie des producteurs agricoles dans leur pays d’origine en leur garantissant un prix juste pour leurs produits. Au Canada, l’organisme reconnu de certification est Fairtrade Canada.

Code de conduite du fournisseur : Code énonçant les normes minimales de la Politique d’approvisionnement éthique de la Ville. Le Code vise à s’assurer que les personnes qui fabriquent les produits pour la Ville d’Ottawa jouissent d’un milieu de travail sain et sécuritaire où les droits de la personne et les droits civils sont respectés conformément aux conventions de l’OIT.

Conventions fondamentales de l’OIT : Normes du travail minimales énoncées dans le Code de conduite du fournisseur.

Employeur : Toute personne qui engage un travailleur comme salarié ou comme sous‑traitant pour la fabrication d’un produit.

Enfant : Toute personne de moins de 15 ans, sauf si la loi locale prévoit un âge plus avancé jusqu’auquel la personne doit fréquenter l’école et ne peut entrer sur le marché du travail, ou de moins de 14 ans si la loi sur le salaire minimum prévoit cet âge conformément aux exceptions de la Convention no 138 de l’OIT pour les pays en voie de développement.

Fairtrade Labelling Organization International (FLO) : Organisme mondial de normalisation et de certification des produits portant le sceau « certifié équitable ». La FLO confère cette certification aux associations de producteurs et surveille le commerce entre les organisations de producteurs certifiés et les commerçants agréés des pays consommateurs, et ce, pour toutes les étapes allant de la transformation à la fabrication industrielle.

Fournisseur : Entité qui vend un service ou un produit à la Ville d’Ottawa à des fins commerciales. Le fournisseur peut posséder une usine ou des installations de production ou il peut avoir recours à un sous-traitant pour faire faire une partie ou la totalité de ses produits.

Manufacture, usine ou installation de production : Toute installation servant à fabriquer des produits pour la Ville, qu’elle relève du fournisseur ou de son sous-traitant.

Normes minimales du travail : Conditions minimales de travail énoncées dans le Code de conduite du fournisseur.

Organisation internationale du Travail (OIT) : Organisme spécialisé de l’ONU qui a pour vocation de promouvoir la justice sociale et les droits internationalement reconnus de la personne humaine et des travailleurs. L’OIT élabore des normes de travail internationales sous la forme de conventions et de recommandations qui fixent les conditions minimales des droits fondamentaux au travail.

Produit certifié équitable : Produit certifié par Fairtrade Canada ou par un autre organisme national de la Fairtrade Labelling Organization International (FLO). Font actuellement l’objet de ce genre de certification, entre autres, le café, le thé, le cacao, le sucre, le riz, le quinoa, les fleurs, le vin, les ballons de sport, le coton, les bananes et d’autres fruits tropicaux.

Sous-traitant : Entité engagée en vertu d’un contrat de sous-traitance par un fournisseur. Le sous-traitant n’a pas de relation d’affaires directe avec la Ville; par contre, il approvisionne le fournisseur en biens ou en services essentiels pour la fabrication, l’approvisionnement ou l’entretien de produits pour la Ville.

Travailleur : Personne qui prend part au processus de fabrication d’un produit ou qui procure des services pour un produit.

Demandes d’information

Pour en savoir plus sur la présente politique, veuillez communiquer avec :
Gestionnaire, Gestion de la chaîne d’approvisionnement et Localisation stratégique des ressources
Direction des fournisseurs stratégiques,
Services de l’approvisionnement
Direction générale des services organisationnels
613-580-2424, poste 13564

Approbation donnée par : Conseil municipal
Date d'approbation : Le 28 septembre 2005
Catégorie : Administration générale
Date d'entrée en vigueur : Le 28 septembre 2005
Révision approuvée par : Directeur général, Services d'infrastructure
Date de révision : Le 15 décembre 2015

Énoncé

La Ville d'Ottawa adhère rigoureusement aux principes de durabilité de son urbanisation et s'efforce de réduire les répercussions de ses activités sur l'environnement. Compte tenu des effets négatifs potentiels associés à la conception, à la construction et à l'exploitation des immeubles municipaux, tous les nouveaux bâtiments seront conçus et aménagés conformément au niveau « certifié » du système d'évaluation des bâtiments écologiques (LEED^MD – Canada Leadership in Energy and Environmental Design – Canada – leadership en matière d'énergie et d'environnement – Canada).

La conception, la construction et l'exploitation des immeubles municipaux exigent d'importantes dépenses en immobilisations et peuvent aussi avoir des effets négatifs sur l'environnement. La conception et l'aménagement d'immeubles municipaux qui obtiennent la certification de LEED^MD – Canada sont la preuve d'un plus grand sens des responsabilités sur les plans financier, environnemental et municipal.

Objet

La présente politique a pour objet :

• de faire en sorte que la conception, la construction et l'exploitation des immeubles municipaux correspondent aux engagements énoncés dans la Stratégie environnementale d'Ottawa 20/20;
• de réduire les frais de fonctionnement encourus par la Ville, par le biais d'une amélioration de l'efficacité énergétique, de l'utilisation des ressources en eau et de la gestion des eaux pluviales;
• de réduire les besoins d'enfouissement des déchets en encourageant la réutilisation et le recyclage des matériaux résultant des travaux de construction, de rénovation ou de démolition (ce qui favorise l'utilisation de matériaux faits de matières recyclées);
• d'utiliser l'infrastructure existante en favorisant la rénovation et le réaménagement d'emplacements au centre-ville;
• de promouvoir l'utilisation du système de transport en commun actuel en situant les arrêts à des endroits stratégiques, afin de réduire les émissions de gaz à effet de serre et d'améliorer ainsi la qualité de l'air;
• de favoriser le leadership dans les engagements pris à l'égard du développement durable;
• de faire preuve de leadership en matière de conception durable et d'encourager le respect des principes énoncés dans cette politique pour d'autres projets d'aménagement entrepris par la Ville; 
• de faire valoir à tous les employés de la Ville ainsi qu'à ses visiteurs l'importance d'un milieu de travail sûr, sain et propice à la productivité.

Champ d’application

La présente politique s'applique à tous les employés de la Ville d'Ottawa qui participent à la conception et à la construction d'immeubles d'une superficie au sol supérieure à 500 m2 (5 400 pi²).

Exigences de la politique

Tous les nouveaux immeubles d'une superficie au sol supérieure à 500 m² (5 400 pi²) doivent être conçus et aménagés de manière à ce que le Conseil du bâtiment durable du Canada (CBDCa) puisse certifier qu'ils répondent, à tout le moins, aux exigences de LEED^MD – Canada.

Tous les nouveaux immeubles comprendront des dispositifs d'économie d'énergie et le système d'évaluation des bâtiments écologiques de LEED^MD – Canada comporte des prérequis en matière de performance énergétique.

La Ville encourage l'intégration de principes d'aménagement durable au cours de la modernisation et de la rénovation de ses structures existantes, dans la mesure du possible.

La présente politique ne s'applique pas aux bâtiments historiques. Cependant, dans la mesure du possible, tous les efforts nécessaires seront déployés pour respecter le plus grand nombre possible d'exigences et de critères énoncés dans le système d'évaluation des bâtiments durables de LEED^MD – Canada pour la construction écologique des bâtiments, sans compromettre l'intégrité historique de la structure visée.

Responsabilités

Gestionnaires des services :

S'assurer que les budgets des projets prévoient le financement exigé de 5 p. 100 alloué à la mise en œuvre de projets de construction « certifiés » LEED^MD – Canada.

Gestionnaires de projets

Exécuter des projets de bâtiments « certifiés » LEED^MD – Canada.

Direction de l'approvisionnement, Service des finances :

Veiller à ce que toutes les demandes de proposition (DDP) et les documents connexes indiquent l'exigence liée au système d'évaluation LEED^MD – Canada, le cas échéant.

Surveillance/inobservation de la politique

L'Unité de la construction et du design de la Direction des bâtiments et des parcs des Services d'infrastructure est responsable de fournir de nombreux projets d'immeubles municipaux. Si un projet de construction ou de rénovation est visé par les principes de la Politique sur les bâtiments écologiques, l'Unité intégrera le libellé approprié dans le contrat de la société d'experts-conseils et dans celui de la construction afin qu'ils soient conformes aux exigences de la présente politique. Le non-respect des clauses du contrat fera l'objet des recours légaux énoncés dans le contrat visé.

L'Unité de la construction et du design coordonnera et produira un rapport annuel décrivant la conformité des projets entrepris par la Ville à la Politique sur les bâtiments écologiques.

Fondement législatif/administratif

Procès-verbal no 40 de la réunion du Conseil municipal du 28 septembre 2005
Rapport no 35 du Comité des services organisationnels et du développement économique (ACS2005-CRS-RPR-0041) du 28 septembre 2005

Définitions

Bâtiment : toute structure pouvant servir de soutien ou d'abri pour tout type d'utilisation ou d'occupation, comme le définit le Code du bâtiment de l'Ontario.

Construction : édification d'une structure ou de composantes appartenant à celle-ci.

Écologique : se dit d'un produit, d'une technologie, d'un processus ou d'une action qui entraîne moins de répercussions environnementales que les produits ou méthodes conventionnels.

Système d'évaluation des bâtiments durables de LEED^MD : version la plus récente du document de LEED^MD – Canada ou d'autres produits d'évaluation de LEED^MD, approuvée par le Conseil du bâtiment durable du Canada (CBDCa).

Rénovation : tout ajout ou toute modification à une structure ou à un immeuble existant.

Développement durable : capacité de répondre aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs.

Mots-clés

Bâtiments écologiques
Développement durable
LEED

Renseignements

Pour de plus amples renseignements concernant cette politique, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Gestionnaire, Construction et Design
Direction des bâtiments et des parcs
Services d'infrastructure
Ville d'Ottawa
613-580-2424, poste 43229

Approuvée par : Conseil municipal
Catégorie : Finances
Date d’approbation : le 25 juin 2003
Date d’entrée en vigueur : le 25 juin 2003
Révision approuvée par : Conseil municipal
Date de révision : le 21 août 2023

Énoncé de la politique

La Politique sur les placements s’applique à la gestion des fonds de fonctionnement et de réserve dont la Ville n’a pas immédiatement besoin pour financer les dépenses, ainsi qu’à la gestion des placements, dont ceux qui sont gérés pour des clients externes.

Objet

La Politique sur les placements établit les objectifs, les normes de diligence, les placements admissibles, les rapports obligatoires et les responsabilités dans la saine gestion des réserves, des fonds de fonctionnement et des placements, dont ceux qui sont gérés pour des clients externes.

La Ville a pour objectif de placer les fonds dont elle n’a pas immédiatement besoin conformément à la « norme de prudence de l’investisseur » et aux limites des lois et des règlements d’application en vigueur. Cette norme veut que l’on fasse preuve de diligence raisonnable, de compétence, de rigueur et de jugement pendant le processus au cours duquel on prend des décisions sur les placements. Elle doit s’appliquer aux placements non pas isolément, mais plutôt dans le contexte du portefeuille des placements et dans le cadre d’une stratégie globale qui doit faire état d’objectifs satisfaisants, du point de vue des risques et du rendement, et assez bien adaptés aux actionnaires.

Application

Cette politique s’adresse aux employés de la Ville d’Ottawa responsables du contrôle, de l’administration et de la déclaration des placements gérés pour le compte de la Ville.

Exigences de la politique

Voici, dans l’ordre des priorités, les exigences du Programme de placements de la Ville d’Ottawa :

1. Respect des exigences des lois : Toutes les activités de placements sont régies par la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée. À moins d’être à nouveau limités par le Conseil municipal, les placements effectués sont ceux qui sont réputés être admissibles en vertu du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa version modifiée.
2. Préservation du capital : La préservation du capital est un objectif important du programme de placements. Les placements doivent être réalisés de manière à minorer le risque de dévalorisation du capital dans l’ensemble du portefeuille. Le personnel doit tâcher de maîtriser comme suit le risque du point de vue du crédit et du taux d’intérêt :
   1. Risque de crédit
      1. limiter les placements aux titres admissibles en vertu des lois actuelles;
      2. présélectionner les institutions financières, les courtiers‑opérateurs, les intermédiaires et les conseillers avec lesquels la Ville d’Ottawa fait affaire;
      3. diversifier le portefeuille de placements pour minorer, au niveau du portefeuille, les pertes potentielles sur les différents titres;
      4. établir des limites quant à la taille des placements du portefeuille du point de vue des types d’actifs, des différents titres de crédit et des catégories de sociétés ou de gouvernements émetteurs pour veiller à ce que le risque soit diversifié comme il se doit;
   2. Risque de taux d’intérêt
      1. structurer le portefeuille de placements pour que l’échéance des titres corresponde aux besoins courants en trésorerie, ce qui réduit la nécessité de vendre des titres à des moments inopportuns sur le marché libre ou de faire appel à des emprunts à court terme pour combler l’écart;
      2. placer les fonds de fonctionnement essentiellement dans des titres à court terme;
      3. diversifier les placements à long terme pour atténuer les effets de la volatilité des taux d’intérêt;
      4. faire appel à des contrats de garantie de taux (CGT) s’il y a lieu;
      5. investir dans des actions ou des titres boursiers dans le cadre du « ONE Investment Program », exploité conjointement par les LAS et CHUMS Financing Corporation (filiale de la Municipal Finance Officers’ Association of Ontario).
3. Maintien de la liquidité : Le portefeuille de placements doit rester suffisamment liquide pour répondre à tous les besoins de fonctionnement ou de trésorerie et pour limiter les emprunts temporaires nécessaires. Il faut donc, dans la mesure du possible, structurer le portefeuille pour que l’échéance des titres corresponde aux besoins prévus en trésorerie. De surcroît, puisqu’on ne peut pas prévoir tous les besoins éventuels en trésorerie, le portefeuille doit essentiellement être constitué de titres qui ont un marché secondaire ou de revente actif.
4. Taux de rendement concurrentiel : Sans nuire à d’autres objectifs, la Ville d’Ottawa doit maximiser le taux de rendement réalisé sur son portefeuille en mettant en œuvre une stratégie de placements portée par la répartition et la diversification des actifs. La répartition des actifs permet de faire concorder la durée des placements de l’actif avec les passifs que ces actifs sont destinés à financer.

La diversification et les mesures prises pour préserver le capital en limitant l’exposition aux risques de crédit, sectoriels ou de durée offre aussi la possibilité de hausser les rendements sur les placements du portefeuille de la Ville d’Ottawa en apportant des rajustements circonspects et ponctuels à l’ensemble des actifs. Grâce à la concordance des actifs et des passifs, en investissant strictement dans des placements admissibles et en diversifiant les actifs selon l’échéance, l’émetteur et le type d’émetteur, le portefeuille cadre avec la faible tolérance au risque de la Ville.

Paramètres d’investissement

Les placements dans les titres à revenu fixe sont réalisés conformément à la répartition stratégique des actifs en vigueur à ce moment, selon les grands principes suivants :

1. Les placements sont diversifiés dans l’ensemble des émetteurs et du point de vue de la qualité de crédit afin d’éviter la surconcentration dans un même émetteur ou dans un même secteur pour gérer les risques propres aux émetteurs et aux secteurs;
2. Les placements dans les titres à revenu fixe sont concentrés, sans toutefois s’y limiter, dans les titres dont la note de crédit est supérieure (notes AA- ou note supérieure selon Standard & Poor’s);
3. On place des fonds dans les titres dont les échéances sont variées;
4. On investit essentiellement dans les titres échangeables qui ont un marché secondaire actif, pour veiller à préserver la liquidité voulue afin de s’acquitter des obligations courantes.

Investissement dans des titres de placement combinés

Afin de promouvoir la diversification du portefeuille de placements de la Ville, les pondérations en pourcentage pour la classe et le type de titres sont contraintes du point de vue des positions maximums sur certains émetteurs et certains types d’émetteurs. Ces contraintes viennent s’ajouter à certaines contraintes de prudence du point de vue du délai maximum admissible à courir jusqu’à l’échéance comme l’indique l’appendice A (Limitations dans la concentration sectorielle et la durée).

La Ville doit aussi détenir suffisamment de fonds dans des titres de placement à court terme pour pouvoir compter sur une liquidité suffisante.

Conformément au règlement d’application 438/97 de la Loi sur les municipalités, qui régit les « placements admissibles », la Ville doit vendre les titres de placement dans les 30 à 90 jours (selon le type de placement spécifique) dès le lendemain du jour où la cote du titre de placement est inférieure à la norme définie dans la Loi sur les municipalités et dans le règlement d’application afférent.

Les placements en titres boursiers doivent être conformes aux dispositions autorisées pour les placements dans la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement d’application 438/97, dans leur version modifiée

Rapports obligatoires

Rapport sur les placements

Le trésorier municipal doit soumettre au Conseil un rapport sur les placements, ainsi qu’une synthèse de la gestion comportant une analyse de la situation du portefeuille actuel de placements. Ce rapport, déposé chaque année, peut l’être plus fréquemment, à la demande du Conseil municipal. Il comprend :

1. la liste des différents titres détenus à la fin de la durée du rapport et des placements dans les portefeuilles de placements combinés;
2. les gains ou les pertes réalisés ou non réalisés, en dressant la liste des coûts et des valeurs marchandes des titres dont la durée est supérieure à un an et non destinés à faire partie du portefeuille jusqu’à l’échéance;
3. le rendement moyen pondéré, à l’échéance du portefeuille, des placements par rapport aux indices repères applicables;
4. le pourcentage, dans l’ensemble du portefeuille, de chaque type de placement représenté, dont le total des placements dans les titres de dette de la Ville d’Ottawa à long terme et à court terme, en plus de la variation de la proportion estimative de cette dette depuis le rapport de l’année précédente;
5. un rapport sur le rendement exposant clairement le rendement du portefeuille de placements pendant la durée visée par le rapport, comparativement à l’indice repère du portefeuille et au fonds commun du programme ONE Investment;
6. le ratio estimatif de l’ensemble des titres à long terme et à court terme comparativement à l’ensemble des placements et la description de la variation, le cas échéant, de ce ratio depuis le rapport de l’année précédente;
7. la déclaration du trésorier municipal confirmant si, à son avis, tous les placements sont conformes à cette politique, en notant clairement les exceptions ou les écarts;
8. le relevé des dates de toutes les transactions faisant intervenir les titres de placements de la Ville d’Ottawa, dont le relevé des prix d’achat et des prix de vente de chacun des titres de placements de la Ville;
9. si la Ville a des contrats de garantie de taux (CGT) existants dans un exercice financier, le trésorier municipal doit préparer et soumettre au Conseil, une fois dans cet exercice financier ou plus fréquemment si le Conseil l’exige, un rapport détaillé sur tous ces contrats; ce rapport doit comprendre :
   1. une déclaration sur la situation des CGT pendant la durée du rapport, dont la comparaison des résultats prévus et des résultats réels dans l’application de ces contrats;
   2. une déclaration du trésorier municipal indiquant si, à son avis, tous les CGT passés pendant la durée du rapport sont conformes à la déclaration des politiques et des objectifs de la Ville se rapportant à l’application des CGT;
   3. les autres renseignements que le Conseil municipal peut exiger ou qu’il faut communiquer, selon l’avis du trésorier municipal;
   4. une déclaration indiquant s’il y a, dans le portefeuille, des titres de placement dont la note a été abaissée par rapport aux exigences de la norme exprimées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée.

Indices repères

L’on s’attend à ce que le portefeuille de placements permette de réaliser un taux de rendement moyen correspondant au moins aux contraintes des risques des placements et aux besoins en trésorerie de la Ville. Par conséquent, on compare à intervalles réguliers le taux de rendement réel réalisé sur le portefeuille aux indices repères du rendement préétablis. Ces indices repères peuvent varier périodiquement, selon la décision du gestionnaire de la Direction de la trésorerie, pour être comparables à la composition et à la durée moyenne des titres actuels du portefeuille de placements. Dans la comparaison du rendement du portefeuille général, on fait appel à deux ensembles d’indices repères du rendement : un repère indiciel et un indice des portefeuilles en gestion.

Le fonds d’amortissement est la seule exception : on compare ce fonds à un portefeuille de passifs actuariels que les placements sont destinés à financer.

Garde et dépôt de titres

Tous les titres doivent être déposés auprès d’une institution financière dont le choix est approuvé par la Ville. Il faut tenir différents comptes pour chaque portefeuille de placements. Tous les titres doivent être détenus au nom de la Ville.

Le dépositaire doit remettre à la Ville un reçu de garde dressant la liste des différents titres et précisant le taux d’intérêt, l’échéance et les autres renseignements pertinents. Le dépositaire doit aussi fournir chaque mois des rapports dressant la liste de tous les titres détenus pour la Ville et précisant leur valeur marchande à la fin du mois.

Prêt de titres

La Ville peut prêter des titres conformément à l’article 418 de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée, afin de pouvoir augmenter le rendement de son portefeuille de dépôt, en les prêtant moyennant des frais à des emprunteurs reconnus.

Contrats de garantie de taux

La Ville peut conclure des contrats de garantie de taux (CGT) conformément à l’article 10 du Règlement de l’Ontario 438/97, dans sa version modifiée. Elle ne peut faire appel à des CGT que pour réduire le risque des éventuelles variations de taux d’intérêt liés aux rentrées de fonds connues, sous réserve des conditions exprimées dans le Règlement de l’Ontario 438/97 de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée.

Le CGT doit préciser :

• le montant à terme correspondant au capital sur lequel est calculé le taux d’intérêt;
• la date du règlement;
• le taux d’intérêt à terme;
• le taux d’intérêt de référence;
• le calendrier des sommes et des coûts approximatifs que la Ville d’Ottawa pourrait être appelée à percevoir ou à verser en cas de différence entre le taux de référence et le taux à terme.

Le trésorier de la Ville doit, avant de conclure le CGT, approuver le rapport d’analyse des risques et le profil du rendement des transactions, le risque auquel elle est exposée sans le CGT et les mesures précises de maîtrise des risques.

Clientèle externe des placements

Dans les cas où elle s’engage à gérer des portefeuilles de placements au nom d’un client externe selon les modalités prévues à l’article 420 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans sa version modifiée, et en application de l’article 25 (3) de la Loi de 1990 sur les valeurs mobilières de l’Ontario, dans sa version modifiée, la Ville doit respecter les principes suivants :

1. Les objectifs des placements, les placements autorisés, les rapports obligatoires et les limites de durée et sectorielles doivent être conformes à la politique de placements des clients externes.
2. Avant de s’engager, la Ville doit :
   1. examiner les besoins, les attentes et la tolérance au risque des clients;
   2. établir les limites de durée et les positions de crédit approuvées;
   3. s’entendre sur la liste des placements admissibles;
   4. établir les objectifs et les indices repères voulus;
   5. préparer et finaliser le contrat à signer par les deux parties.
3. Ce contrat doit faire état :
   1. des fonctions et des attributions des deux parties;
   2. des honoraires de gestion;
   3. des rapports et des examens de portefeuilles obligatoires;
   4. des normes de conduite professionnelle des analystes financiers agréés (CFA);
   5. l’on s’attend à ce que le personnel respecte en permanence et en tous points le Code d’éthique et les Normes de conduite professionnelle du CFA Institute, en appliquant rigoureusement la norme de prudence de l’investisseur.

Responsabilités

Trésorier municipal

Le trésorier municipal doit exercer les pouvoirs ultimes sur toutes les transactions relatives à des placements et doit s’assurer que toutes ces transactions se déroulent conformément à cette politique, ainsi qu’à la Loi de 2001 sur les municipalités et au Règlement 438/97, dans leur version modifiée.

Le trésorier municipal peut déléguer au personnel des attributions administratives, analytiques, stratégiques et transactionnelles et doit s’assurer que la politique financière et les procédures administratives voulues sont en place en permanence, conformément aux lois et aux politiques internes actuelles.

Unité de la trésorerie

La Direction de la trésorerie doit exécuter toutes les opérations se rapportant aux portefeuilles de placements de la Ville, notamment en établissant la répartition des actifs, en exécutant les transactions sur les placements, en surveillant les indicateurs de risque et les indices repères, de même qu’en établissant des rapports et en comptabilisant les opérations.

Surveillance/Non-respect

Le gestionnaire de l’Unité de la trésorerie doit surveiller l’application de cette politique et soumet chaque trimestre un rapport de conformité au trésorier de la Ville. Quiconque ne respecte pas cette politique s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Références

Appendice A : Limitations dans la concentration sectorielle et la durée

Pouvoirs législatifs et administratifs

Loi de 2001 sur les municipalités de l’Ontario, dans sa version modifiée.

Loi de 1990 sur les valeurs mobilières de l’Ontario, dans sa version modifiée.

Règlement de l’Ontario 438/97 et Règlement de l’Ontario 77/97, dans leur version modifiée.

Documents à conserver

Conformément à la Politique sur la gestion des documents, il faut déclarer les documents opérationnels officiels produits dans la foulée de l’exécution de cette politique dans le site SharePoint correspondant, dans le RMS (Système de gestion des documents) ou dans le système opérationnel approuvé.

Définitions

Banques de l’annexe II : Filiales de banques étrangères autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à prendre des dépôts qui peuvent être admissibles à l’assurance‑dépôt offerte par la Société d’assurance‑dépôts du Canada. Les clients des banques étrangères sont contrôlés par des institutions étrangères admissibles.

Banques de l’annexe III : Succursales d’institutions bancaires étrangères autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à offrir des services bancaires au Canada.

Banques de l’annexe I : Banques canadiennes autorisées, en vertu de la Loi sur les banques, à prendre des dépôts admissibles à l’assurance‑dépôt de la Société d’assurance‑dépôts du Canada.

CFA Institute : Organisation internationale regroupant plus de 70 000 membres porteurs du titre d’analyste financier agréé (CFA) ou par ailleurs soumis aux règles de cet institut. Son mandat premier consiste à spécifier et à appliquer en permanence une norme rigoureuse dans le domaine des placements.

Client externe : Entité approuvée distincte de la Ville.

Contrat de garantie de taux (CGT) : Contrat conclu avec une institution financière agréée (par exemple une banque) et permettant à l’investisseur de fixer le taux d’intérêt à percevoir sur un placement pour une durée précise à partir d’une date spécifiée.

Diversification : Processus qui consiste à investir des actifs parmi différents types de titres selon la catégorie, le secteur, l’échéance et la note de qualité.

Durée : Mesure chronologique des rentrées de fonds, dont le paiement des intérêts et le remboursement du capital, à encaisser à même un titre à revenu fixe précis. Ce calcul se fonde sur trois variables : la durée à courir jusqu’à l’échéance, le taux d’intérêt du coupon et le rendement à l’échéance. La durée du titre est un indicateur utile de la volatilité de son cours en tenant compte des variations connues des taux d’intérêt.

Échéance (durée) : Date à laquelle le paiement d’une obligation financière est exigible. L’échéance finale déclarée correspond à la date à laquelle l’émetteur doit réformer une obligation et en verser la valeur nominale à son porteur.

Fonds d’amortissement : Titres ou dépôts cumulés à intervalles réguliers dans un compte de garde ou un compte bancaire distinct et servant à racheter des titres de dette à l’échéance.

Indices repères des portefeuilles en gestion : Cf. Indices repères.

Indices repères : Indice normalisé permettant de mesurer le rendement d’un portefeuille de placements ou de ses constituantes. Les repères indiciels sont généralement des indices boursiers élargis (par exemple l’indice obligataire universel FTSE TMX Canada). Un portefeuille en gestion qui fait partie de l’indice repère correspond à un fonds commun en gestion active, doté d’un mandat de placements comparable à celui d’un indice repère (par exemple le portefeuille obligataire du programme ONE Investment).

Liquidité : Mesure de la convertibilité d’un actif en liquidités.

Norme de prudence de l’investisseur : Norme obligeant le fiduciaire à investir les actifs de la fiducie comme s’ils lui appartenaient.

Programme ONE Investment : Groupe combiné de portefeuilles de placements en gestion répondant aux critères d’admission définis dans les règlements d’application de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Repères indiciels : Cf. Indices repères.

Risque de crédit : Risque, pour l’investisseur, qu’un émetteur soit en défaut de paiement des intérêts ou du capital sur un titre.

Risque de taux d’intérêt : Risque associé à la baisse ou à la hausse des taux d’intérêt actuels du marché, qui a pour effet d’augmenter ou de réduire la valeur d’un titre à revenu fixe.

Risque du marché : Risque que la valeur d’un titre augmente ou baisse en raison de l’évolution de la conjoncture du marché.

Standard and Poor’s : Agence indépendante de notation du crédit qui publie son indice.

Supranationale : Agence commanditée par une banque étrangère ou des gouvernements étrangers fortement notés ou un groupe de banques ou de gouvernements étrangers très bien notés et émettant des titres de dette pour financer des frais dans les pays en développement ou dans le cadre de grands projets d’infrastructures. Les institutions supranationales peuvent appartenir à un consortium de gouvernements nationaux, qui peuvent s’en porter garants, et leurs titres de dette sont généralement notés AA ou plus.

Titres adossés à des actifs (TAA) : Obligations ou billets adossés à des actifs financiers. Ces actifs sont généralement constitués de créances sur cartes de crédit, de prêts automobiles, de marges de crédit et de prêts sur la valeur nette des propriétés.

Valeur marchande : Cours actuel d’un titre sur le marché.

Mots-clés

Répartition des actifs

Portefeuille de placements admissibles

Paramètres de placements

Fonds de réserve

Fonds d’amortissement

Liquidité

Demandes de renseignements

Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec le :
Gestionnaire, Direction de la trésorerie
Services des finances municipales
Direction générale des finances et des services organisationnels

Annexe A : Limites de concentration sectorielle et de durée